DIMSAC INGENIERIA ART.

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¿POR QUÉ IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN

DE PROYECTOS EN LA ORGANIZACIÓN?

FIGURA 1. DIRECTOR DE PROYECTOS GESTIONANDO UN PROYECTO EN UNA

ORGANIZACIÓN QUE APENAS ESTÁ DESARROLLANDO UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE PROYECTOS

Para dar respuesta a esta pregunta se hacen dos contextualizaciones; porque siempre
surge la pregunta ¿depende?, por lo cual, la primera es saber que las empresa en
Colombia están clasificadas por el gobierno, a través del Ministerio de Comercio,
Industria y Turismo que expidió el Decreto 957 de 2019, a través del cual se
implementará a partir de diciembre del año 2019 una nueva clasificación del tamaño de
las empresas con base en los ingresos por actividades ordinarias anuales, generando
un cambio en la clasificación anterior que se establecía en sus activos o número de
empleados. El decreto establece que la clasificación está ligada a tres macro sectores
(manufactura, servicios y comercio) para las micro, pequeñas, medianas y grandes
empresas.

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Para el caso de las empresas de manufactura el máximo de ingresos para las

microempresas es $1.535 millones, hasta $14.781 millones son pequeñas, y por debajo de
$74.066 millones medianas. Ingresos por encima de este último valor se consideran de
una gran empresa. La clasificación en empresas de servicios está para microempresas
cuando sus ingresos se ubiquen por debajo $1.131 millones, de ahí en adelante y hasta
$4.523 millones figura como pequeña empresa, desde $4.523 millones hasta $16.558
millones como mediana y por encima de este último valor se consideran de una gran
empresa. En el caso de las empresas de comercio se considerará una microempresa
cuando sus ingresos estén por debajo de $811 millones, desde $811 millones hasta
$7.027 millones figura como pequeña empresa y desde $7.027 millones hasta $59.527
millones como mediana, en adelante se tomará como una gran empresa.[1]

La segunda contextualización es asumir que por lo general todas las organizaciones u

empresas dadas en la clasificación anterior independiente de su tamaño realizan
proyectos de acuerdo a su plan estratégico y necesita enfocar los proyectos de forma
diferente debido a sus procesos internos, por lo cual, los presupuestos de los proyectos
irán acorde a sus ingresos anuales de igual manera que el número de empleados
destinados a los proyectos y el nivel de riesgo asumido en cada uno de ellos. Conociendo
estos dos puntos y como complemento es muy importante determinar en qué grado de
madurez se encuentra la organización con relación al tema de tener implementado un
sistema de gestión de proyectos, porque el análisis se puede iniciar con una organización
que gestiona sus proyectos bajo unos conceptos básicos y aún carece de un sistema de
gestión de proyectos.

La figura 1 presenta un director de proyectos el cual tiene toda la responsabilidad de

cumplir con éxito los objetivos del proyecto, pero este se ve envuelto en una serie de
riesgos productos a varios factores entre ellos falencias porque la organización desconoce
o aún no ha implementado en su totalidad un sistema de gestión de proyectos, la falta de
conocimiento y habilidades del director, la cultura organizacional desconoce el tema y el
equipo de trabajo asignado tiene bajas competencias, falta de identificación de interesados
claves del proyecto, entre otros. Entonces el director de proyectos se ve forzado a cumplir
con los objetivos del proyecto asignado, pero es altamente probable que exista un mayor
riesgo en dejar de cumplir los objetivos, mantener las restricciones del proyecto como
alcance, tiempo, costos, calidad, riesgos, recursos. El director del proyecto realiza todo
tipo de pericias y malabares y de seguro entrega lo mejor de sí para cumplir con éxito el
proyecto y el respaldo de su equipo de proyectos convirtiendo esto en un gran reto, casi
que en una misión imposible.

Micro y pequeñas organizaciones que se encuentran en etapas de inicios de ejecución de

proyectos por lo general contratan a un director de proyectos experto o con cierta
experiencia y le asignan el proyecto, es altamente probable que este proyecto no obtenga
el éxito esperado y que alguna dificultad se presente, ya sea en su gestión incurriendo en
un mayor plazo al tiempo al previsto en la ejecución o sobrecostos incurridos o reprocesos
en entregables del producto final por razones de calidad, entre otras. Estas organizaciones
quieren que el Director de Proyectos haga magia y por ser él experto este debe solucionar
todo, pero en realidad no se han percatado que gran parte de la organización influye en el
proyecto y el riesgo de éxito no es solo del director sino de la alta gerencia y de todo el
equipo del proyecto y su interacción con los interesados.

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Cuando las organizaciones están en niveles más altos de maduración en sistemas de

gestión de proyectos, estas entregan mejores condiciones a los directores de proyectos,
en ellas el director de proyectos va alcanzado los resultados y mostrando los beneficios a
la alta gerencia, por lo cual, se van generando procesos de desarrollo y mejoras para el
negocio.

Finalmente cuando la organización independiente de su tamaño ya cuenta con un sistema

estructurado de gestión de proyectos y lo más seguro es que le haya tomado tiempo llegar
a él, conoce de antemano los beneficios que obtiene, determina desde la estructuración y
formulación del anteproyecto basado en el caso de negocio su importancia en el plan
estratégico que agrega valor a la empresa, llegando a convertirse en proyecto formal en la
organización y es cuando ya un director de proyectos con experiencia y certificado PMP
realiza su trabajo de una manera más tranquila y segura porque sabe que tiene todo un
respaldo y la organización está alineada con ello, incluso contando con una Oficina de
Dirección de Proyectos PMO que apoya todo el proceso. De igual manera el director de
proyecto sigue siendo el responsable del logro de los objetivos del proyecto de manera
exitosa, gracias a que posee el conocimiento, las habilidades, técnicas y herramientas
para gestionar el proyecto de una manera adecuada y la organización de igual manera
apoya con esto, como se observa en la figura 2 en comparación con la primera, en la
segunda se han minimizado los riesgos y es más segura la gestión del proyecto para así
lograr el éxito del proyecto.

FIGURA 2. DIRECTOR DE PROYECTOS GESTIONANDO EN UNA ORGANIZACIÓN

QUE CUENTA CON UN SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS MADURO

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La junta directiva y la alta gerencia conocen de antemano en qué posición se encuentra la

organización con relación a los proyectos que ejecuta la compañía sabe que a partir de allí
vienen las ganancias que incrementan el valor del negocio, cada proyecto, programa y
portafolio es una forma de crecer. Si cuentan con un sistema de gestión de proyectos (lo
cual es una inversión a largo plazo) le permite tener: un mayor control de los riesgos en el
proyecto, un aumento en la satisfacción del cliente, un mejor aprovechamiento de la gestión
del conocimiento generado y existente, una mayor precisión de utilidades estimadas y
obtenidas, mayores oportunidades de diversificar, expandir el negocio y seguir creciendo,
entre otros beneficios. De hecho es así como las organizaciones implementan sistemas de
gestión de calidad que conllevan a una mejora continúa y a una mayor ventaja competitiva,
de igual manera implementan los sistemas de gestión de proyectos para su beneficio.

Para concluir es muy importante recordar que de acuerdo al tamaño de la organización

esto hace que no todos los proyectos tienen el mismo presupuesto asignado y no todas las
organizaciones son iguales en su cultura, pero todas las organizaciones se benefician si
tienen implementado un sistema de gestión de proyectos maduro con profesionales
expertos e idóneos que conozcan del tema.

Escrito por:
Edwin Jose Alvarez Vizcaino M.Sc. – PMP
edwin_555@hotmail.com

Noviembre 27 de 2019

Fuente:
[1] https://www.bancoldex.com/sobre-bancoldex/quienes-somos/clasificacion-de-empresas-en-
colombia-2344

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