“ELABORACIÓN DE UNA PROPUESTA DE FORTALECIMIENTO PARA EL

ÁREA ADMINISTRATIVA EN EMPRESAS DE LA REGIÓN”

PINEDA ACOSTA BRENDA LISBETH

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO

EMPRESARIAL
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TUNJA
2019
“ELABORACIÓN DE UNA PROPUESTA DE FORTALECIMIENTO PARA EL
ÁREA ADMINISTRATIVA EN EMPRESAS DE LA REGIÓN”

PINEDA ACOSTA BRENDA LISBETH

COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO, TENIENDO EN

CUENTA LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

WILSON MÁRQUEZ
Instructor

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO

EMPRESARIAL
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TUNJA
2019
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos
necesarios para el aprendizaje

Reconocimiento de saberes previos:

¿Qué conozco? ¿Qué quiero ¿Qué he aprendido?

aprender?
Contiene las actividades Como está Contiene, en forma
que cada persona debe estructurado. ordenada y sistemática,
 Manual de desempeñar según su instrucciones,
funciones perfil. responsabilidades e
información sobre políticas,
sistemas y reglamentos de
las distintas operaciones o
actividades que se deben
realizar individual y
colectivamente en una
empresa.
 Procesos Son los pasos que se Aprender cuales son y Conjunto de actividades
administrativos deben seguir para en que consiste cada interrelacionadas, que con
de talento cumplir los objetivos de uno. un propósito definido
humano la empresa. transforman entradas en
salidas valiosas para uno o
más clientes internos o
externos.
Asignación de tareas a La manera correcta en Transferir, asignar o
los subordinados o a la que se deben trasladar funciones que, en
 Delegación áreas. Es delegar las funciones. principio, corresponden a
responsabilidad y cargos o niveles superiores
empoderamiento. de dirección y gestión, con
el fin de obtener mejores
resultados.

Función: Son diferentes Aprender a establecer Función: Conjunto de

actividades establecidas de una manera más condiciones que debe
en un manual que clara la diferencia de cumplir la persona para
alguien puede realizar estos términos. cumplir el objetivo de la
 Diferencia entre según su cargo. Además, establecer empresa.
función, tarea y Tarea: Son las como está Actividad: Tareas o
actividad actividades que deben estructurada cada una. acciones que deben realizar
hacer las personas para las personas, para ello se
cumplir con su trabajo. deben utilizar diferentes
Actividad: Son las recursos.
tareas que una persona Tarea: Son acciones. Es el
debe hacer para cumplir paso a paso para cumplir
con lo que le asignaron con la actividad.
que realizara.
3.3.1 Sub actividades Manual de Funciones

Participe en la socialización magistral realizada por el instructor sobre: estructura

organizacional, tipos de estructura, niveles funcionales, relaciones funcionales,
sistema de gestión de calidad y SGSST. Aclare sus dudas a través del desarrollo
de la exposición del instructor.

Participe en la actividad propuesta por el instructor enfocado a la identificación de

procesos organizacionales.

PROCESOS ESTRATEGICOS

GESTIÓN DIRECTIVA GESTIÓN DE CALIDAD

RECTORA METODOLOGÍA

PROCESOS MISIONALES

GESTIÓN ACADEMICA GESTIÓN DE

GESTIÓN CURRICULAR
COORDINADORA CONVIVENCIA

PROCESOS DE APOYO

GESTIÓN
GESTIÓN
GESTIÓN DE TESORERIA Y SEGURIDAD Y
TALENTO
RECURSOS CONTABILIDAD SALUD EN EL
HUMANO
TRABAJO

Lea el documento disponible en la biblioteca SENA en el siguiente enlace Mano,

Carrillo, Marianela S.. Organigramas, El Cid Editor | apuntes, 2009. ProQ

uest Ebook Central, https://ebookcentral-proquest-

com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=3180055
relacionado con el tema “Organigramas y realice una propuesta de organigrama
para la empresa donde desarrolla el proyecto formativo. Socialícelo según
indicaciones del instructor.
 RECTORA

SECRETARIA

AREA DE AREA DE GESTIÓN AREA AREA DE TALENTO

APOYO ACADEMICA FINANCIERA HUMANO

SELECCIÓN Y
PSICOLOGA COORDINADORA CONTABILIDAD CONTRATACIÓN
DEL PERSONAL

TESORERIA PREVENCIÓN DE
INTERCESORES
RIESGOS

Tenga en cuenta el documento sobre Guía-para-establecer-manual-de-funciones.-

DAFP e identifique los componentes; inicie la realización de la propuesta de MFPC
para la empresa donde desarrolla el proyecto formativo.

MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

1. IDENTIFICACION DEL EMPLEO

NIVEL Profesional

DENOMINACION DEL EMPLEO Profesional Especializado

CODIGO 2028

GRADO 02

N° DE CARGOS Uno(1)

DEPENDENCIA 104

CARGO DEL JEFE INMEDIATO Rectora

 II. AREA FUNCIONAL-CONTADORA-CONTABILIDAD Y FINANZAS

III. PROPOSITO PRINCIPAL

Desarrollar procesos contables que faciliten el manejo de la información según

las necesidades y requerimientos de la organización; siguiendo la normatividad
vigente.

IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES

1. Elaboración de estados financieros que permitan observar la situación en

la que la empresa se encuentra.
2. Realizar auditorías donde se revise y verifique los documentos contables
de la información financiera.
3. Declaración de impuestos.
4. Preparación de nómina.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

Manejo de ingresos, egresos y patrimonio.

Elaboración de estados financieros (balance de comprobación, estado de
resultados, balance general; etc.)
Manejo de software contable (SIIGO).
Elaboración de nómina y documentos contables.

VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMUNES POR NIVEL JERÁRQUICO

Transparencia Aprendizaje continuo

Compromiso con la Organización Experiencia profesional
Trabajo en equipo y colaboración
Creatividad e innovación

VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA

Título profesional en Contaduría pública y Veinticuatro (24) meses de experiencia

conocimiento básico en áreas relacionadas profesional relacionada.
con las funciones del cargo.
Realice la actividad de afianzamiento: Ordene en dos minutos diez palabras claves
relacionadas con el manual de funciones y perfiles de cargo.

 COMPETENCIAS HABILIDADES
 FUNCIÓN VALORES
 MANUAL TEMAS
 PERFIL ESTRUCTURA
 TECNICAS RELACIÓN

3.3.2 Sub actividades Funciones –actividades – tareas y Comunicación.

Consulte el material de apoyo y realice investigación sobre: funciones, actividades

tareas; realice un cuadro comparativo donde establezca la diferencia entre ellas.

FUNCIONES ACTIVIDADES TAREAS

Actividades y responsabilidades Tareas o acciones que deben Las tareas son un conjunto de
propias de un cargo. Son las realizar las personas, para operaciones que, ejecutadas
conductas que asume una ello se deben utilizar por un individuo, constituyen
persona ante determinada diferentes recursos. un puesto de trabajo.
situación, que permite la
valoración de una competencia,
sea esta organizacional,
funcional o específica.
Realice consulta sobre los pasos y componentes para un proceso de contratación
que incluya: los pasos para la descripción del procedimiento en la selección y
contratación de personal, de acuerdo con el perfil asignado.

1. Reclutamiento: Conjunto de esfuerzos que hace la organización para atraer y

convocar al personal mejor calificado para mayores posibilidades
de productividad.

2. Selección: Proceso que trata no solamente de aceptar o rechazar candidatos,

si no conocer sus aptitudes y cualidades con objeto de colocarlo en el puesto
más a fin a sus características. Para seleccionar una persona se debe tener en
cuenta:
 Solicitud de empleo
 Currículum Vitae
 Realizar una entrevista inicial
 Los exámenes de conocimientos (teóricos y prácticos
 Test psicométrico
 Examen médico
 Investigación de antecedentes laborales
 La decisión final de selección

3. Contratación: Es formalizar con apego a la ley la futura relación de trabajo para

garantizar los intereses, derechos, tanto del trabajador como la empresa.

4. Inducción: Implica la incorporación de nuevas personas a la organización y su

adaptación al puesto de trabajo en el menor tiempo posible. Aspectos como
normas, políticas, valores, costumbres, procedimientos, plan de beneficios,
entre otros, son factores que deberán de informarse al trabajador en esta etapa
con el propósito de volver productivo.

5. Capacitación: Es hacer alguien apto para el trabajo, evitando problemas a la

hora de ejercer su labor, de esta manera, lograr mayor productividad.

6. Evaluación y Desempeño: Constituye el proceso por el cual se estima el

rendimiento global del empleado. La mayor parte de los empleados procuran
obtener retroalimentación sobre la manera en que cumple sus actividades y las
personas que tienen a su cargo la dirección de otros empleados deben evaluar
el desempeño individual para decidir las acciones que deben tomar.

7. Motivación: Es desarrollar en los trabajadores de la empresa el sentido de

pertenencia, liderazgo, iniciativa y compromiso.

8. Remuneración: Es pagar al trabajador lo acordado en el contrato.

 9. Bienestar Laboral: Esta permite que el trabajador sea productivo, se motive y
se comprometa con la empresa. Para ello, el trabajador debe estar bien no solo
físicamente, sino también emocionalmente ya que así la persona está feliz con
lo que realiza.

10. Proceso de Desvinculación: Es la salida de éste de la compañía, ya sea por

qué renuncio de manera voluntaria o por qué fue despedido su salida genera
bastante trabajo para el área de Recursos Humanos.

Realice un mapa conceptual e identifique en el organigrama la comunicación formal

dentro de la organización.

COMUNICACIÓN
FORMAL

Es aquella comunicación cuyo contenido está dirigido a

aspectos de trabajo. En general, utiliza la escritura como medio
(cartas, memorandos, informes, etc.) La velocidad es lenta
debido a que tiene que cumplir con todas las formalidades
burocráticas que ocurren en las organizaciones.

COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN
VERTICAL HORIZONTAL

Es aquella comunicación que se genera en Es aquella que se desarrolla entre los empleados de un
los niveles altos de la estructura mismo nivel organizacional, permite resolver
organizacional y se mueve hacia los niveles problemas de la organización.
inferiores utilizando canales formales.

Comunicación Descendente: La Comunicación en Cadena: se refiere a la comunicación

comunicación de alta jerarquía se dirige a los
subordinados. Esta comunicación incluye
ordenes, información, normas, instrucciones;
etc.
Comunicación Ascendente: Se desprende de
los subordinados a hacia los superiores. El
objetivo es aportar sugerencias, reacciones,
informes, quejas, etc.
entre un superior y un subordinado incluyendo a todas
las personas que laboran en una organización.
Comunicación Circular: Tiene lugar entre los miembros
de un equipo, cada uno de ellos puede comunicar con
los miembros más cercanos.
Comunicación Free Flor: Supone que cada miembro del
grupo puede hablar con todas las otras personas en el
grupo.
Comunicación invertida: En esta forma de
comunicación, un subordinado se le permite
comunicarse con el jefe de su jefe.
3.3.3 Sub actividades Delegación

Consulte sobre:

.Delegación. Concepto. Procedimiento para la delegación

.Definición y formulación de resultados, objetivos y metas
.Barreras para la delegación. Identificación de perfil profesional
.Técnicas para la Identificación y valoración de capacidades y habilidades del
personal.

1. Delegación: Transferir, asignar o trasladar funciones que, en principio,

corresponden a cargos o niveles superiores de dirección y gestión, con el fin
de obtener mejores resultados.

2. Procedimiento para la Delegación

 Evaluar las necesidades de la organización: Es necesario comenzar

por evaluar las necesidades como organización y que cualidades de
actitud y técnicas se necesitan para afrontar los retos, de esta manera
saber que delegar y a quien se necesita.
 Identificar colaboradores potenciales: Implica saber reconocer quienes
en el equipo tienen la actitud y están técnicamente preparados para recibir
nuevas responsabilidades.
 Delegar progresivamente (primero pocas tareas): Cuando se delegan
responsabilidades en un nuevo colaborador, lo recomendable es hacerlo
de forma progresiva, en lugar de delegar muchas responsabilidades
nuevas al mismo tiempo. La delegación excesiva en un nuevo colaborador
puede ocasionar fracaso en la tarea y pérdida de confianza.
 Comunicar él porque: Cuando se delega una nueva responsabilidad en
un integrante del equipo, este quedará con más trabajo que sus
compañeros de equipo. Por ende, es importante comunicarles que el
asignarles más trabajo que a sus pares representa una oportunidad.
 Evaluar y reconducir: Luego de delegar la tarea, es importante mantener
guía y seguimiento a esa persona de cerca, para evaluar su desempeño y
ayudarle a lograr los objetivos.

3. Definición y Formulación de Resultados, objetivos y metas

Objetivos: Son el fin a los que se desea llegar. Es lo que impulsa al individuo
a tomar decisiones o a perseguir sus aspiraciones.
 Formulación de los objetivos:
 Expresados en términos cuantificables, no necesariamente monetarios.
 Divulgados asegurando su conocimiento y comprensión
 Deben estar coordinados a nivel jerárquicos b teniendo en cuenta los
distintos niveles de la organización y temporal estableciendo plazos en lo
que cada objeto debe ser alcanzado
 Preserva los beneficios positivas del estado presente
 Apropiadamente contextualizado para armonizar con su entorno.

Metas: Es el fin hacia el que se dirigen las acciones o deseos. De manera

general, se identifica con los objetivos o propósitos que una persona o una
organización se marca.

Formulación de Metas: Para formular las metas se debe tener en cuenta:

- Que las metas sean especificas
- Que las metas sean medibles
- Que las metas sean acordadas
- Que las metas sean realistas
- Que las metas sean delimitadas
-
Luego de formuladas las metas se procede a enfocarlas y llevarlas a cabo.

4. Barreras para la delegación

 No hay suficiente tiempo: Uno de los mayores obstáculos a la delegación

es la percepción de que no tienes tiempo suficiente, ya sea para explicar
adecuadamente la tarea o para enseñar a un miembro de tu equipo las
habilidades necesarias para una tarea dada. Por ello, se debe planear todo
detalladamente y así ahorrar tiempo.
 Perder el Control: Las personas nuevas delegando a menudo sienten que
están renunciando a su control Es un poco atemorizante el permitir que un
miembro del equipo complete una tarea para la cual tú eres responsable.
La comunicación frecuente con aquellos a los que se ha delegado, ayuda
a comprobar el progreso de la tarea y a disminuir este miedo al dar un
sentido de control.
 No tener el crédito ni reconocimiento: Algunos líderes sienten que si o
completan la tarea, no van a obtener crédito. Tienes que aprender a
compartir el crédito con otros. Recuerda, cuanto mejor se vea tu equipo,
mejor te verás tú.
  Perder tareas que disfrutas: Es posible que de vez en cuando tengas
que delegar tareas que te gusta hacer. Recuerda que, tu trabajo como líder
es ” pensar en grande “, y no debes perderte en tareas repetitivas.
 Creer que tú puedes hacerlo mejor: Puedes pensar que eres la única
persona que capaz de completar el trabajo con éxito. Tanto tú como tu
equipo seguramente habéis demostrado ser profesionalmente exitosos.
Considera y ten siempre en cuenta que tus compañeros de equipo son
muy capaces.
 Auto-delegarse el trabajo: Algunas personas se resisten a delegar
porque creen que deben asignarse a sí mismos la realización de su trabajo
y esto les consume tiempo. Delegar mejora la productividad, y esto será
evidente para todos.
 No hay confianza en los miembros del equipo: Algunos líderes se
resisten a delegar porque no tienen fe en los miembros del equipo. Por
ello, aprender a ver el potencial de un equipo hará que menos ocupado
estés.

5. Identificación de perfil profesional:

El perfil laboral o profesional es la descripción clara del conjunto de
capacidades y competencias que identifican la formación de una persona
para encarar responsablemente las funciones y tareas de una determinada
profesión o trabajo. Cuando intentamos conseguir un puesto laboral es
importante que podamos transmitir a través de nuestra presentación todo
nuestro conocimiento y experiencia para que la persona encargada de la
selección de personal se interese por nosotros y nos ofrezca la oportunidad
de acceder a la entrevista de trabajo.

6. Técnicas para la Identificación y valoración de capacidades y

habilidades del personal.

 Conocimiento: Conjunto de datos e información que posee una

persona para resolver una tarea.

 Inteligencia: Capacidad personal de los procesos psíquicos de una

persona para adaptarse a situaciones provocadas por el medio en que
se desenvuelve.

 Aptitudes: Capacidad mental de una persona para resolver una tarea.

 Personalidad: Modo habitual o preferente de responder ante diferentes

situaciones. Es distintivo y propio de cada individuo.
  Habilidades: Capacidad para ejecutar con agilidad una serie de
acciones procedimentales.

 Actitudes: Conjunto de creencias y sentimientos que determinan cierta

predisposición frente a diversas situaciones.

 Competencias: Conjunto de comportamientos observables que están

casualmente relacionados con un desempeño bueno o excelente en un
trabajo concreto y en una organización determinada.

 Motivación: Conjunto de factores que impulsan a la persona a realizar

una acción.

 Inteligencia Emocional: Variable no observable directamente y

derivada de la competencia, en la que los conocimientos pasan a
segundo plano, predominando las actitudes y las habilidades
interpersonales.

Realice una infografía donde se represente el proceso de delegación

 COPASST
(Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el
Trabajo)

Organismo encargado de la promoción y vigilancia de las

normas y reglamentos de seguridad y salud en el trabajo
dentro de la empresa. Busca que los accidentes y
enfermedades se reduzcan.

Porque se llama paritario

Porque está conformado por igual número de personas en

representación del empleador como de los trabajadores.

PARA QUE Para apoyar las obligaciones del empleador y generar compromiso con
sí mismos y con los demás, ayudando a evitar riesgos.

COMO SE Los miembros administrativos son elegidos directamente por el

ELIGEN SUS empleador o quien este a su cargo, mientras que los trabajadores por
MIEMBROS votación libre.

PERIODO Los miembros del comité se eligen por 2 años y pueden ser reelegidos.

Asistirán los miembros principales, se reúnen por lo menos una vez al

REUNIONES
mes. Se reunirán extraordinariamente en caso de accidente grave o
mortal.

Según la ley 1295 de 1994 las empresas que no implemente el COPASST

SANCIONES
tendrán una multa de 500 salarios mínimos y en caso de reincidencia
suspensión de las actividades por 120 días o cierre total.
 COMITÉ DE CONVIVENCIA

Grupo de vigilancia de conformación obligatoria por parte

de los empleadores públicos y privados cuya finalidad es
contribuir a proteger a los trabajadores contra riesgos
psicosociales.

Promover un excelente ambiente de convivencia laboral. Aumentar las

OBJETIVOS relaciones positivas entre los trabajadores. Respaldar la dignidad e
integridad de las personas en el trabajo

Está compuesto por 2 representantes del empleador y de los

QUIENES LO
trabajadores, con sus respectivos suplentes. Los elegidos
CONFORMAN
preferiblemente deben cumplir con competencias actitudinales y
comportamentales.

El periodo de los miembros del comité será de 2 años a partir de la

PERIODO conformación, los cuales contaran desde la fecha de la comunicación de
la elección o designación de los representantes.

-Recibir, analizar y dar trámite a las quejas que se presenten.

-Escuchar las partes involucradas de manera individual.
-Promover espacios de dialogo para llegar a una solución efectiva.
FUNCIONES -Formular planes de mejora.
-Sugerir a la alta dirección medidas preventivas y correctivas.
-Realizar seguimiento a las recomendaciones dadas.
-Comunicar a la alta dirección los casos en los que no se logre un
acuerdo.

RECURSOS
QUE DEBE Deberá garantizarse un espacio físico que será utilizado para las
DISPONER EL reuniones, así como para el manejo reservado de la documentación.
COMITE

Las empresas públicas y privadas que posean 2 o más centros de

MEDIDAS
trabajo, únicamente requieren de un comité, dejando a voluntad de la
CUANDO HAY
compañía la conformación de oros adicionales de acuerdo a su
VAROS
organización interna por regiones geográficas, departamentos o
CENTROS
municipios del país.