PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA EMPRESA IMEL LIMITD.

PAULA ANDREA PINEDA SUAREZ

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESRIAL

GESTIÓN ADMINISTRATIVA
FICHA: 1596605
TUNJA-BOYACA
2019
 1. NOMBRAR JEFE DE AUDITORÍA Y EQUIPO

PROCESOS A AUDITAR: Archivo y Contabilidad

EQUIPO AUDITOR: - Secretaria auditara al contador
- Contador auditara a la secretaria

JEFES A AUDITAR: - Contador

- Secretaria

2. ALCANCE, OBJETIVO Y CRITERIOS

- Alcance: Realizar auditoria en los procesos de archivo y contabilidad de

la empresa Imel Ltda.
- Objetivo: Determinar si los procedimientos se están realizando de
acuerdo a las políticas de la empresa.
- Criterios: ISO 9001, ISO 14001 y toda la documentación del SIG.
 3. DOCUMENTACIÓN RELEVANTE

Listas de Verificación.
ARCHIVO
CUMPLE
SI NO
La temperatura de los documentos esta en 15°C (Según acuerdo
049 de 2000)
La humedad del archivo documental esta entre 45% y 60% (Según
acuerdo 049 de 2000)
Los documentos de archivo se encuentran situados lejos de
industrias contaminantes.
Hay espacio suficiente para almacenar los documentos de
archivo.
La altura y el peso que soporta la estantería es adecuada.
La manipulación y seguridad de la documentación es manejada
de acuerdo a normas vigentes.

CONTABILIDAD

CUMPLE
SI NO
El manejo de caja menor cumple con el debido proceso de
reembolso.
Elaboran correctamente los documentos soportes del proceso
contable.
Liquida y contabiliza correctamente el IVA.
Diligencia registros en comprobantes de diario aplicando normas
legales y tributarias.
Precisa las obligaciones tributarias de los contribuyentes y
responsables del IVA
 4. PLAN DE AUDITORIA

Plan de auditoria del sistema integrado de gestión

Verificar el mantenimiento del Sistema Integrado de Planeación y
Gestión de la empresa IMEL LTDA y si este se encuentra conforme con
Objetivo
las disposiciones planificadas y con los requisitos establecidos por las
normas para la entidad.
Manual SIPLAG, mapa de procesos vigente, documentación soporte de
los procesos, subprocesos, programas o actividades. Incluye todos los
subprocesos y/o programas que se encuentren asociados a los procesos
Alcance
establecidos por la Entidad en su mapa de procesos y los lugares en los
cuales se encuentren o desarrollen actividades relacionadas con los
procesos.
Criterios de auditoria
RCS (Jefe del equipo auditor)
Equipo auditor
TGX (Auditor)

Día Hora Actividad prevista Interlocutor Lugar Auditor

Oficina de Equipo
1 8:00 – 8:30 Reunión Inicial
Gerencia. Auditor
Aspectos relacionados
con la Competencias: Oficina de
1 8:30 – 9:00 TGX
- Aplicar Tecnologías de la Secretaría.
Información.
Aspectos relacionados
con las competencias:
Oficina de
1 9:00 – 9:30 - Servicio al Cliente. RCS
Gerencia.
- Organización de
Eventos.
Aspectos relacionados
con las competencias: Oficina de
Equipo
1 9:30 – 10:00 - Producción Documental. Gerencia y
Auditor
- Organización de Secretaría.
Archivo.
Aspectos relacionados
con las competencias:
Oficina de
1 10:00 – 10:30 - Talento Humano. TGX
Secretaría.
- Contabilidad.
- Capacitaciones.
 5. PREPARACIÓN DE CUESTIONARIOS

CUESTIONARIO DE AUDITORIA
Nombre de la Organización: Imel Fecha:
Limitada.
Entrevistado: Miguel Sanchez Area: Contabilidad

Cargo: Contador Auditor: Katerin

CUMPLE
DESCRIPCION SI NO OBSERVACIONES HALLAZGOS
Mantienen ustedes facturas y recibos por
todos las compras y ventas que realizan.

Lleva un registro de egresos e ingresos por

cada mes

Organizan la documentación contable de

manera adecuada y en un lugar apropiado

Existen manuales de funciones y

procedimientos en el área
Mantiene su organización registros contables,
incluidos facturas, vales, recibos y hojas de
horas de los últimos tres años
Pueden abrir o ya tienen una cuenta bancaria
para la organización
Maneja un registro de nomina de los
trabajadores
Disponen de copias de seguridad para la
informacion contable en casa de alguna
inconsistencia
Tienen mecanismo de seguridad (claves) para
la manipulacion de la información contable.
Se mantienen hojas de asistencia, un registro
del horario de trabajo de empleados de
tiempo integral y tiempo parcial, para cada
empleado
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA
Nombre de la Organización: Imel Limitada. Fecha:

Entrevistado: Katherin Area: Archivo

Cargo: Secretaria Auditor: Miguel Sanchez

CUMPLE
DESCRIPCION SI NO OBSERVACIONES HALLAZGOS
Existe acto administrativo que evidencie la
modificación de las Tablas de Retención Documental.

Existe soporte que evidencie la aplicación de las

Tablas de Retención Documental.

Existe soporte que evidencie los inventarios

respetivos, en los archivos acumulados.

Aplica el Formato Único de Inventario Documental?

Encuentra evidencias, de capacitación al personal en
principios básicos archivísticos y normatividad. se
requiere sensibilizar a todo el personal sobre la
necesidad de utilizar las herramientas archivísticas y
Realiza Monitoreo y control ambiental y biológico en
las oficinas de Archivo de Gestión, central y otras
áreas donde se almacenan documentos.

Realiza Limpieza de áreas y documentos

Cuenta con la adecuada ventilación, factor
determinante para la buena conservación, y que
ayuden a controlar los efectos de la temperatura y la
Realizas mesas de trabajo para organizar archivo en
cada dependencia de la Administración
Tiene definido los periodos de transferencias y
organización de expedientes del archivo de gestión al
archivo Central e Histórico
 6. REGISTROS DE HALLAZGO
Después de realizada la auditoría a la empresa Imel Limitada.
Para el registro de hallazgo tendremos en cuenta:
- Área
- Área afectada
- Punto de la norma afectada
- Descripción de la evidencia hallada
- Personal Involucrado
- Firma del auditor

N° REQUISITOS INTEGRADOS EJEMPLO DE REDACCIÓN DE HALLAZGOS

-No conformidad

-Observación