Versión 3

FECHA DE EMISION 11/11/18

MANUAL DE MANEJOR DE
CODIGO MA-INV-
INVENTARIOS 102
F.REV 20/11/8
REV 02

1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento que debe seguir el almacenista para comprar,
almacenar, suministrar y controlar los materiales necesarios en las calidades
requeridas, cantidades suficientes y en el momento oportuno
2. REFERENCIAS
- Ley 80 de 1993.
- Ley 87 de 1993 Art. 4 literal e)
- Ley 598 de 2000
- Decreto Ley número 111 de 1996 emanado del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
3. RESPONSABILIDADES:
JEFE DE ALMACEN
JEFE DE COMPRAS
ALMACENISTA
BODEGUERO DESPACHADOR

,
4. DEFINICIONES:
COMPRAS. La actividad de compras significa adquirir por cualquier medio
o procedimiento los elementos, materiales o servicios en cantidades y
calidades necesarias -previamente programadas- a precios justos,
actualizados y verdaderos,
REGISTRO DE PROVEEDORES. Es la elaboración de un directorio donde
se clasifica a las personas naturales o jurídicas que puedan ofrecer en
venta, bienes y/o servicios al Municipio, cuyo objetivo es facilitar y agilizar el
trámite de consecución de los materiales requeridos en las condiciones
adecuadas.
COTIZACION. Es la actividad de recolectar información a través de los
diferentes proveedores, acerca de los elementos materiales que el Municipio
necesita. Esta información corresponde a la calidad, pago, condiciones de
entrega y precios de oferta, cuyo objetivo es conocer, mediante las

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JEFE DE DEPARTAMENTO DE
PRODUCCION JEFE E ASEGURAMIENTO DE CALIDAD GERENTE DE PLANTA
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diferentes propuestas, las condiciones con el fin de seleccionar la oferta más

conveniente y justa. Deben consultarse los precios del SICE
ADQUISICION. Es el acto administrativo por el cual el funcionario
competente decide voluntariamente comprar, adquirir elementos materiales en
calidades, condiciones y precios justos.

5. MATERIALES
FORMATOS
INVENTARIOS
SISTEMAS DE INFORMACION
EQUIPO DE MANEJO DE MATERIALES
6. PROCESO
- La dependencia solicitante, previa evaluación de sus necesidades,
solicitará los elementos que pueda necesitar para el respectivo año, al
almacén y en forma escrita, dentro de los cinco (5) primeros días, con todas
las especificaciones necesarias.
- El almacenista consolidará los pedidos de las diferentes oficinas
clasificándolos.
- Con base en la consulta de precios del SICE hará los estimativos respectivos
de los valores y de acuerdo con las cantidades establece montos
tentativos, para elaborar junto con las demás Autoridades designadas
por el respectivo Plan Anual de Compra
- Se establece un monto estimado de los elementos a adquirir, para
proceder a la selección del Contratista en la forma prevista por la Ley.
Cuando el monto a contratar no supere los doce punto cinco (12.5) salarios
mínimos legales mensuales vigentes y la cifra sea representativa, se
solicitará al menos dos ofertas para garantizar así que se efectúa selección
objetiva.
- Obtenida la autorización por parte del Alcalde, se solicitará el certificado
de disponibilidad presupuestal, para efectuar la compra. (Decreto Ley 111
de 1996 Art. 71 inciso primero).

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PRODUCCION JEFE E ASEGURAMIENTO DE CALIDAD GERENTE DE PLANTA
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- Teniendo en cuenta la cuantía de la compra se establecerá la necesidad

o no de efectuar convocatoria pública, licitación o no, elaborar contrato con
todos los requisitos establecidos para ello en el estatuto de contratación, o
para emitir orden de pedido

- Luego de efectuar los trámites a que haya lugar, recibidos los elementos
solicitados al proveedor, el almacenista efectuará el control de la cantidad y
calidad solicitada.
- El almacenista, acto seguido, enviará a la Tesorería: Solicitud del
pedido, las facturas, cotizaciones, certificados de disponibilidad presupuestal
y el acta de recibo o de alta, para efectos de la elaboración y pago de la
cuenta.
PEDIDO Y COMPRA
- INICIO
- AUTORIZACION DEL ALCALDE
- SOLICITUD DE PEDIDO RECIBIDO EN ALMACEN
- CLASIFICACION DE PEDIDOS
- CONSULTA DE PRECIOS EN EL SICE
- CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
- DISPONIBILIDAD DE CAJA
- COMITÉ DE COMPRAS
- ORDEN DE PEDIDO, CONVOCATORIA PÚBLICA O LICITACIÓN
- INGRESO DE ELEMENTOS
- PAG

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PRODUCCION JEFE E ASEGURAMIENTO DE CALIDAD GERENTE DE PLANTA
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ANEXOS

FECHA DEPENDENCIA

VALOR VALOR
UNITARIO TOTAL
GRUPO Y DETALLE CANTIDAD PRESENTACION
SUBGRUPO

TOTAL

OBSERVA CIONES

FIRMA ALMACENISTA FIRMA RESPONSABLE

FIRMA JEFE

DEPENDENCIA RECIBIDO POR

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FECHA DE EMISION 11/11/16
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE CODIGO MA-SEGE-
SEGURIDAD ELECTRONICA 11
F.REV 20/11/16
REV 04
FECHA DEPENDENCIA

VALOR VALOR
UNITARIO TOTAL
GRUPO Y DETALLE CANTIDAD PRESENTACION
SUBGRUPO

TOTAL

OBSERVA CIONES

FIRMA

RESPONSABLE FIRMA GERENTE DE COMPRAS

FIRMA ALMACENISTA FIRMA JEFE CONTROL INTERNO

ELABORO: REVISO: APROBO:

JEFE DE DEPARTAMENTO RH
JEFE E ASEGURAMIENTO DE CALIDAD GERENTE DE PLANTA