ENSAYO

ELICEO EDUARDO APARICIO VALDES

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante evaluar la
información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a esta temática y brinde recomendaciones
para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los documentos.

IMPORTANCIA DE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Uno de los principales aspectos que se viven en una empresa es la documentación y registros de todas las
actividades que se desarrollan, esto sucede debido al siguiente aspecto, los registros son parte de la propiedad
intelectual de la compañía, es de vital importancia conocer las acciones que se han realizado en el pasado de la
empresa, enumerar y enlistar el conocimiento previo que ha adquirido la compañía.
Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al documentar los elementos
importantes como lo son las acciones, los recursos y el tiempos estamos direccionando o enfocando a las
personas a cargo a lograr y alcanzar los objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación ayuda
a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.
Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los registros, que son un tipo especial
de documento, ya que básicamente es la información contenida en formatos diligenciados durante los
procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades porque
los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada.

Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan en
los documentos que se tengan por cuanto estos representan los criterios de auditoría y los registros
representan las evidencias de auditoría, y de la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen
los hallazgos de auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.

Y con el mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos consistentemente ya que la
documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los documentos, con esto llamo la
atención a no generar documentación que pueda entorpecer los procesos, porque un proceso bien diseñado
debe tener un buen flujo documental.

Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las organizaciones conlleva al
ordenamiento constante de la forma de organizar este importante recurso a hechos que los estudiosos del
tema definieran muchos sistemas de la forma correcta de la organización o administración documental.