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Entonces, el "baile" realmente empieza con la ejecución. Aquí, nos encontraremos con
infinidad de problemáticas de índoles totalmente diversas.
Por ejemplo, las materias primas consideradas en la evaluación para desarrollar nuestro
prototipo han sido discontinuadas y las nuevas nunca han sido probadas por nosotros;
nuestra "desarrolladora estrella" está embarazada y no podrá participar de esta fase
crítica; los propietarios del edificio ideal para instalar nuestra antena de transmisión
ahora se niegan a darnos la autorización.
Estos problemas deberán ser resueltos justamente con las habilidades especiales que
tienen los buenos administradores de proyectos: pensamiento sistémico y visión de
negocio, excelentes organizadores y muy buenos en la negociación y el manejo de
conflicto.
Ahora bien, el "grupo de procesos de ejecución" comprende los siete procesos que
materializan lo que hemos propuesto y definido en el Plan de Gestión del Proyecto. Es a
través de estos procesos que comenzaremos a producir los entregables y/o resultados
esperados del proyecto.
El Líder de Proyecto debe tener una visión integradora y llevarla a cabo ejecutando el
plan. Dirigirá el uso de los recursos materiales y humanos necesarios para completar las
actividades, llevará a cabo reuniones con el equipo e interesados y supervisará el
cumplimiento de las normas de calidad, entre otras tareas.
El Líder de Proyecto deberá asegurarse, con el resto de los involucrados, de que todos
los elementos y recursos estén disponibles en el momento adecuado.
Otras actividades típicas de esta fase son: discutir con el cliente sobre un nuevo pedido
para incorporar un nuevo sitio en la red, lo que implicará un cambio en el alcance
acordado del proyecto (scope changes) y sus impactos en tiempos, dinero y recursos;
resolver conflictos entre los integrantes del equipo de proyectos o de ellos con el cliente.
Es muy común confundir este concepto y/o proceso con el de control de calidad, que
tiene como objetivo verificar que los entregables se ajusten a las especificaciones o el
proyecto produzca resultados satisfactorios.
Así, la calidad estará asociada al desempeño del salón, del disc-jockey, etc. Como
Líderes de Proyecto, debemos asegurarnos de que todos los factores que contribuyen a
la calidad adhieran a buenas prácticas (o normativas).
Puntualmente, verificar que el salón cumpla con las normas de seguridad e higiene, que
disponga de grupos electrógenos para sobrellevar eventuales cortes de energía, que el
disc-jockey cuente con equipos de repuesto, etc.
Si bien son dos procesos, a fin de resumir, diremos que ambos tratan de la constitución
de nuestro equipo de proyecto y el desarrollo de sus competencias.
Por otro lado, el administrador del proyecto deberá tener planificadas e ir ejecutando las
actividades necesarias para que el equipo y los terceros involucrados se conozcan y
entiendan el trabajo de los demás.
Distribución de la información
La actualización del Plan de Gestión y del cronograma del proyecto deberá enviarse con
diferente nivel de detalle según el público receptor. La alta gerencia podría recibir un
documento general de estado de todo el portafolio de proyectos mientras que los
miembros permanentes recibirán los documentos en el máximo nivel de detalle.
Una buena práctica consiste en mantener un blog interno con artículos de utilidad
general para el proceso de desarrollo de productos y notas específicas de interés sobre
cada proyecto puntual.
Estos son dos procesos que se ajustan a los proyectos que precisan de provisiones
externas. Contemplan las actividades necesarias para aplicar criterios de selección y
evaluar distintos oferentes.
Hasta aquí hemos revisado, con cierto grado de formalidad, las pautas que el Project
Management Institute establece para los procesos de ejecución.
Desde luego, la implementación se refiere a realizar las distintas actividades que han
sido identificadas en el Plan de Gestión del Proyecto. Pero también habrá que gestionar
obstáculos imprevistos y contar con la suficiente habilidad para identificar rápidamente
acciones correctivas y cambios.
Si bien eso puede dar la sensación de que se está ejecutando, en realidad, podría ser un
indicador de bajo rendimiento. Esto podría manifestar la existencia de fallas en la
planificación, escasez de recursos, alcance mal definido, etc. Como analogía, podríamos
decir que estamos en un auto que se encuentra en un pantano y a su vez estamos
imprimiendo más potencia a nuestro motor sin resultados...