CENTRO DE COMERCIO Y

GUIA DE APRENDIZAJE Nº14

SERVICIOS
MODULO DE INFORMATICA Y
MANEJO DE TIC
TECNICO EN SISTEMAS
AGOSOTO DE 2009
COLOMBIA
OBJETIVO: manejo de PowerPoint
Actividad Previa: orientación dada por el instructor
Duración Actividad:
del área
Evidencia a entregar: taller
Descripción de la actividad:
1. Leer la guía orientado por el instructor
2. Seguir los pasos de la guía para elaborar el taller
Instructor:

POWERPOINT

Introducción

PowerPoint es un programa orientado a la creación de presentaciones gráficas (como si

fuera un conjunto de diapositivas), disponiendo para el Usuario amistosas herramientas que
facilitarán notablemente su trabajo. Con estas presentaciones se puede preparar
transparencias o mostrarlas directamente en pantalla.

La ayuda de PowerPoint se manifiesta a través de sugerencias, recomendaciones, asistentes

de diseño, plantillas de diapositivas, diseños automáticos predefinidos, etc. Se puede agregar
efectos especiales para la transición entre una diapositiva y otra.

Se aplican numerosos conceptos adquiridos al usuar MS Word y MS Excel, principalmente

en lo que se refiere a edición de textos. Puede incorporar archivos completos o partes de
ellos en sus presentaciones.

Una Presentación de PowerPoint consiste en un conjunto de diapositivas, documentos para

los participantes, notas para el orador y el esquema. Las Diapositivas corresponden a las
“páginas” de la presentación. Estas pueden tener títulos, textos, gráficos, imágenes
prediseñadas, formas; puede imprimirlas a color o en blanco y negro. Los Documentos son
las diapositivas impresas en tamaño mínimo, los cuales se pueden imprimir para generar
apuntes o entregarlos a los participantes de una charla, etc. Los Esquemas muestran la
estructura de su presentaciópn a través de una especie de índice con los títulos y texto
principal, pudiendo igualmente imprimirse como complemento de la presentación.

1
 INGRESO A POWERPOINT
Para iniciar el uso de Power Point solo basta con pulsar en la Barra de Herramienta el icono

y se abrirá la aplicación o a partir del menú de Inicio, señalizar Programs y luego pulsar
en Microsoft PowerPoint.

 ABRIR UNA PRESENTACION NUEVA

Al abrir la aplicación esta mostrará el siguiente cuadro de diálogo inicial en el que se define
cómo se iniciará la creación de la presentación.

Presenta cuatro opciones:

 Asistente para autocontenido, el que luego de preguntarle el tipo de presentación a

crear y su título, creando a continuación una serie de diapositivas con información de
muestra que el usuario reemplaza por la adecuada a su caso particular.
 Plantilla, que contienen el diseño básico de la presentación, y que el Usuario debe
escoger para luego incorporarle la información correspondiente.
 Presentación en blanco, que da paso al cuadro de diálogo Nueva diapositiva donde se
puede elegir el tipo de diapositiva inicial que se desea insertar. Hay varios modelos (24).
 Abrir una presentación existente, que da paso al cuadro de diálogo Abrir, donde puede
seleccionar una presentación ya creada con la que desea trabajar, ya sea para
visualizarla o para introducir modificaciones.

 Asistente para autocontenido

Luego que éste se inicia, aparece el primer cuadro de diálogo, que informa los pasos del
proceso de creación asistida (automática) de la presentación.

Se debe pulsar Siguiente para iniciar el proceso mismo.

Se presenta un nuevo cuadro de diálogo en el cual se debe elegir una Categoría (General,
Corporativo, Proyectos, ...) y dentro de ésta el Tipo de Presentación que se va a crear.

Se debe pulsar Siguiente para continuar el proceso.

El cuadro de diálogo siguiente consulta ¿ Cómo impartirá la presentación ? : presentación
estándar o vía Internet.
Pulsar Siguiente.
2
El nuevo cuadro de diálogo solicita indicar el tipo de presentación que se usará luego de
terminada y si desea imprimir documentos o no.

El siguiente cuadro de diálogo solicita la información básica para la diapositiva inicial o de

título.
Pulsar Siguiente y luego Terminar, obteniéndose finalmente una presentación completa en
el formato de vista Esquema.

En la ventana de trabajo aparece en forma “esquemática” lo que el Asistente para

autocontenido ha definido como presentación según las opciones escogidas por el Usuario.
En ella basta reemplazar, modificar, eliminar los datos de muestra presentados.

Para invocar la ayuda del Asistente de autocontenido en cualquier otro momento se debe :

1. Elegir Nuevo en el menú Archivo de la Barra de Menú

2. Activar la ficha Presentaciones

3. Pulsar dos veces en el icono de Asistente para autocontenido

4. Luego PowerPoint realizará los mismos pasos indicados anteriormente
5. Finalizados los cambios escoger Guardar en el menú Archivo de la Barra de Menú

 VISUALIZACION DE UNA PRESENTACION

Hay varios modos de visualización de las diapositivas, según el propósito del momento:

 Esquema que permite una excelente forma de visualizar los puntos desarrollados en la
presentación. Corresponde a la vista que entrega el Asistente para autocontenido al
finalizar su ayuda (ver imagen reciente). Para cambiar a este tipo de vista, pulse el botón
Vista Esquema en la parte inferior izquierda de la pantalla.

 Diapositiva donde se podrá agregar texto e imágenes a las diapositivas, una a una. Se
puede también modificar el tamaño de la vista con el zoom.
3
 Clasificador de Diapositivas en que se puede ver la presentación entera, facilitando las
operaciones de agregar, borrar y mover diapositivas. Para esto pulse el botón Vista
Clasificador de diapositivas en la parte inferior izquierda de la pantalla.

 Página de Notas que permite escribir las notas que el orador utilizará durante la
presentación. Para esto pulse el botón Vista Página de Notas en la parte inferior
izquierda de la pantalla.

 Presentación con diapositivas que muestra la presentación tal como la verá la

asistencia presente, diapositiva a diapositiva.

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Ejercicio 1

Con la ayuda del Asistente para autocontenido, prepare una carátula de presentación de este
curso que contenga información general y personal

1. Seleccione Nuevo dentro de Archivo en la Barra de Menú

2. En la etiqueta Presentaciones seleccione Asistente para auto contenido (haga doble clic)
3. En Tipo de presentación elija Anuncio o folleto
4. En Título : Curso de PowerPoint
5. En Nombre : Su propio nombre
6. En Información adicional : Sena 2007

Cuando pulse Terminar aparecerá el Esquema de la Presentación recién preparada.

7. En Nombre del Evento : Plan 250

8. En Hora : 240 horas
9. En Fecha : julio 2009
10. En Más Información ... : ¡ IMPORTANTE !
11. En Material : Llevar servilleta y vajilla completa
12. En Instrucciones : También torta y bebida
Prohibida la torta de novios
13. En Teléfono : Su anexo personal

Luego visualice la presentación creada, revisando todas las diapositivas usando las cinco
formas vistas anteriormente : Esquema, Diapositiva, Clasificador de Diapositivas, Página de
Notas y Presentación con diapositivas (posicionarse en la primera diapositiva y avanzar con
sucesivos clic del mouse)

Guarde el archivo con el nombre POWnnxxx1 ( nn : número de lista, xxx : iniciales del
nombre )

 CREA PRESENTACION A PARTIR DE UNA PLANTILLA

PowerPoint ofrece una serie de plantillas predefinidas que el Usuario puede elegir para su
presentación. La plantilla proporciona el formato y otros elementos de diseño que le dan un
cierto carácter o estilo a la presentación.

1. En el cuadro de diálogo inicial de PowerPoint pulse Plantilla, o bien

Elegir Nuevo en el menú Archivo de la Barra de Menú y active la ficha Diseño de
presentaciones

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 Al pulsar los iconos correspondientes a los diseños se verá a la derecha de pantalla el
diseño de la plantilla seleccionada.

2. Se pulsa dos veces el diseño escogido y aparecerá el cuadro de diálogo Nueva

diapositiva donde se puede elegir el formato básico para la primera diapositiva de la
presentación. Pulse luego Aceptar.

Aparecerá entonces una diapositiva bajo la vista de Diapositiva, dispuesta para realizar
el ingreso de la información deseada.

Si en el paso 2 escogiéramos el diseño de la esquina inferior izquierda, aparecerá una

plantilla que ofrece marcadores de posición (marcos punteados que predeterminan la
posición donde se insertará la información : texto, gráficos, etc.) para el título, texto y una
imagen.

Ejercicio 2

Cree una diapositiva con un diseño que permita colocar el siguiente título : Menú del Día, y
que en el resto del texto se indique la entrada, plato de fondo, postre, bebida y valor. Elija
una plantilla a gusto.

1. Seleccione Nuevo dentro de Archivo en la Barra de Menú

2. En la etiqueta Diseño de presentaciones seleccione un diseño a gusto
3. En Nueva dispositiva escoja la segunda opción de la fila superior
4. Ingrese el Título
5. Ingrese los componentes del Menú del Día, con las viñetas disponibles o si prefiere
cambiándola, en forma análoga a como lo hacía en Word.

Guarde el archivo con el nombre POWnnxxx2 ( nn : número de lista, xxx : iniciales del
nombre )

 AGREGAR DIAPOSITIVAS

1. Pulse el botón Nueva diapositiva en la Barra de Herramientas

2. Elija el formato de la nueva diapostiva en el cuadro de diálogo Nueva diapositiva
3. Pulse Aceptar

Se agrega una nueva diapositiva a continuación de la seleccionada.

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 ELIMINAR DIAPOSITIVAS

1. Seleccionar la diapositiva a eliminar

2. Elija Eliminar en el menú Edición de la Barra de Menú

 COPIAR O DUPLICAR DIAPOSITIVAS (dentro de una misma presentación)

1. Seleccionar la diapositiva a copiar

2. Elija Duplicar en el menú Insertar de la Barra de Menú

 MOVER DIAPOSITIVAS (dentro de una misma presentación)

1. Pulse el botón Vista Clasificador de diapositivas

2. Pulse en la diapositiva que desea trasladar
3. Arrastre la diapositiva hasta la posición deseada, que será indicada en la ventana con una
barra vertical

Ejercicio 3

A partir de la diapositiva del Menú del Día prepare una presentación del Menú de la Semana,
agregándole las diapositivas necesarias e identificando el día a que corresponde. Debe
quedar en orden de lunes a viernes.
Cada día debe tener una nueva viñeta.

Guarde el archivo con el nombre POWnnxxx2 ( nn : número de lista, xxx : iniciales del
nombre )

 AGREGAR TEXTO

La primera forma de agregar texto a una diapositiva es digitarlo directamente en el marcador

de posición (aparece demarcado por una línea punteada).
Si es necesario agregar texto fuera del área indicada por el marcador de posición, se utiliza
la herramienta Cuadro de texto de la Barra de Herramientas Dibujo

Según el área destinada al texto que se va a agregar, el cuadro de texto puede ser fijo o
variable :
 Para una dimensión fija del cuadro de texto, pulse el botón Cuadro de texto y luego
arrástrelo en la diapositiva fijando la dimensión del recuadro y luego empiece a escribir. Si
se sobrepasa el final del recuadro se agregará una nueva línea automáticamente,
cambiando solo la altura del recuadro.
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 Para una dimensión variable, pulse el botón Cuadro de texto y luego simplemente
empiece a escribir el texto deseado. El ancho del recuadro se alarga, ajustándose al texto
que se agrega.

 MODIFICAR CUADRO DE TEXTO

Para modificar el formato mismo del cuadro de texto, elija Cuadro de texto en Formato de la
Barra de Menú.

 En el apartado Margen interno defina las medidas para aumentar la distancia entre el
texto y el borde del cuadro de texto
 Seleccione la ficha Colores y Líneas para determinar el tipo y color de línea del marco
del cuadro de texto como también el color de relleno.

 MODIFICAR TEXTO

En general se aplican los mismos conceptos de formato de texto desarrollados en Word y

Excel.

Para cambiar el formato del texto agregado se puede utilizar las opciones de Formato de la
Barra de Menú (Fuente, Alineación, Viñetas, Color, etc.), los botones de la barra de
herramientas Formato o algunas de las opciones de la barra de Dibujo.

Ejercicio 4

Modifique el texto, los márgenes y bordes de los cuadros de texto en la presentación del
Menú de la Semana.

Guarde el archivo con el nombre POWnnxxx3 ( nn : número de lista, xxx : iniciales del
nombre )

 DIBUJAR Y MODIFICAR OBJETOS

Con PowerPoint se puede crear y modificar objetos de dibujo utilizando la barra de

herramientas de Dibujo, aplicar efectos especiales, como sombras o efectos 3D, girar y
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reflejar objetos, agrupar y desagrupar elementos y cambiar el orden de un conjunto de
objetos superpuestos para conseguir que unos queden por encima de otros.

AUTOFORMAS

PowerPoint provee de un conjunto de formas predetermindas, listas para ser incorporadas a

las presentaciones. Se puede cambiar sus características según sea necesario.

El menú Autoformas de la barra de herramientas de Dibujo entrega varios tipos o categorías

de formas.

Para agregar una autoforma :

1. Pulsar en Autoforma en la barra de herramientas de Dibujo

2. Se despliega un menú con las categorías de autoformas existentes
3. Seleccionar la categoría y después pulse la forma a insertar
4. Inserte luego la autoforma en la diapositiva
 Para mantener el tamaño predefinido de la forma, pulse en la diapositiva
 Para cambiar el tamaño predefinido, arrastre el puntero del mouse hasta alcanzar el
tamaño deseado. Para mantener la proporcionalidad de la figura, mantenga
presionada la tecla MAYUSCULAS mientras efectúa el arrastre.

SOMBRAS

Se puede aplicar sombra a un objeto.

1. Seleccione el objeto al que se desea agregar una sombra.

2. Pulsar el botón de Sombra en la barra de herramientas de Dibujo. Se despliega una
paleta de opciones.

3. Pulse la opción deseada. Si desea cambiar el color o el desplazamiento de una sombra,

pulse en Configuración de sombra y elija lo deseado.

En forma análoga se trabaja con efectos 3D aplicables a objetos.

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Ejercicio 5

Confeccione la diapositiva indicada y aplique sombras a las diferentes autoformas.

 INSERTAR IMAGENES PREDISEÑADAS

PowerPoint incorpora una Galería de Imágenes prediseñadas, las que pueden incorporarse a
la presentación siguiendo los siguientes pasos:

1. Seleccionar Imagen en Insertar de la Barra de Menú

2. Seleccionar Imágenes prediseñadas

O bien,

1. Pulse el botón Insertar imagen prediseñada de la Barra de Herramientas

2. Recorra el catálogo de imágenes prediseñadas y escoja la deseada

3. Pulse dos veces sobre la imagen escogida. Se insertará en la diapositiva activa.

Ejercicio 6

Prepare la siguiente carta, la que debe animarse con todas las facilidades de PowerPoint que
ha visto hasta ahora.

“El Sr. Gerente nos invitó a una reunión para informarnos los resultados institucionales y
financieros del presente año. Nos dijo que somos la primera empresa de América en el a´rea
del transporte urbano. Somos más que tigres..... ¡Somos Leones! .... De nosotros depende la
continuidad del éxito y bienestar de todos. Démonos la mano y brindemos”

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Así como se inserta Imágenes Prediseñaddas, PowerPoint permite insertar Tablas de Word y
a la vez utilizar todas las opciones de formatos disponibles en ese programa, para lograr un
diseño atractivo.
Igualmente se puede insertar Gráficos Estadísticos, Hojas de Cálculo y Gráficos desde Excel.

ORGANIGRAMAS

PowerPoint utiliza una aplicación independiente, denominada Microsoft Organization Chart

para incorporar objetos del tipo organigrama en las presentaciones. Al pulsar dos veces
sobre el organigrama insertado se accede a todas las funciones de edición del programa
original.

1. Pulse en Diseño de la diapositiva en la Barra de herramientas

2. Pulse en el diseño Organigrama y después en Aplicar. Aparecerá una nueva diapositiva
como la que sigue
3. Pulse dos veces en el marcador de posición del organigrama
4. Para introducir texto seleccione el texto de un cuadro y escriba el nuevo texto. El cuadro
ajustará su tamaño al contenido automáticamente.
5. Aplique las inserciones de nuevos cuadros según la relación organizacional que vaya a
describir., utilizando la herramienta correspondiente
6. Puede cambiar el formato al organigrama seleccionando Estilos

Ejercicio 7

Prepare el organigrama de la gerencia a la cual pertenece, indicando los nombres y cargos

de las respectivas jefaturas.

 CREAR PAGINAS DE NOTAS

Cada diapositiva de la presentación tiene su correspondiente página de notas

1. Seleccionar Página de notas en el menú Ver de la Barra de Herramientas

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 Como se puede ver, aparece una presentación reducida de la diapositiva y en la parte

inferior un marcador de posición para introducir las notas

2. Pulse en el cuadro de notas e introduzca los comentarios correspondientes.

 CREAR DOCUMENTOS

Permite la entrega a los asistentes de un documento recordatorio de la presentación. Puede

ser utilizado también como folletos a distribuir.

1. Seleccionar Patrón en el menú Ver de la Barra de Herramientas

2. Pulse Patrón de documentos
3. Elija el tipo de diseño que desea utilizar pulsando en los botones de la barra de
Herramientas Patrón de documentos que aparece en la pantalla
4. Agregue los elementos que desee al patrón de documentos: texto, imágenes,
encabezados o pies de página, fecha, hora, etc.
5. Pulse Cerrar en la Barra de Herramientas Patrón

 INCORPORAR ENCABEZADOS Y PIES

Se puede definir encabezados y pies de página, con información de de fecha, hora, nº de la

diapositiva, un título específico, etc.; y que aparecerá en la parte superior e inferior de la
diapositiva.

1. Seleccionar Encabezado y pie de página en el menú Ver de la Barra de Herramientas

2. Seleccione la etiqueta según a lo que le agregará en encabezado o pie de página

Elija las opciones correspondientes en este cuadro

3. Elija si va agregar la información a la diapositiva actual (pulse Aplicar) o todas las
diapositvas de la presentación (pulse Aplicar a todas).

 CONFIGURAR PAGINA

Este cuadro de diálogo permite establecer características de la impresión que se va a realizar

de la presentación.
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1. Elija Configurar página en Archivo de la Barra de Menú

Todas las opciones de configuración obedecen a los mismos objetivos vistos en Word y/o
Excel.

La particularidad está en que las Notas, documentos y esquemas pueden tener una
orientación deifernte a las diapositivas, lo que se reflejará en la impresión.

 IMPRIMIR UNA PRESENTACION

Este cuadro de diálogo permite establecer características de la impresión que se va a realizar

de la presentación.

1. Elija Imprimir en Archivo de la Barra de Menú. Aparece el siguiente cuadro de diálogo

en que lo particular es definir las opciones presentadas en la parte inferior del cuadro

 Ajustar al tamaño del papel, se reduce o amplía las imágenes de las diapositivas para
llenar la página impresa
 Enmarcar diapositivas, se agregará un marco fino alrededor del borde de las
diapositivas, documentos y páginas de notas impresas
 Blanco y negro puros, se imprimirá la presentación completa solo en blanco y negro
 Blanco y negro, optimiza el aspecto de las diapositivas en color cuando se imprimen en
una impresora en blanco y negro.

El cuadro de lista Imprimir (parte inferior) ofrece las siguientes opciones :

 Diapositivas, se imprimen las diapositivas una por página

 Documentos, se imprimen 2,3 o 6 diapositivas por página
 Páginas de notas, se imprimen las páginas de notas para el orador
 Vista Esquema, se imprime el esquema de la presentación

En todas las opciones está la posibilidad de seleccionar un rango de diapositivas a imprimir.

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Ejercicio 8

Imprima la presentación POWnnxxx2 (Menú de la Semana) generando una página de notas

para el día miércoles y un documento de toda la presentación resumido en una sola hoja.

 CONFIGURAR UNA PRESENTACION

Preparada la presentación en cuanto a su contenido, debemos preocuparnos ahora de

ejecutar su exhibición.

Algunos efectos espciales que se puede aplicar en esta etapa son :

 temporización, esto es ¿Cuánto tiempo permanecerá expuesta cada diapositiva ?

 transición esto es ¿ cómo aparece o desaparece una diapositiva ?

Establecer manualmente los intervalos de transición

1. En la vista Diapositiva o Clasificador de dispositivas, seleccione la diapositiva o

diapositivas cuyos intervalos desee establecer.
2. Elija la transición de diapositiva en el menú Presentaciones para acceder al cuadro de
diálogo siguiente

3. Determine cuándo ha de tener lugar la transición :

 Active la casilla de verificación Automáticamente después de, e introduzca el
número de segundos que desee que la diapositiva permanezca en la pantalla, para
que se cambie automáticamente de diapositiva transcurrido dicho intervalo
 Si desea que la diapositiva siguiente aparezca al pulsar con el mouse o que aparezca
automáticamente después de un cierto número de segundos, active las casillas de
verificación Al hacer clic con el mouse se y Automáticamente después de.
4. Establezca el alcance de la selección realizada:
 Para aplicar el intervalo a las diapositivas seleccionadas, pulse en el botón Aplicar
 Para aplicar el intervalo a todas las diapositivas, pulse Aplicar a todas
5. Repita el proceso para cada diapositiva cuyo intervalo de aparición desee establecer.

Establecer automáticamente los intervalos de transición

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1. Elija Ensayar intervalos en el menú Presentación para iniciar la presentación en modo
de ensayo. Se mostrará entonces la primera diapositiva de la presentación junto con un
cuadro de diálogo de control temporal y de avance

2. Pulse el botoón de Avance cuando esté preparado para pasar a la siguiente diapositiva.
3. Cuando llegue al final de la presentación, pulse SI en el cuadro de diálogo que aparecerá
en pantalla para aceptar los intervalos, o NO para volver a intentarlo.

Agregar Efectos de Transición

En el cuadro de diálogo Transición de diapositiva visto antes podemos definir la forma en

que se pasará de una diapositiva a otra

1. Seleccione la o las diapositivas a las que desee agregar una transición

2. Seleccione Transición de dispositivas en el menú Presentación
3. Seleccione en la lista Efecto el tipo de transición deseado. En el cuadro de muestra podrá
ver una representación de lo que se consigue con cada una de las opciones.
4. Establezca el ámbito del efecto ( Aplicar o Aplicar a todas).

Ejercicio 9

Elegir un tema libre y elaborar otra presentación siguiendo los pasos de la anterior

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