Proyecto App Web Control Interno de

Correspondencia y Contratacion
Colombia - Huila

Preparado para: Alcaldía Municipal de Colombia

Preparado por: Miguel Angel Galindo Oyola
 2

Objetivos de la App Web

Resolver por medio de una aplicación web adecuada para el control interno de
Correspondencia y Contratación en las instalaciones de la Alcaldía de Colombia Huila,
debería responder de manera eficiente las siguientes necesidades:

Funcionalidad
El sistema presentará la siguiente funcionalidad para soportar los procesos que se
llevan a cabo con la correspondencia y Contratación de la Alcaldía Municipal de
Colombia Huila.

• Registro de Personal Encargado de Manipular documentos:

Administra la información personal del equipo de trabajo encargado de
responder, recibir o remitir documentos,

• Registro de Correspondencia Recibida

Registra los datos del documento recibido, guarda en la base de datos copia
escaneada del documento.

• Remite Información registrada la dependencia encargada

Permitir enviar datos registrados a la persona o dependencia a quien fue
enviado el documento.

• Registro del seguimiento.

Registra el proceso que se ha presentado desde el momento en que el
documento ingreso al sistema inicialmente.

• Control de tiempo de respuesta

Registra el plazo máximo permitido para responder el oficio, en el caso que no
se registre respuesta alguna automáticamente enviara una notificación de
tiempo límite a la dependencia encargada

• Consultas de radicados y documentos recibidos

Permite consultar los oficios recibidos por medio del número radicado.

• Consultas por fecha

Consultar información de la base de datos que se halla registrado por fecha
exacta o desde una fecha inicial a una final.

• Registrar Circulares, Decretos, Acuerdos, Proyectos de Acuerdos y Actas.

Email: Gmiguel8@misena.edu.co
Celular: 3218944431
 3

Registrar el documento escaneado en la base de datos con su respectiva

descripción,

• Consultar Circulares, Decretos, Acuerdos, Proyectos de Acuerdos y Actas.

Consultar el documento escaneado anteriormente registrado, la consulta se
podrá realizar desde los siguientes parámetros: Nombre, Código o Fecha de
Registro

• Registrar Contratos.
Registrar los datos Principales de los contratos realizados, a su vez ingresar el
documento escaneado.

• Consultar Contratos.
Consultar los diferentes contratos desde los siguientes parámetros: Nombre,
Código, Contratista, Objeto, Número de Contrato o Fecha de Registro

• Seguimiento y verificación documental a los contratos.

Realizar la correspondiente verificación de los documentos que debe tener el
contrato, esto se servirá para llevar un empalme actualizado y documentación
requerida actualizada.

Seguridad y control de acceso

El sistema asociará mecanismos de seguridad a nivel de aplicativo y de base de datos
para asegurar que ningún usuario sin permiso tenga acceso a la información.

Se contempla además realizar registro de los procesos críticos en el sistema de

auditoria para ubicar los usuarios que los ejecutan y el momento en que lo hacen.

Portabilidad
El sistema contemplará los aspectos que permitan modificar parámetros para
adecuarse a modificaciones del sistema.

• Parametrización
El sistema tendrá la capacidad de soportar cambios sin necesidad de modificar
el software desarrollado.

• Modularidad
El sistema se desarrollará en módulos que permitan fácil navegabilidad y
comprensión.

Email: Gmiguel8@misena.edu.co
Celular: 3218944431
 4

• Eficiencia
El desarrollo del sistema hará uso óptimo y eficaz de los recursos
computacionales de tal forma que se asegure un tiempo de respuesta
adecuado. El código fuente estará especificado en forma clara y completa
precisando las tareas que se realizan.

Servicios Complementarios (Opcionales)

Servicio de Dominio
En el caso de no disponer de un dominio, le asesoraremos de todos los puntos clave
que debe de tener en cuenta a la hora de seleccionar un dominio. Puede tener el
dominio y el hosting en diferentes servidores, en cuyo caso nos responsabilizaremos
de la correcta gestión de las DNS para que su web se visualice correctamente. A la
aceptación de este presupuesto, podemos recomendarle diferentes servidores donde
registrar su dominio, así como, en su caso, facilitarle un código de descuento si
procede.

Nosotros ofrecemos registrar su dominio .com por 3 años con GoDaddy, el cual es el
registrador de nombres de dominio más grande del mundo. Cuenta con soporte las 24
horas del día, los 7 dias a la semana, los 365 dias del año.

Servicio de Hosting
Puede escoger entre su propio hosting y uno gestionado por nosotros. En el caso de
no disponer de un hosting y querer tener uno propio, a la aceptación de este
presupuesto le facilitaremos un listado de hostings que creemos de confianza por
haber trabajado previamente con ellos. Así mismo, le asesoraremos de los aspectos
clave que ha de tener en cuenta a la hora de seleccionar un hosting.

Nosotros ofrecemos 3 años de alojamiento web en HostGator, el cual es el proveedor

global lider de web services. Cuenta con soporte las 24 horas del día, los 7 dias a la
semana, los 365 dias del año.

Mantenimiento web
Este presupuesto no le obliga para nada a contratar el servicio de mantenimiento web.
Sin embargo, en caso de no disponer del tiempo y los conocimientos necesarios, le

Email: Gmiguel8@misena.edu.co
Celular: 3218944431
 5

recomendamos su contratación ya que he visto como en muchas ocasiones se borran

datos de manera accidental o provocan errores no esperados.

Requisitos técnicos App Web

Restricciones de visualización
La presentación de la información se realizará de manera intuitiva y amigable al
usuario de tal forma que facilite su interacción, lectura e interpretación de los
resultados.

Restricciones de Implementación y Diseño

Arquitectura Funcional
En la siguiente ilustración se muestran los módulos funcionales del sistema:

Parametrización Usuarios Reporte

Rangos de Tiempo Límite Usuario o Empleado Registro Información
Tarifa dependencias Dependencias u Oficinas Generar Reportes
Consultas indefinidas

Seguridad
Usuarios de Sistema
Roles y Permisos
Cambiar Contraseña

Ilustración 1: Arquitectura funcional del sistema

Desarrollo y programación
El sistema será desarrollado para funcionar en ambiente Web, usando como
herramienta de programación el lenguaje PHP, bajo un framework MVC que separa
claramente cada una de las capas de trabajo (Lógica del negocio, reglas de Integridad,
conexión con la Base de datos).

Diseño Interfaces
El sistema será creado bajo estándares de diseño web adaptable (Responsive Design),
para lo cual se empleara el framework Bootstrap 3.0. Lo que permite que la App Web
pueda visualizarse correctamente desde cualquier navegador en cualquier dispositivo
(PC, Portatil, Tablet, SmartPhone). Las fuentes, imágenes, logos e información a
publicar deben ser suministrados por la Junta Administradora del Acueducto.

Email: Gmiguel8@misena.edu.co
Celular: 3218944431
 6

Arquitectura técnica
La siguiente ilustración muestra la arquitectura técnica que se utilizará para el
desarrollo del sistema:

Ilustración 2: Arquitectura técnica

Email: Gmiguel8@misena.edu.co
Celular: 3218944431
 7

Versiones de las herramientas

Las herramientas de software a utilizar para el sistema serán:

Producto Versión
MySQL Database Superior a 5.0
PHP Superior a 5.0
JQuery Superior a 2.0
Bootstrap Superior a 3.0
JavaScript Superior a 2.5

Requisitos técnicos Pagina Web (Opcional)

A nivel de arquitectura y desarrollo proponemos la siguiente solución.

Sistema integral de gestión de contenidos que permita actualizar la página web en

cualquier momento y lugar vía web. Es esencial que la alcaldía municipal de Colombia
Huila disponga de este sistema de autoedición que le permita actualizar contenidos
de forma autónoma.

Este sistema de gestión permite:

• Acceso vía web al sistema de gestión. No requiere software adicional, solo un
navegador de internet.
• Identificación de los usuarios que pueden entrar al sistema dotando de
seguridad a la publicación de contenido.
• Creación de nuevas páginas, edición del contenido existente y eliminación de
páginas actuales.
• Control de usuarios dados de alta en el boletín de noticias (newsletter)
Creación y envío de los boletines de novedades.

Desarrollo HTML de la arquitectura utilizando texto, imágenes, gráficos y flash para el

desarrollo del contenido, optimizando el tiempo de descarga de las páginas, la
presencia en buscadores, y facilitando al máximo la actualización de contenidos.

El desarrollo HTML se basa en la utilización de estándares web desarrollados desde

hace más de 5 años que aseguran una compatibilidad total entre navegadores
(explorer, netscape, etc...), sistemas operativos (pc, macos), y sobre todo permite que
el desarrollo sea tomado por otros desarrolladores en el futuro.

Email: Gmiguel8@misena.edu.co
Celular: 3218944431
 8

Para asegurar el correcto uso de la herramienta de gestión de contenidos así como

el entendimiento de la estructura del site se ofrece un periodo de formación al
personal encargado del site. Esta formación es clave para que el desarrollo sea
entendido y utilizado con plena autonomía.

Qué propongo
Para la implementación de la Aplicación Web que describimos anteriormente,
tenemos para la Alcaldia Municipal de Colombia Huila, 3 posibles soluciones
complementarias para su estudio y aprobación.

1. SOLUCIÓN LOCAL

La Aplicación Web se instala sobre un equipo de cómputo suministrado por la Alcaldía

Municipal de Colombia Huila (Incluye instalación y configuración de servidor web local,
servidor de bases de datos y soporte para lenguaje de programación).

El acceso a la aplicación podrá realizarse atraves de un navegador web, desde

cualquier equipo de computo perteneciente a la red local, en la cual se encuentra el
equipo donde se instaló la aplicación. (NO se accede a traves de Internet)

Garantías

Para esta solución ofrezco una garantía de 100% de funcionalidad de la App Web. No
cuenta con garantía para el funcionamiento del equipo servidor, ya que no podemos
preveer daños, malfuncionamiento o perdidas en equipos de terceros.

Email: Gmiguel8@misena.edu.co
Celular: 3218944431
 9

Presupuesto

APP WEB
Incluye: Instalación
Configuración
Cargue inicial de datos
Capacitación
Soporte 3 meses desde la puesta en producción

2. SOLUCION EN INTERNET

La Aplicación Web se instala sobre una plataforma tecnológica basada en servidores

UNIX / LINUX / WINDOWS que nos permite mantener los servicios de HOSTING, en
donde administramos su APP WEB y su base de datos.

El acceso a la aplicación podrá realizarse a traves de un navegador web, desde

cualquier equipo de computo a traves de internet, bajo su propio dominio
(www.suempresa.com), disponible hasta por 3 años.

Garantias

Para esta solución ofrecemos una garantía de 100% de funcionalidad de la App Web.
y del 99% de permanencia al aire.

Presupuesto

APP WEB
Incluye: Instalación
Configuración
Cargue inicial de datos
Capacitación
Soporte 3 meses desde la puesta en producción
HOSTING
Incluye: Alojamiento App Web por 3 años
Alojamineto Base de datos por 3 años

Email: Gmiguel8@misena.edu.co
Celular: 3218944431
 10

Soporte 24/7/365 durante 3 años

3. SOLUCION COMPLETA

La Aplicación Web se instala sobre una plataforma tecnológica basada en servidores

UNIX / LINUX / WINDOWS que nos permite mantener los servicios de HOSTING, en
donde administramos su APP WEB, su dominio (www.suempresa.com), el servicio de
correo electrónico (sunombre@suempresa.com), y sus bases de datos para
aplicaciones web, que nos permitan automatizar el proceso de gestión de contenidos
o en el futuro aplicaciones web comerciales o administrativas.

Se incluye una plantilla (página web) informativa con su sistema integral de gestión de
contenidos que permita actualizar la página web en cualquier momento y lugar vía
web.

El acceso a la pagina web y a la aplicación podrá realizarse a traves de un navegador

web, desde cualquier equipo de computo a traves de internet, bajo su propio dominio
(www.suempresa.com), disponible hasta por 3 años.

Garantias

Para esta solución ofrecemos una garantía de 100% de funcionalidad de la App Web y
del gestor de contenidos, y el 99% de permanencia al aire.

Presupuesto

APP WEB
Incluye: Instalación
Configuración
Cargue inicial de datos
Capacitación
Soporte 3 meses desde la puesta en producción

Email: Gmiguel8@misena.edu.co
Celular: 3218944431
 11

HOSTING
Incluye: Alojamiento App Web por 3 años
Alojamineto Base de datos por 3 años
Dominio www.suempresa.COM
Soporte 24/7/365 durante 3 años
Administracion de Correos corporativos
PAGINA WEB
Incluye: Plantilla según el modelo de negocio
Diseño de la pagina
Administrador de contenido

Presentado por:

MIGUEL ANGEL GALINDO OYOLA

CC. 1075293378

Email: Gmiguel8@misena.edu.co
Celular: 3218944431