Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la

información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los
procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las
observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el
informe correspondiente.

Clasificación

1. Por su uso

De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período

examinado o en varios períodos se clasifican en Archivo de la Auditoría y Archivo
Continuo o Permanente de Auditoría
Archivo de la auditoria

Son papeles de uso limitado para una sola Auditoría; se preparan en el transcurso
de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a las cuentas, a la fecha o por
período a de que se trate. El contenido del archivo de la auditoría puede ser:

 Estados financieros del período sujeto a examen y el período anterior

 Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen
 Cédulas sumarias de los rubros de los estados financieros
 Cédulas analíticas y sub-analíticas de las cédulas sumarias
 Resultados de las circularizaciones
 Análisis de las pruebas de auditoría practicadas
 Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditoría

Archivo continuo de auditoria

Son aquellos que se usarán continuamente siendo útiles para la comprobación de
las cuentas no sólo en el período en el que se preparan, sino también en ejercicios
futuros; sus datos se refieren normalmente al pasado, al presente y al futuro.
También se conoce como el archivo permanente. El contenido del
Archivo Permanente puede ser:

 Historia de la Compañía
 Contratos y Convenios a largo plazo
 Sistema y Políticas Contables
 Estados Financieros de los últimos años.
 Estado Tributario.
 Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditoría.
 Hojas de trabajo de la última auditoría

2. Por su contenido
De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en Hojas de
Trabajo, Cédulas Sumarias, Cédulas Analíticas y Cedula Sub-analiticas.
Hoja de trabajo

Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas de

mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y guía o índice de las
restantes cédulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles representan los
estados financieros en conjunto.

Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará representado por una Cédula

Sumaria. Es de advertir que no necesariamente el rubro debe representar una
cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor, este puede agrupados o más si así se
le facilita el examen.

Las hojas de trabajo contendrán los saldos del ejercicio anterior con el fin de hacer
comparaciones. También se anotarán en estas hojas de trabajo los ajustes y
reclasificaciones que resulten de la revisión, para obtener en ellas las cifras finales
o de Auditoría que son las referidas en el dictamen.

Cedula sumaria

Son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una

cuenta, rubro, área u operación.
Cedula analítica
En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.
Contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas,
desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o procedimientos
aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y competente
La analítica deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y
procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta pues en
estas cedulas y en las sub-analíticas se plasma el trabajo del auditor y sirven de
prueba del trabajo realizado
Cedula sub-analítica
Es la explicación más detallada de alguna parte de la cédula analítica

Principios fundamentales de los papeles de trabajo

Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador

público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo.
Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo
completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en
forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras
personas.

Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara

los datos significativos Contenidos en los registros, los métodos de comprobación
utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y
preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones
informativas y los elementos de juicio o criterio.

Cualquiera información o cifras contenidas en el informe del contador público

deberá estar respaldada en los papeles de trabajo. A medida que el profesional
avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la
preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo los
comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios
explicativos a cualquier planilla o análisis preparados durante el trabajo.
Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por
consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en
forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le
asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a
la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en
vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o
registros sujetos a revisión.

Los papeles de trabajo deben ser revisados por los supervisores para determinar
lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales
revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por si mismos; estar completos,
legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias
informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó.
Debe tenerse presente que, muchas veces, el informe no es preparado por la
persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en
condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar
continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de trabajo

Normas para la preparación de papeles de trabajo

Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la planeación,
concepción y legibilidad, con títulos completos y explicación en cuanto a la fuente.

Los papeles de trabajo deben dar una impresión de metodología y orden, de

consciente atención al detalle, aunada a una clara distinción entre lo importante y
lo trivial.

Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de

manera que puedan ser localizados y consultados fácilmente. Las siguientes
normas deben observarse en la preparación de papeles de trabajo.

a. Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre del
ente, una descripción de la información presentada, el período cubierto.
b. Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto. Cualquier
información de valor suficiente para requerir su inclusión en los papeles de trabajo,
amerita una hoja completa sobre su título descriptivo.

c. Cada papel de trabajo deberá contener el nombre o iníciales de la persona que

los preparó, la fecha en que fue preparado y el nombre o iníciales del encargado
del trabajo y del supervisor que los revisó.

La completa y específica identificación de las cuentas analizadas, empleados

entrevistados y los documentos examinados, es indispensable para lograr un buen
trabajo.
Omitir detalles tales como el nombre completo y jerarquía de un empleado
mencionado en los papeles de trabajo, o la fecha y fuente de un documento
revisado pueden provocar situaciones embarazosas para el contador público que
efectúa una revisión subsecuente de los resultados del trabajo y, además,
constituyen huellas de un apresuramiento, que a la larga se traduce en un
sustancial desperdicio de tiempo.

Los papeles de trabajo deben contener índices que los relacione con la hoja de
trabajo. Debe prepararse una hoja sumaria para cada cuenta control o función
básica, a la cual se referirán todos los papeles de trabajo detallados. Cuando sea
necesaria una referencia entre papeles de trabajo, deberá existir un adecuado
índice cruzado. La fuente de la información mencionada en cada hoja de trabajo,
debe estar claramente establecida.

La naturaleza del trabajo de comprobación efectuado por el contador público,

debe indicarse en cada hoja de trabajo. Los papeles de trabajo deben describir los
procedimientos de verificación aplicados en lugar de ser dedicados al detalle de
las cantidades examinadas. La simple copia de cifras sólo reflejan el hecho de que
el contador público desconoce cómo conducir la revisión adecuada. En lugar de
transcribir amplios documentos y registros, el contador público debe adoptar el
más eficiente y práctico procedimiento de obtener duplicados o fotocopias.

La extensión y alcance de las pruebas selectivas deben ser claramente

mencionadas en cada fase del trabajo en la que el procedimiento sea aplicado. La
creciente confianza en las pruebas selectivas tipifica la actual práctica profesional;
los papeles de trabajo deben revelar el carácter y el alcance de todas las pruebas
efectuadas. La finalidad de cada papel de trabajo y su relación con el objetivo de
la revisión, deben ser claros. Cualquier información obtenida que demuestre ser
inapropiada debe ser destruida para evitar que cause confusión en los papeles de
trabajo.

A medida que avanza la revisión, debe elaborarse una hoja o lista de asuntos
pendientes de investigación. En el curso de la revisión surgen problemas que no
pueden ser solucionados de inmediato y por medio de listado de estos puntos, en
una hoja destinada a esa finalidad se pospone su revisión. La lista de asuntos
pendientes debe ser revisada y cada punto satisfactoriamente resuelto.
26. Se podrá lograr un ahorro considerable de tiempo, utilizando los servicios del
personal del ente. El ente estará normalmente gustoso de proporcionar esta
cooperación ya que el costo del trabajo se verá reducido y su eficiencia se
incrementará al liberar al contador público de tanto trabajo de detalle como sea
posible. Las planillas preparadas por empleados del cliente, deberán sujetarse a
verificaciones y pruebas selectivas y no aceptarse sin previa comprobación.

Los papeles de trabajo deben ser colocados en el expediente de secciones

terminadas tan pronto como sean concluidos. A medida que cada planilla, análisis
o memorando sea concluido, debe ser llevado al expediente respectivo. Es
recomendable mantener los papeles de trabajo en el orden en que aparecerán al
ser finalmente archivados.

Referencias y marcas de los papeles de trabajo

Para indicar el tipo de procedimiento que ha sido empleado en los datos que
contienen los papeles de trabajo, se acostumbra colocar marcas distintivas cerca
del número o de la información de que se trata. Estas marcas después se
catalogan al pie de la cedula de marcas por separado, junto con una explicación
de su significado.

Cada determinada marca quiere decir siempre lo mismo en donde quiera que se
use. Ella puede significar que la partida ha sido comprobada, o que una columna
ha sido sumada, o que concuerda con los registros del fiscalizado entre otros.

Las marcas de auditoría son símbolos que se utilizan para explicar e indicar que
se empleo y que un determinado procedimiento de rutina se cumplió.

Simbología

Marcas Significado
¥ Confrontado con libros
§ Cotejado con documento
µ Corrección realizada
¢ Comparado en auxiliar
¶ Sumado verticalmente
© Confrontado correcto
^ Sumas verificadas
« Pendiente de registro
Ø No reúne requisitos
S Solicitud de confirmación enviada
SI Solicitud de confirmación recibida inconforme
SIA Solicitud de confirmación recibida inconforme pero aclarada
SC Solicitud de confirmación recibida conforme
S Totalizado
ã Conciliado
 Æ Circularizado
Y Inspeccionado

Propiedad
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, él los preparó y son la prueba
material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por
contener datos que puedan considerarse confidenciales, está obligado a mantener
absoluta discreción respecto a la información que contienen.
Los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional
que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de
que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice
él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan
las leyes respectivas).
Confidencialidad
Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo
hace a través de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los
libros y registros contables o procedimientos administrativos.
El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo
tanto no revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso
de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.
Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir y
en algunos casos se ve obligado, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como
prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para
llegar a su dictamen.
La confidencialidad se establece como norma y está relacionada estrechamente
con el cuidado profesional que debe tener el personal auditor. En este sentido,
queda estrictamente prohibido mostrar los papeles de trabajo a personas no
autorizadas, a menos que se trate del personal que realice labores durante el
proceso de revisión; cuando los papeles coadyuven a solucionar los problemas
que se presenten en las revisiones; o cuando formen parte de la evidencia de
hechos o irregularidades que se hayan detectado.