MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

LAP DISTRIBUIDORA

ARCESIO RAFAEL SANCHEZ BONILLA

Junio 2019

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA
Gestión del Talento Humano por Competencias-Metodología
 JUSTIFICACIÓN
Anteriormente en el diagnóstico de la distribuidora LAP se pudo evidenciar que hay muchos
aspectos por mejorar en la organización, en el departamento de Calidad se puede ver que hay
necesidad de estructurar un manual de funciones que asigne a los cargos las respectivas
responsabilidades con las determinadas tareas respectivas para contribuir el avance de la
organización.
Este manual muestra claramente todas las actividades de la empresa, asignando
responsabilidades a cada uno de los empleados de acuerdo a su educación, experiencia y
obviamente al cargo, mostrando las funciones enfocadas en el servicio al cliente que antes
no estaban definidas.

OBJETIVOS
 OBJETIVO GENERAL
Establecer claramente las funciones básicas y las responsabilidades que corresponde
desempeñar a cada dependencia, delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo para asi
garantizar las metas y los objetivos de la Distribuidora LAP.

 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar los cargos, funciones, actividades y responsabilidades de los empleados de la
Distribuidora LAP
Reestructurar los cargos, funciones, actividades y responsabilidades de cada uno de los
empleados teniendo en cuenta su educación y experiencia, asi como aptitudes para ocupar
estos.

TABLA DE CONTENIDOS

POLÍTICAS Y NORMAS
POLITICAS
 POLÍTICAS DE CALIDAD
En la Distribuidora LAP, comercializamos productos de la mejor calidad buscando la
satisfacción de las expectativas y necesidades de nuestros clientes, y stakeholders en general
por medio del mejoramiento continuo de todos nuestros procesos
 POLÍTICAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Todos los empleados de la Distribuidora LAP, apropiaran las orientaciones y procedimientos
que se establezcan en la gerencia general con el aval de la junta directiva, enfocados fortalecer
los procesos de la organización mediante el trabajo en equipo y la mejora continua.

 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

La DISTRIBUIDORA LAP, es una empresa dedicada a la comercialización de productos de

consumo masivo, principalmente artículos de aseo y alimentos, donde su talento humano es
prioridad por ende de da la creación e implementación del SGSST ara fortalecer el sano
desarrollo y la calidad de vida de nuestros colaboradores con miras a disminuir los accidentes
y las enfermedades laborales.

NORMAS
Son prioridades para la comercializadora LAP
Tener un buen trato con todos nuestros clientes, internos y externos, logrando así la
satisfacción del cliente.
Realizar siempre todas las actividades de la mejor forma garantizando siempre la calidad en
todos nuestros procesos.

DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE CARGOS

 MANUAL DE FUNCIONES
Este manual de funciones de la Distribuidora LAP es un instrumento que contiene el conjunto
de normas y tareas que desarrolla cada uno de los trabajadores de la organización
normalmente, está elaborado de forma técnica en sus actividades cotidianas y será elaborado
técnicamente y tiene todos los procedimientos, sistemas, normas y las guías para desarrollar
las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la
autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u
operarios, pues ellos deben tomar algunas decisiones para fortalecer el rendimiento de la
empresa siguiendo las directrices institucionales.

 DESCRIPCION DE CARGOS
La descripción de cargos de la Distribuidora LAP tiene por objeto ayudar a incrementar la
productividad y competitividad de las empresas, ya que implican una relación directa con el
recurso humano que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organización.
La descripción es un insumo básico para la planeación de recursos humanos, es decir para la
selección, capacitación, adiestramiento y administración salarial en general, nos da las
responsabilidades, funciones y actividades del puesto de trabajo,

BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

Este Manual es un insumo para soportar con claridad el talento humano de la Distribuidora
LAP, pues es una herramienta para para organizar, coordinar y controlar los procesos
administrativos en la organización, algunas de estos procesos son la selección de personal,
inducción y reinducción, capacitaciones, entrenamientos y reentrenamientos según las
necesidades y responsabilidades de cada empleados y así realizar evaluación de desempeño.
Los beneficios que pueden llegar a tener la distribuidora LAP son los siguientes:
 El presente manual será una herramienta para evaluar todo el personal, nuevo o actual,
y condicionar planes de entrenamiento y/o capacitación.
 Tener idoneidad para la selección del personal, con mayor claridad para seleccionar
al personal adecuado de acuerdo a las necesidades.
 Evaluar los componentes del clima organizacional, así como la preparación de los
conocimientos y/ o destrezas que deben tener los empleados de acuerdo al cargo
desempeñado.

PARTICIPANTES
El desarrollo del presente manual está a cargo del Ingeniero Arcesio Rafael Sánchez Bonilla
adscrito al departamento de Calidad de la Distribuidora LAP, y fue revisado por la Jefa de
Calidad NINI JOHANA NUÑEZ GONZALEZ.

PERIODO DE VIGENCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES

La revisión del presente manual, debe realizarse cada 6 meses para validar su funcionalidad,
y si se requieren actualizaciones a las funciones establecidas para cada uno de los cargos.

PROCESOS A DESARROLLAR EN EL MANUAL

El uso de obligatorio cumplimiento del presente manual garantiza la selección idónea del
personal de la Distribuidora LAP, garantiza el buen funcionamiento del área de Gestión del
Talento Humano en cuanto se refiere a la contratación del personal.
MANUALES DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP
AREA COMERCIAL
Denominación: Director Comercial
Nivel: Administración Gerencia de mercados
Nro. De cargos: 1
Cargo al cual reporta: Gerente General
Cargos que reportan: Jefe de centro de Distribución
Objeto: Se encarga de coordinar y velar por el cumplimiento las actividades de la fuerza de
ventas, los planes de comercialización y mercadeo, para lograr el posicionamiento de la
empresa, en base a políticas establecidas para la promoción, distribución y venta de productos
y/o servicios a fin de lograr los objetivos de ventas logrando la fidelización de clientes
brindando un servicio de primera para garantizar la satisfacción del cliente.
Misión: Controlar y gestionar todas las operaciones de la gerencia de Mercados de la
distribuidora LAP.

Descripción de Funciones:
 Planificar la selección de herramientas y medios para lograr la consecución de los
objetivos a mediano, corto y largo plazo de la Distribuidora LAP.
 Formar una unidad organizativa, que logre consolidar una relación confiable de
clientes internos como externos, garantizando la satisfacción del cliente.
 Seleccionar, capacitar y asignar personas a los puestos de trabajo, las actuaciones de
estos empleados deben estar enfocadas en la consecución de objetivos de la empresa.
 Ser el líder del equipo de ventas; representando a todos los vendedores frente al resto
de directivos y clientes.
 Gestionar la cartera de cobro de la organización, realizará una identificación de
clientes clasificándolos como buenos o malos clientes de acuerdo al cumplimento de
las obligaciones.
 Realizara informes de ventas periódicos de acuerdo a las necesidades y o
requerimientos dela gerencia.
 Las demás funciones inherentes al cargo.
Contribuciones del Cargo:
Formación y/o consolidación de cartera de clientes
Confidencialidad de la información a su cargo
Utilizar publicidad para enviar mensajes incrementando las ventas de la Distribuidora LAP.
Desarrollar un pensamiento e innovador, con capacidad para realizar proyectos.
Resolver problemas a través de proyectos combinando herramientas de planeación
estratégica y prospectiva
Educación y escolaridad
NIVEL
ninguno
preescolar
primaria
secundaria
profesional X
Profesional en áreas de: administración, ingeniería comercial, Ingeniería industrial,
contaduría y/o áreas afines
Debe contar con especialización en áreas administrativas o afines.
Conocimientos Básicos y habilidades
 Manejo de herramientas ofimáticas, Word y Excel medio a avanzado
 Trabajo en equipo
 Relaciones armónicas con sus compañeros y subordinados
 Conocimientos en la realización y administración de presupuestos.

Experiencia Laboral
Experiencia especifica
sin
De 0 a 12 meses
De 13 a 24 meses
De 25 a 36 meses X
De 37 a 48 meses
De 49 a 60 meses
De 5 a 8 años de experiencia
De 8 años y 1 mes a 15 años
Experiencia Relacionada
sin
De 0 a 12 meses
De 13 a 24 meses X
 De 25 a 36 meses
De 37 a 48 meses
De 49 a 60 meses
De 5 a 8 años de experiencia
De 8 años y 1 mes a 15 años
Competencias Básicas
 CONDUCTAS ASOCIADAS
 Compromiso
 Lealtad
 Satisfacción con el trabajo.
 Enfoque en productividad y eficiencia.
 Orientación a resultados
 Liderazgo
 Responsabilidad
 Adaptabilidad
 Respeto
Fecha de elaboración: 24 de junio de 2019
Nombre de quien elaboró: Arcesio Rafael Sánchez Bonilla
Cargo: profesional calidad
Nombre de quien reviso: NINI JOHANA NUÑEZ
Cargo: Jefa de calidad
Fechas de próxima revisión: diciembre de 2019

Denominación: Jefe Centro de distribución

Nivel: Administración Gerencia de mercados
Nro. de cargos: 1
Cargo al cual reporta: Director comercial de ventas
Cargos que reportan: Coordinador de Alimentos, Coordinador de Aseo, Coordinador
de Logística
Objeto: Liderar las actividades administrativas enfocadas a la planeación, ejecución y
control del Centro de Distribución, desde la recepción, almacenamiento, embalaje y la
distribución de las mercancías, controlando su transporte de acuerdo con los lineamientos
previamente constituidos dentro de la organización para el área comercial.
Misión: Controlar y gestionar todas las operaciones de centro de distribución de la
distribuidora LAP.

Descripción de Funciones:
  Actualizar la Base de Datos de proveedores a nivel local, regional y Nacional.
 Coordinar los contratos de Compras, desde su etapa precontractual hasta la
formalización del contrato.

 Diseñar e implementar estrategias de compras, teniendo en cuenta las necesidades

comunes identificadas en las dependencias
 Participar en la selección y entrenamiento del equipo de ventas.
 Comunicar las diferentes decisiones e información que requieran los empleados.
 Planear, administrar y controlar presupuestos, contratos, equipos y suministros

Contribuciones del Cargo:

Formación y/o consolidación de cartera de clientes
Confidencialidad de la información a su cargo
Utilizar publicidad para enviar mensajes incrementando las ventas de la Distribuidora LAP.
Desarrollar un pensamiento e innovador, con capacidad para realizar proyectos.
Resolver problemas a través de proyectos combinando herramientas de planeación
estratégica y prospectiva
Educación y escolaridad
NIVEL
ninguno
preescolar
primaria
secundaria
profesional X
Profesional en áreas de: administración, ingeniería comercial, Ingeniería industrial,
contaduría y/o áreas afines
Debe contar con especialización en áreas administrativas o afines.
Conocimientos Básicos y habilidades
 Manejo de herramientas ofimáticas, Word y Excel medio a avanzado
 Trabajo en equipo
 Relaciones armónicas con sus compañeros y subordinados
 Conocimientos en la realización y administración de presupuestos.

Experiencia Laboral
 Experiencia especifica
sin
De 0 a 12 meses
De 13 a 24 meses X
De 25 a 36 meses
De 37 a 48 meses
De 49 a 60 meses
De 5 a 8 años de experiencia
De 8 años y 1 mes a 15 años
Experiencia Relacionada
sin X
De 0 a 12 meses
De 13 a 24 meses
De 25 a 36 meses
De 37 a 48 meses
De 49 a 60 meses
De 5 a 8 años de experiencia
De 8 años y 1 mes a 15 años
Competencias Básicas
 CONDUCTAS ASOCIADAS
 Compromiso
 Lealtad
 Satisfacción con el trabajo.
 Enfoque en productividad y eficiencia.
 Orientación a resultados
 Liderazgo
 Responsabilidad
 Adaptabilidad
 Respeto
Fecha de elaboración: 24 de junio de 2019
Nombre de quien elaboró: Arcesio Rafael Sánchez Bonilla
Cargo: profesional calidad
Nombre de quien reviso: NINI JOHANA NUÑEZ
Cargo: Jefa de calidad
Fechas de próxima revisión: diciembre de 2019
 · INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN
Para garantizar la efectividad de este manual y el alcance y efectividad del mismo será
evaluado por los siguientes instrumentos:
 Listas de chequeo
 Encuestas
 Entrevistas
 Investigaciones a cargo del área de talento humano y/o gerencia
 La evaluación de desempeño misma

INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL

Este manual comienza a regir desde su expedición y debe ser implementado por cada na de
las áreas, se tendrán en cuenta recomendaciones y sugerencias hacia el mismo y las
actividades en él contenidas.
Los jefes de áreas pueden proponer cambios en procedimientos y /o controles que mejoren
la efectividad de la organización.
Dado en Tierralta Córdoba, a los 24 días del mes de junio de 2019

SANTIAGO PRECIADO
Gerente general Distribuciones LAP