Manual Excel 2010 PDF

Excel 2010
Manual de consulta
Reservados todos los derechos. El contenido de esta obra está protegido por la ley que establece
penas de prisión y/o multas, además de las correspondientes indemnizaciones por daños y perjuicios,
para quienes reprodujeren, plagiaren, distribuyeren o comunicaren públicamente, en todo o en parte,
una obra literaria, artística o científica, o su transformación, interpretación o ejecución artística fijada
en cualquier tipo de soporte o comunicada a través de cualquier medio, sin la preceptiva autorización.
Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra

solo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Dirí-
jase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o
escanear algún fragmento de esta obra.
Depósito legal: M-32186-2012

ISBN: 978-84-9896-323-6
Edición especial para: (Euroconsultoría Formación Empresa, S.L.)
© 2012 GrupoGesfomedia S.L.
EXCEL 2010 ÍNDICE
Excel 2010
Manual de consulta
01: Introducción 11
¿Qué es una hoja de cálculo? 12
Excel 12
Entrar y salir de Excel 13
02: El entorno de trabajo 15

Interfaz del programa 16
Área de trabajo 19
Las pestañas 20
Botón Archivo 20
Cinta de Opciones 21
Tipos de comandos dentro de los grupos 23
Barra de Estado 24
Vistas de una hoja de cálculo 26
Barras de desplazamiento 26
El Zoom 27
Paneles de tareas 28
Menús contextuales 28
03: Operaciones con libros 31

Crear un libro 32
Guardar un libro 34
Guardar una copia del libro 35
Abrir un libro 35
Cerrar un libro 37
Salvaguarda automática 37
Varios libros 39
Uso de la vista Preliminar 40
Imprimir un libro 41
04: Cedas, Rangos y Hojas 43

Libros, hojas de cálculo y celdas 44
Tipos de datos: Números 46
Tipos de datos: Fechas 46
Tipos de datos: Textos 47
Excepciones a los datos 48
Cómo movernos 48
Rangos de celdas y selección 49
Introducir datos 50
Pág. 3
ÍNDICE EXCEL 2010
Mover o copiar hojas de cálculo 51

Dividir hojas de cálculo 52
Visualizar varias hojas del mismo libro 54
05: Formatos 55
Definir tipo de datos de una celda 56
Grupo Número de la ficha Inicio 59
Alineación del contenido de una celda 60
Combinar celdas 61
Formato de fuente 63
Paleta de herramientas Formato 65
Bordes y tramas 65
Formato de filas y columnas 67
Formato de hoja 69
06: Operaciones con celdas y rangos de celdas 73

Editar una celda 74
Copiar y pegar 74
Mover (cortar y pegar) 76
Copiar y Mover arrastrando 77
Características de la herramienta Autorrelleno 78
Relleno automático de fórmulas y funciones 79
Opciones de pegado 80
Pegado inteligente 81
Pegado especial 83
Copiar formato 84
Deshacer y Rehacer 85
Listas personalizadas 85
Comentarios 87
Nombrar celdas y rangos 88
Trabajar con nombres de celda y rangos 89
07: Formatos Condicionales y Plantillas 93

¿Qué es un formato condicional? 94
Formatos condicionales que atienden a reglas 94
Formatos condicionales que no atienden a reglas 97
Crear reglas 99
Plantillas 101
Uso de plantillas 102
Crear plantillas personalizadas 103
Pág. 4
EXCEL 2010 ÍNDICE
08: Fórmulas 105

¿Qué es una fórmula? 106
Elementos de una fórmula 107
Operadores aritméticos 108
Operadores de comparación 108
Operadores referenciales 109
Prioridad de los operadores 111
Cómo crear una fórmula sencilla 111
Cómo crear una fórmula con referencias 112
Tipos de referencia 113
Referencias relativas, mixtas y absolutas 117
Cómo crear una fórmula que contenga una función 119
09: Funciones 121

Estructura de una función 122
Insertar una función 122
Tipos de funciones 125
Funciones lógicas 126
Funciones anidadas 128
10: Funciones Matemáticas y Trigonométricas 133

Funciones Matemáticas 134
Funciones Trigonométricas 137
11: Funciones de Conteo y Estadísticas 139

La función CONTAR 140
La función CONTARA 141
La función CONTAR.BLANCO 141
Funciones estadísticas 142
12: Funciones Condicionales y Lógicas 145

La función CONTAR.SI 146
La función SUMAR.SI 147
Función PROMEDIO.SI 148
Funciones lógicas de conjunto 149
Funciones lógicas Y, O y NO 150
Aplicar las funciones lógicas 152
13: Funciones Horarias 155

Las funciones HOY y AHORA 156
Las funciones DÍA, MES, AÑO, FECHA, HORA, MINUTO y SEGUNDO 157
Los días de la semana 158
Pág. 5
ÍNDICE EXCEL 2010
Operaciones con fechas 159

La función DIA.LAB 160
La función DIAS.LAB 161
14: Funciones Financieras 163

Introducción 164
La función PAGO 165
La función VALOR FUTURO 166
La función DDB 167
15: Funciones de Búsqueda y Referencia 169

Funciones de Búsqueda y Referencia 170
La función BUSCARV 171
La función BUSCARH 173
La función BUSCAR 174
La función COINCIDIR 177
Función INDICE 178
16: Funciones de Texto 181

Función CONCATENAR 182
Otras funciones de texto 183
17: Análisis de datos 185

Búsqueda de objetivos 186
Realizar una búsqueda de objetivo 187
Tablas de datos 188
Aplicar tabla de datos Escenarios 191
Aplicar escenarios 192
Informes de escenarios 194
Botón desplegable Escenario 196
18: Auditorías de Fórmulas 199

Rastrear precedentes y dependientes 200
Rastrear errores 202
La ventana de inspección 204
19: Gráficos 207

Introducción a los gráficos 208
Tipos de gráficos 210
Creación de gráficos automática 214
Creación de gráficos desde el grupo Gráficos 215
Personalizar un gráfico 216
Pág. 6
EXCEL 2010 ÍNDICE
Formatear partes de un gráfico 217

Propiedades específicas de las zonas de un gráfico 222
Formatear partes de un gráfico desde la ficha contextual Formato 224
Formatear el conjunto de un gráfico 225
Agregar nuevos datos a un gráfico 227
Líneas de tendencia 228
Gráficos combinados 229
Crear plantillas de gráfico 230
20: Dibujo en Excel 233

Insertar objetos de dibujo 234
Modificar el tamaño y la orientación de los objetos de dibujo 235
Modificar el formato de una forma 236
Efectos de sombra y 3D 238
Agrupar y desagrupar 239
Orden de los elementos 241
Panel de selección 242
Alinear objetos 243
Uso de WordArt 243
21: Insercción de elementos 245

Insertar imágenes prediseñadas 246
Insertar imágenes desde un archivo 247
Tamaño y posición 248
Recortar una imagen 249
Girar una imagen 250
Aplicar contornos y marcos a una imagen 251
Ajustar los valores de una imagen 251
Cuadro de diálogo Formato de imagen 253
Relleno de imagen 253
Contorno de imagen 257
Efectos de imagen 258
Correcciones de imágenes 260
Quitar fondo 262
Insertar símbolos 264
Conociendo las ecuaciones 265
Insertar una ecuación 266
Introducción a los diagramas 269
Insertar un gráfico SmartArt 272
Personalizar un diagrama 273
Insertar capturas de pantalla 275
Pág. 7
ÍNDICE EXCEL 2010
22: Lista de datos y Esquemas 277

Tablas o bases de datos 278
Tablas 279
Ficha contextual diseño de herramientas de tabla 280
Ordenar tablas 282
Filtrar datos en una tabla 284
Filtros: filtros avanzados 285
Tablas y gráficos 287
Texto en columnas 287
Validación de datos 290
Mostrar datos erróneos en una validación 294
Subtotales 295
23: Tablas Dinámicas 297

¿Qué es una tabla dinámica? 298
Componentes de una tabla dinámica 298
Crear una tabla dinámica 300
Campo valor 304
Modificar elementos de una tabla dinámica 305
Tablas dinámicas y formato 305
Opciones de tablas dinámicas 306
24: Búsqueda y corrección ortográfica 309

Buscar 310
Ir a 313
Reemplazar 314
Revisión ortográfica 315
Autocorrección 316
25: Imprimir 319

Configuración de página 320
Saltos de página 322
Áreas de impresión 323
Imprimir títulos 324
Encabezados y pies de página 325
Vista preliminar 326
Impresión completa del libro 327
La ficha Imprimir 327
26: Personalizar Excel 331

Unidades de medidas y documentos recientes 332
Opciones frecuentes 332
Pág. 8
EXCEL 2010 ÍNDICE
Barra de herramientas de acceso rápido 333

Personalizar cinta de opciones 335
27: Macros 339

Introducción 340
Grabar una macro 341
Asignar macro a un botón 343
Eliminar una macro 344
Macros y seguridad 345
Pág. 9
Excel 2010
TEMA 1: INTRODUCCIÓN
0101 ¿Qué es una hoja de cálculo?

0102 Excel
0103 Entrar y salir de Excel
INTRODUCCIÓN EXCEL 2010
¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es una herramienta ofimática orientada hacia el tratamiento
de datos, especialmente de datos numéricos.
Las hojas de cálculo permiten realizar operaciones matemáticas con gran facilidad,
ofrecen una gran cantidad de posibilidades que las hacen una de las herramientas
más útiles y necesarias actualmente tanto a nivel personal como profesional.
Hoy en día una hoja de cálculo facilita, además de realizar operaciones matemáti-
cas tanto sencillas como complejas, incluir imágenes, dibujos, insertar gran varie-
dad de gráficos e incluso trabajar con pequeñas bases de datos.
Excel
Microsoft Excel se ha convertido en la hoja de cálculo más usada en la actualidad
debido a su gran capacidad de cálculo y a su completa integración con otras aplica-
ciones ofimáticas del paquete Office.
Esta versión, mejorada y con nuevas utilidades, permite manipular grupos

más grandes de datos, así como nuevos formatos y gráficos más elaborados y
sorprendentes.
Pág. 12
EXCEL 2010 INTRODUCCIÓN
Entrar y salir de Excel

Podemos empezar a trabajar con la aplicación Excel de distintas formas:
- Desde el menú Inicio, seleccionamos todos los programas, hacemos clic sobre la
carpeta Microsoft Office y, a continuación, elegimos la opción Microsoft Excel.
- Haciendo doble clic sobre un acceso directo a la aplicación situado en el Escrito-

rio, si se ha creado previamente.
- Desde el Explorador de Windows haciendo doble clic sobre cualquier archivo

de Excel existente.
También posemos salir de la aplicación Excel de distintas formas:
- Pulsando el botón Archivo y pinchando sobre el botón Salir.
Pág. 13
INTRODUCCIÓN EXCEL 2010
- Haciendo clic en el botón de control Cerrar con forma de aspa que se encuentra
en la esquina derecha de la ventana de la aplicación.
- Haciendo doble clic sobre el icono de control situado en la esquina superior iz-
quierda dela aplicación.
Pág. 14
Excel 2010
TEMA 2: EL ENTORNO DE TRABAJO
0201 Interfaz del programa

0202 Área de trabajo
0203 Las pestañas
0204 Botón Archivo
0205 Cinta de Opciones
0206 Tipos de comandos dentro de los grupos
0207 Barra de Estado
0208 Vistas de una hoja de cálculo
0209 Barras de desplazamiento
0210 El Zoom
0211 Paneles de tareas
0212 Menús contextuales
EL ENTORNO DE TRABAJO EXCEL 2010
Interfaz del programa

Éste es el aspecto que ofrece Excel una vez lo hemos abierto.
Con sólo un vistazo, podemos distinguir claramente, cuál es la parte dedicada a la

escritura y creación de la hoja de cálculo, representada por una gran cuadrícula que
ocupa la mayor parte de la ventana, y cuál es la que contiene las herramientas que
nos ayudarán en dicha creación. Esta última es la que abarca el resto del espacio
de la aplicación. A continuación, enumeraremos las partes más importantes que
forman la aplicación:
- Botón Archivo. Está situado en la esquina superior izquierda de la ventana y es

fácilmente reconocible dado su relleno de color verde.
Pág. 16
EXCEL 2010 EL ENTORNO DE TRABAJO
Es el botón principal de la aplicación y coincide, tanto en su posición como en la

mayoría de sus funciones, con el resto de programas de Microsoft Office.
- Barra de herramientas de acceso rápido. Es una pequeña barra de herramien-

tas situada encima del Botón Archivo.
Inicialmente cuenta con tres botones; Guardar, Deshacer y Rehacer, pero más
adelante estudiaremos, cómo es posible agregar o quitar comandos a esta barra
para personalizarla a nuestro gusto y conseguir así, que sea más cómoda para la
realización de nuestros trabajos.
- Barra de título. Está situada en la parte superior de la ventana. Excel asigna un

nombre genérico al archivo (Libro1, Libro2, etc.), hasta que éste se guarde. A partir
de ese momento, podremos observar en la barra de título de la aplicación, el nom-
bre con el que hayamos guardado nuestro documento.
- Botón de ayuda. Está situado debajo de la Barra de título. Pinchando en

él, accedemos a la ayuda que ofrece Excel sobre la aplicación.
- Cinta de opciones. Está situada debajo de la Barra de título. Es la zona fun-

damental de Excel. Posee múltiples opciones y se encarga del formato, edición,
creación, corrección, revisión e inserción de objetos en nuestros libros.
En ella encontraremos todos los comandos y opciones que necesitemos para reali-
zar nuestras hojas de cálculo.
Pág. 17
- Barra de estado. Está situada en la parte inferior de la ventana de Excel y su

función es la de informar al usuario sobre las características del libro activo.
- Botones de Vista. Están situados a la derecha de la Barra de estado. Su función

es alternar entre las distintas vistas de la hoja de cálculo que ofrece Excel.
- Zoom. Está situado en la esquina inferior derecha junto a los Botones de Vista.
Su función la de visualizar la cuadrícula de trabajo a la escala que deseemos.
- Barras de desplazamiento. Están situadas a la derecha de la aplicación (la ver-

tical), y encima de la barra de estado (la horizontal). Su función es permitir el des-
plazamiento por la hoja de cálculo tanto vertical como horizontalmente.
Pág. 18
- Área de trabajo. Es la zona que ocupa la mayor parte de la ventana. Representa

una enorme cuadrícula y es en ella, en donde vamos a realizar y visualizar nuestro
libro de trabajo.
Área de trabajo
Para entender la apariencia del área de trabajo en Excel, primero debemos saber
cómo se estructura dicha aplicación. Los archivos generados en Excel, se llaman
Libros de cálculo y cada libro se compone de una o más Hojas de cálculo. No
hay que confundir estas hojas con una hoja de papel, ya que debemos saber que
una sola Hoja de cálculo puede albergar a miles de páginas de papel en cuanto a
dimensiones se trata.
Aunque inicialmente los libros de Excel están compuestos por tres hojas de cálcu-
lo, podremos añadir o quitar hojas según nuestras necesidades. Las hojas de cálculo
están compuestas por una cuadrícula definida por la intersección de Filas y Co-
lumnas, para formar una retícula de Celdas.
Pág. 19
Las Celdas son los elementos más destacados de este programa, ya que conten-
drán los datos.
Las pestañas
Las hojas de cálculo están apiladas unas encima de otras y, para poder cambiar de
hoja activa, tenemos que hacer clic en las pestañas que se encuentran en la parte
inferior de la ventana.
Cuando hay demasiadas hojas de cálculo, no podremos verlas todas, así que ten-
dremos que usar el navegador de hojas, que se compone de cuatro botones, situa-
dos a la izquierda de las pestañas.
El primer botón salta a la primera de las pestañas, el último va directamente a la

situada más a la derecha y los dos del medio, avanzan o retroceden de una en una
por las hojas de cálculo.
Botón Archivo
Al pinchar sobre el botón Archivo se accede a la vista Backstage que recoge las
opciones más comunes referidas a la gestión de los libros de Excel, como pueden
ser; abrir, guardar, imprimir, etcétera.
No se encuentran en esta vista, opciones relacionadas con la apariencia, formato o

contenido de las hojas de cálculo, como, por ejemplo; color de texto, tipo de letra,
inserción de gráficos o imágenes, etcétera.
A la izquierda de la vista se listan los diferentes comandos disponibles. Al hacer

clic sobre uno de ellos, encontramos sus opciones en los paneles central y derecho.
Desde la vista Backstage podemos acceder al botón Opciones, que aunque no es

objeto de estudio en este tema, más adelante veremos que es muy importante, ya
que permite configurar las opciones de Excel a nuestro gusto.
Salir de la vista Backstage es tan sencillo como pinchar de nuevo en el botón Archi-
vo. También podemos pinchar en cualquier otra pestaña de la Cinta de Opciones.
Pág. 20
Cinta de Opciones
Ésta es la Cinta de opciones y como se ha explicado anteriormente, en ella encon-
traremos todos los comandos necesarios para elaborar nuestros trabajos.
La Cinta de opciones se compone de diferentes fichas, para activar cada una de

ellas será suficiente con hacer clic en su nombre. Cada una de las fichas está com-
puesta por distintos grupos, los cuales tienen su nombre escrito en la parte inferior
de los mismos. Dentro de cada grupo encontramos los comandos que podemos
utilizar. En la mayoría de los casos bastará con hacer un clic sobre ellos para que se
ejecuten. Este tipo de comandos también reciben el nombre de botones.
Al pasar el cursor del ratón por los distintos botones, se muestran las etiquetas
de información. Estas etiquetas resumen las funciones que ejecutará cada botón
al pinchar en él.
Pág. 21
Podemos ver, como en algunas de ellas, al lado del nombre se puede leer una com-
binación de teclas escritas entre paréntesis. Esto significa que si tecleamos dicha
combinación, el comando se ejecutará automáticamente sin necesitad de pinchar
en el botón. Es lo que se conoce como atajo de teclado.
Si nos fijamos bien en los grupos, veremos que algunos de ellos tienen una pequeña
flecha en su esquina inferior derecha. Esta flecha se llama “Iniciador de cuadros
de diálogo” y al hacer clic sobre ella abre un cuadro de diálogo cuya función es
aportar, además de las opciones que contiene el grupo, otras nuevas que no están
recogidas en él.
Debemos saber que si la ventana de Excel está restaurada o no tiene el tamaño

suficiente para albergar la cinta de opciones completa, ésta se contrae de modo que
puede mostrar algunos de los grupos en forma de botón.
Éstos botones tienen una pequeña flecha al pie, que al pinchar sobre ella, mostrará
las opciones del grupo en forma de un menú desplegable.
Por último decir que, en algunas ocasiones, puede que necesitemos ver la mayor
parte de la hoja de cálculo posible, para realizar, por ejemplo, una revisión. Cuando
esto sucede la cinta de opciones puede entorpecer nuestra labor.
Para ocultarla, bastará con hacer doble clic sobre la ficha activa. Cuando volvamos
a necesitarla, debemos hacer otro tanto en el nombre de la ficha que deseemos.
Pág. 22
Tipos de comandos dentro

de los grupos
Dentro de los grupos podemos encontrar comandos con diferente aspecto entre sí
y que dependiendo de cómo se pulsen pueden ejecutar sus funciones de un modo
u otro. Veamos los distintos tipos:
- Botones: son los comandos más comunes. Su apariencia es cuadrada o rectangular

con un icono en su interior. Ejecutan su función pinchando directamente sobre ellos.
- Listas desplegables: son comandos que están formados por un cuadro de texto
(normalmente editable), que representa la opción elegida o la que trae Excel por de-
fecto y por una pequeña flecha que, al ser pulsada, despliega el resto de opciones. Éstas
se eligen pulsando sobre ellas. Al hacerlo el cuadro de texto mostrará la opción elegida.
- Botones desplegables: tienen la apariencia de un botón pero vienen acompaña-

dos de una flecha al lado. Al pulsar sobre ellos muestran un menú de opciones para
elegir la que más convenga a nuestro propósito.
Pág. 23
- Existen otro tipo de botones parecidos a los anteriores, pero que ejecutan funcio-
nes distintas dependiendo de si hacemos clic sobre el dibujo del botón o sobre la
flecha que lo acompaña.
Si hacemos clic sobre el icono, éste se ejecutará como un botón normal y aplicará
las funciones que tiene por defecto o las últimas que se hubieran seleccionado para
él. Si hacemos clic sobre la flecha, se mostrarán nuevas opciones para el botón, que
podremos elegir mediante un clic.
Barra de Estado
La barra de Estado se sitúa en la parte inferior de la ventana de Excel y puede ser
configurada para que muestre una información u otra acerca del libro activo.
Por defecto, sólo se observan en ella dos paneles; el primero de ellos muestra, en
estado normal, la palabra Listo, que indica que Excel está preparado para escribir
en la celda seleccionada.
Cuando editamos una celda vacía, la palabra cambia a Introducir, para que escri-
bamos su contenido y, cuando editamos una celda ya rellena, la barra de Estado
mostrará la palabra Modificar.
El siguiente panel informa del estado de grabación de las macros, el uso y creación
de macros será objeto de estudio más adelante.
Pág. 24
Si seleccionamos un grupo de celdas rellenas con valores numéricos, la barra de

Estado muestra a su derecha, información de gran interés como es: el Promedio
de los valores seleccionados, cuántos son éstos y su Suma.
Si las celdas seleccionadas contienen texto, sólo mostrará el Recuento de éstas.
Podemos personalizar la barra de Estado presionando sobre ella con el botón dere-
cho. Aparece un menú que muestra las distintas opciones de información que ofrece.
Si una opción tiene un tic negro sobre fondo naranja a su izquierda, significa que
está activa y, lo contrario, si carece de él.
Pág. 25
Activar o desactivar opciones es tan sencillo como pinchar a la izquierda de ellas

para mostrar u ocultar dicho tic.
Vistas de una hoja

de cálculo
A la derecha de la Barra de estado se encuentran los Botones de Vistas. Usa-
remos estos botones para ver el contenido de nuestra hoja de cálculo de formas
distintas, dependiendo también del uso que vayamos a hacer con ella.
- Vista Normal . Esta es la vista que ofrece Excel por defecto, y será la vista
que usaremos para realizar los trabajos rutinarios de la aplicación, puesto que es la
más cómoda para ello.
- Vista diseño de Página . Desde esta vista, Excel muestra los márgenes de la
página y habilita las reglas vertical y horizontal para ajustar éstos.
- Vista previa de salto de página . Desde aquí podemos ajustar los saltos de
página y área de impresión de la hoja que veremos detalladamente en la lección de
impresión.
Barras de desplazamiento
Excel posee dos barras de desplazamiento, una vertical, que nos permite movernos
de arriba abajo en una hoja de cálculo, y otra horizontal que nos permite movernos
de izquierda a derecha.
Pág. 26
Vamos a ver cómo se usa la barra de desplazamiento vertical, todo lo que se ex-
plique se puede aplicar también a la horizontal, tan sólo cambia la dirección del
desplazamiento. Pinchamos sobre el botón desplazamiento y sin soltar el botón
del ratón, arrastramos hacia arriba y abajo.
Otro modo de movernos es haciendo clic sobre la barra por encima o por debajo
del botón de desplazamiento, el documento se moverá mediante un salto. También
podremos movernos fila a fila con las flechas de desplazamiento.
El Zoom
La opción Zoom permite visualizar la hoja de cálculo a la escala que deseemos.
Por defecto, Excel lo muestra casi siempre al 100%. Es importante señalar que el
Zoom solo afecta a la presentación en pantalla, nunca al tamaño de las letras a
la hora de imprimir. El Zoom se representa mediante una barra de deslizante en
Excel. Su uso es muy similar al de las barras de desplazamiento.
Si hacemos clic en el triángulo y arrastramos hacia la izquierda, veremos como el

zoom disminuye progresivamente y, lo contrario, si pinchamos y arrastramos ha-
cia la derecha. También podemos hacer que el zoom agrande o disminuya la vista
del documento a saltos si pinchamos directamente en la línea de la barra.
Si lo que hacemos es pinchar en los botones representados con un signo “más” o

“menos” el zoom se moverá en saltos del 10% para agrandar o disminuir la vista
respectivamente. Si pinchamos en el botón que marca el porcentaje del zoom, abri-
remos el cuadro de diálogo Zoom, en donde están recogidas todas sus opciones.
Pág. 27
Paneles de tareas
Los paneles de tareas proporcionan todas las opciones para llevar a cabo una de-
terminada tarea. Por ejemplo, al presionar el botón Imágenes prediseñadas del
grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, aparecerá un panel de tareas con todas
las opciones y sugerencias necesarias para realizar esta acción concreta.
Para cerrar el panel de tareas, pinchamos sobre la cruz situada arriba a la derecha
del panel. Si queremos mostrarlo de nuevo, tendremos que volver a presionar el
mismo botón de antes.
Excel ofrece varios paneles de tareas que aparecerán de forma automática al pre-
sionar alguna de sus funciones.
Menús contextuales
Para activar un menú contextual debemos situar el puntero del ratón sobre la zona
o elemento sobre el que queremos actuar y después hacemos clic con el botón se-
cundario del ratón.
Pág. 28
El contenido de estos menús dependerá de lo que se puede hacer con el objeto sobre
el que estemos posicionados.
Por ejemplo, si hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre una celda apa-
rece un menú con unas opciones, pero si lo hacemos sobre un gráfico aparecen las
opciones relacionadas con dicha imagen.
Por encima del menú contextual también aparece una pequeña barra de herra-
mientas. Es la Paleta de herramientas de Formato, y en ella se encuentran los
comandos más comunes para formatear el contenido de las celdas.
Pág. 29
Excel 2010
TEMA 3: OPERACIONES CON LIBROS
0301 Crear un libro

0302 Guardar un libro
0303 Guardar una copia del libro
0304 Abrir un libro
0305 Cerrar un libro
0306 Salvaguarda automática
0307 Varios libros
0308 Uso de la vista Preliminar
0309 Imprimir un libro
OPERACIONES CON LIBROS EXCEL 2010
Crear un libro
Cuando abrimos Excel, sin usar para ello un archivo creado anteriormente, vemos
que el programa ya muestra un libro en blanco en pantalla, listo para ser utilizado.
A este libro Excel le asignará un nombre genérico hasta que lo guardemos
En cualquier caso, también existen otras formas de crear un archivo nuevo desde
Excel. Para ello, accedemos a la vista Backstage pulsando el botón Archivo y ele-
gimos la pestaña Nuevo, en donde podemos elegir entre distintos libros para crear.
Veamos estas opciones:
Para crear un libro en blanco, debemos pinchar en la opción Libro en blanco y pin-
char en el botón Crear. Vemos que Excel ha creado un nuevo libro al que también
ha asignado un nombre genérico.
Excel cuenta también con numerosas plantillas para crear libros a partir de ellas.
Para ello, en la vista Backstage dentro del apartado Nuevo, hacemos clic sobre
Plantillas de ejemplo. Se listan automáticamente todas las plantillas que Excel
ofrece para crear libros.
Pág. 32
EXCEL 2010 OPERACIONES CON LIBROS
A medida que hacemos clic en una u otra, podemos ver una vista previa de las
mismas en el panel derecho de la vista. Una vez elegida la que mejor se adapte a
nuestras necesidades, bastará con hacer clic sobre el botón Crear.
Excel también ofrece la posibilidad de descargar plantillas desde Internet. Pulsa-

mos el botón Inicio para retroceder a las opciones principales del apartado
Nuevo y observamos cómo existe toda un área dedicada a las plantillas de Office.
com. Seleccionamos un grupo de ellas pinchando sobre él y se listan las plantillas
que podemos descargar pertenecientes a esa categoría. Una vez elegida la que nos
interese, pulsamos sobre el botón Descargar. Es importante señalar que para que
esta operación pueda llevarse a cabo, debemos estar conectados a Internet. Si es
así, comprobaremos como, efectivamente, la plantilla se ha descargado en Excel y
podremos comenzar a trabajar con ella.
Pág. 33
También podemos crear libros nuevos basados en otros que hayamos hecho previa-
mente, en los cuales solo sea necesario cambiar unos pocos datos. Para hacerlo, ac-
cedemos nuevamente a la pestaña Nuevo de la vista Backstage y pulsamos sobre
Nuevo a partir de existente. Se abre un cuadro de diálogo para que busquemos
la ubicación y el archivo que deseemos a partir del cual vamos a generar uno nuevo.
Guardar un libro
Para guardar los libros que vamos creando, debemos tener claros dos puntos: dónde
y con qué nombre van a ser almacenados.
La primera vez que vayamos a guardar un libro, haremos clic en el botón Guar-
dar de la barra de herramientas de acceso rápido o accedemos a la vista
Backstage y seleccionamos la opción Guardar, aparecerá un cuadro de diálogo.
En la lista Nombre de Archivo, Excel propone un nombre de archivo. Podemos

dejar este nombre o bien escribir el que deseemos.
También propone la carpeta Documentos del disco duro como lugar para guar-
dar el archivo. Si deseamos guardarlo en otra parte o en otra unidad, debemos
explorar el árbol de carpetas alojado a la izquierda del cuadro para encontrar la
nueva ubicación.
Pág. 34
En la lista desplegable Tipo podemos elegir guardar el libro como un tipo de ar-
chivo distinto de Excel, para que pueda ser reconocido por otros programas. Final-
mente, pulsamos el botón Guardar.
Tenemos que tener en cuenta que si modificamos un libro que ya estaba guarda-
do y lo vamos a volver a guardar con el mismo nombre y en la misma ubicación,
entonces bastará con pulsar de nuevo el botón Guardar, pero esta vez Excel no
solicitará ningún dato ni mostrará el cuadro de diálogo, simplemente guardará de
forma automática los cambios.
Guardar una copia del libro

A veces resulta útil modificar un libro y mantener una copia del archivo original,
para ello seleccionamos la opción Guardar como del menú que aparece al pulsar
sobre el Botón Archivo.
Aparecerá el mismo cuadro de diálogo que utilizamos cuando guardamos un libro

por primera vez.
Podemos guardar el libro con el nombre y ubicación que deseemos, teniendo en

cuenta que es posible guardar un archivo con el mismo nombre que otro pero
en una carpeta diferente y en la misma carpeta que el original, pero con distinto
nombre.
Por ejemplo, podemos abrir el libro “Cuentas” y guardarlo en la misma carpeta

llamándole “Cuentas nuevas”. Si no hemos modificado nada, en este momento los
dos archivos tienen el mismo contenido.
Abrir un libro
Excel facilita la posibilidad de acceder de forma rápida y eficaz a aquellos archivos
o ubicaciones con los que hayamos trabajado últimamente. Para ello, accedemos a
Pág. 35
la vista Backstage y pulsamos la ficha Reciente. La pantalla se divide en dos gran-

des paneles que muestran, respectivamente, los libros y lugares a los que hemos
accedido recientemente. Si el libro que queremos abrir se encuentra en esta lista,
bastará con hacer clic sobre su nombre para que se abra.
Si no se encuentra en la lista Libros recientes pero sabemos que está dentro de

alguna de las carpetas que aparecen en la zona Lugares recientes pulsamos en
dicha carpeta y se abre el cuadro de diálogo Abrir para que seleccionemos el archi-
vo deseado. Una vez hecho, bastará con pulsar el botón Abrir de dicho cuadro o
realizar doble clic sobre el archivo.
Cuando tengamos un libro guardado en nuestro ordenador que no aparezca en

ninguna de las dos listas y deseemos seguir trabajando con él, podemos recuperarlo
si pulsamos la opción Abrir de la vista Backstage.
Pág. 36
Aparecerá un cuadro de diálogo similar al que se muestra cuando guardamos un

archivo por primera vez. Debemos explorar la lista de carpetas hasta localizar el ar-
chivo. Una vez localizado, hacemos clic en él y, a continuación, pulsamos el botón
Abrir, también lo podemos abrir haciendo un doble clic.
Cerrar un libro
Cuando ya no deseemos seguir trabajando con un libro, lo podemos cerrar hacien-
do clic sobre el botón Cerrar ventana o accediendo a la vista Backstage y
escogiendo la opción Cerrar.
Si anteriormente no lo habíamos guardado o estando guardado, hemos modifica-

do su contenido, Excel preguntará si deseamos guardarlo. Si apretamos el botón
Guardar, aparecerá el cuadro de diálogo para guardarlo en el caso de que fuera un
archivo no guardado anteriormente o guardará los cambios realizados, en el caso
de tratarse de un archivo que ya hubiese sido guardado. Si pulsamos el botón No
guardar, Excel cerrará el libro sin guardar ningún cambio.
Con la opción Cancelar o pulsando el botón Cerrar con forma de aspa volvemos
a la situación en que nos encontrábamos antes de elegir Cerrar.
Salvaguarda automática
Seguro que alguna vez le ha pasado que, al estar trabajando con un libro, ha sufrido
un bloqueo del ordenador, un fallo en la red eléctrica o, simplemente no ha guar-
Pág. 37
dado por error el libro, siendo éste importante para usted. Pues bien, Excel incor-
pora una herramienta que permite la recuperación de estos libros supuestamente
perdidos para siempre. Para acceder a ella, pulsamos la ficha Reciente de la vista
Backstage.
Hacemos clic en el botón Recupere libros no guardados situado debajo del área
Lugares recientes.
Se abre el cuadro de diálogo Abrir donde aparece un listado con los archivos que
se han cerrado sin guardar.
Recuperarlos es tan sencillo como hacer doble clic sobre ellos o seleccionarlos y
pulsar el botón Abrir.
El objetivo de esta herramienta es posible gracias a que Excel realiza una función
de autoguardado cada 10 minutos con lo cual, todos aquellos archivos que ha-
yan estado abiertos, al menos durante ese tiempo, tendrán una salva disponible si
se interrumpen bruscamente. El tiempo establecido por defecto, así como la pro-
pia función de autoguardado se pueden modificar. Para ello, accedemos a la vista
Backstage y pulsamos el botón Opciones.
Pág. 38
Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Dentro de él, pulsamos la ficha

Guardar.
En el área Guardar libros establecemos si queremos o no que la función Autorre-

cuperación esté activa, pulsando la casilla de verificación correspondiente. En el
caso de que así sea, podemos indicar cada cuántos minutos debe realizarse.
A no ser que 10 minutos de nuestro trabajo suponga una pérdida muy elevada de
tiempo no es recomendable bajar mucho de esta cifra, puesto que si no estaremos
saturando innecesariamente los recursos de nuestro equipo.
Varios libros
Otra de las características de Excel, es que podemos tener varios libros abiertos a
la vez. Pasar de uno a otro es muy sencillo. Si tenemos varios libros de Excel, Win-
dows los muestra separados en la barra de Tareas.
Pág. 39
Si no hay espacio suficiente para todos, los agrupa en un único botón. Al hacer clic
sobre él veremos sus nombres, pudiendo elegir el que interese.
También podemos ver los libros que estén abiertos, pinchando en el botón Cam-
biar ventanas del grupo Ventana de la ficha Vista en la Cinta de opciones.
Uso de la vista Preliminar

La Vista Preliminar permite tener una visión exacta de cómo va a quedar el libro
antes de realizar su impresión. Para activarla, accedemos a la vista Backstage y
pulsamos la ficha Imprimir.
La vista Backstage se divide en dos paneles, el más grande de ellos, el de la derecha,

muestra la Vista preliminar del libro. En la parte inferior izquierda de la vista
encontramos los botones de desplazamiento que permiten pasar de una página a
otra en el caso de que nuestro libro tenga más de una página.
En la zona inferior derecha se sitúan los siguientes botones:
- Mostrar márgenes : al pinchar sobre él, aparece sobre la Vista preliminar

distintas líneas que representan los márgenes de la página. Podemos variarlos pin-
chando y arrastrando directamente sobre dichas líneas.
- Toda la página : es la opción proporcionada por Excel por defecto. Muestra

cada página de la hoja de cálculo a tamaño completo para que podamos ver su com-
posición antes imprimir el libro.
Pág. 40
Imprimir un libro
Cuando creamos un libro, podremos enviarlo por correo electrónico o imprimirlo
en papel, entre otras muchas cosas. Para imprimir un libro, hacemos clic en el bo-
tón Archivo y nos desplazamos hasta la ficha Imprimir, para, a continuación,
presionar el botón Imprimir.
El resto de opciones de impresión las veremos con más detalle en la lección dedica-
da a ello. De momento, si hacemos clic en el botón Imprimir, se imprimirá el libro
en su totalidad.
Pág. 41
Excel 2010
TEMA 4: CELDAS, RANGOS Y HOJAS
0401 Libros, hojas de cálculo y celdas

0402 Tipos de datos: Números
0403 Tipos de datos: Fechas
0404 Tipos de datos: Textos
0405 Excepciones a los datos
0406 Cómo movernos
0407 Rangos de celdas y selección
0408 Introducir datos
0409 Mover o copiar hojas de cálculo
0410 Dividir hojas de cálculo
0411 Visualizar varias hojas del mismo libro
CELDAS, RANGOS Y HOJAS EXCEL 2010
Libros, hojas de cálculo

y celdas
Los archivos que genera Excel se denominan libros de trabajo. Un libro de trabajo
está compuesto por hojas de cálculo. Inicialmente un libro contiene 3 hojas, aun-
que podemos aumentar o disminuir el número de hojas, según nuestras necesidades.
Únicamente es posible visualizar una sola hoja de cálculo en la pantalla al mismo

tiempo. La hoja que estamos visualizando en un momento determinado se deno-
mina hoja activa. Cada hoja de cálculo se identifica por un nombre por defecto:
hoja 1, hoja 2, y, así, sucesivamente. Este nombre es visible en unas pestañas que se
encuentran situadas en la parte inferior de la hoja de cálculo. La pestaña de la hoja
activa aparece resaltada en color blanco, si es que no hemos cambiado la configu-
ración de colores de las pestañas, como veremos más adelante.
Para cambiar la hoja de cálculo activa, es decir, para trabajar en otra hoja, basta con
pulsar sobre la pestaña de la hoja que queramos activar. Cada hoja de cálculo está
organizada en Filas y Columnas. Cada intersección entre una fila y una columna
es una Celda. Las filas están apiladas de forma horizontal y se identifican median-
te números comprendidos entre 1 y 1.048.576. Las columnas están dispuestas
verticalmente y se identifican mediante letras o combinaciones de letras com-
prendidas entre A y XFD. Una hoja de cálculo posee 1.048.576 filas y 16.384
columnas. El nombre de las filas aparece a la izquierda y el de las columnas se
encuentra en la parte superior. A estos sectores les llamaremos Encabezamientos.
Pág. 44
EXCEL 2010 CELDAS, RANGOS Y HOJAS
Las celdas son la parte más importante de las hojas de cálculo, ya que es en ellas
donde almacenamos la información. Una celda se identifica mediante las coor-
denadas que se obtienen a partir de su fila y su columna en la que se encuentra.
De esta manera, podemos llamar a las celdas por sus coordenadas o mediante un
nombre que les asignemos. Si llamamos a una celda por sus coordenadas, encontra-
remos nombres como D10, esto significa que la celda se encuentra en la columna
D y la fila 10. De cómo asignar nombres a las celdas hablaremos más adelante.
En la barra de fórmulas encontramos el Cuadro de nombres, donde podemos ver el

nombre de la celda seleccionada. El contenido de las celdas se visualiza en el cuadro
de contenido de la misma barra y, por supuesto, dentro de la propia celda. Las celdas
que contengan fórmulas sólo mostrarán el resultado de las mismas y para poder ver la
fórmula, tendremos que hacerlo en el cuadro de contenido de la barra de Fórmulas.
Si la fórmula o el contenido de la celda es demasiado largo, Excel permite agrandar

el espacio de la barra de fórmulas. Para ello, pincharemos en el botón Expandir ba-
rra de fórmulas que se encuentra al final de la misma.
Pág. 45
Tipos de datos: Números

Excel admite varios tipos de datos, principalmente Textos, Números y Fechas,
aunque éstas últimas son tratadas como números.
Los datos numéricos se componen de los dígitos del 0 al 9 y de los símbolos + o -,

para indicar el signo del número. Además, los números siempre quedan alineados a
la derecha de las celdas una vez introducidos.
Debemos tener claro que el separador de decimales es la coma y el de millares el

punto. Aunque esta configuración puede variar según los países.
También es importante que sepamos que la tecla con el punto, situada en el teclado
numérico, es para Excel, la coma decimal.
Tipos de datos: Fechas

Las fechas en Excel tienen un tratamiento especial. Quedan alineadas a la derecha,
igual que los números y además se puede operar con ellas. Existen muchos forma-
tos diferentes para las fechas, pero lo más destacable es que basta con introducir
determinadas combinaciones para que el programa interprete que los datos son
fechas y no números o textos.
Generalmente, los números separados por guiones, barras o dos puntos son tradu-
cidos a datos tipo fecha.
Pág. 46
Tipos de datos: Textos

Los textos en Excel no tienen un formato concreto. Cuando introducimos un tex-
to, por defecto se alineará a la izquierda de las celdas. Cuando un texto excede el
ancho de la celda donde lo insertamos, veremos cómo lo rebasa y se visualiza en las
celdas contiguas. En realidad el texto no se ha introducido en las celdas de al lado,
sigue en su celda pero lo vemos encima de las demás.
Para comprobarlo, basta con colocarnos en estas celdas y observaremos en el cua-

dro de contenido que están vacías. También lo comprobaremos si escribimos en las
celdas de al lado.
Si queremos verlo exclusivamente dentro de su celda, debemos ampliar el ancho de

la columna. Pinchamos entre los encabezados de columna que corresponden con el
borde final y arrastramos hasta que ocupe el ancho deseado.
Podremos hacer que la columna se ajuste exactamente al tamaño del contenido

haciendo doble clic en la misma zona, entre los dos encabezados de columna.
Si deseamos escribir en más de una línea de texto dentro de una celda, tendremos
un problema ya que si apretamos la tecla Enter, como en un procesador de textos,
el cursor saltará a la celda inmediatamente inferior.
Un truco: para crear más líneas de texto dentro de una celda, pulsamos Enter
mientras mantenemos apretada la tecla Alt.
Pág. 47
Excepciones a los datos

Puede suceder que, ocasionalmente, necesitemos tratar algún tipo de dato como si
fuera de otro tipo. Así, si queremos que un número o una fecha sean tratados como
un texto, para evitar que Excel realice cálculos con él, debemos introducirlos pre-
cedidos de un Apóstrofo o, cuando aprendamos a hacerlo, le indicaremos a Excel
que tienen formato de texto.
También debemos saber que existen datos que tienen un tipo confuso. Por ejemplo:
los números de teléfono, códigos postales y, en general, cualquier número de serie o
de identificación. Aunque son datos que están compuestos de caracteres numéricos,
en realidad son textos, ya que nunca podremos hacer cálculos matemáticos con ellos.
Cómo movernos
Cuando estamos situados en una celda y queremos desplazarnos a la celda inme-
diatamente inferior, basta con pulsar la tecla Enter o Intro. También podemos
usar la tecla Flecha abajo de los cursores del teclado para movernos hacia abajo y
Flecha arriba para hacerlo a las celdas situadas encima.
Si queremos movernos lateralmente por la hoja de cálculo, usaremos las teclas

Flecha Izquierda y Flecha derecha del teclado.
Para movernos hacia la derecha también usaremos la tecla Tabulación y la

combinación de teclas May + Tabulación si queremos desplazarnos hacia la izquierda.
En una hoja de cálculo muy extensa puede ser útil que localicemos las celdas extre-
mas de la hoja. La combinación de teclas Control + Inicio, sitúa el cursor en la
primera celda de la hoja del cálculo.
Pág. 48
Mientras que la combinación Control + Fin, mueve el cursor a la última celda de

la hoja de cálculo actual.
Las teclas Avanzar página y Retroceder página mueven, respectivamente, hacia

abajo o hacia arriba toda la hoja de cálculo el tamaño de una ventana.
Y las combinaciones de texclas Alt + AvPag y Alt + RePág , hacen lo

mismo que lo anterior sólo que la hoja de cálculo se desplaza en horizontal hacia la
derecha o izquierda, respectivamente.
Rangos de celdas y selección

Un rango es un conjunto de celdas, continuo o discontinuo, al que se hace referen-
cia o se selecciona en una hoja de cálculo. Una porción de celdas de una columna
es un Rango de columna y para seleccionarlo basta con que pinchemos en la
primera celda del rango y arrastremos, hacia arriba o hacia abajo, hasta la última
celda que incluyamos en él.
Una sección de celdas de una misma fila es un Rango de fila y se selecciona de

la misma manera: pinchamos en la primera celda del rango y, sin soltar el ratón,
arrastramos horizontalmente hasta la última.
Un Rango rectangular o Matriz, es un conjunto de celdas que forman un rectán-

gulo. Para seleccionarlo, pinchamos en la primera esquina del rango y arrastramos
hasta la celda de la esquina opuesta.
Pág. 49
Con Excel es posible seleccionar rangos discontinuos con independencia de la forma

que tengan. Efectuamos una selección y, a continuación otra, pero con la tecla Control
presionada en nuestro teclado. Así podremos añadir todos los rangos que deseemos.
Seleccionar una columna o una fila completas es muy fácil: sólo tenemos que ha-
cer clic, respectivamente, en el título de la columna o de la fila. Y para seleccionar
una hoja de cálculo completa, hacemos clic en la intersección de los títulos de fila
con los de columna.
Introducir datos
Para introducir un dato dentro de una celda, seleccionamos una celda haciendo clic
sobre ella y tecleamos un dato y para aceptarlo, pulsamos el botón Introducir de
la barra de Fórmulas.
Otra manera muy sencilla de aceptar un dato es pulsando la tecla Enter o, simple-
mente, cambiando de celda después de haberlo tecleado.
Si después de escribir un dato, finalmente no lo necesitamos o no es correcto, bas-

tará con situarnos en la celda y pulsar la tecla Suprimir. Observamos como el
dato ya no se visualiza en la celda. También podemos hacerlo pulsando el botón
Cancelar con forma de aspa de la barra de Fórmulas.
Pág. 50
Si queremos que todo un rango de celdas tenga el mismo contenido, seleccionamos

el rango, escribimos el dato en la primera celda y pulsamos la combinación de te-
clas Control + Enter.
Mover o copiar hojas

de cálculo
Podremos mover o copiar hojas de cálculo completas, dentro del mismo libro o de
un libro a otro, siempre y cuando estén abiertos. Para ello, seleccionaremos la hoja
que queremos copiar o mover, hacemos clic en su pestaña con el botón derecho del
ratón y seleccionamos la opción Mover o copiar…
En el cuadro de diálogo que se abre, podemos seleccionar el libro, donde queremos

copiar la hoja, desplegando la lista Al libro.
Pág. 51
En esta lista aparecerán todos los libros que estén abiertos, la opción Nuevo libro
creará un nuevo archivo para pegar la hoja. También podemos seleccionar la ubica-
ción de la copia en la sección Antes de la hoja.
Si activamos la casilla de verificación Crear una copia, la hoja se duplicará y

aparecerá tanto en su ubicación original como en la que acabamos de elegir. Si no
activamos esta casilla, la hoja se moverá de lugar.
Dividir hojas de cálculo

En ocasiones tendremos que trabajar con hojas de cálculo formadas por listas de
datos de gran tamaño. Al desplazarnos vertical u horizontalmente por estas hojas
es común que perdamos de vista las cabeceras de los datos, lo cual puede originar
lecturas erróneas de los datos de la misma.
Excel permite dividir la hoja en varios paneles y fijar éstos para que permanezcan
siempre visibles.
Para crear una división horizontal, pinchamos y arrastramos sobre la hoja de cál-
culo la pequeña barra horizontal que se encuentra en el lado superior de la barra de
desplazamiento vertical hasta la posición deseada. Para crear un división vertical,
haremos lo mismo, pero en este caso, con la pequeña barra vertical situada al final
de la barra de desplazamiento horizontal.
Eliminar las divisiones es tan sencillo como hacer doble clic sobre ellas.
Pág. 52
Si pulsamos el botón Dividir del grupo Ventana de la ficha Vista, vemos cómo
Excel divide, a partir de la celda seleccionada, la hoja de cálculo de forma automá-
tica, tanto vertical como horizontalmente. Ahora tan sólo tendremos que pinchar
y arrastrar las divisiones hasta las posiciones deseadas.
Para mantener fijas dichas divisiones, desplegamos el botón Inmovilizar del grupo
Ventana y pulsamos la orden Inmovilizar paneles. Al desplazarnos ahora por la hoja
de cálculo observamos que permanecen siempre visibles las cabeceras de los datos.
Este botón también contiene las opciones de inmovilizar directamente la primera

fila o columna de la hoja de cálculo si esto se ajusta a nuestras necesidades.
Para retornar a la configuración original de la hoja, elegiremos en esta ocasión la

opción Movilizar paneles del botón desplegable Inmovilizar y, a continuación,
borraremos las divisiones del modo que ya sabemos o desactivamos el botón Divi-
dir del grupo Ventana.
Pág. 53
Visualizar varias hojas

del mismo libro
Supongamos que debemos contrastar datos contenidos en dos hojas de cálculo dis-
tintas del mismo libro. Sería un proceso arduo ir pinchando repetidas veces sobre
las pestañas de dichas hojas.
Excel permite ver varias hojas de un mismo libro a la vez. Para ello, nos colocamos
en la primera de las hojas y pulsamos el botón Nueva ventana del grupo Ventana
de la ficha Vista. Observamos en la barra de Tareas cómo aparecen dos iconos
representando al mismo libro de trabajo, el primero con el número uno al final del
nombre y el siguiente, con el dos.
Para poder ver ambas ventanas del libro a la vez, pulsamos el botón Organizar
todo del grupo Ventana y elegimos la forma de distribución que deseemos en el
cuadro de diálogo que se abre.
Ahora, contrastar los datos de ambas hojas es más sencillo y eficaz.
Si la labor excede el tiempo de la sesión de trabajo, Excel permite guardar la dispo-

sición actual para usarla más adelante. Para ello, pulsamos el botón Guardar área
de trabajo del grupo Ventana. Se abre el cuadro de diálogo homónimo donde tan
sólo tendremos que dar nombre a nuestra disposición. Más adelante, podremos
abrirla como si de un libro normal de Excel se tratase.
Pág. 54
Excel 2010
TEMA 5: FORMATOS
0501 Definir tipo de datos de una celda

0502 Grupo Número de la ficha Inicio
0503 Alineación del contenido de una celda
0504 Combinar celdas
0505 Formato de fuente
0506 Paleta de herramientas Formato
0507 Bordes y tramas
0508 Formato de filas y columnas
0509 Formato de hoja
FORMATOS EXCEL 2010
Definir tipo de datos

de una celda
Podemos definir el tipo de datos que contendrá una celda antes o después de in-
troducir los datos. Para ello, debemos seleccionar la celda o rango de celdas y abrir
el cuadro de diálogo Formato de celdas, pulsando el botón Formato del grupo
Celdas de la ficha Inicio, y escogiendo la opción Formato de celdas.
El cuadro de diálogo Formato de celdas está formado por varias fichas. En la ficha
Número podemos aplicar doce tipos diferentes de formato que pueden adquirir los
datos contenidos en la celda o rango seleccionados.
- El tipo predeterminado es General. Bajo este formato los textos se alinean a la

izquierda de la celda y los números a la derecha. Este tipo no tiene un formato espe-
cífico de número, por ello en la mayoría de los casos, los números se mostrarán tal y
como se escriben, siempre y cuando su tamaño no sea demasiado grande y no con-
Pág. 56
EXCEL 2010 FORMATOS
tengan muchos decimales. Si el número es muy grande, se representará en notación

científica. Los números que contengan decimales se redondean automáticamente.
- El siguiente tipo de datos es Número, al aplicar este formato, podemos seleccio-

nar el número de decimales que queremos mostrar, si queremos que aparezca au-
tomáticamente el separador de miles o cómo mostrar los números negativos. Para
aumentar o disminuir el número de decimales también disponemos de botones
dentro del grupo Número de la ficha Inicio.
- En el tipo Moneda podemos elegir el símbolo de moneda que queremos que

acompañe a nuestros valores monetarios. También podemos seleccionar el número
de decimales y el aspecto que tomarán los números negativos.
Este tipo de formato se aplica cuando queremos operar con cifras acompañadas de
un símbolo de moneda. Si insertáramos el símbolo de moneda a continuación de la
cifra, ésta se convertiría en texto y no podríamos operar con ella. Esta regla única-
mente no se cumple con el símbolo del Euro ya que, en este caso, Excel convierte
el contenido de la celda a formato moneda automáticamente.
- El tipo Contabilidad es similar al formato de moneda con la diferencia que éste

alinea los símbolos de moneda y las comas de los decimales en una columna. Esta
diferencia sólo podrá apreciarse en los casos en que el símbolo de moneda aparezca
delante de la cantidad.
Pág. 57
FORMATOS EXCEL 2010
- Los tipos Fecha y Hora permiten introducir valores de fecha y hora y escoger
entre distintas representaciones.
- Para el tipo Porcentaje podemos elegir el número de decimales que queremos que
se muestren en la celda. El tipo porcentaje multiplica el contenido de la celda por
100 e incluye el símbolo del porcentaje (%) a la derecha del número.
- Debemos aplicar el tipo Fracción cuando queramos representar un número frac-

cionario. Tenemos varios formatos de fracción entre los que poder elegir. Por ejem-
plo, si queremos que Excel reconozca 1/5 como número quebrado en lugar de
convertirlo en fecha, o que el resultado de una división aparezca como una fracción
en lugar de con números decimales.
- El tipo Científica muestra los números con este tipo de notación.
- Al aplicar el tipo Texto logramos que Excel reconozca y trate como texto el con-
tenido de la celda aún cuando dentro de la misma se encuentre un número, el con-
tenido de la celda se mostrará tal cual se haya escrito. Este mismo efecto también
podemos conseguirlo escribiendo una comilla simple delante del número.
- El tipo Especial engloba distintos formatos característicos que podemos aplicar

al contenido de la celda, como por ejemplo el formato de número de teléfono que
escribe el prefijo entre paréntesis automáticamente.
Pág. 58
EXCEL 2010 FORMATOS
Grupo Número de la
ficha Inicio
Otro modo muy sencillo de definir los tipos de datos que contendrán las celdas es
hacer uso de los comandos que componen el grupo Número de la ficha Inicio.
Desde la lista Formato de número, podemos elegir entre todos los estudiados
anteriormente haciendo clic sobre su nombre.
El botón desplegable Formato de número de contabilidad nos permite elegir

entre distintos símbolos de moneda para acompañar a nuestros datos monetarios.
También podemos aplicar estilo porcentual y de millares a nuestros valores numé-

ricos pulsando sobre los botones con ese nombre.
Para finalizar, decir que es posible añadir o sustraer decimales a los valores numéri-
cos pulsando los botones Aumentar o Disminuir decimales respectivamente. Al
disminuir decimales, Excel redondeará los valores.
Pág. 59
FORMATOS EXCEL 2010
Por último, si pulsamos sobre el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Nú-
mero, accederemos al cuadro de diálogo Formato de celdas que ya conocemos.
Alineación del contenido

de una celda
Ya sabemos que cada tipo de dato en una hoja de cálculo, mantiene una alineación
por defecto: los textos a la izquierda y el resto de datos alineados a la derecha. Pero
en muchas ocasiones necesitaremos otro tipo de alineación en función del diseño
de la hoja o la distribución de los datos. La forma más sencilla de alinear la infor-
mación es mediante los iconos del grupo Alineación de la ficha Inicio.
Primero seleccionamos las celdas que queramos alinear (recordemos que para
añadir rangos discontinuos es necesario mantener pulsada la tecla Control y se-
leccionar las celdas o rangos a añadir). Después podríamos alinearlo a la izquierda
con el botón Alinear a la izquierda o, para centrar la selección, bastará con
pulsar el botón Centrar . Si es preciso, podremos cambiar la distancia entre el
borde izquierdo de la celda y el texto, pulsando los botones Aumentar o Dismi-
nuir sangría .
Desde el botón desplegable Orientación es posible inclinar las celdas entre las
distintas opciones que Excel ofrece.
Para decidir la posición vertical del contenido de las celdas respecto de ellas, usamos
los botones de Alineación vertical que se encuentran la parte superior del grupo
Pág. 60
EXCEL 2010 FORMATOS
Alineación. De este modo, podremos decidir si el contenido se alineará respecto

del borde superior, se centrará en la celda o se alineará respecto del borde inferior.
Todas las herramientas anteriores se encuentran también en el cuadro de diálogo

Formato de celdas dentro de la pestaña Alineación. Existen dos formas distintas
para acceder a dicho cuadro: bien pinchando con el botón derecho del ratón sobre
cualquier celda y eligiendo Formato de celdas, bien pinchando en el Iniciador de
cuadros de diálogo del grupo Alineación de la ficha Inicio.
Desde este cuadro accedemos también a algunas opciones que no teníamos en el

grupo. Cabe mencionar la opción Justificar dentro de la listas desplegables Hori-
zontal y Vertical, que distribuye el contenido de la celda a lo ancho y a lo largo de
la misma, respectivamente, alineándolo a la izquierda. Otra opción sería Distri-
buido, que es similar a la anterior, sólo que no alinea el contenido a la izquierda.
Combinar celdas
En muchas ocasiones encontraremos que los datos no caben en una sola celda y
que, además, no podemos cambiar el ancho de la columna para que entren. La solu-
Pág. 61
FORMATOS EXCEL 2010
ción es combinar las celdas que sean necesarias, esto es similar a unir varias celdas
en una sola. Para combinar celdas, Excel cuenta con el botón desplegable Com-
binar y centrar situado en el grupo Alineación de la ficha Inicio. Al pinchar
sobre la flecha que lo acompaña encontramos distintas opciones de combinación.
Veamos cada una de ellas:
- Combinar y centrar: la selección previa de celdas se convierte en una sola y

además, el contenido aparece centrado en ella.
- Combinar horizontalmente: en este caso, Excel combina fila a fila el conteni-

do de la selección y deja la alineación predeterminada a la izquierda.
- Combinar celdas: en este caso aparece un mensaje indicando que al combinar

varias celdas, sólo se conserva el texto de la primera del rango. Al aceptar el aviso,
vemos que Excel combina todas las celdas en una, pero borra parte del texto. Este
mensaje aparece siempre que combinemos distintas celdas organizadas en filas, a
no ser que seleccionemos la opción Combinar horizontalmente.
- Para eliminar la combinación realizada sobre las celdas, basta con seleccionar la
deseada y elegir la opción Separar celdas.
Desde la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas, existe una
opción parecida a lo anterior, se trata del comando Centrar en la selección que
se encuentra en la lista desplegable Horizontal. La diferencia con Combinar y
Pág. 62
EXCEL 2010 FORMATOS
centrar radica en que la primera no elimina el contenido de las demás celdas, que
por otro lado, siguen estando presentes en la hoja de cálculo.
La zona Control de texto del mismo cuadro, contiene dos comandos también
interesantes en el caso de que el texto no entre en una celda.
La opción Ajustar texto, deja la columna igual de ancha pero reparte el texto en
varios renglones dentro de las celdas. Reducir hasta ajustar, encoge el tamaño de
las fuentes hasta que el contenido entre completamente.
También podemos ajustar texto desde el botón con el mismo nombre en el grupo
Alineación.
Formato de fuente
Para mejorar el aspecto de una hoja de cálculo, también podemos modificar las
fuentes. Podemos hacerlo utilizando el grupo Fuente de la ficha Inicio. Primero
tenemos que seleccionar las celdas que deseamos cambiar.
Para cambiar el tipo de fuente, basta con que despleguemos la lista Fuente y esco-
jamos la que vayamos a utilizar.
En la lista Tamaño de fuente escogemos el cuerpo de la fuente. Usando los boto-

nes Aumentar y Disminuir tamaño de fuente también variamos el cuerpo de
la fuente.
Si queremos cambiar su estilo, usamos los botones Negrita, Cursiva o Subraya-

do. Este último viene acompañado de una flecha que al pulsar sobre ella, muestra
los distintos tipos de subrayado que podemos usar.
Pág. 63
FORMATOS EXCEL 2010
Para cambiar el color de las fuentes, hacemos clic en la flechita del botón Color
de fuente y escogemos el que queramos. Si no es suficiente con las muestras pre-
definidas podemos pinchar sobre la opción Más colores que abrirá el cuadro de
diálogo Colores en el que encontramos a través de sus dos pestañas infinidad de
muestras entre las que elegir.
También es posible realizar estas operaciones a través del cuadro de diálogo For-
mato de celdas. Seleccionamos las celdas y pulsamos el Iniciador de cuadros
de diálogo del grupo Fuente. En el cuadro de diálogo que se abre pinchamos la
pestaña Fuente. Podremos escoger la fuente, su estilo, tamaño y su color.
En la lista Subrayado elegimos el estilo de guión para cuando usemos subrayados

y también podremos escoger algunos efectos. Para efectuar los cambios, apretamos
el botón Aceptar.
Pág. 64
EXCEL 2010 FORMATOS
Paleta de herramientas
Formato
Cuando pinchamos con el botón derecho del ratón sobre una celda o rango de cel-
das, observamos que además del menú contextual aparece una pequeña barra de
herramientas. Esta barra recibe el nombre de Paleta de herramientas formato, e
incluye las opciones de formato más comunes que podemos aplicar al contenido de
las celdas. En la imagen podemos comprobar los comandos que la forman.
Bordes y tramas
Debemos saber que, por defecto, las líneas de la cuadrícula de las hojas de cálculo
no se imprimen. Normalmente usaremos bordes y sombreados para definir o resal-
tar las áreas que deseemos.
Para hacerlo, efectuamos una selección, hacemos clic con el botón derecho del ratón
y seleccionamos la opción Formato de celdas. Hacemos clic en la pestaña Bordes.
Elegimos el tipo de línea que queremos utilizar en la lista Estilo y cuál será su color
en la lista Color. A continuación, usamos los botones de las secciones Preestable-
cidos y Borde, para añadir contornos a la selección.
Con los mismos botones o simplemente pinchando sobre los bordes, podremos
eliminar los que sobren.
Pág. 65
FORMATOS EXCEL 2010
Si queremos rellenar el fondo de las celdas seleccionadas, pinchamos en la pestaña Re-

lleno. Aquí podremos escoger el color y, si queremos, un diseño de trama geométrica.
Pág. 66
EXCEL 2010 FORMATOS
Estas operaciones se pueden realizar desde el grupo Fuente. Desplegando el bo-

tón Bordes , podremos escoger el que precisemos y con el botón Color de
relleno , el color de fondo de la selección.
Al desplegar el botón Bordes también tenemos la opción de dibujar éstos. Lo pri-

mero que debemos elegir es el Estilo de línea que tendrá el contorno y su color.
Vemos que el puntero del ratón se transforma en un lápiz. Al pinchar y arrastrar

éste sobre las celdas, dibujaremos el contorno elegido. Si pulsamos sobre la opción
Dibujar cuadrícula de borde, dibujaremos tanto el contorno como los bordes
interiores de las celdas. Para eliminar los bordes dibujados, usaremos el comando
Borrar borde. Ahora el puntero del ratón se transforma en un borrador que al
pinchar y arrastrar sobre las celdas, hará desaparecer el contorno de éstas.
Si desplegamos el botón Estilos de celda del grupo Estilos de la ficha Inicio,

vemos que Excel cuenta con distintos formatos de bordes y rellenos predetermi-
nados que podremos aplicar a nuestras celdas con sólo pulsar sobre ellos.
Formato de filas y columnas

Ya hemos visto que a veces es necesario ajustar el tamaño de filas o columnas para
mejorar el aspecto de las hojas de cálculo.
Pág. 67
FORMATOS EXCEL 2010
La altura de las filas varía automáticamente con el tamaño de la fuente empleada

por lo que rara vez tendremos que modificarlo. Sin embargo la anchura de las co-
lumnas no aumenta con el contenido, por lo que deberemos realizar ajustes.
Primero seleccionamos una celda de la columna que vamos a ensanchar y desplega-

mos el botón Formato del grupo Celdas.
Autoajustar ancho de columna y autoajustar alto de fila, produce el mismo

efecto que hacer doble clic entre los títulos de las columnas o de las filas para adoptar
el ancho o alto al texto más largo contenido en la columna o fila, respectivamente.
Hacemos clic en la opción Ancho de columna. En el cuadro que se abre, anota-

mos el ancho que necesite la columna y aceptamos.
Pág. 68
EXCEL 2010 FORMATOS
De esta manera, también podemos cambiar las filas, seleccionamos una celda de la
fila a cambiar, desplegamos el botón Formato y, escogemos Alto de fila. Ahora,
escribimos el alto de la fila y aceptamos para ver el resultado.
A veces resulta muy interesante que ocultemos los datos contenidos en una fila o
columna. Primero situamos el cursor en una celda de la fila o columna que quera-
mos ocultar. A continuación, desplegamos el botón Formato y situamos el cursor
en la opción Ocultar y mostrar.
Finalmente, elegimos Ocultar filas o columnas, según lo que deseemos ocultar, y

vemos cómo ha desaparecido el elemento indicado.
Si queremos volver a mostrarla, seleccionamos varias de las celdas que rodeen a la

fila o columna oculta, desplegamos el botón Formato y, en la opción Ocultar y
mostrar, hacemos clic en Mostrar filas o Mostrar columnas.
La opción Ancho predeterminado, permite modificar el ancho estándar de todas

las columnas de la hoja.
Formato de hoja
Ya sabemos que Excel nombra las hojas de cálculo como Hoja 1, Hoja 2 y así
sucesivamente, pero podremos renombrarlas de la forma que deseemos.
Para cambiar el nombre de las hojas. Nos situamos en la hoja correspondiente, des-
plegamos el botón Formato del grupo Celdas y dentro de la sección Organizar
hojas, seleccionamos la opción Cambiar el nombre de la hoja.
Observamos que el nombre de la pestaña aparece sombreado, si escribimos un

nuevo nombre, se sobrescribirá.
También se puede hacer con el menú contextual. Pinchamos en una pestaña con el
botón derecho del ratón y escogemos la opción Cambiar nombre.
Una vez más podremos sobrescribir el que queramos.
Pág. 69
FORMATOS EXCEL 2010
En Excel tenemos la posibilidad de asignar un color distinto a cada pestaña. Para

hacerlo, activamos la hoja correspondiente, desplegamos el botón Formato y, en
la sección Organizar hojas, nos posicionamos en Color de etiqueta. Pinchamos
en un color y cuando cambiemos de hoja veremos el resultado.
También podemos hacerlo con el menú contextual. Hacemos clic con el botón
derecho del ratón sobre la pestaña y seleccionamos la opción Color de etiqueta.
Aplicamos el color deseado.
También es posible colocar una imagen como fondo de una hoja de cálculo. Para
ello, nos situamos en la ficha Diseño de página y pulsamos en el botón Fondo
del grupo Configurar página.
Se abrirá un cuadro de diálogo donde localizar el archivo que contiene la imagen

para el fondo. Exploramos la lista Buscar en, hasta encontrar el archivo.
Una vez encontrada, aceptamos el cuadro y veremos el resultado. Para quitar la

imagen y dejar el fondo en blanco, pulsamos sobre el mismo botón ya que ahora se
ha convertido en Eliminar fondo.
También tenemos la posibilidad de ocultar las hojas de cálculo. Si queremos hacer-

lo, activamos la hoja, desplegamos el botón Formato y, en Ocultar y mostrar,
seleccionamos la opción Ocultar hoja.
Pág. 70
EXCEL 2010 FORMATOS
Para volver a ver las hojas ocultas, seleccionamos la opción Mostrar hoja del sub-
menú anterior y aparecerá un cuadro con el nombre de las hojas ocultas del libro,
seleccionamos la que deseamos visualizar y pulsamos el botón Aceptar.
Para ocultar o mostrar libros enteros, usamos los botones con ese nombre del grupo
Ventana de la ficha Vista.
Pág. 71
Excel 2010
TEMA 6: OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS
0601 Editar una celda

0602 Copiar y Pegar
0603 Mover (Cortar y Pegar)
0604 Copiar y Mover arrastrando
0605 Características de la herramienta Autorrelleno
0606 Relleno automático de fórmulas y funciones
0607 Opciones de pegado
0608 Pegado inteligente
0609 Pegado especial
0610 Copiar formato
0611 Deshacer y Rehacer
0612 Listas personalizadas
0613 Comentarios
0614 Nombrar celdas y rangos
0615 Trabajar con nombres de celda y rangos
OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS EXCEL 2010
Editar una celda

Hemos visto en temas anteriores como formatear el contenido de las celdas. El
problema es que dichos formatos se aplican siempre a la celda en su totalidad. ¿Y si
queremos por ejemplo que el texto contenido en una celda sólo posea una palabra
en Negrita? para resolver problemas cómo éste, debemos editar la celda y pode-
mos hacerlo de tres formas diferentes:
- Pulsando la tecla F2.
- Haciendo doble clic sobre la celda.
- Pinchando directamente en la barra de fórmulas.
Ahora, podremos seleccionar y modificar sólo parte del contenido de una celda, si
es ese nuestro deseo.
Copiar y pegar
En Excel existen varias formas de copiar y pegar celdas y rangos de celdas. Vamos
a ver primero las comunes a todo Office.
Para poder copiar una celda, primero debe estar seleccionada. Después tenemos
tres opciones:
- Podemos activar el menú contextual de la celda y seleccionar la opción Copiar.

Al copiar la celda, ésta aparecerá recuadrada con una línea punteada intermitente.
- Podemos pulsar el botón Copiar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio.
- También podemos pulsar la combinación de teclas Control + C.
Pág. 74
EXCEL 2010 OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS
Cuando copiamos una celda hacemos un duplicado del contenido de la celda en una
zona de memoria denominada Portapapeles, del funcionamiento del portapapeles
hablaremos más adelante.
Este duplicado estará disponible para pegarlo en otra celda que puede estar situada
en la misma hoja, en otra distinta del mismo libro o incluso en otro libro distinto.
Para pegar este duplicado en la celda de destino, primero debemos seleccionar dicha
celda y, a continuación, volvemos a tener varias opciones:
- Presionar el botón Pegar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio.
- Pulsar la combinación de teclas Control + V, o la tecla INTRO.
La diferencia entre estos dos últimos métodos es que pulsando Control + V, po-
demos volver a pegar el mismo contenido en otras celdas, y con la tecla INTRO,
habrá finalizado la operación.
Pág. 75
Abrir el menú contextual de la celda de destino y escoger entre una de las opciones
de pegado que estudiaremos más adelante.
Mover (cortar y pegar)

La operación Mover consiste en cambiar una celda a otra ubicación. Esta ope-
ración está asociada a las acciones cortar y pegar. Cuando cortamos una celda
estamos creando una copia de la celda en el Portapapeles. Para Cortar una celda
deberemos seleccionarla previamente.
Después podemos seleccionar la opción Cortar del menú contextual.
Pág. 76
También podemos pulsar el botón Cortar del grupo Portapapeles de la ficha Ini-
cio o la combinación de teclas Control + X.
Una vez hemos cortado la celda, seleccionamos la celda destino y realizamos la

acción Pegar como hemos visto en el apartado anterior.
La operación Cortar y pegar se diferencia de Copiar y pegar en que una vez

hemos realizado la acción Pegar, la información desaparece de la celda de origen.
Copiar y Mover arrastrando

También podemos mover celdas por el método conocido como Pinchar y arras-
trar. Seleccionamos la celda o rango que vayamos a copiar, situamos el puntero del
ratón en el borde de la selección hasta que aparezca una cruz negra con una flecha
blanca apuntando a ella.
En ese momento pinchamos y arrastramos la selección hasta su nueva ubicación,

vemos que Excel muestra una leyenda con los nombres de las celdas por donde
pasamos el ratón para guiarnos dentro de la hoja de cálculo.
Si lo que vamos a hacer es copiar, en lugar de mover, es muy parecido. Primero

efectuamos la selección de lo que vamos a copiar.
Después situamos el puntero en el borde de la selección y, mientras mantenemos

presionada la tecla Control, pinchamos y arrastramos hasta soltar la copia.
Pág. 77
Existe una operación en Excel que se llama Autorelleno o Relleno automático

que permite copiar pinchando y arrastrando, pero siguiendo un patrón de evolu-
ción de los datos determinado.
Seleccionamos el dato que deseamos copiar y colocamos el puntero del ratón en

el pequeño cuadro negro situado en la esquina inferior derecha del marco de selec-
ción. Observamos que aparece una pequeña cruz negra.
En este momento, pinchamos y arrastramos con el ratón hacia la celda que quere-
mos copiar. Como vemos, se efectúa la copia de los datos en todas las celdas. Al fi-
nalizar la operación de Autorrelleno aparece un botón desplegable que al pulsarlo
ofrece distintas opciones de relleno que son:
- Copiar celdas: es la opción por defecto y al arrastrar, en las nuevas celdas se

copian tanto los datos como el formato de la celda de origen.
- Rellenar formatos solo: con esta opción las celdas solo adoptan el formato de
la celda de origen, no los datos.
- Y, por último, Rellenar sin formato: que copiará solo los valores, pero no les
aplicará ningún formato de celda.
Características de la
herramienta Autorrelleno
A parte de para copiar valores o fórmulas de una celda a otras, la herramienta
Autorrelleno también posee una característica más, y es que, cuando las celdas a
copiar son numéricas o de fecha y hora, se puede indicar el patrón de autorrelleno
Pág. 78
que se va a seguir. Para ello, es imprescindible, que indiquemos el intervalo deseado

anotando los valores, como mínimo, en dos celdas diferentes.
Por ejemplo, supongamos que queremos crear una columna numérica de celdas del
cero al mil en intervalos de cien en cien. Anotamos en la primera celda de la colum-
na el número cero y en la inmediatamente inferior, el número cien. Ahora seleccio-
namos el rango formado por dichas celdas y, pinchamos y arrastramos, el cuadro de
Autorrelleno. A medida que arrastramos observamos la leyenda encima de la cruz
indicando que los valores que se van a copiar siguen el intervalo de cien en cien.
Cuando lleguemos al número mil, soltamos y observamos los resultados. Las cel-
das se han ido rellenando sucesivamente de cien en cien.
Veamos ahora un ejemplo con fechas. Vamos a crear una lista de fechas con un in-
tervalo de siete días entre cada una de ellas. Anotamos en la primera celda la primera
fecha, por ejemplo el uno de noviembre de dos mil once, y en la celda de la derecha
el ocho de noviembre de dos mil once. Seleccionamos ambas celdas y arrastramos el
Cuadro de relleno hacia la derecha. Cuando soltemos el ratón, veremos cómo se
han rellenado las celdas cada una con un intervalo de siete días posterior al anterior.
Relleno automático de
fórmulas y funciones
El relleno automático de fórmulas y funciones, consiste en copiar y pegar la fórmu-
la o función mediante el Autorrelleno.
Seleccionamos la celda donde se encuentra la fórmula y pinchamos con el ratón

sobre el cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha de la celda.
Pág. 79
Cuando aparezca la cruz negra arrastramos hasta la última celda que necesite la
fórmula. Si ahora seleccionamos varias de las celdas donde se ha copiado la fórmula
veremos cómo la fórmula habrá ido adaptando sus referencias a las celdas según su
nueva posición.
Este procedimiento es muy rápido pero plantea problemas cuando no queramos

que todas las referencias se adapten por lo que tendremos que prever cuáles de las
referencias deben ser relativas, absolutas o mixtas. Los diferentes tipos de referen-
cias se estudian en la siguiente lección.
Opciones de pegado
Cuando copiamos o cortamos una celda o rango de celdas y, a continuación, ejecuta-
mos el comando Pegar desde el menú contextual, Excel ofrece diferentes opciones
de pegado representadas cada una por un botón. Veamos qué hace cada uno de ellos:
Pág. 80
- Pegar : pega tanto los valores como los formatos de la celda de origen en la
celda de destino.
- Valores : pega en la celda de destino únicamente el valor que contenga la

celda de origen omitiendo, si tuviese, cualquier función contenida en la celda de
origen. Tampoco se pegan los formatos.
- Fórmulas : pega únicamente la fórmula que contenga la celda de origen en la

celda de destino, actualizando las referencias contenidas en la celda de origen. No
se copian los formatos.
- Trasponer : Se usa cuando lo que se copia es un rango de celdas dispuestas en

una fila o columna. Lo que realiza es intercambiar la posición de los datos respecto
a su origen, esto es, si el rango original estaba dispuesto a lo largo de una columna,
al pegar, se colocará a lo largo de una fila y al revés si los datos originales estuvieran
dispuestos a lo largo de una fila.
- Formato : pega únicamente el formato de la celda de origen en la celda de

destino. No se pegan ni valores ni fórmulas.
- Y, por último, Pegar vínculo que crea, en la celda de destino, un vínculo a

la celda de origen, igualando la primera a la segunda. No se copian los formatos.
Pegado inteligente
Excel ofrece más opciones de pegado que las vistas en el apartado anterior, son las
opciones de Pegado inteligente. Seleccionamos las celdas a copiar y pulsamos el
botón Copiar del grupo Portapapeles. Situamos el cursor en la posición de desti-
no y pulsamos el botón Pegar del mismo grupo.
Observamos que se han pegado tanto los datos como el formato de la celda copia-
da, sobrescribiendo los títulos que había anteriormente en las celdas de destino.
En la esquina inferior derecha del rango seleccionado aparece el icono del botón
Pegar. Si hacemos clic sobre él aparecerá una lista de opciones de pegado dividida
en tres secciones:
La sección Pegar incluye los siguientes comandos:
- Pegar : es la forma básica de pegar en la que se pegan tanto los formatos

como los valores.
Pág. 81
- Fórmulas : únicamente pega la fórmula de la celda de origen en la celda de

destino, actualizando, si es el caso, las referencias que la compongan.
- Formato de fórmulas y números : igual que el anterior pero también pega el

formato de número que tuviera la celda original (millares, moneda, decimales, etc.).
- Mantener formato de origen : pega, además de la fórmula, el formato

completo que tuviera la celda de origen.
- Sin bordes : igual que el anterior, pero no pega el formato de bordes de la

celda de origen en el caso de que ésta los tuviese.
- Mantener ancho de columnas de origen : la celda de destino adopta tam-

bién el ancho de la columna de la celda de origen.
- Trasponer : intercambia los valores de filas por columnas y viceversa cuando

se copian y pegan rangos de celdas.
La sección Pegar valores contiene tres botones que se utilizan únicamente para pegar los
valores contenidos en la celda de origen, no sus fórmulas. Estos botones son, por orden:
- Valores : anota en la celda de destino el valor de la celda de origen sin aplicar

ningún formato.
- Formato de valores y números : anota en la celda de destino el valor de la cel-

da de origen con el formato numérico que esta posea (millares, decimales, moneda…)
- Formato de valores y origen : anota en la celda de destino el valor de la

celda de origen con todos sus formatos.
En la sección Otras opciones de pegado encontramos los siguientes botones:
- Formato : pega únicamente el formato de la celda de origen en la celda de

destino sin anotar ningún valor o fórmula.
- Pegar vínculo : crea un vínculo desde la celda de destino a la celda de origen.
- Imagen : inserta el valor de la celda como un elemento gráfico independiente

en la hoja de cálculo.
- Imagen vinculada : es igual a la anterior pero, en el caso de que cambie el

valor de la celda de origen, se actualizará en la imagen.
Pág. 82
Pegado especial
Además del pegado inteligente, Excel dispone de una opción de pegado denomina-
da Pegado especial. Con esta opción contamos con formas de pegado similares a
las del pegado inteligente. Seleccionamos el rango y pulsamos el botón Copiar del
grupo Portapapeles. Después seleccionamos la celda de destino pulsando sobre ella
con el botón derecho del ratón para mostrar el menú contextual y seleccionamos la
opción Pegado especial.
Como vemos se muestran las mismas opciones de pegado que estudiamos en el

apartado anterior. Si hacemos clic sobre la orden Pegado especial se abre el cuadro
de diálogo homónimo que permite realizar, además de todas las opciones de pega-
do vistas anteriormente, realizar operaciones matemáticas básicas con los datos.
Otra forma de acceder al Pegado especial es desplegando el botón Pegar del grupo
Portapapeles de la ficha Inicio.
Pág. 83
Copiar formato
Excel dispone de una opción para copiar únicamente los formatos de los elemen-
tos seleccionados. Seleccionamos la celda que tiene el formato de origen y pulsa-
mos el botón Copiar formato del grupo Portapapeles.
Observamos que al puntero del ratón le acompaña un icono en forma de brocha, y

la celda de origen aparece resaltada con una línea intermitente.
Seleccionamos ahora el rango de celdas de destino y vemos cómo estas celdas han
adquirido el formato de la celda original.
Si hacemos doble clic sobre el botón Copiar formato, Excel permite pegar el
formato en varias celdas a la vez aunque no sean consecutivas, pinchando y arras-
trando la brocha sobre ellas. Para desactivar el botón bastará con volver a pinchar
sobre él, pulsar la tecla Esc. o pulsar sobre cualquier otro comando.
Al igual que podemos copiar los formatos, Excel dispone de una herramienta para
borrarlos de las celdas.
Si desplegamos el botón Borrar del grupo Modificar de la ficha Inicio, vemos que
existe la opción Borrar formatos, para realizar lo anterior.
Desde esta herramienta también podemos borrar sólo el contenido de la celda,

respetando su formato si pulsamos la opción Borrar contenido (sería lo mismo
que pulsar la tecla Supr. del teclado), borrar tanto el contenido como el formato, si
Pág. 84
pulsamos la opción Borrar todo, o borrar los comentarios que hubiese en la celda
con la opción Borrar comentarios. Los comentarios son objeto de estudio más
adelante en esta misma lección.
Deshacer y Rehacer
Deshacer es una opción que nos permite eliminar la última operación realizada,
además cuenta con una lista desplegable que nos permite seleccionar el número
de acciones realizadas que queremos deshacer. También disponemos de la opción
Rehacer para volver a restablecer las acciones eliminadas.
Por ejemplo, vamos a seleccionar toda la hoja y pulsamos el botón Color de re-
lleno del grupo Fuente de la ficha Inicio. Seleccionamos el color blanco. Ahora
pulsamos sobre el botón Bordes del mismo grupo y seleccionamos la opción Sin
borde. Como no nos gusta el resultado desplegamos la lista del botón Deshacer
y seleccionamos Formato de celdas y observamos que vuelven a aparecer los bor-
des y el color en las celdas.
Observamos también que el botón Rehacer aparece activado, pulsamos sobre él y

observamos cómo volvemos al estado inicial.
Listas personalizadas
Ya hemos visto que el Autorrelleno reconoce las fechas y horas como elementos
de series concretas, así si autorrellenamos partiendo por ejemplo, de un mes o de
un día de la semana, Excel copiará los siguientes de forma automática.
Podemos crear nuestras propias listas, por ejemplo una lista con los siete colores del
arco iris. Accedemos a la vista Backstage y pulsamos sobre el botón Opciones.
Pág. 85
Presionamos la ficha Avanzadas y nos desplazamos hasta el área General, al final

de la misma, pulsamos sobre el botón Modificar listas personalizadas.
Se abre el cuadro de diálogo homónimo y en la parte izquierda del mismo aparecen

todas las listas predefinidas por Excel.
Escogemos NUEVA LISTA e introducimos los nuevos elementos, separados por

comas: Rojo, Anaranjado, Amarillo, Verde, Azul, Añil y Violeta.
Pág. 86
Cuando tengamos todos los elementos de la lista pulsamos el botón Agregar y la

nueva lista aparecerá en el bloque Listas personalizadas en la parte izquierda del
cuadro de diálogo. Otra opción hubiera sido disponer de la lista en una hoja de cál-
culo y seleccionarla apretando primero el botón situado a la izquierda de Importar.
Aceptamos los dos cuadros hasta llegar de nuevo a la hoja de cálculo y escribimos
uno de los colores para probar la lista. A continuación, autorellenamos las celdas
inferiores y vemos el resultado.
Comentarios
Si lo deseamos, Excel permite insertar comentarios en las celdas. Para introducir
un comentario debemos seleccionar primero la celda a la que va a ir asociado, y
después seleccionar la ficha Revisar y pulsar sobre el botón Nuevo comentario
del grupo Comentarios.
Automáticamente aparecerá un cuadro de texto, similar a una nota, donde podre-

mos introducir el comentario. De forma predeterminada, aparece el nombre del au-
tor del documento encabezando el comentario, aunque puede borrarse si se desea.
Una vez insertado el comentario, aparecerá un triángulo rojo en la esquina superior

derecha de la celda a la que está asociado. Al pasar el puntero del ratón sobre la
celda podremos leer el comentario.
Pág. 87
Gestionamos los comentarios desde el grupo Comentarios de la ficha Revisar.
- Para insertar un nuevo comentario seleccionamos la celda donde queramos inser-

tarlo y pulsamos el botón Nuevo comentario.
- Para modificar un comentario ya existente, seleccionamos la celda asociada al

comentario y pulsamos el botón Modificar comentario.
- Para movernos de un comentario a otro utilizamos los botones Siguiente y

Anterior.
- También podemos mostrar y ocultar, todos o un solo comentario. Para mostrar un

sólo comentario debemos seleccionar la celda a la que está asociado y después pul-
sar el botón Mostrar u ocultar comentarios. Para mostrar todos los comentarios
basta con pulsar el botón Mostrar todos los comentarios independientemente
de la celda seleccionada.
- Para eliminar un comentario, debemos seleccionar primero la celda a la que está

asociado y después pulsar el botón Eliminar.
Nombrar celdas y rangos

Podemos asignar un nombre a una celda o a un rango de celdas. De este modo po-
demos trabajar utilizando el nombre en lugar de las coordenadas correspondientes.
Para asignar un nombre basta con seleccionar la celda o rango de celdas y hacer
clic sobre el cuadro de nombres de la barra de fórmulas. La coordenada aparecerá
resaltada en azul, lo que significa que podemos introducir el nombre directamente.
Pág. 88
A la hora de asignar un nombre debemos tener en cuenta las siguientes reglas de

nomenclatura:
- Los nombres, no pueden comenzar por número, ni pueden coincidir con una re-
ferencia de celda como A1.
- Tampoco admiten espacios en blanco ni símbolos a excepción del guión bajo y el

punto.
- Pueden tener una longitud máxima de 255 caracteres y una longitud mínima de
1 carácter.
- Si el nombre contiene un único carácter, éste no puede ser la letra C.
Una vez hemos introducido el nombre pulsamos la tecla INTRO. Ya podemos

utilizar el nombre dentro de una fórmula o función en lugar de la referencia.
Trabajar con nombres de

celda y rangos
Otra forma de trabajar con nombres de celdas es desde el grupo Nombres defini-
dos de la ficha Fórmulas.
Pág. 89
Igual que en el apartado anterior, debemos comenzar por seleccionar la celda, o

grupo de celdas al que vamos a aplicar el nombre. A continuación, desplegamos el
botón Asignar nombre a un rango y pulsamos sobre la opción Definir nombre.
En el cuadro de diálogo que aparece le damos el nombre que queramos e, incluso se

permite escribir un comentario a título informativo del mismo.
En el caso de tener una lista de datos que contenga cabeceras de columnas o filas,
un modo muy rápido de asignar nombres es, seleccionar la lista completa y pulsar
el botón Crear desde la selección. Excel identifica automáticamente la fila y
columna de títulos si los hubiese, que será los que utilizará para dar nombre a los
distintos rangos de celdas.
Podemos crear más o menos nombres, activando o desactivando las casillas de veri-
ficación del cuadro de diálogo que se abre. Si aceptamos las opciones por defecto de
éste, esto es, creando nombres a partir de los valores de la fila superior y columna
izquierda, podemos ver cómo éstos han sido creados en el cuadro Nombres.
Aunque hayamos asignado nombres a los rangos de la lista, si ésta posee celdas que
contengan fórmulas, los nombres no se habrán aplicado a las celdas que forman
éstas, aún perteneciendo a la misma lista de datos.
Pág. 90
Para que aparezcan, las seleccionamos y elegimos la opción Aplicar nombres del
botón desplegable Asignar nombre y aceptamos el cuadro de diálogo que aparece.
Las fórmulas ahora no estarán compuestas por coordenadas de celdas, sino por el
nombre que le asignamos a éstas.
Pulsando el botón Administrador de nombres se abre el cuadro de diálogo del

mismo nombre, desde el que podremos Crear, Editar o Eliminar los nombres
creados para el libro.
Pág. 91
Excel 2010
TEMA 7: FORMATOS CONDICIONALES Y PLANTILLAS
0701 ¿Qué es un formato condicional?

0702 Formatos condicionales que atienden a reglas
0703 Formatos condicionales que no atienden a reglas
0704 Crear reglas
0705 Plantillas
0706 Uso de plantillas
0707 Crear plantillas personalizadas
FORMATOS CONDICIONALES Y PLANTILLAS EXCEL 2010
¿Qué es un formato condicional?

Según hemos visto en una lección anterior, podemos formatear las celdas de una
hoja añadiéndoles contornos y colores de relleno. Excel va más allá en el formateo
y permite aplicar también formatos condicionales, esto es, modificar la apariencia
de las celdas en función de los datos que contienen. Todo esto lo realizaremos desde
el botón desplegable Formato condicional del grupo Estilos de la ficha Inicio.
Al desplegar dicho botón encontramos distintas opciones de formato condicional. Las

dos primeras formatearán las celdas en base a una regla o condición establecida por
nosotros. Por ejemplo, colorear en rojo las celdas con valor superior a 50 de un rango.
Las tres siguientes formatean las celdas sin necesidad de reglas, sino que formatean
cada celda en relación a las del resto del rango usando, para ello, barras y escalas de
color o distintos iconos que acompañarán al valor de las mismas.
Formatos condicionales
que atienden a reglas
La opción Resaltar reglas de celdas del botón desplegable Formato condicional
del grupo Estilos de la ficha Inicio formatea las celdas según los siguientes criterios:
Pág. 94
EXCEL 2010 FORMATOS CONDICIONALES Y PLANTILLAS
- Si los valores de éstas son mayores o menores a un valor que introduzcamos.
- Si el contenido de éstas está comprendido entre dos valores.
- Si el contenido es igual a un valor introducido.
- Si contiene el texto que introduzcamos, obviamente utilizados en las celdas con

valores de tipo texto.
- Para celdas con valores de tipo fecha, si estos son anteriores, iguales o posteriores
a la fecha introducida.
- Si los valores son únicos en el rango o se repiten.
Vamos a aplicar alguno de estos ejemplos. Lo primero que tenemos que hacer es
seleccionar el rango de celdas. Imaginemos que queremos resaltar las celdas con
valores superiores a 80.
Desplegamos el botón Formato condicional y dentro de la opción Resaltar re-

glas de celdas, hacemos clic sobre Es mayor que…
Se abre un cuadro de diálogo en el que debemos introducir el valor deseado, en

nuestro caso, 80. En la lista desplegable elegimos el formato que deseemos. Al acep-
tar vemos como todas las celdas con valores superiores a 80 han sido resaltadas con
el formato elegido.
Pág. 95
Hagamos ahora lo mismo para las celdas que contengan fechas que sean anteriores
en una semana a la actual. Seleccionamos el rango adecuado y elegimos, en esta
ocasión, la opción Una fecha…
En la primera lista desplegable seleccionamos las fechas que queremos ver, en nues-
tro caso, Semana pasada y, a continuación, el formato que tendrán las celdas,
aceptamos y observamos los cambios.
La opción Reglas superiores o inferiores del botón Formato condicional usa

los siguientes criterios para dar formato a las celdas:
- Formatea las de mayor o menor valor respecto del resto.
Pág. 96
- Las que tengan valores que se encuentren por encima o debajo de la media total
de los valores del rango seleccionado.
Su uso y aplicación es muy similar a lo estudiado anteriormente.
Formatos condicionales que

no atienden a reglas
Existen tres tipos de formatos condicionales que no dependen de un criterio esta-
blecido; éstos son: Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos.
Todos podemos encontrarlos en el botón desplegable Formato condicional del

grupo Estilos de la ficha Inicio.
- Las Barras de datos formatean cada celda con respecto al resto de celdas del
rango, dibujando una barra de color que irá creciendo a medida que los valores se
acerquen a los máximos del rango.
De este modo, en un rango compuesto por celdas con valores comprendidos entre
cero y cien, una celda con valor cero tendría la barra de color más pequeña y una
con valor cien, la más grande.
- Las Escalas de color, se usan para distinguir visualmente los valores mínimos,
medios y superiores de un rango de celdas.
Atendiendo al ejemplo anterior, si elegimos una escala de colores en tonos rojo,

amarillo y verde, los valores más altos se acercarán al tono rojo, siendo el cien el
rojo puro, los medios al amarillo, siendo el 50 el amarillo puro y los inferiores al
verde, siendo el cero, el verde puro.
Pág. 97
- Los Conjuntos de iconos clasifican los valores de las celdas añadiendo a éstas un
dibujo. Se pueden clasificar por tres, cuatro o cinco dibujos distintos.
Siguiendo con nuestro ejemplo, si eligiésemos la primera opción que son los ico-
nos de tres flechas de color verde, amarillo y rojo, el resultado sería idéntico al de
utilizar la Escala de color, sólo que en este caso, en lugar de rellenar las celdas de
color, aparecería al lado de los valores una flecha verde en el caso de los superiores,
amarilla para los medios y roja para los inferiores.
Por último, decir que a un mismo rango de celdas, podemos aplicarles distintos
formatos condicionales. De este modo, por ejemplo, podemos mostrar los diez va-
lores superiores de un rango a la vez que clasificamos todas las celdas por su valor,
utilizando para ello un Conjunto de iconos.
En el caso de querer eliminar el formato condicional que hemos aplicado, debemos

pulsar sobre la opción Borrar reglas del botón desplegable Formato condicional,
donde podremos elegir borrar únicamente las reglas del rango seleccionado o las de
toda la hoja activa.
Pág. 98
Crear reglas
Si ninguno de los formatos condicionales que ofrece Excel por defecto, se adapta
a nuestras necesidades, podemos crear nuestras propias reglas para establecer los
criterios que deseemos. Para hacerlo, pulsaremos la opción Nueva regla del bo-
tón desplegable Formato condicional, se muestra el cuadro de diálogo Nueva
regla de formato.
Pág. 99
Lo primero será elegir el tipo de regla a crear pulsando sobre su nombre en la parte
superior del cuadro y, a continuación, escribir o elegir los criterios deseados usando,
para ello, los cuadros de texto o listas desplegables.
Para finalizar, establecemos el formato que mostrarán las celdas. Para la mayoría
de las celdas bastará con que pulsemos el botón Formato, el cual abrirá el cuadro
de diálogo Formato de celdas que ya conocemos desde donde estableceremos los
atributos de fuente, bordes y relleno que deseemos para nuestras celdas. Al aceptar
el cuadro, podremos ver los resultados de nuestra regla.
Podemos ver todas las reglas que hemos aplicado tanto a la hoja activa como a una
selección de celdas, si pulsamos la opción Administrar reglas del botón desplega-
ble Formato condicional. Se abre el cuadro de diálogo Administrador de reglas
de formato condicionales.
Pág. 100
En la lista desplegable Mostrar reglas de formato para, elegimos para qué zona
queremos ver las reglas aplicadas. Podemos añadir una nueva pinchando el botón
Nueva regla o modificar una existente desde el botón Editar regla. Ambos boto-
nes lanzan el cuadro de diálogo para reglas de formato que ya conocemos.
Si deseamos prescindir de alguna de ellas, la seleccionamos y pulsamos el botón

Eliminar regla. Con los botones Subir y Bajar, alternaremos el orden en el que
se aplicarán las reglas.
Plantillas
Es muy frecuente que para determinado tipo de libros, empleemos el mismo ar-
chivo con los mismos formatos y fórmulas y que sólo cambiemos algunos datos
cada vez. Una plantilla es un libro de Excel con contenido y formato que se utiliza
como modelo para crear otros libros de características similares, por lo que ahorra
tiempo y esfuerzo.
Excel dispone de una librería de plantillas propias que podemos usar. También
es posible crear nuestras propias plantillas y así personalizaremos nuestros libros
particulares, del trabajo, etcétera.
La extensión con la que Excel guarda las plantillas es diferente a la de los libros
comunes. Para las plantillas Excel utiliza la extensión: “.xltx”.
Cuando creamos cualquier documento en Excel, estamos usando también una

plantilla, esta es la plantilla Libro.xltx, que Excel trae por defecto y que está
configurada con los tamaños y formatos también por defecto para iniciar un libro.
Pág. 101
Uso de plantillas
Para utilizar una de las plantillas que suministra el programa, accedemos a la vista
Backstage y seleccionamos la ficha Nuevo, en la zona central del cuadro, pulsa-
mos el botón Plantillas de ejemplo.
En el panel central, vemos como Excel muestra los ejemplos de plantillas que po-
demos usar. Seleccionamos la que vamos a utilizar y podremos ver su aspecto en
el panel de la derecha.
Debajo de este panel, encontramos el botón Crear. Al pulsar dicho botón, lo que
estaremos haciendo será crear un libro nuevo basado en la plantilla que hemos
seleccionado. En las distintas secciones de la plantilla iremos seleccionando y es-
cribiendo los datos necesarios. Cuando terminemos de completar la plantilla, sim-
plemente accedemos a la vista Backstage y seleccionamos la ficha Guardar, para
almacenarla en la unidad deseada y ponerle el nombre al documento.
Pág. 102
Crear plantillas personalizadas

Ya hemos mencionado que podemos crear nuestras propias plantillas. Para hacerlo
debemos tener finalizado un libro completo. Podrá incluir todos los elementos que
consideremos oportunos: Textos, Encabezados y pies, Tablas, Fórmulas, etc. Si
lo deseamos, podemos dejar en blanco las zonas donde vayamos a escribir cuando
usemos la plantilla.
Una vez realizado, accedemos a la vista Backstage y seleccionamos la ficha Guar-

dar como. En el cuadro de diálogo que se abre tenemos que desplegar la lista
Guardar como tipo y escoger Plantilla de Excel. Este es el paso más importan-
te. Nos fijamos en que automáticamente se abre la carpeta Plantillas para que la
guardemos en esa ubicación. Podríamos elegir otra, pero si lo hacemos Excel no la
detectará después en la librería de plantillas a usar.
En la lista Nombre de archivo anotamos el nombre para reconocer la plantilla.
Presionamos el botón Guardar para finalizar y cerramos el documento. Para uti-

lizar las plantillas personalizadas, procedemos igual que con las que suministra
el programa.
Accedemos a la vista Backstage y seleccionamos la ficha Nuevo. En el panel cen-

tral del cuadro, presionamos ahora el botón Mis plantillas. Vemos que se abre un
Pág. 103
nuevo cuadro de diálogo donde aparece la plantilla que hemos creado. La seleccio-
namos y pinchamos en Aceptar para crear el documento basado en ella.
Pág. 104
Excel 2010
TEMA 8: FÓRMULAS
0801 ¿Qué es una fórmula?

0802 Elementos de una fórmula
0803 Operadores aritméticos
0804 Operadores de comparación
0805 Operadores referenciales
0806 Prioridad de los operadores
0807 Cómo crear una fórmula sencilla
0808 Cómo crear una fórmula con referencias
0809 Tipos de referencia
0810 Referencias relativas, mixtas y absolutas
0811 Cómo crear una fórmula que contenga una función
FÓRMULAS EXCEL 2010
¿Qué es una fórmula?

Una fórmula es una operación mediante la cual Excel calcula el valor que debe
tomar una celda a partir de determinados datos. Estos datos pueden introducirse
directamente en la fórmula o pueden estar almacenados en otras celdas. En este
caso, estaremos hablando de referencias. Estudiaremos los diferentes tipos de refe-
rencias más adelante, en esta misma lección.
Cuando los valores con los que se opera en una fórmula están contenidos en otras
celdas, el resultado de la fórmula dependerá de los datos almacenados en las celdas
a las que se hace referencia en la fórmula.
Para que Excel trate los datos como una fórmula, ésta debe estar precedida por
un signo igual. También están admitidos, los signos más y menos, aunque no es
la forma más correcta de introducir una fórmula. Podemos observar que en las
fórmulas precedidas por los signos más y menos, Excel introduce un signo igual
al inicio de la fórmula.
Cuando el valor de una celda cambia, Excel automáticamente actualiza todas las
fórmulas que contengan referencias a dichas celdas. En primer lugar realiza la ope-
ración de la celda que ha cambiado y seguidamente, por orden, actualiza las demás
operaciones.
En el caso de que tuviéramos multitud de fórmulas tardaríamos mucho tiempo

en actualizar la hoja completa. Por eso, tenemos la opción de configurarlo, de
manera que si queremos, Excel sólo lo actualizará cuando se lo ordenemos.
Para ello, tenemos que abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel desde la
vista Backstage, pulsamos en la pestaña Fórmulas y prestamos atención al
área Opciones de cálculo. Si elegimos la opción Manual sólo se actualizarán los
cambios cuando pulsemos F9.
Pág. 106
EXCEL 2010 FÓRMULAS
Cuando tenemos seleccionada la opción Manual para el cálculo de fórmulas, en

caso de haber alguna fórmula sin calcular, aparecerá el mensaje Calcular en la
barra de Estado.
Existe también la opción Automático excepto para tablas de datos que permite
que Excel actualice los cambios automáticamente a todas las fórmulas menos a las
tablas de datos.
Elementos de una fórmula

Una fórmula consta de indicador de fórmula, operandos y operadores. Toda
fórmula comienza por un signo igual (=), este signo es el que indica que el con-
tenido de la celda es una fórmula y no un texto. Como operandos, una fórmula
admite los siguientes elementos: constantes, referencias y funciones.
Las constantes pueden ser números, texto o valores lógicos, los valores lógicos pue-
den ser VERDADERO o FALSO.
Pág. 107
Una referencia indica a Excel en qué celda o rango se encuentran los datos que
debe utilizar la fórmula para realizar el cálculo.
Una función es una fórmula predefinida por Excel. Podemos utilizar el resultado
de una función como operando dentro de una fórmula. De las funciones hablare-
mos más adelante.
Los operadores pueden ser aritméticos, de comparación o referenciales.
Operadores aritméticos
Utilizamos los operadores aritméticos para crear fórmulas matemáticas sencillas.
La suma se expresa mediante el símbolo +, la resta con -, la multiplicación con el

asterisco *, la división con la barra oblicua / y la potencia con el acento circunflejo ^.
También se pueden hallar porcentajes con el símbolo % y podemos concatenar

textos con el símbolo &.
Operadores de comparación
Los operadores de comparación sirven para establecer un balance entre datos, dan-
do como resultado un valor lógico: Verdadero o Falso.
- El operador mayor que (>) dará como resultado verdadero si el valor situado a la
izquierda del símbolo es estrictamente mayor que el situado a la derecha.
- El símbolo menor que (<) es análogo al anterior pero justo al contrario.
Pág. 108
- El operador mayor o igual que (>=) dará como resultado verdadero si el valor
situado a la izquierda del símbolo es mayor o igual al situado a la derecha. También
existe el operador menor o igual que (<=), actúa justo al contrario que el anterior.
- El símbolo igual (=), compara si son iguales los valores situados a la izquierda y
a la derecha del símbolo.
- El operador distinto de (<>) dará como resultado verdadero si los valores situa-
dos a la izquierda y a la derecha del símbolo son diferentes.
Operadores referenciales
Los operadores referenciales se usan para combinar rangos que luego se utilizarán en
fórmulas y funciones. Hay tres: de referencia de rango, de unión y de intersección.
- El operador de referencia de rango se simboliza con dos puntos (:) y sirve

para crear rangos de celdas. Su estructura es: coordenada de la primera celda del
rango, dos puntos y la coordenada de la última celda del rango. Por ejemplo: B2:F8.
Este operador puede leerse como “Desde … Hasta”. Para el ejemplo que sigue
sería: “Desde B2 Hasta F8 , ambos inclusive”.
Pág. 109
- El operador de referencia unión utiliza como símbolo el punto y coma (;).

Une varios rangos para crear una sola referencia.
Por ejemplo: B2:B4;C3:C5. Este operador puede interpretarse como la conjunción

“Y”, puesto que va añadiendo celdas y rangos de uno en uno. El ejemplo siguiente
se leería “desde B2 hasta B4 Y desde C3 hasta C5”.
- Y, por último, un espacio en blanco simboliza el operador de referencia inter-

sección. Su estructura es el nombre de un rango, un espacio en blanco y el nombre
de otro rango. Nos indica la celda o celdas de intersección de los dos rangos descri-
tos. Si los dos rangos no se interceptan, Excel mostrará el mensaje de error NULO.
Pág. 110
Prioridad de los operadores

Cuando introducimos una fórmula, Excel la calcula siempre de izquierda a de-
recha. En el caso de que en una misma fórmula se encuentren varios operadores,
Excel ejecutará la operación en un orden establecido.
El orden de ejecución de los operadores es el siguiente: operadores de referencia, la

negación, el porcentaje, las potencias, multiplicación y división, suma y resta, la
concatenación de texto y, por último, los operadores de comparación.
Siempre podemos variar este orden según nuestra conveniencia utilizando los pa-
réntesis. Los paréntesis tienen prioridad sobre todos los demás operadores y los
podemos utilizar para que las operaciones sigan el orden que queramos.
Podemos introducir paréntesis dentro de otros paréntesis, en este caso se calcula-

rán primero los paréntesis interiores. Tenemos que recordar escribir el paréntesis de
cierre e incluir un operador entre un paréntesis y un valor.
Cómo crear una fórmula

sencilla
Vamos a ver cómo crear una fórmula sencilla. Seleccionamos una celda y en la ba-
rra de fórmulas insertamos el símbolo igual. Introducimos la fórmula, por ejemplo,
la suma de dos números y pulsamos la tecla Enter, o el botón Introducir de la
barra de Fórmulas.Vemos que en la celda donde hemos creado la fórmula aparece
el resultado de la suma que acabamos de realizar.
En el caso de fórmulas complejas podemos incluir saltos de línea para que la fórmu-
la sea más legible. Estos saltos de línea se crean con la combinación de teclas Alt +
Intro. Vamos a hacer una prueba:
Seleccionamos la celda C6 e introducimos el signo igual seguido de los siguientes

datos: 25 + 68 – 18, introducimos un salto de línea pulsando Alt + Intro.
Pág. 111
En el segundo renglón introducimos: *5+3/2. Pulsamos Introducir para aceptar la

fórmula. Observamos que en la barra de fórmulas aparece la fórmula separada
en dos líneas.
Cómo crear una fórmula

con referencias
Las fórmulas con referencias son las más usadas y útiles ya que permiten realizar
cálculos con datos contenidos en otras celdas. Por ejemplo, tenemos un balance
con pérdidas y ganancias y queremos saber el beneficio neto.
Primero seleccionamos la celda F4 en ella vamos a crear la fórmula para calcular el

beneficio neto. En la Barra de fórmulas insertamos el símbolo igual.
Pulsamos sobre la celda C4 con el ratón, aunque también podríamos haber in-
troducido sus coordenadas con el teclado. Introducimos el operador Menos para
realizar la resta y seleccionamos la celda C9. Pulsamos Introducir.
Podemos ver que el resultado se visualiza en la celda F4. Seleccionamos ahora la

celda C4 e introducimos el valor 2000 y pulsamos la tecla Enter.
Observamos dos cosas: la primera de ellas es que hemos sobrescrito el contenido

de la celda C4.
Ahora nos fijamos en la celda F4 y observamos que el cálculo se ha actualizado

automáticamente al modificar el contenido de C4.
Pág. 112
Tipos de referencia
Cuando pinchamos y arrastramos una fórmula a otra celda diferente, ésta se ac-
tualiza. Es decir, las celdas que forman parte de la fórmula se cambian por otras
dependiendo de hacia donde se arrastre. Veamos un ejemplo:
Observa la tabla que se muestra a continuación. Hemos calculado la celda E2 su-

mando las 3 celdas que se encuentran a su izquierda (B2, C2 y D2).
Una vez escrita la fórmula en la correspondiente celda, habrá que presionar la tecla
Intro para que aparezca el resultado.
Para calcular el resto de los Totales se utilizará la misma fórmula, ya que siempre
es la suma de las 3 celdas que se encuentran a la izquierda. Para ello, vamos a copiar
la fórmula que acabamos de hallar utilizando el cuadro de relleno (colocamos el
cursor en la esquina inferior derecha de la celda donde se encuentra la fórmula que
acabamos de resolver; y cuando el cursor se convierta en una cruz negra, pincha-
mos y arrastramos a las celdas deseadas).
Al arrastrar la fórmula a lo largo de la columna, lo que hacemos es cambiar de filas,

de modo que las celdas que componen la fórmula se actualizan: la celda B2 cambia
a B3, la celda C2 cambia a C3 y la celda D2 pasa a ser D3; y a medida que vayamos
copiando la fórmula a lo largo de la columna, las filas actualizarán su posición.
Lo mismo ocurre cuando arrastramos una fórmula hacia la derecha, a lo largo de

una fila. Observa la imagen.
Pág. 113
Todas las celdas donde van a aparecer los Totales se calculan sumando las 3 cel-
das superiores. Así que, escribimos la fórmula correspondiente en la celda B5
(=B2+B3+B4) y las demás las calcularemos utilizando el cuadro de relleno.
Lo que hacemos al arrastrar la fórmula hacia la derecha es movernos a las colum-

nas siguientes, por lo tanto las celdas que componen la fórmula se actualizan de
la siguiente manera: la celda B2 pasa a ser C2, la celda B3 pasa a ser C3 y la celda
B4 pasa a ser la C4; y a medida que vayamos copiando la fórmula a celdas más a la
derecha, las columnas cambiarán.
El símbolo del Dólar ($) se utiliza para fijar la fila o la columna de las celdas de
las fórmulas para que no se modifiquen cuando se copien. Se coloca delante de lo
que se quiere fijar. Si se quiere fijar la columna, irá delante de la letra, por ejemplo
“$D5” y si se quiere fijar la fila, irá delante del número, por ejemplo: “D$5”.
Observa la tabla que se muestra. Tenemos que calcular el I.V.A. de los artículos que
aparecen. Para ello, se multiplica el Precio por el tanto por ciento de I.V.A. En la
celda C4 anotamos la siguiente fórmula: =B4*C8.
A continuación, vamos a copiar la fórmula en las celdas inferiores para ver lo que
pasa: Como se puede observar, el resultado no es el esperado. Ya que la celda C8 es
común para todas las fórmulas y se ha ido actualizando al copiar, de tal modo que
en las celdas C9, C10 y C11 no hay dato alguno.
Pág. 114
Para que la fila de la celda C8 no cambie, lo que tenemos que hacer es fijarla, es
decir, escribir la fórmula en la celda C4 de la siguiente forma: =B4*C$8.
Ahora vamos a fijarnos en el ejemplo siguiente. Si la fórmula se arrastra hacia la de-

recha, entonces deberíamos fijar la columna de la celda C6 para que no se actualice.
Si lo que queremos es copiar una fórmula a otra fila y columna diferente, y no que-
remos que algunas de sus celdas se actualicen, lo que debemos hacer es fijar tanto
la fila como la columna de dicha celda. Veamos un ejemplo:
Queremos obtener los beneficios del mes de Julio. Para ello, restamos los ingresos
menos los gastos, escribiendo la fórmula: =B3-B2 en la celda B4.
Una vez obtenido el resultado, queremos trasladar dicha fórmula a la celda D7.
Al copiar la fórmula dos columnas más a la derecha y tres filas más abajo, las
referencias de las celdas de la fórmula se cambian por referencias a celdas que se
encuentran en blanco.
Para que no suceda esto, tenemos que fijar las celdas de la fórmula B4 de la siguien-
te forma: =$B$3-$B$2
Pág. 115
Nos encontramos, por tanto, con tres tipos de referencias:
- Referencia relativa: Cuando la celda, perteneciente a una fórmula que quere-

mos copiar, la dejamos tal cual y no fijamos nada en ella. Por ejemplo: C6. Esta
celda se actualizará al arrastrar la fórmula que la contiene en cualquier dirección.
- Referencia mixta: Cuando en la celda, perteneciente a una fórmula que quere-

mos copiar, se fija la columna o la fila. Por ejemplo: $C6 (se ha fijado la columna)
o C$6 (se ha fijado la fila).
- Referencia absoluta: Cuando la celda, perteneciente a una fórmula que quere-

mos copiar, tiene tanto la columna como la fila fijas. Por ejemplo: $C$6. Esta celda
se mantendrá igual al arrastrar la fórmula que la contiene en cualquier dirección.
Por lo tanto:
Cuando pinchamos y arrastramos una fórmula a lo largo de una columna,

lo que cambia es la fila, con lo cual habrá que fijar el número si no quere-
mos que se actualice.
Cuando pinchamos y arrastramos una fórmula a lo largo de una fila, lo que

cambia es la columna, con lo cual habrá que fijar la letra si no queremos
que se actualice.
Por último señalar que para introducir el símbolo de dólar en las celdas podemos
anotarlo manualmente o situar el puntero del ratón, dentro de la barra de Fórmu-
las, sobre la referencia que deseemos cambiar y pulsar repetidas veces la tecla F4
hasta obtener la referencia deseada.
Pág. 116
Referencias relativas, mixtas

y absolutas
Vamos a poner en práctica lo estudiado en el punto anterior. Si observamos la hoja de
cálculo, veremos cómo la celda D2 calcula la multiplicación de los kilos de manzana
por su precio por kilo. Al seleccionar dicha celda vemos en la barra de Fórmulas que
las celdas que componen la fórmula tienen referencias relativas. Esto significa que
cuando copiemos y arrastremos esa fórmula al resto de las celdas, para obtener los
resultados del resto de los productos, también se actualizarán sus referencias.
Pág. 117
Para comprobarlo, seleccionamos la celda D2 y arrastramos su cuadro de relleno

hasta la celda D9. Observamos cómo al cambiar de posición también cambian las
celdas a las que hace referencia la fórmula. De este modo, por ejemplo; en la celda
D3 las referencias se han sustituido de B2 a B3 y de C2 a C3.
Por otro lado, cuando copiamos y pegamos una fórmula que tenga referencias ab-
solutas, las celdas a las que hace referencia la fórmula no cambian nunca y no se
adaptan a su nueva posición. Como ejemplo vamos a copiar la fórmula de la celda
E2, que calcula el porcentaje de impuestos sobre el total de cada producto en la
celda inferior E3. Vemos cómo la referencia a la celda B11 se mantiene constante
y no cambia.
Por último, veámos un ejemplo de referencias mixtas. Necesitamos obtener los to-
tales vendidos y cambiados a dinares a lo largo de seis meses y disponemos del tipo
de cambio entre el euro y el dinar para cada mes. La fórmula, como vemos tiene dos
referencias: la primera hace que, al copiarla, sólo lea los datos de la fila 16, por eso
tiene el símbolo del dólar delante de la fila. La segunda referencia permite copiar la
fórmula pero obligándola a que lea sólo de la columna D, ya que tiene el símbolo
del dólar delante de la columna.
Pág. 118
Si copiamos la fórmula a lo largo de la fila, obtendremos el cambio a lo largo de los

meses y si lo hacemos hacia abajo, veremos el cambio para todos los productos.
Cómo crear una fórmula que

contenga una función
Las funciones son fórmulas matemáticas de mayor o menor complejidad que son
suministradas por Excel. Estas funciones incorporan diferentes argumentos que
son los componentes necesarios que hay que introducir para obtener el resultado.
Veamos una factura. En la columna E podemos ver los precios de los artículos que
comprende la factura. Queremos sumar todos estos precios y aplicarles el Diecio-
cho por ciento de IVA.
Aunque todavía no tengamos conocimiento sobre las funciones vamos a usar una
muy sencilla para sumar las cantidades. Seleccionamos la celda E18 donde vamos
a crear la fórmula. En la barra de fórmulas tecleamos el símbolo igual seguido de
la función SUMA. Abrimos paréntesis, con el ratón introducimos el rango que
comprende los datos que vamos a sumar, cerramos paréntesis, introducimos el
operador de multiplicación y el porcentaje del IVA que es.
Finalmente, aceptamos y observamos que aparece el total del precio con el IVA
incluido.
Pág. 119
Excel 2010
TEMA 9: FUNCIONES
0901 Estructura de una función

0902 Insertar una función
0903 Tipos de funciones
0904 Funciones Lógicas
0905 Funciones anidadas
FUNCIONES EXCEL 2010
Estructura de una función

La sintaxis de cualquier función es la siguiente:
Una función comienza siempre por el indicador de fórmula o función, que es el

signo igual, seguido por el nombre de la función.
Detrás del nombre de la función se introducen los argumentos o parámetros

entre paréntesis y separados por punto y coma. Los argumentos o parámetros
son valores utilizados por una función para llevar a cabo operaciones o cálculos.
Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números,
texto, referencias de celda y nombres, aunque también pueden ser constantes, fór-
mulas u otras funciones.
No todas las funciones tienen argumentos, pero a continuación del nombre de

todas las funciones deben aparecer paréntesis de apertura y cierre.
Insertar una función

Podemos introducir funciones escribiéndolas directamente o podemos seleccionar-
las de una lista de funciones disponibles.
Para obtener la lista de funciones, seleccionamos la celda donde queremos que

aparezca el resultado y pulsamos el botón Insertar función de la Barra de
fórmulas.
En el cuadro de diálogo desplegamos la lista que guarda las categorías en que se or-
denan las funciones. Escogemos, por ejemplo Matemáticas y trigonométricas.
Pág. 122
EXCEL 2010 FUNCIONES
En el cuadro Seleccionar función aparecen todas las funciones pertenecientes a

esta categoría. Están colocadas en orden alfabético. Para ver el resto de las funcio-
nes que no están visibles en el cuadro usamos la barra de desplazamiento. También
podemos teclear la inicial de la función y aparecerá seleccionada la primera cuyo
nombre comience por esa inicial.
Necesitamos la función Suma. Una vez localizada, hacemos clic sobre ella y ob-
servamos que en la parte inferior del cuadro aparece una breve descripción de la
función y sus argumentos. Presionamos el botón Aceptar del cuadro de diálogo
Insertar función y aparecerá un nuevo cuadro de diálogo donde introduciremos
los argumentos de la función, muestra también más información acerca de la fun-
ción y sus argumentos.
Pág. 123
Hay dos formas de introducir los argumentos, escribirlos directamente en los cua-
dros de texto correspondientes, o seleccionando las celdas que los contengan. Para
seleccionar las celdas que contienen los argumentos, debemos apretar el botón que
aparece a la derecha del cuadro correspondiente, llamado Contraer .
El cuadro de diálogo se plegará para que seleccionemos la celda o rango necesarios

y, una vez seleccionado volvemos a presionar el botón del extremo derecho del
cuadro, que en esta ocasión recibe el nombre de Expandir.
Si fuera necesario repetiríamos esta operación hasta haber introducido todos los
argumentos que admite cada una de las funciones. Pulsamos el botón Aceptar y
veremos cómo Excel ha efectuado el cálculo con la función.
Si ya conocemos el nombre de la función, podemos escribirla directamente. Si-

tuamos el cursor en la celda donde queremos realizar el cálculo y tecleamos un
signo Igual. Seguidamente, empezamos a escribir el nombre de la función, por
ejemplo, PROMEDIO. Nada más teclear la “P”, aparece un menú con todas las
funciones que empiezan por esa letra a modo de ayudante, podemos introducir
la función, una vez esté seleccionada, pulsando la tecla Tab. Además del nombre
de la función, Excel introduce automáticamente el paréntesis de apertura. Ob-
servamos que también aparece información acerca de la estructura de la sintaxis
de la función y sus argumentos.
En este caso debemos seleccionar el rango sobre el que efectuar el promedio. Des-
pués de escribir los argumentos, cerramos el paréntesis y pulsamos Intro para ob-
tener el resultado.
Pág. 124
Otro modo de insertar funciones es usando las herramientas del grupo Biblioteca
de funciones de la ficha Fórmulas.
Vemos que está formado por distintos botones desplegables que representan a las
distintas categorías de funciones. En su interior hallaremos las funciones más co-
munes de cada categoría. Si no encontramos la función deseada, podemos pinchar
sobre el botón Insertar función del mismo grupo, el cual nos llevará al mismo
cuadro de diálogo estudiado con anterioridad.
Tipos de funciones
Tanto a través del cuadro de diálogo Insertar función como desde el grupo Bi-
blioteca de funciones, Excel clasifica las funciones por categorías para facilitar
su búsqueda. Estas categorías son: Funciones financieras, Lógicas, para trabajar
con Textos, para trabajar con Fechas y horas, de Búsqueda y referencia y Ma-
temáticas y trigonométricas.
También dispone de la categoría Más funciones en la que podemos encontrar

funciones que no se adaptan a ninguna de las anteriores, como por ejemplo: las
Estadísticas o las de Información.
Al colocarnos sobre el nombre de cualquier función que hayamos desplegado pul-

sando su categoría correspondiente, Excel mostrará una leyenda que explica bre-
vemente su funcionamiento y argumentos.
Esta explicación también la encontramos en el cuadro de diálogo Insertar fun-

ción. Si con esta información no fuese suficiente para entender el funcionamiento
de la función, podemos pulsar sobre el vínculo Ayuda sobre esta función.
Pág. 125
Aparecerá la ayuda de Excel mostrando el tema de ayuda referente a la función

que teníamos seleccionada.
Funciones lógicas
Las funciones lógicas se basan en pruebas condicionales para determinar si un ar-
gumento es verdadero o es falso, suelen verse acompañadas de operadores lógicos
como los símbolos mayor que, igual o menor que.
Vamos a utilizar un ejemplo: el cálculo de unas llamadas telefónicas, cuyas tarifas

varían en función del horario.
Situamos el selector en la celda donde se realizará el cálculo, pulsamos la ficha Fór-

mulas y seleccionamos la categoría Lógicas del grupo Biblioteca de funciones.
En la lista que se abre, hacemos clic sobre la función SI.
Pág. 126
Esta función, que es la más importante de esta categoría consta de tres argumen-
tos: El primer argumento es la Condición, en este caso necesitamos saber si la lla-
mada se encuentra en el horario barato o en el caro. A la derecha del cuadro Prueba
lógica encontramos el botón Contraer. También podemos escribir la condición.
Hacemos clic dentro del cuadro Valor si verdadero y escribimos lo que queremos
que haga la fórmula si se cumple la condición. En este caso, habrá que multiplicar la
duración de la llamada, es decir, la celda donde está por el precio del horario barato.
Tenemos que hacer lo mismo en el cuadro Valor si falso, donde escribiremos qué
debe hacer la fórmula si no se cumple la condición. Es decir, multiplicar el conteni-
do de la celda donde está la duración de la llamada por el precio caro.
Pág. 127
Debemos observar que hemos introducido fórmulas como argumentos de una

función. Finalmente aceptamos el cuadro y comprobaremos el resultado. Efectiva-
mente la primera llamada no se realizó en horario reducido y como no cumple la
condición, multiplica su duración por el precio caro.
Ahora, debemos copiar con Autorrelleno a toda la columna y así se irán efectuan-
do los cálculos según la tarifa por horarios.
Funciones anidadas
Puede que en alguna ocasión debamos utilizar una función como argumento de
otra función. Es lo que se denominan funciones anidadas.
Una fórmula puede contener como máximo sesenta y cuatro niveles de anidación
y hasta 255 argumentos por función. Los casos más interesantes que encontramos
de este ejemplo de fórmulas, los recoge la función SI.
Este caso se produce cuando es necesario que la fórmula decida entre más de dos
casos. En el ejemplo, debemos calcular unas comisiones que se cobran en función
de tres casos: primeramente se debe llegar al 80% del objetivo de ventas para co-
brar comisión. Además si las ventas superan el objetivo, la comisión será del 8%,
sino del 6%.
Esto es, si no se llega al 80% del objetivo de ventas, no se cobrará comisión, por el
contrario si se llega al objetivo pero no se supera, se cobrará un 6% de comisión y,
por último, si se logra superar el objetivo de ventas, se cobrará un 8% de comisión.
Pág. 128
Situamos el selector en la celda donde calcular las comisiones y presionamos el

botón Insertar función de la Barra de fórmulas. Localizamos la función SI y
pulsamos el botón Aceptar. En la ventana se abrirá el cuadro de diálogo Argu-
mentos de función. En el cuadro Prueba lógica tenemos que escribir la primera
condición: si las ventas llegan al 80% del objetivo. Es decir, que la celda de ventas
sea mayor que el 80% de la celda del objetivo.
Ahora debemos anotar lo que debe hacer la función si se cumple la condición ante-
rior y llegados a este punto, encontramos dos posibilidades: si las ventas superan al
objetivo, la comisión será del 8%, sino será del 6%, es decir, nos encontramos con
Pág. 129
otro condicional. Así que escribimos otra función SI en el cuadro Valor si verda-
dero. Para expresar la condición de que las ventas sean mayores que el objetivo,
debemos indicar que la celda de las ventas sea mayor que la celda del objetivo.
Anotamos un punto y coma y escribimos lo que debe hacerse si se cumple esta

condición: calcular el 8% de las ventas. Escribimos otro punto y coma y tenemos
que indicar lo que debe hacer la función si no se cumple la condición: calcular el 6%
de las ventas. Cerramos el paréntesis.
Finalmente debemos escribir lo que queda: lo que debe hacer la función si no se

llega al objetivo de ventas. Escribimos la frase “No cubre objetivo” y aceptamos
el cuadro de diálogo.
Pág. 130
Como observamos, se ha realizado el cálculo, en este caso obteniendo el 8% de las

ventas ya que superan el objetivo.
Para probar su correcto funcionamiento, podemos reducir las ventas por debajo del
objetivo o por debajo de su 80%.
Pág. 131
EXCEL 2010
TEMA 10: FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
1001 Funciones Matemáticas

1002 Funciones Trigonométricas
FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS EXCEL 2010
Funciones Matemáticas
Las funciones matemáticas nos ayudan a resolver operaciones de esa índole como
si de una calculadora se tratase.
Podemos escribir directamente los valores numéricos al usarlas, pero de este modo
no se actualizarán.
En los ejemplos siguientes se usan, siempre que es posible, referencias a otras celdas
para que la hoja de cálculo se actualice si se cambian los datos.
Tenemos que saber que todas las operaciones aritméticas se representan en Excel
con nombres de funciones, por ejemplo: suma, producto, etc. menos la Resta y
la División que no existen como tal. En su lugar, debemos usar los operadores
aritméticos (-) y (/), para poder realizar estas operaciones en una hoja de cálculo.
Para restar dos valores en una celda, escribimos el signo igual, pinchamos en la
celda del primer valor, escribimos el signo menos (-), pinchamos en la celda con el
segundo valor y pulsamos Enter.
Para dividir dos valores, escribimos el signo igual en la celda donde queremos que
aparezca el resultado, pinchamos la celda que contiene el dividendo, escribimos
el signo dividir (/), pinchamos la celda que contiene el divisor y pulsamos la tecla
Enter.
Veamos ahora las funciones matemáticas que sí tienen nombre en Excel:
•• Función Suma: Devuelve el resultado de sumar un rango de celdas.
Tenemos que saber que si dentro de este rango se incluyen celdas con valores negati-
vos la función Suma restará éstos del total, es decir, actúa como si fuera una Resta.
Por ejemplo: si sumamos dos celdas que contienen los valores 10 y -5, el resultado
de aplicar la función =SUMA(10;-5) sería 5.
Pág. 134
EXCEL 2010 FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
•• Función Producto: Devuelve el resultado de multiplicar los valores contenidos

en un rango de celdas.
•• Función Absoluto: Devuelve el valor absoluto de un número, es decir, convier-

te a positivo un número si éste es negativo y, lo muestra tal cual en caso contrario.
•• Función Signo: Esta función evalúa el valor numérico de una celda y devuelve
1, si el número es positivo; -1, si es negativo y 0, cuando es cero.
•• Función Raíz: Halla la raíz cuadrada de un número positivo.
•• Función Cociente: Devuelve la parte entera (sin redondear) de dividir los va-
lores de dos celdas.
Pág. 135
•• Función Residuo: Devuelve el resto de una división. Como argumentos intro-

ducimos tanto el dividendo como el divisor.
•• Función Potencia: Eleva el valor de una celda a la potencia del valor de otra.
Consta de dos argumentos: en el primero escribimos el número que queremos ele-
var y en el segundo la potencia.
•• Función EXP (Exponencial): Devuelve el valor de elevar el número e (2,

71828183) a la potencia especificada en el único argumento de la función.
•• Función Logaritmo: Devuelve el valor de calcular el logaritmo de un número

en base a otro.
Posee dos argumentos: en el primero se indica el número del que se quiere hallar el loga-
ritmo y en el segundo la base para calcularlo. Ambos argumentos deben ser positivos.
•• Función Factorial: Devuelve el valor de calcular el factorial de un número que

se introduce como argumento.
•• Función Aleatorio: Esta función no precisa argumentos; lo que hace es generar

en la celda donde se introduce, un número aleatorio entre 0 y 1, que irá cambiando
de forma automática según se realicen modificaciones en la hoja de cálculo.
Pág. 136
EXCEL 2010 FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
•• Función Redondear: Devuelve el número introducido como primer argumen-

to, redondeado al número de decimales especificados en el segundo argumento.
•• Función Número Romano: Convierte el valor de una celda, escrito con

números arábigos, en números romanos. El valor que tendrá la celda que contiene
la función será de tipo Texto.
La función consta de dos argumentos: el primero de ellos es donde introducimos el

número a convertir, en el segundo especificamos la forma en la que nos devuelve el
resultado. Para ello, podemos introducir números del cero al cuatro, siendo el cero
el que devuelve el resultado más largo y el cuatro el más conciso.
Funciones trigonométricas
Veamos ahora algunas de las funciones trigonométricas más usuales. La mayoría de
ellas poseen la misma sintaxis, esto es; signo igual, nombre de la función y, entre
paréntesis, la referencia a la celda que contiene el valor del ángulo a evaluar, en
radianes.
•• Función Grados: Devuelve el valor de convertir los radianes de un ángulo en

grados. Como argumento introduciremos la celda que contenga el valor en radia-
nes de un ángulo.
Pág. 137
•• Función Radianes: Hace lo contrario a lo anterior, es decir, convierte los grados

de un ángulo en radianes.
•• Función Seno: Calcula el seno de un ángulo especificado en radianes. Como

argumento introducimos la celda que contenga el valor del ángulo en radianes.
•• Funciones Coseno y Tangente: Son iguales a la anterior pero para calcular

cosenos y tangentes.
•• Función Arcoseno: Calcula el arcoseno de un ángulo especificado en radianes.

Como argumento introducimos la celda que contenga el valor del seno del ángulo
en radianes.
•• Funciones ArcoCoseno y ArcoTangente: Son iguales a la anterior pero para

calcular arco-cosenos y arco-tangentes. Utilizan como argumentos el coseno y la
tangente del ángulo en radianes, respectivamente.
•• Función PI: Esta función no contiene argumentos, sino que devuelve el valor de
la constante PI (3.14159265358979) en la celda donde se introduce.
Pág. 138
EXCEL 2010
TEMA 11: FUNCIONES DE CONTEO Y ESTADÍSTICAS
1101 La Función CONTAR

1102 La Función CONTARA
1103 La Función CONTAR.BLANCO
1104 Funciones Estadísticas
FUNCIONES DE CONTEO Y ESTADÍSTICAS EXCEL 2010
La función CONTAR
Excel incorpora varias funciones que permiten contar diferentes tipos de datos
dentro de una hoja de cálculo.
Estas funciones resultan especialmente útiles a la hora de hacer inventarios, balan-

ces, etcétera.
La función Contar se emplea para contabilizar aquellas celdas que contengan da-
tos numéricos o fechas. No evalúa por lo tanto ni las celdas en blanco ni aquellas
que contengan texto.
Su utilización es muy sencilla. Situamos el cursor en la celda donde se va a efectuar

el conteo e introducimos el símbolo igual seguido de la función Contar.
A continuación abrimos paréntesis para introducir el rango de celdas sobre el que

vamos a contar. Con el ratón, pinchamos en la primera celda del rango y arrastra-
mos hasta el final del mismo.
Si deseamos incluir rangos múltiples o alternos, basta con mantener presionada la

tecla Control del teclado e indicar el siguiente rango de celdas.
Una vez concluida la selección de celdas, cerramos el paréntesis y pulsamos Enter

para ejecutar la fórmula.
Podemos observar cómo Excel ha contabilizado aquellas celdas rellenas con valores
numéricos, omitiendo aquellas que se encuentran vacías.
Pág. 140
EXCEL 2010 FUNCIONES DE CONTEO Y ESTADÍSTICAS
La función CONTARA
Cuando deseemos contabilizar el número de celdas que se encuentren ocupadas
con textos, debemos emplear la función Contara. Su uso es idéntico al de la fun-
ción Contar.
Situamos el selector en la celda donde vamos a efectuar el conteo e introducimos el

signo igual seguido de la función Contara.
Abrimos paréntesis e introducimos el rango de celdas donde contar. Cerramos el

paréntesis y presionamos Enter para realizar el cálculo.
La función CONTAR.BLANCO
Para contabilizar el número de celdas en blanco de un rango determinado, Excel
incorpora la función Contar.Blanco.
Posicionamos el cursor en la celda donde vamos a reflejar el conteo, introducimos

el símbolo igual y anotamos la función Contar.Blanco.
Pág. 141
FUNCIONES DE CONTEO Y ESTADÍSTICAS EXCEL 2010
A continuación, abrimos paréntesis y seleccionamos el rango de celdas que va a ser

objeto de la función. Esta función no permite incorporar rangos múltiples. Cerra-
mos paréntesis y ejecutamos la fórmula presionando Enter.
Funciones estadísticas
Vamos a ver cómo funcionan cuatro de las funciones Estadísticas más utilizadas.
•• Función Máximo: Se utiliza cuando queremos saber cuál es el valor más alto
en un rango de datos. Pinchamos sobre la celda donde queremos que aparezca el
resultado y tecleamos el signo igual. A continuación escribimos MAX y abrimos
paréntesis. Ahora seleccionamos el rango de celdas que queremos evaluar, cerramos
el paréntesis y pulsamos Enter.
•• Función Mínimo: Es igual que la anterior sólo que devuelve el valor mínimo de
un rango de celdas y su sintaxis es =MIN(rango_celdas).
•• Función Promedio: Devuelve la media aritmética de un rango de celdas. Su

sintaxis es =PROMEDIO(rango_celdas).
Pág. 142
EXCEL 2010 FUNCIONES DE CONTEO Y ESTADÍSTICAS
•• Función Moda.UNO: Devuelve cuál es el valor que más se repite de un ran-

go de celdas. Su sintaxis es =MODA.UNO(rango_celdas). Únicamente pueden
utilizarse argumentos numéricos.
Pág. 143
EXCEL 2010
TEMA 12: FUNCIONES CONDICIONALES Y LÓGICAS
1201 La Función CONTAR.SI

1202 La Función SUMAR.SI
1203 Función PROMEDIO.SI
1204 Funciones Lógicas de Conjunto
1205 Funciones Lógicas Y, O y NO
1206 Aplicar las Funciones Lógicas
FUNCIONES CONDICIONALES Y LÓGICAS EXCEL 2010
La función CONTAR.SI
Es muy habitual encontrarnos con soluciones para hojas de cálculo que precisen
realizar conteos selectivos, es decir, contabilizar los elementos de una lista que
cumplan determinada condición.
Para realizar esta operación, Excel incorpora la función Contar.si. Esta función
precisa dos argumentos para su utilización: una condición y el rango de celdas
donde aplicarla.
En primer lugar situamos el cursor en la celda donde se visualizará el cálculo y ano-

tamos el símbolo igual, seguido de la función Contar.si.
Abrimos el paréntesis e introducimos el rango de celdas donde se va a contar.
A continuación, se incluye punto y coma para separar los argumentos y anotamos

la condición. La condición puede ser un texto, puede ser un número, una fecha o
el contenido de una celda. También se pueden emplear expresiones lógicas con los
símbolos mayor que, menor que, mayor o igual y menor o igual. Sea como sea
la condición, siempre debe ir entrecomillada.
Pág. 146
EXCEL 2010 FUNCIONES CONDICIONALES Y LÓGICAS
Una vez incluida la condición, cerramos el paréntesis y pulsamos Enter para com-
probar el resultado.
La función SUMAR.SI
Una operación que se presenta frecuentemente en una solución de hoja de cálculo
es la suma de los elementos de una lista que cumplan determinada condición.
Para este tipo de cálculos, Excel emplea la función Sumar.si.
Necesitaremos tres argumentos: una condición, el rango de celdas donde buscar

la condición y el rango de celdas donde se encuentran los valores que necesitamos
sumar.
Situamos el selector en la celda donde se va realizar el cálculo, introducimos el

signo igual y escribimos la función Sumar.si.
Abrimos el paréntesis e indicamos el rango de celdas donde Excel buscará el criterio

que representa la condición, seguido de punto y coma. A continuación, hay que
indicar la condición o criterio que va a ser buscada, siempre entrecomillado.
Pág. 147
Finalmente separamos con punto y coma para incluir el tercer argumento de la

función: el rango de valores que van a sumarse si se cumple la condición. Cerramos
el paréntesis y presionamos la tecla Enter.
Si observamos detenidamente podremos comprobar cómo esta fórmula ha sumado

exclusivamente las celdas cuyo valor a su izquierda cumplía la condición acordada.
Función PROMEDIO.SI
Al igual que sucede con las dos funciones estudiadas anteriormente, también es
posible calcular la media aritmética de un rango que cumpla una condición previa-
mente establecida. Estamos hablando de la función PROMEDIO.SI
Los argumentos de esta función son idénticos que los de la función SUMAR.SI
Veamos un ejemplo: supongamos que queremos hallar la media aritmética de las

ventas de los ratones en una tabla. Seleccionamos la celda donde deseamos mostrar
el resultado y anotamos “=PROMEDIO.SI(”. Como primer parámetro debemos
especificar el rango donde Excel comprobará el criterio. Anotamos punto y coma
e introducimos el segundo parámetro que será el criterio que deseamos aplicar al
rango anterior (recordemos que éste debe ir siempre entrecomillado).
Pág. 148
Por último, anotamos de nuevo punto y coma y especificamos el último criterio

que será el rango en el que Excel realizará la media aritmética.
Cerramos el paréntesis y pulsamos la tecla Enter. Como vemos, Excel ha calcula-

do la media aritmética únicamente de las celdas que se corresponden con la venta
de ratones.
Al igual que sucede con la función SUMAR.SI, se puede omitir el último paráme-
tro en el caso de que el rango de criterio coincida con el rango donde se realiza el
promedio.
Funciones lógicas
de conjunto
Hasta ahora hemos visto como realizar cálculos sumando, contando o hallando
la media aritmética de un rango en función de los valores contenidos en ese mis-
mo rango o en otro diferente. Ahora veremos que también existen tres funcio-
nes nuevas que permiten realizar lo mismo pero en las que podemos usar tantos
rangos como queramos para establecer los criterios. Son las funciones CONTAR.
SI.CONJUNTO, SUMAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
Lo primero que debemos conocer es que, para que estas funciones puedan llevarse a
cabo, todos los rangos en los que especifiquemos los criterios así como el rango en
el que se realice la operación deben ser de la misma dimensión.
Vamos a ver un ejemplo con la función SUMAR.SI.CONJUNTO. El resto de

funciones se realizan igual, solo cambia el nombre de la función.
Imaginemos que queremos calcular la suma de los ingresos de todos los ratones que
hemos vendido en pedidos de más de 20 unidades.
Nos situamos en la celda en la que vamos a calcular el resultado y anotamos:

“=SUMAR.SI.CONJUNTO(“.
El primer parámetro que debemos especificar es el rango donde se van a sumar las
cantidades que será el resultado de la función. En nuestro caso anotamos el rango
de los importes conseguidos.
Separamos con punto y coma y anotamos el siguiente parámetro que sería el pri-
mer rango donde vamos a especificar los criterios. En nuestro caso sería el rango de
los productos.
Pág. 149
Anotamos otro punto y coma para llegar al tercer parámetro que será el criterio
que vamos a aplicar al rango seleccionado en el parámetro anterior. En nuestro caso
escribimos “ratón” entrecomillado.
De nuevo anotamos un punto y coma y ahora seleccionamos el nuevo rango de

criterios. Para nuestro ejemplo, el rango de las unidades.
Separamos con punto y coma y anotamos el criterio por el que se regirá el rango
anotado en el parámetro anterior. En nuestro caso “>20”.
Ya hemos especificado todos los parámetros que necesitamos de la función, aunque

podríamos seguir incluyendo nuevos rangos y criterios. Cerramos el paréntesis y
presionamos la tecla Enter para ver los resultados.
Excel habrá sumado las ventas de los pedidos de ratones de más de 20 unidades.
Funciones lógicas
Y, O y NO
•• Función Y: Devuelve el texto VERDADERO en la celda en la que se introduce,
si se cumplen todas las condiciones que forman sus múltiples argumentos.
Pág. 150
En caso de que alguna condición no se cumpla, devolverá el valor FALSO. Cada

argumento, como en todas las funciones, debe ir separado por (;).
•• Función O: Devuelve el texto VERDADERO en la celda en la que se introdu-

ce, si se cumple alguna de las condiciones que forman sus múltiples argumentos,
es decir, para que devuelva el valor FALSO, no se debe cumplir ninguna condición.
•• Función NO: Esta función niega una condición, es decir, si el resultado de ésta
era verdadero ahora será falso y viceversa. De este modo, devolverá VERDADE-
RO cuando la condición no se cumpla y FALSO cuando sí lo haga.
Pág. 151
No es habitual encontrar las funciones Y, O y NO solas en una celda, sino integra-

das como parte de los argumentos de otra función, por ejemplo, de las funciones
condicionales.
Aplicar las funciones

lógicas
Supongamos que necesitamos evaluar los datos de una celda con una función Si,
donde la condición responde a más de una pregunta.
Por ejemplo: calcular el porcentaje de comisión en función de si las ventas obteni-

das han sido mayores que 10.000, y el representante de ventas ha sido Juan. Para
resolver ésta y otras preguntas parecidas, debemos usar las funciones lógicas den-
tro del argumento de comparación de la Función Si.
Este ejemplo en particular, lo resolveremos utilizando la función Y, como parte de

la condición de la función SI.
Nos colocamos en la celda en la que queremos obtener el resultado y escribimos el

signo “=”, seguido del nombre de la función Si y abrimos paréntesis.
Ahora debemos introducir la condición; como necesitamos preguntar por dos va-
riables en lugar de una, escribimos la función Y, abrimos paréntesis y anotamos
la primera condición, que sería que la celda que contiene el valor de las ventas
fuese superior a 10.000). Escribimos punto y coma para separar los argumentos y
la siguiente condición, que sería que el representante de ventas fuese Juan, ahora
cerramos el paréntesis, terminando así con la función Y.
Nuestro estado es, que tenemos una función Si, en la que, por el momento, sólo
hemos colocado el argumento de la condición y, para ello, hemos usado la función
Y, que pregunta por dos variables diferentes.
Para terminar la función, escribimos punto y coma y anotamos el argumento ver-

dadero, esto es, lo que la celda mostrará en el caso de que se hayan cumplido las
dos condiciones anteriores.
Anotamos otros dos puntos y lo que queremos que se haga en el caso de que no se
haya cumplido alguna de las dos condiciones de la función Y.
Cerramos el paréntesis, pulsamos Enter y nuestra función está terminada.
Pág. 152
Comprobamos como el resultado depende de que se cumplan ambas condiciones

especificadas en la función Y. Si cambiamos el valor de alguna de ellas, el resultado
variará también.
Si hubiese sido suficiente que el representante de ventas fuese Juan o que las ventas
superaran los 10.000 euros, tendríamos que haber hecho lo mismo, pero usando en
esta ocasión, la función O.
Pág. 153
EXCEL 2010
TEMA 13: FUNCIONES HORARIAS
1301 Las Funciones HOY y AHORA

1302 Las Funciones DÍA, MES, AÑO, FECHA, HORA, MINUTO y SEGUNDO
1303 Los Días de la Semana
1304 Operaciones con Fechas
1305 La Función DIA.LAB
1306 La Función DIAS.LAB
FUNCIONES HORARIAS EXCEL 2010
Las funciones HOY

y AHORA
Excel incorpora cierto número de funciones específicas para realizar operaciones
con fechas y horas.
Si deseamos incluir la fecha del día en una hoja de cálculo emplearemos la función
Hoy. Seleccionamos la celda donde deseamos la fecha, introducimos un signo igual
y, a continuación, escribimos Hoy, seguido de un paréntesis de apertura y otro de
cierre sin contenido.
Una vez que presionemos la tecla Enter, podemos observar que ha quedado intro-
ducida la fecha del día.
Si lo que deseamos es introducir en la hoja de cálculo tanto la fecha del día como la
hora, emplearemos la función Ahora. Anotamos el símbolo igual, la función Ahora
y los paréntesis sin contenido. Al ejecutar la fórmula podemos ver que se han in-
troducido la fecha y la hora del momento.
Las funciones horarias trabajan leyendo los códigos internos del ordenador que
identifican las fechas y horas. Estos códigos son números de serie que una vez leí-
dos por Excel se transforman a los formatos de fecha y hora que conocemos.
Este procedimiento tiene algunos inconvenientes, como es el hecho de que si el

formato de una celda ha sido modificado a texto, número o cualquiera que no sea
un formato de fecha u hora, e introducimos una función horaria, observaremos
que Excel no devuelve los datos esperados y sí el número de serie.
Pág. 156
EXCEL 2010 FUNCIONES HORARIAS
También sucede si modificamos el formato sobre celdas que ya incluyen una fun-
ción horaria
Las funciones DÍA, MES,

AÑO, FECHA, HORA,
MINUTO y SEGUNDO
Cuando en una hoja de cálculo aparece una fecha pero necesitamos extraer de ella
alguno de sus componentes como el día, el año o el mes, podremos hacerlo con las
funciones del mismo nombre.
Para obtener el año de una fecha, situamos el cursor en la celda deseada, escribimos
el signo igual y anotamos la función Año. A continuación abrimos paréntesis e
incluimos la referencia de la celda donde se encuentra la fecha.
Cerramos el paréntesis y pulsamos Enter. Como observamos, esta función devuel-

ve el número correspondiente al año de una fecha dada.
Para obtener el mes de una fecha, situamos el cursor en una celda, escribimos el
signo igual y anotamos la función Mes. A continuación abrimos paréntesis e in-
cluimos la referencia de la celda donde se encuentra la fecha. Cerramos la fórmula
y aceptamos.
Para obtener el día de una fecha, situamos el selector en su posición, escribimos el

signo igual y anotamos la función Día, sin tilde.
A continuación abrimos paréntesis e introducimos la referencia de la celda. Cerra-

mos la fórmula y aceptamos.
Pág. 157
Por el contrario, podemos componer en una celda una fecha partiendo de los datos
de otras tres que representen el año, el mes y el día, usando para ello la función
Fecha.
Escribimos el signo igual y anotamos la función Fecha en la celda de resultado.

Abrimos paréntesis y escribimos la referencia de la celda que contenga el valor del
año. Escribimos punto y coma y anotamos la referencia de la celda que contenga
el valor del mes. Volvemos a teclear punto y coma y escribimos la referencia de la
celda que contiene el valor del día.
Cerramos el paréntesis y aceptamos para ver los resultados de la fórmula.
También tenemos tres funciones que extraen la hora, los minutos o los segundos
tomando como referencia una celda que contenga un valor de tipo hora.
Estas funciones se usan igual que las de Día, Mes y Año y se llaman: Hora, Mi-
nuto y Segundo.
Los días de la semana

Excel no tiene ninguna función que devuelva el día de la semana que corresponde
a una fecha determinada, pero lo que si puede es proporcionar un número que lo
identifique.
Se trata de la función Diasem. Para trabajar con ella precisamos dos argumentos:
una fecha y un número del 1 al 3 que identifica el tipo de calendario.
- El tipo 1 considera que el primer día de la semana tiene valor 1 y es el domingo.
Pág. 158
- El tipo 2 considera que el primer día de la semana tiene el valor 1 y es el lunes.
- El tipo 3 considera que el primer día de la semana es el 0 y es el lunes.
Situamos el selector en la celda correspondiente, anotamos el signo igual seguido

de la fórmula Diasem y abrimos paréntesis.
A continuación, introducimos la fecha o la referencia a la celda que la contenga,

anotamos punto y coma para separar e incluimos el tipo.
Una vez cerrada la fórmula y ejecutada, observaremos que Excel devuelve un valor
numérico correspondiente al día de la semana que indique el tipo.
Con posterioridad podremos utilizar estos valores en otras fórmulas y funciones

para que devuelvan el día de la semana en formato de texto.
Operaciones con fechas

Las fórmulas que hemos visto permiten obtener fechas, horas y partes de las mis-
mas, pero con Excel también es posible realizar cálculos y operaciones directamen-
te con este tipo de datos.
Por ejemplo, si queremos obtener el número de días que han transcurrido entre dos
fechas determinadas, tan solo hay que restarlas.
Situamos el cursor en la celda correspondiente y escribimos el símbolo igual. A

continuación, anotamos la fecha mayor o indicamos la referencia de la celda que la
contiene, incluimos el signo menos e introducimos la fecha menor.
Una vez aceptada la fórmula, podremos observar que Excel devuelve un valor en
formato fecha que es el resultado de restar los dos números de serie de las fechas
indicadas.
Para obtener el valor real de la operación, bastará con cambiar su formato y situarlo
como dato general o numérico.
Pág. 159
Sin embargo, Excel incorpora una función que realiza directamente este cálculo
pero con una salvedad: entiende que los años son de 360 días, distribuidos en me-
ses de 30. Esta consideración se utiliza en numerosas ocasiones a nivel financiero
y contable.
La función se llama Dias360. Necesita tres argumentos: la fecha inicial, la final y

un valor lógico, Verdadero o Falso, que indica el método de cálculo.
Si el valor es Falso, Excel emplea el método americano que considera que los días
31 se convierten en el día 1 del siguiente mes.
Si el valor es Verdadero se emplea el método europeo que considera que los días 31
se convierten en días 30 del mismo mes.
Situamos el selector en la celda correspondiente, insertamos un signo igual, escri-

bimos la función Dias360 y abrimos paréntesis.
Introducimos la fecha inicial, un punto y coma, la fecha final y el método de cál-

culo. Cuando cerremos la fórmula y aceptemos, obtendremos la diferencia de días
buscada.
La función DIA.LAB
La función DIA.LAB se utiliza para saber cual es la siguiente fecha laborable antes
o después de un número de días descontando las festividades.
Esta función necesita tres parámetros; el primero es la fecha a partir de la cual se va

a contar; el segundo el número de días y el tercero un rango de valores de celdas en
los que se especifiquen las festividades.
Pág. 160
Nos situamos en la celda en la que deseamos hallar el resultado y anotamos

“=DIA.LAB(“. A continuación anotamos la fecha inicial como primer parámetro.
Podemos escribirla directamente o seleccionar una celda que la contenga.
Anotamos punto y coma y escribimos el segundo parámetro que será el número de

días que deben pasar entre la fecha inicial y la de resultado. Si la fecha que quere-
mos hallar es anterior a la fecha inicial debemos escribir los días en negativo.
Separamos con punto y coma y anotamos el último parámetro que será el rango
de celdas donde previamente hemos indicado los días que han sido festivos entre
las dos fechas.
Cerramos el paréntesis y pulsamos la tecla Enter. Como vemos Excel muestra

como resultado un número, que será el número de serie de la fecha que queremos
hallar. Seleccionamos la celda y cambiamos su formato a un formato de fecha.
Ahora sí que podemos observar el resultado, que será el siguiente o anterior día la-
boral desde la fecha inicial según los datos anotados en los parámetros de la función.
La función DIAS.LAB
La función DIAS.LAB calcula el número de días laborables entre dos fechas des-
contando las festividades. Esta función tiene tres parámetros; la fecha inicial; la
fecha final y un rango en el que se especifican los días festivos.
Situamos el cursor en la celda donde queremos el resultado y anotamos “=DIAS.

LAB(“. Como primer parámetro anotamos o seleccionamos la fecha inicial; es-
cribimos punto y coma y seleccionamos o anotamos la fecha final como segundo
parámetro.
Pág. 161
Separamos con punto y coma y seleccionamos para el tercer parámetro el rango de

celdas en el que hemos anotado los días que son festivos.
Cerramos el paréntesis y presionamos la tecla Enter para ver el resultado. Excel

devuelve un número que será el número de días laborables que ha habido entre las
dos fechas especificadas en la función.
Pág. 162
EXCEL 2010
TEMA 14: FUNCIONES FINANCIERAS
1401 Introducción
1402 La Función PAGO
1403 La Función VALOR FUTURO
1404 La Función DDB
FUNCIONES FINANCIERAS EXCEL 2010
Introducción
Una de las mayores utilidades que suelen darse a las hojas de cálculo es el trabajo
con datos de utilidad contable, fiscal o financiera. Así, Excel incorpora gran canti-
dad de funciones para trabajar de forma cómoda en estas disciplinas.
Es indiscutible que para poder trabajar con ellas resulta indispensable conocer su
utilidad y el significado de las variables y parámetros que utilizan.
Existen varias funciones de gran utilidad que no son excesivamente especializadas

y que conviene conocer. Se trata de las funciones de financiación. Para trabajar con
ellas conviene tener claro el significado de sus componentes:
Se conoce por Capital o Principal a la cantidad que se solicita en un préstamo o

que es obtenida al final de una inversión.
El Rédito o Tasa es el tipo de interés al que se concede un préstamo o se genera

una inversión.
El Período es la cantidad de tiempo durante la que se realiza el pago de un présta-

mo o se genera la inversión.
Pág. 164
EXCEL 2010 FUNCIONES FINANCIERAS
La Periodicidad es el número de veces que se efectúa un pago a lo largo de un año.

Así podemos hablar de periodicidad anual, trimestral, mensual, etcétera.
El Número de pagos o percepciones es la cantidad de veces en las que se efectúa

el pago de un préstamo o de una inversión desde que comienzan hasta su fin.
La Cuota es la cantidad que se aporta en cada uno de los pagos.
Por ejemplo, podemos pedir prestado un capital de 60.000,00 € a un 5% de interés

que pagaremos a 10 años, de forma mensual, es decir, un total de 120 pagos.
Debemos saber que Excel solo trabaja con fórmulas a interés fijo no con intereses
variables.
La función PAGO
La función de Excel que permite el cálculo de las cuotas de un préstamo es la
función Pago. Precisa del uso de tres parámetros: el capital, el rédito y el número
de pagos.
Los parámetros rédito y número de pagos deben ser homogéneos, es decir, tienen
que hacer referencia a la misma unidad de tiempo. Por ejemplo, si el rédito es anual,
la periodicidad también debe serlo o si ésta es mensual, el rédito habrá de serlo a
su vez.
Como siempre, situamos el selector en la celda donde se va a calcular la cuota, in-

troducimos el signo igual, la función Pago y abrimos paréntesis.
El primer parámetro es la tasa. La introducimos o hacemos clic en la celda donde

está almacenada y la adaptamos para homogeneizarla con la periodicidad, es decir,
si la tasa es anual y la periodicidad, mensual, habrá que dividirla entre 12 para con-
vertirla en tasa mensual.
Separamos con punto y coma e introducimos el número de pagos, que también ha-
brá que homogeneizar. Es decir, si la periodicidad es mensual, habrá que multiplicar
la duración en años, por 12.
Separamos una vez más con punto y coma y añadimos el capital. Una vez cerra-
mos el paréntesis y ejecutamos la función, obtendremos las cuotas que tendremos
que abonar hasta la finalización del préstamo.
Pág. 165
Observaremos que el valor obtenido es negativo y que adquiere ese formato. Esto
es debido a que se trata de un pago que debe efectuarse en contra del capital pen-
diente. Si deseamos que la cuota sea positiva, tan solo hay que incluir un signo
menos precediendo al capital dentro de la función.
Hay que hacer una aclaración respecto de esta función: no se incluyen en los cálcu-
los ni gastos, ni comisiones ni cualquier otro cargo que efectúen las entidades con-
cesionarias de créditos, ya que estas pueden o no aplicarse y varían de unas a otras.
La función VALOR
FUTURO
Excel incluye una función para realizar la operación contraria al pago de un prés-
tamo: la realización de una inversión.
En este caso el procedimiento que se lleva a cabo es a la inversa: se aportan cuotas

con una periodicidad determinada a las que se aplica un tipo fijo de interés y que,
al final del período definido, generan un capital.
Se trata de la función VF que precisa de los mismos parámetros que la función

Pago. Situamos el cursor en la celda donde se va a obtener el capital final, anota-
mos el signo igual, la función VF y abrimos paréntesis.
A continuación incluimos la tasa, es decir, el tipo de interés de la inversión. Ha-

brá que homogeneizarla con la periodicidad: si es anual, habrá que convertirla en
mensual dividiéndola entre 12. Separamos con punto y coma e introducimos la
duración que también habrá que igualar con la periodicidad, por lo que, si es anual,
habrá que multiplicar por 12 para que resulte mensual.
Pág. 166
EXCEL 2010 FUNCIONES FINANCIERAS
Una vez más anotamos punto y coma y finalmente introducimos la cuota. Cerra-
mos el paréntesis y pulsamos Enter para obtener el resultado final de la inversión.
Esta vez también se obtiene un resultado negativo. Si no deseamos que sea así,
debemos introducir un signo menos delante de la cuota en la función.
Debemos tener claro que esta función no incluye ni gastos, ni comisiones, ni im-
puestos que se apliquen a las inversiones por parte de las entidades de inversión o
administraciones.
La función DDB
La Función DDB calcula la depreciación de un bien durante un período específico.
Emplea, por defecto, el método de doble disminución de saldo, es decir, el bien
pierde más valor durante los primeros años que durante los últimos.
Para la realización de esta función son necesarios 4 parámetros obligatorios; el cos-

to, es decir, lo que valió el bien; el valor residual que es lo que valdrá el bien una
vez agotada su vida útil (si no valiese nada, se indica como cero); la vida, esto es,
el tiempo de vida útil de lo comprado y el periodo para el que deseamos realizar el
cálculo (un año, dos años, etc.). Es muy importante saber que la vida y el periodo
deben establecerse en la misma unidad de tiempo, pueden ser años, meses, etc.
Supongamos que queremos calcular, pasados 3 años de la compra, la depreciación

de un bien que nos costó 15.000 euros, que tiene una vida útil de 12 años y que
cuando se acabe dicha vida útil, obtendremos por él, 2.500 euros. Nos situamos
en la celda de resultado, tecleamos el signo igual seguido del nombre de la función
DDB y abrimos paréntesis.
Pág. 167
Escribimos o introducimos la celda que tiene como valor el costo del bien, teclea-
mos punto y coma para separar los argumentos y anotamos la celda que contiene
el valor residual.
Escribimos punto y coma y anotamos el tercer argumento que sería la celda que
contiene los años de vida del bien. A continuación, escribimos punto y coma de
nuevo para introducir el último argumento, que será la celda con el valor del perío-
do del que deseamos saber la depreciación.
Para finalizar, cerramos el paréntesis y observamos los resultados. Podemos ver la

depreciación en otros períodos con sólo cambiar el valor de la celda que lo representa.
Pág. 168
EXCEL 2010
TEMA 15: FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA
1501 Funciones de Búsqueda y Referencia

1502 La Función BUSCARV
1503 La Función BUSCARH
1504 La Función BUSCAR
1505 La Función COINCIDIR
1506 La Función INDICE
FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA EXCEL 2010
Funciones de Búsqueda
y Referencia
Las funciones de búsqueda permiten localizar datos y referencias dentro de una
hoja de cálculo, generalmente bajo unas condiciones o criterios. Se trata de uno de
los grupos de funciones más útiles que incorpora Excel, ya que permiten establecer
relaciones entre diferentes tablas ubicadas en los libros de cálculo.
Antes de comenzar con su estudio debemos hacer una pequeña aclaración: Dos de
las funciones más utilizadas de Búsqueda y Referencia son: BuscarV y BuscarH.
Excel, en su nueva versión 2010, renombró estas funciones como ConsultaV y

ConsultaH.
Sin embargo, este cambio no gustó a los usuarios, que protestaron enérgicamente
sobre este hecho.
Ante las numerosas reclamaciones recibidas, Microsoft decidió generar el Service

Pack 1 de Office en el que al instalarlo, entre otras cosas, volvía a renombrar las
funciones como siempre han sido conocidas, esto es, BuscarV y BuscarH.
Pág. 170
EXCEL 2010 FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA
Dado este hecho, en el momento de la realización de este curso, podemos encontrar-

nos frente a dos casos: que usted como usuario de Excel 2010 no tenga instalado
el Service Pack 1 de Office en su ordenador por lo que las funciones de búsqueda
que deberá utilizar serán ConsultaV y ConsultaH. O que usted haya instalado el
Service Pack 1, en cuyo caso sus funciones se llamarán BuscarV y BuscarH. En
los ejemplos de este curso nosotros utilizamos esta última nomenclatura.
La función BUSCARV
Una de las funciones de búsqueda más utilizadas es la función BuscarV, que per-
mite localizar los datos de una tabla organizada por columnas situados a la derecha
de una celda de referencia.
Los parámetros que emplea esta función son cuatro: la celda de referencia, la tabla
donde realizar la búsqueda, el número de la columna dentro de la tabla de búsque-
da y un valor lógico, Verdadero o Falso.
Cuando hagamos referencia a la tabla donde buscar los datos podemos optar por
pinchar y arrastrar el cursor sobre el rango que encierra los datos o incluir su nom-
bre si es que lo tiene.
Recordemos que para nombrar una tabla primero hay que seleccionar el rango de
los datos de la tabla, después pinchamos en la casilla del cuadro de nombres y es-
cribimos el nombre que vayamos a darle.
Las funciones de búsqueda o consulta suelen utilizarse en hojas de cálculo distintas

de donde están las tablas. Una vez situados en la hoja de cálculo, seleccionamos la
celda donde va a introducirse la fórmula.
Pág. 171
Incluimos el signo igual, anotamos la función BuscarV y abrimos paréntesis. A

continuación debemos introducir la celda de referencia para la búsqueda y separa-
mos con punto y coma.
Ahora hay que incluir la tabla donde se va a realizar la búsqueda, teniendo en

cuenta que podemos cambiar de hoja y seleccionar el rango de datos de la tabla o
escribir su nombre.
Separamos con punto y coma y anotamos el número de la columna de la tabla

donde están los datos que queremos buscar.
Finalmente, hay que separar con punto y coma e incluir el valor lógico. Este valor
hace referencia a si la tabla donde se realizará la búsqueda está ordenada alfabéti-
camente o no. Si lo está, escribiremos Verdadero y si no lo está, Falso.
Una vez concluida y ejecutada la fórmula, observaremos que devuelve un error

de valor. Esto se debe a que no existen datos en la celda de referencia. Bastará con
incluir uno de los datos de referencia de la tabla para que se efectúe la búsqueda.
Una de las grandes utilidades de esta fórmula consiste en extenderla a todo un

conjunto de celdas con el objeto de dejar la hoja preparada para siguientes entradas
de datos en las celdas de referencia.
Así, copiamos la fórmula en las siguientes celdas mediante el autollenado. Como

hemos advertido, la función devuelve un error.
Pág. 172
En cuanto comencemos a rellenar las celdas de la columna de referencia, la hoja de

cálculo irá devolviendo a su derecha los valores buscados.
Si deseáramos que la búsqueda devolviera los datos de otra columna de la tabla,

tan solo hay que tener en cuenta que habrá que hacer referencia a ella mediante el
número de orden de la columna dentro de la tabla .
La función BUSCARH
En ocasiones las tablas donde queremos efectuar búsquedas no están organizadas por
columnas sino por filas. En este caso la fórmula que debemos emplear es BuscarH.
Esta función busca los datos situados en las filas que se encuentran debajo de la
fila que almacena los datos de referencia y lleva los mismos cuatro argumentos que
BuscarV, pero referidos a filas: una celda de referencia donde aparecerá el valor
que va a servir para buscar el dato en la tabla, la tabla donde buscar, que tendrá o
no nombre, el número de fila dentro de la tabla que almacena los valores que esta-
mos buscando y un valor lógico Verdadero o Falso.
Situamos el selector de celdas en la posición donde vayamos a situar los valores que
se buscan, introducimos el signo igual, escribimos la función BuscarH y abrimos
paréntesis.
Pág. 173
A continuación introducimos la referencia a la celda que contendrá el valor con el

vamos a buscar y separamos con punto y coma.
Seguidamente indicamos el nombre de la tabla donde buscar, separamos por punto

y coma e indicamos el número de la fila de la tabla donde están los datos buscados.
Para concluir, escribimos el parámetro lógico, según la tabla esté o no ordenada

alfabéticamente por filas. Cerramos paréntesis y ejecutamos la fórmula. Como
podemos apreciar, Excel devuelve de nuevo un error de valores. Esto se debe un vez
más a la ausencia de datos en la celda de referencia. Anotamos el dato y comproba-
mos cómo se realiza la búsqueda solicitada.
Si queremos extraer los datos de otra de las filas de la tabla, tan solo debemos indi-
car el número de fila que hace dentro de la tabla.
Una vez más, podemos extender la fórmula a sucesivas celdas, que devolverán el
error hasta que vayamos ocupando las celdas de referencia.
La función BUSCAR
En algunos tipos de tablas, en las que existan filas o columnas de totales, es posible
emplear para la búsqueda de estos datos la función Buscar.
Pág. 174
Esta función sólo trabaja correctamente si la tabla está ordenada alfabéticamente

en filas o columnas según corresponda.
Esta función tiene dos maneras de funcionar. En su variante por columnas, precisa
de tres argumentos: una celda de referencia donde la función lee el criterio para
buscar el dato, la columna donde se encuentran todos estos criterios, que es la que
debe estar ordenada alfabéticamente, y la columna final donde se buscarán los
resultados.
Posicionamos el selector en la celda correspondiente, anotamos el signo igual, la

función Buscar y abrimos paréntesis. Seguidamente introducimos la celda de re-
ferencia desde donde se leerán los datos, separamos con punto y coma e introduci-
mos el rango de columna donde se encuentran los criterios de búsqueda ordenados
alfabéticamente.
Separamos con punto y coma y finalmente indicamos el rango de columna donde

se encuentran los datos que buscamos.
Cerramos el paréntesis y presionamos Enter para ejecutar la fórmula.
Una vez más podemos comprobar cómo Excel devuelve un valor de error. Se debe
a que en la celda de referencia no hay ningún valor.
Cuando introduzcamos un valor de los que se encuentran en la columna de crite-

rios la función devolverá el valor buscado.
En la variante por filas de la función, la manera de trabajar es la misma pero hacien-

do referencia a filas en lugar de a columnas.
Pág. 175
Seleccionamos la celda donde queremos obtener el dato, introducimos el signo

igual, la función Buscar y abrimos paréntesis.
A continuación anotamos la referencia de la celda desde donde vamos a leer los

datos, separamos con punto y coma e introducimos el rango de fila donde se en-
cuentran los criterios de búsqueda ordenados alfabéticamente.
Finalmente separamos con punto y coma, introducimos la fila donde se encuen-

tran los datos que buscamos, cerramos paréntesis y aceptamos.
Una vez más Excel devolverá un error que desaparecerá en cuanto introduzcamos
un criterio en la celda de referencia.
Pág. 176
La función COINCIDIR
La función Coincidir es muy similar a la función Buscar, sólo que en vez de de-
volver el elemento buscado, lo que hace es devolver su posición dentro del rango
donde se busca.
Consta de tres argumentos. El primero es el valor que deseamos buscar. El segundo

es el rango de celdas donde se buscará dicho valor.
El tercero, llamado tipo de coincidencia, es opcional, pero es muy importante saber

qué significa.
Puede contener tres valores: -1, 0 ó 1. Si se omite, el valor por defecto será 1.
Si el tipo de coincidencia es 1, la función devuelve la posición del mayor valor, que

es menor o igual al valor buscado. Los datos tendrán que estar ordenados ascenden-
temente en el rango de celdas a buscar si usamos esta coincidencia.
Por ejemplo, si el valor buscado fuese 5 y no se encontrara en el rango a buscar, y sin

embargo, estuviese el 4 en la posición 25, la función devolvería 25. Para los valores
de tipo Texto, es exactamente igual teniendo en cuenta su posición alfabética.
Pág. 177
Si el tipo de coincidencia es -1, la función devuelve la posición del menor valor, que
es mayor o igual al valor buscado. El rango de búsqueda tendrá que estar ordenado
descendentemente en este caso.
Por ejemplo, supongamos que queremos buscar en una hoja muy densa, un valor
de referencia, y si ésta no existiese, la siguiente mayor, que por lógica, debe perte-
necer al mismo tipo de producto.
Si el tipo de coincidencia es 0, la función sólo devuelve la posición del valor si este

se encuentra exactamente igual en el rango de búsqueda. En este caso no tienen
porqué estar ordenadas las celdas del rango.
Función INDICE
La función Indice devuelve el valor de una celda dentro de un rango que coincidirá
con la intersección de la fila y la columna que especifiquemos como argumentos.
Puede ser útil en hojas de cálculos muy amplias, para buscar un valor rápidamente.
Actúa como si fuera un radar al que le dan dos coordenadas de búsqueda, una ver-
tical y otra horizontal. Posee tres argumentos:
Pág. 178
1. Matriz: Es el rango de celdas donde buscaremos el dato.
2. Núm_fila: En este argumento anotamos el número o indicamos la celda que

hace referencia al número de fila que se buscará dentro del rango.
3. Núm_columna: En este argumento anotamos el número o indicamos la celda

que hace referencia al número de columna que se buscará dentro del rango.
Un uso de esta función sería, por ejemplo, que nos devolviese el nombre de un día
de la semana, cuando hemos calculado su número con la función DiaSem.
Veamos cómo hacerlo:
Lo primero será crear un rango con los siete nombres de los días de la semana. Para
que no afecten a la presentación de la hoja de resultados, los escribiremos en otra
hoja del mismo libro.
Ahora nos colocamos sobre la celda donde queremos que aparezca el nombre del
día y escribimos el signo igual seguido de la función Indice, y abrimos paréntesis.
Como matriz, seleccionamos el rango de celdas con los nombres de los días.
Pág. 179
Como num_fila, anotamos un 1 o ignoramos el argumento, puesto que el rango

sólo está formado por una fila.
Como num_columna, indicamos la celda que contiene la función Diasem, que

tendrá anotada el día de la semana en número.
Finalmente cerramos el paréntesis y observamos los resultados.
La función Indice ha buscado el número al que hacía referencia la función Diasem

entre sus columnas y devuelve el valor, en este caso “Jueves”, puesto que el núme-
ro que se ha usado es el 4.
Pág. 180
EXCEL 2010
TEMA 16: FUNCIONES DE TEXTO
1601 Función CONCATENAR

1602 Otras Funciones de Texto
FUNCIONES DE TEXTO EXCEL 2010
Función CONCATENAR
La función Concatenar se usa para unir varios elementos de texto en una sola
celda. Estos elementos pueden ser textos directamente escritos o referencias a las
celdas que deseemos unir.
Debemos recordar que si escribimos directamente los textos, éstos deben ir entre-
comillados.
Para aplicar la función, escribimos el signo igual en la celda de resultado seguido del
nombre de la función y abrimos paréntesis.
Ahora introducimos los textos que deseemos unir como argumentos separados por
punto y coma. Al cerrar el paréntesis y aceptar la función podemos ver los resulta-
dos de la unión.
Pág. 182
EXCEL 2010 FUNCIONES DE TEXTO
Lo general es que no haya espacios en blanco que separen los contenidos de los
argumentos. Para separar visualmente los textos, debemos introducir como argu-
mentos espacios en blanco entrecomillados.
De este modo, si escribimos =CONCATENAR(“Hola”;”Pedro”), el resultado

sería “HolaPedro” sin separación entre las dos palabras.
En cambio, si escribimos =CONCATENAR(“Hola”; “ “;”Pedro”), el resultado

sería “Hola Pedro” con un espacio entre las dos palabras.
Otro modo de hacer lo anterior, sería dejando un espacio en blanco después de la

palabra “Hola” antes de cerrar las comillas. Esto nos será de ayuda si escribimos los
textos directamente, pero no en el caso de que hagamos referencias a otras celdas,
puesto que no se entrecomillan los argumentos.
También podemos usar el operador de concatenación propiamente dicho que es

el “&”. Este operador concatena tanto textos como números y se usa igual que el
operador “+”.
Otras funciones de texto

•• Función Igual
Esta función se usa cuando queremos saber si dos cadenas de texto son exactamen-
te iguales entre sí. Distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Devolverá VERDADERO en el caso de que las dos cadenas de texto sean iguales
y, FALSO si existe alguna diferencia entre ellas.
Pág. 183
FUNCIONES DE TEXTO EXCEL 2010
•• Función Largo
Se usa para saber el número de caracteres de un texto o número que se introduce

como argumento. También tiene en cuenta espacios en blanco.
•• Función Valor
Convierte un argumento de texto, pero que representa un número en dicho núme-

ro. Un buen ejemplo de esta función son las fechas, que como ya sabemos, real-
mente son números formateados en fechas. Pues bien, esta función permite saber
cuál es la numeración de una fecha concreta.
Pág. 184
EXCEL 2010
TEMA 17: ANÁLISIS DE DATOS
1701 Búsqueda de Objetivos

1702 Realizar una Búsqueda de Objetivo
1703 Tablas de Datos
1704 Aplicar Tabla de Datos
1705 Escenarios
1706 Aplicar Escenarios
1707 Informes de Escenarios
1708 Botón Desplegable Escenario
ANÁLISIS DE DATOS EXCEL 2010
Búsqueda de objetivos
Ya sabemos que las hojas de cálculo de Excel son dinámicas. Esto quiere decir que,
como en la mayoría de los casos están compuestas por funciones que a su vez ha-
cen referencias a valores contenidos en otras celdas, al cambiar estas últimas, los
resultados se actualizan automáticamente.
Esta propiedad de las hojas de cálculo nos permite ver distintos resultados de un
mismo problema, cambiando los valores de sus parámetros.
Pero, ¿qué sucede si lo que queremos saber no es el resultado, sino qué valor debería
tener uno de sus parámetros para que el resultado fuera el que nosotros deseamos?
Pongamos un ejemplo sencillo para entenderlo, aún sin ser el más representativo.
Es fácil calcular la suma de dos celdas en otra y observar el resultado. Si cambiamos
alguna de ellas, también lo hará el resultado. Bien, pues supongamos que tenemos
el resultado y sólo una cantidad. Lo que queremos saber es qué valor debe tomar la
segunda cantidad para que el resultado sea el deseado.
Este tipo de problemas se resuelven con la herramienta Buscar objetivo que se

encuentra dentro del botón desplegable Análisis Y si del grupo Herramientas
de datos de la ficha Datos.
Pág. 186
EXCEL 2010 ANÁLISIS DE DATOS
Realizar una búsqueda

de objetivo
Vamos a plantear un problema que resolveremos con Búsqueda de objetivo.
Un alumno realiza una oposición que consta de cuatro pruebas: un examen psico-
técnico que le computará un 15% de la nota final; un test que le computará un 30%
sobre la nota final; una prueba teórica que computa con un 40% y una entrevista
que significa el 15% de la nota final.
Este alumno ya ha realizado las tres primeras pruebas y habiendo calculado los
tantos por ciento de cada una de ellas, ha obtenido un 4,99 de nota final. Le queda
por realizar la entrevista final y sabe que para conseguir plaza deberá sacar como
mínimo un 6. Lo que el alumno necesita conocer ahora es qué nota mínima debe
obtener en la prueba de la entrevista para alcanzar ese 6.
Nos colocamos en la celda que deberá cambiar para alcanzar el objetivo de sacar un
6 en la nota final y pulsamos sobre la opción Buscar objetivo.
Se abre un cuadro de diálogo que nos pide tres parámetros. El primero es donde
indicamos la Celda objetivo. En nuestro caso, la nota final. En el parámetro Con el
valor indicaremos el que debe tener la celda objetivo, en nuestro caso, 6.
En el último parámetro, debemos indicar la celda que cambiará su valor para alcan-
zar el objetivo. En nuestro caso, la celda que contendría la nota de la entrevista.
Para finalizar, aceptamos el cuadro.
Excel realiza rápidamente una serie de operaciones hasta mostrarnos el resultado

final.
Pág. 187
El alumno sabe ahora que deberá obtener como mínimo un nota de 6,7 si quiere
conseguir plaza.
Tablas de datos
Las tablas de datos permiten visualizar de manera sencilla y eficaz distintos re-
sultados de la misma función cambiando el valor de 1 o 2 de sus argumentos.
Un ejemplo de ello sería calcular la cuota de un préstamo con distintos tipos de interés.
El inconveniente principal de las tablas de datos es que están limitadas a dos varia-
bles de pregunta.
Las tablas de datos tienen el siguiente diseño: una columna en la que anotaremos los
diferentes valores del primer parámetro a consultar; una fila para anotar los segundos
parámetros, si la tabla consta de dos entradas de datos; y una celda que siempre se
coloca encima de la primera columna y a la izquierda de la primera fila, que contendrá
la fórmula o la referencia a la fórmula que representa aquello que queremos consultar.
El resto de las celdas de la tabla, se rellenarán automáticamente con los resultados

de calcular la fórmula, con los distintos datos contenidos en la primera fila y la
primera columna.
Pág. 188
La herramienta que permite realizar tablas de datos en Excel, se encuentra con

ese nombre en el menú que se despliega al pulsar el botón Análisis Y si del grupo
Herramientas de datos de la ficha Datos.
Aplicar tabla de datos

Vamos a aplicar una tabla de datos a un ejemplo concreto para estudiar su
funcionamiento.
Supongamos que debemos organizar un concurso de baile y comprobar los posibles

beneficios que nos reportará.
Por un lado tenemos los ingresos que dependerían del número de parejas que asis-
tiesen al baile y el precio que se cobrase por la inscripción. De otro lado, tenemos
los gastos que serían lo que destinaríamos por pareja para el premio del ganador, así
como para abonar la labor del jurado y el coste del alquiler de la sala. Conociendo
exactamente el número de parejas que asistirán al baile, así como el precio que va-
mos a cobrar por inscripción, obtendremos el total real de los beneficios.
Pág. 189
Ahora bien, no sabemos el número de parejas que se inscribirán con certeza y si

dependiendo de dicho número, deberemos cambiar el precio de inscripción para
que la operación resulte rentable.
Podríamos realizar los cálculos de gastos e ingresos para cada suposición que se nos
ocurriese, pero esto nos llevaría mucho tiempo a la vez que es repetitivo y costoso.
Es mucho más sencillo y eficaz generar una tabla de datos que tenga en cuenta
estas variables (número de parejas y precio de inscripción).
Veamos cómo hacerlo:
Lo primero será preparar la hoja de cálculo creando la tabla que albergará los va-
lores de resultado. En nuestro caso, como rótulos de columnas hemos escrito dis-
tintos precios de inscripción y como rótulos de filas, distintos números de parejas.
Ahora debemos copiar la celda resultado que ha salido de calcular los resultados
para un caso concreto en la celda que se encuentra encima de los rótulos de filas y
a la izquierda de los rótulos de columnas de la tabla recién creada.
Pág. 190
Una forma rápida de hacerlo, sería igualando ésta a la celda resultado. Selecciona-
mos desde la celda recién copiada hasta la última celda de la tabla. Es muy impor-
tante que los rótulos de fila y columna queden también seleccionados.
Pulsamos la herramienta Tabla de datos y vemos que se abre un pequeño cuadro

de diálogo. En el cuadro Celda de entrada (fila), debemos anotar la celda que
usamos para calcular un caso concreto que contiene el valor de lo que representan
los rótulos de filas de la tabla. En nuestro caso, el número de parejas.
En el cuadro Celda de entrada (columna), haremos lo mismo pero anotando la

celda que representa a los rótulos de columna. En nuestro caso, el precio por pareja.
Al aceptar el cuadro, podemos ver los resultados. Por ejemplo: si se apuntaran 100
parejas y se cobraran 60 € de inscripción, obtendríamos un beneficio neto de 4.080 €.
Escenarios
Excel permite guardar cada resultado de una misma operación, para consultarlo
más adelante y, podemos almacenar tantos resultados para un mismo problema
como deseemos.
Pág. 191
La herramienta para crear y mostrar escenarios es Administrador de escenarios,

que se encuentra en el menú que se despliega al pulsar el botón Análisis Y si del
grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
Aplicar escenarios
Vamos a suponer el siguiente problema para usar escenarios.
Un comercial debe vender tres productos distintos. Puede decidir cuántas horas tra-
baja al mes teniendo en cuenta que, como mínimo serán 60 y como máximo 100.
Para la empresa cada producto tiene un coste de producción y envío diferente. A
este coste hay que sumar lo que se debe pagar al comercial por cada hora trabajada.
Como beneficios la empresa ingresará el precio de venta de cada producto por las
unidades que haya vendido el comercial. Aparte, la empresa estima unos objetivos
de venta iguales o superiores a dos mil euros.
Vamos a crear tres suposiciones diferentes (aunque se podrían crear muchas más),
variando las horas que trabaja el comercial y el número de unidades que vende de
cada producto.
El objetivo es representar: primero, el peor de los estados que sería que no hubiese
beneficios; segundo, el caso de que se obtuviesen beneficios sin llegar a los objeti-
vos de ventas y, tercero, el caso de superar los objetivos de ventas.
El estado actual de la hoja de cálculo muestra como el comercial trabajando 60

horas y vendiendo 10 unidades del producto 1, cinco del dos y una del tres, no
obtiene beneficios.
Guardemos esta suposición como primer escenario. Pinchamos en la herramienta

Administrador de escenarios y vemos que se abre un cuadro de diálogo, pulsa-
mos el botón Agregar para crear uno.
Pág. 192
En el nuevo cuadro de diálogo que se abre, escribimos el nombre del escenario.

Puede ser cualquiera pero se recomienda usar uno significativo para reconocerlo
más adelante.
En el cuadro Celdas cambiantes, elegimos el rango de celdas que variamos en pro

de conseguir distintos resultados. En nuestro caso, serían las horas trabajadas y
ventas del comercial.
Aceptamos y volvemos a aceptar el nuevo cuadro de diálogo que se abre, puesto

que los valores de las celdas que nos pide ya las habíamos escrito previamente en
la hoja de cálculo.
Acabamos de crear el primer escenario.
Pág. 193
Cerramos el Administrador de escenarios y variamos las celdas cambiantes en

la hoja de cálculo para conseguir un beneficio que no alcance los objetivos de venta
y volvemos a abrir el Administrador de escenarios.
Pulsamos Agregar y escribimos el nuevo nombre del escenario.
Observa cómo el rango de Celdas cambiantes ya aparece seleccionado por de-

fecto. Aceptamos los dos cuadros y cerramos el Administrador para realizar la
última suposición que sería alcanzar los objetivos.
Repetimos los pasos para realizar el nuevo escenario.
Para ver los distintos resultados que hemos ido guardando, abrimos el Adminis-
trador de escenarios, pinchamos sobre el nombre del que queremos consultar y
pulsamos el botón Mostrar.
Ahora podremos consultar las distintas suposiciones siempre que deseemos.
Informes de escenarios
El Administrador de escenarios permite crear un informe con los resultados
obtenidos de las suposiciones que hayamos realizado.
Pág. 194
Abrimos el cuadro de diálogo del Administrador de escenarios y pulsamos el

botón Resumen.
Aparece un pequeño cuadro de diálogo donde elegimos el tipo de informe que que-
remos. Éste puede ser un Resumen de los resultados o una Tabla dinámica.
Las tablas dinámicas serán objeto de estudio en otra lección del curso.
El cuadro Celdas de resultado, normalmente ya muestra la referencia de la celda

o celdas que lo contienen.
Para nuestro ejemplo vamos a elegir como tipo de informe Resumen y pulsamos
Aceptar.
Observamos que se ha creado una nueva hoja de cálculo con el nombre Resu-
men de escenario, en la que hay una tabla que muestra los valores de las celdas
cambiantes y de resultado por cada una de las suposiciones creadas, además de los
valores que tengan las celdas actualmente en la hoja de cálculo.
Pág. 195
Botón desplegable
Escenario
Existe un botón desplegable que podemos agregar a la barra de herramientas de
Acceso rápido que, por defecto, no aparece al instalar Excel.
Este botón se llama Escenario y es muy cómodo para consultar los distintos es-
cenarios que hayamos creado en una hoja de cálculo ya que nos evita el tener que
abrir el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.
Para mostrarlo debemos acceder a las opciones de configuración de Excel. Ahora

sólo indicaremos los pasos para mostrar este botón, puesto que las opciones de
configuración se verán más adelante en otra lección.
Accedemos a la vista Backstage y pulsamos sobre el botón Opciones.
En el panel izquierdo del cuadro de diálogo que se abre, hacemos clic en Barra de
herramientas de acceso rápido.
En la lista desplegable Comandos disponibles en: elegimos la opción Comandos

que no están en la cinta de opciones.
Elegimos el comando Escenario de la lista a la izquierda y pulsamos el botón Agre-

gar para pasarlo a la lista Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
Pág. 196
Aceptamos el cuadro de diálogo.
Vemos que el botón desplegable se ha agregado a la barra de herramientas de Ac-

ceso rápido.
Al pulsar sobre él se desplegarán todos los nombres de los escenarios creados para
la hoja de cálculo.
Mostrar uno u otro es tan sencillo como pinchar sobre su nombre.
Pág. 197
EXCEL 2010
TEMA 18: AUDITORÍAS DE FÓRMULAS
1801 Rastrear Precedentes y Dependientes

1802 Rastrear Errores
1803 La Ventana de Inspección
AUDITORÍA DE FÓRMULAS EXCEL 2010
Rastrear precedentes
y dependientes
Excel ofrece un grupo de herramientas de rastreo que permite mostrar las relacio-
nes que existen entre los elementos de una fórmula. Se trata del grupo Auditoria
de fórmulas que se encuentra en la ficha Fórmulas.
Podemos realizar dos tipos de rastreos.
Si situamos el selector en una celda cuyo contenido es una fórmula, podemos ras-
trear las celdas precedentes, es decir, aquellas que intervienen dentro de una fórmula.
Situamos el selector en una fórmula y pulsamos sobre el botón Rastrear prece-

dentes del grupo Auditoria de fórmulas.
Observamos cómo aparecen unas flechas azules que señalan las celdas precedentes.
Si hacemos doble clic sobre una flecha, aparecerá seleccionada la celda situada en el
otro extremo. Pulsamos sobre el botón Quitar flechas para hacer que desaparezca
el nivel de precedentes que hemos mostrado.
Si ahora seleccionamos otra celda que incluya una fórmula y pulsamos sobre el
botón Rastrear precedentes, observamos cuáles son sus celdas precedentes.
Pág. 200
EXCEL 2010 AUDITORÍA DE FÓRMULAS
Además si volvemos a pulsar sobre el botón Rastrear precedentes, aparecerá

señalado un nuevo nivel de precedencia.
Pulsamos la opción Quitar un nivel de precedentes que aparece al desplegar el

botón Quitar flechas y observamos cómo desaparece este último nivel de prece-
dentes. Quitamos también el nivel de precedentes anterior.
Las celdas dependientes son las que contienen las fórmulas en las que se referencia
la celda seleccionada. Seleccionamos una celda y pulsamos el botón Rastrear de-
pendientes del grupo Auditoría de fórmulas.
Pág. 201
Observamos cómo aparecen las mismas flechas pero en sentido contrario al de las
celdas precedentes. Volvemos a pulsar el botón Rastrear dependientes hasta que
aparezcan todos los niveles de dependencia.
Para hacer que desaparezcan todas las flechas pulsamos sobre el botón Quitar fle-
chas de igual modo que hemos hecho para las precedentes.
Es posible visualizar la precedencia y dependencia de las celdas seleccionándola y

pulsando la tecla F2. En la celda dependiente aparecerá la fórmula con cada ope-
rando en un color y las celdas precedentes aparecerán con un marco del color del
operando.
Si la celda seleccionada hace referencia a una celda de otra hoja de cálculo o de otro
libro, al pulsar el botón Rastrear precedentes aparecerá una flecha de color negro
apuntando a un icono de una hoja de cálculo.
Si hacemos doble clic sobre la flecha, aparecerá el cuadro de diálogo Ir a mostrán-

donos la coordenada de la celda precedente. Si la celda pertenece a otro libro, éste
debe estar abierto para que Excel pueda rastrearlo.
Rastrear errores
Vamos a introducir un error en nuestra hoja de cálculo para poder rastrearlo.
Seleccionamos la celda y pulsamos la opción Rastrear error que se despliega al

pulsar el botón Comprobación de errores… del grupo Auditoría de fórmulas
de la ficha Fórmulas.
Observamos que se rastrean las celdas y Excel se detiene en la que contiene el error.
Junto a la celda seleccionada aparece un icono de error. Si pulsamos sobre él vere-
mos una lista con distintas opciones.
Si pulsamos sobre la opción Ayuda sobre este error, se abrirá la ventana de ayu-
da proporcionando la información a propósito del error.
Pág. 202
Pulsar sobre la opción Mostrar pasos de cálculo equivale a hacer clic sobre el
botón Evaluar fórmula del grupo Auditoría de fórmulas.
Aparece un cuadro de diálogo: en la esquina superior izquierda del cuadro aparece

la referencia de la celda que estamos evaluando y a la derecha de la misma podemos
ver el cuadro de evaluación.
Si en este cuadro aparece una referencia o expresión subrayada podemos pulsar el

botón Evaluar para ver su valor.
Pág. 203
El botón Paso a paso para entrar evalúa la celda subrayada y el botón Paso a
paso para salir evalúa la referencia actual y vuelve hacia atrás para rastrear la
precedencia del fallo.
Este cuadro de diálogo está también disponible para evaluar fórmulas sin errores.
También podemos evaluar todos los errores existentes en nuestra hoja de cálculo
como si estuviésemos utilizando un corrector. Para ello pulsamos el botón Com-
probación de errores.
En la esquina superior izquierda de este cuadro de diálogo encontramos el nombre

de la celda con error y la fórmula contenida en la misma.
Debajo de este bloque tenemos la descripción del error. Ya sabemos que es lo que
hacen los botones Ayuda sobre este error y Mostrar pasos de cálculo.
Si pulsamos sobre el botón Omitir error, éste no será considerado como tal en
sucesivas comprobaciones y, Modificar en la barra de fórmulas, activa la barra
para que podamos corregir el error. Una vez hayamos terminado pulsamos sobre
el botón Reanudar. Con los botones Anterior y Siguiente mostramos el resto de
los errores encontrados en la hoja de cálculo.
La ventana de inspección
La ventana de inspección permite ver información referente a las celdas aunque
éstas no estén visibles.
Para abrir la ventana de inspección pulsamos sobre el botón Ventana de inspec-

ción del grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas.
Pág. 204
Podemos modificar el tamaño de la Ventana de inspección y su ubicación del

mismo modo que lo haríamos con cualquier tipo de ventana o, acoplarla a la Cinta
de opciones pinchando y arrastrando su barra de título.
Para agregar una celda a la inspección, pulsamos el botón Agregar inspección.

Aparecerá un cuadro de diálogo para que seleccionemos la celda o rango de celdas
que queremos inspeccionar.
Una vez hemos realizado la selección pulsamos sobre el botón Agregar.
Para borrar una inspección, basta con seleccionarla y pulsar sobre el botón Elimi-
nar inspección.
Para agregar todas las celdas de la hoja que contienen fórmulas, desplegamos el
botón Buscar y seleccionar del grupo Modificar de la ficha Inicio y elegimos la
opción Fórmulas.
A continuación, pulsamos sobre el botón Agregar inspección. Aparecerá el mis-

mo cuadro de diálogo de antes pero mostrando las celdas que contienen fórmulas.
Pulsamos sobre el botón Agregar. En la Ventana de inspección podemos ver por
cada celda agregada a la inspección, el nombre de la celda, su coordenada, el valor
que toma y la fórmula que contiene.
Para mostrar en la hoja la celda a la que hace referencia un elemento de la Ventana

Inspección, hacemos doble clic sobre el elemento.
Pág. 205
Pág. 206
Excel 2010
TEMA 19: GRÁFICOS
1901 Introducción a los gráficos

1902 Tipos de gráficos
1903 Creación de gráficos automática
1904 Creación de gráficos desde el grupo Gráficos
1905 Personalizar un gráfico
1906 Formatear partes de un gráfico
1907 Propiedades específicas de las zonas de un gráfico
1908 Formatear partes de un gráfico desde la ficha contextual Formato
1909 Formatear el conjunto de un gráfico
1910 Agregar nuevos datos a un gráfico
1911 Líneas de tendencia
1912 Gráficos combinados
1913 Crear plantillas de gráfico
GRÁFICOS EXCEL 2010
Introducción a los gráficos

Un gráfico es una representación visual de los datos numéricos contenidos en un
rango de celdas. Pero antes de aprender cómo se introducen los gráficos, debemos
saber algo acerca de las partes en que están constituidos.
Éste podría ser un gráfico cualquiera insertado en una hoja de cálculo de Excel,
todo lo que está dentro del marco gris que Excel crea es el Área del gráfico y la
zona recuadrada sería el Área de trazado.
Cada columna de la lista de datos se representa en el gráfico como una Serie. En

nuestro caso, una Serie sería el conjunto de barras del mismo color. Y una sola
barra representa el valor de un Dato escrito en una celda.
Si la lista de datos tiene títulos de fila, éstos se representarán como Categorías en

el gráfico.
Todos los gráficos tienen dos ejes, exceptuando los circulares: el eje X, que sería
donde están las Categorías y el eje Y, que es donde está reflejado el baremo nu-
mérico por el que se medirán las Series de datos.
Si el gráfico tuviera un diseño tridimensional, aparecería además un eje Z, y dos

tipos de planos: el inferior y los laterales. El plano inferior es un plano horizontal
Pág. 208
EXCEL 2010 GRÁFICOS
que sirve como base al gráfico y los planos laterales son los paneles que rodean
al gráfico.
Tanto los planos de los gráficos en dos dimensiones como los de los gráficos en tres
dimensiones están divididos por líneas horizontales y verticales; son las llamadas
líneas de división y su función es ayudar visualmente en la lectura del gráfico.
Todos los gráficos necesitan de una clave que represente las Series de datos para
que se puedan interpretar. Dicha clave es la Leyenda.
Pág. 209
Dependiendo del tipo de gráfico que hayamos insertado, nos podemos encontrar con
que se hayan agregado o quitado parte de los elementos que acabamos de explicar.
De este modo, podemos agregar a un gráfico elementos como: el título del propio
gráfico, los títulos de sus ejes o más divisiones en los planos posteriores o laterales.
Igualmente, un gráfico circular prescindirá de ejes de valores debido a su forma.
Podemos resumir todo esto, en que lo más importante a la hora de realizar un grá-
fico es que éste sea representativo y se pueda leer correctamente, a partir de ahí,
cada usuario es libre de configurarlo con los elementos que considere oportunos
para reforzar la idea anterior.
Tipos de gráficos
Excel contiene una gama de gráficos muy amplia entre la que elegir el adecuado.
Esta decisión debe ser tomada en función de lo que queramos que el gráfico repre-
sente transmitiendo una idea clara de ello. Los distintos tipos de gráficos son:
- Gráfico de columnas; es el tipo más utilizado. Las series de datos se representan

en columnas de igual color, siendo cada una de ellas un valor contenido en una
celda. La altura de cada columna marca dicho valor.
Este ejemplo, representa el número de viajeros que tuvieron distintas compañías

aéreas en cuatro años distintos.
Pág. 210
- Gráficos de barras: son iguales a los anteriores, con la diferencia de que apare-
cen girados 90º, este tipo de gráficos es muy útil cuando los nombres de las series
de datos son muy largos. En este ejemplo, están representados cuántos individuos
contestaron que sí a una serie de preguntas.
- Gráficos de línea: se usan para visualizar tendencias, normalmente están com-

puestos por muchos datos que no difieren excesivamente en su valor. Cada dato se
Pág. 211
representa con un punto en el gráfico, y todos los puntos se unen para formar la
línea. En este ejemplo hemos representado las pulsaciones por minuto de un alum-
no durante sus sesiones de ordenografía.
- Gráficos circulares: se usan para representar las partes en relación a un todo.

Una peculiaridad de este tipo de gráficos es que representan una sola serie de datos.
Por ejemplo; este gráfico muestra las respuestas de un grupo de individuos ante
una pregunta.
Pág. 212
- Gráficos de dispersión: son el único tipo de gráficos que no poseen eje de Ca-
tegorías, por el contrario, ambos ejes (tanto el X como el Y), representan valores.
Sería como colocar puntos en función a unas coordenadas dadas. Se suelen usar
para representar variables que están muy relacionadas entre sí. Por ejemplo, en
este gráfico se observa como cuantas más horas de estudio dedica un grupo a una
asignatura, mejores son los resultados que obtiene.
- Gráficos de áreas: estos gráficos son muy similares a los gráficos de líneas, sólo
que los primeros representan cada línea coloreada por su base. En este ejemplo, se
comparan las ventas de dos productos en el primer semestre de un año.
Pág. 213
Existen más tipos de gráficos como son: los gráficos de cotizaciones, de bur-
bujas, de superficie, radiales o de anillo. Todos ellos dan nuevas opciones de
representación, pero su uso es muy similar a los anteriores.
Por ejemplo; un gráfico de anillo, es similar al gráfico circular, sólo que el pri-
mero permite representar más de una serie de datos. Y un gráfico de cotización
es muy similar a un gráfico de línea, sólo que el primero es más adecuado para
valores bursátiles.
Por último, comentar que todos los tipos explicados anteriormente poseen subti-
pos de estilo para adaptarse aún mejor a los datos representados. De igual modo, la
mayoría de ellos podemos representarlos en tres dimensiones.
Creación de gráficos automática

Para crear un gráfico automáticamente, lo primero que debemos hacer es seleccio-
nar el rango de datos que queremos representar.
A la hora de seleccionar el rango, debemos incluir los nombres de las filas y las co-
lumnas, así Excel los asignará como títulos a las series y categorías de los ejes. Una
vez seleccionado el rango de datos basta con que pulsemos la tecla F11.
Como vemos, por este procedimiento se crea un gráfico de columnas de dos dimen-
siones en una hoja de cálculo nueva.
Pág. 214
Esta hoja es igual que cualquier otra a excepción de que no podemos introducir
datos ni realizar cálculos en ella.
Creación de gráficos desde

el grupo Gráficos
Para insertar un gráfico desde el grupo Gráficos, lo primero será seleccionar el ran-
go de celdas igual que en el caso anterior. A continuación, pulsamos sobre la ficha
Insertar de la Cinta de opciones y observamos el grupo Gráficos.
Vemos que tenemos seis botones desplegables para cada estilo de gráfico que po-
demos insertar. Al pinchar sobre uno u otro veremos las distintas miniaturas que
representan los distintos subtipos de estilo de gráfico a usar. Pulsamos sobre la que
estamos buscando y, automáticamente, Excel inserta el gráfico en la hoja de datos
donde hemos seleccionado el rango de datos. Podemos mover el gráfico si pulsamos
y arrastramos sobre cualquier parte de los bordes grises que contiene alrededor.
Pág. 215
Para modificar su tamaño, pinchamos y arrastramos sobre cualquiera de los ocho

puntos de control. Los puntos de control están representados con tres puntos sus-
pensivos sobre los bordes.
Existen dos en los lados superior e inferior que permiten modificar el alto del gráfi-
co y otros dos en los laterales para modificar el ancho del mismo. Hay otros cuatro,
uno en cada esquina para modificar el tamaño en diagonal, con lo que conseguimos
variar al mismo tiempo tanto el ancho como el alto del gráfico.
Algo muy importante que debemos saber acerca de los gráficos que insertamos
en Excel, es que éstos se actualizarán en función de los valores que contengan las
celdas del rango que hemos usado para crearlo, aunque éstos se cambien una vez
hayamos insertado el gráfico.
Personalizar un gráfico
Cuando insertamos un gráfico, aparece una nueva ficha llamada Herramientas
de gráfico en la Cinta de opciones, ésta a su vez, está compuesta por tres fichas
contextuales; Diseño, Presentación y Formato. Son las herramientas conteni-
das en estas fichas las que usaremos para modificar nuestro gráfico.
Pág. 216
Empezaremos con la ficha Presentación. Desde aquí podremos añadir, suprimir y

modificar distintas partes de un gráfico. Los botones desplegables que se encuen-
tran en el grupo Etiquetas, al desplegarse contienen las opciones necesarias para
modificar la presencia de cada uno de los componentes del gráfico. De este modo:
- Al desplegar el botón Título de gráfico, podemos elegir entre no tener título,

mostrarlo encima del gráfico, en la zona superior o superpuesto a éste.
En el caso de mostrar el título, podemos decidir que éste tome el valor de una cel-
da. Para ello, con el título seleccionado, tecleamos el signo “=” dentro de la Barra
de fórmulas y pulsamos sobre la celda deseada. De este modo, en un futuro si
cambiamos el título en la hoja de datos, el título del gráfico se actualizará automá-
ticamente.
- Al desplegar el botón Rótulos del eje, definimos la presencia o no de los títulos

de ambos ejes. Al igual que ocurre con el título del gráfico, también podemos asig-
nar el valor de una celda como títulos de eje.
- Al desplegar el botón Leyenda, decidimos la ausencia o no de la misma y, en el

caso de mostrarla, su posición dentro del gráfico.
- Del mismo modo que en los ejemplos anteriores, podemos mostrar las etiquetas
de los datos desde el botón desplegable con el mismo nombre.
- Los grupos Ejes y Fondo de la ficha Presentación se usan exactamente igual a lo

anterior, sólo que el primero afecta a la visibilidad y posición de los ejes y las líneas
de la cuadrícula y el grupo Fondo a la visibilidad y posición del cuadro gráfico, los
planos y área de trazado.
Formatear partes de
un gráfico
Aunque es posible definir un formato homogéneo que afecte al gráfico en su tota-
lidad, también se permite formatear cada parte por separado. Para ello, lo primero
que debemos hacer es desplegar la lista que se encuentra en el borde superior del
Pág. 217
grupo Selección actual en la ficha Presentación y pulsar sobre el nombre de la

parte a modificar. Podemos hacer lo mismo si pinchamos directamente sobre esa
parte en el gráfico.
A continuación, hacemos clic sobre el botón Aplicar formato a la selección

del mismo grupo. Se abre un cuadro de diálogo que puede variar en función de
la zona del gráfico seleccionada, aunque en líneas generales, nos permitirá variar
tanto los contornos y rellenos, así como agregarle efectos especiales tridimensio-
nales o de sombra. Si queremos aplicar un relleno de un solo color, seleccionamos
la opción Relleno sólido, a continuación elegimos el color que deseemos aplicar
como fondo y su transparencia.
Si queremos un relleno con varios colores, seleccionamos Relleno degradado,

dentro de Colores preestablecidos encontramos las diferentes combinaciones
predeterminadas por Excel.
Una vez lo hemos seleccionado, podemos variar el modo en el que se van a mezclar
los colores desde la lista Tipo, y su Dirección o Ángulo en el caso de degradados
lineales.
Es posible variar los colores que componen el degradado. En el área Puntos de

degradado vemos que existe una barra con todos los colores que forman el de-
gradado, cada uno de ellos recibe el nombre de Delimitador y podemos añadir o
eliminar delimitadores desde los botones Agregar y Quitar.
Pág. 218
Para cambiar un color, seleccionamos su delimitador y elegimos el que queramos en

la lista Color. Es posible también variar su posición dentro del degradado así como
su Brillo y Transparencia
Si está activada la casilla Girar con forma, el degradado irá cambiando proporcio-
nalmente al tiempo que modificamos el ángulo de la imagen que lo contiene.
La opción Relleno con imagen o textura nos da la posibilidad de establecer una

imagen o textura como fondo. Para hacer esto último, elegimos una muestra de la
lista desplegable Textura.
Pág. 219
Podemos insertar cualquier imagen que tengamos almacenada en nuestro ordena-

dor desde el botón Archivo, o establecer una imagen prediseñada desde el botón
con ese nombre.
Desde la zona Opciones de expansión, establecemos los márgenes del fondo con
respecto a los bordes de la imagen.
La última opción de relleno, Relleno de trama, establece para el fondo un pa-

trón geométrico repetitivo. Una vez seleccionado éste en lista de muestras, elegi-
remos tanto el color de primer plano como de fondo de la trama, en los botones
desplegables correspondientes.
Desde la opción Color del borde, podemos decidir si no queremos contorno de ima-
gen activando la opción Sin línea; si queremos un solo color como contorno activando
la opción Línea sólida y eligiendo el Color en la lista desplegable y su Transparencia;
o si queremos una línea con colores degradados desde la opción Línea degradado.
Pág. 220
Para decidir el grosor y tipo de contorno, pulsamos la ficha Estilo de borde. Esta-
blecemos el grosor de la línea desde el contador Ancho. Desde la lista Tipo com-
puesto, elegimos la forma de la línea y si queremos que ésta sea discontinua, lo
elegimos desde la lista Tipo de guión.
Establecemos la forma de los extremos de los guiones que componen el contorno

desde la lista Tipo de remate y la forma que tendrán las esquinas de la imagen
desde la lista Tipo de combinación. Para aplicar un tipo de sombra, pulsamos la
ficha del mismo nombre. Lo primero es decidir qué tipo de sombra vamos a aplicar
desde la lista Preestablecidos, y el color de la misma desde la lista Color.
Podemos variar la Transparencia, Tamaño, Desenfoque, Ángulo o Distancia

de la sombra a nuestro antojo desplazando las barras deslizantes del cuadro o escri-
biendo directamente los valores en sus cuadros de texto.
Pág. 221
Para personalizar el efecto 3D pulsamos la pestaña Formato 3D del panel izquier-

do del cuadro de diálogo. Primeramente elegiremos el tipo de Bisel que queremos
tanto para la parte superior como inferior de la imagen, así como la medida en
puntos de dicho bisel.
Podemos agregar o quitar Profundidad al efecto 3D desde el contador Profundidad

y establecer el color de ésta en la lista Color que está a su izquierda. Variamos el
color y el grosor del borde del efecto 3D desde la zona Contorno.
Por último, desde la zona Superficie haremos que la zona 3D simule un material
real desplegando la lista que lleva ese nombre, así como elegir entre los diversos
tipos de iluminación que ofrece Excel.
Propiedades específicas de
las zonas de un gráfico
Además de lo visto anteriormente dentro del cuadro de diálogo Formato, depen-
diendo de la zona que estemos editando, aparecerán opciones de formato específi-
cas para ellas, que habitualmente se recogen en el primer botón de la zona izquier-
da del cuadro.
Así, por ejemplo, si estamos formateando series de datos en un gráfico tridimen-

sional podemos definir la profundidad a la que se colocarán y el espacio entre ellas.
Pág. 222
Para la Leyenda decidimos la posición de ésta en el gráfico.
Para el Eje Y, los extremos de la escala y las unidades de medida en la que se visualiza.
Para los Rótulos de datos, personalizamos si queremos que se vea sólo el valor, el
nombre de la categoría o el nombre de la serie pudiendo combinar los tres.
Pág. 223
En el Eje de Categorías podemos invertir la visualización del gráfico, activando la

casilla de verificación Categorías en orden inverso y especificar la distancia a la
que se encontrará el texto del borde del eje.
Formatear partes de un gráfico

desde la ficha contextual Formato
La casi totalidad de opciones de formato vista en el cuadro de diálogo Formato, se
recogen a modo de comandos dentro de la ficha contextual Formato.
Pág. 224
Una vez seleccionada la zona a modificar, dentro del grupo Estilos de forma, po-
demos aplicarle Rellenos, Contornos y Efectos tridimensionales o de Sombra
desde los botones desplegables con ese nombre.
También podemos elegir entre los estilos predeterminados que ofrece Excel al pul-
sar el botón Más de la lista desplegable Estilos del mismo grupo.
Desde el grupo Estilos de WordArt daremos formatos muy vistosos a las partes
que contengan texto pudiendo elegir entre los estilos predeterminados de Excel
contenidos en la lista desplegable o creando nosotros el formato deseado desde los
botones desplegables Relleno, Contorno y Efectos de texto.
Por último, indicar que desde los contadores Alto y Ancho del grupo Tamaño
estableceremos las medidas exactas del gráfico.
Formatear el conjunto
de un gráfico
Hemos visto cómo dar formato a cada parte del gráfico por separado. Excel posee
también herramientas que permiten formatear el gráfico en su totalidad, aplicando
estilos predefinidos que aportarán a cada parte un diseño que consiga un conjunto
homogéneo.
Pág. 225
Para ello, usaremos las herramientas contenidas en la ficha contextual Diseño.

Desde el grupo Diseños de gráfico, elegiremos distintas combinaciones de ele-
mentos para el tipo de gráfico insertado.
En la lista desplegable Estilos de diseño, disponemos de numerosos y vistosos

conjuntos de formatos para aplicar.
Es posible variar la vista de los datos invirtiendo los ejes X e Y, esto lo conseguimos
pulsando el botón Cambiar entre filas y columnas del grupo Datos.
Si el diseño del gráfico elegido no es el deseado a la vista de los resultados obteni-

dos, pulsando el botón Cambiar tipo de gráfico del grupo Tipo, se abre un cua-
dro de diálogo que muestra todos los tipos de gráficos que contiene Excel, cambiar
el nuestro es tan sencillo como pulsar sobre el elegido.
Una vez insertado un gráfico podemos cambiar su ubicación usando el botón Mo-
ver gráfico del grupo Ubicación. Se abre un cuadro de diálogo desde donde ten-
dremos que elegir entre mostrar el gráfico en una hoja nueva o como un objeto
flotante en la hoja del libro que seleccionemos en la lista desplegable.
Pág. 226
Agregar nuevos datos

a un gráfico
Excel permite agregar datos a un gráfico una vez hemos insertado éste. Pulsamos
el botón Seleccionar datos del grupo Datos de la ficha contextual Diseño. Se
abre el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. El modo más sencillo de
agregar nuevos datos al gráfico es seleccionar el nuevo rango de celdas que lo com-
ponen desde del cuadro de texto editable Rango de datos del gráfico.
Para ello, pulsamos el botón situado a la derecha de dicho cuadro, llamado botón
Contraer. Esto hace que el cuadro de diálogo se minimice permitiendo seleccionar
los nuevos datos en la hoja de cálculo. Una vez hecho lo anterior, volvemos a pulsar
sobre el mismo botón, que ahora recibe el nombre de Expandir, para retornar al
cuadro de diálogo.
Observamos en el gráfico cómo se han añadidos los nuevos datos. También pode-
mos agregar una serie de datos pulsando el botón Agregar de la sección Entradas
de Leyenda (Series). En el pequeño cuadro de diálogo que se abre debemos es-
tablecer, primero la celda que contiene el nombre de la serie y, a continuación, el
rango de celdas que contienen los datos numéricos de dicha serie.
Pág. 227
Aceptamos el cuadro y vemos cómo se ha añadido una nueva Serie al gráfico.
Con los botones Editar y Quitar, modificaremos o eliminaremos las Series de

datos y desde los botones Subir y Bajar establecemos el orden en que queremos
que se muestren.
Líneas de tendencia
Las líneas de tendencia se basan en los resultados obtenidos hasta el momento. Se
utilizan para realizar pronósticos acerca del comportamiento de una serie a lo largo
del tiempo.
Podemos agregar una o varias líneas de tendencia a un gráfico de dos dimensiones,

no todos los tipos de gráficos admiten líneas de tendencia.
Para agregar una línea de tendencia, pinchamos la ficha contextual Presentación,

y dentro del grupo Análisis, desplegamos el botón Línea de tendencia. Vemos
que contamos con distintos tipos de ellas, aunque normalmente trabajaremos con
Líneas de tendencia lineales.
Si el gráfico consta de varias series, Excel nos preguntará a cuál deseamos agregar
la Línea de tendencia. Al aceptar, observaremos cómo ha aparecido la línea en el
gráfico a la vez que su representación en la Leyenda.
Pulsando la orden Más opciones de línea de tendencia del botón desplegable

Línea de tendencia, accedemos al cuadro de diálogo desde el cual modificar sus
Pág. 228
opciones, por ejemplo: el nombre de la línea o, dentro del bloque Extrapolar, indi-
car el número de periodos en los que queremos que la línea de tendencia prediga el
comportamiento de la serie.
Gráficos combinados
En ocasiones necesitaremos combinar varios estilos de gráfico en uno para que su
lectura sea correcta. Debemos saber que no todos los tipos de gráficos permiten ser
combinados, un ejemplo de ello, son los gráficos en tres dimensiones.
Por ejemplo: supongamos que queremos contrastar los gastos domésticos de agua,
luz, teléfono, etc. de un semestre frente al total de la suma de ellos. Si creamos un
gráfico de barras para ver los resultados, observamos que los valores más bajos de
las series apenas se distinguen al tener que medirse por la misma escala que la serie
del total que posee valores considerablemente más altos.
Cuando esto sucede, la mejor forma de arreglarlo es crear un nuevo eje de valores
por el que medir la serie de los totales. Para ello, seleccionamos dicha serie en el grá-
fico y accedemos al cuadro de diálogo Formato, por ejemplo, desde la opción Dar
Pág. 229
formato a serie de datos de su menú contextual. En el apartado Trazar serie en,

elegimos Eje secundario.
Al cerrar el cuadro, vemos cómo aparece otro eje a la derecha del gráfico con una
escala de valores distinta, que sólo afectará a la serie Total.
Vamos a variar el tipo de gráfico de la serie Total para verlo con claridad. La se-
leccionamos y pulsamos el botón Cambiar tipo de gráfico del grupo Tipo de la
ficha contextual Diseño y elegimos entre uno de los subtipos de Línea. Al aceptar
observamos cómo ahora el gráfico es mucho más legible.
Crear plantillas de gráfico

Si habitualmente trabajamos con los mismos estilos y formatos de gráficos, es po-
sible guardar éstos a modo de plantilla para no tener que editarlos y formatearlos
de nuevo cada vez que los necesitemos.
Creamos un gráfico cualquiera, los datos que usemos no son relevantes para rea-
lizar la plantilla, y lo formateamos según nuestras preferencias. A continuación,
pulsamos sobre el botón Guardar como plantilla del grupo Tipo de la ficha con-
textual Diseño.
Pág. 230
Se abre el cuadro de diálogo Guardar en donde sólo tendremos que asignar el nom-
bre a la plantilla del gráfico. Al igual que ocurre con el resto de plantillas, podemos
guardarla en la carpeta que deseemos, pero debemos hacerlo en la que ofrece Excel
por defecto si queremos que éste la muestre automáticamente como parte de la
librería de plantillas más adelante.
Para aplicar a otro rango de celdas la plantilla de gráfico recién creada, lo selec-
cionamos y pulsamos sobre la opción Todos los tipos de gráfico que aparece al
desplegar cualquiera de los botones del grupo Gráficos de la ficha Insertar.
En el cuadro de diálogo Insertar gráfico que se abre, pulsamos sobre Plantillas y,

ahí, aparecerá el diseño guardado. Al aceptar, observamos cómo el nuevo gráfico se
crea adoptando los valores de formato establecidos para la plantilla.
Pág. 231
Excel 2010
TEMA 20: DIBUJO EN EXCEL
2001 Insertar objetos de dibujo

2002 Modificar el tamaño y la orientación de los objetos de dibujo
2003 Modificar el formato de una forma
2004 Efectos de sombra y 3D
2005 Agrupar y desagrupar
2006 Orden de los elementos
2007 Panel de selección
2008 Alinear objetos
2009 Uso de WordArt
DIBUJO EN EXCEL EXCEL 2010
Insertar objetos de dibujo

Para poder dibujar en Excel, debemos ir a la ficha Insertar y dentro del grupo
Ilustraciones, pinchar sobre el botón Formas.
Vamos a ver los componentes del menú que se despliega y cómo insertar las formas
más básicas. Podremos insertar varios estilos distintos de líneas, flechas y conecto-
res para diagramas, formas básicas, que son dibujos geométricos muy frecuentes,
flechas de bloque, que son flechas especiales con cuerpos múltiples. También tene-
mos elementos para incluir en diagramas, adornos de cintas y estrellas o llamadas
para comentarios y viñetas de cómic.
El botón Línea, se utiliza para dibujar segmentos rectos. Funciona pinchando y

arrastrando el ratón para dibujarla.
El botón Flecha, dibuja segmentos rectos con puntas de flechas. También funciona
pinchando y arrastrando el puntero del ratón.
Si nos fijamos, las líneas y las flechas también tienen sus puntos de control. A tra-
vés de ellos podremos modificar sus medidas y orientación.
El botón Rectángulo sirve para dibujar áreas rectangulares. Funciona pinchando

y arrastrando para proporcionar la posición de dos esquinas opuestas de la figura.
Pág. 234
EXCEL 2010 DIBUJO EN EXCEL
Para dibujar cuadrados regulares, debemos mantener presionada la tecla Mayús-

culas mientras se dibuja el rectángulo.
Para dibujar círculos y elipses, pulsamos el botón Elipse. Una vez más pinchamos
y arrastramos el puntero del ratón para indicar las medidas de la figura. Por defecto
se dibujan elipses pero, si mantenemos presionada la tecla Mayúsculas mientras
se traza, obtendremos círculos.
Para insertar cualquier otra forma, basta con hacer clic sobre ella y pinchar y arras-
trar con el ratón en la zona de la hoja de cálculo donde queramos que aparezca,
hasta que alcance las dimensiones deseadas.
Modificar el tamaño y la
orientación de los objetos de dibujo
Una vez hemos insertado cualquier forma en Excel, aparece una nueva ficha lla-
mada Herramientas de dibujo, que a su vez contiene la ficha Formato desde
donde podremos personalizar todos los aspectos de las formas. Esta ficha aparecerá
cada vez que tengamos seleccionado un objeto de dibujo o forma. Para modificar
la dimensión u orientación de los objetos que hayamos dibujado, primero tenemos
que hacer clic en ellos para seleccionarlos, después usamos los puntos de control.
Pág. 235
Generalmente basta con pinchar y arrastrar por estos puntos para obtener el resul-
tado deseado.
También podemos precisar las medidas de la forma, si utilizamos los contadores

Ancho y Alto del grupo Tamaño.
Es posible girar de manera libre las formas, pinchando y moviendo el ratón sobre
el punto de color verde que aparece al seleccionarlas. También podemos girarlas y
voltearlas desde el botón Girar que se encuentra en el grupo Organizar.
Algunas presentan un punto especial de modificación de color amarillo. General-

mente sirve para modificar alguno de los aspectos de la geometría de la forma sin
que afecte al resto.
Por ejemplo, podremos cambiar la cabeza de una flecha de bloque sin que cambie
el grosor del cuerpo de la misma.
Por defecto, las formas se insertan flotando sobre el texto, con lo que para mover-
las, tan sólo debemos pinchar en ellas y arrastrar al lugar deseado.
Modificar el formato de
una forma
Desde el grupo Estilos de forma de la ficha Formato, podemos modificar tanto
el relleno como el borde de las formas que hemos insertado.
Pág. 236
Para cambiar el color de relleno, seleccionamos la forma y pinchamos en el botón

Relleno de forma.
Se despliega un menú desde donde podemos elegir un color de relleno, un degradado

en varios colores de los que nos ofrece Excel como predeterminados, o personalizarlo
nosotros. También podemos aplicar como relleno, una textura.
Si lo que queremos es que la forma tenga como fondo una imagen elegida por
nosotros, debemos pinchar en la opción Imagen y seleccionarla en la ventana de
búsqueda que se abre.
Para cambiar el color del borde de la forma, pinchamos en el botón Contorno de

forma y elegimos uno pinchando sobre él. También podemos variar el grosor y la
forma del borde con las opciones, Grosor y Guiones.
Pág. 237
Si lo que tuviésemos seleccionado fuera una línea o una flecha, se activará la opción
Flechas desde donde podemos cambiar su apariencia eligiendo entre las que se
ofrecen. Como ya hemos visto en varias ocasiones, Excel también cuenta con una
amplia galería de formatos de forma ya prediseñados, los cuales podemos aplicar
con sólo pinchar en ellos.
La opción Cambiar forma que aparece pulsando el botón Editar forma del grupo
Insertar formas de la ficha Formato, permite convertir la forma seleccionada en
otra distinta, conservando los formatos aplicados.
Efectos de sombra y 3D
Además de poder personalizar el relleno y el contorno de las formas, Excel tam-
bién posee herramientas para otorgarles efectos especiales como son, los efectos
de Sombra y 3D. Tenemos que saber que no podemos aplicar ambos efectos a una
misma forma.
Para aplicar un efecto de sombra, tendremos que pinchar en el botón Efectos de

formas de la ficha contextual Formato de Herramientas de dibujo, elegir la
opción Sombra y seleccionar uno de los ejemplos que propone Excel.
Pág. 238
Podemos cambiar el color de la sombra desde la opción Opciones de sombra en

el menú que se despliega.
Usar los efectos de 3D es muy parecido a lo anterior. Debemos saber que hay al-
gunas formas que no permiten este efecto. Para activarlo, pinchamos en el botón
Efectos de formas, elegimos la opción Bisel y pulsamos una de las muestras
predeterminadas que hay.
En el mismo menú que se despliega, personalizamos el efecto aplicándole la Rotación

3D que deseemos. Desde la opción Opciones de giro 3D que abre el cuadro de diá-
logo Formato de forma, podremos personalizar aún más el efecto tridimensional.
Además de estos efectos, desde el botón desplegable Efectos de sombra podemos apli-
car otros también muy vistosos como son: Reflexión, Iluminado y Bordes suaves.
Muchos de estos efectos pueden combinarse entre sí.
Agrupar y desagrupar
Cuando incluimos varios objetos de dibujo en una hoja de cálculo de Excel y están sola-
pados, éstos se apilan unos encima de otros. Lo hacen en el orden en que se han creado.
Pág. 239
Si queremos moverlos a otra posición, pero sin modificar las distancias que existen
entre ellos, accedemos a la opción Seleccionar objetos del botón Buscar y Selec-
cionar. Formamos con el ratón un rectángulo que los abarque. Ahora los podemos
trasladar en bloque.
Otro modo de seleccionar varios objetos es pinchar sobre ellos mientras mantene-
mos pulsada la tecla May.
También podemos agruparlos en un único elemento. Una vez que los tenemos
seleccionados, desplegamos el botón Agrupar del grupo Organizar de la ficha
Formato de Herramientas de dibujo y elegimos la opción Agrupar.
Otro modo de hacerlo sería pinchando con el botón derecho del ratón y eligiendo
la orden Agrupar dentro de Agrupar del menú contextual.
Cuando los objetos están agrupados y queremos modificar alguna de sus propie-
dades, seleccionamos el grupo si no lo está, hacemos clic sobre el objeto deseado y
pulsamos en la herramienta de la propiedad a cambiar.
Para desagruparlos y poderlos manipular independientemente, hacemos clic con el

botón secundario en cualquier parte del grupo y elegimos la orden Desagrupar de
la opción Agrupar del menú contextual.
Pág. 240
Otra manera de desagrupar sería pinchando en la opción Desagrupar del botón

desplegable Agrupar del grupo Organizar en la ficha Formato.
Si estando desagrupado, cambiamos parte de las propiedades de los componentes

de un grupo y, deseamos que éstos vuelvan a agruparse, pinchamos en cualquier
objeto que lo componía y elegimos la opción Reagrupar del botón desplegable
Agrupar del grupo Organizar.
También podemos hacerlo desde el menú contextual del objeto.
Orden de los elementos

Puede suceder que queramos cambiar el orden de apilamiento de los objetos. Para
ello hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre el objeto que deseemos
cambiar y seleccionamos una de las siguientes opciones recogidas entre los coman-
dos Traer al frente y Enviar al fondo:
- Traer al frente: el objeto seleccionado se colocará delante de todos los que existan.
- Traer adelante: el objeto subirá una posición, colocándose delante del anterior a él.
- Enviar al fondo: el objeto se situará detrás de todos los demás.
- Enviar atrás: el objeto retrocederá una posición, colocándose detrás del siguiente a él.
Pág. 241
Las mismas herramientas podemos encontrarlas igualmente en el grupo Orga-

nizar de la ficha Formato. De este modo, tenemos el botón desplegable Traer
adelante con la opción también de Traer al frente y el botón desplegable Enviar
atrás, con la opción también de Enviar al fondo.
Panel de selección
Al pulsar el botón Panel de selección del grupo Organizar de la ficha contextual
Formato de Herramientas de dibujo aparece un panel de tareas a la derecha de
la ventana que permite gestionar diferentes aspectos de los elementos de dibujo
insertados en la hoja de cálculo.
Podemos asignar nombres propios a las formas haciendo doble clic sobre el que
tienen por defecto. Pulsando el botón que contiene un icono en forma de ojo que
aparece a la derecha del nombre, establecemos la visibilidad o no de esa forma.
Es posible mostrar u ocultar todas las formas al mismo tiempo pulsando sobre los
botones con ese nombre situados al pie del panel.
Pág. 242
Con los botones Traer adelante y Enviar atrás reordenamos la posición de las
formas en la hoja de cálculo. Para cerrar el panel bastará con pulsar el botón Cerrar
con forma de aspa de su esquina superior derecha.
Alinear objetos
Podemos alinear objetos entre sí, usando las distintas alternativas que se desplie-
gan al pulsar el botón Alinear del grupo Organizar de la ficha contextual Forma-
to de Herramientas de dibujo.
Las tres primeras opciones toman como referencia el eje vertical de los objetos para
su alineación. De este modo, se pueden alinear a la izquierda, centro o derecha. Las
tres siguientes toman como referencia el eje horizontal de las formas, pudiendo
alinearse atendiendo a su lado superior, inferior o al eje central.
La opción Distribuir horizontalmente, distribuye las formas horizontalmente

igualando el espacio entre ellas. La opción Distribuir verticalmente hace exacta-
mente lo mismo, pero en vertical. Por último, podemos ocultar o mostrar la retícu-
la de celdas pinchando el botón Ver línea de cuadrícula.
Uso de WordArt
Podemos insertar textos de WordArt para crear títulos y rótulos originales y vistosos.
Antes de comenzar deberemos saber que un título realizado con WordArt no se

considera un texto, es más parecido a un elemento de dibujo.
Pág. 243
Para crear uno, hacemos clic con el ratón sobre el botón WordArt del grupo Tex-
to en la ficha Insertar y elegimos el modelo que más nos guste. A continuación,
escribimos el texto que deseemos. Éste se mostrará seleccionado y podemos ver
una nueva ficha contextual en la Cinta de opciones llamada Formato de Herra-
mientas de dibujo.
Si queremos editar el texto escrito más adelante, tan sólo debemos pinchar dentro
del objeto WordArt y realizar los cambios oportunos.
Como podemos observar, esta ficha es igual a la que utilizábamos en el caso de los
objetos de dibujo. Ejemplo de lo anterior serían las herramientas del grupo Tama-
ño que nos permitirán, en este caso, ajustar el ancho y alto del objeto WordArt
de manera precisa.
Podemos cambiar el estilo de nuestro objeto WordArt de forma rápida y sencilla,

haciendo clic en cualquier otro modelo de la lista desplegable Estilos de WordArt.
Si queremos un estilo más preciso podemos personalizar tanto el relleno como el

contorno del objeto, desde los botones con el mismo nombre del grupo Estilos de
WordArt. Desde este grupo también podemos aplicar efectos al texto.
Pág. 244
EXCEL 2010
TEMA 21: INSERCCIÓN DE ELEMENTOS
2101 Insertar Imágenes Prediseñadas

2102 Insertar Imágenes Desde un Archivo
2103 Tamaño y Posición
2104 Recortar una Imagen
2105 Girar una Imagen
2106 Aplicar Contornos y Marcos a una Imagen
2107 Ajustar los Valores de una Imagen
2108 Cuadro de Diálogo Formato Imagen
2109 Relleno de Imagen
2110 Contorno de Imagen
2111 Efectos de Imagen
2112 Correcciones de Imágenes
2113 Quitar Fondo
2114 Insertar Símbolos
2115 Conociendo las Ecuaciones
2116 Insertar una Ecuación
2117 Introducción a los Diagramas
2118 Insertar un Gráfico SmartArt
2119 Personalizar un Diagrama
2120 Insertar Capturas de Pantalla
INSERCCIÓN DE ELEMENTOS EXCEL 2010
Insertar imágenes
prediseñadas
Excel dispone de una gran biblioteca de imágenes que podemos insertar en nues-
tros documentos. Para hacerlo, seleccionamos la celda a partir de la cual se colocará
la imagen.
A continuación, pinchamos en el botón Imágenes prediseñadas que se encuen-

tra en el grupo Ilustraciones, dentro de la ficha Insertar.
A la derecha de la ventana aparecerá el panel Imágenes prediseñadas. En él en-

contramos varias herramientas que permiten localizar las imágenes en función del
tema que necesitemos.
En el cuadro Buscar escribimos el tema sobre el que necesitamos la imagen.
Si desplegamos la lista Los resultados deben ser, podremos escoger el tipo de archi-
vo que estamos buscando: lógicamente indicaremos Ilustraciones y Fotografías.
Cuando hayamos acotado la búsqueda, sólo tenemos que pulsar el botón Buscar.
Después de unos segundos, en el panel aparecerán las imágenes que habíamos so-
licitado. Usaremos la barra de desplazamiento para verlas todas. Para insertar una
imagen en nuestro documento, basta con pinchar en cualquiera de ellas.
Pág. 246
EXCEL 2010 INSERCCIÓN DE ELEMENTOS
Insertar imágenes
desde un archivo
Otra forma de incluir imágenes en una hoja de cálculo es utilizar aquellas que ten-
gamos guardadas en cualquier carpeta o unidad de disco. Para hacerlo, pinchamos
en el botón Imagen del grupo Ilustraciones dentro de la ficha Insertar.
En la pantalla se abre una ventana para explorar el árbol de carpetas y localizar la

carpeta donde tenemos guardada la imagen que necesitamos.
Abrimos la carpeta y hacemos doble clic en la imagen que vamos a insertar. Tam-
bién podemos pincharla una vez y pulsar el botón Insertar.
Observaremos cómo se incluye la imagen en nuestro documento a partir de la cel-

da que estuviera seleccionada.
Al insertar tanto una imagen prediseñada como una imagen desde archivo, aparece
una nueva ficha en Excel llamada Herramientas de imagen, que a su vez con-
tiene la ficha Formato. Es ahí, donde encontraremos todas las herramientas para
personalizar nuestras imágenes.
Pág. 247
Esta ficha se visualizará en la cinta de opciones siempre que la imagen esté seleccio-
nada y se mostrará completa, al hacer doble clic sobre la imagen.
Tamaño y posición
Cuando hemos insertado una imagen en una hoja de cálculo de Excel, es probable
que queramos modificar su tamaño. Para ello, primero tenemos que seleccionar la
imagen haciendo clic en ella.
Si nos fijamos, cualquier imagen, sea prediseñada o no, presenta unos puntos de
control en sus esquinas y en los puntos medios de sus lados. Para cambiar la anchu-
ra de una imagen, pinchamos y arrastramos con el ratón cualquiera de los puntos
situados al este o el oeste de la imagen.
Si lo que deseamos es modificar su altura, haremos lo mismo pero usando los pun-
tos de control situados al norte o al sur.
Para cambiar simultáneamente ambas dimensiones sin deformar la imagen, bas-

tará con que pinchemos y arrastremos cualquiera de los puntos de control de las
esquinas.
En el caso en que precisemos unas medidas exactas para la imagen, utilizaremos los
contadores Alto y Ancho de forma que se encuentran en el grupo Tamaño para
escribir los valores necesarios medidos en centímetros.
Pág. 248
La posición de la imagen también es muy sencilla de cambiar. Tan solo debemos

pinchar dentro de ella y arrastrarla hasta la posición deseada.
Recortar una imagen

Si tenemos una imagen que es demasiado grande o que le sobra una parte, la selec-
cionamos y pinchamos en el botón Recortar del grupo Tamaño.
Vemos que los puntos de control se sustituyen por líneas negras. Para recortar la
imagen pinchamos y arrastramos éstas hacia el centro de la misma, del mismo
modo que haríamos para cambiar el tamaño.
El botón Recortar ofrece otras alternativas de recorte, por ejemplo: recortar la

imagen con la silueta de una forma: desplegamos el botón Recortar y colocamos
el puntero del ratón sobre la orden Recortar a la forma. Se despliegan multitud
de ejemplos de formas entre los que elegir. Cuando encontremos el que sea de nues-
tro agrado, hacemos clic sobre él y observamos cómo la imagen adopta la forma
seleccionada.
Pág. 249
También podemos recortar la imagen a un tamaño específico usado habitualmente

en el mundo fotográfico. Desplegamos el botón Recortar y seleccionamos la op-
ción Relación de aspecto. Elegimos, en el menú que se despliega, la medida que
se adapte a nuestras necesidades.
Con la opción Relleno del botón desplegable Recortar, movemos la imagen den-
tro del tamaño seleccionado. La opción Ajustar del mismo menú, ajusta la imagen
completa respetando la relación de aspecto original.
Girar una imagen

Para girar una imagen, la seleccionamos y colocamos el cursor del ratón en el círcu-
lo verde que está sobre la mitad superior de la imagen.
El puntero del ratón cambia a una flecha circular. Ahora tan sólo tendremos que pin-
char y arrastrar, sin soltar el ratón, hacia el lado hacia el que queramos girar la imagen.
También podemos girar la imagen desde el botón Girar que se encuentra en el

grupo Organizar. Al pinchar sobre él se despliega un menú con distintas opciones.
Las opciones Girar 90º a la derecha y Girar 90º a la izquierda, rotan la imagen
en esos sentidos. Basta con pinchar en la opción deseada.
Sin embargo, las opciones Voltear horizontalmente y Voltear verticalmente,

generan la imagen simétrica de la que tenemos en función, respectivamente de un
eje horizontal o vertical.
Si debemos girar la imagen un número de grados específicos, seleccionamos la or-

den Más opciones de rotación.
Pág. 250
En el cuadro de diálogo que se abre, centramos nuestra atención en el área Tama-

ño y giro y establecemos el número de grados que deseamos girar la imagen en el
cuadro editable habilitado para ello. Si el número es positivo, la imagen girará hacia
la derecha y al contrario, si es negativo.
Aplicar contornos y marcos

a una imagen
Podemos decorar nuestras imágenes añadiéndoles un marco alrededor. Para ello, Ex-
cel dispone de las herramientas del grupo Estilos de imagen en la ficha Formato.
Excel contiene una extensa galería de marcos.
Para aplicar uno a nuestra imagen, primero la seleccionamos y, a continuación,

pinchamos el botón Más de la lista de estilos y hacemos un clic en el modelo que
se ajuste a nuestras necesidades.
Desde el botón Contorno de imagen podemos elegir un color para el marco y

desde Efectos de la imagen, Excel muestra un amplio abanico de opciones para
decorar aún más nuestras imágenes.
Si lo que queremos es aplicar a la imagen solamente un contorno, pulsamos el

botón Contorno de imagen y usamos la opción Guiones para decidir cómo que-
remos que sea la línea que bordeará la imagen y Grosor para establecer el tamaño.
Ajustar los valores de

una imagen
Excel cuenta con el grupo Ajustar de la ficha Formato de Herramientas de
imagen para la manipulación de las imágenes insertadas.
Desplegando el botón Correcciones, podemos ajustar el Brillo y Contraste de la

imagen seleccionando una de las variantes de la misma que se muestran.
Pág. 251
Desde el botón desplegable Color podemos modificar la Saturación del color de

la imagen, su Tono o Volver a colorear la imagen completa eligiendo entre las
distintas combinaciones de colores para cambiar su apariencia.
Para que uno de los colores que componen una imagen sea el mismo que el del fon-
do de la página, presionamos la opción Definir color transparente.
Es muy útil, en imágenes con fondos muy oscuros, que no quedan bien.
Desde la opción desplegable Efectos artísticos podemos aplicar a la imagen diver-

sos efectos muy vistosos y llamativos, siempre y cuando ésta sea una fotografía.
El botón Comprimir imágenes sirve para disminuir la resolución de las imágenes

y eliminar de ellas las partes que sobran una vez recortadas. Es muy útil en hojas de
cálculo muy grandes con muchas imágenes, ya que éstas pueden tardar en cargarse.
Pág. 252
El botón Cambiar imagen, permite cambiar la imagen seleccionada, por otra cual-
quiera que elijamos en la ventana de búsqueda, que se abre al pinchar sobre él.
El botón Restablecer imagen, devuelve la imagen a su estado original después de

sufrir varios de estos cambios.
Cuadro de diálogo
formato de imagen
Además de las herramientas contenidas en la ficha Formato, las imágenes cuentan
con un potente cuadro de diálogo que permite personalizarlas a nuestro antojo.
Dicho cuadro de diálogo reúne, a través de diferentes secciones, todas las herra-
mientas necesarias para ello, de modo que, si tenemos experiencia en el manejo de
Excel nos puede resultar muy cómodo dar formato a las imágenes desde aquí, ya
que, lo haremos en un solo paso, al estar todas agrupadas.
Podemos abrir el cuadro de diálogo Formato de imagen de dos formas distintas:

pinchando con el botón secundario del ratón sobre la imagen y elegir la opción
Formato de imagen de su menú contextual. Otra forma sería pinchar en el Ini-
ciador de cuadros de diálogo del grupo Estilos de imagen de la ficha Formato
de Herramientas de imagen.
Relleno de imagen
Vamos a aplicar relleno a la imagen de la hoja de cálculo desde el cuadro de diálogo
Formato de imagen.
Pág. 253
Cuando hablamos de relleno de una imagen es como si fuéramos a personalizar el

fondo de la misma.
Los cambios de relleno de una imagen no se aplicarán a todas ellas por igual, esto
es, la imagen deberá tener zonas sin dibujo que poder cambiar y no ser fotografías,
ya que éstas no permiten variar su relleno en Excel.
Seleccionamos la imagen y abrimos el cuadro de diálogo Formato de imagen

como ya sabemos. A continuación, pinchamos la opción Relleno del panel izquier-
do del cuadro.
Si queremos aplicar un relleno de un solo color, seleccionamos la opción Relleno

sólido, a continuación elegimos el color que deseemos aplicar como fondo y su
transparencia.
Si queremos un relleno con varios colores, seleccionamos Relleno degradado.

Dentro de Colores preestablecidos encontramos las diferentes combinaciones
predeterminadas por Excel.
Pág. 254
Una vez lo hemos seleccionado, podemos variar el modo en el que se van a mezclar los
colores desde la lista Tipo, y su Dirección o Ángulo en el caso de degradados lineales.
Es posible variar los colores que componen el degradado. En el área Puntos de de-
gradado se muestra una barra de color compuesta por diferentes puntos en forma
de flecha. Cada fecha es un Delimitador del degradado que representa un color del
mismo. Podemos añadir o eliminar delimitadores desde los botones Agregar o
Quitar situados a la derecha de la barra de color.
Para cambiar un color, seleccionamos su delimitador y elegimos el que queramos en

la lista Color. Es posible también variar su posición dentro del degradado, así como
su Brillo y Transparencia.
Si está activada la casilla Girar con forma, el degradado irá cambiando proporcio-
nalmente al tiempo que modificamos el ángulo de la imagen que lo contiene.
La siguiente opción de relleno nos da la posibilidad de establecer una imagen o

textura como fondo. Para hacer esto último, elegimos una muestra de la lista des-
plegable Textura.
Pág. 255
Podemos insertar cualquier imagen que tengamos almacenada en nuestro ordena-

dor desde el botón Archivo, o establecer una imagen prediseñada desde el botón
con ese nombre.
Desde la zona Opciones de expansión, establecemos los márgenes del fondo con
respecto a los bordes de la imagen.
Si activamos la casilla Mosaico de imagen como textura, podremos componer

el fondo de la imagen a modo de mosaico repitiendo la imagen a lo largo de los
bordes, usando para ello los cuadros de texto Escala X y Escala Y.
A continuación, podemos especificar su Alineación, Tipo de simetría y

Transparencia.
La última opción de relleno que podemos elegir es Relleno de trama, que habilita
la posibilidad de poner como fondo de imagen cualquiera de las tramas de ejemplo
que se muestran en el cuadro. Desde los botones desplegables Color de primer
plano y Color de fondo, elegimos dichos colores para la trama.
Pág. 256
Contorno de imagen
Para personalizar el contorno desde el cuadro de diálogo Formato de imagen,
seleccionamos la imagen y abrimos dicho cuadro, por ejemplo, desde el Iniciador
de cuadros de diálogo del grupo Estilos de imagen.
Desde la opción Color de línea, podemos decidir si no queremos contorno de

imagen activando la opción Sin línea. Si queremos un solo color como contorno
activamos la opción Línea sólida y elegimos el Color en la lista desplegable y su
Transparencia. O si queremos una línea con colores degradados, desde la opción
Línea degradado.
Como podemos ver, las herramientas para línea degradada son idénticas a las estu-
diadas para el relleno degradado.
Para decidir el grosor y tipo de contorno, pulsamos la opción Estilo de línea.

Establecemos el grosor de la línea desde el contador Ancho. Desde la lista Tipo
compuesto, elegimos la forma de la línea y si queremos que ésta sea discontinua,
lo elegimos desde la lista Tipo de guión.
Pág. 257
Establecemos la forma de los extremos de los guiones que componen el contorno

desde la lista Tipo de remate y la forma que tendrán las esquinas de la imagen
desde la lista Tipo de combinación.
Efectos de imagen
Una vez abierto el cuadro de diálogo Formato de imagen, podemos aplicarle un
efecto de sombra a la imagen pinchando en la opción con ese nombre del panel
izquierdo del cuadro.
Lo primero es decidir qué tipo de sombra vamos a aplicar desde la lista Preestable-
cidos, y el color de la misma desde la lista Color.
Podemos variar la Transparencia, Tamaño, Desenfoque, Ángulo o Distancia

de la sombra a nuestro antojo desplazando las barras deslizantes del cuadro o escri-
biendo directamente los valores en sus cuadros de texto.
De igual modo que para la sombra, procederemos si lo que deseamos es aplicar un

Reflejo a la imagen o variar los valores de Iluminado y bordes suaves. Estas
opciones están situadas debajo de la categoría sombra en el cuadro de diálogo.
También podemos aplicar un efecto tridimensional a la imagen desde la opción

Giro 3D del panel izquierdo. Primero elegimos el estilo 3D que vamos a aplicar
desde la lista Preestablecidos.
Podemos personalizar el giro pinchando en los botones que acompañan a cada uno
de los ejes de rotación y a la perspectiva.
Pág. 258
Para personalizar el efecto 3D pulsamos la opción Formato 3D del panel izquierdo

del cuadro de diálogo.
Pág. 259
Primeramente elegiremos el tipo de Bisel que queremos tanto para la parte supe-
rior como inferior de la imagen, así como la medida en puntos de dicho bisel.
Podemos agregar o quitar profundidad al efecto 3D desde el contador Profundi-

dad y establecer el color de ésta en la lista Color que está a su izquierda.
Variamos el color y el grosor del borde del efecto 3D desde la zona Contorno.
Por último, desde la zona Superficie haremos que la zona 3D simule un material
real desplegando la lista que lleva ese nombre, así como elegir entre los diversos
tipos de iluminación que ofrece Excel.
Correcciones de imágenes
Si la imagen que estamos modificando es una fotografía, se habilitan más opciones
de formato en el cuadro de diálogo Formato de imagen. Desde la pestaña Co-
rrecciones de imágenes del panel izquierdo del cuadro, podemos ajustar tanto
la Nitidez como el Brillo y Contraste de la fotografía. Para ello, desplegamos
el botón Preestablecidos para seleccionar una de las combinaciones que ofrece
Excel por defecto.
Desde los contadores Nitidez, Brillo y Contraste podemos otorgar valores espe-
cíficos para estos efectos. Si queremos devolver a la fotografía su estado original
pulsamos el botón Restablecer.
Pág. 260
Desde la pestaña Color de imagen seleccionamos los niveles de Saturación y

Tono. El modo de proceder es idéntico al explicado anteriormente. También pode-
mos desplegar el botón Preestablecidos del área Volver a colorear para seleccio-
nar una combinación de color predefinido por Excel. Como en el caso anterior, el
botón Restablecer devuelve a la fotografía su aspecto original.
Desde la pestaña Efectos artísticos podemos aplicar diferentes filtros ya prede-

terminados a la fotografía. Esto va a permitir generar efectos especiales muy lla-
mativos. Desplegamos el botón Efecto artístico y elegimos uno entre los que se
proponen. A continuación, veremos que se muestran distintos manejadores que va
a permitir personalizar el efecto.
Estos manejadores variarán en función del efecto artístico seleccionado pero la

forma de usarlos es la misma para todos ellos. De nuevo, el botón Restablecer
devuelve a la imagen su estado original.
Por último, también es posible recortar la imagen desde este cuadro de diálogo. Para
ello, seleccionamos la pestaña Recortar. Desde el área Posición de la imagen,
podemos modificar el Ancho y Alto del contenido de la fotografía sin que se mo-
difiquen las dimensiones de ésta.
También podemos variar la posición del contenido dentro del marco de la foto-
grafía utilizando los contadores Desplazamiento X y Desplazamiento Y. En
dichos contadores podemos introducir tanto valores positivos como negativos de-
pendiendo de la dirección en la que deseemos que se desplace el contenido.
Pág. 261
En el área Posición de recorte simplemente establecemos las nuevas medidas que

deseamos para la fotografía, teniendo en cuenta que se desecharán aquellas zonas
que no entren en dichas medidas.
Quitar fondo
Excel ofrece la posibilidad de quitar parte del fondo de las imágenes que sean foto-
grafías. De este modo, podemos aislar parte de la fotografía que nos interesa para
colocarla en nuestra hoja de cálculo.
Debemos saber que, aunque Excel proporciona herramientas para realizar esta ac-
ción, no es una aplicación diseñada para el retoque fotográfico. Es por ello, que los
resultados no serán tan precisos como si utilizáramos un programa especializado
en retoque fotográfico, como puede ser, Photoshop. Veamos cómo hacerlo.
Seleccionamos la fotografía y pulsamos el botón Quitar fondo del grupo Ajustar

de la ficha Formato de herramientas de imagen. Aparece una nueva ficha en la
cinta de opciones dedicada a esta tarea.
Al mismo tiempo, la imagen se ha teñido de magenta y sobre ella se muestra dibujada

una marquesina en forma de rectángulo con sus manejadores. Dichos manejadores
se utilizan exactamente igual que cuando queremos redimensionar cualquier objeto.
Pág. 262
Ajustamos la marquesina a la zona del objeto que queremos aislar de la foto. No es

preciso que la marquesina se ajuste completamente al objeto, ya que Excel detecta
de forma automática aquello que deseamos aislar. Una vez conseguido, presiona-
mos el botón Mantener cambios y observamos el resultado en la hoja de cálculo.
Este procedimiento será suficiente para la mayoría de las fotografías, no obstante,

puede ocurrir que solo con la marquesina no obtengamos el resultado deseado. Por
ejemplo, vamos a quitar el fondo la siguiente imagen.
Procedemos del mismo modo que anteriormente presionando el botón Quitar

fondo. En esta ocasión lo que queremos es aislar el perro y, como vemos, la mar-
quesina por sí sola, no realiza completamente esta operación, ya que parte de las
patas del perro se ocultarán, así como el morro.
Para añadir estas zonas pulsamos el botón Marcar áreas para mantener del gru-
po Refinar de la ficha Eliminación del fondo y pinchamos y arrastramos sobre
las zonas que deseamos aislar.
Pág. 263
El botón Marcar las áreas para quitar hace justamente lo contrario y el botón
Eliminar marca borra cualquier marca que hayamos dibujado tanto para man-
tener como para quitar el fondo. Como en el caso anterior, presionamos el botón
Mantener cambios para observar el resultado en el hoja de cálculo.
Insertar símbolos
A parte de las letras, números y los caracteres ortográficos que podemos encontrar
en los teclados de los ordenadores, es fácil que algunas veces necesitemos incluir
otro tipo de caracteres en las hojas de cálculo.
Para hacerlo, desplegamos el botón Símbolo del grupo Símbolos de la ficha In-
sertar. Aparece un cuadro de diálogo donde podemos encontrar gran cantidad de
ellos, dentro de la pestaña Símbolos.
Debajo de la tabla aparece una fila que contiene los símbolos de uso más frecuente.
Además, no disponemos solamente de esta tabla de símbolos. Si desplegamos la
lista Fuente, accedemos a las tablas de símbolos de los diferentes tipos de fuente.
Para insertar un símbolo, hacemos clic sobre él y pulsamos el botón Insertar.

Cuando cerremos el cuadro de diálogo observaremos el resultado. También existe
una lista de caracteres especiales que podemos utilizar. Abrimos el cuadro de diá-
logo Símbolo como hemos visto anteriormente, y pinchamos la pestaña Carac-
teres especiales.
Pág. 264
Observamos la lista de caracteres disponibles. Seleccionamos el que queramos y

presionamos el botón Insertar o hacemos doble clic sobre él para insertarlo en la
hoja de cálculo.
Al cerrar el cuadro veremos el carácter seleccionado.
Conociendo las ecuaciones

Excel dispone de una galería de ecuaciones predeterminadas, que están disponibles
para insertar directamente en nuestras hojas de cálculo.
Para hacerlo, será suficiente con desplegar el botón Ecuación del grupo Símbolos
en la ficha Insertar y elegir la que estamos buscando.
Vemos que Excel cuenta con ecuaciones conocidas como son: la fórmula cuadrá-
tica para resolver ecuaciones de segundo grado, el teorema de Pitágoras, el de los
binomios de Newton o el área de un círculo.
Sin embargo, es muy probable que la ecuación que necesitemos insertar en nuestro
hoja de cálculo no sea ninguna de éstas. En este caso, deberemos crearla nosotros
mismos. Para ello, pulsamos directamente sobre el botón Ecuación.
Pág. 265
Observamos que aparece una ficha contextual llamada Diseño dentro de Herra-
mientas de ecuación.
Esta ficha está dividida en tres grupos: Herramientas, Símbolos y Estructuras.
Desde el grupo Herramientas podremos variar la forma en la que se muestra la

ecuación entre Profesional, Lineal o Texto normal.
Desde el grupo Símbolos podremos insertar distintos símbolos en nuestra ecuación.
Al pinchar en el botón Más del grupo observamos una lista desplegable en su parte
superior que nos permite elegir entre otros símbolos como pueden ser: matemáti-
cos, letras griegas, operadores, flechas, etc.
El grupo Estructuras cuenta con una amplia galería de distintas construcciones

matemáticas como pueden ser: integrales, corchetes, matrices, funciones,
fracciones, etc. Todas ellas se despliegan para mostrar las subestructuras que po-
demos elegir.
Insertar una ecuación

Observamos la ecuación que se muestra en la hoja de cálculo. Vamos a reproducirla
exactamente igual desde la herramienta Ecuación.
Pulsamos sobre el botón Ecuación del grupo Símbolos de la ficha Insertar.
Desplegamos el botón Integral del grupo Estructuras de la ficha contextual Di-

seño de Herramientas de ecuación y pinchamos en la primera de ellas.
Nos colocamos dentro del cuadrado punteado que ha aparecido en la hoja de cál-
culo para insertar la fracción.
Desplegamos el botón Fracción y elegimos la primera de ellas llamada Fracción

apilada.
Pág. 266
Nos colocamos en el cuadrado superior de la fracción, desplegamos el botón Más

del grupo Símbolos y, a continuación, desplegamos también la fila superior para
elegir la opción Letras manuscritas.
En el primer apartado elegimos la “d” minúscula y, a continuación, hacemos lo

mismo para la “x”.
Nos colocamos en el cuadrado inferior de la fracción y escribimos directamente “1

+ 9”. A continuación, desplegamos el botón Índices y elegimos el primero de ellos
llamado Superíndice.
Pág. 267
Escribimos la “x”, del mismo modo que hicimos anteriormente, y pinchando en el

cuadrado del superíndice escribimos el número 2.
Ahora mismo estamos colocados a la altura del superíndice y debemos escribir el

igual, que está a la altura de la fracción. Para conseguirlo, pulsaríamos la tecla de mo-
vimiento derecha tantas veces como fuera necesario. En nuestro ejemplo, sólo dos.
Escribimos el signo “=” e insertamos el mismo tipo de fracción que en el caso anterior.
Como lo que vamos a escribir son números, lo hacemos directamente sobre los
cuadrados. Al finalizar, pulsamos una vez la tecla de movimiento derecha e inser-
tamos el texto “arctg” directamente.
Desplegamos el botón Corchete y elegimos el primero de ellos. Dentro del cuadra-

do escribimos el número 3 y la “x” como ya sabemos.
Nos colocamos al final de la función haciendo clic con el ratón y elegimos la opción
Operadores de la lista desplegable Símbolos para pulsar sobre el botón “+”.
Para finalizar elegimos la opción Matemáticas básicas del grupo Símbolos y

pulsamos sobre la “C”.
Pág. 268
Introducción a los
diagramas
Un diagrama es una representación gráfica a través de la cual se puede mostrar un
proceso, idea u organización de elementos.
Excel cuenta con una potente y vasta herramienta que permite insertar diagramas
en nuestras hojas de cálculo. Estamos hablando de los elementos SmartArt.
Para insertar uno de ellos debemos pinchar en el botón SmartArt del grupo Ilus-
traciones de la ficha Insertar.
Al igual que ocurría con los gráficos, existen distintos tipos de diagramas, y debe-
mos elegir el estilo que mejor se adapte a aquello que queremos representar. Excel
nos deja elegir entre:
•• Diagramas de lista: los usaremos cuando queramos representar visualmente

una lista de elementos que pueden o no estar relacionados entre sí. Por ejemplo:
lista de gastos de una empresa en un trimestre determinado.
•• Diagramas de proceso: los usaremos para visualizar una lista de tareas orde-
nadas a fin de realizar un proceso, de tal manera que si no se cumple uno de sus
elementos no puede pasarse al siguiente. Por ejemplo: pasos que han de seguirse
para apagar correctamente un ordenador.
Pág. 269
•• Diagramas en ciclo: visualizan una secuencia circular de pasos relacionados

en una tarea, de tal manera que al llegar al último vuelve a comenzar el ciclo. Por
ejemplo: ciclo de la lluvia.
•• Diagramas en jerarquía: los usamos para visualizar una estructura organizada

de elementos. Estos diagramas también se conocen con el nombre de Organigra-
mas. Por ejemplo: la plantilla de trabajadores de una empresa, empezando por el
director y pasando por cada uno de los departamentos.
Pág. 270
•• Diagramas en relación: los usamos cuando queramos mostrar elementos que

pueden combinarse o solaparse a otros a fin de realizar el mismo proceso. Por ejem-
plo: La unión de distintos programas informáticos para realizar una carta.
•• Diagramas en matriz: muestran visualmente distintos elementos relaciona-

dos para formar un todo. Por ejemplo: trabajo que debe realizar cada empleado
para dar por concluido un proyecto laboral.
•• Diagramas en pirámide: muestran elementos relacionados proporcionalmen-

te, en los cuales los superiores dependen de los inferiores. Podemos prescindir de un
elemento superior de la pirámide y ésta seguirá funcionando, pero no al revés. Por
ejemplo: la pirámide animal.
Pág. 271
•• Diagramas de imagen: Complementa a todos los anteriores en el caso de que

necesitemos, además de texto, mostrar imágenes en el diagrama.
A parte de esta breve generalización sobre los distintos usos de los diferentes tipos
de diagramas, debemos saber que cuando vamos a insertar un gráfico SmartArt,
Excel nos informa en el panel derecho del cuadro de diálogo Elegir un gráfico
SmartArt de la idea que comunica cada uno de ellos.
Insertar un gráfico
SmartArt
Vamos a insertar un diagrama en nuestra hoja de cálculo. Pinchamos el botón
SmartArt que se encuentra en el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar.
Pág. 272
Se abre un cuadro de diálogo desde donde elegiremos el modelo y sub-modelo del

diagrama haciendo un clic sobre ellos. Vemos que han aparecido dos fichas con-
textuales desde donde podremos personalizar nuestro diagrama, llamadas Diseño y
Formato de Herramientas de SmartArt.
Del mismo modo, se ha insertado un marco en nuestra hoja de cálculo, que contie-
ne el diagrama de ejemplo. A su izquierda habrá aparecido un panel llamado Panel
de texto.
Si no fuera así, pincharemos el botón con dos flechas situado en el centro del borde
izquierdo del marco del diagrama o desde el botón Panel de texto del grupo Crear
gráfico de la ficha Diseño.
Para introducir los textos podemos hacerlo de dos formas: escribiendo directamen-
te sobre el dibujo del diagrama o desde el Panel de texto.
También podemos agregar formas al diagrama de dos maneras.
- Primera: Seleccionamos la forma en el diagrama a la cual deseemos agregar un

elemento y pulsamos el botón Agregar forma del grupo Crear gráfico en la fi-
cha Diseño de Herramientas de SmartArt y elegimos la opción que se ajuste a
nuestras necesidades.
- Segunda: Directamente desde el Panel de texto que funciona exactamente igual

que una lista multinivel, donde pulsaremos la tecla Enter para crear un nuevo
elemento debajo del que tengamos seleccionado y las teclas Tabulación y May +
Tabulación para aumentar y disminuir niveles de la lista respectivamente.
Borrar un elemento es tan sencillo como seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.
Personalizar un diagrama
Para variar el diseño del diagrama en su totalidad desplegamos la lista Diseños de
la ficha Diseño y elegimos el que queramos aplicar.
Pág. 273
Podemos cambiar la composición de colores desde el botón desplegable Cambiar

colores del grupo Estilos SmartArt de la ficha Diseño. Desde el botón Más del
mismo grupo elegiremos el estilo visual que deseemos para el diagrama.
Para volver al estilo original del diagrama pinchamos en el botón Restablecer grá-
fico de la ficha Diseño.
Si lo que queremos es variar las formas del diagrama por separado debemos recurrir
a la ficha Formato.
Podemos variar la forma de un elemento del diagrama si una vez seleccionada, pul-
samos el botón Cambiar forma del grupo Formas.
Desde el mismo grupo también podemos aumentar o disminuir el tamaño de un

elemento respecto del resto, desde los botones Mayor y Menor.
Desde el grupo Estilos de forma elegimos, o bien una forma de las predetermi-
nadas por Excel desplegando la lista de Estilos, o bien, personalizando la forma
desde los botones desplegables Relleno, Contorno y Efectos de forma.
Podemos aplicar a los textos de la forma un efecto WordArt desde el grupo Estilos
de WordArt y, del mismo modo que en el caso anterior, personalizarlos aplicando
rellenos, contornos o efectos.
Pág. 274
Desde el grupo Organizar de la ficha Formato de SmartArt encontramos las

herramientas para situar y modificar la posición u orientación del diagrama con
respecto a la página.
Por último, podemos establecer las medidas del objeto SmartArt, desplegando el
botón Tamaño de la ficha Formato.
Debemos saber que dependiendo del tipo de diagrama que insertemos, algunas de
las herramientas que hemos visto pueden cambiar, ampliarse o desaparecer para
adaptarse al diseño del estilo elegido, no obstante, serán muy similares en su uso.
Insertar capturas de
pantalla
Desde el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar también podemos colocar en el
hoja de cálculo la imagen de cualquier ventana que tengamos abierta en Windows.
Desplegamos, para ello, el botón Captura de dicho grupo. Si tenemos varias ventanas
abiertas, se mostrará una miniatura de ellas en el área Ventanas disponibles. Inser-
tar la imagen de una de ellas es tan sencillo como hacer un clic sobre su miniatura.
Automáticamente, Excel inserta la captura a partir de la celda que estuviese selec-

cionada. Desde este momento, la trataremos exactamente igual que lo haríamos
para cualquier imagen.
Por este procedimiento se inserta una captura de toda la ventana.
Pág. 275
Si nuestro deseo consiste en capturar solo parte del contenido de una ventana, nos
aseguramos de que ésta esté abierta. A continuación, desplegamos el botón Captu-
ra y elegimos la opción Recorte de pantalla. La hoja de cálculo actual desaparece
y se muestra la ventana anteriormente seleccionada como si estuviese tapada con
un velo.
También nos fijamos en que el puntero del ratón ha adoptado la forma de una cruz
negra. En esta situación, tan solo tenemos que pinchar y arrastrar hasta englobar el
área de la ventana que deseemos capturar. Al finalizar, se volverá a activar la ven-
tana de Excel y podremos ver el resultado de la captura en nuestra hoja de cálculo.
Pág. 276
EXCEL 2010
TEMA 22: LISTA DE DATOS Y ESQUEMAS
2201 Tablas o Bases de Datos

2202 Tablas
2203 Ficha Contextual Diseño de Herramientas de Tabla
2204 Ordenar Tablas
2205 Filtrar Datos en una Tabla
2206 Filtros: Filtros Avanzados
2207 Tablas y Gráficos
2208 Texto en Columnas
2209 Validación de Datos (I)
2210 Validación de Datos (II)
2211 Mostrar Datos Erróneos en una Validación
2212 Subtotales
LISTAS DE DATOS Y ESQUEMAS EXCEL 2010
Tablas o bases de datos

Una lista o tabla es una colección de datos referentes a un mismo tema organi-
zados en filas y columnas. Por ejemplo podemos crear una lista con los datos de
nuestros amigos.
Las columnas componen lo que denominamos campos. Un campo es una colección

de datos que contiene un mismo tipo de información y además comparten un mis-
mo tipo de datos. Por ejemplo el DNI, un número de teléfono o fecha de nacimiento.
Las filas componen lo que denominamos registros. Un registro es una colección de

datos referentes a un mismo elemento. Por ejemplo el nombre, apellidos, dirección,
teléfono y fecha de nacimiento conforman un registro de una persona.
La primera fila de una tabla debe contener los nombres de los campos.
Debemos evitar dejar filas o columnas en blanco, ya que esto provocará errores en
las operaciones que realicemos con la tabla de datos.
Pág. 278
EXCEL 2010 LISTAS DE DATOS Y ESQUEMAS
Tablas
La forma más rápida de indicar a Excel que, un conjunto de celdas queremos tra-
tarlo con una lista o tabla, es formatearlo como tal desde el botón Dar formato
con tabla del grupo Estilos en la ficha Inicio.
Una vez desplegada la lista de estilos pulsamos sobre la que mejor se adapte a nues-
tras necesidades. Al hacerlo, Excel muestra un pequeño cuadro de diálogo en el que
debemos seleccionar el rango de celdas que formarán la tabla.
Si previamente habíamos seleccionado el rango, veremos que Excel ya lo incluye

en el cuadro de texto, además de indicarlo en la hoja de cálculo con un rectángulo
de líneas discontinuas.
Si no fuera así, pulsamos el botón Contraer del cuadro de texto y seleccionamos el

rango en la hoja para, a continuación, pulsar Enter y retornar al cuadro de diálogo.
Activamos la casilla de verificación La tabla tiene encabezados, en el caso de

que la primera fila contenga los rótulos de fila. Aceptamos para finalizar y aplicar
el formato.
Lo primero que salta a la vista es que han aparecido unas flechas al lado de cada
campo de la tabla y la ficha contextual Diseño de Herramientas de tabla que
contendrá los comandos necesarios para formatear las tablas.
Pág. 279
Ahora nuestro rango de celdas será tratado como una tabla de Excel y esto tiene
muchas ventajas a la hora de manejar y formatear los datos que la contienen. Por
ejemplo, vamos a agregar una columna a la tabla. Nos colocamos en la celda que
sigue a la última columna que tenemos y escribimos su encabezado. Vemos como
Excel lo incluye automáticamente como parte de la tabla. Lo mismo ocurrirá al
añadir filas a la tabla.
Ficha contextual diseño de

herramientas de tabla
Una vez establecido el formato deseado para la tabla, podemos indicar distintas
opciones de estilo activando o desactivando las casillas de verificación contenidas
en el grupo Opciones de estilo de tabla de la ficha contextual Diseño de He-
rramientas de tabla.
Merece mención especial la casilla Fila de totales, ya que al activarla, crea una fila
al final de la tabla que nos permitirá aplicar funciones a los datos contenidos en las
columnas de la tabla.
También podemos crear nuestros propios estilos de tabla. Para ello, pulsamos sobre
la opción Nuevo estilo de tabla… de la lista desplegable Estilos de tabla de la
ficha contextual Diseño de Herramientas de tabla.
Se abre un cuadro de diálogo en el que podemos dar formato a cada parte de la tabla.
Lo primero será indicar un nombre para el estilo en el cuadro de texto Nombre.
A continuación, elegimos cada elemento que queremos formatear y pulsamos el

botón Formato que abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, en el que es-
tablecemos los valores deseados del modo que ya conocemos.
Cuando hayamos terminado de dar formato a los elementos elegidos, pulsamos

Aceptar para salir del cuadro.
Si desplegamos ahora la lista de estilos, observamos cómo aparece el que acabamos

de crear.
Pág. 280
Cuando trabajamos con tablas de gran volumen, es habitual que en ocasiones ten-
gamos filas repetidas con los mismos datos. Esto es peligroso si después queremos
hacer cálculos con las columnas de las tablas ya que, por ejemplo, una suma daría
un valor falso, puesto que se sumará varias veces lo mismo. Podemos evitar esto
pulsando el botón Quitar duplicados del grupo Herramientas.
Pág. 281
Se abre un cuadro de diálogo en el que seleccionamos las columnas donde no que-

remos que se repitan los datos. Tenemos que saber que aunque sólo busquemos
valores duplicados en una columna, Excel eliminará la fila entera que los contenga.
Al aceptar el cuadro, Excel eliminará de la tabla los valores duplicados y mostrará
en pantalla un mensaje informativo.
Si deseamos que la tabla vuelva a convertirse en un rango común de celdas, pulsa-

mos el botón Convertir en rango del grupo Herramientas y contestamos que sí
al mensaje que se muestra en pantalla.
Ordenar tablas
Al pulsar sobre las flechas de los rótulos de las columnas de las tablas, se despliega
una lista de opciones desde la que podremos filtrar u ordenar la tabla por el campo
elegido.
Para ordenar las filas de la tabla por una columna pulsaremos sobre las órdenes
Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A según sea nuestra preferencia.
Pág. 282
Al hacerlo, observamos que aparece en el botón desplegable una pequeña flecha

negra para indicar que la tabla está ordenada por ese campo.
También podemos hacerlo, si una vez seleccionada una celda que esté situada en
la columna bajo la que queremos ordenar las filas, pulsamos los botones con el
mismo nombre que las anteriores órdenes del grupo Ordenar y Filtrar de la ficha
Datos.
Excel permite además ordenar las filas de una lista de datos utilizando más de una
columna como criterios de ordenación.
Seleccionamos primero una celda cualquiera de la lista. Después pinchamos el bo-

tón Ordenar del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Se abre el cuadro de
diálogo Ordenar.
Desde el botón Agregar nivel podemos establecer todos los criterios de orden que
deseemos en la tabla.
En la lista Columna, elegimos el nombre del campo por el que deseamos ordenar
las filas.
La lista Ordenar según contiene distintas opciones para elegir el criterio de bús-
queda; de este modo podemos hacerlo atendiendo al valor de las celdas, a su color,
al color de fuente que posean o a un icono si lo tuvieran.
Dependiendo de lo elegido, así se mostrará la lista Criterio de ordenación, desde

donde podremos ordenar alfabéticamente, de mayor a menor y viceversa, si hemos
elegido Valor en Ordenar según.
Pág. 283
Si ordenamos según colores, el Criterio de ordenación contendrá dos listas: la

primera para elegir el color y la segunda para indicar dónde queremos que aparez-
can las filas que cumplan el criterio, si agrupadas en la parte superior de la tabla o
en la inferior.
También podemos acceder al mismo cuadro de diálogo si elegimos la opción Orde-

nar por color, al pinchar sobre las flechas de los nombres de los campos de la tabla.
Filtrar datos en una tabla

A través de los botones con forma de flecha que aparecen en los nombres de las
columnas de una tabla, también podemos filtrar los datos de la misma.
Pág. 284
Al hacer clic sobre dicha flecha, vemos una lista con todos los valores de la columna
para ese campo. Haciendo clic en las casillas de verificación a su izquierda, decidi-
mos si queremos mostrar la fila que lo contiene en la tabla o no. Al aceptar la con-
figuración, observamos cómo en el botón desplegable del campo ha aparecido un
icono en forma de embudo para indicar que la tabla ha sido filtrada por ese campo.
También podemos filtrar atendiendo al color de las celdas o al valor de éstas, si ele-
gimos las opciones Filtro por color o Filtro de número o texto. El primero nos
muestra una lista desplegable en la que estarán los colores de las celdas de la tabla
para elegir. La segunda abre distintos cuadros de diálogo en los que aplicaremos los
criterios de filtrado, usando normalmente para ello, los comparadores lógicos: igual
que, mayor que, distinto de, etc.
Para borrar los filtros, pinchamos la opción Borrar filtro que aparece al pulsar
sobre la flecha del nombre de los campos o hacemos un clic en el botón Borrar del
grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos.
Filtros: filtros avanzados

Aplicamos un filtro avanzado cuando queremos especificar un criterio de filtrado
que implique a más de una columna, o cuando queramos que el resultado del fil-
trado aparezca en otra ubicación.
Para realizar un filtro avanzado es aconsejable escribir los criterios dentro de la hoja
de cálculo, separados al menos dos filas de la lista de datos.
Por ejemplo, para obtener una lista de los empleados nacidos antes de 1970 que
estén en el sindicado, primero debemos escribir la cabecera de los campos. Para
asegurarnos de no cometer fallos, podemos copiar las celdas.
Debajo de cada cabecera, incluimos el criterio de filtrado. Debajo de Fecha de

nacimiento y debajo de Sindicato. Debemos saber que también se pueden incluir
varios criterios, unos debajo de otros.
Pero tenemos que entender que si los escribimos en la misma fila, Excel filtrará las
filas que cumplan el primer criterio y el segundo.
Por ejemplo, que hayan nacido antes de 1970 Y pertenezcan al sindicato.
Sin embargo, si los escribimos en filas distintas, Excel filtra las filas que cumplan
un criterio O el otro.
Pág. 285
Por ejemplo, en este caso, Excel filtra las filas que cumplan que los empleados ha-
yan nacido antes de 1970, independientemente de si pertenecen al sindicato o no,
y los que pertenezcan al sindicato independientemente de su fecha de nacimiento.
Situamos el selector en una celda perteneciente a la tabla de datos y pinchamos el

botón Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos.
En la sección Acción del cuadro que se abre, determinaremos si queremos que el

resultado del filtro se muestre sobre la tabla o en otro lugar de la base de datos.
Pág. 286
En el cuadro Rango de la lista aparece el rango de celdas que contiene la lista que
vamos a filtrar. Pulsamos sobre el botón Contraer del cuadro, efectuamos la selec-
ción de toda la tabla y pulsamos Enter.
En el cuadro Rango de criterios escogemos el rango de celdas que contienen los

criterios de filtrado. Pulsamos el botón Contraer del cuadro, seleccionamos las
celdas y pulsamos Enter.
En Copiar a introduciremos el nombre de la celda donde queremos que se copie el

resultado del filtro y pulsamos el botón Aceptar.
Si activamos la casilla de verificación Sólo registros únicos, Excel no mostrará

filas repetidas, en el caso de existir, en la tabla de resultado.
Tablas y gráficos
Si hacemos memoria, recordaremos que cuando creábamos un gráfico en Excel,
si más adelante queríamos añadir series de datos o categorías al mismo, primero
teníamos que añadirlas al rango de celdas de origen del gráfico y, posteriormente,
actualizar el gráfico seleccionando el nuevo rango.
Al trabajar con tablas, esto ya no es necesario, puesto que si creamos un gráfico

cuyo origen de datos sea una tabla y más adelante modificamos las dimensiones
de ésta, el gráfico se actualiza de forma automática, añadiendo las nuevas series de
datos o categorías en función de si hemos ampliado las filas o columnas de la tabla.
Texto en columnas
Excel cuenta con una herramienta muy interesante llamada Texto en columnas
que nos puede resultar muy útil en el caso de querer separar el texto de una celda
en varias columnas.
Pág. 287
Pongamos un ejemplo; tenemos una columna llamada Medida en la que alguien

ha rellenado los datos como: 19 cm, 10 m, 15 mm, etc. El valor de los datos de esta
columna son de tipo Texto y esto no va a permitir que podamos operar matemá-
ticamente con ellos. Lo correcto sería tener el número en una columna y la unidad
de medida en otra.
Seleccionamos las celdas a separar y pulsamos el botón Texto en columnas del

grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
Se abre el asistente para convertir texto en columnas. En el primer paso debemos

elegir entre la opción Delimitados o De ancho fijo en función de cómo estén
escritos las valores en la columna.
Delimitados lo usaremos cuando exista un espacio o carácter como coma o punto

y coma que marquen donde terminaría una columna y empieza otra. Por ejemplo;
columnas donde estén escritos los nombres y apellidos, separados unos de otros
por un espacio en blanco. Por ejemplo: José López Sánchez.
De ancho fijo lo usamos cuando no existe nada que indique a Excel cómo se
separan los datos para formar las columnas. Por ejemplo; una columna formada
por tres letras y cuatro números (REF7258) en la que queremos que las letras
formen una columna y los números otra.
Pág. 288
Una vez elegido el tipo de archivo pulsamos Siguiente para ir al próximo paso del
asistente.
Si elegimos Delimitados en el paso anterior, Excel ya muestra una vista previa de

los datos y cómo los va a separar. En el bloque separadores, pinchamos la opción
que representa cómo están separados nuestros datos.
Si elegimos De ancho fijo, en la Vista previa de los datos, deberemos pinchar en

la regla en el lugar donde queremos que se separen las columnas. Si nos equivoca-
mos al pinchar, hacemos doble clic sobre la línea creada para eliminarla.
Para mover una línea, bastará con pinchar y arrastrarla en la posición deseada.
Tanto si hemos elegido un tipo de archivo u otro, el último paso del asistente es
igual para ambos. En él formateamos las columnas que vamos a obtener; podemos
elegir entre formato General, de tipo Texto, Fecha o, incluso, que Excel no im-
porte una de las columnas de resultado.
Para hacerlo, primero pinchamos la cabecera de la columna en el área Vista previa

de los datos y, a continuación, el formato; en el cuadro Destino indicamos la re-
ferencia de la celda donde queremos que se copie el resultado. Por último, pulsamos
el botón Finalizar.
Pág. 289
Y observamos el resultado en la hoja de datos, donde Excel habrá convertido los va-
lores que antes estaban en una sola celda en las columnas que hayamos estipulado.
Validación de datos
Gracias a la validación de datos podemos asegurarnos de que no se introduzcan
datos incorrectos en una hoja de cálculo.
Así evitaremos, por ejemplo, que celdas que se usan para realizar cálculos almace-
nen datos de texto o fechas que puedan producir errores en las fórmulas.
En nuestro caso, vamos a impedir que puedan introducirse fechas mayores que
25 años atrás. Seleccionamos el rango de celdas cuya entrada queremos validar,
pinchamos la ficha Datos y hacemos clic sobre el botón Validación de datos
directamente. O elegimos la opción con el mismo nombre al desplegar el botón.
Pág. 290
Aparecerá un cuadro de diálogo con tres pestañas distintas. En la pestaña Confi-

guración encontramos la lista desplegable Permitir.
En ella podemos elegir el tipo de datos que deben tener los valores del rango. Al
seleccionar el tipo, se activa la lista Datos donde podemos elegir entre distintos
operadores lógicos.
Dependiendo del operador aparecen diferentes cuadros debajo de la lista Datos, en

los que decidiremos el rango de valores que podrá tomar el rango.
Podemos pulsar sobre el botón que aparece en el extremo derecho del cuadro para
plegar el cuadro de diálogo y seleccionar la celda que contenga el valor deseado o
escribirlo directamente.
En la pestaña Mensaje error podemos elegir las propiedades del cuadro de diálogo
que aparecerá en caso de introducir un valor erróneo, seleccionándolo entre Dete-
ner, Advertencia e Información.
Debemos saber que si elegimos Detener, Excel no permitirá introducir ningún

valor en la celda que no cumpla la validación.
En cambio, Advertencia e Información, muestran un mensaje en la pantalla,

pero si aceptamos el mensaje permiten introducir el valor aún en el caso de no
cumplir la validación.
Pág. 291
Escogemos uno. También podemos introducir un título para el cuadro y escribir el

texto que aparecerá.
Pulsamos el botón Aceptar y probamos a introducir un valor no permitido en una

de las celdas. Cuando aceptemos el dato, aparecerá el mensaje de error que había-
mos configurado.
Presionamos Reintentar e introducimos el dato correcto.
Hay un tipo especial de validación que resulta especialmente útil: podemos obligar
a las celdas a contener valores concretos de una lista. Seleccionamos el rango de
celdas, desplegamos el menú Datos y hacemos clic en la opción Validación.
Pulsamos sobre la pestaña Configuración y seleccionamos en esta ocasión la op-

ción Lista de la lista desplegable Permitir.
Podemos utilizar el botón Contraer el cuadro y poder así seleccionar los valores de
la misma hoja de cálculo. Pero también podemos escribirlos, separándolos por punto
y coma. Si la lista se selecciona, es muy importante que las referencias de las celdas
sean absolutas, sino la validación no funcionará. Si activamos la casilla de verifica-
ción Omitir blancos evitaremos que se consideren como error las celdas en blanco.
Activamos la casilla de verificación Celda con lista desplegable para que se

muestre una lista con los valores de entrada permitidos.
Pág. 292
En la pestaña Mensaje de entrada introducimos el título y el texto para que apa-

rezca en un cuadro informativo al seleccionar la celda.
Introducimos el mismo mensaje y título en la pestaña Mensaje de error. Esta vez

el mensaje va a ser del tipo advertencia. Vamos a comprobar el resultado.
Pág. 293
Aceptamos y podemos comprobar cómo al hacer clic en las celdas seleccionadas,

primeramente aparece un mensaje de sugerencia para la entrada de los datos.
Si escribimos un valor que esté fuera de los permitidos, observamos que al pulsar
la tecla Enter aparece el cuadro con el mensaje de advertencia. Pulsamos sobre el
botón Cancelar para poder introducir un valor de la lista.
Para eliminar las reglas de validación de un rango de celdas, las seleccionamos y

abrimos el cuadro de diálogo Validación de datos. Finalmente pulsamos sobre el
botón Borrar todos y después en Aceptar.
Mostrar datos erróneos

en una validación
Supongamos que validamos un rango de celdas ya escrito, o que hemos admitido
valores que no cumplían la validación por error.
Podemos hacer que Excel muestre con un círculo rojo todos los valores erróneos
que existen en las celdas de una hoja que hayan sido validadas. Para ello, desplega-
mos el botón Validación de datos del grupo Herramientas de datos de la ficha
Datos. A continuación, pinchamos sobre la opción Rodear con un círculo datos
no válidos.
Una vez hayamos comprobado los datos no válidos, para quitar los círculos rojos,
volvemos a desplegar el botón Validación de datos y pinchamos en opción Bo-
rrar círculos de validación.
Pág. 294
Subtotales
Excel dispone de un comando para calcular subtotales dentro de una lista, pero
tenemos que saber que ésta no puede estar formateada como una tabla.
Por ejemplo; podemos calcular el promedio del sueldo por departamentos de una
empresa o el número de empleados que hay en cada departamento.
Nos situamos en una celda dentro de la lista y seleccionamos la opción Subtotal

del grupo Esquema de la ficha Datos.
Aparece un cuadro de diálogo. La primera opción que aparece se denomina Para

cada cambio en: aquí seleccionaremos el campo por el que queremos realizar los
subtotales.
Fíjate en que el cuadro se denomina Para cada cambio. Esto significa que Excel
comenzará a leer los valores de este campo fila a fila y que cada vez que encuentre
un valor distinto creará un subtotal.
Por eso es muy importante tener ordenada la lista por este campo.
Una vez que hemos ordenado la lista volvemos a abrir el cuadro de diálogo Subto-
tales. En la lista Para cada cambio en seleccionamos el campo Departamento.
Pág. 295
En la lista Usar función, escogeremos la función que queremos aplicar al subtotal,

en nuestro caso Promedio.
En el cuadro Agregar subtotal a marcaremos la casilla de verificación Sueldo. Y

pulsamos el botón Aceptar.
Observamos que Excel ha creado un esquema elástico con los diferentes niveles de
la lista que aparece en el lateral izquierdo de la hoja de cálculo.
Con este esquema podemos mostrar únicamente los subtotales de alguna de las
categorías o de todas.
Para eliminar los subtotales volvemos a abrir el cuadro de diálogo Subtotales y

pulsamos sobre el botón Quitar todos.
Pág. 296
EXCEL 2010
TEMA 23: TABLAS DINÁMICAS
2301 ¿Qué es una Tabla Dinámica?

2302 Componentes de una Tabla Dinámica
2303 Crear una Tabla Dinámica
2304 Campo Valor
2305 Modificr Elementos de una Tabla Dinámica
2306 Tablas Dinámicas y Formato
2307 Opciones de Tablas Dinámicas
2308 Creción de Gráficos Dinámicos
TABLAS DINÁMICAS EXCEL 2010
¿Qué es una tabla

dinámica?
Una tabla dinámica es una tabla interactiva que se emplea para resumir y analizar
grandes volúmenes de datos. Estos datos pueden tomarse de una lista de Excel o
de una base de datos.
Las tablas dinámicas hacen que podamos manipular los campos de una lista para
cruzar la información contenida en ellos de manera que podamos tener distintas
perspectivas de la información.
Estas tablas se denominan dinámicas porque, una vez creadas puede modificarse
fácilmente tanto el diseño como sus contenidos.
Por ejemplo, a partir de una lista de Excel donde tengamos recogidos datos referen-
tes a las ventas de varios vendedores de coches, se puede crear una tabla dinámica
para organizar y calcular totales de ventas usando diferentes categorías o campos
de los datos fuente, y obtener así las ventas por vendedor, por concesionario, etc.
También podemos escoger qué funciones se utilizarán para crear el resumen de los da-
tos. Podemos escoger la función suma, promedio, máximo, o mínimo entre otras.
Componentes de una
tabla dinámica
Para comprender el uso de una tabla dinámica, debemos conocer los elementos que
la forman. De este modo, tenemos:
Pág. 298
EXCEL 2010 TABLAS DINÁMICAS
•• Rótulos de columnas: Son los datos de un campo que se disponen horizontal-

mente a lo largo de columnas.
Ejemplo: para el campo turno, relleno con los valores Mañana, Tarde y Noche, se
crearán tres columnas; una por cada valor.
•• Rótulos de filas: Son exactamente iguales que los anteriores, sólo que se dis-
ponen a lo largo de filas.
•• Filtro de informe: Es un campo con orientación de página por el que se filtra

la tabla dinámica.
Podemos mostrar los valores de todos los componentes del campo en la tabla diná-
mica o elegir y mostrar la tabla dinámica con los valores de un solo componente
del campo. Por ejemplo: mostrar las Ventas para un empleado en concreto o la de
todos los empleados a la vez.
Pág. 299
•• Valores: Son los datos con los que se rellena la tabla dinámica. Habitualmente
son datos numéricos que se disponen a lo largo de la tabla en función de la organi-
zación de los rótulos de columnas y filas establecidos. Por ejemplo: Los valores de
las ventas realizadas.
Crear una tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica debemos pulsar el botón Tabla dinámica del grupo
Tablas de la ficha Insertar.
Aparecerá un cuadro de diálogo que contiene las opciones de creación de la tabla

dinámica.
Escogemos la opción Tabla o rango si el origen de los datos es una lista de datos
de Excel.
Pág. 300
La opción Utilice una fuente de datos externa, la escogeremos cuando el origen

de los datos sea una base de datos.
Si hemos elegido Tabla o rango y teníamos seleccionada una celda de la lista de

datos antes de pulsar el botón Tabla dinámica, el rango de toda la lista aparecerá
escrito en el cuadro.
Si vamos a seleccionar el rango de celdas, debemos seleccionar los datos y la fila de

títulos.
En el caso de que la fuente de datos sea de origen externo, deberemos pulsar el

botón Elegir conexión.
Aparece un cuadro de diálogo para buscar el archivo que contiene los datos. En el
caso de haber trabajado anteriormente con la base de datos, se mostrará en la lista
de conexiones automáticamente. Si no es así, pulsaremos el botón Examinar para
localizarla.
En el último bloque del cuadro elegimos si queremos crear la tabla en una hoja
nueva o en una ya existente. se recomienda crearla en una hoja nueva.
Al aceptar el cuadro aparece un panel de tareas con la lista de campos de la tabla

que podemos utilizar y cuatro áreas donde establecemos qué campos serán Eti-
quetas de la fila o columna, Valores o Filtros.
Para colocarlos en su área correspondiente, bastará con pincharlos y arrastrarlos.
Pág. 301
En nuestro ejemplo, queremos saber la cantidad de ventas por sección que ha rea-
lizado cada empleado en los distintos turnos de trabajo y meses.
Según lo anterior, queda claro que el campo que usaremos como Filtro es el Em-
pleado, puesto que deseamos conocer qué beneficios nos ha reportado el trabajo
de cada uno de ellos.
Arrastramos el campo Empleado al área Filtro de informe.
Seguidamente, queremos ver los resultados según los turnos de trabajo y qué mes
se han vendido los productos, lo que nos lleva a realizar dos niveles de agrupación;
primero arrastramos el campo Turno al área Etiquetas de fila y, a continuación,
debajo de éste, el campo Mes.
Al observar la tabla, vemos cómo los valores están agrupados por turnos y dentro
de ellos por meses.
Ahora queremos ver los beneficios obtenidos en cada sección del supermercado,
por lo que arrastraremos el campo Sección al área Etiquetas de columna.
Pág. 302
Para finalizar, tendremos que arrastrar el campo Total al área Valores, para que se
muestren los datos numéricos que representan las sumas de los beneficios obtenidos.
Tal y como está la tabla ahora, los resultados atañen a todos los empleados, pero
como ha sido éste el campo que hemos usado para filtrar la tabla, si pulsamos en la
lista desplegable que se ha creado al lado de su nombre en la tabla dinámica, vemos
que podemos elegir entre los distintos empleados para filtrar resultados por cada
uno de ellos.
Pág. 303
Seleccionamos su nombre y pulsamos Aceptar.
Observamos también como la tabla es elástica y permite ir mostrando y ocultando

datos al hacer clic sobre los botones más y menos que aparecen en los Etiquetas
de filas.
Lo anterior es sólo un ejemplo de Tabla dinámica que podemos realizar con los da-
tos de la lista que teníamos, pero las posibilidades son múltiples, y la vista de tabla
dinámica cambiará en función de lo que queramos consultar y, como consecuencia,
del modo en que estén distribuidos los campos.
Campo valor
Los valores se agrupan en función de la operación realizada, normalmente y por
defecto, la suma. Por ejemplo: si Luis ha trabajado en el mismo mes dos veces en el
mismo turno y sección, se mostrará un solo valor de ventas que sumará las ventas
de las dos cantidades de las veces repetidas.
Podemos variar la función a usar. Para ello, desplegamos el campo Valores en su

área dentro del Panel de tareas y elegimos la opción Configuración de campo
de valor. En el cuadro de diálogo que se abre, elegimos otro tipo de cálculo en la
pestaña Resumir por.
Pág. 304
Modificar elementos de
una tabla dinámica
Una vez creada la tabla dinámica, es fácil modificar los elementos que la componen.
Para eliminar un campo de la tabla, bastará con pinchar en él y arrastrarlo fuera del
área que lo contiene.
Si en el área existiese más de un campo, podemos variar el orden de éstos arrastrán-

dolos y colocándolos por encima unos de otros.
Si no queremos ver temporalmente un campo, desactivamos la casilla de verifi-

cación con su nombre de la Lista de campos de tabla dinámica del Panel de
tareas.
Tablas dinámicas y
formato
Al insertar una tabla dinámica aparecen en la Cinta de opciones dos fichas contex-
tuales nuevas llamadas Opciones y Diseño de Herramientas de tabla dinámica.
Es desde la ficha contextual Diseño, desde donde podemos formatear nuestra tabla.
Los grupos Estilos y Opciones de estilos de tabla dinámica se usan exactamen-

te igual que los estudiados en el tema anterior para Tablas. Esto es, podemos usar
una composición de colores predeterminada por Excel para aplicar a nuestra tabla
dinámica desde la lista desplegable Estilos y elegir las partes a las que aplicar dicho
estilo desde el grupo Opciones de estilo de tabla dinámica.
Desde el botón Subtotales del grupo Diseño, podemos crear subtotales a los cam-
pos agrupados y elegir donde queremos que se muestren éstos, si en la parte infe-
rior o superior del grupo.
Desde el botón desplegable Totales generales, establecemos la presencia o no de

éstos en la tabla dinámica.
Pág. 305
El botón desplegable Diseño de informe permite mostrar los datos de la tabla

dinámica de tres formas visuales distintas.
Con el botón desplegable Filas en blanco insertaremos líneas en blanco después

de cada elemento agrupado de la tabla para mejorar el aspecto visual de los datos.
Opciones de tablas
dinámicas
Desde la ficha contextual Opciones de Herramientas de tabla dinámica, reali-
zaremos acciones cómo mostrar u ocultar las partes de la tabla desde el grupo con
ese nombre.
Desde el grupo Acciones podemos borrar los filtros aplicados a la tabla desde el
botón desplegable Borrar. Seleccionar distintas partes de la tabla desde el botón
desplegable Seleccionar o trasladar la tabla al completo a otra ubicación desde el
botón Mover tabla dinámica donde podremos elegir insertar la tabla en una hoja
ya existente o en otra nueva.
Podemos ordenar los datos como si de una tabla normal se tratase desde el grupo
Ordenar y filtrar.
Debemos saber que si variamos el contenido de los datos de origen que usamos
para crear la tabla dinámica, éstos no se actualizarán en la tabla dinámica hasta que
no pulsemos el botón Actualizar del grupo Datos.
Creación de gráficos dinámicos
También podemos crear gráficos dinámicos. Para ello, nos situamos en una celda
perteneciente a la lista de datos sobre la que deseamos realizar el gráfico y pulsa-
mos la opción Gráfico dinámico, que se despliega al pulsar el botón Tabla diná-
mica del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Aparece el mismo cuadro de diálogo que para crear tablas dinámicas. En nuestro
caso, seleccionamos la opción Tabla o rango y aceptamos el cuadro.
Pág. 306
Ahora se creará en una hoja nueva de cálculo una tabla dinámica como las que he-
mos visto anteriormente y un gráfico basado en la misma. También aparece el pa-
nel de tareas para la creación del gráfico dinámico. Si nos fijamos es prácticamente
idéntico al que usamos para crear las tablas dinámicas, con lo que tendremos que
seleccionar y arrastrar los campos a sus áreas correspondientes.
Fíjate que el único cambio es que el área del Rótulo de columna se ha convertido
ahora en los campos que formarán la Leyenda del gráfico y los Rótulos de fila
en los campos del Eje.
También ha aparecido el Panel de filtros del gráfico dinámico, en el cual podemos

observar que, a medida que filtramos los datos de los campos, el gráfico dinámico
se actualiza de forma automática.
Las fichas contextuales de Herramientas de gráfico dinámico se usan exacta-

mente igual que las estudiadas para formatear y diseñar los gráficos comunes.
Pág. 307
Excel 2010
TEMA 24: BÚSQUEDA Y CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA
2401 Buscar
2402 Ir a
2403 Reemplazar
2404 Revisión ortográfica
2405 Autocorrección
BÚSQUEDA Y CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA EXCEL 2010
Buscar
En ocasiones necesitamos buscar algún dato dentro de una hoja o libro de Excel y
éste no se encuentra a simple vista. Para ello disponemos de la opción Buscar que
se encuentra dentro del menú que se despliega al pulsar el botón Buscar y selec-
cionar del grupo Modificar de la ficha Inicio.
Al seleccionar este comando aparece un cuadro de diálogo donde tenemos varias

opciones. En el cuadro Buscar debemos introducir el dato que queremos localizar.
También podemos pulsar la flecha que aparece a la derecha del cuadro para desplegar
una lista que contiene las últimas búsquedas realizadas. Una vez introducido el dato
tenemos dos opciones: Si pulsamos sobre el botón Buscar todos, Excel mostrará un
listado con todas las referencias de las celdas que contienen el dato buscado.
Pág. 310
EXCEL 2010 BÚSQUEDA Y CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA
Al pulsar sobre cualquier elemento de la lista, se seleccionará la celda a la que hace

referencia dentro de la hoja.
Cada vez que pulsemos Buscar siguiente, se irán seleccionando una por una las
celdas que contienen el dato buscado. El orden en que van seleccionándose las
celdas es fila por fila. Puede que queramos definir aún más la búsqueda, si es así
debemos pulsar el botón Opciones. En el cuadro de diálogo aparecerán nuevas
opciones de búsqueda que son:
- Dentro de: desde esta lista elegimos si la búsqueda se realizará en la hoja activa
o en todo el libro.
- Buscar: en esta lista especificamos si la búsqueda se realizará por filas o por co-
lumnas.
- Buscar dentro de: en esta lista especificamos si el valor sólo debe buscarse den-
tro de fórmulas, de otros valores o dentro de los comentarios.
Si activamos la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas los

resultados de búsqueda que ofrecerá Excel, serán idénticos al que hayamos escrito
en el cuadro de búsqueda, teniendo que coincidir las mayúsculas y minúsculas en
ambos casos.
Al activar la casilla de verificación Coincidir con el contenido de toda la celda,

Excel devolverá las celdas en las que solamente esté escrito el valor buscado. Esto
es, si buscamos, por ejemplo, el apellido “Martínez” y activamos esta casilla de
verificación, la celda de resultado sólo deberá tener escrito la palabra “Martínez”.
Pág. 311
Si en una celda estuviese escrito “Martínez Gómez”, Excel omitirá ésta en sus
resultados.
También aparece a la derecha del cuadro Buscar el botón Formato. Este botón
sirve para basar la búsqueda en las propiedades de formato de las celdas. Para selec-
cionar como queremos especificar el formato pulsamos el pequeño botón con una
flecha, que aparece a la derecha del botón Formato. Se desplegará una lista.
Podemos seleccionar la opción Elegir formato de celda… Al seleccionar esta op-

ción el cuadro de diálogo desaparecerá de la vista momentáneamente y el puntero
del ratón tomará la forma de un cuentagotas para que podamos seleccionar la celda
de la cual queremos tomar el formato de búsqueda.
Al seleccionar la celda, aparecerá de nuevo el cuadro de diálogo. A la izquierda

del botón Formato podremos ver una vista previa del formato seleccionado. Si al
desplegar la lista del botón Formato seleccionamos la opción Formato. Aparece el
cuadro de diálogo Buscar formato que tiene las mismas opciones que el cuadro de
diálogo Formato de celdas. En este cuadro de diálogo indicaremos las caracterís-
ticas de formato que debe reunir la celda buscada.
Pág. 312
Ir a
Cuando queramos desplazarnos hasta una celda, o rango de celdas, del que sabe-
mos su localización, podemos usar el comando Ir a del menú que aparece al des-
plegar el botón Buscar y seleccionar del grupo Modificar de la ficha Inicio. Al
seleccionar este comando aparece un cuadro de diálogo donde podemos introducir la
referencia a la celda o el nombre de la celda, si es que tiene algún nombre definido.
El cuadro de diálogo consta de dos partes. En la parte superior del cuadro de diálogo
aparecen los nombres de las celdas o rangos de celdas existentes, también aparecen
las últimas cuatro referencias con las que se utilizó el comando Ir a.
En la parte inferior del cuadro de diálogo aparece un cuadro de texto llamado Refe-
rencia donde deberemos introducir la referencia a la celda o rango de celdas en caso
de que no aparezca en la lista de la parte superior. En la esquina inferior izquierda
del cuadro de diálogo aparece el botón Especial… Al pulsar este botón se muestra
un nuevo cuadro de diálogo donde podemos seleccionar distintas opciones.
Pág. 313
Este mismo cuadro de diálogo aparece si pulsamos la opción Ir a especial del bo-
tón desplegable Buscar y seleccionar.
Reemplazar
Además de la opción Buscar, Excel dispone del comando Reemplazar que, ade-
más de localizar un dato dentro de la hoja de cálculo, permite corregirlo reempla-
zándolo automáticamente por un nuevo valor.
Para utilizar este comando debemos seleccionar la opción Reemplazar del menú
que se despliega al pulsar el botón Buscar y seleccionar del grupo Modificar de la
ficha Inicio. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña
Reemplazar activada. El funcionamiento es muy similar al de la pestaña Buscar.
En el cuadro Buscar: debemos introducir los criterios de búsqueda, en estos crite-

rios de búsqueda podemos emplear caracteres comodín. Como caracteres comodín
podemos utilizar el asterisco para sustituir cero o varios caracteres, y el símbolo de
cierre de interrogación para sustituir exactamente un carácter.
En el cuadro de texto Reemplazar con introduciremos el valor por el que quere-

mos sustituir el criterio de búsqueda.
Pág. 314
Si dejamos el cuadro Reemplazar con en blanco, borraremos el contenido de las

celdas que coincidan con el criterio de búsqueda.
El siguiente paso será pulsar el botón Buscar siguiente, aparecerá seleccionada la

primera celda encontrada que cumpla el criterio de búsqueda. Para reemplazar úni-
camente la celda encontrada, pulsaremos el botón Reemplazar. Para reemplazar
todas las instancias, pulsaremos el botón Reemplazar todos.
También podemos buscar y reemplazar basándonos en las propiedades de formato de

las celdas, para ello pulsamos el botón Opciones. Aparecerán en el cuadro de diálogo
las opciones de búsqueda y formato que ya estudiamos en el apartado Buscar.
Revisión ortográfica
Excel incorpora la utilidad Revisión ortográfica que permite corregir automáti-
camente faltas de ortografía y gramaticales. Si queremos revisar toda la hoja bas-
tará con que estemos en ella y para revisar un rango concreto de celdas debemos
seleccionarlo. Pinchamos sobre la ficha Revisar y hacemos un clic sobre el botón
Ortografía del grupo Revisión.
Aparecerá un cuadro de diálogo, en su parte superior aparecerán las palabras que el

corrector ortográfico considera incorrectas al no estar definidas en su diccionario.
En la parte inferior, aparece la lista Sugerencias con las posibles correcciones.
Pág. 315
Si encontramos el término correcto, lo pinchamos y apretamos el botón Cambiar.

El botón Cambiar todasextiende la corrección de esa palabra a toda la hoja.
Puede ocurrir que Excel determine que una palabra es incorrecta pero en realidad
no lo es. Esto sucede mucho con nombres propios o extranjeros o con el argot
propio de algunos tipos de oficios. En ese caso debemos pulsar el botón Omitir
una vez, u Omitir todas. Si queremos que Excel no la vuelva a mostrar como
incorrecta deberemos pulsar el botón Agregar al diccionario Realizaremos esta
operación hasta que el programa comunique que ya no es posible realizar correc-
ciones . Aceptamos el aviso.
Autocorrección
La función Autocorrección de Excel permite corregir errores de escritura comu-
nes mientras escribimos. Excel los corregirá automáticamente. Para que Excel
identifique y corrija estos errores hay que indicárselo. Accedemos a la vista Backs-
tage y hacemos clic sobre el botón Opciones. Pulsamos la categoría Revisión y
pinchamos el botón Opciones de Autocorreción.
Pág. 316
Primeramente observamos las distintas posibilidades de corrección automática que

podemos activar o desactivar en el programa en el cuadro de diálogo que se abre.
Por ejemplo, que corrija cuando escribimos dos mayúsculas seguidas o que ponga la
primera letra de los días de la semana en mayúsculas. Para que identifique un error,
debemos escribirlo en el cuadro Reemplazar y para que lo arregle, escribimos la
corrección en el cuadro Con.
Finalmente apretamos el botón Agregar, para añadirlos a la lista de autocorrec-

ción. Aceptamos el cuadro.
Ahora, cada vez que escribamos incorrectamente esta palabra, veremos cómo se
corregirá sola, eso sí, para que lo haga debemos tener activada la casilla de verifica-
ción Reemplazar texto mientras escribe.
Pág. 317
Excel 2010
TEMA 25: IMPRIMIR
2501 Configuración de página

2502 Saltos de página
2503 Áreas de impresión
2504 Imprimir títulos
2505 Encabezados y pies de página
2506 Vista preliminar
2507 Impresión completa del libro
2508 La ficha Imprimir
IMPRIMIR EXCEL 2010
Configuración de página
Para diseñar el aspecto que tendrán las páginas que forman una hoja de cálculo
al ser impresas, Excel cuenta con múltiples herramientas en su ficha Diseño de
página.
Podemos cambiar los márgenes de la página haciendo clic sobre el botón Márge-
nes que se encuentra en el grupo Configurar página.
Vemos que Excel ofrece distintos ejemplos de márgenes ya preestablecidos, donde

podemos observar perfectamente las medidas de cada uno. Si alguno se ajusta a
nuestras necesidades, será suficiente con pinchar en él para que se aplique.
Si las medidas que nos ofrece Excel no son las que necesitamos, podemos personalizar-
las, pinchando en la opción Márgenes personalizados. Se abre el cuadro de diálogo
Configurar página donde podremos escribir los valores deseados en los cuadros de
texto: Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo, así como el espacio que deseamos
reservar para el Encabezado y Pie de página si es que hemos pensado en insertarlos.
Excel permite centrar el contenido de una página tanto horizontal como vertical-
mente. Para ello, debemos marcar las casillas de verificación con ese nombre en la
sección Centrar en la página del cuadro.
Una vez establecida la configuración deseada, pulsaremos el botón Aceptar para

aplicarlos.
Pág. 320
EXCEL 2010 IMPRIMIR
Observamos que en la hoja de cálculo han aparecido unas líneas punteadas en

negro, éstas marcan los límites de cada página conforme a los valores establecidos
anteriormente.
Desde el botón desplegable Orientación del grupo Configurar página establece-

mos si ésta será vertical (opción por defecto) u horizontal.
Para cambiar el tamaño de las páginas desplegamos el botón con ese nombre del
grupo Configurar página y, al igual que ocurría en el caso de los márgenes, Excel
ofrece varios tamaños personalizados.
Si ninguno de ellos es el deseado, pulsamos la opción Más tamaños de papel,

la cual abre de nuevo el cuadro de diálogo Configurar página, sólo que esta vez,
muestra la pestaña Página en la que podremos hacer ajustes más precisos.
Pág. 321
IMPRIMIR EXCEL 2010
Saltos de página
Como hemos podido observar, cuando una hoja es más grande que la hoja de papel
que vamos a utilizar para imprimir, Excel inserta saltos de página automáticos
para dividir la hoja. Estos saltos de página aparecen en forma de líneas punteadas.
Para introducir un salto de página manual, debemos seleccionar la fila o columna

que queremos que aparezca en la página siguiente o la primera celda de esta fila o
columna, y elegir la opción Insertar salto de página que se despliega al pulsar el
botón Saltos del grupo Configurar página.
Al introducir un salto de página manual, se mostrará una línea discontinua seña-

lando el lugar en el que se producirá el cambio de página. Si la celda seleccionada
antes de provocar el salto no es la primera de la fila o de la columna, estaremos
introduciendo un salto de fila y columna.
Pág. 322
EXCEL 2010 IMPRIMIR
Para borrar un salto de página, seleccionaremos la celda situada debajo o a la dere-

cha del salto de página y escogeremos la opción Quitar salto de página del botón
desplegable Saltos.
Desde la vista Vista previa de salto de página, podemos ajustar éstos manual-
mente pinchando y arrastrando el marco azul que aparece.
Para ver cómo quedarían las páginas con los saltos de página que hemos insertado,
accedemos a la vista Backstage, seleccionamos la pestaña Imprimir y observa-
mos el resultado en el panel derecho.
Por último, para configurar la hoja de cálculo con los valores iniciales de saltos de
página, pulsaremos la opción Restablecer todos los saltos de página del botón
desplegable Saltos.
Áreas de impresión
Independientemente de los saltos de página que tenga una hoja de cálculo, Excel
permite definir dentro de la hoja qué es lo que se va a imprimir. Son las llamadas
Áreas de impresión, que pueden resultar muy útiles en hojas de gran tamaño en
las que sólo nos interesa tener en papel parte de sus datos.
Para establecer un Área de impresión, primero seleccionamos el rango de datos que

queremos imprimir y, a continuación, pinchamos la opción Establecer área de im-
presión del botón desplegable Área de impresión del grupo Configurar página.
Pág. 323
IMPRIMIR EXCEL 2010
Si ahora mandamos el trabajo a la impresora, tan sólo se imprimirán los datos con-
tenidos en el área de impresión.
Las hojas pueden tener varias áreas de impresión, para ello, seleccionamos el nuevo
rango a incluir y pulsamos la opción Agregar al área de impresión del botón
desplegable Área de impresión y la eliminamos pulsando la opción Borrar área
de impresión.
Imprimir títulos
Al pulsar el botón Imprimir títulos del grupo Configurar página de la ficha
Diseño de página, aparece el cuadro de diálogo Configurar página abierto por
la pestaña Hoja.
La sección Área de impresión permite también desde aquí, seleccionar el rango

de datos a imprimir.
En la sección Imprimir títulos, decidimos si deseamos que los rótulos de una fila
o columna determinada de la hoja se repitan en todas las páginas de la misma. Esto
es muy útil en hojas de gran tamaño que no entran ni vertical ni horizontalmente
en una sola página.
Pág. 324
EXCEL 2010 IMPRIMIR
Para ello, pulsamos el botón Contraer situado a la derecha de Repetir filas en

extremo superior o Repetir columnas a la izquierda para ocultar el cuadro de
diálogo y así, poder seleccionar el rango de celdas que contienen los rótulos.
En la sección Imprimir, observamos las distintas opciones de impresión de la hoja;

como por ejemplo: si deseamos imprimir las líneas de división, los encabezados de
filas y columnas, en blanco y negro, etc.
Elegimos finalmente, el orden en el que se imprimirán las páginas de la hoja, acti-

vando la opción correspondiente de la sección Orden de las páginas.
Encabezados y pies de página

Para incluir un encabezado y/o pie de página, pulsamos el botón con ese nombre
del grupo Texto de la ficha Insertar.
La vista de la hoja cambia a Diseño de página y aparece una nueva ficha contex-
tual llamada Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página.
A su vez, se divide el encabezado y pie de página en tres zonas para su edición.
Excel ofrece múltiples elementos que insertar automáticamente en nuestros enca-

bezados o pies. Todos ellos se encuentran recogidos en forma de botón dentro del
grupo Elementos del encabezado y pie de página de la ficha contextual Diseño.
Podemos combinar parte de ellos. Por ejemplo; pulsamos el botón Número de pá-
gina, a continuación, separamos y escribimos la palabra “de”, volvemos a separar
y pulsamos el botón Número de páginas. Comprobamos los resultados al salir de
la edición del encabezado pulsando en cualquier celda de la hoja.
Pág. 325
IMPRIMIR EXCEL 2010
Desde el grupo Encabezado y pie de página, Excel ofrece la posibilidad de intro-

ducir varios diseños de encabezado y pies predeterminados de forma automática.
El grupo Opciones permite crear distintas secciones para elaborar encabezados y pies
diferentes en las páginas de una misma hoja de cálculo, si activamos sus casillas de
verificación Primera página diferente y/o Páginas pares e impares diferentes.
También podemos introducir encabezados y pies de página desde la pestaña Enca-

bezado y pie de página del cuadro de diálogo Configurar página.
Vista preliminar
La Vista Preliminar permite tener una visión exacta de cómo va a quedar el libro
antes de realizar su impresión. Para activar la Vista preliminar, accedemos a la
vista Backstage y pulsamos la ficha Imprimir.
Pág. 326
EXCEL 2010 IMPRIMIR
La vista Backstage se divide en dos paneles, el más grande de ellos, el de la derecha,

muestra la Vista preliminar del libro. En la parte inferior izquierda de la vista
encontramos los botones de desplazamiento que permiten pasar de una página a
otra en el caso de que nuestro libro tenga más de una página.
En la zona inferior derecha se sitúan los botones Mostrar márgenes y Toda la

página, respectivamente. Si pulsamos el primero de ellos, aparece sobre la Vista
preliminar distintas líneas que representan los márgenes de la página. Podemos
variarlos pinchando y arrastrando directamente sobre dichas líneas.
Impresión completa del libro

Una vez que comprobamos que el libro ha quedado a nuestro gusto mediante la
Vista Preliminar pasamos a enviarlo a imprimir.
Si tenemos el libro abierto, para imprimirlo en su totalidad, pulsamos el botón

Archivo para acceder a la vista Backstage, pulsamos la ficha Imprimir y presio-
namos el botón Imprimir.
Si, por el contrario, el libro está cerrado, podemos imprimirlo desde Windows sin
necesidad de abrirlo. Para ello, localizamos el archivo en la carpeta que esté guarda-
do. Después hacemos clic sobre él con el botón secundario del ratón y elegimos la
opción Imprimir. De esta forma, Windows se encarga de enviarlo directamente a
la impresora que esté configurada por defecto.
La ficha Imprimir
Si queremos un mayor control sobre el libro al imprimirlo, como por ejemplo, im-
primir solo una hoja de cálculo, imprimir varias copias o establecer la calidad de
impresión, debemos entrar en la ficha Imprimir de la vista Backstage. Al lado del
botón Imprimir se localiza el contador Copias desde el que, lógicamente, pode-
mos controlar el número de impresiones del libro.
Pág. 327
IMPRIMIR EXCEL 2010
En la lista desplegable Impresora, elegimos la que vayamos a utilizar de las que

estén instaladas en el ordenador.
El vínculo Propiedades de impresora abre el cuadro de diálogo con el mismo

nombre. Estas propiedades pueden variar de una impresora a otra pero, en general,
permitirán seleccionar el origen o bandeja del papel, la configuración de la calidad
a la hora de imprimir o elegir entre imprimir en color o blanco y negro.
Desplegando la lista Imprimir hojas activas del área Configuración, decidimos

qué parte del libro vamos a imprimir. La opción Imprimir hojas activas imprime
solamente las hojas de cálculo seleccionadas. La opción Todo el libro, imprimirá
el libro completo. Desde Imprimir selección, se imprimirán solo la porción de
celdas que hayamos seleccionado previamente. Al pie de la lista, podemos indicar
a Excel que omita las áreas de impresión que se hubieran establecido. Desde los
contadores Páginas podemos imprimir un intervalo de páginas sueltas, indicando
sus números en los cuadros editables habilitados para ello.
Pág. 328
EXCEL 2010 IMPRIMIR
Las opciones de la lista desplegable Imprimir a una cara indican el modo en que
la impresora debe voltear el papel para imprimir a dos caras, siempre y cuando,
nuestra impresora posea esta función.
La lista desplegable Intercaladas ofrece dos posibilidades; Intercaladas hace que

cuando realizamos varias copias se imprima primero un juego completo de hojas,
después el siguiente y así, sucesivamente. Sin intercalar, imprime primero todas
las primeras páginas, después todas las segundas y así, hasta el final de la impresión.
A continuación, podemos configurar la orientación del papel, sus dimensiones y

márgenes utilizando las listas desplegables correspondientes.
La última lista desplegable ofrece la posibilidad de escalar o reducir el tamaño de

la hoja de cálculo a una página. Obviamente, esta opción, se realizará sacrificando
los tamaños de fuente.
Si precisamos más control sobre la configuración del libro, presionamos el vínculo

Configurar página que muestra el cuadro de diálogo homónimo que ya conocemos.
Una vez establecidos todos los parámetros de impresión, pulsamos el botón Im-
primir para ver los resultados en papel.
Pág. 329
EXCEL 2010
TEMA 26: PERSONALIZAR EXCEL
2601 Unidades de Medidas y Documentos Recientes

2602 Opciones Frecuentes
2603 Barra de Herramientas de Acceso Rápido
2604 Personalizar Cinta de Opciones
PERSONALIZAR EXCEL EXCEL 2010
Unidades de medidas y
documentos recientes
Excel posee varios valores por defecto que pueden ser modificados por el usuario.
En este apartado aprenderemos a variar dos de ellos, que son: las unidades de me-
dida y el número de documentos que aparecen en el panel izquierdo del menú que
se despliega al pulsar el Botón Archivo.
Para variar ambos, debemos pinchar el botón Opciones que se encuentra al pie
del menú que aparece al pulsar el Botón Archivo. A continuación, pulsamos la
pestaña Avanzadas del cuadro de diálogo que se abre y nos desplazamos hasta el
área Mostrar.
En el primer contador es posible variar el Número de documentos recientes que

aparecen al pulsar el Botón Archivo. Podemos decidir, desde no mostrar ninguno,
escribiendo un cero, hasta mostrar 50 documentos.
En la lista desplegable que se encuentra debajo de este contador, podemos variar las
unidades de medida, eligiendo entre las que Excel ofrece.
Opciones frecuentes
Una vez abierto el cuadro de diálogo Opciones de Excel, si pinchamos la pestaña
General, encontraremos opciones para cambiar la apariencia de Excel.
Pág. 332
EXCEL 2010 PERSONALIZAR EXCEL
Si deseamos que no se muestre la minibarra de herramientas Formato cuando

seleccionamos un texto, desactivaremos la casilla de verificación Mostrar mini-
barra de herramientas al seleccionar. Desplegando la lista Combinación de
colores, podemos elegir otra gama de color para la interfaz de Excel.
La lista Estilo de información en pantalla afecta al modo en que aparecerá la

leyenda cuando nos posicionemos unos segundos sobre cualquier botón: la primera
opción, muestra en la leyenda tanto el nombre del comando como una breve des-
cripción de su función.
La segunda opción sólo mostraría el nombre del comando en la leyenda y, la tercera

no mostraría leyenda alguna.
También podemos variar el estilo y tamaño de las fuentes de las celdas, así como
el número de hojas de los que consta un libro por defecto, desde la zona Al crear
nuevos libros.
Barra de herramientas de
acceso rápido
Excel sólo dispone de una barra de herramientas. Es la barra de herramientas de
Acceso rápido que se encuentra en la parte superior de la ventana que contiene
los botones: Guardar, Deshacer y Repetir.
Pág. 333
Esta barra de herramientas es configurable, tanto en su posición en la ventana

como en el número de botones que puede incluir. Veamos cómo hacerlo:
Abrimos el cuadro de diálogo Opciones de Excel, pinchando en el botón Op-

ciones que aparece al acceder a la vista Backstage y, a continuación, pulsamos la
opción Barra de herramientas de Acceso rápido.
En la lista de la derecha podemos ver los comandos que están en la barra y, si

pinchamos en la flecha de la lista podemos elegir si éstos estarán disponibles para
todos los documentos de Excel o sólo para el documento que tenemos abierto.
En la lista de la izquierda, Comandos disponibles en:, podemos ver todos los

comandos de los que dispone Excel. Si pinchamos en la flecha, observamos las
distintas categorías en las cuales los agrupa.
Para añadir un comando a la barra de herramientas de Acceso rápido, debemos

seleccionarlo en la lista Comandos disponibles en: y pulsar el botón Agregar. Si
queremos eliminar un comando de la barra, bastará con seleccionarlo en su lista y
pulsar el botón Quitar.
El botón Restablecer, vuelve a configurar la barra de herramientas con los coman-

dos que trae por defecto al instalar Excel.
Para modificar la posición en pantalla de la barra, activaremos la casilla de verifi-

cación Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la
cinta de opciones.
Pág. 334
Al aceptar el cuadro, observaremos los cambios realizados en la barra.
También podemos personalizar la barra de herramientas de Acceso rápido pul-

sando sobre la flecha negra situada a su derecha. En el menú que se despliega, se
ofrecen distintas acciones de uso común que podemos añadir o quitar de la barra,
simplemente haciendo clic sobre ellas. Sabemos las que están visibles porque les
acompaña el símbolo de un tick a su izquierda.
Al pie del menú se localiza la orden para mostrar la barra de Acceso rápido debajo
de la Cinta de opciones. Si presionamos la opción Más comandos, accedemos
al cuadro de diálogo Opciones de Excel para proceder de la manera descrita ante-
riormente para modificar la barra.
Personalizar cinta
de opciones
Del mismo modo que podemos personalizar la barra de herramientas de Acce-
so rápido, también podemos modificar la Cinta de opciones añadiendo nuevas
fichas, grupos o comandos a ésta.
Pág. 335
Accedemos al cuadro de diálogo Opciones de Excel y presionamos sobre la ficha

Personalizar cinta de opciones. Como vemos, el aspecto del cuadro es muy si-
milar al estudiado anteriormente para la barra de herramientas de Acceso rápido.
En la lista Personalizar cinta de opciones se muestran todas las fichas dispo-

nibles en Excel. Desde la lista desplegable situada en la parte superior, podemos
seleccionar las fichas que deseamos que se listen abajo eligiendo entre: Fichas
principales, que son las que aparecen por defecto al iniciar la aplicación; Fichas
de herramientas, que son las que aparecen cuando estamos trabajando con un
elemento determinado como, por ejemplo, tablas, imágenes, gráficos, etc. y que
son contextuales a éstas o Todas las fichas, que muestran tanto las primeras
como las segundas.
Al lado del nombre de cada ficha, localizamos dos símbolos; el primero es una ca-
silla de verificación desde donde podemos establecer la visibilidad o no, de la ficha
seleccionada en la Cinta de opciones, haciendo clic sobre ella.
El segundo símbolo es un signo más que, al pulsar sobre él, se convierte en un sím-
bolo menos y muestra, dentro de cada ficha, los grupos que la forman. Si pulsamos
en el botón más de uno de los grupos, veremos los comandos que los componen.
De este modo, navegamos a través de todas la fichas de la Cinta de opciones.
Al pie de la lista se localizan tres botones que son y realizan las siguientes funciones:
•• Nueva ficha: Inserta una ficha y el primer grupo de ella, debajo de la ficha que
tuviésemos seleccionada en la lista.
•• Nuevo grupo: Añade un grupo a la ficha seleccionada.
Pág. 336
•• Cambiar nombre: Edita el nombre de la ficha o grupo seleccionado para que

podamos anotar uno más descriptivo en el pequeño cuadro de diálogo que se abre.
Añadir comandos a los grupos es muy sencillo. Debemos seleccionar el grupo y

pinchar sobre el comando deseado en la lista Comandos disponibles en para, a
continuación, presionar el botón Agregar. Tan solo podemos agregar comandos a
grupos creados por nosotros.
Con el botón Quitar borraremos la ficha o comando que hayamos agregado. Es

importante saber que solo podemos quitar las fichas creadas por nosotros y no las
preestablecidas por Excel.
Aceptamos el cuadro de diálogo y observamos cómo la ficha aparece en la Cinta

de opciones. Al pulsar sobre ella, mostrará los distintos grupos y comandos que
hayamos establecido.
Accedemos de nuevo al cuadro de diálogo Opciones de Excel y pulsamos sobre

Personalizar Cinta de opciones. Si desplegamos el botón Restablecer podemos
devolver la Cinta de opciones a su aspecto original presionando la orden Res-
tablecer todas las personalizaciones y presionando el botón Sí del cuadro de
aviso que aparece.
Pág. 337
EXCEL 2010
TEMA 27: MACROS
2701 Introducción
2702 Grabar una Macro
2703 Asignar Macro a un Botón
2704 Eliminar una Macro
2705 Macros y Seguridad
MACROS EXCEL 2010
Introducción
Excel pone a nuestra disposición una herramienta muy potente que puede ayu-
darnos notablemente a agilizar los tiempos de realización de un trabajo. Esta he-
rramienta se llama Macro.
Podríamos definir una Macro como una serie de acciones que grabamos y guarda-
mos asignándoles un nombre y que después ejecutaremos a la vez con sólo pulsar
un botón o una combinación de teclas elegidas por nosotros.
Básicamente, existen dos tipos de Macros en Excel: las Macros por código y las
Macros por pulsación.
Para realizar las primeras, el usuario debe estar familiarizado con el lenguaje de
programación Visual Basic¸ ya que deberá escribir un mini-programa, usando el
código que utiliza dicho lenguaje.
Para las segundas, las Macros por pulsación, no es necesario ser un usuario tan
experimentado, puesto que simplemente se crean haciendo pulsaciones con el ra-
tón en las acciones que deseamos grabar, de ahí su nombre.
Son estas últimas, las que serán objeto de estudio en este tema.
Pág. 340
EXCEL 2010 MACROS
Grabar una macro

Vamos a realizar una Macro que inserte en una hoja de cálculo un encabezado y
pie de página de forma automática, previamente diseñado por nosotros.
Pulsamos la ficha Vista y desplegamos el botón Macros del grupo con el mismo
nombre. En el menú que se despliega elegimos la opción Grabar macro…
Se abre el cuadro de diálogo Grabar macro. Lo primero será dar un nombre, lo más
descriptivo posible a la macro para reconocerla más adelante. A la hora de escribirlo
hay que atender a las siguientes reglas de nomenclatura: no puede contener espacios
en blanco, no puede comenzar por un carácter de puntuación o número y no puede
ser el mismo a otro que Excel tenga reservado para sus propias herramientas.
En el cuadro Método abreviado, escribiremos una letra, que ejecutará la macro

una vez esté grabada, al pulsarla en combinación con la tecla Control.
Pág. 341
MACROS EXCEL 2010
Hay que ser cautos al elegir la letra, puesto que Excel ya posee numerosos atajos
de teclados con la tecla Control.
En la lista desplegable Guardar macro en:, decidimos si la macro estará:
- disponible para cualquier libro de Excel si seleccionamos la opción Libro de ma-

cros personal.
- si estará disponible sólo en el libro activo, si activamos la opción Este libro.
- o si estará disponible en un nuevo libro que creemos, si activamos la opción Libro

nuevo.
El cuadro Descripción es optativo y se usa para describir brevemente lo que hará

la macro.
Pulsamos el botón Aceptar para comenzar a grabar.
A continuación ejecutamos todas las acciones que queremos que la macro realice
automáticamente más adelante. En nuestro caso, serán los pasos necesarios para
crear y formatear el encabezado y pie de la hoja de cálculo, asignándole también
orientación horizontal a la hoja.
Pág. 342
EXCEL 2010 MACROS
Cuando hayamos finalizado, desplegamos de nuevo el botón Macros y pinchamos

en la opción Detener grabación.
Si volvemos a desplegar el botón Macros y elegimos la opción Ver macros, se

abre el cuadro de diálogo Macros desde donde podemos observar la macro recién
realizada.
Asignar macro a un botón

Para ejecutar una macro ya grabada, debemos asignarla, a un botón que se colocará
en la barra de herramientas de Acceso rápido o en la Cinta de opciones.
Abrimos el cuadro de diálogo Opciones de Excel y pulsamos sobre la ficha Per-

sonalizar Cinta de opciones si nuestro deseo es agregarla a una ficha o grupo
determinado de la Cinta de opciones o la ficha Barra de herramientas de Ac-
ceso rápido, si lo que queremos es que se localice en dicha barra. Sea cual sea la
opción elegida, los pasos a seguir son los mismos. Para nuestro ejemplo, explicare-
mos cómo introducirla en la barra de herramientas de Acceso rápido.
En la lista Comandos disponibles en: elegimos Macros, seleccionamos la que

acabamos de crear y pulsamos el botón Agregar para que Excel la incluya en for-
ma de botón en la barra de herramientas de Acceso rápido.
La seleccionamos en su nueva posición y pulsamos el botón Modificar para per-

sonalizarla. Se abre el cuadro de diálogo Modificar botón desde donde podemos
elegir un icono entre los múltiples ejemplos que se ofrecen y cambiar su nombre en
el cuadro Nombre para mostrar.
Pág. 343
MACROS EXCEL 2010
Al aceptar el cuadro de diálogo observamos los cambios en la lista de la barra de

herramientas de Acceso rápido.
Una vez que aceptamos el cuadro de diálogo Opciones de Excel, vemos cómo se
ha añadido un botón a la barra de herramientas de Acceso rápido y que tendrá el
nombre que le hayamos indicado al crearlo.
Al pulsar sobre él, Excel ejecutará de forma automática las acciones que grabamos
para la macro.
Eliminar una macro

Para eliminar una macro, pinchamos en la ficha Vista, desplegamos el botón Ma-
cros y pulsamos la opción Ver macros.
Se abre el cuadro de diálogo Macros en el que aparecerán listadas todas las macros
que hayamos creado. Tan sólo, debemos seleccionar la que queramos borrar y pul-
sar el botón Eliminar aceptando el mensaje que aparece.
Cuando cerramos el cuadro Macros, aunque la macro ha sido eliminada, vemos

que no pasa lo mismo con el botón al que la habíamos asignado. Si pinchamos ahora
ese botón, se mostrará un mensaje diciendo que no se encuentra la macro asignada.
Pág. 344
EXCEL 2010 MACROS
Eliminaremos el botón desde el cuadro Opciones de Excel, pulsando la pestaña

Barra de herramientas de Acceso rápido. Una vez ahí, lo seleccionamos en su
lista correspondiente y pulsamos el botón Quitar.
Ahora sí que hemos eliminado correctamente la macro.
Macros y seguridad
Las macros en un libro de Excel pueden convertirse en un elemento que atente
contra la seguridad de nuestro equipo. Como ya sabemos, las macros son mini-
programas que se ejecutan en Excel. Esto las hace susceptibles de ser portadoras de
virus que, al abrir el archivo de Excel pueden dañar el ordenador.
Cuando abrimos un libro que contiene macros y nuestro estado de seguridad para
habilitarlas es alto, Excel pregunta si queremos aceptarlas o no. Es muy importan-
te que no aceptemos macros de archivos de dudosa procedencia.
Además, Excel permite configurar el nivel de seguridad de las macros. Para ello,
debemos mostrar una ficha que habitualmente no está en la Cinta de opciones.
Es la ficha Programador y la visualizamos abriendo el cuadro de diálogo Opcio-

nes de Excel. Hacemos clic sobre la pestaña Personalizar Cinta de opciones y
activamos la casilla de verificación Programador.
Una vez mostrada la nueva ficha en la Cinta de opciones, pulsamos sobre el bo-
tón Seguridad de macros del grupo Código.
Se abre un cuadro de diálogo que permite elegir entre cuatro estados de seguridad.
El primero de ellos sería el más alto y, así, iría disminuyendo hasta el último caso,
que representa la seguridad más baja y que, no debería estar activado nunca.
Pág. 345
MACROS EXCEL 2010
Como se lee en las opciones, Excel habilita las macros en función de que los libros
procedan de fuentes conocidas o estén firmados digitalmente.
Por defecto, Excel marca la segunda opción que representa un nivel de seguridad alto.
Del mismo modo, cuando guardamos un libro de Excel que contiene macros, de-
bemos hacerlo con una extensión distinta a la habitual (*.xlsx), ya que ésta no
permite albergar macros.
Pág. 346
EXCEL 2010 MACROS
El tipo de archivo que debemos elegir en este caso es Libro de Excel habilitado
para macros (*.xlsm).
Lo mismo sucede si lo que guardamos es una plantilla de Excel que contiene ma-
cros. En lugar de usar como tipo de archivo el habitual para plantillas que es Plan-
tilla de Excel (*.xltx), tendremos que elegir Plantilla de Excel habilitada para
macros (*.xltm).
Pág. 347

Manual Excel 2010 PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Excel 2010 PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Excel 2010

Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra

Depósito legal: M-32186-2012

02: El entorno de trabajo 15

03: Operaciones con libros 31

04: Cedas, Rangos y Hojas 43

Mover o copiar hojas de cálculo 51

06: Operaciones con celdas y rangos de celdas 73

07: Formatos Condicionales y Plantillas 93

08: Fórmulas 105

09: Funciones 121

10: Funciones Matemáticas y Trigonométricas 133

11: Funciones de Conteo y Estadísticas 139

12: Funciones Condicionales y Lógicas 145

13: Funciones Horarias 155

Operaciones con fechas 159

14: Funciones Financieras 163

15: Funciones de Búsqueda y Referencia 169

16: Funciones de Texto 181

17: Análisis de datos 185

18: Auditorías de Fórmulas 199

19: Gráficos 207

Formatear partes de un gráfico 217

20: Dibujo en Excel 233

21: Insercción de elementos 245

22: Lista de datos y Esquemas 277

23: Tablas Dinámicas 297

24: Búsqueda y corrección ortográfica 309

25: Imprimir 319

26: Personalizar Excel 331

Barra de herramientas de acceso rápido 333

27: Macros 339

0101 ¿Qué es una hoja de cálculo?

¿Qué es una hoja de cálculo?

Esta versión, mejorada y con nuevas utilidades, permite manipular grupos

Entrar y salir de Excel

- Haciendo doble clic sobre un acceso directo a la aplicación situado en el Escrito-

- Desde el Explorador de Windows haciendo doble clic sobre cualquier archivo

También posemos salir de la aplicación Excel de distintas formas:

- Pulsando el botón Archivo y pinchando sobre el botón Salir.

0201 Interfaz del programa

Interfaz del programa

Con sólo un vistazo, podemos distinguir claramente, cuál es la parte dedicada a la

- Botón Archivo. Está situado en la esquina superior izquierda de la ventana y es

Es el botón principal de la aplicación y coincide, tanto en su posición como en la

- Barra de herramientas de acceso rápido. Es una pequeña barra de herramien-

- Barra de título. Está situada en la parte superior de la ventana. Excel asigna un

- Botón de ayuda. Está situado debajo de la Barra de título. Pinchando en

- Cinta de opciones. Está situada debajo de la Barra de título. Es la zona fun-

- Barra de estado. Está situada en la parte inferior de la ventana de Excel y su

- Botones de Vista. Están situados a la derecha de la Barra de estado. Su función

- Barras de desplazamiento. Están situadas a la derecha de la aplicación (la ver-

- Área de trabajo. Es la zona que ocupa la mayor parte de la ventana. Representa

El primer botón salta a la primera de las pestañas, el último va directamente a la

No se encuentran en esta vista, opciones relacionadas con la apariencia, formato o

A la izquierda de la vista se listan los diferentes comandos disponibles. Al hacer

Desde la vista Backstage podemos acceder al botón Opciones, que aunque no es

La Cinta de opciones se compone de diferentes fichas, para activar cada una de

Debemos saber que si la ventana de Excel está restaurada o no tiene el tamaño

Tipos de comandos dentro

- Botones: son los comandos más comunes. Su apariencia es cuadrada o rectangular

- Botones desplegables: tienen la apariencia de un botón pero vienen acompaña-

Si seleccionamos un grupo de celdas rellenas con valores numéricos, la barra de