Guia Excel Introducción

MICROSOFT EXCEL
Módulo Básico
Universidad Católica de Córdoba
Facultad de Ciencias Económicas y de Administración
El presente material sirve de apoyo a las clases de:

INFORMÁTICA APLICADA I
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN I
DOCENTES
Cr. Santiago Vassallo (M.B.A)

Cr. Walter Fernando Vera
Cr. Celso Hugo Picco
Cr. Jesús Ángel Tulian
Analista Ricardo Cesar Muzio
OBJETIVOS
Proporcionar al estudiante los conocimientos tecnológicos básicos que le permitan familiarizarse

con el uso eficiente de las herramientas informáticas en el entorno de las Computadoras Personales
(P.C.).
Analizar los fundamentos de la aplicación de sistemas informáticos.
Capacitar a los alumnos en la utilización de programas informáticos, que les resultarán útiles en la
resolución de problemas en las otras asignaturas de la carrera, en pasantías o en su futura actuación
profesional. Para ello se desarrollarán casos de la vida real donde se apliquen soluciones
informáticas relacionadas con su futura profesión.
Promover la evaluación continua y la autoevaluación en distintas instancias planificando la
autonomía y el compromiso de los estudiantes.
Fomentar la alfabetización informacional, lectura y escritura en la era digital, desarrollando un
pensamiento crítico.
Incluir nuevas tecnologías en actividades de aprendizaje, proyectos y materiales didácticos con
integración de tics.
INDICE
INICIAR EXCEL. 2
CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL. 3
Contenido de las celdas. 3
LA PANTALLA DE EXCEL. 4
Barras de título. 5
Botón de control de Excel. 6
LA INTERFAZ DE USUARIO. 12
Cinta de opciones. 13
Barra de herramientas de acceso rápido (BHAR). 17
FICHA ARCHIVO. 18
Crear un libro nuevo (en blanco). 19
Guardar libros. 20
Abrir libros. 23
Cerrar un libro. 25
Comparar dos libros en paralelo. 27
Crear múltiples vistas de un libro. 27
HOJAS DE CÁLCULO. 29
Activar una hoja. 29
Cambiar el nombre de una hoja. 29
Cambiar el color de la etiqueta de una hoja. 30
Agregar una hoja de cálculo. 30
Eliminar hojas de cálculo. 31
Copiar o mover una hoja de cálculo. 31
Agrupar y desagrupar hojas. 32
Ocultar y mostrar hojas. 33
Inmovilizar títulos de filas o columnas. 34
Dividir paneles. 34
Otras opciones. 35
USO DEL TECLADO. 35
Métodos abreviados de teclado. 35
Desplazamientos con el teclado. 36
Sugerencias de teclas 36
PRÁCTICO Nº 1 “INTRODUCCIÓN”. 38
Alineación. 38
Llenado de celdas adyacentes y utilización de serie. Listas. 39
Como crear y editar Listas Personalizadas. 41
PRÁCTICO Nº 2 “PRIMERAS FÓRMULAS Y FUNCIONES”. 43
Abrir Documento. 43
¿Que son las referencias?. 45
Copiar Referencias. 46
Mensajes de error. 47
Copiar, Cortar y Mover Celdas. 48
Función Suma. 50
Bordes, Color de Celda y Color de Fuente. 52
Ocultar y Mostrar Filas y Columnas. 53
PRÁCTICO Nº 3 “PROTECCIÓN DE HOJA Y LIBROS DE TRABAJO” 55
PRÁCTICO Nº 4 “REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS”. 57
Estilos predefinidos (Autoformatos). 57
PRÁCTICO Nº 5 “OPERACIONES CON HOJAS”. 62
Fuentes y tamaño (Tipos de letra). 63
Copia de una hoja de cálculo. 66
Fórmulas entre hojas. 67
PRÁCTICO Nº 6 “FUNCIONES”. 69
Uso de la herramienta Pegar Función. 69
Función =SI. 71
Otros ejemplos de función SI. 72

La función Si anidada. 74
PRÁCTICO Nº 7 “IMPRESIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULOS”. 75
Vista de Diseño de página. 75
Configurar página. 77
Encabezado y pie de página. 79
Agregar, eliminar o mover saltos de página 81
Impresión. 83
Imprimir. 84
PRÁCTICO Nº 8 “FUNCIONES Y OPERACIONES CON FECHAS”. SUMAR.SI Y

OTRAS… 88
Uso de Fechas y Horas. 88
Introducción de fechas y horas. 89
Función =HOY 89
Función =SIFECHA 89
Función =CONTARA 91
Función =CONTAR.SI 92
Función =SUMAR.SI 93
Función =CONTAR.SI.CONJUNTO 93
Función =SUMAR.SI.CONJUNTO 94
PRÁCTICO Nº 9 “FUNCIONES DE TEXTO”. 96
Función ENCONTRAR 96
Función EXTRAE. 96
Función CONCATENAR 98
Función MAYUSC, MINUSC, NOMPROPIO. 99
Función TEXTO 99
Función VALOR 100
PRÁCTICO Nº 10 “CREACIÓN DE GRÁFICOS”. 101
¿Qué es un Gráfico? 101
Introducción. 101
Crear gráficos. 101

Añadir una serie de datos. 103
Características y formato del gráfico. 105
Gráficos – Estilos. 106
Modificar el tamaño y distribución de un gráfico. 107
Modificar la posición de un gráfico. 108
Los minigráficos. 109
Caso Práctico 110
Gráficos y Subgráficos. 111
ANEXO I “PRÁCTICOS ADICIONALES”. 115
REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS 115
Práctico Adicional 1 115
USO DE FUNCIONES. 117
Práctico Adicional 4 “Más Funciones de Fecha y Hora”. 117
Función =DIAS.LAB (fecha_inicial;fecha_final;feriados) 117
Función =DIA.LAB (fecha_inicial;días_lab;feriados) 119
Función =DIASEM (fecha;tipo) 120
Función =FIN.MES (fecha_inicial;meses) 121
Cálculos con horas. 121
Función =AHORA() 124
Función =HORA(número de serie) 125
Función =MINUTO(número de serie) 125
Función =SEGUNDO(número de serie) 125
Formatos personalizados para fechas y horas. 125
Práctico Adicional 5 “=SIFECHA Calcula tu edad en días, meses y años acumulados”. 127
Guía de Introducción a Excel
1
Iniciar Excel.
Excel es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, integrada dentro del paquete
ofimático Microsoft Office.
Podrá iniciar Excel desde dos formas básicas:
- Si existe un ícono en el Escritorio para Excel, haga doble clic sobre él para iniciar el
programa.
- En caso contrario, utilice el botón Inicio para ubicar la aplicación. En Windows los
pasos a seguir deberían ser similares a los que se observan en la figura siguiente:
2
Conceptos básicos de Excel.

Los documentos creados con Excel se denominan libros. Un libro puede contener tantas
hojas como sea capaz de manejar la memoria RAM del equipo utilizado. Si abre un documento nuevo
éste tendrá por defecto tres hojas, sin embargo, usted puede configurar Excel para que inicie con una
cantidad distinta de hojas (el mínimo es 1), y también puede agregar más hojas en un libro abierto a
medida que las necesite. Cada documento (libro) se abre en su propia ventana contenida en la
ventana del programa y es posible abrir más de un libro simultáneamente.
Las hojas de un libro pueden ser hojas de cálculo (hojas que contienen filas y columnas) u
hojas de gráfico (una hoja de gráfico es una hoja especial que contiene un único gráfico).
Una hoja de cálculo contiene una cuadrícula con 1.048.576 filas y 16.384 columnas. Las filas
se numeran del 1 al 1.048.576 y las columnas se identifican con letras, comenzando con la A. Al
terminar el alfabeto se continúa con AA, BB, etc. Por lo tanto, las columnas en esta versión de Excel
están etiquetadas con letras desde A hasta XFD.
La intersección de una fila y una columna se denomina celda. Cada celda se identifica
mediante su dirección, formada por la letra de la columna y el número de la fila. Por lo tanto, la celda
superior izquierda de una hoja de cálculo es la celda A1 y la celda inferior derecha es la XFD1048576.
Las direcciones de celdas se utilizan para referenciar su contenido en otras celdas.
Contenido de las celdas.

Una celda de Excel puede contener texto, números o una fórmula (así como eventuales
mensajes de error). Una fórmula escrita en una celda le indica al programa que tiene que realizar un
cálculo con la información almacenada en otra u otras celdas. Esto equivale a decir que cuando
escribimos una fórmula, hacemos referencia a una o más celdas de la hoja actual (llamada hoja activa),
de otras hojas del mismo libro o de hojas que se encuentran incluso en otro libro. Las celdas que
contienen fórmulas muestran el resultado del cálculo obtenido con la fórmula y no la fórmula en sí,
excepto cuando se están editando dichas celdas.
Además de las referencias a direcciones de otras celdas, en las fórmulas se utilizan

operadores. Los operadores más comunes son los aritméticos como + (más), - (menos), *
(multiplicación) y / (división), que habitualmente se utilizan con datos numéricos. Excel puede
reconocer igualmente operadores de otro tipo, como los operadores de comparación y los operadores
lógicos, que se verán más adelante en los ejemplos prácticos.
En las fórmulas también se pueden utilizar funciones. Las funciones son construcciones
especiales incorporadas al programa que sirven para efectuar cálculos complejos y sofisticados sin
demasiado esfuerzo, ya que es suficiente con incorporarlas en las fórmulas que construyamos. Excel
dispone de más de 300 funciones clasificadas por categorías para facilitar cálculos de toda índole y
para responder a los requerimientos de prácticamente cualquier actividad. Por ejemplo, existen
funciones específicas para trabajar con tablas o listas de datos, para calcular los pagos de un préstamo
financiero, para construir modelos estadísticos, etc.
3
La pantalla de Excel.
12 3 45 6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Figura 1.01
Referencias de la Figura 1.01:
1. Botón de control de Excel

2. Botón de control del archivo abierto (Libro1 en la figura)
3. Barra de herramientas de acceso rápido (BHAR)
4. Ficha activa de la Cinta de opciones (Inicio en la figura)
5. Barra de nombres
6. Barra de título de Excel
7. Barra de título del libro activo (Libro1)
8. Grupo de comandos de la ficha activa (en la figura, el grupo Alineación de la ficha Inicio)
9. Barra de fórmulas
4
10. Encabezado de columna

11. Botón Minimizar/restaurar la Cinta de opciones
12. Botones de control de la ventana de Excel (Minimizar, Restaurar, Cerrar)
13. Botones de desplazamiento de hojas
14. Etiquetas de hojas (con la Hoja1 activa)
15. Ficha Nueva hoja
16. Encabezado de fila
17. Celda activa
18. Barra de estado
19. Botón seleccionar todo
20. Barras de desplazamiento horizontal y vertical del libro activo
21. Ficha de división
22. Botón vista normal
23. Botón vista diseño de página
24. Botón vista previa de salto de página
25. Controles de zoom
26. Barras de división
Nota: a partir de este punto, se recomienda que el alumno abra el libro Capítulo1.xlsx que se adjunta
a esta Guía de introducción para seguir con mayor comodidad las explicaciones del resto del
capítulo.
A continuación, se explican brevemente los principales elementos que vemos en la pantalla
(entre paréntesis se citan las referencias del listado anterior).
La mayor parte de la superficie de la hoja activa es el área de trabajo formada por una matriz
de celdas donde podemos ingresar datos y efectuar cálculos. Nótese que en su configuración estándar,
Excel muestra en la parte superior las letras de las columnas (10) y a la izquierda los números de fila
(16). Si nos movemos por las diferentes celdas, veremos en la barra de nombres (5) la dirección de
cada celda activa. Su contenido (datos o fórmulas) se visualiza en la barra de fórmulas (8) que existe
a la derecha de la anterior, por encima del área de trabajo.
Por arriba y por debajo del área de trabajo se presentan los diferentes elementos que forman
la interfaz de usuario. El componente más importante de esta interfaz es la Cinta de opciones que se
analiza en detalle más adelante. Sin embargo, existen otros componentes como la Barra de estado
(18) y diferentes controles, así como elementos no visibles (menús contextuales y sugerencias de
teclas) que permiten acceder a los comandos del programa.
Barras de título.
La ventana de Excel tiene una barra de título (6) y la ventana del libro abierto dispone de la
suya propia (7) con la misma funcionalidad. Las barras de título contienen el nombre del programa y
del archivo abierto, respectivamente, y se usan para mover las ventanas por la pantalla cuando no se
encuentran maximizadas. Una ventana se mueve haciendo clic con el ratón sobre su barra de título y
arrastrando en la dirección deseada.
5
Botón de control de Excel.
Como la mayoría de los programas para Windows, Excel se ejecuta

en una ventana, llamada ventana de la aplicación. Esta ventana
dispone de controles para su manejo: el botón de control (1) sirve
para maximizar, minimizar, cambiar el tamaño y mover la ventana,
además de cerrar el programa. Al pulsar el botón de control, se
visualiza el menú desplegable ilustrado a la izquierda
Botón de control del libro.
Por su parte, cada documento (libro) abierto en Excel dispone de su

ventana con su control propio (2). Desde el menú desplegable puede
llevar a cabo las mismas acciones del párrafo anterior, solo que estas
se refieren a la ventana del libro activo.
Botones de control de las ventanas.
Idéntica función cumplen los botones identificados

con (12) en la figura 1.01. Si bien estos co-
rresponden a la ventana de Excel, sus homólogos
para el libro activo funcionan de la misma manera.
Importante: cuando la ventana de un libro abierto
está maximizada, sus botones de control se ubican a la derecha,
inmediatamente por debajo de los botones de control de la aplicación.
6
Botones de control de las ventanas (cont.).
Pulse este botón para Cerrar la ventana correspondiente al libro

actual. Si pulsa este botón en la ventana de la aplicación, se cerrarán
el libro activo y el programa simultáneamente. En cualquier caso, si ha
hecho modificaciones en el libro, Excel pedirá confirmación para
guardar los cambios realizados antes de cerrarse.
Pulse este botón para que la ventana activa ocupe toda la pantalla. Si
se Maximiza la ventana, este botón es reemplazado por el botón
Restaurar.
Pulse este botón para Minimizar la ventana activa. En Windows XP,

cuando se minimiza la ventana de un libro, esta se transforma en una
etiqueta con botones de control y se traslada a la parte inferior de la
ventana de la aplicación. Si minimiza la ventana de la aplicación, ésta
se transforma en un botón dentro de la barra de estado de Windows.
Botones de desplazamiento de hojas, Etiquetas de hojas y Botón Nueva hoja
En el extremo izquierdo de la figura aparecen

los botones de desplazamiento de hojas (13). Se
trata de cuatro botones que permiten avanzar o
retroceder una hoja por vez (los dos del centro) o bien dirigirse a la primera o a la última hoja del libro
(los de los extremos del grupo). Si hace clic derecho sobre cualquiera de ellos, aparece un listado con
los nombres de todas las hojas visibles del libro donde podrá seleccionar la que desee activar. Estos
botones son útiles cuando tenemos muchas hojas en el libro y no se pueden visualizar en pantalla las
etiquetas de todas ellas, en caso contrario hacer clic sobre estos botones no produce efecto alguno.
Las etiquetas de hojas (14) son nombres que identifican cada una de las hojas que componen
el libro de trabajo. Por defecto, cuando se crea un nuevo libro en Excel este contiene tres hojas lla-
madas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. El nombre de la hoja activa aparece destacado en negrita sobre un fondo
más claro.
Para activar cualquier hoja del libro distinta a la actual, simplemente haga clic con el botón
izquierdo del ratón sobre su etiqueta.
Puede cambiar el orden de las hojas del libro haciendo clic con el ratón sobre su etiqueta y
arrastrando hacia la izquierda o hacia la derecha. El cursor del ratón se transforma en una hoja en
7
blanco y aparece una pequeña flecha indicativa de la posición de la hoja. Cuando la flecha se encuentre
en la posición deseada, suelte el botón del ratón.
Para realizar acciones adicionales sobre las

distintas hojas del libro, puede utilizar los
menús contextuales. Un menú contextual
es un menú que muestra las acciones
posibles en el contexto actual, es decir las
relacionadas con el elemento con el que
trabajamos actualmente.
En la figura de la izquierda, se ha hecho clic

derecho sobre la etiqueta de la Hoja1, por
lo tanto las opciones que muestra el menú
se refieren a dicho objeto.
El botón Nueva hoja (15) crea e inserta automáticamente una hoja nueva en el libro activo.
La hoja insertada se ubica a la derecha de la última existente y lleva el nombre Hojax, donde x es el
número correlativo subsiguiente a la última creada. El mismo efecto se consigue pulsando la
combinación de teclas Mayúscula+F11 desde el teclado.
Barra de estado.
La Barra de estado (18) es el último bloque horizontal de color gris en la parte inferior de la
ventana de Excel. Como indica su nombre, esta barra muestra básicamente los estados en que puede
encontrarse el programa en un momento dado, así como información adicional de interés.
En la figura, puede verse que la barra muestra el estado actual “Modificar” porque en el
momento de la captura se estaba editando (modificando) el contenido de una celda. También suele
mostrar el texto “Calculando… ” si estamos actualizando una hoja de gran tamaño con numerosas
celdas que contienen fórmulas y funciones. Al terminar el proceso, el mensaje pasa a “Listo” para
informar al usuario que Excel está a la espera de nuevos comandos o instrucciones.
La captura muestra en el sector derecho de la barra la información relacionada con las vistas
disponibles y los comandos de zoom. Para agregar/quitar información a visualizar, puede configurar
la barra haciendo clic derecho sobre cualquier sector libre de la misma.
8
Barra de nombres y Barra de fórmulas.
La imagen siguiente muestra el aspecto y los elementos principales de estas dos barras que
comparten una misma línea dentro de la pantalla y trabajan en forma complementaria.
Barra de fórmulas
Botón Pegar función Botón Expandir/Contraer barra de fórmulas
Botón deslizante
Botón Lista de funciones
Dirección de la celda activa
Barra de nombres
La barra de nombres (5) se denomina así porque contiene el nombre o la referencia de la

selección activa. En la imagen anterior se puede ver que al momento de la captura se encuentra activa
la celda cuya dirección es A1.
El comportamiento de esta barra cambia cuando realizamos ciertas operaciones:
Si la selección activa tiene un nombre asignado

la barra muestra el nombre en sustitución de la
dirección (en un apartado posterior se trata con
mayor detalle el proceso de asignación y admi-
nistración de nombres para referirse a celdas in-
dividuales o grupos de celdas).
Si en la barra de fórmulas comenzamos a ingresar

una fórmula o editamos una ya existente, la barra o cuadro
de nombres muestra el nombre de la primera función de la
lista. En este caso se activa el botón de la derecha y si
pulsamos sobre la flecha del mismo accedemos a la lista
completa de las funciones disponibles.
9
Inmediatamente a la derecha del botón anterior, se encuentra un botón

deslizante. Si hacemos clic sobre el mismo y arrastramos horizontalmente,
podemos distribuir el espacio disponible en la pantalla entre la barra o cuadro
de nombres y la barra de fórmulas. Arrastrando hacia la derecha podremos
visualizar con mayor comodidad el contenido del cuadro de nombres. Por el
contrario, arrastrando hacia la izquierda asignaremos un espacio mayor para
la barra de fórmulas en detrimento de la barra de nombres.
La barra de fórmulas (9) se utiliza para escribir una fórmula, insertar funciones y referenciar
otras celdas. Para activar la barra de fórmulas:
- Haga clic con el botón izquierdo del ratón en el área de entrada.

- Comience a escribir en la celda seleccionada.
- También se activa si en una celda que contiene una fórmula entramos en el modo
edición para modificar su contenido (pulse F2).
Cuando la barra de fórmulas está activa, dicha barra (y el cuadro de nombres asociado)
presentan el siguiente aspecto:
Despliega la lista de funciones disponibles para el libro activo
Cancela la entrada en la barra de fórmulas
Acepta la entrada en la barra de fórmulas
Despliega el cuadro Insertar función
La fórmula se presenta en el área de entrada
Con la barra de fórmulas puede

introducir una fórmula y editarla en
cualquier momento.
Cuando la edición en celda está activada

puede introducir una fórmula y editarla
directamente en la celda.
10
Barras de desplazamiento.
Las barras de desplazamiento (20) permiten navegar por el libro en sentido vertical u
horizontal. Estas barras solo aparecen en el libro activo. Si se activa otra ventana, aparecen sus
propias barras de desplazamiento.
Para ejecutar comandos y seleccionar elementos es necesario que estén visibles en la

pantalla. Considerando el tamaño que puede tener una hoja de cálculo (más de 17.000 millones de
celdas en esta versión), es obvio que en muchas ocasiones necesitaremos desplazarnos, por ejemplo
para activar una celda que no aparece en la ventana del libro. En estos casos, podemos utilizar el ratón
y las barras de desplazamiento para mover la ventana en cualquier dirección.
Haga clic para retroceder una fila.
Haga clic para retroceder una pantalla en sentido vertical.
Para pasar más rápidamente arrastrar el control deslizante.
Para recorrer una gran distancia (vertical en este caso) arrastrar el control
deslizante mientras se mantiene pulsada la tecla Mayúsculas.
Haga clic para avanzar una pantalla en sentido vertical.
Haga clic para avanzar una fila
Ficha de división.
La Ficha de división (21) divide en dos el sector inferior de la pantalla, donde

se encuentran los botones de desplazamiento, las solapas de las hojas y la
barra de desplazamiento horizontal del libro activo. Puede desplazar esta
ficha a derecha e izquierda utilizando el ratón, de este modo es posible
distribuir el espacio disponible entre los elementos citados. Por ejemplo,
puede desplazar la ficha hacia la derecha para visualizar con mayor comodidad las etiquetas de las
hojas del libro, si este tiene varias hojas y los nombres son extensos.
Botones de vista de hoja.
11
Las referencias (22), (23) y (24) de la Figura 1.01 corresponden a los

botones de Vista normal, Vista diseño de página y Vista previa de salto de
página. La Vista normal es la que utilizamos habitualmente mientras
trabajamos con nuestros datos. La Vista diseño de página muestra el
trabajo en el contexto de la página impresa ya que muestra páginas
individuales con encabezados, pies de página, márgenes y configuraciones
de impresión habituales y es totalmente editable. La Vista previa de salto de página nos será útil si
deseamos configurar o ajustar manualmente los saltos de página. En definitiva, los dos últimos son
modos de visualización especiales para ayudarnos en la impresión de los documentos.
Controles de zoom de la hoja de cálculo.
Con los controles de zoom (25) se puede graduar el tamaño

de la hoja de cálculo entre un 10% y un 400%. Con un
porcentaje bajo se tiene una visión panorámica de toda la hoja
para ver o corregir su diseño, un porcentaje alto nos permite
visualizar el contenido con mayor detalle. Para modificar el
porcentaje por defecto (100%), arrastre el control deslizante o haga clic sobre los botones Acercar (+)
o Alejar (-). Si su ratón tiene una rueda de desplazamiento, mantenga pulsada la tecla Ctrl y señale el
área de zoom de la hoja. Puede aumentar o disminuir el zoom girando la rueda.
Barras de división horizontal y vertical
La referencia (26) de la Figura 1.01 corresponde a las barras de división vertical u horizontal
que se encuentran por encima y a la derecha de las barras de desplazamiento respectivas. Arrastrando
estas barras se puede dividir una ventana de Excel en paneles para ver varias partes de la misma hoja
de cálculo.
La interfaz de usuario.
A partir de Office 2007 Microsoft presentó una interfaz de usuario diferente a las conocidas
hasta entonces para los programas que se ejecutan en entorno Windows. La tradicional barra de
menús fijos con botones e íconos fue reemplazada por una interfaz orientada a resultados. Esto
significa que según la tarea que estemos realizando Excel (como los restantes programas de Office)
muestra los comandos que sean necesarios.
En esta interfaz los comandos y las funciones están agrupados en fichas orientadas a tareas
que contienen grupos lógicos de opciones. Además, al situarnos sobre cualquier ícono, aparece una
información descriptiva sobre cada herramienta.
En este apartado analizamos los componentes principales de esta interfaz: la Cinta de

opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido (BHAR).
12
Cinta de opciones.
La Cinta de opciones es el componente principal de la interfaz de usuario, ya que la mayoría

de las funciones que nos ofrece el programa para hacer cualquier tarea se encuentran en los
comandos de esta Cinta.
Los comandos están agrupados en grupos lógicos reunidos en fichas. Las fichas están
relacionadas con algún tipo de actividad y algunas sólo aparecen al realizar una determinada tarea,
como la ficha de gráficos, que aparece al trabajar con ellos.
Por defecto, la Cinta de opciones muestra las fichas tituladas Inicio, Diseño de página,
Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. No son las únicas, ya que existe una ficha oculta (Programador) y
además se pueden agregar fichas personalizadas. La ficha Archivo es una ficha especial que se analiza
por separado (nótese que tiene un color diferente a las demás).
Ocultar los comandos de la Cinta de opciones
La Cinta de opciones puede ocultarse parcialmente si se ejecuta alguna de las siguientes

acciones:
- Hacer clic en el botón Minimizar de la Cinta de opciones en la barra de título de Excel

(se encuentra a la izquierda del botón de Ayuda, referencia 11 de la Figura 1.01).
- Pulsar Crtl+F1.
- Hacer clic derecho en la Cinta de opciones y seleccionar Minimizar en el menú
contextual.
Cuando los comandos están ocultos, solo se visualizan las solapas o fichas de la Cinta y si
hacemos clic en cualquier ficha, los comandos aparecen temporalmente y luego se ocultan
nuevamente.
Para ver los comandos de forma permanente después de ocultarlos se ejecutan las mismas
acciones de la enumeración anterior.
Aun cuando no tenga sus comandos ocultos, la Cinta de opciones no es estática, se adapta a
la cantidad de información que puede mostrarse en pantalla. Si su pantalla tiene menos resolución o
la ventana no está maximizada, es probable que la Cinta muestre botones más pequeños, e incluso
puede que no muestre el texto de los botones.
13
Las fichas.
Como se explicó anteriormente, las fichas agrupan actividades que se encuentran

relacionadas. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados. Así por ejemplo, en la ficha Inicio
los comandos relacionados con las fuentes de texto se encuentran en el grupo Fuente, los que se
utilizan para alinear texto están reunidos en un grupo Alineación y los que sirven para dar formato a
los datos numéricos están en el grupo Número. La siguiente figura muestra parcialmente el contenido
de la ficha Insertar junto con las referencias a los controles principales que podemos encontrar en
cualquier ficha de la Cinta de opciones.
Ficha Inicio Encabezado “Herramientas de gráficos”
Selector de cuadro de diálogo

Grupo de comandos para insertar Gráficos
Grupo de comandos para insertar Ilustraciones
Botón para insertar una imagen
Botón de división Fichas contextuales “Herramientas de gráficos”
En la ilustración se ha pulsado el botón para insertar un gráfico de columnas. Excel inserta el

gráfico y muestra un encabezado llamado Herramientas de gráficos que a su vez contiene tres fichas
contextuales que agrupan comandos referidos al diseño, la presentación y el formato que tendrá el
gráfico insertado. Estas herramientas se llaman contextuales justamente porque dependen del
contexto, solo aparecen cuando trabajamos con gráficos.
La Cinta de opciones muestra numerosos controles, algunos de los cuales se explican

brevemente a continuación.
Botones.
En general, en la Cinta de opciones los botones más grandes corresponden a los comandos
más utilizados. Todos los botones, excepto los de formato, tienen un texto asociado que indica para
qué sirven. La mayoría de los botones ejecutan comandos directamente, sin embargo muchos de ellos
tienen incorporada en su parte inferior una flecha apuntando hacia abajo, o una flecha adjunta a la
derecha del ícono. En los botones con flecha adjunta (llamados botones de división), el ícono o el texto
representan el comando más frecuente de los que ejecuta ese botón. Si hacemos clic en la flecha,
normalmente aparece un menú o una galería con comandos adicionales u opciones de formato.
Ejemplo 1: si en la ficha Inicio, grupo Fuente hacemos clic sobre la flecha a la derecha del
botón marcado S (subrayado) aparece un menú con dos opciones, Subrayado y Subrayado doble. Si
optamos por la segunda opción, se aplica al objeto seleccionado y el botón cambia para asumir esta
opción como la más utilizada.
14
Ejemplo 2: En la ficha Insertar haga clic sobre la flecha que se encuentra debajo del botón
Columna del grupo Gráficos. Aparece una galería con diferentes tipos de gráficos de columna, en 2D
y 3D. Allí puede seleccionar cualquiera de los gráficos mostrados e incluso buscar gráficos adicionales
si ninguno de los mostrados satisface sus necesidades.
Selector de cuadro de diálogo.
Es un tipo especial de botón que aparece en el extremo inferior derecho de algunos grupos
de comandos. Haciendo clic sobre el selector, aparece un cuadro de diálogo, que es una ventana
emergente para seleccionar múltiples opciones de un grupo de comandos, un menú o una galería.
Ejemplo 3: En la ficha Diseño de página, haga clic sobre el botoncito del extremo inferior
derecho del marco en el grupo Configurar página. Aparece una ventana emergente con el mismo
título, donde podemos seleccionar nuestras preferencias respecto a la orientación de la página,
márgenes, encabezados y pies de página, selección del tamaño del papel y otras muchas.
Lista desplegable.
Es una lista que contiene diversas opciones de las cuales podemos seleccionar una. Un
ejemplo típico son las listas del tipo y tamaño de fuente en el grupo homónimo de la ficha Inicio.
Activar las fichas.
Para activar cualquier ficha de la Cinta, haga clic sobre su pestaña. Si su ratón tiene una rueda
de desplazamiento (tipo IntelliMouse), puede navegar rápidamente entre las fichas señalando el área
de la Cinta de opciones y moviendo la rueda del ratón.
Contenido de las fichas.
El siguiente es un breve resumen del contenido de las fichas. Este apartado resultará
especialmente útil para aquellos usuarios que hayan utilizado versiones de Excel anteriores a la 2007,
ya que como hemos indicado en párrafos anteriores la interfaz es totalmente nueva y como es obvio,
al principio resulta difícil ubicar determinados comandos.
Inicio.
Esta ficha posee grupos de íconos relacionados con los formatos de las celdas y su alineación;
las opciones del Portapapeles, es decir las operaciones para cortar, copiar y pegar porciones de la
planilla; y las opciones asociadas con la búsqueda, selección y ordenamiento de datos. El grupo Celdas
permite insertar y eliminar celdas, filas y columnas; y con el botón Formato podrá modificar el tamaño
de las celdas y su visibilidad, así como organizar y proteger las hojas del libro. El grupo Estilos agrupa
los comandos necesarios para acceder al formato condicional y para dar formatos predefinidos a las
tablas de datos.
15
Insertar.
En la ficha Insertar encontrará los comandos necesarios para agregar en su planilla

Ilustraciones, Gráficos, Minigráficos y Símbolos especiales. También podrá insertar tablas de datos así
como tablas y gráficos dinámicos y aplicar herramientas de filtrado para segmentar los datos. En el
grupo Texto se encuentran las opciones para insertar encabezados y pies de página, cuadros de texto
y textos decorativos de WordArt.
Diseño de página.
En esta ficha se encuentran las opciones para Configurar página (establecer márgenes,
orientación y tamaño del papel, definir y quitar saltos de página y la forma de imprimir títulos), Ajustar
el área de impresión y definir si se visualizan y/o imprimen las líneas de cuadrícula y los encabezados
de datos. Por su parte, el grupo Temas aplica una combinación de fuentes, colores y efectos para
aportar coherencia al aspecto de todos los elementos del libro (celdas, gráficos, tablas y gráficos
dinámicos). Excel aplica un tema predeterminado a todos los libros nuevos y ofrece una galería de
temas para poder cambiarlo. Se debe tener cuidado con estas opciones, ya que al seleccionar un tema
nuevo todas las galerías y todos los elementos del libro con un tema cambian para adaptarse al nuevo.
Fórmulas.
En la ficha Fórmulas se encuentra el Asistente para pegar función y la Biblioteca de funciones

(con todas las funciones con que cuenta Excel agrupadas por categorías). El grupo Nombres definidos
contiene las herramientas para definir y administrar nombres aplicables a celdas y rangos de celda
con datos. En esta ficha se encuentran también los comandos para inspeccionar (auditar) las fórmulas
definidas en la hoja y las opciones para activar/desactivar el cálculo de todas las celdas que contengan
fórmulas.
Datos.
Dentro de la ficha Datos encontraremos las herramientas para obtener datos externos (lo
que se conoce como importación de datos), las opciones para ordenar y filtrar datos organizados en
listas y los comandos para acceder a herramientas de datos (quitar duplicados, validación de datos,
consolidar, Administrador de escenarios, Buscar objetivo, Tablas). En el grupo Esquema se agrupan
los comandos que antes conocíamos como Subtotales.
Revisar.
La ficha Revisar incluye las herramientas relacionadas con la ortografía y la traducción, las
relacionadas con la inclusión de comentarios en las celdas y las que corresponden a la protección de
hojas y libros.
Vista.
Esta ficha incluye grupos relacionados con las distintas formas de visualizar datos que nos
proporciona Excel; la posibilidad de administrar ventanas cuando tenemos varios archivos abiertos; y
la introducción de macros.
16
Barra de herramientas de acceso rápido (BHAR).

La Barra de herramientas de acceso rápido (3) es una pequeña barra de herramientas que
se ubica por encima de la Cinta de opciones que tiene el objetivo de tener, al alcance de un clic, las
opciones que nos resulten más útiles o que necesitemos con mayor frecuencia.
La BHAR es totalmente personalizable. Por defecto, solo incluye los

comandos Guardar, Deshacer y Rehacer. Para agregar comandos a
esta barra, debemos hacer clic con el ratón sobre el botón con una
flecha que aparece en su extremo derecho.
Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido .
En el siguiente ejercicio, vamos a agregar a nuestra Barra de herramientas algunos comandos

que nos serán de utilidad en la mayoría de los casos, evitando de esa manera el tener que utilizar las
fichas de la Cinta de opciones. Siga los siguientes pasos:
- Haga clic con el botón izquierdo del ratón sobre el botón a la derecha de la BHAR.
- Aparece el cuadro Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.
- Haga clic a la izquierda de las etiquetas Nuevo, Abrir, Impresión rápida, Vista previa
de impresión e Imprimir, Orden ascendente y Orden descendente.
- Verifique que la barra de acceso rápido contiene todos los íconos que aparecen en la
ilustración de la página siguiente.
17
Ahora podrá utilizar la BHAR para efectuar tareas adicionales:
Nuevo: para iniciar un libro en blanco.

Abrir: se utiliza para abrir algún libro guardado previamente.
Impresión rápida: envía directamente la planilla a la impresora sin realizar cambios.
Vista previa de impresión e Imprimir: nos permite visualizar como quedaría impresa nuestra
planilla, hacer los cambios necesarios y confirmar la impresión.
Orden ascendente y Orden descendente: son utilidades para ordenar un grupo de datos en
distintos sentidos que aplicaremos cuando trabajemos con listas o tablas de datos.
Para eliminar un comando de la BHAR, haga clic con el botón derecho del ratón sobre su
ícono y elija la opción Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.
Si ha añadido muchos comandos a la BHAR, también puede cambiar su ubicación quitándola

de la barra de títulos de Excel. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier área de la barra
y seleccione la opción Mostrar debajo de la Cinta de opciones. Podría completar la personalización de
su entorno de trabajo minimizando la Cinta de opciones tal cual se explicó en apartados anteriores.
Con estas modificaciones podrá ganar algo de espacio para trabajar en la hoja de cálculo.
Ficha Archivo.
Para trabajar con los documentos (archivos) creados por Excel se utiliza un panel especial al
que se accede haciendo clic sobre la pestaña Archivo. Microsoft denomina a este panel Vista
Backstage, en esta guía nos referiremos a ella simplemente como Ficha Archivo. Accedemos a una
pantalla similar a la siguiente:
18
La ficha Archivo consolida todas las tareas de gestión de documentos, como abrir, cerrar y
compartir archivos o imprimir y configurar las propiedades del documento actual. En versiones
anteriores de Excel muchas de estas opciones estaban dispersas en distintos lugares de la interfaz de
usuario.
En el lado izquierdo hay un panel de navegación con botones de comandos básicos (Abrir,
Guardar, Guardar como, Cerrar, Opciones y Salir) y fichas alineadas verticalmente (Información,
Reciente, Nuevo, Imprimir, Guardar y enviar, y Ayuda). Los botones ejecutan comandos directamente
y las fichas presentan un conjunto de opciones. Algunas pestañas estarán desactivadas si no hay
ningún libro abierto.
Mientras se trabaja con la Ficha Archivo no se puede ver la hoja de cálculo y además Excel
minimiza la Cinta de opciones. Para salir de este panel y volver a la hoja de cálculo, haga clic sobre
otra pestaña de la Cinta o pulse la tecla ESC.
Tenga en cuenta que el botón Salir directamente cierra Excel y el libro actual.
Crear un libro nuevo (en blanco).

Después de iniciar Excel con alguno de los métodos propuestos, se crea automáticamente
un libro nuevo (en blanco) que se llama Libro1. Podemos utilizar este libro para empezar a trabajar.
Si la ventana del libro está maximizada, el nombre Libro1 aparecerá en la única barra de
título seguida del nombre del programa. En caso contrario, el nombre del libro aparecerá a la izquierda
de su propia barra de título.
Si ya estamos trabajando en un documento y deseamos crear otro libro en blanco, debemos

seguir alguna de estas opciones:
- En la ficha Archivo, hacer clic sobre la ficha Nuevo y a continuación hacer doble clic
en Libro en blanco de la sección Plantillas disponibles, o bien seleccionar Libro en
blanco y hacer clic en Crear.
- Pulsar la combinación de teclas CTRL+U.
Si elige la primera opción, accederá a una pantalla como la siguiente.
19
En esta pantalla lo habitual es seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a

continuación hacer clic en Crear en el panel situado más a la derecha.
También podemos partir de una plantilla en lugar de un libro en blanco. Las plantillas son
estructuras pre-armadas, algunas de ellas se instalan en nuestro disco al instalar Office, otras están
disponibles en línea desde Office.com
La utilización de plantillas será motivo de un análisis más detallado en el Módulo Avanzado

de nuestra materia.
Guardar libros.
Cuando hemos creado un libro de trabajo y agregado datos en él, seguramente desearemos
poder recuperarlo en otra ocasión para hacer modificaciones, imprimirlo, etc. Para poder hacer
cualquier operación posterior necesitaremos archivarlo en alguna unidad de disco de nuestro equipo.
Este procedimiento se denomina Guardar.
Básicamente existen dos formas de guardar un archivo (libro) en Excel:
- Guardar como. Cuando se guarda un libro por primera vez o se guarda una copia de
un archivo que ya existe en el disco.
- Guardar. Cuando guardamos los cambios realizados sobre un archivo, en cuyo caso lo
que hacemos es SOBREESCRIBIRLO.
20
Guardar como.
Para guardar un archivo asignándole un nombre:
- Hacer clic en la ficha Archivo
- Elegir la opción Guardar como
En Windows XP aparecerá un cuadro de diálogo similar a este:
Si el archivo ya existía, es decir que ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre

de archivo su antiguo nombre. Si en este punto pulsamos el botón Guardar sin indicarle una nueva
ruta de archivo, modificaremos el libro sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario, si lo que
queremos es crear otro nuevo documento con las modificaciones que hemos realizado, sin cambiar el
documento original, tendremos que seguir estos pasos:
- Usar el explorador incluido en la ventana para seleccionar una carpeta donde se va a

grabar el archivo.
- En el recuadro Nombre de archivo escribir el nombre que deseamos asignarle.
- Hacer clic sobre el botón Guardar.
Guardar.
Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:
- Seleccionar la opción Guardar de la ficha Archivo.
También son válidas estas dos alternativas:
21
- Hacer clic sobre el botón Guardar de la BHAR.

- Utilizar la combinación de teclas CTRL+G.
Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el cuadro
de diálogo Guardar como… que nos permitirá darle un nombre y elegir la ruta donde lo vamos a
guardar.
Guardar un libro en un formato de archivo no nativo.
Para compartir un libro con alguien que utiliza una aplicación que abre archivos en un
formato distinto al de Excel, se debe guardar el archivo en un formato que la otra aplicación pueda
leer.
Excel puede guardar el contenido del libro en muchos formatos que no son los propios, como
los de versiones anteriores del mismo Excel, texto delimitado por comas o tabuladores, html, etc.
Para ello, utilizaremos la opción Guardar como y en el cuadro de diálogo de la página

anterior, se debe abrir el recuadro Guardar como tipo y allí seleccionar un formato. Por ejemplo, para
guardar un archivo que pueda ser leído por versiones de Excel anteriores a la 2007 seleccionaremos
la opción Libro de Excel 97-2003.
Si el formato elegido es de una versión anterior de Excel, puede aparecer el cuadro de

diálogo Comprobador de Compatibilidad con una lista de las características de Excel no soportadas
por esa versión, que se perderán al modificar el formato.
Formatos de archivo de Excel.
El formato nativo de archivo de Excel se basa en un estándar llamado Open XML que es un
formato de archivo basado en texto. Las versiones de Excel anteriores a la 2007 utilizaban un formato
de archivo binario.
Además, es necesario considerar que Excel utiliza extensiones de archivo distintas según el
tipo de archivo que vayamos a guardar y dichas extensiones son diferentes a las de versiones
anteriores. En la siguiente tabla se muestran las extensiones correspondientes a Excel 2007-2010 y las
de otras versiones más antiguas.
Tipo de archivo 2007 o superior Extensiones

anteriores a 2007
Formato nativo de libro de Excel .xlsx .xls
Libro de Excel habilitado para macros .xlsm .xls
Plantilla de Excel .xltx .xlt
Plantilla de Excel habilitada para macros .xltm .xlt
Libro binario de Excel .xlsb .xls
Complemento de Excel .xlam .xla
Lo más importante a tener en cuenta es que, a diferencia de versiones anteriores, los libros
o plantillas de las versiones 2007-2010 que tienen macros (porciones de código), se almacenan en
22
archivos distintos a los que no tienen macros. Si intentamos guardar un libro o una plantilla con macros
en un formato que no las admite (.xlsx o .xltx), Excel nos dará la opción de guardar el archivo sin las
macros o bien seleccionar un formato que las admita (.xlsm o xltm).
Abrir libros.
Si queremos recuperar un libro de trabajo guardado en alguna unidad de disco de nuestro
equipo o de otro al que tengamos acceso, la operación se denomina Abrir.
-Seleccionar la opción Abrir de la ficha Archivo.
Al abrir un archivo, el libro pasa por una serie de controles de seguridad. Si Excel detecta
algún riesgo potencial, pueden darse dos situaciones:
- Después de abrir el libro, en la Barra de mensajes aparece una advertencia de

seguridad. Las advertencias aparecen si Excel detecta contenido activo en el libro. Los
contenidos activos son las macros, los controles ActiveX y las conexiones a datos
externos.
- Excel abre el libro en modo protegido. En modo protegido podemos ver el contenido
pero no podemos modificarlo (es un documento de sólo lectura y los controles de la
Cinta de opciones estarán desactivados).
23
Este es el aspecto de la pantalla cuando se abre un archivo con contenido activo:
Haga clic en este sector para ir a la pestaña Información

y examinar y habilitar (o no) cada contenido activo.
Haga clic en este botón para habilitar todo el contenido

y borrar la advertencia de seguridad.
Por lo general Excel abre un libro en modo protegido si detecta alguna de estas situaciones:
- El libro se ha descargado de Internet (Windows coloca un marcador especial a los

archivos descargados de la web).
- El libro ingresó al sistema como un adjunto de Outlook u otro cliente de correo.
- El libro se abrió en un lugar peligroso, por ejemplo la carpeta de archivos temporales
de Internet.
- El libro fue bloqueado por Excel debido a la configuración de su política de archivos.
- El libro fue creado con alguna versión anterior y no pasa la prueba de validación que
Excel verifica para los archivos de tipo binario.
La administración de las normas de seguridad predeterminadas para los archivos puede

cambiarse desde la ficha Archivo, pestaña Opciones, apartado Centro de Confianza.
Abrir un libro con el cuadro de diálogo Abrir.
Al seleccionar la pestaña Abrir de la ficha Archivo Excel muestra el cuadro de diálogo Abrir
que es muy similar al de Guardar como mostrado en páginas anteriores. En Windows XP debemos
hacer clic en la lista desplegable Buscar en para navegar hasta encontrar la carpeta del archivo. Luego
se selecciona el archivo y se pulsa el botón Abrir, o directamente se hace doble clic sobre el nombre
del archivo.
Se puede seleccionar más de un archivo en el cuadro de diálogo Abrir. Para ello se mantiene
pulsada la tecla CTRL mientras se selecciona cada documento.
24
Abrir libros usados recientemente.
Excel nos proporciona una manera alternativa de abrir un libro en el que hayamos trabajado
recientemente sin tener que navegar por el cuadro de diálogo Abrir. Este método consiste en utilizar
una lista de documentos usados anteriormente.
- En la ficha Archivo hacer clic en la pestaña Reciente.

- A la derecha aparece una lista de los documentos usados recientemente.
- Si el documento que desea abrir se encuentra en la lista haga doble clic para abrirlo.
De forma predeterminada Excel coloca en esta lista los últimos 20 documentos usados. Esta
cifra se puede modificar desde la ficha Archivo comando Opciones. Allí debemos hacer clic en la ficha
Avanzadas y luego ir a la sección Mostrar e ingresar un número. El máximo es 50.
Cuando se ha alcanzado el número máximo establecido, Excel comienza a borrarlos de la

lista a partir del último.
Podría suceder que deseemos mantener un documento en particular en esta lista de manera
permanente. Para hacer esto, haga clic sobre la tachuela que aparece a la derecha del nombre del
documento. Para desanclar ese documento de la lista, haga clic nuevamente sobre la tachuela.
Nota: En Excel existe la posibilidad adicional de colocar un número determinado de docu-

mentos directamente en el mismo panel de navegación de la ficha Archivo. En este caso aparece solo
el nombre del documento y no la ruta completa. Para hacer esto, debe marcar la casilla que aparece
en la parte inferior de la pestaña Reciente y establecer la cantidad de archivos.
Cerrar un libro.
Como se indicó anteriormente, Excel puede manipular más de un libro a la vez ubicándolos
en ventanas separadas. Sin embargo, cuando hemos terminado de modificar o actualizar un libro, lo
mejor será cerrarlo. Cerrar libros innecesarios libera memoria y también reduce el desorden de la
pantalla.
La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede

cerrar un documento de Excel de varias formas.
- Si tiene varios libros abiertos, primero compruebe que el que va a cerrar es el libro
activo. Un libro está activo cuando su ventana está maximizada en la de Excel o
25
cuando selecciona cualquier parte del libro si no está maximizada. Otra forma es hacer
clic en la ficha Vista de la Cinta de opciones, y luego pulsar el botón Cambiar ventanas.
A continuación seleccione el libro en la lista de nombres del menú.
- Utilice alguno de los métodos siguientes para cerrar el libro.
- Hacer clic en la ficha Archivo y seleccionar el botón Cerrar.

- Utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, que está
justo debajo del botón que cierra Excel.
- Hacer doble clic en el botón Control en el extremo izquierdo
de la barra de título del libro si este no está maximizado.
- Pulsar la combinación de teclas CTRL+F4
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una

modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos
dará a elegir entre tres opciones:
Cancelar: El archivo no se cierra.
Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si no se había guardado nunca
antes, aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y una ubicación.
No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la última vez que
lo guardamos.
Si cierra Excel desde el menú Archivo botón Salir o con el botón Cerrar de la barra de título
de la aplicación, se cerrarán todos los libros abiertos y nos preguntará si queremos guardar los
cambios.
26
Comparar dos libros en paralelo.

En muchas ocasiones suele suceder que tengamos dos versiones de un mismo libro o
simplemente dos archivos que tienen datos muy similares. Excel tiene una función muy
práctica para comparar dos documentos en paralelo.
Para utilizarla debe seguir estos pasos:
- Abra los libros que quiere comparar.

- Haga clic en la ficha Vista de la Cinta de opciones y luego en el botón Ver en paralelo
(es el primer botón de la figura adjunta). Excel organiza las ventanas de los dos libros
en forma horizontal. Si hay más de dos libros abiertos, aparece un cuadro de diálogo
en el que puede seleccionar el nombre del libro que quiere comparar con el libro
activo.
- Haga clic en una hoja de cada libro para ver los datos que desee comparar.
- El segundo botón de la figura está disponible si activó el primero y se denomina Des-
plazamiento sincrónico. Haciendo clic en este botón se activa/desactiva el desplaza-
miento sincronizado. Cuando está activado, las filas y las columnas de las dos hojas
de cálculo se mueven juntas.
- Si por alguna razón ha cambiado el tamaño de alguno de los libros comparados, utilice
el tercer botón Restablecer posición de la ventana para asegurarse que las dos
ventanas tienen el mismo tamaño y están alineadas horizontalmente.
Crear múltiples vistas de un libro.

Otra situación muy habitual es que trabajemos con libros que contienen
varias hojas de gran tamaño y en esos casos tal vez necesitemos ver dos partes de
una misma hoja, o dos hojas diferentes del mismo libro. Excel nos brinda la po-
sibilidad de mostrar el libro en una o más ventanas adicionales. Un libro puede
tener tantas vistas (ventanas separadas) como se nos ocurra.
Supongamos que tenemos abierto el libro Capitulo1.xlsx que acompaña a esta Guía.
- Para crear una nueva vista de este libro haga clic en la ficha Vista y a continuación
pulse el botón Nueva Ventana. Ahora existe una ventana nueva para el libro. Para
evitar confusiones, Excel agrega al nombre de cada libro dos puntos y un número.
- Si desea visualizar las dos vistas del libro, pulse el botón Organizar todo y seleccione
una opción, por ejemplo Horizontal.
- Según la disposición de sus datos, tal vez quiera cambiar a una organización distinta
de las ventanas. Pulse nuevamente el botón Organizar todo y seleccione otras
opciones.
- Las ventanas adicionales se cierran como cualquier otra ventana de Excel.
La figura siguiente muestra el resultado obtenido con los dos primeros pasos.
27
28
Hojas de cálculo.
En este apartado revisamos las principales operaciones que se pueden hacer con las hojas
de cálculo de un libro. Las hojas de gráfico se analizarán al abordar la temática de la confección de
gráficos.
Activar una hoja.

Todas las operaciones detalladas aquí siempre están referidas a la hoja activa. Para activar
una hoja se hace clic con el botón izquierdo del ratón sobre su pestaña (la hoja activa se visualiza
siempre con un fondo más claro). Si la hoja que desea activar no se encuentra visible porque tiene
muchas hojas y su pestaña no aparece en la pantalla, puede utilizar los botones de desplazamiento de
hojas para ir de una hoja a otra. También puede desplazarse entre las hojas con el teclado:
- CTRL+ Repag para activar la hoja anterior, si existe.

- CTRL+AvPag para activar la hoja posterior, si existe.
Cambiar el nombre de una hoja.

Cuando comienza a trabajar con un libro, este contiene por defecto tres hojas cuyos
nombres son Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Sin embargo, es conveniente que cambie estos nombres
predeterminados por otros que resulten más significativos para usted. Debe tener en cuenta dos
limitaciones referidas a los nombres de hojas:
- Los nombres de las hojas pueden tener un máximo de 31 caracteres.

- Los nombres de hoja pueden contener espacios, pero Excel no acepta algunos
caracteres especiales que utiliza con otros fines. No puede utilizar corchetes ([ ]), dos
puntos (:), barra diagonal (/), barra diagonal invertida (\), signos de interrogación (¿?)
ni asterisco (*).
Para cambiar el nombre de una hoja:

Haga doble clic sobre el nombre de la hoja o
Haga clic derecho sobre el nombre de la hoja y sele-
ccione Cambiar nombre en el menú contextual. Con
ambos métodos queda seleccionado el texto de la
pestaña.
Escriba el nuevo nombre directamente en la solapa.
29
Cambiar el color de la etiqueta de una hoja.

Si trabaja en un libro con muchas hojas, puede ser una buena idea utilizar colores en las
etiquetas para agruparlas e identificarlas visualmente con mayor facilidad. A partir de la versión 2007,
Excel permite cambiar el color de las etiquetas.
Para cambiar el color de la etiqueta:

Haga clic derecho en la ficha de la
hoja y seleccione Color de etiqueta
en el menú contextual.
Seleccione un color para la ficha en
el selector de color.
Para deshacer el color asignado a
una ficha de hoja, siga el mismo pro-
cedimiento y en el segundo paso
seleccione la opción Sin color en el
selector que aparece.
Cuando se activa una hoja cuya etiqueta tiene asignado un color, el mismo toma la forma de
un degradado más claro. Si la ficha tiene un color lleno significa que no está seleccionada.
Agregar una hoja de cálculo.

Un libro nuevo siempre contiene tres hojas, pero podemos agregar más hojas según nuestras
necesidades.
Para agregar una hoja de cálculo se pueden seguir varios métodos:
Como se explicó antes en esta Guía, la forma más fácil de agregar una nueva hoja al
libro de trabajo es hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de las fichas de hojas.
También puede hacer clic derecho sobre la pestaña de cual-

quier hoja y luego seleccionar Insertar en el menú. En el
cuadro de diálogo Insertar seleccione Hoja de cálculo y pulse
Aceptar.
Otra alternativa es usar la ficha Inicio de la Cinta de Opciones.

Haga clic en la flecha inferior del botón Insertar y allí
seleccione Insertar hoja.
Se puede insertar una hoja con el teclado. Pulse Mayús+F11
30
Eliminar hojas de cálculo.

Para eliminar una hoja de cálculo haga doble clic en la ficha de la hoja y seleccione Eliminar
en el menú contextual.
- Si la hoja que desea eliminar contiene datos, Excel pedirá confirmar la operación (la
eliminación de hojas no se puede deshacer).
- Un libro debe contener por lo menos una hoja. Si está trabajando en un libro que tiene
una sola hoja y quiere eliminarla, Excel no lo permitirá.
- Se pueden eliminar varias hojas en una sola operación. Para seleccionar un grupo de
hojas contiguas que se desea eliminar, haga clic en la ficha de la primera hoja, pulse
la tecla Mayus y después haga clic en la ficha de la última hoja del grupo. Si las hojas
no están juntas, para seleccionarlas mantenga pulsada la tecla CTRL mientras hace clic
sobre el nombre de cada hoja.
Copiar o mover una hoja de cálculo.

Excel permite cambiar el orden de las hojas dentro del libro o mover una hoja a otro libro.
También se puede copiar una hoja dentro del mismo libro o a otro libro distinto. Los procedimientos
para copiar o mover una hoja son similares, solo debemos indicar qué operación queremos realizar.
Es posible copiar o mover una hoja mediante un cuadro de diálogo (la forma más segura) o
mediante arrastrar y soltar (más rápida).
- Haga clic derecho sobre la ficha de la hoja de cálculo.

- Seleccione Mover o copiar en el menú contextual.
- Aparece el cuadro de diálogo Mover o copiar que vemos en la
ilustración siguiente.
Use la lista desplegable Al libro para seleccionar una ubicación si quiere copiar o mover la
hoja a otro libro abierto o a un libro nuevo.
También puede usar el cuadro de lista Antes de la hoja para seleccionar la ubicación de la
hoja dentro de un libro.
31
Para mover una hoja desmarque la casilla Crear una copia y pulse Aceptar.
Para copiar una hoja marque la casilla Crear una copia y pulse Aceptar.
Para copiar mediante arrastrar y soltar:
- Haga clic con el botón izquierdo del ratón, pulse la tecla CTRL y arrastre la hoja hasta
la ubicación deseada. Mientras arrastra, el puntero del ratón se transforma en una
hojita con un signo + y una pequeña flecha de guía.
- Si copia la hoja dentro del mismo libro, Excel automáticamente le cambia el nombre
(no puede haber dos hojas con el mismo nombre en un libro).
- Para copiar la hoja a otro libro abierto, primero debe organizarlos (ambos libros deben
estar visibles).
Para mover mediante arrastrar y soltar:
- Haga clic con el botón izquierdo del ratón y arrastre la hoja hasta la ubicación deseada.
Mientras arrastra, el puntero del ratón se transforma en una hojita y una pequeña
flecha de guía.
- Para mover la hoja a otro libro abierto, primero debe organizarlos (ambos libros
deben estar visibles).
Cuando se mueve o se copia una hoja a otro libro todos los formatos y los nombres definidos
en la hoja de origen se trasladan al libro de destino. Si hay un conflicto de nombres entre el libro de
origen y el de destino (no se pueden usar los mismos nombres) Excel mostrará un mensaje (la
asignación de nombres se verá más adelante en la Guía de trabajos prácticos).
Agrupar y desagrupar hojas.

Muchas veces encontraremos que es conveniente seleccionar más de una hoja del libro para
hacer ciertas tareas más rápidamente. Por ejemplo, es posible que deseemos imprimir dos hojas de
un libro en una sola operación.
32
También es común que al trabajar con Excel necesitemos dar formato a dos o más hojas
simultáneamente porque tienen la misma distribución de datos, por ejemplo cuando tenemos varias
hojas con el detalle de ventas por sucursales o por períodos.
Para ver como trabaja Excel con hojas agrupadas siga los siguientes pasos:
- Abra el libro Capítulo1.xlsx adjunto a esta Guía.

- Haga clic en la solapa de la Hoja1.
- Pulse y mantenga pulsada la tecla Mayús y seleccione la ficha de la Hoja2.
- Observe que ahora las pestañas de ambas hojas aparecen en un color más claro y que
en la barra de título de Excel ahora se lee Capitulo1 [Grupo].
- En la Hoja1 seleccione el área de datos A1:C9 (la Hoja2 no tiene datos) y luego haga
clic en la ficha Inicio de la Cinta de Opciones, grupo Estilos y pulse el botón oscuro
“Celda de comprobación”.
- El área seleccionada de la Hoja1 adoptará el formato definido por el botón.
- Ahora active la Hoja2 y verifique que la misma área de la Hoja2 también adoptó el
formato elegido.
- Seleccione nuevamente el área indicada de la Hoja1 y establezca el formato a la
opción “Normal”.
- Haga clic en la solapa de la Hoja3 (que no está agrupada) para desagrupar las hojas.
Si las hojas que desea agrupar no son contiguas como en el caso anterior, haga clic en la ficha
de la primera hoja que quiere agrupar, pulse la tecla CTRL y luego haga clic sobre cada pestaña de las
otras hojas que formarán parte del grupo.
Para desagrupar las hojas, puede seguir cualquiera de estos métodos:
- Haga clic en una ficha de hoja que no esté seleccionada (no forma parte del grupo).
- Pulse y mantenga pulsada la tecla Mayús y haga clic sobre la hoja activa del grupo.
- Si todas las hojas están agrupadas, haga clic sobre cualquier hoja inactiva del grupo.
Ocultar y mostrar hojas.

En ocasiones es necesario ocultar una o más hojas del libro para que otras personas no
puedan ver su contenido. Cuando una hoja está oculta su solapa también lo está.
- Para ocultar una hoja, haga clic derecho sobre su solapa y seleccione Ocultar en el
menú.
- Puede ocultar más de una hoja, manteniendo pulsada la tecla Mayús si están juntas o
la tecla CTRL si no lo están.
- Un libro debe tener al menos una hoja visible, por lo que no podrá ocultar todas las
hojas.
Para mostrar una o más hojas ocultas de un libro:
33
- Haga clic derecho en la solapa de

cualquier hoja visible y seleccione
Mostrar en el menú contextual. Se abre
el cuadro de diálogo Mostrar.
- Seleccione la hoja que desee mostrar y
pulse Aceptar (se pueden mostrar las
hojas de una en una).
Inmovilizar títulos de filas o columnas.

A menudo los datos de una hoja de cálculo se almacenan con etiquetas de título en la fila
superior o en la primera columna, o en ambos. Si los datos ocupan muchas filas y columnas al
desplazarnos por la hoja perderemos de vista el título de la fila y de la columna. Para evitar este
inconveniente, se pueden inmovilizar las filas y columnas.
Para inmovilizar filas y columnas completas se deben seguir estos pasos:
- Seleccione la celda que está debajo de la fila o a la derecha de la columna que quiera
inmovilizar.
• Para inmovilizar solo las filas, coloque el puntero de la celda debajo de las
filas que haya que inmovilizar en la columna A.
• Para inmovilizar solo las columnas, coloque el puntero de la celda a la
derecha de la columna que haya que inmovilizar, en la fila 1.
• Para inmovilizar la fila 1 y la columna A, coloque el puntero en la celda B2.
- Haga clic en la ficha Vista de la Cinta de opciones.
- Haga clic en el botón Inmovilizar y seleccione en el menú Inmovilizar paneles.
Para movilizar las filas o columnas inmovilizadas repita los pasos 2 y 3 seleccionando en este
último la opción Movilizar paneles.
Dividir paneles.
Para ver varias partes de la misma hoja de cálculo, es posible dividir la pantalla en dos o
cuatro paneles. Los pasos son los siguientes:
- Coloque el puntero de la celda en el lugar donde desee hacer la división.

- En la ficha Vista de la Cinta de opciones pulse el botón Dividir.
- Puede usar el ratón para arrastrar y cambiar el tamaño del panel.
- Para quitar la división de los paneles pulse nuevamente el botón Dividir o haga doble
clic sobre las barras de división horizontal y vertical.
- Puede dividir rápidamente la hoja en paneles arrastrando las barras de división de la
interfaz de usuario (referencia 26 de la Figura 1.01 de esta Guía).
34
Otras opciones.
En la ficha Vista de la Cinta de opciones, desmarque/marque la casilla Líneas de cuadrícula
para desactivar/activar la visualización de las líneas que enmarcan cada celda de la hoja.
En la ficha Vista de la Cinta de opciones puede pulsar el botón Pantalla completa para ocultar
la Cinta de Opciones, la Barra de herramientas de acceso rápido, la Barra de fórmulas y la Barra de
Estado. Pulse ESC para volver a la vista normal de la hoja.
Uso del teclado.

Si bien la mayoría de los usuarios prefieren utilizar el ratón por una cuestión de comodidad,
hay personas que alternan entre teclado y ratón y mucha gente trabaja más rápidamente con el
teclado.
Excel sigue proporcionando las alternativas de versiones anteriores para ejecutar acciones y
desplazarse por la hoja mediante el teclado.
Métodos abreviados de teclado.

Una forma es utilizar los métodos abreviados de teclado que son pulsaciones de teclas
individuales o combinaciones de la tecla CTRL más otra tecla. Debe mantener pulsada la tecla CTRL y
pulsar la letra correspondiente para ejecutar comandos. La siguiente tabla muestra los métodos
abreviados de teclado más comunes en Excel.
Método abreviado Acción

Ctrl+E Seleccionar todo
Ctrl+N Aplicar o quitar el formato de negrita
Ctrl+K Aplicar o quitar el formato de cursiva
Ctrl+S Aplicar o quitar el subrayado
Ctrl+C Copiar la selección
Ctrl+V Pegar
Ctrl+X Cortar
Ctrl+L Reemplazar
Ctrl+B Buscar
Ctrl+I o F5 Ir a
Ctrl+A o Ctrl+F12 Abrir un documento
Ctrl+G o Mayús+F12 Guardar
Ctrl+R o Ctrl+F4 Cerrar el libro activo
Ctrl+P Imprimir
Ctrl+Y o F4 Repetir la última acción
Ctrl+Z Deshacer la última acción
Ctrl+F1 Ocultar o mostrar los comandos de la Cinta de opciones
F1 Mostrar la Ayuda
F2 Habilitar la edición dentro de la celda activa
35
Desplazamientos con el teclado.

Cuando trabajamos con hojas de cálculo muy grandes seguramente vamos a necesitar
formas de ir a una celda en concreto (recordemos que Excel puede manejar más de 17.000 millones
de celdas en una hoja de cálculo).
En la tabla de la página siguiente se muestran las teclas para moverse dentro de la hoja.
Teclas Acción
Flecha arriba Mueve la celda activa una fila hacia arriba
Flecha abajo Mueve la celda activa una fila hacia abajo
Flecha izquierda Mueve la celda activa una columna a la izquierda
Flecha derecha Mueve la celda activa una columna a la derecha
Re Pag Mueve la celda activa una pantalla hacia arriba
Av Pag Mueve la celda activa una pantalla hacia abajo
Alt+Re Pag Mueve la celda activa una pantalla hacia la izquierda
Alt+Av Pag Mueve la celda activa una pantalla hacia la derecha
Inicio Mueve la celda activa a la primera columna de la fila actual
Ctrl+Inicio Mueve la celda activa al inicio de la hoja de cálculo (A1)
F5 Abre el cuadro de diálogo Ir a
Ctrl+Retroceso Desplaza la pantalla para mostrar la celda activa
Flecha arriba* Desplaza la pantalla una fila hacia arriba (la celda activa no cambia)
Flecha abajo* Desplaza la pantalla una fila hacia abajo (la celda activa no cambia)
Flecha izquierda* Desplaza la pantalla una columna hacia la izquierda (la celda activa no cambia)
Flecha derecha* Desplaza la pantalla una columna hacia la derecha (la celda activa no cambia)
Las acciones de las teclas marcadas con un asterisco (*) indican que se encuentra activada la
tecla de bloqueo de desplazamiento (Bloq Despl o Scroll Lock). Los atajos que usan la tecla Mayúsculas
no funcionan con la tecla Bloq Mayús.
Sugerencias de teclas
Las sugerencias de teclas permiten acceder con el teclado a todos los comandos de la Cinta
de opciones sin tener que recordar las combinaciones de teclas. Son indicadores alfanuméricos que
tienen una letra, un número, combinan dos letras o una letra y un número indicando qué tecla se debe
pulsar para activar el comando sobre el que se encuentran.
Para acceder a las sugerencias de teclas:
- Pulsar la tecla ALT. Las sugerencias aparecen en las fichas de la Cinta de opciones (por
ahora ignoraremos las sugerencias que aparecen en la BHAR pero funcionan igual).
- Soltar la tecla ALT.
- Pulsamos la tecla que represente al comando que deseamos utilizar en la Cinta. Por
ejemplo, pulsando B se activa la ficha Insertar. Observe que todos los comandos de la
ficha Insertar también tienen letras, números o combinaciones para seleccionarlos.
- Pulse la letra S. Permanece activa una sola sugerencia de teclas que contiene esa letra,
la que corresponde al comando Insertar Formas cuya combinación completa es SM.
- Ahora pulse M para que aparezca la galería de Formas.
Para desactivar las sugerencias de teclas debe pulsar la tecla ESC.
36

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MICROSOFT EXCEL

El presente material sirve de apoyo a las clases de:

Cr. Santiago Vassallo (M.B.A)

Proporcionar al estudiante los conocimientos tecnológicos básicos que le permitan familiarizarse

CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL. 3

Contenido de las celdas. 3

Botón de control de Excel. 6

Barra de herramientas de acceso rápido (BHAR). 17

Crear un libro nuevo (en blanco). 19

Comparar dos libros en paralelo. 27

Crear múltiples vistas de un libro. 27

Activar una hoja. 29

Cambiar el nombre de una hoja. 29

Cambiar el color de la etiqueta de una hoja. 30

Agregar una hoja de cálculo. 30

Eliminar hojas de cálculo. 31

Copiar o mover una hoja de cálculo. 31

Agrupar y desagrupar hojas. 32

Ocultar y mostrar hojas. 33

Inmovilizar títulos de filas o columnas. 34

USO DEL TECLADO. 35

Métodos abreviados de teclado. 35

Desplazamientos con el teclado. 36

Llenado de celdas adyacentes y utilización de serie. Listas. 39

Como crear y editar Listas Personalizadas. 41

PRÁCTICO Nº 2 “PRIMERAS FÓRMULAS Y FUNCIONES”. 43

¿Que son las referencias?. 45

Copiar, Cortar y Mover Celdas. 48

Bordes, Color de Celda y Color de Fuente. 52

Ocultar y Mostrar Filas y Columnas. 53

PRÁCTICO Nº 3 “PROTECCIÓN DE HOJA Y LIBROS DE TRABAJO” 55

PRÁCTICO Nº 4 “REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS”. 57

Estilos predefinidos (Autoformatos). 57

PRÁCTICO Nº 5 “OPERACIONES CON HOJAS”. 62

Fuentes y tamaño (Tipos de letra). 63

Copia de una hoja de cálculo. 66

Fórmulas entre hojas. 67

Uso de la herramienta Pegar Función. 69

Otros ejemplos de función SI. 72

PRÁCTICO Nº 7 “IMPRESIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULOS”. 75

Vista de Diseño de página. 75

Encabezado y pie de página. 79

Agregar, eliminar o mover saltos de página 81

PRÁCTICO Nº 8 “FUNCIONES Y OPERACIONES CON FECHAS”. SUMAR.SI Y

Uso de Fechas y Horas. 88

Introducción de fechas y horas. 89

PRÁCTICO Nº 9 “FUNCIONES DE TEXTO”. 96

Función MAYUSC, MINUSC, NOMPROPIO. 99

Función VALOR 100

PRÁCTICO Nº 10 “CREACIÓN DE GRÁFICOS”. 101

¿Qué es un Gráfico? 101

Crear gráficos. 101

Añadir una serie de datos. 103

Características y formato del gráfico. 105

Gráficos – Estilos. 106

Modificar el tamaño y distribución de un gráfico. 107

Modificar la posición de un gráfico. 108

Los minigráficos. 109

Caso Práctico 110

Gráficos y Subgráficos. 111

ANEXO I “PRÁCTICOS ADICIONALES”. 115

REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS 115

Práctico Adicional 1 115

Práctico Adicional 2 116