Manual Unificado de Excel

Microsoft Office Excel 2007
1
Código de curso: MS-102102
Pre-requisitos:
Conocimientos del Sistema Operativo Windows en cualquiera de sus versiones.
Duración: 60 hrs.
Objetivo:
A través de esta aplicación y de sus herramientas especializadas usted podrá administrar y
explotar la información de su empresa o trabajo, automatizar procesos, hacer análisis financieros y
estadísticos complejos, auditorias, crear gráficos, Macros etc. Es una herramienta ideal para el
personal del área contable, financiera, administrativa, estadística, control, ingeniería etc.
Campo de trabajo:
Administrativo, industria, gobierno, servicios, micro, pequeña ó mediana empresa, administración
personal, entre otros.
Materiales de Apoyo:
Manual y CD con ejercicios y prácticas.
Certificaciones disponibles:
Microsoft Excel Core, Microsoft Excel Expert.
TEMARIO
Concepto De Hoja De Cálculo…. Pág. 1 Métodos de selección…. Pág. 12
Hoja de cálculo de Microsoft Excel 2007 Seleccionar Filas, Columnas, Celdas y Rangos
Seleccionar rangos no adyacentes
Requisitos mínimos para la instalación de Excel
2007…. Pág. 2 Insertar y Eliminar, Filas, Columnas, Celdas y Hojas de
Otros servicios y elementos Cálculo…. Pág. 13
Insertar Columnas
Interfaz de orientada a los resultados…. Pág. 3 Eliminar columnas
Insertar Filas
Características generales de Microsoft Excel Eliminar filas
2007…. Pág. 4 Insertar Celdas
Eliminar celdas
Terminología y conceptos básicos…. Pág. 6 Insertar Hojas de cálculo
Libro Eliminar Hojas de cálculo
Hoja
Columnas Mostrar y Ocultar Filas o Colum nas…. Pág. 17
Filas Ocultar una fila o una columna
Celda Mostar una fila o una columna
Celda Activa
Rangos Mostrar y Ocultar Hojas de Cálculo…. Pág. 18
Ocultar una Hoja
Crear un nuevo libro…. Pág. 9 Mostrar una Hoja Oculta
Nuevos formatos de archivos y nuevas opciones Cambiar el tamaño de filas y columnas

al guardar…. Pág. 10 Columnas
Filas
Nuevo formato de archivo…. Pág. 11 Cambiar el nombre a una hoja de cálculo
Form atos…. Pág. 22
Fuentes Configurar Página…. Pág. 49
Tipo de Fuente Sección de Página
Tamaño de Fuente Sección Márgenes
Estilo de Fuentes Sección Encabezado y pie de página
Alineaciones Sección Hoja
Combinar y Centrar
Estilo de Moneda Vista Preliminar…. Pág. 55
Aumentar o Disminuir Sangrías ¿Cuándo ajustar los márgenes?
Aumentar o Disminuir Decimales Cambiar el tamaño de filas y columnas individuales
Botón de Bordes Líneas de división, orden de las páginas y valores adicionales
Color a Celdas y Fuentes Rango de páginas
Gráfico incrustado
Nuevas características de formato…. Pág. 27
Orientación Im presión…. Pág. 57
Ajustar texto Impresora
Combinar y centrar Intervalo de impresión
Formato de número Copias
Imprimir
Aplicar formatos avanzados a celdas…. Pág. 28 Métodos
Número Establecer áreas de impresión
Alineación
Fuente Form ulas y Funciones…. Pág. 61
Borde Fórmulas
Trama Funciones
Protección
Copiar formato Operadores de cálculo…. Pág. 62
Tipos de operadores
Dar formato a tabla…. Pág. 33 Operadores aritméticos
Operadores de comparación
Estilos de celdas…. Pág. 35 Operador de concatenación de texto
Operadores de referencia
Tem as…. Pág. 36 Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas
Prioridad de operadores
Form ato condicional…. Pág. 38 Uso de paréntesis
Copiar- Cortar- Pegar…. Pág. 39 Constantes en las fórm ulas…. Pág. 65

Pasos para Copiar y Cortar
Referencias Absolutas, Relativas y Mixtas…. Pág. 65
Pegado especial…. Pág. 40 Referencias relativas
Pegar Referencias absolutas
Operación Referencias mixtas
Saltar blancos
Transponer Nom bres en las fórmulas…. Pág. 66
Pegar vínculos Utilizar nombres definidos para representar celdas, constantes o
fórmulas
Inm ovilizar y Dividir paneles…. Pág. 41 Directrices para los nombres
Dividir paneles
Inmovilizar paneles Utilizar rótulos de filas y columnas existentes como
Quitar la división de una ventana o movilizar paneles nom bres…. Pág. 67
Utilizar un rótulo
Com entarios…. Pág. 43 Aceptar rótulos en las fórmulas.
Insertar comentarios Rótulos apilados
Modificar un comentario Orden de los rótulos apilados
Eliminar comentarios Utilizar fechas como rótulos
Revisar todos los comentarios de un libro
Funciones básicas…. Pág. 69
Revisar ortografía…. Pág. 44 SUMA
PROMEDIO
Autocorrección…. Pág. 45 MIN
MAX
Etiquetas inteligentes…. Pág. 46 CONTAR
Cómo funcionan las etiquetas inteligentes
Cómo usar las etiquetas inteligentes Funciones Matriciales…. Pág. 71
Cómo obtener más etiquetas inteligentes Calcular un único resultado
Otros botones que pueden aparecer en la hoja de Calcular varios resultados
cálculo
Intercambiar datos entre más sistemas
Funciones de Fecha y Hora…. Pág. 71 Componentes básicos de un sistema XML
HOY Guardar o exportar datos XML
AHORA Guardar el contenido de un rango asignado en un archivo de
DIA datos XML.
MES Exportar el contenido de un rango asignado en un archivo de
AÑO datos XML.
Guardar el contenido del libro activo con formato de archivo de
hoja de cálculo XML
Funciones de Estadística…. Pág. 73
MODA Crear y Editar Tablas…. Pág. 104
FRECUENCIA Tablas
MEDIANA Las ventajas de las tablas
CONTAR.SI Crear una tabla
SUMAR.SI Utilizar fórmulas en una lista XML
Convertir una tabla en un rango de datos
Funciones Matemáticas…. Pág. 74 Listas personalizadas
POTENCIA
LN
RADIANES Agrupa y esquema…. Pág. 110
REDONDEAR Preparar los datos para el esquema
NUMERO.ROMANO Mostrar u ocultar datos en un esquema
Trazado manual y trazado automático de un esquema
Funciones de Texto y Datos…. Pág. 76 Trazado manual de un esquema
CONCATENAR
MINUSC
MAYUSC Plantillas…. Pág. 111
ESTRAE Crear una plantilla
Plantilla de Excel
Funciones de ingeniería…. Pág. 77 Plantilla de Excel habilitada para macros
CONVERTIR
DEC.A.BIN Guardar un libro como página Web…. Pág. 113
BIN.A.DEC
Envío de libros por correo electrónico…. Pág. 114
Funciones de Financieras…. Pág. 79 Enviar todo el libro como datos adjuntos
VF
PAGO Hipervínculos…. Pág. 115
DB Crear un hipervínculo a un archivo nuevo
Crear un hipervínculo a un archivo o página Web existente
Funciones de Búsqueda…. Pág. 82 Crear un hipervínculo a una ubicación específica de una página
BUSCARV Web
BUSCARH Crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico
Funciones Lógicas…. Pág. 84 Establecer un vínculo con otro libro o programa…. Pág. 118
SI Dónde pueden utilizarse eficazmente los vínculos
Y El aspecto de un vínculo a otro libro
O La diferencia entre vincular e incrustar otros programas en Excel
Controlar cómo se actualizan los vínculos
Series…. Pág. 85
Copiar datos dentro de una fila o una columna Área de trabajo compartida…. Pág. 120
Rellenar una serie de números, fechas u otros Funciones de un área de trabajo compartida
elementos Panel de tareas área de trabajo compartida
Pertenencia al área de trabajo compartida
Ordenar datos…. Pág. 86
Com partir libro…. Pág. 122
Filtrar Datos…. Pág. 88 Crear un libro compartido
Trabajar en un libro compartido
Quitar duplicados…. Pág. 89 Posibilidad de ver los cambios de los demás usuarios
Resolución de conflictos
Gráficos…. Pág. 90 Compartir un libro
Crear gráficos Dejar de compartir un libro
Elegir el tipo de gráfico adecuado Quitar un usuario de un libro compartido
Resolver los cambios conflictivos de un libro compartido
XM L…. Pág. 100
¿Qué es XML? Com binar libros…. Pág. 125
¿Por qué usar XML?
Usar más datos de más formas Control de cambios…. Pág. 126
Automatizar los procesos de la organización Funcionamiento del control de cambios
Utilizar el control de cambios Evaluar formula
Activar el control de cambios de un libro
Aceptar y rechazar cambios Form ularios…. Pág. 152
Utilizar un formulario
Protección de hojas de cálculo y de libros... Pág. Explorar registros
129 Agregar un registro
Proteger una hoja de cálculo Eliminar un registro
Proteger un libro Usar criterios
Proteger un rango
Proteger un libro para que no se pueda ver o modificar Consolidar…. Pág. 154
Proteger un libro compartido Utilizar fórmulas 3D
Pasos para consolidar los datos con referencias 3D o fórmulas
Consolidar por posición
Permisos del Information Right Consolidar por categorías
Management…. Pág. 134 Pasos para consolidar por posición o categoría
Niveles de acceso
Establecer una fecha de caducidad para el contenido Tabla de datos…. Pág. 157
Incluir información de referencia Tablas de datos de una variable
Permitir a los usuarios ver contenido con Microsoft Crear una tabla de datos de una variable
Office 2007 Tabla de datos de dos variables
Exigir que los usuarios estén conectados a Internet Crear una tabla de datos de dos variables
para abrir contenido con permiso restringido Cálculos de las tablas de datos
Cambiar el nivel de acceso de un usuario
Escenarios…. Pág. 159
Tablas dinámicas…. Pág. 138 Crear un escenario
Crear un informe de tabla dinámica Eliminar un escenario
Especifique el origen de los datos. Modificar un escenario
Grafica dinámica Combinar escenarios de otra hoja de cálculo
Crear un informe de resumen de escenario
Subtotales…. Pág. 143
Pasos para aplicar subtotales
Pasos para quitar subtotales Buscar objetivo…. Pág. 161
Validación…. Pág. 145

Permitir valores de una lista Solver…. Pág. 162
Permitir números dentro de los límites
Permitir fechas y horas dentro de un período concreto m portar datos…. Pág. 167
Im
Permitir texto de una longitud específica Importar datos de bases de datos
Calcular qué se permite según el contenido de otra Importar datos con Microsoft Query
celda Importar datos del Web
Utilizar una fórmula para calcular lo que se permite Actualización de datos
Especifique si la celda se puede dejar en blanco
Mostrar un mensaje de entrada opcional Creación de Macros…. Pág. 172
Especifique cómo desea que Microsoft Excel Macros grabadas
responda cuando se escriban datos no válidos Grabar una Macro
Ejecutar una macro
Auditoria de hojas de cálculo…. Pág. 148 Ejecutar una macro desde la ficha vista
Rastrear celdas que proporcionan datos a una formula Ejecutar automáticamente una macro al abrir un libro
(precedentes) Crear una macro Auto_abrir
Rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda
en concreto (dependientes) VBA…. Pág.177
Rastrear errores en fórmulas Crear una macro mediante programación en VBA
Rodear con un círculo las celdas no válidas Declarar Variables
Ventana Inspección Importar y Exportar módulos
Concepto De Hoja De Cálculo
Una hoja de cálculo es un conjunto de retículas de casillas dispuestas en filas y columnas, las cuales
pueden contener números y cálculos realizados a partir de ellos.
Por ello la hoja de cálculo es un instrumento ideal para la realización organizada de cálculos en los
que intervengan datos agrupados en diversas categorías. Aunque el concepto expuesto es antiguo, la
aparición de las computadoras como máquinas que procesan automáticamente la información con
gran rapidez y precisión, ha revolucionado la elaboración de hojas de cálculo.
En concreto, existen aplicaciones informáticas de uso muy general que permiten la creación y gestión
de las llamadas hojas de cálculo electrónico.
La característica fundamental de este tipo de hojas electrónicas es que trabajan con fórmulas que se
definen en función de las celdas (intersección de una fila y una columna), de forma que si variamos
algún número de alguna celda inmediatamente se realiza el recálculo automático con los nuevos
datos de las celdas, apareciendo el nuevo resultado en la celda donde se definió la fórmula. Como
consecuencia de lo anterior, se tiene que las hojas electrónicas son un instrumento ideal para realizar
tareas repetitivas de cálculo con datos distintos como sucede en:
 Realización de una contabilidad.

 Cálculos financieros.
 Estudios estadísticos.
 Planificación de tareas.
Hoja de cálculo de Microsoft Excel 2007
Microsoft Excel 2007 es la más reciente versión de la hoja de cálculo de la familia de Microsoft
Office System 2007, esta misma incluye novedosas ventajas y nuevas características.
Microsoft Excel 2007

1
Requisitos mínimos para la instalación de Excel 2007
Requisitos para instalar Microsoft Excel 2007
Para usar Microsoft Office Excel 2007, necesitará:
Componente Requisito
Equipo y Procesador de 500 megahercios (MHz) o superior
procesador
Memoria 256 megabytes (MB) de RAM como mínimo
Disco duro 1,5 gigabytes (GB); una parte de este espacio se liberará después
de la instalación si se elimina el paquete de descarga original del
disco duro.
Unidad Unidad de CD-ROM o DVD
Pantalla Monitor con una resolución de 1024x768 o superior
Sistema Sistema operativo Microsoft Windows XP con Service Pack (SP) 2,
operativo Windows Server 2007 con SP1 o posterior1
Otros Algunas características de entrada manuscrita requieren la
ejecución de Microsoft Windows XP Tablet PC Edition o posterior.
La funcionalidad de reconocimiento de voz requiere un micrófono
para hablar de cerca y un dispositivo de salida de audio. Las
funciones de Information Rights Management requieren acceso a
un servidor Windows 2007 Server con SP1 o posterior que ejecute
los Servicios de Windows Rights Management.
Para algunas funciones de colaboración avanzada, se requiere

conectividad a Microsoft Windows Server 2007 con SP1 o posterior
ejecutando Microsoft Windows SharePoint Services.
Internet Explorer 6.0 o posterior, sólo exploradores de 32 bits. La

funcionalidad de Internet requiere acceso a Internet (puede estar
sujeto a cuotas)
Adicional Los requisitos y la funcionalidad reales del producto pueden variar
en función del sistema operativo y la configuración del sistema.
El Asistente para limpieza de Office no está disponible en los sistemas

operativos de 64 bits.

2
Interfaz de orientada a los resultados
La nueva interfaz orientada a los resultados permite facilitar el trabajo, ya que los comandos y
funciones se encuentran agrupados en fichas con grupos lógicos de comandos y características.
Excel presenta las herramientas que en cada momento pueden resultar más útiles para completar
correctamente las tareas realizadas.
Esta nueva distribución es muy útil porque en lugar de tener unas 30 barras de herramientas ocultas y
comandos escondidos entre menús, hay un centro de control, la cinta de opciones, que aglutina los
elementos esenciales y los presenta en primer plano.
Son tres los componentes básicos de la cinta de opciones:
1 3
1) Fichas
Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que se hacen
en Excel.
2) Grupos
Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí.
3) Comandos
Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú.
Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha Inicio.

3
Estos comandos son los que se han identificado en Microsoft como los más empleados para llevar a
cabo tareas básicas en hojas de cálculo. Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen
en primer lugar en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de
fuentes aparecen después, dentro del grupo Fuente. Los comandos que centran o alinean texto a la
derecha o a la izquierda están en el grupo Alineación y los comandos que insertan y borran celdas,
filas, columnas y hojas de cálculo se encuentran en el grupo Celdas.
Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se
mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer
escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de
trabajo.
Cuando vea esta flecha (denominada iniciador de cuadros de diálogo) en la esquina inferior
derecha de un grupo, significa que hay más opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se
mostrará un cuadro de diálogo o panel de tareas. Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente,
se encuentran todos los comandos que más se utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio
de fuente, cambio del tamaño de fuente y formato de negrita, cursiva o subrayado.
2
1
1) Iniciador de cuadros de diálogo

2) Cuadro de diálogo
Características generales de Microsoft Excel 2007
Característica Límite máximo

Libros abiertos En función de la memoria disponible y los recursos
del sistema
Tamaño de hoja 1.048.576 filas por 16.384 columnas
Ancho de columna 255 caracteres
Alto de fila 409 puntos
Saltos de página 1.026 horizontal y vertical
4
Número total de caracteres 32.767 caracteres
que puede contener una
celda
Caracteres en un 255
encabezado o un pie de
página
Hojas en un libro En función de la memoria disponible (el número
predeterminado es 3)
Colores en un libro 16 millones de colores (32 bits con acceso completo
al espectro de colores de 24 bits)
Vistas con nombre en un En función de la memoria disponible

libro
Formatos o estilos de celdas 64.000
distintos
Estilos de relleno 32
Grosor y estilos de línea 16
Tipos de fuentes distintas 1.024 fuentes globales disponibles; 512 para cada
libro
Formatos de número en un Entre 200 y 250, según el idioma de la versión de
libro Excel instalada
Nombres en un libro En función de la memoria disponible
Ventanas en un libro En función de la memoria disponible
Paneles en una ventana 4
Hojas vinculadas En función de la memoria disponible
Escenarios En función de la memoria disponible, un informe de
resumen sólo muestra los primeros 251 escenarios
Celdas cambiantes en un 32
escenario
Celdas ajustables en Solver 200
Funciones personalizadas En función de la memoria disponible
Escala de zoom del 10 % al 400 %
Informes En función de la memoria disponible
Criterios de ordenación 64 combinados en una única operación; ilimitado en
operaciones de ordenación secuenciales
Niveles de deshacer 100
Campos en un formulario 32
5
Parámetros del libro 255 parámetros por libro
Listas desplegables de 10.000
filtros
Terminología y conceptos básicos
Libro
Libro es el nombre común con el que se denominan a un archivo de Excel, este inicialmente consta
de 3 hojas, aunque tenemos la libertad de eliminar o agregar cuantas hojas sean necesarias,
teniendo como único limite la capacidad de su disco duro.
Hoja
La hoja de cálculo es un objeto del Libro, en el cual manipulamos, organizamos, almacenamos y
clasificamos la información que se distribuyen en las filas, columnas y celdas.

6
Columnas
Una columna es una división vertical de la hoja de cálculo, las columnas son identificadas entre si por
una nomenclatura definida por letras del alfabeto, en una hoja de cálculo hay 16,384 columnas, inicia
en la columna A y termina en la XFD.
Filas
Una fila es una división horizontal de la hoja de cálculo, las filas son identificadas entre si por una
nomenclatura definida por una lista numérica ascendente, en una hoja de cálculo hay 1,048,576 filas.
Celda
Una celda es la entidad mas importante de la hoja de cálculo, en este objeto se almacena la
información numérica, alfanumérica, fechas, horas, objetos, formulas etc. En el Libro de Excel, cada
celda tiene una referencia única, que es definida por un método que nos recuerda un poco la manera
en la que determinados las coordenadas de un punto en un plano cartesiano (Ejes X y Y), el nombre
es definido con la intersección de las columnas y filas de la hoja de cálculo en la que se encuentre.

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Celda
A1
Celda Activa
Es el nombre que recibe la celda actual, la celda seleccionada, esta celda tiene relación con el cuadro
de nombres el cual corrobora la ubicación de la misma.
Cuadro de
Nombres
Celda
Activa
Rangos
Un rango se refiere a la selección de más de una celda, definidos siempre por una celda Inicial
(extremo superior izquierdo) y una celda final (extremo inferior derecho), se utilizan comúnmente
en formulas o funciones.
Rango de
A1:D5

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Crear un nuevo libro de Excel
Desde que creamos un nuevo libro nos damos cuenta de las nuevas características de esta nueva
versión de Excel, cuando hace clic en el botón de Microsoft Office y después en Nuevo, se abre
la ventana Nuevo libro. En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un nuevo libro en blanco
o una plantilla.
A la izquierda encontrará diferentes categorías de plantillas instaladas con Excel 2007. Haga clic en
Destacado bajo Microsoft Office Online a la izquierda para obtener vínculos a demostraciones de
vídeo y plantillas en línea para presupuestos, calendarios, informes de gastos, etc.
Usted observará que ahora tenemos muchísimas más plantillas instaladas disponibles para el usuario,
con la posibilidad de bajar otras muchas en línea o usar las definidas por el usuario.

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Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar
Puede elegir entre varios tipos de archivos para guardar en Excel 2007.
Libro de Excel (*.xlsx)
Guarde libros que no contengan macros ni código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA)
como libros de Excel. Si intenta guardar como Libro de Excel un libro que contiene comandos de
macros o proyectos de VBA, Excel le notificará que se eliminará la macro o el código VBA.
Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm)
Guarde un libro con este formato de archivo cuando contenga macros o código VBA. Si intenta
guardar un libro que contiene macros o VBA como Libro de Excel, Excel le advertirá para que no elija
esta opción.
Plantilla de Excel (*.xltx)
Guarde el libro como este tipo cuando necesite una plantilla.
Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm)
Guarde un libro como este tipo de archivo cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o
código de VBA.
Libro binario de Excel (*.xlsb)
Guarde el libro como este tipo de archivo cuando tenga un libro especialmente grande; este tipo de
archivo se abrirá antes que un libro de Excel grande. Este formato mantiene las nuevas
características de Excel salvo XML.
Libro de Excel 97-2007 (*.xls)
Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que trabaja con versiones
anteriores del programa y no cuenta con el Paquete de compatibilidad de Microsoft para Office 2007.
Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls)
Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0.
La mayor parte de las características de Excel 2007 no estarán disponibles.

10
Nuevo formato de archivo de Excel 2007
El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Las ventajas principales son:
Nuevas características:
Además de las características vistas en las lecciones anteriores, el número de filas ha crecido de
65.536 a 1.048.576 y el número de columnas ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir fórmulas
más largas en la nueva barra de fórmulas de tamaño variable. Y si hace clic en grandes fragmentos
de texto en una celda, la barra de fórmulas ya no ocupa parte de la cuadrícula de la hoja de cálculo.
Archivos más seguros:

Los libros que contienen macros o código no deseado se identifican y bloquean más fácilmente.
Menor riesgo de que los archivos se dañen:

Excel ha mejorado la capacidad de abrir archivos dañados y recuperar una parte del trabajo que, de
otro modo, se perdería.
Menor tamaño de archivo:

Los libros están comprimidos; el tamaño de archivo es entre 50 y 75 por ciento más pequeño que en
versiones anteriores de Excel. Los archivos comprimidos se abren y se guardan del mismo modo que
abría y guardaba cualquier archivo de Excel.
Datos más útiles:

Se puede hacer más con los datos porque la base de XML facilita la tarea de integrarlos con
conjuntos de datos de otros programas y equipos. Por ejemplo, almacenar los datos presupuestarios
en un programa especializado, seleccionar la información que necesita e importarla a un documento
de Word, a una hoja de Excel y a una base de datos de Access
1
11
Métodos de selección
Para poder manipular la información que capturamos en la hoja de cálculo es importante saber como
seleccionarla, a continuación se muestra una tabla que nos ilustra como hacerlo
Seleccionar Filas, Columnas, Celdas y Rangos.
Para seleccionar Haga esto
Texto de una celda Si está activada la modificación de una celda, a continuación, seleccione
el texto de la celda. Si está desactivada la modificación de una celda,
seleccione la celda y, a continuación, seleccione el texto en la barra de
fórmulas.
Una sola celda Haga clic en la celda o presione las teclas de dirección.
Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la
última celda.
Todas las celdas de una Haga clic en el botón Seleccionar todo.
hoja
Una fila o columna Haga clic en el título de fila o de columna.

completa
Cancelar una selección Haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

de celdas
Seleccionar rangos no adyacentes
Cuando graficamos o manipulamos la información de una hoja de cálculo a veces es necesario

seleccionar rangos de celdas que no son continuos, es decir, que no están uno a lado del otro.
Para ello solo tenemos que mantener presionada la tecla de Ctrl para poder seleccionar rangos de
celdas no adyacentes.
Rangos
Rangos
no adyacentes
no adyacentes

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Insertar y Eliminar, Filas, Columnas, Celdas y Hojas de Cálculo
Una tarea importante, para tener un mejor control de la información que capturamos en la hoja de
cálculo es tener la capacidad de agregar o eliminar elementos de la misma, a continuación
aprenderemos a realizar dichas tareas.
Insertar Columnas
Para poder insertar una columna tiene varias alternativas, una de ella es:
1. Seleccione la cinta de opciones de INICIO.

2. De un clic en Insertar y seleccione Columnas de hoja
También es posible hacerlo con el menú contextual.
Eliminar columnas
Cuando la información de una columna ya no es necesaria o simplemente la queremos eliminar,

tenemos varias alternativas una de ella es:

2. De un clic en Eliminar y seleccione Columnas de hoja

13
Insertar Filas
Para poder insertar una fila tiene varias alternativas, una de ella es:
1. Seleccione el lugar (celda o fila) donde quiere insertar la(s) nueva fila(s) (cabe hacer mención
de que la fila se insertará en la parte superior de la selección).
3. De un clic en Insertar y seleccione Filas de hoja
Eliminar filas
Cuando la información de una fila ya no es necesaria o simplemente la queremos eliminar, tenemos

varias alternativas una de ella es:
1. Seleccione la(s) fila(s) que desea eliminar.

3. De un clic en Eliminar y seleccione Filas de hoja
No es lo mismo borrar y eliminar, cuando usted elimina Celdas, Filas o Columnas, estas
se quitan del espacio que ocupan modificando la estructura de su tabla, en cambio si
usted las borra solo se quedarán vacíos los espacios donde se encontraba la
información.

14
Insertar Celdas
Para poder insertar una celda tiene varias alternativas, una de ella es:
1. Seleccione el rango donde quiere insertar la(s) nueva ceda(s) (cabe hacer mención de que la
celda se insertara en la parte superior de la selección).
3. De un clic en Insertar y seleccione Insertar celdas
Eliminar celdas
Cuando la información de una celda ya no es necesaria o simplemente la queremos eliminar, tenemos

varias alternativas una de ella es:
1. Seleccione la(s) celda (s) que desea eliminar.

3. De un clic en Eliminar y seleccione Eliminar celdas

15
Insertar Hojas de cálculo
Para poder insertar una hoja de cálculo tiene varias alternativas, una de ella es:
1. De un clic en el botón Insertar hoja de cálculo.
Eliminar Hojas de cálculo
Para poder eliminar una hoja de cálculo tiene varias alternativas, una de ella es:
1. Seleccione la(s) hoja(s) que desea eliminar.

3. De un clic en Eliminar y seleccione Eliminar hoja.

16
Mostrar y Ocultar Filas o Columnas
Ocultar una fila o una columna
1.- Seleccione las fila(s) o columna(s) que desea ocultar.
2.- Seleccione la cinta de opciones de INICIO, seleccione la opción Formato y elija Ocultar y mostrar,
y seleccione la fila o Columna.
Mostar una fila o una columna

1.- Seleccione las fila(s) o columna(s) que están antes y después de las ocultas que desea Mostar.
y seleccione la fila o Columna
Si la primera fila o columna de una hoja de cálculo está oculta, haga clic en Ir a en el menú
Edición, introduzca A1 en el cuadro Referencia y haga clic en Aceptar (también puede usar el
cuadro de nombres). En el menú Formato, seleccione Fila o Columna y, a continuación, haga clic
en Mostrar.

17
Mostrar y Ocultar Hojas de Cálculo
Ocultar una Hoja.

1.- Seleccione las Hoja que desea Ocultar
y seleccione Ocultar Hoja
Mostrar una Hoja Oculta

1. Seleccione la cinta de opciones de INICIO, seleccione la opción Formato y elija Ocultar y
mostrar, y seleccione Mostar Hoja
2. En el cuadro de diálogo Mostrar hoja, haga doble clic en el nombre de la hoja oculta que
desee mostrar.
Si no está visible alguna hoja, haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) en la etiqueta
de alguna hoja visible. A continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

18
Cambiar el tamaño de filas y columnas.
Para modificar el alto de una celda o el ancho de una columna es un proceso muy sencillo.
Columnas
Para modificar el ancho de una columna tiene 3 alternativas.
Primer alternativa:

mostrar, y seleccione Ancho de Columna.
2. Aparecerá un ventana como esta:
Aquí puede
determinar el ancho
de la columna
manualmente
Segunda alternativa.
1. Ubíquese en la(s) Columna(s) que desea modificar.
2. Seleccione la cinta de opciones de INICIO, seleccione la opción Formato y elija Ocultar y mostrar,
y seleccione Auto ajustar ancho de columna

19
Esta opción
ajusta el
tamaño de la
columna al
contenido de
las celdas
Tercer alternativa
Ubique el cursor entre las columnas que desea modificar, de un clic sostenido y arrastre a la derecha
o izquierda para modificar el tamaño de la columna (ajuste manual), también puede dar doble clic para
que se ajuste automáticamente al contenido (ajuste automático).
Filas
Para modificar el alto de una fila tiene 3 alternativas.
Primer alternativa:
mostrar, y seleccione Alto de Fila
2. Aparecerá un ventana como esta:

20
En este lugar usted
de manera manual
puede determinar
el alto de la fila.
Segunda alternativa
1. Ubíquese en la(s) fila (s) que desea modificar,
mostrar, y seleccione Auto ajustar alto de fila
Tercer alternativa
Ubique el cursor entre las filas que desea modificar, de un clic sostenido y arrastre hacia arriba o
hacia abajo para modificar el alto de la fila (ajuste manual), también puede dar doble clic para que se
ajuste automáticamente al contenido (ajuste automático).
Esta opción
ajusta el tamaño
de la Filas al
contenido de las
celdas

21
Cambiar el nombre a una hoja de cálculo
Esta opción es importante ya que tenemos la posibilidad de definir nombres a las hojas de cálculo
asociados a su contenido, permitiendo una mejor administración y localización de la información en un
libro de Excel.
Para poder cambiar el nombre a una hoja de cálculo tiene varias alternativas, una de ella es:
1. Seleccione la cinta de opciones de INICIO, seleccione la opción Formato y elija Cambiar el

nombre de la hoja.
2. Otra alternativa es simplemente darle un doble clic sobre la etiqueta de la hoja, esta se
resaltará en color negro y estará lista para que redacte el nuevo nombre.
2
1
Formatos
Una de las necesidades más importantes que tenemos cuando trabajamos con una hoja de cálculo,
es entregar la información con una presentación profesional, para ello aprenderemos a editar el texto
que se encuentra en la hoja de cálculo.
Fuentes
La cantidad y variedad de tipos de fuentes que están en una computadora está determinada por
varios factores como son los tipos de programas instalados en el equipo o la instalación ex profeso
de fuentes al sistema operativo.

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Tipo de Fuente
Asigna diferentes estilos para la fuente, siempre y cuando se este seleccionado el área a cambiar.
A partir de Excel 2000 el listado de fuentes se muestra la tipografía que representa.
Tecnología de fuentes ajustables a escala que genera fuentes tanto para la impresora y la
pantalla. En principio desarrollada por Apple, fue mejorada conjuntamente por Apple y
Microsoft. Las fuentes TrueType se utilizan en Windows, a partir de Windows 3.1.
Tamaño de Fuente
Asigna un tamaño de fuente mayor o menor a las celdas que se encuentren seleccionadas.

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Excel permite determinar tamaños de fuente entre 1 y 409 puntos.
Para un mejor control en el ajuste de el tamaño de la fuente, usted puede determinar ½ puntos al
tamaño del texto.
Estilo de Fuentes
Asigna tres efectos diferentes, Negritas, Cursiva o Subrayado.
Alineaciones
Asigna diferentes alineaciones a la información almacenada en las celdas.

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Combinar y Centrar
Fusiona las celdas seleccionadas en una sola, y centra el texto en el área resultante
Estilo de Moneda
Determina el formato monetario según la configuración regional de la computadora, signo del Euro,
signo de porcentaje y estilo de millares.
Aumentar o Disminuir Sangrías

Estas herramientas permiten asignar una sangría al contenido de las celdas seleccionadas, se
encuentran dentro sobre la barra de herramientas Formato.
Aumentar o Disminuir Decimales

Incrementa o decrementa la cantidad de decimales que muestra un numero.
Botón de Bordes.

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Determina el estilo de bordes del rango seleccionado.
Color a Celdas y Fuentes

Estos elementos asignan un formato atractivo a las celdas seleccionadas, las características
asignadas son un color de fondo y un color de letra.

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Nuevas características de Formato
1. Orientación, gira el texto en ángulo diagonal o vertical, se utiliza generalmente para colocar
los rótulos en columnas estrechas.
2. Ajustar texto, hace que todo el contenido de una celda sea visible mostrado la información
en varias filas, esta alternativa ya estaba disponible en otras versiones, pero lo nuevo es la
nueva gama opciones que tiene disponible.
3. Combinar y centrar, una las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamaño y centra el
contenido en una nueva celda, esta alternativa ya estaba disponible en otras versiones, pero
lo nuevo es la nueva gama opciones que tiene disponible.

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4. Formato de número, Elije la forma en que se mostrarán los valores en una celda.
Aplicar formatos avanzados a celdas
Seleccione las celdas a las cuales le quiere dar algún formato

avanzado y entre al menú Formato - Celdas
Número
Categoría.
Haga clic en una opción del cuadro Categoría y seleccione las

opciones para las que desea especificar un formato de
número. El cuadro Ejemplo muestra el aspecto que tendrán
las celdas seleccionadas con el formato elegido. Haga clic en
Personalizado si desea crear sus propios formatos
personalizados para números (como códigos de producto, por
ejemplo).

28
Para crear un formato personalizado
Los formatos numéricos en Excel pueden constar de cuatro secciones separadas por punto y coma
(;). Cada sección define el formato del número según éste sea positivo, negativo, cero o texto.
FORMATO POSITIVO ; FORMATO NEGATIVO ; FORMATO CERO ; FORMATO TEXTO
Por ejemplo, si desea definir un número con puntos en los miles, dos decimales, que los números
negativos se visualicen en color rojo y con signo menos delante y que los valores cero se
visualicen con una raya en lugar del número cero, debería definir el siguiente formato:
#.##0,00 ; [rojo] -#.##0,00 ; -
Cuando cree formatos personalizados, tenga en cuenta que el símbolo # produce visualización
cuando el número existe (opcional), mientras que el símbolo 0 produce visualización siempre
(obligatoria). Por ejemplo, 7,2 con formato #.###,## se visualizará 7,2, mientras que con formato
0000,00 se visualizaría 0007,20.
Para crear un formato personalizado basta con escribirlo en el cuadro código del cuadro de
diálogo Formato de Celdas. En la práctica, lo más cómodo es: a) seleccionar el formato que más
se aproxime al que deseamos crear, b) modificarlo en el cuadro Código, c) Hacer clic en
ACEPTAR.
También se pueden establecer condiciones de formato entre corchetes [ ]. Por ejemplo, en el

formato.
[<100] 0,00 ; [>1000] (0,00) ; [rojo] 0
La primera sección formatea los números menores de 100, la segunda los números mayores de
1000 y la tercera el resto de los números.
FORMATO PERSONALIZADO DE NÚMEROS
Símbolo Significado
0 Marcador de dígito. Redondea el número hasta el
número de dígitos indicado o rellena con ceros las
posiciones que falten
# Marcador de dígito. Redondea el número indicado
pero no rellena con ceros las posiciones que falten
? Marcador de dígito. Se usa como el cero pero
permite que las comas decimales se alineen
, (coma) Separador decimal
. (punto) Separador de miles
% Porcentaje. Se multiplica el número por cien y se
añade el símbolo %
Ee Notación científica para expresar el número en
29
potencias de 10. Por ejemplo, el número 4,3E+03
significa 4,3 x 103, es decir, 4.300
"Texto" Introduce una cadena de caracteres
\ Introduce un carácter. No se necesita para + - / ( ) :
_ Se salta el ancho de un carácter. Permite alinear
(subrayado) perfectamente números positivos y negativos
formateados de distinta forma
* Repite el carácter siguiente hasta llenar a la columna
@ Marcador de texto
FORMATO PERSONALIZADO DE FECHAS
Símbolo Significado
D Día en uno o dos dígitos (1 – 21)
Dd Día en dos dígitos (01 – 21)
Ddd Día de la semana con tres letras (lun - mar - mie -
jue - vie - sab - dom)
Dddd Día de la semana completo (lunes-martes-miércoles-
jueves-viernes)
M Mes en uno o dos dígitos (2 – 12)
Mm Mes en dos dígitos (02 – 12)
Mmm Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-
ago-sep-oct-nov-dic)
Mmmm Mes completo (enero-febrero-marzo-abril-mayo-
junio-julio-agosto)
Aa Año con dos dígitos (92-93-94)
Aaaa Año con cuatro dígitos (1992-1993-1994)
Alineación
Horizontal.
Seleccione una opción en el cuadro de lista Horizontal para
cambiar la alineación horizontal del contenido de la celda. De
forma predeterminada, Microsoft Excel alinea el texto a la
izquierda, los números a la derecha y los valores lógicos o de
error se centran. La alineación horizontal predeterminada es
General. Si cambia la alineación de los datos, no cambiará el
tipo de datos.
Vertical.
Seleccione una opción en el cuadro de lista Vertical para
cambiar la alineación vertical del contenido de la celda. De
forma predeterminada, Microsoft Excel alinea el texto
verticalmente en la parte inferior de una celda.
Sangría.
Sangra el contenido de una celda desde cualquier borde de la

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celda, en función de si elige Horizontal o Vertical. Cada incremento del cuadro Sangría es equivalente
al ancho de un carácter.
Orientación.
Seleccione una opción en Orientación para cambiar la orientación del texto de las celdas
seleccionadas. Es posible que las opciones de giro no estén disponibles si se seleccionan otras
opciones de alineación.
Grados.
Establece la cantidad de giro del texto en la celda seleccionada. Utilice un número positivo en el
cuadro Grados para girar el texto seleccionado desde la esquina inferior izquierda a la esquina
superior derecha de la celda. Utilice grados negativos para girar el texto desde la esquina superior
izquierda a la esquina inferior derecha en la celda seleccionada.
Control del texto.

Seleccione las opciones disponibles en el control del Texto para ajustar el aspecto del texto en una
celda.
Ajustar texto.
Ajusta el texto en varias líneas en una celda. El número de líneas ajustadas dependerá del ancho de
la columna y de la longitud del contenido de la celda.
Reducir hasta ajustar.

Reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de forma que se ajusten todos los datos de
una celda seleccionada a la columna. El tamaño de carácter se ajusta automáticamente al cambiar el
ancho de la columna. El tamaño de la fuente aplicada no cambia.
Combinar celdas.
Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La referencia de celda para una celda
combinada es la celda de la esquina superior izquierda del rango original seleccionado.
De derecha a izquierda.
Seleccione una opción en el cuadro Dirección del texto para especificar el orden de lectura y la
alineación.
Fuente
Seleccione el tipo, el estilo y el tamaño de la fuente, y otras

opciones de formato para el texto seleccionado.
Fuente.
En este lugar se determina el tipo de letra que se establecerá a
las celdas seleccionadas.
Estilo.
Determina características de estilo al texto o valores de las
celdas seleccionadas.
Tamaño.
Puede escribir cualquier número entre 1 y 1638. Los tamaños
de la lista Tamaño dependerán de la fuente seleccionada y de

31
la impresora activa.
Subrayado.
Pude determinar diferentes estilos de subrayado como son Simple, Doble, Contabilidad, Doble
contabilidad o quitar efectos de subrayado.
Color.
Puede elegir de una galería el color de fuente que tendrá el texto o los valores de la celda.
Fuente normal.
Active la casilla de verificación Fuente normal para restablecer la fuente, el estilo de fuente, el
tamaño y los efectos al estilo Normal (predeterminado).
Efectos.
Puede determinar características especiales al texto o valores de las celdas, como son el efecto de
Tachado, Superíndice y Subíndice.
Vista previa.
En este lugar podemos ver paulatinamente como afectan las características de formato determinadas
en la ficha de fuente al texto seleccionado.
Borde
Preestablecidos.
Seleccione las opciones de borde en Preestablecidos para
aplicar o quitar bordes a las celdas seleccionadas.
Línea.
Seleccione una opción en Estilo para especificar el tamaño de
línea y el estilo de un borde. Si desea cambiar un estilo de
línea en un borde que ya existe, seleccione la opción de estilo
de línea que desee y, a continuación, haga clic en el área del
borde en el modelo de Borde en que desea que aparezca el
nuevo estilo de línea.
Color.
Seleccione un color de la lista para cambiar el color del texto o
el objeto seleccionado.
Borde.
Haga clic en un estilo de línea en el cuadro Estilo y después haga clic en los botones situados bajo
Preestablecidos o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas.
Trama
Sombreado de celda.
Seleccione un color de fondo en el cuadro Color y después

seleccione una trama en el cuadro Trama para aplicar
formato a la selección con tramas de colores.

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Protección
Bloqueada.
Evita que se modifiquen, muevan o eliminen las celdas, o que

se cambie su tamaño. El bloqueo de celdas no surte efecto a
menos que la hoja esté protegida. Para proteger una hoja,
elija el menú Protección en el menú Herramientas, haga clic
en Proteger hoja y, a continuación, active la casilla de
verificación Contenido.
Ocultar.
Oculta una fórmula de una celda, de forma que no aparezca

en la barra de fórmulas cuando se seleccione la celda. Si
selecciona esta opción, no surtirá efecto a menos que la hoja
esté protegida. Para proteger una hoja, elija Protección en el
menú Herramientas, haga clic en Proteger hoja y, a
continuación, active la casilla de verificación Contenido.
Copiar formato
Esta herramienta copia el formato de una celda (color de fuente, tipo de letra, estilo, tamaño etc.),
para aplicarlo a otra celda o rango de celdas.
Para copiar el formato en la celda o el rango de celdas seleccionado en varias ubicaciones, haga
doble clic en el botón Copiar formato. Una vez copiado el formato, vuelva a hacer clic en el
botón para desactivar la herramienta.
Dar formato como tabla
Microsoft Office Excel proporciona un gran número de estilos de tabla (o estilos rápidos) predefinidos
que puede utilizar para dar formato rápidamente a una tabla. Si los estilos de la tabla predefinida no
satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de tabla personalizado. Aunque sólo se

33
pueden eliminar los estilos de tabla personalizados, puede quitar cualquier estilo de tabla para que ya
no se aplique a los datos. Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando
opciones de estilos rápidos para los elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de totales,
la primera y la última columna, y las filas y columnas con bandas.
También puede crear y definir formatos personalizados para aplicarlos a la información de su tabla.

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1
1) Ficha de opciones de tabla

2) Filtros
Al momento de aplicar el formato de tabla, no solo le da una presentación atractiva, este formato
automáticamente agrega filtros espéciales que permiten manipular la información, insertar Filas de
totales, crear gráficos de manera mas controlada y exportar los datos a aplicaciones de terceros o a
SharePoint.
Estilos de Celda
Para aplicar varios formatos en un solo paso y garantizar que las celdas presentan un formato
coherente, se puede utilizar un estilo de celda. Los estilos de celda se definen como conjuntos
definidos de características de formato, como fuentes (fuente: diseño gráfico aplicado a todos los
números, símbolos y caracteres alfabéticos. También se denomina tipo de letra. Arial y Courier New
son ejemplos de fuentes.
Las fuentes suelen venir en diferentes tamaños, como 10 puntos, y varios estilos, como negrita. Y
tamaños de fuente, formatos de número, bordes de celda y sombreado de celda. Para evitar que otras
personas puedan realizar cambios en celdas específicas, también se puede utilizar un estilo de celda
que bloquee las celdas.

35
5
Temas
Un tema (tema: combinación de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se puede
aplicar un tema a un archivo mediante una selección única.) Es una manera rápida y fácil de darle una
apariencia profesional y moderna a un documento completo de 2007 Microsoft Office system. Un tema
de documento es un conjunto de opciones de formato que incluyen un conjunto de colores del
tema (colores del tema: conjunto de colores que se utiliza en un archivo. Los colores del tema, las
fuentes del tema y los efectos del tema constituyen un tema.), un conjunto de fuentes del
tema (fuentes de tema: conjunto de fuentes mayores y menores que se aplica a un archivo. Las
fuentes de tema, los colores de tema y los efectos de tema constituyen un tema.) (Incluidas fuentes de
encabezado y texto principal) y un conjunto de efectos del tema (efectos de tema: conjunto de
atributos visuales que se aplica a los elementos de un archivo. Los efectos de tema, los colores de
tema y las fuentes de tema constituyen un tema.) (Incluidos efectos de relleno y líneas).
Todos los documentos que se crean con Microsoft Office PowerPoint 2007, Microsoft Office Word
2007 o Microsoft Office Excel 2007 contienen un tema, incluso los nuevos documentos en blanco. El
tema predeterminado es el tema de Office, con un fondo blanco y con colores oscuros y sutiles.
Cuando se aplica un nuevo tema, el tema de Office es reemplazado con una nueva apariencia, como
el fondo oscuro y los colores vivos del tema Metro. Si desea aplicar un tema predeterminado distinto
del tema de Office, puede ahorrar tiempo si preconfigura el documento con un tema predeterminado
diferente. Todo el contenido está dinámicamente vinculado al tema, por lo que un cambio en el tema
automáticamente modifica la apariencia del contenido, a menos que lo personalice.

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Para cambiar el tema predeterminado en Office Excel 2007, es preciso crear una nueva
plantilla (plantilla: libro que se crea y utiliza como base para otros libros similares. Se pueden crear
plantillas para libros y hojas de cálculo. La plantilla predeterminada para libros se denomina Libro.xlt.
La plantilla predeterminada para hojas de cálculo se denomina Hoja.xlt.) De libro predeterminada o
una nueva plantilla de hoja de cálculo predeterminada.
Una plantilla de libro puede contener varias hojas de cálculo, mientras que una plantilla de hoja de
cálculo contiene sólo una hoja de cálculo. Las plantillas de libro y las de hoja de cálculo pueden
contener texto predeterminado, como encabezados de página, etiquetas de fila y de columna,
fórmulas, temas y otro tipo de información de formato. La plantilla de libro predeterminada se utiliza
automáticamente para crear libros nuevos, y la plantilla de hoja de cálculo predeterminada se utiliza
para crear automáticamente hojas de cálculo nuevas.
6
37
Formato condicional
Puede utilizar el formato condicional para comentar visualmente los datos con fines analíticos y de
presentación. Para encontrar fácilmente excepciones y reconocer tendencias importantes en los
datos, puede implementar y administrar varias reglas de formato condicional que apliquen un formato
visual enriquecido en forma de degradados de color, barras de datos y conjuntos de iconos a los
datos que cumplan dichas reglas. Los formatos condicionales son asimismo fáciles de aplicar; basta
con hacer varias veces clic para ver las relaciones de los datos que puede utilizar para fines de
análisis.
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas, el formato condicional ayuda a
responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas
interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de
colores y conjuntos de iconos.
Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o
criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la
condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición.
Con el formato condicional puede:
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos colores
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres colores
Aplicar formato a todas las celdas utilizando barras de datos
Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos
Aplicar formato sólo a las celdas que contienen valores de texto, número, o fecha u hora
Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior
Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio
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Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados
Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato
Borrar formatos condicionales
Otra de las nuevas características es que puede guardar sus gráficos favoritos como una plantilla de
gráfico que podrá aplicar rápidamente cuando cree un nuevo gráfico.
Copiar- Cortar- Pegar
En Excel 2007 las herramientas comunes para Cortar y Copiar han sido modificadas con una
característica mejorada que permite usar un botón de pegado el cual se utiliza para especificar si se
desean pegar características especiales de los dados copiados.

39
Pasos para Copiar y Cortar
1. Seleccione las celdas que desea cortar o copiar.

2. Siga uno de estos procedimientos:
Mover celdas
Haga clic en Cortar de la ficha Inicio y seleccione la celda de la parte superior izquierda del
área de pegado.
Copiar celdas
Haga clic en Copiar y seleccione la celda situada en la parte superior izquierda del área de
pegado.
Mover y copiar una selección a una hoja de cálculo diferente
Haga clic en Cortar o en Copiar, haga clic en la ficha de la nueva hoja de cálculo y seleccione
la celda situada en la parte superior izquierda del área de pegado.
Mover y copiar celdas a otro libro
Haga clic en Cortar o en Copiar, cambie al otro libro y seleccione la celda situada en la parte
superior izquierda del área de pegado.
3. Haga clic en la flecha situada junto a Pegar y elija entre las opciones de la lista.
Pegado especial
Puede utilizar el cuadro de diálogo Pegado especial para copiar elementos complejos desde una hoja
de cálculo Excel y los pega en la misma hoja de cálculo o en otra.
Pegar
Haga clic en el atributo de los datos copiados que desea pegar.
Todo.
Pega todo el contenido de las celdas y el formato.
Fórmulas.
Pega sólo las fórmulas tal y como se escribieron en la barra de
fórmulas.
Valores.
Pega sólo los valores tal y como se muestran en las celdas.
Formatos.
Pega sólo el formato de las celdas.

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Comentarios.
Pega sólo los comentarios adjuntos a las celdas.
Validación.
Pega las reglas de validación de los datos de las celdas copiadas al área de pegado.
Todo excepto bordes.

Pega el contenido y el formato aplicado de todas las celdas a las celdas copiadas excepto a los
bordes.
Ancho de las columnas.

Pega el ancho de una columna o rango de columnas a otra columna o rango de columnas.
Formatos de números y fórmulas.

Pega sólo las fórmulas y todas las opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.
Formatos de números y valores.

Pega sólo los valores y todas las opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.
Operación
Específica qué operación matemática, si la hay, desea aplicar a los datos copiados.
Saltar blancos
Evita el reemplazo de valores en el área de pegado cuando hay celdas en blanco en el área de
copiado.
Transponer
Cambia las columnas de los datos copiados a filas y viceversa.
Pegar vínculos
Vincula los datos pegados a la hoja de cálculo activa.
Inmovilizar y Dividir paneles

Para tener un mejor control o visualizar de manera más eficaz la información en una hoja de cálculo,
podemos dividir o inmovilizar paneles, para tener siempre visible información que sea importante en
la hoja de cálculo en todo momento.
Ver dos partes de una hoja dividiendo o inmovilizando paneles
Dividir paneles
1. En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra

horizontal, sitúe el puntero sobre el cuadro de división.
2. Cuando el puntero adopte la forma de puntero de división , arrastre el cuadro de división hacia
abajo o hacia la izquierda, hasta la posición elegida.

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Inmovilizar paneles
La inmovilización de paneles (panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de

otras partes por barras verticales u horizontales.) permite seleccionar los datos que permanecen
visibles al desplazarse en una hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los rótulos de las filas y
las columnas mientras se desplaza.
1. Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:
Panel horizontal superior.

Seleccione la fila situada debajo de donde desee que aparezca la división.
Panel vertical izquierdo.
Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee que aparezca la división.
Paneles superior e izquierdo.
Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha de donde desee que aparezca la división.
2. En la cinta de opciones Vista elija Inmovilizar paneles.
Quitar la división de una ventana o movilizar paneles
Para restaurar una ventana que ha sido dividida en dos áreas no inmovilizadas, haga doble clic en
cualquier parte de la barra de división que divida los paneles (panel: parte de la ventana de
documento unida y a la vez separada de otras partes por barras verticales u horizontales.).
Para quitar los paneles inmovilizados, haga clic cinta de opciones Vista elija movilizar.

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Comentarios
Insertar comentarios
Los comentarios son notas que se escriben para una celda haciendo alguna observación al contenido
de la misma.
Para poder insertar un comentario, siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en la celda sobre la que desee escribir un comentario.

2. En la ficha Revisar, haga clic en Nuevo comentario.
3. Escriba el texto del comentario en el cuadro.
4. Cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro.
Al ordenar datos, los comentarios también se ordenan con ellos. No obstante, en los
informes de tabla dinámica, los comentarios no se mueven al cambiar el diseño del informe.
Modificar un comentario
1. Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea modificar.

2. En la ficha Revisar, haga clic en Modificar comentario.
3. Cuando termine de modificar el texto, haga clic fuera del cuadro de comentario.
Eliminar comentarios
Comentarios seleccionados
1. Seleccione las celdas que contengan los comentarios que desee eliminar.
2. En la ficha Revisar, elija Eliminar.

43
Todos los comentarios de una hoja de cálculo
1. En la ficha Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar, después de clic en Ir a.

2. Haga clic en Especial.
3. Haga clic en Comentarios y luego en Aceptar.
4. En la ficha Revisar, elija Eliminar.
Revisar todos los comentarios de un libro
1. Haga clic en la ficha Revisar.

2. Para revisar cada comentario, siga uno o varios de estos procedimientos:
Para ver los comentarios secuencialmente, comenzando por la celda que esté seleccionada, haga clic
en Siguiente de la cinta de opción Comentarios.
Para verlos en orden inverso, haga clic en el botón Anterior .
Si usted desea que cada vez que inserte un comentario muestre su nombre para identificar
quien hizo esa recomendación, al botón de Office – Opciones de Excel , ubiquese en la
parte inferior del cuadro de diálogo y en el campo Nombre de usuario, escriba su nombre.
10
Revisar ortografía
La revisión de ortografía es una herramienta importante para darle formalidad a nuestros reportes y
tener un mejor control de la buena redacción del mismo, aunque tenga cuidado, nuestro idioma es tan
vasto y complejo, que puede ser que palabras con claros errores ortográficos no los detecte o
palabras que están correctamente escritas las marque como un error de ortografía.
Para revisar le ortografía en una hoja de cálculo siga los siguientes pasos.
1. Seleccione el rango de celdas que desee revisar.

2. Si desea revisar toda la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda.
3. Haga clic en Ortografía en la ficha Revisar.

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4. Si el corrector ortográfico identifica una palabra que no está en el diccionario, realice los cambios
oportunos mediante las opciones del cuadro de diálogo Ortografía.
5. Si desea revisar la ortografía de un texto en otro idioma, haga clic en el idioma del diccionario que
desee utilizar en el cuadro Idioma del diccionario.
Si el cuadro de diálogo Ortografía no está disponible, puede cambiar el idioma utilizando el

cuadro Idioma del diccionario en el botón de Office en la opción Revisión.
11
Autocorrección
La autocorrección es una interesante herramienta que entre otras

cosas corrige faltas de ortografía o gramaticales e inserta
símbolos especiales de manera instantánea, esta herramienta la
desarrolló Microsoft trabajando en equipo con lingüistas y
conocedores de la materia, agregando un listado de las faltas de
ortografía más frecuentes en castellano y en otros idiomas,
logrando que cuando nosotros redactemos esa palabra se corrija
automáticamente, además le da la posibilidad de agregar nuevas
palabras y símbolos a ese listado.
Además usted puede configurar las siguientes Acciones
Active la casilla de verificación Mostrar los botones de las opciones de Autocorrección para
mostrar los botones de las opciones de Autocorrección, que puede utilizar para deshacer una
corrección o activar y desactivar las opciones de Autocorrección. El botón aparece primero como
un pequeño cuadro de color azul cuando se coloca el puntero del mouse (ratón) cerca del texto
corregido automáticamente, y cambia a un icono de botón cuando se señala al texto. Haga clic en
el botón para realizar una selección.

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Active la casilla de verificación Corregir DOs MAyúsculas SEguidas para realizar correcciones
cuando se escriban dos letras mayúsculas consecutivas al principio de una palabra. Por ejemplo,
se cambiará FEliz por Feliz.
Active la casilla de verificación Poner en mayúscula la primera letra de una oración para poner
automáticamente en mayúscula la primera letra de la primera palabra de cada oración. Para crear
un estilo de uso de mayúsculas que no siempre ponga en mayúscula la primera letra de la primera
palabra de una oración, haga clic en el botón Excepciones.
Active la casilla de verificación Poner en mayúscula los nombres de los días para poner
automáticamente en mayúscula la primera letra de los nombres de los días de la semana.
Active la casilla de verificación Corregir el uso accidental de bLOQ MAYÚS para corregir errores
relacionados con la tecla BLOQ MAYÚS. Si tiene esta opción activada y escribe accidentalmente
una palabra de principio de oración con la tecla BLOQ MAYÚS activada, se corregirá el uso de las
mayúsculas de las palabras que escribió y se desactivará la tecla BLOQ MAYUS. Por ejemplo, se
cambiará fELIZ por Feliz.
Desactive la casilla de verificación Reemplazar texto mientras escribe para que no se corrija ni
reemplace texto automáticamente cuando escriba. Para agregar o eliminar texto de sustitución
automática, haga clic en el botón Agregar o Eliminar.
Para abrir un cuadro de diálogo que muestre abreviaturas con uso mixto de mayúsculas y
minúsculas que no desea que Microsoft Office corrija automáticamente, haga clic en el botón
Excepciones.
Etiquetas inteligentes
Puede ahorrar tiempo utilizando las etiquetas inteligentes (etiquetas inteligentes: datos reconocidos y
etiquetados como pertenecientes a un tipo determinado. Por ejemplo, un nombre de una persona o el
nombre de un destinatario de correo electrónico de Microsoft Outlook reciente es un tipo de datos
que es posible reconocer y etiquetar con una etiqueta inteligente.) Para realizar acciones (acciones:
tareas que se pueden llevar a cabo utilizando tarjetas inteligentes. Por ejemplo, agregar un nombre a
una carpeta Contactos de Microsoft Outlook es una acción que se puede realizar con una etiqueta
inteligente del nombre de una persona.) En Microsoft Excel para las cuales normalmente tendría que
abrir otros programas.
Los triángulos de color púrpura situados en las esquinas de las celdas de la hoja de cálculo indican
las etiquetas inteligentes.
Indicadores de etiqueta inteligente
Símbolo financiero
Después de escribir un símbolo bursátil estadounidense en una celda de una hoja de cálculo en
Excel, por ejemplo MSFT, puede usar las opciones de etiqueta inteligente para obtener acceso de
forma instantánea a la información publicada en el Web sobre una organización, sin necesidad de
abrir una ventana de explorador de Internet.

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Por ejemplo, puede hacer clic en una etiqueta inteligente y seleccionar la acción Recent news on
MSN MoneyCentral. El explorador se abre mostrando una página Web con noticias e información
sobre la organización seleccionada. Cuando termine, puede cerrar el explorador y seguir trabajando
en Excel.
El nombre de una persona

Otra acción que puede realizar consiste en agregar el nombre y dirección de una persona desde la
hoja de cálculo en una carpeta de contactos de Office Outlook 2007, sin necesidad de copiar la
información en Excel, abrir Outlook y pegar la información en Outlook.
Basta con escribir un nombre, hacer clic en Acciones de etiquetas inteligentes y seleccionar la
acción Agregar a Contactos. El cuadro de diálogo Contactos se abre con el nombre y la dirección
ya incluidos. Si lo desea, puede agregar información adicional y continuar trabajando en Excel.
Cómo funcionan las etiquetas inteligentes

Excel reconoce determinados tipos de datos, a los cuales aplica etiquetas inteligentes. Los tipos de
acciones que puede realizar dependen de los datos que Excel reconoce y marca con etiquetas
inteligentes.
Por ejemplo, si ha enviado correo recientemente a "Natalia Sol" y escribe este nombre en una celda
de una hoja de cálculo Excel, el nombre se reconoce y recibe una etiqueta inteligente con acciones
que puede realizar, incluidas Enviar correo, Programar reunión, Abrir Contactos o Agregar a
Contactos.
Los indicadores de etiqueta inteligente aparecen en la celda conforme escribe en la hoja de cálculo.
También pueden aparecer al abrir un documento guardado anteriormente.
Las etiquetas inteligentes se desactivan de forma predeterminada en Excel.
Cómo usar las etiquetas inteligentes

Cuando Excel reconoce tipos de datos, dichos datos se marcan con un indicador de etiqueta
inteligente, un triángulo de color púrpura en la celda de la hoja de cálculo. Para averiguar qué
acciones puede realizar con una etiqueta inteligente, desplace el punto de inserción sobre el texto que
lleva un indicador de etiqueta inteligente hasta que aparezca Acciones de etiquetas inteligentes
y, a continuación, haga clic en la flecha junto al botón para ver un menú de acciones.
Indicador de etiqueta inteligente

Botón Acciones de etiquetas inteligentes
Si guarda un documento de Excel que contiene etiquetas inteligentes como una página Web, podrá
realizar algunas tareas en el Web utilizando Microsoft Internet Explorer versión 5 o posteriores.
También puede usar las etiquetas inteligentes en los mensajes de correo electrónico de Outlook y en
Microsoft Word.
Cómo obtener más etiquetas inteligentes

Puede hacer clic en Más etiquetas inteligentes (en el botón de Office, haga clic en Opciones de
Excel, después de clic en la opción Revisión, haga clic en el botón Opciones de Autocorrección y,
a continuación, en la ficha Etiquetas inteligentes) para ir a los sitios Web donde puede encontrar
más etiquetas inteligentes y acciones asociadas.

47
Es posible que encuentre más etiquetas inteligentes creadas por Microsoft, por otros fabricantes o por
profesionales de la tecnología de la información (IT) que diseñan etiquetas inteligentes y acciones
para los productos o servicios concretos con los que trabaja. Por ejemplo, si trabaja en un
departamento de ventas, tal vez pueda hacer clic en una etiqueta inteligente de "nombre de producto"
en un documento que ofrece acciones como "comprobar cantidad" en existencias o precio.
Los tipos de etiquetas inteligentes suministrados con Excel varían según el idioma
activado.
Otros botones que pueden aparecer en la hoja de cálculo

A veces pueden aparecer otros botones mientras trabaja en el libro.
Botón Opciones de Autocorrección
El botón Opciones de Autocorrección aparece inicialmente como un pequeño cuadro azul al

situar el puntero del mouse (ratón) cerca de texto corregido automáticamente y se convierte en un
icono de botón cuando se elige.
Si encuentra un caso en el que no desea corregir el texto, puede deshacer una corrección o activar o
desactivar las opciones de Autocorrección haciendo clic en el botón y realizando una selección.
Botón Opciones de pegado
El botón Opciones de pegado aparece justo debajo de la selección pegada después de pegar
texto o datos. Al hacer clic en el botón, aparece una lista que permite determinar cómo se pega la
información en la hoja de cálculo.
Las opciones disponibles dependen del tipo de contenido pegado, el programa desde el cual se
realiza la operación de pegado y el formato del texto en el destino.

48
Botón Opciones de autorrelleno
El botón Opciones de autorrelleno aparece justo debajo de la selección rellena después de

rellenar texto o datos en una hoja de cálculo. Al hacer clic en el botón, aparece una lista con opciones
de cómo rellenar el texto o los datos.
Las opciones disponibles dependen del tipo de contenido que rellene, el programa desde el cual se
realiza la operación de relleno y el formato del texto o datos que rellene.
Botón Opciones de comprobación de errores
El botón Rastrear error aparece junto a la celda donde se produce un error de fórmula y aparece
un triángulo verde en la parte superior izquierda de la celda. Al hacer clic en la flecha junto a Rastrear
error , aparece una lista de opciones para la comprobación de errores.
Botón Opciones de inserción
El botón Opciones de inserción aparece junto a las celdas, filas o columnas insertadas. Al hacer
clic en la flecha que aparece junto a Opciones de inserción , aparece una lista de opciones de
formato.
12
Configurar Página
Utilice el cuadro de diálogo Configurar página para configurar las opciones de diseño e impresión de
una página.

49
Sección de Página
Orientación
Elija entre horizontal y vertical.
Ajuste de escala
Amplía o reduce la hoja de cálculo o la selección al imprimir, de forma que se ajuste al número de
páginas especificado. Active la casilla de
verificación Ajustar a, escriba un
número en el cuadro páginas de ancho
por y, a continuación, escriba un
número en el cuadro de alto. Para
rellenar el ancho de papel y utilizar las
páginas que sean necesarias, escriba 1
en el cuadro páginas de ancho por y
deje el cuadro de alto en blanco.
Tamaño del papel
Haga clic en Letter, Legal u otra

opción de tamaño para indicar el
tamaño con que desea imprimir el
documento o sobre.
Calidad de impresión
Haga clic en la resolución que desea especificar como calidad de impresión para la hoja de cálculo
activa. La resolución es el número de puntos por pulgada lineal (ppp) que aparecen en la página
impresa. Una resolución superior producirá copias impresas de mejor calidad en impresoras
compatibles con la impresión de alta calidad.
Primer número de página
Escriba Automático para iniciar la numeración de las páginas en "1" (si es la primera página del
trabajo de impresión) o en el siguiente número secuencial (en caso de que no sea la primera página
del trabajo de impresión). Escriba un número para especificar un número de página inicial distinto de
"1".

50
Sección Márgenes
Escriba los valores de los márgenes y vea el resultado en el cuadro Vista previa. Ajuste las medidas
en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho para especificar la distancia entre los datos y
el borde de la página impresa.
Encabezado y Pie de página
Escriba un número en el cuadro Encabezado o Pie de página para ajustar la

distancia entre el encabezado y el borde superior de la página, o entre el pie
de página y el borde inferior de la página. La distancia debe ser inferior al valor
de los márgenes superior e inferior, para evitar que el encabezado o el pie de
página se solapen con los datos.
Centrar en la página
Puede centrar los datos dentro de los márgenes en la página activando la

casilla de verificación Verticalmente u Horizontalmente, o ambas.

51
Sección Encabezado y pie de página
Encabezado
Haga clic en un encabezado integrado en el cuadro

Encabezado y, a continuación, haga clic en Personalizar
encabezado para crear un encabezado personalizado
para la hoja de cálculo. El encabezado integrado se copia
al cuadro de diálogo Encabezado, donde puede aplicarle
formato o editarlo.
Pie de página
Haga clic en un pie de página integrado en el cuadro

Pie de página y, a continuación, haga clic en
Personalizar pie de página para crear un pie de
página personalizado para la hoja de cálculo. El pie de
página integrado se copia al cuadro de diálogo Pie de
página, donde puede aplicarle formato o editarlo.

52
Sección Hoja
Área de impresión
Haga clic en el cuadro Área de impresión para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desea
imprimir; a continuación, arrastre el cursor por las áreas de la hoja de cálculo que desea imprimir. El
botón Contraer cuadro de diálogo situado en el extremo derecho de este cuadro contrae
temporalmente el cuadro de diálogo para que pueda especificar el rango seleccionando celdas de la
hoja de cálculo.
Imprimir títulos
Seleccione una opción bajo Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas o filas como títulos
en cada página de una hoja de cálculo impresa. Active Repetir filas en extremo superior si desea
utilizar filas específicas como título horizontal para cada página. Active Repetir columnas a la
izquierda si desea utilizar títulos verticales en cada página. A continuación, en la hoja de cálculo,
seleccione una o más celdas de las columnas o filas de título que desea. El botón Contraer cuadro
de diálogo situado en el extremo derecho de este cuadro contrae temporalmente el cuadro de diálogo
para que pueda especificar el rango seleccionando celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya
acabado, puede volver a hacer clic en el botón para mostrar de nuevo el cuadro de diálogo completo.

53
Imprimir
Permite especificar la parte de la hoja de cálculo que se va a imprimir, si la copia impresa es en color
o en blanco y negro, y la calidad de la impresión.
Orden de las páginas
Haga clic en Hacia abajo, luego horizontalmente o en Horizontalmente, luego hacia abajo para
controlar el orden en el que los datos se numeran e imprimen cuando no se ajustan a una página.
Cuando se elige una de estas opciones, la imagen de ejemplo muestra una vista previa del sentido de
impresión del documento.
13

54
Vista Preliminar
Para ver cómo será exactamente el aspecto que tendrá cada página una vez impresa, haga clic en
Vista preliminar . En esta vista, puede ver los encabezados, los pies de página y los títulos
impresos.
Microsoft Excel proporciona las siguientes posibilidades para ver la hoja de cálculo y ajustar el
aspecto que tendrá una vez impresa.
Vista normal
La vista predeterminada es la más indicada para ver y trabajar en pantalla.
Vista preliminar
Muestra la página impresa para que pueda ajustar las columnas y los márgenes. El aspecto de las
páginas en la ventana Vista preliminar dependerá de las fuentes disponibles, de la resolución de la
impresora y de los colores de que disponga.
Vista previa de salto de página
Muestra los datos que van a aparecer en cada página para que pueda ajustar el área de
impresión (área de impresión: uno o varios rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuando
no se desea imprimir la hoja de cálculo completa.
Si una hoja de cálculo incluye un área de impresión, sólo se imprime dicha área.) Y los saltos de
página (salto de página: divisor que divide una hoja de cálculo en páginas independientes para su
impresión.
Excel inserta automáticamente los saltos de página basándose en el tamaño del papel, la
configuración de los márgenes, las opciones de aplicación de escala y las posiciones de los saltos de
página manuales que se hayan insertado.
A medida que realiza los ajustes que van a afectar a la impresión de la hoja de cálculo, puede pasar
de una vista a otra para ver los efectos antes de enviar los datos a la impresora.
¿Cuándo ajustar los márgenes?

Ajuste los márgenes o las columnas cuando los datos se salgan del ancho de página y no desee
reducir su tamaño para ajustarlos. En la vista preliminar, puede cambiar el ancho de los márgenes y
de las columnas de la hoja de cálculo arrastrando los controladores de tamaño. Haga clic en el botón
Márgenes para que se muestren los controladores.
Controladores de tamaño del margen

Controladores de tamaño de la columna

55
Cambiar el tamaño de filas y columnas individuales
Mueva las líneas de división en el área de los números de fila y letras de columna.
Ajuste de tamaño de la columna

Ajuste de tamaño de la fila
Líneas de división, orden de las páginas y valores adicionales

En la vista preliminar, puede cambiar la forma en la que se imprime la hoja de cálculo. Con el botón
Configurar podrá activar o desactivar las líneas de división, imprimir un borrador de la hoja de cálculo
y cambiar el orden de impresión de las páginas.
Rango de páginas
Puede tener una vista previa de un rango de páginas concreto.
Gráfico incrustado
Si una hoja de cálculo contiene un gráfico incrustado, la vista previa presenta ambos. Puede mover el
gráfico o cambiar su tamaño en vista normal o en vista previa de salto de página. Si selecciona un
gráfico incrustado antes de hacer clic en Vista preliminar , Excel sólo presenta éste.
14
56
Impresión
Una necesidad importante cuando trabajamos con una hoja de cálculo es poder imprimir la
información que se encuentra en un rango, hoja o libro de Excel. A continuación describimos las
principales opciones que Excel nos ofrece para este fin.
Impresora
Seleccione una impresora. Se muestra información sobre la impresora seleccionada.
Propiedades
Haga clic en Propiedades para cambiar las opciones de la impresora seleccionada. En la mayoría de
los casos, la configuración especificada se aplica únicamente a la hoja activa. Una excepción a esto
es la opción Carpeta predeterminada de Microsoft Office Document Image Writer; los cambios
realizados en esta opción afectarán a la misma en otras aplicaciones de Microsoft Office.

57
Buscar impresora
Permite seleccionar una impresora de la red que no está en la lista. Cuando haya seleccionado la
impresora que desea utilizar, haga clic en Aceptar para volver a este menú e imprimir el documento.
Imprimir a archivo
Muestra el cuadro de diálogo Imprimir a archivo cuando se hace clic en Aceptar. Imprime el
documento en un archivo, en lugar de hacerlo en una impresora.
Intervalo de impresión
Permite especificar las páginas del documento que se desea imprimir. Si hace clic en Páginas,
deberá escribir los números de las páginas que desea imprimir.
Copias
Permite especificar el número de copias que se desea imprimir.
Intercalar
Organiza las páginas numeradas al imprimir varias copias de un documento. Se imprimirá una copia
completa del primer documento antes de que se imprima la primera página de la siguiente copia.

58
Imprimir
Permite especificar la parte del documento que se desea imprimir.
Selección
Imprime únicamente las celdas y los objetos seleccionados en la hoja de cálculo.
Todo el libro
Imprime todas las hojas del libro activo que contienen datos. Si una hoja tiene un área de impresión,
sólo se imprimirá el área de impresión.
Hojas activas
Imprime cada una de las hojas seleccionadas. Cada hoja del libro empieza en una nueva página. Si
una hoja tiene un área de impresión, sólo se imprimirá el área de impresión. Si se selecciona un
objeto de gráfico, esta opción cambia a Gráfico seleccionado.
Lista
Imprime sólo la lista seleccionada en la hoja de cálculo.
Métodos
A continuación veremos diferentes técnicas que tenemos disponibles para imprimir la información en
Excel.
Imprimir la selección, las hojas de cálculo activas o un libro

Si la hoja de cálculo tiene definida un área de impresión, Microsoft Excel sólo imprimirá dicha área a
menos que se realice una selección específica. Por ejemplo, si selecciona un rango de celdas para su
impresión y hace clic en Selección, Excel imprime la selección y omite las áreas de impresión
definidas en la hoja.
1. En el botón de Office, haga clic en Imprimir.

2. En Imprimir, seleccione una opción para imprimir la selección, las hojas activas o todo el libro.
Imprimir varias hojas de cálculo a la vez
1. Seleccione las hojas de cálculo que desee imprimir.
¿Cómo?
Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambios
pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas.

59
Para seleccionar Haga esto
Una sola hoja Haga clic en la etiqueta de la hoja.
Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones para desplazar

etiquetas para verla y, a continuación, haga clic en la etiqueta.
Dos o más hojas Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga
adyacentes presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última hoja.
Dos o más hojas Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga
NO adyacentes presionada la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de las demás hojas.
Todas las hojas Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, elija
de un libro. Seleccionar todas las hojas en el menú contextual (menú contextual: menú
que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento
determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón
secundario del mouse (ratón) en el elemento, o presione MAYÚS+F10.).
Si las etiquetas de las hojas están codificadas por color, el nombre de la etiqueta de
hoja quedará subrayado en un color especificado por el usuario al seleccionarlo. Si la
etiqueta de hoja se muestra con un color de fondo, esto significa que no se ha
seleccionado la hoja.
Cancelar una selección de varias hojas

Para cancelar una selección de varias hojas en un libro, haga clic en cualquier hoja no
seleccionada.
Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario del Mouse en
la etiqueta de una hoja seleccionada. A continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú
contextual.
2. En el botón de Office, haga clic en Imprimir.
Imprimir varios libros de forma simultánea

Todos los archivos de libro que desee imprimir deben estar situados en la misma carpeta.
1. En el botón de Office, haga clic en Abrir.

2. Presione y mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el nombre de los libros que desea
imprimir.
3. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Herramientas y, a continuación, en Imprimir.

60
Imprimir una lista
Se pueden imprimir sólo los datos incluidos en una lista (lista: serie de filas que contienen datos
relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el
comando Dar formato como tabla.).
1. Active la lista seleccionando una celda que se encuentre en la lista.

2. En el botón de Office, haga clic en Imprimir, despues de clic en la opción Tabla.
Establecer áreas de impresión

Usted tiene la posibilidad de determinar que un rango de celdas previamente seleccionadas se
establezca como un área de impresión, logrando que sean esta las únicas tomadas en cuenta para el
proceso de impresión. Para logar esto siga los siguientes pasos:
1. Seleccione el rango de celdas en que quieres establecer el área de impresión.

2. Entre al menú Archivo – Área de impresión - Establecer área de impresión.
3. Para eliminar el área de impresión entre al menú Archivo – Área de impresión – borrar área de
impresión.
15
Formulas y Funciones
Antes de iniciar, dejaremos en claro cual es la diferencia entre una formula y una funcion.
Fórmulas
Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula
comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación,
suma 5 al resultado.
=5+2*3
Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, y constantes
Ejemplo:
Partes de una fórmula:

Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...
Referencias (o nombres): A2 devuelve el valor de la celda A2.
Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.
Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador *
(asterisco) multiplica.
61
Funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse
para ejecutar operaciones simples o complejas.
Estructura de una función:
Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre
de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un
paréntesis de cierre.
Nombre de función
Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o
FALSO, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá
generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes fórmulas u
otras funciones.
Operadores de cálculo
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula.
Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación,
texto y referencia.
Tipos de operadores
Operadores aritméticos
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar
números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.
Operador aritmético Significado (Ejemplo)
+ (signo más) Suma (3+3)
- (signo menos) Negación (-1) Resta (3-1)
* (asterisco) Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua) División (3/3)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)

62
Operadores de comparación
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores
utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
Operador de comparación Significado (Ejemplo)
= (signo igual) Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que) Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)
Operador de concatenación de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un
solo elemento de texto.
Operadores de referencia
Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.
Operador de Significado (Ejemplo)

referencia
: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos
referencias, éstas incluidas (B5:B15)
, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola

(SUMA(B5:B15,D5:D15))
(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las
dos referencias (B7:D7 C6:C8)
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan
por un signo igual (=).
El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo
igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de
cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador
de la fórmula.

63
Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden
que se indica en la tabla a continuación.
Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un
operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
Operador Descripción
% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas

de texto
(concatenación)
= < > <= >= <> Comparación
También puede manipular el orden en que las operaciones matemáticas se realizan con
la ayuda de los paréntesis “( )”
Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará
en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la
multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a
continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que
calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y
F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

64
Constantes en las fórmulas
Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el
texto "Ganancias trimestrales" son constantes.
Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión, no es una constante. Si utiliza
valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el
resultado cambia sólo si modifica la fórmula.
16
Referencias Absolutas, Relativas y Mixtas
Referencias relativas
Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que
contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que
contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia
se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias
relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta
automáticamente de =A1 a =A2.
Fórmula copiada con referencia relativa
Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en
una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia
absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se
65
ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario
cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la
celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.
Fórmula copiada con referencia absoluta
Si selecciona una formula y presiona al mismo tiempo la tecla de función F4, la convierte en
una referencia absoluta
Referencias mixtas
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna
relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila
absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se
cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en
filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se
ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la
celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1
Fórmula copiada con referencia mixta
17
Nombres en las fórmulas

Puede utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las
celdas de esas columnas o filas. También puede crear nombres descriptivos para representar las
celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes. Es posible utilizar rótulos en las
fórmulas que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si desea representar un rango en
otra hoja, utilice un nombre.
Utilizar nombres definidos para representar celdas, constantes o fórmulas

Un nombre definido en una fórmula puede facilitar la comprensión del objetivo de la fórmula. Por
ejemplo, la fórmula =SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede ser más sencilla de identificar que
=SUMA(C20:C30).
Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo. Por ejemplo, si el nombre
VentasProyectadas hace referencia al rango A20:A30 en la primera hoja del cálculo de un libro,
puede utilizarse el nombre VentasProyectadas en cualquier hoja del mismo libro para hacer
referencia al rango A20:A30 en la primera hoja de cálculo.

66
Los nombres también pueden utilizarse para representar fórmulas o valores que no cambien
(constantes). Por ejemplo, puede utilizarse el nombre IVA para representar el importe del impuesto
(como un porcentaje) aplicado a las transacciones de ventas.
También puede vincularlo a un nombre definido en otro libro, o definir un nombre que haga referencia
a celdas de otro libro. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(Ventas.xls!VentasProyectadas) hace
referencia al rango con el nombre VentasProyectadas del libro denominado Ventas.
De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda
Directrices para los nombres

Caracteres permitidos: El primer carácter de un nombre deberá ser una letra o un carácter de
subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de
subrayado.
Nombres iguales que referencias: Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de
celda, como Z$100 o L1C1.
Usar varias palabras: Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden
utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores de palabras; por ejemplo,
Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
Número de caracteres permitido:
Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo.
Si un nombre definido para un rango contiene más de 253 caracteres, no podrá

seleccionarlo en el cuadro Nombre, además no distingue entre mayúsculas y minúsculas
18
Utilizar rótulos de filas y columnas existentes como nombres
Cuando se crea una fórmula que hace referencia a datos en una

hoja de cálculo, se pueden utilizar los rótulos de fila y de columna
de la hoja para hacer referencia a datos. Por ejemplo, para calcular
el valor total de la columna Producto, utilice la fórmula
=SUMA(Producto).

67
Utilizar un rótulo
Si tiene que hacer referencia a la cantidad de Producto 3 correspondiente a la división Este (es decir,
al valor 110,00), puede utilizar la fórmula =Producto 3 Este. El espacio que hay en la fórmula
"Producto 3" y "Este" es el operador de intersección. Este operador designa que Microsoft Excel debe
buscar y devolver el valor de la celda en la intersección de la fila que tiene el rótulo Este y la columna
que tiene el rótulo Producto 3.
De manera predeterminada, Excel no reconoce los rótulos de las fórmulas. Para utilizar
rótulos en las fórmulas, haga clic en el comando Opciones del menú Herramientas y, a
continuación, en la ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de
verificación
Aceptar rótulos en las fórmulas.
Rótulos apilados
Si utiliza rótulos para las columnas y filas en la hoja de cálculo, pueden utilizarlos para crear fórmulas
que hagan referencia a los datos de la hoja de cálculo. Si la hoja de cálculo contiene rótulos de
columna apilados (un rótulo en una celda va seguido de uno o más rótulos por debajo de él), pueden
utilizarse en las fórmulas para hacer referencia a los datos de la hoja de cálculo. Por ejemplo, si el
rótulo Oeste está en la celda E5 y el rótulo Previstas está en la celda E6, la fórmula =SUMA(Oeste
Previstas) devolverá el valor total de la columna Oeste Previstas.
Orden de los rótulos apilados

Si se hace referencia a la información mediante el uso de rótulos apilados, la referencia se hará en el
orden en que aparezcan los rótulos, de arriba a abajo. Si el rótulo Oeste está en la celda F5 y el rótulo
Real está en la celda F6, puede hacer referencia a los números reales de Oeste mediante el uso de
Oeste Real en una fórmula. Por ejemplo, para calcular el promedio de las cifras reales de Oeste,
utilice la fórmula =PROMEDIO(Oeste Real).
Utilizar fechas como rótulos

Si se asigna un rótulo a un rango mediante el cuadro de diálogo Rango de rótulos y el rango
contiene un año o una fecha como un rótulo, Excel definirá la fecha como un rótulo encerrándolo entre
comillas sencillas cuando se escriba en una fórmula. Por ejemplo, supongamos que la hoja de cálculo
contiene los rótulos 2007 y 2008 y que éstos se han especificado mediante el cuadro de diálogo
Rango de rótulos. Cuando escriba la fórmula =SUMA(2008), Excel actualizará automáticamente la
fórmula a =SUMA('2008').
19

68
Funciones básicas
A continuación seleccionamos una lista de funciones comunes que aunque forman parte de varias
categorías, independientemente del trabajo que realicemos nos pueden ser útiles.
SUMA
Suma todos los números de un rango.
Sintaxis:
=SUMA(número1,número2, ...)
Número1;número2;... Son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.
Observaciones:
Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba
directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o
referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la
matriz o en la referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números
causarán errores.
PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
Sintaxis:
=PROMEDIO(número1,número2,...)
Número1, número2, ... Son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.
Observaciones:
Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan
números.
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos
valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.
Cuando se esté calculando el promedio de celdas, tenga en cuenta la diferencia existente entre
las celdas vacías, de manera especial si ha quitado la marca a la casilla Valores cero en la ficha
Ver (comando Opciones en el menú Herramientas). Las celdas vacías no se cuentan pero sí
los valores cero.
MIN
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
Sintaxis:
=MIN(número1,número2, ...)
Número1, número2, ... Son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor mínimo.

69
Observaciones:
Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o
representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que
no se pueda traducir a números causarán errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o
referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o
referencia se pasan por alto.
Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.
MAX
Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
Sintaxis:
=MAX(número1,número2, ...)
Número1, número2, ... Son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor máximo.
Observaciones:
Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o
representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no
se pueda traducir a números causarán errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia.
Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se
pasan por alto.
Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.
CONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de
argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango
o de una matriz de números.
Sintaxis:
=CONTAR(ref1,ref2,...)
Ref1, ref2, ... Son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de
datos, pero sólo se cuentan los números.
Observaciones:
Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se cuentan;
los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por
alto.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o
referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la
matriz o en la referencia. Utilice la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o
valores de error.
20
70
Formulas matriciales
Es una fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un
único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se
especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR, Microsoft Excel inserta de forma automática la
fórmula entre llaves ({}).
Calcular un único resultado

Puede utilizar una fórmula matricial para realizar varios cálculos que generen un único resultado. Este
tipo de fórmula matricial permite simplificar un modelo de hoja de cálculo sustituyendo varias fórmulas
distintas por una sola fórmula matricial.
Calcular varios resultados

Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o requieren una matriz de
valores como argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula matricial, deberá
introducirse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los
argumentos matriciales.
21
Funciones de Fecha y Hora
HOY
Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que
Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de
escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha.
Sintaxis:
=HOY( )
AHORA
Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de
escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha.
Sintaxis:
=AHORA( )

71
DIA
Devuelve el día de una fecha, representada por un número de serie. El día se expresa como un
número entero comprendido entre 1 y 31.
Sintaxis:
=DIA(núm_de_serie)
Núm_de_serie:
Es la fecha del día que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o
como resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23
de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto.
MES
Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se expresa como número
entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis:
=MES(núm_de_serie)
Núm_de_serie
Es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o
AÑO
Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero comprendido
entre 1900 y 9999.
Sintaxis:
=AÑO(núm_de_serie)
Núm_de_serie:
Es la fecha del año que desee buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o
22
72
Funciones de Estadística
MODA
Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que
MEDIANA, MODA es una medida de posición.
Sintaxis:
=MODA(número1,número2,..)
Número1, número2, ... Son de 1 a 30 argumentos cuya moda desea calcular. También puede
utilizar una matriz única o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y
coma
FRECUENCIA
Calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve un matriz vertical de
números. Por ejemplo, utilice FRECUENCIA para contar el número de los resultados que se
encuentran dentro de un rango. Debe introducirse como una fórmula de matrices debido a que
FRECUENCIA devuelve una matriz.
Sintaxis:
=FRECUENCIA(datos,grupos)
Datos:
Es una matriz de un conjunto e valores o una referencia a un conjunto de valores cuyas frecuencias
desea contar. Si datos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve una matriz de ceros.
Grupos:
Es una matriz de intervalos o una referencia a intervalos dentro de los cuales desea agrupar los
valores del argumento datos. Si grupos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve el número
de elementos contenido en datos.
MEDIANA
Devuelve la mediana de los números. La mediana es el número que se encuentra en medio de un
conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es
menor.
Sintaxis:
=MEDIANA(número1,número2, ...)
Número1, número2, ... Son entre 1 y 30 números cuya mediana desea obtener.

73
CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio
especificado.
Sintaxis:
=CONTAR.SI(rango,criterio)
Rango: Es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio: Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a
contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas".
SUMAR.SI
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis:
=SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma)
Rango: Es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio: Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a
sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".
Rango_suma: Son las celdas que se van a sumar.
23
Funciones Matemáticas
POTENCIA
Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia.
Sintaxis:
=POTENCIA(número,potencia)

74
Número: Es el número base. Puede ser cualquier número real.
Potencia: Es el exponente al que desea elevar el número base.
Observación:
Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la función POTENCIA para indicar a qué potencia se
eleva el número base, por ejemplo 5^2.
LN
Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número. Los logaritmos naturales son logaritmos que
se basan en la constante e (2,71828182845904).
Sintaxis:
=LN(número)
Número: Es el número real positivo cuyo logaritmo natural desea obtener.
Observación: LN es la función inversa de la función EXP.
RADIANES
Convierte grados en radianes.

Sintaxis:
=RADIANES(grados)
Grados: Es un ángulo en grados que desea convertir
REDONDEAR
Redondea un número al número de decimales especificado.
Sintaxis:
=REDONDEAR(número,núm_decimales)
Número: Es el número que desea redondear.
Núm_decimales: Especifica el número de dígitos al que desea redondear el argumento número.
Observaciones:
Si el argumento núm_decimales es mayor que 0 (cero), número se redondeará al número de
lugares decimales especificado.
Si el argumento núm_decimales es 0, número se redondeará al entero más próximo.
Si el argumento núm_decimales es menor que 0, número se redondeará hacia la izquierda del
separador decimal.

75
NUMERO.ROMANO
Convierte un número arábigo en número romano con formato de texto.
Sintaxis:
=NUMERO.ROMANO(número,forma)
Número: Es el número arábigo que desea convertir.
Forma: Es un número que especifica el tipo de número romano que desea. El estilo de número
romano varía entre clásico y simplificado; cuanto más aumenta el valor del argumento forma, más
conciso es el estilo devuelto. Vea los ejemplos siguientes.
Forma Tipo
Fórmula Descripción (Resultado)
=NUMERO.ROMANO(499;0) Estilo de número romano clásico para 499 (CDXCIX)
=NUMERO.ROMANO(499;1) Versión más concisa para 499 (LDVLIV)
=NUMERO.ROMANO(499;2) Versión más concisa para 499 (XDIX)
=NUMERO.ROMANO(499;3) Versión más concisa para 499 (VDIV)
=NUMERO.ROMANO(499;4) Versión más concisa para 499 (ID)
=NUMERO.ROMANO(2013;0) Estilo de número romano clásico para 2013 (MMXIII)
Observaciones:
Si el argumento número es negativo, la función devuelve el valor de error #¡VALOR!
Si el argumento número es mayor que 3999, la función devuelve el valor de error #¡VALOR!
24
Funciones de Texto y Datos
CONCATENAR
Concatena argumentos de texto.
Sintaxis:
=CONCATENAR (texto1,texto2, ...)
Texto1, texto2, ... Son de 1 a 30 elementos de texto que se unirán en un elemento de texto único.
Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o referencias a celdas únicas.
Observaciones: Puede utilizar el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir elementos de
texto.

76
MINUSC
Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas.
Sintaxis:
=MINUSC(texto)
Texto: Es el texto que desea convertir en minúsculas. MINUSC no cambia los caracteres de texto que
no sean letras.
MAYUSC
Convierte el texto en mayúsculas.
Sintaxis:
=MAYUSC(texto)
Texto: Es el texto que desea convertir a mayúsculas. El argumento texto puede ser una referencia o
una cadena de texto.
EXTRAE
EXTRAE devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la
posición que especifique y en función del número de caracteres que especifique.
Sintaxis:
=EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)
Texto: Es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Posición_inicial: Es la posición del primer carácter que desea extraer de texto. La posición_inicial del
primer carácter de texto es 1 y así sucesivamente.
Núm_de_caracteres: Especifica el número de caracteres que desea que EXTRAE devuelva del
argumento texto.
25
Funciones de ingeniería
CONVERTIR
Convierte un número de un sistema de medida a otro. Por ejemplo, CONVERTIR puede convertir una
tabla de distancias en millas a una tabla de distancias en kilómetros.
Si esta función no está disponible y devuelve el error #¿NOMBRE?, instale y cargue el programa de
complementos Herramientas para análisis.
Sintaxis:
=CONVERTIR(número,de_unidad;a_unidad)
77
Número: Es el número a convertir.
De_unidad: Es la unidad del argumento número.
A_unidad : Son las unidades que se van a utilizar en el resultado. CONVERTIR acepta los siguientes
valores de texto (entre comillas) para los argumentos de_unidad y a_unidad:
Peso y masa De unidad a unidad
Gramo "g"
Slug "sg"
Libra masa (avoirdupois) "lbm"
U (unidad de masa atómica) "u"
Onza (sistema avdp) "ozm"
Longitud De unidad a unidad
Metro "m"
Milla "mi"
Milla náutica "Nmi"
Pulgada "in"
Pie "ft"
Yarda "yd"
Angstrom "ang"
Pica (1/72 in.) "Pica"
DEC.A.BIN
Convierte un número decimal en binario.

Sintaxis:
=DEC.A.BIN(número,caracteres)
Número: Es el número entero decimal que desea convertir. Si el argumento número es negativo, el
argumento caracteres se pasa por alto y DEC.A.BIN devuelve un número binario de 10 caracteres (10
bits) donde el bit más significativo es el bit de signo. Los 9 bits restantes son bits de magnitud. Los
números negativos se representan usando la notación complementaria de 2.

78
Caracteres: Es el número de caracteres que se va a utilizar. Si el argumento caracteres se omite,
DEC.A.BIN usa el mínimo número de caracteres requerido. El argumento caracteres es útil para
completar el valor devuelto con ceros (0) a la derecha.
BIN.A.DEC
Convierte un número binario en decimal.

Sintaxis:
=BIN.A.DEC(número)
Número :Es el número binario que desea convertir. El número no puede contener más de 10
caracteres (10 bits). El bit más significativo del argumento número es el bit de signo. Los 9 bits
restantes son bits de magnitud. Los números negativos se representan usando la notación
complementaria de 2.
Observación:
Si el argumento número no es un número binario válido o si contiene más de 10 caracteres (10
bits), BIN.A.DEC devuelve el valor de error #¡NUM!
26
Funciones de Financieras
VF
Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de
interés constante.
Sintaxis:
=VF(tasa,nper,pago,va,tipo)
Para obtener una descripción más completa de los argumentos de VF y más información acerca de
las funciones para anualidades, vea VA.
Tasa: Es la tasa de interés por período.

Nper: Es el número total de períodos de pago en una anualidad.

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Pago: Es el pago que se efectúa cada período y que no puede cambiar durante la vigencia de la
anualidad. Generalmente, el argumento pago incluye el capital y el interés pero ningún otro arancel o
impuesto. Si se omite el argumento pago, se deberá incluir el argumento va.
Va: Es el valor actual o el importe total de una serie de pagos futuros. Si el argumento va se omite, se
considerará 0 (cero) y se deberá incluir el argumento pago.
Tipo: Es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos. Si tipo se omite, se calculará como 0.
Defina tipo como Si los pagos vencen
0 Al final del período
1 Al inicio del período
Observaciones:
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y
nper. Si realiza pagos mensuales sobre un préstamo de 4 años con un interés anual del 12
por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si realiza
pagos anuales sobre el mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el
argumento nper.
En todos los argumentos el efectivo que paga, por ejemplo depósitos en cuentas de ahorros,
se representa con números negativos; el efectivo que recibe, por ejemplo cheques de
dividendos, se representa con números positivos.
PAGO
Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.
Sintaxis:
=PAGO(tasa,nper,va,vf,tipo)
Tasa: Es el tipo de interés del préstamo.

Nper: Es el número total de pagos del préstamo.
Va: Es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros, también se
conoce como el principal.
Vf: Es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si el
argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0).
Tipo: Es el número 0 (cero) ó 1 e indica el vencimiento de los pagos.

80
Defina tipo como Si los pagos vencen
0 u omitido Al final del período
1 Al inicio del período
Observaciones:
El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el interés, pero no incluye impuestos, pagos
en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos.
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y
nper. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con una tasa de interés
anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si
efectúa pagos anuales del mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4
para el argumento nper.
Para encontrar la cantidad total que se pagó durante la duración del préstamo, multiplique
el valor devuelto por PAGO por el argumento nper.
DB
Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando el método de depreciación

de saldo fijo.
Sintaxis:
=DB(costo,valor_residual,vida,período,mes)
Costo: Es el costo inicial del bien.

Valor_residual: Es el valor al final de la depreciación.
Vida: Es el número de períodos durante los cuales se produce la amortización del bien (también
conocido como vida útil del bien).
Período: Es el período para el que se desea calcular la depreciación. Debe usar los mismos valores
que el argumento vida.
Mes: Es el número de meses en el primer año. Si se omite el argumento mes, se supondrá que es 12.
Observaciones:
El método de depreciación de saldo fijo calcula la depreciación a tasa fija. La función DB usa
las fórmulas siguientes para calcular la depreciación durante un período:
(costo - depreciación total de períodos anteriores) * tasa

81
Donde:
tasa = 1 - ((valor_residual / costo) ^ (1 / vida)), redondeado hasta tres posiciones decimales.
La depreciación del primer y último períodos son casos especiales. La función DB usa la
fórmula siguiente para calcular el primer período:
costo * tasa * mes / 12
Para calcular el último período, DB usa la fórmula siguiente:
((costo - depreciación total de períodos anteriores) * tasa * (12 - mes)) / 12
27
Funciones de Búsqueda
BUSCARV
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la
misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando
los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que
desea encontrar.
La V de BUSCARV significa "Vertical".
Sintaxis:
=BUSCARV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columnas,ordenado)

82
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera
columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente:
...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV
podría devolver un valor incorrecto.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser
texto, números o valores lógicos.
El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede

ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en: Es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un
rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
Indicador_columnas: Es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse
el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de
la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a
2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente.
Ordenado: Es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o
aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras
palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a
valor_buscado.
BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un
valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los
valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee
encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV
cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que
desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis:
=BUSCARH(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_filas, ordenado)
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser

texto, números o valores lógicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de
matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z,
FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor
incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en.
Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un
valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en: Es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia
a un rango o el nombre de un rango.
83
Indicador_filas: Es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor
coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si
indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si
indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es
mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!
Ordenado: Es un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta o
aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia aproximada. Es decir, si no
encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si
es FALSO, BUSCARH encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el
valor de error #N/A.
28
Funciones Lógicas
SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es

FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis:
=SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Prueba_lógica: Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO.
Valor_si_falso: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO.
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y

valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos
siguientes.
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más
argumentos son FALSO.
Sintaxis:
=si(Y(valor_lógico1,valor_lógico2, ...),valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... Son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.

84
O
Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos

los argumentos son FALSO
Sintaxis:
=si(O(valor_lógico1,valor_lógico2, ...),valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... Son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.
29
Series
Es posible rellenar con rapidez varios tipos de series de datos seleccionado celdas y arrastrando el
controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (seleccione Rellenar en el menú Edición
y, a continuación, haga clic en Series).
Copiar datos dentro de una fila o una columna

Al arrastrar el controlador de relleno de una celda, se puede copiar el contenido de una celda a otras
celdas de la misma fila o columna.
Rellenar una serie de números, fechas u otros elementos
Microsoft Excel puede continuar automáticamente una serie de números, combinaciones de números
y texto, fechas o períodos de tiempo basados en un diseño que se establezca. Por ejemplo, las
selecciones iníciales de la tabla siguiente se extienden como se muestra. Los elementos separados
por comas se encuentran en celdas adyacentes.

85
Selección inicial Serie extendida
1, 2, 3 4, 5, 6
9:00 10:00, 11:00, 12:00
Lun mar, mié, jue
Lunes martes, miércoles, jueves
Ene feb, mar, abr
ene, abr jul, oct, ene
Ene-99, Abr-99 jul-99, oct-99, ene-00
15-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct
1999, 2000 2001, 2002, 2007
1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,...
Trim3 (o T3 o Trimestre3) Trim4, Trim1, Trim2,...
texto1, textoA texto2, textoA, texto3, textoA,...
1er período 2do período, 3er período,...
Producto 1 Producto 2, Producto 3,...
Si la selección contiene números, se puede controlar si se va a crear una serie lineal o

una serie geométrica.
30
Ordenar datos
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de
nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a
menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos
mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
En Excel 2007, puede aplicar estados de ordenación con un máximo de sesenta y cuatro condiciones
de ordenación por las que ordenar los datos, pero las versiones anteriores de Excel únicamente
admiten estados de ordenación con un máximo de tres condiciones

86
Ordenar y filtrar datos por color es una nueva característica de Microsoft Office Excel 2007 que
se ha esperado con impaciencia. Las consideraciones y los ejemplos siguientes pueden
ayudarle a que destaquen sus informes de Office Excel 2007
Asimismo, puede ordenar y filtrar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.
Utilice un conjunto de iconos para anotar y clasificar los datos en tres, cuatro o cinco categorías
separadas por un valor umbral. Cada icono representa un intervalo de valores. Por ejemplo, en la
siguiente tabla de conjuntos de iconos, el conjunto de iconos de 3 flechas, donde la flecha verde que
apunta hacia arriba representa valores superiores, la flecha amarilla que apunta lateralmente
representa valores medios y la flecha de color rojo que apunta hacia abajo representa valores
inferiores.
31
87
Filtrar datos
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que
se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o
un filtro.) Que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede
copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de
datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.
También puede filtrar por más de un columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro
adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.
Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios.
Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por
ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar
por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

88
Quitar duplicados
Filtrar valores únicos y quitar valores duplicados son dos tareas muy relacionadas porque los
resultados mostrados son los mismos: una lista de valores únicos. Sin embargo, la diferencia es
importante: cuando filtra por valores únicos, oculta temporalmente los valores duplicados pero cuando
quita valores duplicados, elimina los valores duplicados de manera permanente.
Un valor duplicado es aquél en el que todos los valores de la fila coinciden exactamente con todos los
valores de otra. Los valores duplicados están determinados por el valor mostrado en la celda y no
necesariamente el valor guardado. Por ejemplo, si tiene el mismo valor de fecha en celdas diferentes,
una con formato "8/3/2006" y la otra como "8 de marzo de 2006", los valores son únicos.
32

89
Gráficos
En Microsoft Office Excel 2007, es fácil crear gráficos de aspecto profesional. Sólo con seleccionar un
tipo, un diseño y estilo de gráfico (opciones de fácil acceso en la nueva cinta de opciones de Office
Excel 2007), obtendrá resultados profesionales inmediatos cada vez que cree un gráfico.
Otra de las nuevas características es que puede guardar sus gráficos favoritos como una plantilla de
gráfico que podrá aplicar rápidamente cuando cree un nuevo gráfico.

90
Esta platilla se guardara en el directorio Charts de Microsoft Office con el formato de Plantilla de
gráfico de Microsoft Office
La plantilla estará disponible de esta forma.
Puede aprovechar también las eficaces características de creación de gráficos de Excel en otros
programas de 2007 Microsoft Office system, como Microsoft Office PowerPoint 2007 y Microsoft Office
Word 2007.

91
Crear gráficos
Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de cálculo. Asimismo,
puede publicarlo en una página Web. Para crear un gráfico, debe especificar primero sus datos en la
hoja de cálculo. A continuación, seleccione los datos y utilice el Asistente para gráficos, que le
guiará en el proceso de elegir el tipo de gráfico y sus distintas opciones, o bien utilice la barra de
herramientas Gráfico para crear un gráfico básico al que podrá aplicar formato más adelante.
Datos de la hoja de cálculo

Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo
Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se actualiza
automáticamente al cambiar estos datos.
Marcador de datos
Línea de división principal
Nombres de categoría
Nombres de series de datos del gráfico

92
Marcador de datos
Cada marcador de datos representa un número de la hoja de cálculo. Los marcadores de datos que
tengan la misma trama representan una serie de datos. En el ejemplo anterior, el marcador de datos
situado en el extremo derecho representa el valor real del segundo trimestre de 99.
Línea de cuadrícula principal

Microsoft Excel crea los valores de los ejes a partir de los datos de la hoja de cálculo. Observe que los
valores de los ejes en el ejemplo anterior estaban comprendidos en el rango que va de 0 a 120, que
abarca todos los valores de la hoja de cálculo. Las líneas de división principales marcan los intervalos
principales del eje. También es posible ver las líneas de división secundarias del gráfico, que marcan
los intervalos existentes entre los intervalos principales.
Nombres de categoría
Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para asignar
nombres a los ejes de las categorías. En el ejemplo anterior, los títulos de las filas TRIM1 y TRIM2
aparecen como nombres de ejes de categorías.
Nombres de series de datos del gráfico

Excel también utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los
nombres de las series. Estos nombres aparecen en la leyenda del gráfico. En el ejemplo anterior, los
títulos de las filas Proyectado y Real aparecen como nombres de series.
Sugerencias para gráficos

Cuando se sitúa el puntero sobre un elemento de un gráfico, aparece una sugerencia que contiene el
nombre del elemento. Por ejemplo, al colocar el puntero sobre una leyenda, aparece una sugerencia
para gráfico que contiene la palabra Leyenda.
Elegir el tipo de gráfico adecuado
En función al tipo de información que desea graficar, Excel le ofrece una gran variedad de tipos de
gráficos, con los cuales podrá representar su información de una manera efectiva.
A continuación explicamos las características de los tipos de gráficos más comunes.

93
Columnas.
Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de
determinado período de tiempo, o ilustra las comparaciones entre elementos. Las categorías se
organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación que se
ha producido en el transcurso del tiempo. Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación
de cada elemento con el todo. El gráfico de columnas en perspectiva 3D compara puntos de datos
a lo largo de dos ejes.
Barra.
Los gráficos de barras ilustran las comparaciones entre elementos individuales. Las categorías
aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de hacer hincapié en la
comparación de valores y haciendo menos énfasis en el tiempo transcurrido. Los gráficos de
barras apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo.

94
Línea.
Los gráficos de líneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.
Circular.
Los gráficos circulares muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una
serie de datos en función de la suma de elementos. Siempre mostrará una única serie de datos, y
resulta de utilidad cuando se desea destacar un elemento significativo. Para hacer más visibles los
sectores pequeños, podrá agruparlos como un solo elemento del gráfico circular y, a continuación,
descomponer dicho elemento en un gráfico circular y de barras más pequeños situado junto al
gráfico principal.

95
XY (Dispersión).
Los gráficos XY (Dispersión) muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de
datos, o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de
gráficos muestra los intervalos, o agrupaciones, desiguales de datos, y suele utilizarse para los
datos científicos. Al organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación,
los valores Y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.
Área.
Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Al
presentar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las
partes con un todo.

96
Anillos.
Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo,
aunque puede contener más de una sola serie de datos. Cada anillo de un gráfico de anillos
representa una serie de datos.
Radial.
En los gráficos radiales, cada categoría tiene su propio eje de valores con epicentro en el punto
central. Las líneas conectan todos los valores de las mismas series.

97
Superficie.
Los gráficos de superficie resultan de utilidad cuando se desea buscar las combinaciones óptimas
entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y diseños indican las
áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores.
Burbujas.
Un gráfico de burbujas es un tipo de gráfico XY (Dispersión). El tamaño del marcador de datos

indica el valor de una tercera variable. Para organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o
columna y, a continuación, introduzca los valores Y y los tamaños de burbuja en las filas o
columnas adyacentes.

98
Cotizaciones.
El gráfico Máximo, mínimo, cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de acciones. Asimismo,
este tipo de gráficos puede utilizarse para datos científicos, como por ejemplo para indicar
cambios de temperatura. Deberá organizar los datos en el orden correcto para estos y otros tipos
de gráficos de organizaciones. Un gráfico de cotizaciones que mide volúmenes tiene dos ejes de
valores: uno correspondiente a las columnas que miden el volumen, y el otro para la cotización de
los valores. Podrá incluir el volumen en un gráfico Máximo, mínimo, cierre o en un gráfico
Apertura, máximos, mínimos, cierre.
Cono, cilindro y pirámide.
Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirámide pueden realzar y mejorar la
presentación de gráficos de columnas y barras 3D.
33
99
XM L
¿Qué es XML?
XML es el acrónimo del inglés eXtensible Markup Language (lenguaje de marcado ampliable o
extensible) desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C).
Es una versión simple de SGML. Su objetivo principal es conseguir una página Web más semántica.
Aunque una de las principales funciones con las que nace sería suceder al HTML, separando la
estructura del contenido y permitiendo el desarrollo de vocabularios modulares, compatibles con cierta
unidad y simplicidad del lenguaje (objetivo que se viene desarrollando a través de la especificación
XHTML), tiene otras aplicaciones entre las que destaca su uso como estándar para el intercambio de
datos entre diversas aplicaciones o software con lenguajes privados como en el caso del SOAP.
Al igual que el HTML, se basa en documentos de texto plano en los que se utilizan etiquetas para
delimitar los elementos de un documento. Sin embargo, XML define estas etiquetas en función del
tipo de datos que está describiendo y no de la apariencia final que tendrán en pantalla o en la copia
impresa, además de permitir definir nuevas etiquetas y ampliar las existentes.
Son varios los vocabularios desarrollados en XML con el fin de ampliar sus aplicaciones. Podemos
considerar fundamentales: XHTML, XSL-FO y XSLT, XLink, XPointer y Schema. Además, existen
también versiones para usos específicos, como MathML (fórmulas matemáticas), SVG (gráficos
vectoriales), RSS (sindicación de noticias), o XBRL (partes financieros).
¿Por qué usar XML?
XML le permite utilizar información contenida en más tipos de orígenes de datos y de más formas
distintas.
Los negocios de hoy en día dependen de la información y los datos pueden provenir de varios
orígenes de información distintos: bases de datos, páginas Web, archivos de hojas de cálculo y correo
electrónico, por mencionar sólo algunos. XML le permite trabajar con más datos de más orígenes y
hacer más cosas con esos datos. El lenguaje XML es tan popular porque resulta muy útil.
XML permite intercambiar datos entre los sistemas que en el pasado eran incompatibles.
Usar más datos de más formas
Suponga que dirige el departamento de recursos humanos de una organización de mediano tamaño.
Su organización recibe una gran cantidad de currículos, normalmente en forma de documentos o
mensajes de correo electrónico.
100
¿No sería fantástico poder copiar automáticamente los nombres, direcciones y listas de capacidades
laborales desde esos currículos? O algo incluso mejor, ¿y si pudiera usar sus equipos para asignar
esas capacidades con los puestos disponibles? Y lo mejor de
todo, ¿y si el mismo proceso preparara un informe sobre el
rendimiento de su departamento para el responsable al
que rinde cuentas?
Puede hacer todo eso (y más) con XML. Puede extraer

datos de varios orígenes de datos, almacenar la
información en un lugar para saber exactamente dónde
buscarla y volver a utilizar los datos siempre y donde los
necesite.
Por ejemplo, ¿necesita presentar en un informe los datos

presupuestarios de los últimos tres años?
Independientemente de cómo guarde los datos, si éstos
están en formato XML, puede seleccionar lo que necesita
e importarlo en un documento, una hoja de cálculo o una
base de datos, según lo requiera la situación.
Varios orígenes de datos, múltiples usos de los datos de cada origen.
Automatizar los procesos de la organización
Otra de las ventajas de XML es su capacidad para automatizar cualquier cantidad de procesos de la
organización. Suponga que un cliente le envía un pedido de compra. Lo recibe y tiene el aspecto de
cualquier documento, pero la información que contiene se encuentra en formato XML. Su equipo
puede transformar automáticamente ese pedido de compra en una hoja de cálculo para que lo pueda
utilizar su departamento de envíos, así como importar automáticamente los datos del pedido en su
base de datos de contabilidad. Dependiendo del diseño del sistema, lo único que debe hacer es
presionar un par de botones.
XML es la abreviatura en inglés de Lenguaje de marcado

extensible, y se denomina "extensible" por una buena razón:
puede extenderlo adaptándolo para que se ajuste a casi
cualquier necesidad: negocios, publicación, gobierno, ciencia,
investigación académica... en cualquier campo en el que la
información pase de un uso a otro.
Los datos XML introducidos en un departamento pueden usarse en otros programas de otros
departamentos.

101
Intercambiar datos entre más sistemas
XML se diseñó originalmente para intercambiar

datos a través de World Wide Web. En la
actualidad, se ha convertido en un estándar
público y ampliamente aceptado para el
intercambio de datos entre cualquier cantidad
de sistemas informáticos.
Puede oír una descripción de XML como

"independiente de plataforma", lo que significa
que cualquier programa desarrollado para
utilizar XML puede leer y procesar cualquier
información en formato XML,
independientemente de los sistemas y el
hardware de los equipos informáticos.
Esa capacidad le permite utilizar programas de

escritorio, como Microsoft Word o Microsoft
Excel directamente sobre los datos generados
por un equipo mainframe. Una cantidad cada
vez mayor de programas puede utilizar XML.
Se trata de una tecnología que las empresas,
los gobiernos, los investigadores, los centros
educativos y otras entidades desarrollarán para
utilizarla en el futuro.
XML permite intercambiar datos entre los sistemas que en el pasado eran incompatibles.
Componentes básicos de un sistema XML
Un sistema XML típico consta de tres tipos de archivos:
Los datos XML, que son sus datos, más las etiquetas XML
que describen el significado y la estructura de los datos.
Los esquemas XML, que definen las reglas de lo que puede

y no puede haber en sus archivos de datos. Por ejemplo, un
esquema podría servir para asegurarse de que los usuarios
no pueden escribir texto en un campo de fecha.
Las transformaciones XML, que permiten utilizar los datos

en diversos programas o archivos. Por ejemplo, una
transformación podría agregar los datos relativos a las ventas
a un libro de trabajo, mientras que otra transformación podría
insertar la misma información en un documento.
Componentes de un sistema XML básico.

102
Guardar o exportar datos XML
Las funciones de XML, excepto la de guardar archivos en el formato de hoja de cálculo de XML,
sólo están disponibles en Microsoft Office Edición Professional 2007 y Microsoft Office
Excel 2007.
Puede utilizar varios métodos para guardar o exportar el contenido de una hoja de cálculo en un
archivo de datos XML. Elija el método apropiado.
Guardar el contenido de un rango asignado en un archivo de datos XML
1. Botón de Microsoft Office a continuación, haga clic en Guardar. Este paso garantiza que no se
perderán los cambios realizados en el libro al guardarlo como un archivo de datos XML.
2. Botón de Microsoft Office, haga clic en Guardar como.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de datos XML.
4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Datos XML.
5. Haga clic en Guardar.
6. Cuando aparezca una alerta indicándole que guardar el archivo como Datos XML puede suponer
una pérdida de funcionalidad, haga clic en Continuar.
7. Si aparece el cuadro de diálogo Exportar XML, haga clic en la asignación XML que desea utilizar
y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Exportar el contenido de un rango asignado en un

archivo de datos XML
1. En la ficha Programar de clic en Exportar en la sección

XML.
2. Si aparece el cuadro de diálogo Exportar XML, haga clic en
la asignación XML que desea utilizar y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de datos XML.
4. Haga clic en Exportar.
Guardar el contenido del libro activo con formato de archivo de hoja de cálculo
XML
1. Botón de Microsoft Office, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo.
3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Hoja de cálculo XML 2003.
34
103
Crear y Editar Tablas
Tablas
Una tabla de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y
el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango
como una tabla, podrá administrar y analizar los datos de la tabla sin tener en cuenta los datos
externos a la tabla. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear
un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la tabla.
Puede tener varias tablas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar
los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.
No puede crear una tabla en un libro compartido. Si desea crear una tabla, primero debe
dejar de compartir el libro.
Las tablas de Excel facilitan el uso compartido de datos entre varios usuarios mediante integración
con Microsoft Windows SharePoint Services. Sólo necesita tener la dirección Web y los derechos
de creación en el sitio de SharePoint para compartir la tabla con el fin de que otras personas puedan
verla, editarla y actualizarla. Si elige vincular la tabla de Excel a una tabla de un sitio de SharePoint,
puede sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint de forma que los otros usuarios puedan ver
los datos actualizados.
Al crear una tabla en Excel, las características de la tabla y los elementos visuales diseñados para
mejorar estas características permiten identificar y modificar fácilmente el contenido de la tabla.
Cada columna de la tabla tiene el Autofiltro habilitado de forma predeterminada en la fila de

encabezado. El Autofiltro permite filtrar u ordenar rápidamente los datos.
El borde de color azul oscuro que rodea a la lista permite distinguir claramente el rango de celdas
que la forman.
La fila que contiene un asterisco se denomina fila de inserción. Al escribir información en esta fila,
se agregarán los datos automáticamente a la lista y se expandirá el borde de la misma.
Puede agregar una fila Total a la tabla. Cuando haga clic en una celda de la fila Total, estará
disponible una lista desplegable de funciones agregadas.
Puede modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior del
borde de la tabla.

104
Las ventajas de las tablas
Ordenar y filtrar tablas

Puede ordenar tablas en orden ascendente o descendente, o crear órdenes personalizados. También
puede filtrar tablas para mostrar únicamente los datos que satisfacen los criterios que especifique.
Garantizar la integridad de los datos
En las tablas que no están vinculadas a tablas de SharePoint puede utilizar las características de
validación de datos integradas en Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o
fechas en una columna de una tabla. A las listas vinculadas a listas de SharePoint se les aplican
automáticamente las características de validación de tablas de Windows SharePoint Services. Por
ejemplo, al publicar y vincular la lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al
editar una tabla de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarán a cada
columna de la lista para garantizar que sólo se admite un único tipo de datos en cada columna.
Aplicar formato a objetos de tabla
Puede aplicar formato a las celdas de una tabla, de la misma manera que aplica formato a las celdas de
una hoja de cálculo.
Compatibilidad con tablas en Windows SharePoint Services
Al publicar una tabla en un sitio de SharePoint está creando una lista personalizada de SharePoint. Si
elige vincular la tabla al publicarla (o si exporta una tabla de SharePoint existente), puede editarla sin
conexión y sincronizar posteriormente los cambios en la tabla de SharePoint.
Crear una tabla
1. Resalte el rango de datos que desea convertir en una tabla.

2. Luego abrimos la etiqueta Insertar y por último hacemos clic en la opción Tabla.
3. Se muestra el siguiente cuadro de diálogo indicando el rango de datos.

105
4. Dar clic en Aceptar y se convertirá el rango especificado en tabla y mostrará delimitando el área
mediante colores de relleno y bordes y a la derecha de cada rótulo de columna colocará una
flecha de filtro.
Utilizar fórmulas en una tabla XML

Puede utilizar fórmulas en columnas asignadas a elementos XML con un tipo de datos XSD (XML
Schema Definition) que Excel interpreta como un número, una fecha o una hora. De la misma
manera que en una lista de Excel, las fórmulas de una tabla XML se rellenan hacia abajo cuando se
agregan nuevas filas a la tabla. Vea Compatibilidad con tipos de datos XSD (XML Schema
Definition) para obtener más información sobre los tipos de datos XSD admitidos por Excel.
1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de estilo, active la casilla de verificación Fila
Total.

106
Convertir una tabla en un rango de datos
1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.
2. Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada.
3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.
Listas personalizadas
Usted tiene la posibilidad de crear su propia secuencia numérica o alfabética de manera

personalizada de aquellos conceptos que frecuentemente utilice en reportes de Excel.
1. Si ya ha introducido la lista de elementos que desea utilizar como serie, selecciónela en la hoja de
cálculo.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

107
3. Haga clic en la categoría Popular y, a continuación, en Opciones principales para trabajar
con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.
Para utilizar la lista seleccionada, haga clic en

Importar.
Para crear una nueva lista, seleccione Nueva

lista en el cuadro Listas personalizadas y, a
continuación, escriba las entradas en el cuadro
Entradas de lista, comenzando por la primera
entrada. Presione ENTRAR tras cada entrada.
Una vez terminada la lista, haga clic en Agregar
Listas personalizadas
Haga clic en una lista que desee editar o haga clic en Nueva lista
en Listas personalizadas para crear una nueva lista y, a
continuación, escriba las entradas en el cuadro Entradas de
lista. El primer carácter no puede ser un número. Presione
ENTRAR para separar cada entrada.

108
Entradas de lista
Haga clic en una lista que desea editar o haga clic en
Nueva lista en Listas personalizadas para crear
una nueva lista y, a continuación, escriba las
entradas en el cuadro Entradas de lista. El primer
carácter no puede ser un número. Presione ENTRAR
para separar cada entrada.
Agregar
Guarda una lista personalizada en el cuadro Entradas de lista.
Eliminar
Elimina una lista personalizada seleccionada. No puede eliminar las listas personalizadas integradas.
Importar lista desde celdas

Para importar entradas de listas desde un rango de hoja de cálculo, haga clic en el cuadro Importar
lista desde las celdas, seleccione el rango en la hoja y, a continuación, haga clic en Importar. El rango
de hoja de cálculo debe tener cada entrada en una celda independiente. El primer carácter de una
entrada no puede ser un número.
Importar
Crea una lista personalizada a partir de elementos existentes en un rango de hoja de cálculo. Haga
clic en el cuadro Importar lista desde las celdas, seleccione el rango en la hoja y, a continuación, haga
clic en Importar.
35
109
Agrupa y esquema
Microsoft Excel puede crear un esquema de los datos en el que podrá mostrar y ocultar niveles de
detalle con sólo hacer clic con el Mouse (ratón). Puede hacer clic en los símbolos del esquema ,
y para mostrar rápidamente sólo las filas o columnas que ofrecen resúmenes o encabezados de
secciones de la hoja de cálculo, o bien utilizar los símbolos para ver los detalles de cada resumen o
encabezado individual.
Preparar los datos para el esquema

Los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tenga
un rótulo en la primera fila y contenga información similar, y de modo que el rango no contenga filas ni
columnas en blanco.
Antes de trazar el esquema, puede ser
conveniente ordenar los datos de modo que las
filas que deban agruparse estén juntas. En la
ilustración anterior, el rango se ha ordenado por
región y luego por mes, de modo que las filas
detalladas de marzo y abril de la región Este
quedan juntas, y las filas de cada mes de la región
Oeste están también juntas.
Incluya filas de resumen, bien encima o debajo de
cada grupo de filas de detalle. Para obtener los
mejores resultados, las filas de resumen deberán
contener fórmulas que hagan referencia a las
celdas de cada una de las filas de detalle. En la
ilustración, existe una fila de totales debajo del
detalle de cada mes y región. Por ejemplo, las
ventas de las filas de la 11 a la 13 se totalizan en
la fila 14. También puede trazar el esquema
cuando las filas de resumen contengan texto
descriptivo u otros datos.
Si el esquema se aplica a columnas en lugar de a filas, asegúrese de que el rango tenga rótulos en la
primera columna, y de que haya columnas de resumen a la izquierda o a la derecha de las columnas
de detalle.
Mostrar u ocultar datos en un esquema

Un esquema puede tener un máximo de ocho niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona
datos sobre el nivel inmediatamente superior. En la ilustración, la fila de todas las ventas, que
contiene el total de todas las filas, es el nivel 1. Las filas que contienen los totales de cada mes son el
nivel 2 y las filas detalladas de las ventas son el nivel 3. Para mostrar sólo las filas de un nivel
determinado, puede hacer clic en el número del nivel que desee ver. En la ilustración, las filas de
detalle de la región Este y de abril en la región Oeste están ocultas, pero puede hacer clic en los
símbolos para mostrarlas.
Trazado manual y trazado automático de un esquema

Si ha resumido los datos con fórmulas que contienen funciones, como una SUMA, Excel puede trazar
automáticamente el esquema de los datos, como en la ilustración. Los datos resumidos deben estar
junto a los datos detallados.

110
Si inserta subtotales automáticos en un rango organizado por filas, Excel trazará automáticamente un
esquema de la hoja de cálculo al mismo tiempo, para que pueda mostrar y ocultar la cantidad de
detalle deseada.
Trazado manual de un esquema

Si los datos no están organizados de forma que Excel pueda trazar su esquema automáticamente,
puede crearlo manualmente. Por ejemplo, tendrá que trazar manualmente el esquema de los datos si
las filas o columnas de los datos resumidos contienen valores o texto descriptivo, en lugar de
fórmulas.
36
Plantillas
Una plantilla es un conjuntó de características de formato que se determinan a una hoja o libro,
mismas que pretendemos conservar para aplicarlas posteriormente a nuevos documentos, una
plantilla es similar a lo que conocemos cotidianamente como un machote.
Crear una plantilla
1. Determine el tipo de plantilla que desea:
Plantilla de Excel
Cree un libro que contenga las hojas, el texto predeterminado (como los encabezados de página y
los rótulos de filas y columnas), las fórmulas, las macros, los estilos y otra información de formato
que desee incluir en los nuevos libros basados en la plantilla.

111
Plantilla de Excel habilitada para macros
1. Haga clic en el botón de Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla.
3. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Excel o haga clic en Plantilla de
Excel habilitada para macros si el libro contiene macros que desea que estén disponibles
en la plantilla.
37
112
Guardar un Libro como página Web
El guardar un libro de Excel como pagina Web tiene muchas ventajas implícitas, puesto que al
guardarlo en formato HTML (HyperText Markup Language) tiene compatibilidad con cualquier
Browser para Internet, Windows SharePoint Services y prácticamente el archivo puede abrirse en
cualquier equipo de computo que tenga cualquier versión de Excel, inclusive aunque no lo tenga
instalado, puesto que el archivo se abre en el Internet Explorer o Netscape, lo que nos brinda un
gran versatilidad para poder compartir la información.
Además el archivo puede direccionarse a un servidor de Internet, de tal forma de que el usuario puede
trabajar en su equipo asiéndole modificaciones al archivo y estas automáticamente son actualizadas a
la página Web donde se publico la información.
Usted tiene dos alternativas al guardar una página Web:
Si guarda un libro entero sin interactividad, puede abrir la página Web que crea Excel (una versión
HTML del archivo con la extensión .htm), modificar los datos y guardar el archivo en Excel.
1. En Excel, abra la página Web (archivo .htm) que ha guardado como un libro entero
2. Realice cambios.
3. Haga clic en el botón de Office y, a continuación, haga clic en Guardar como
También puede abrir y modificar las partes de un libro que guarde sin interactividad,
como un rango, hoja o gráfico. No obstante, se mantendrán menos características de
Excel en el archivo, por lo que es posible que no pueda modificarlas de la misma
manera que antes.
Por ejemplo, al guardar un gráfico como una página Web no interactiva, el gráfico se
convierte en una imagen aparte y ya no puede modificarse en la página. Sin embargo, si
guarda todo un libro sin interactividad que contiene un gráfico, se guarda el gráfico real
en lugar de una imagen, y podrá modificarse al volver a abrir el archivo.
38
113
Envío de libros por correo electrónico
Esta opción le permite enviar una hoja o un libro de Excel sin tener la necesidad de salir del programa
a través de su manejador de correo electrónico, evidentemente es necesario tener configurado e
instalado el Outlook o Outlook Express para poder utilizar esta funcionalidad.
1. Abra el libro que desee enviar.

Enviar todo el libro como datos adjuntos
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office, seleccione Enviar y, a continuación, haga clic en Correo
electrónico.
39
114
Hipervínculos
Un hipervínculo es texto subrayado en color o un gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo,
ubicación dentro de un archivo, página Web en World Wide Web o a la página Web de una intranet.
Los hipervínculos también pueden ir a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.
Puede crear un hipervínculo a un archivo nuevo, a un archivo o página Web existente, a una
ubicación específica en una página Web o en un archivo de Office, o crear un hipervínculo a una
dirección de correo electrónico. También puede asignar que se muestre una sugerencia al situar el
puntero en el hipervínculo.
Crear un hipervínculo a un archivo
1. En una hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervínculo.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo.
3. En Vincular a en la parte izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Crear nuevo documento.
4. Escriba el nombre del archivo nuevo en el cuadro Nombre del nuevo documento.
5. Para indicar una ubicación distinta a la que se muestra en Ruta de acceso completa, escriba la
nueva ubicación en el cuadro Nombre del nuevo documento o haga clic en Cambiar y seleccione
a continuación la ubicación que desee. Haga clic en Aceptar.
115
6. En Cuándo modificar, haga clic en una opción para especificar si abrir el archivo nuevo para
modificarlo ahora o más tarde.
7. Para que aparezca una sugerencia cuando se coloque el puntero sobre el hipervínculo, haga clic
en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Información de pantalla. Haga clic
en Aceptar.
Crear un hipervínculo a un archivo o página Web existente.
1. Haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que desee que represente el
hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.
2. En Vincular a en la parte izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Archivo o página Web
existente.
Para seleccionar un archivo de la carpeta actual, haga clic en Carpeta actual y, a continuación,
haga clic en el archivo con el que desea establecer el vínculo.
Para seleccionar la página Web de una lista de páginas consultadas, haga clic en Páginas
consultadas y, a continuación, haga clic en la página Web con la que desea establecer el vínculo.
Para seleccionar el archivo de una lista de los archivos utilizados recientemente, haga clic en
Archivos recientes y, a continuación, haga clic en el archivo con el que desea establecer el
vínculo.
Si conoce el nombre y ubicación del archivo o página Web con los que desea establecer el
vínculo, puede escribir dicha información en el cuadro Dirección.
Para seleccionar la página Web abriendo el explorador y buscándola, haga clic en Explorar el
Web , abra la página Web
con la que desea establecer el
vínculo y, a continuación, vuelva
a Microsoft Excel sin cerrar el
explorador.
4. Para que aparezca una

sugerencia cuando se coloque el
puntero sobre el hipervínculo,
haga clic en Info. de pantalla y
escriba el texto que desee en el
cuadro Información de
pantalla. Haga clic en Aceptar.

116
Crear un hipervínculo a una ubicación específica de una página Web.
Para crear un hipervínculo a una ubicación específica de una página Web, asegúrese de que la
página Web tiene un marcador en dicha ubicación.
1. En Microsoft Excel, haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que desee que
represente el hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.
2. En Vincular a en la parte izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Archivo o página Web
existente.
Para seleccionar una página Web de la carpeta actual, haga clic en Carpeta actual y, a
continuación, haga clic en la página Web con la que desea establecer el vínculo.
Para seleccionar la página Web de una lista de páginas consultadas, haga clic en Páginas
consultadas y, a continuación, haga clic en la página Web con la que desea establecer el vínculo.
Para seleccionar una página Web de una lista de los archivos utilizados recientemente, haga clic
en Archivos recientes y, a continuación, haga clic en la página Web con la que desea establecer
el vínculo.
Si conoce el nombre y ubicación de la página Web con la que desea establecer el vínculo, puede
escribir dicha información en el cuadro Dirección.
Para seleccionar la página Web abriendo el explorador y buscándola, haga clic en Explorar el
Web , abra la página Web con la que desea establecer el vínculo y, a continuación, vuelva a
Excel sin cerrar el explorador.
4. Haga clic en Marcador y, a continuación, haga doble clic en el marcador que desee.
en Info. de pantalla, escriba el texto que desee en el cuadro Información de pantalla y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico.

Cuando se hace clic en un a una dirección de correo electrónico, el programa de correo electrónico se
inicia automáticamente y crea un mensaje con la dirección correcta en el cuadro Para, siempre que
haya instalado un programa de correo electrónico.
1. Haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que desee que represente el hipervínculo
y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.

117
2. En Vincular a en la parte izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Dirección de correo
electrónico.
3. En el cuadro Dirección de correo electrónico, escriba la dirección que desee.
4. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrónico.
5. Tenga en cuenta que algunos exploradores Web y programas de correo electrónico puede que no
reconozcan la línea del asunto.
en Info. de pantalla, escriba el texto que desee en el cuadro Información de pantalla y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
40
Establecer un vínculo con otro libro o programa
Un vínculo es una referencia a otro libro, que a veces se denomina referencia externa. También es
posible establecer un vínculo con otro programa. A veces los vínculos de este tipo se denominan
referencias remotas. Puesto que los datos de otro libro o programa pueden cambiar, dejando
anticuados los datos del primer libro, existen opciones para controlar la actualización de los vínculos.
Dónde pueden utilizarse eficazmente los vínculos.

La vinculación resulta especialmente útil cuando no conviene conservar grandes modelos de hoja de
cálculo en el mismo libro.
Combinar datos de varios libros
Puede vincular libros de varios usuarios o departamentos e integrar los datos pertinentes en un libro
de resumen. De este modo, al cambiar los libros de origen, no será necesario cambiar manualmente
el libro de resumen.
Crear distintas presentaciones de los datos
Pueden insertarse todos los datos en uno o más libros de origen y, a continuación, crear un libro de
informe que sólo contenga los vínculos a los datos pertinentes.
Simplificar modelos grandes y complejos
Al dividir un modelo complicado en una serie de libros interdependientes, podrá trabajar en el modelo
sin necesidad de abrir todas las hojas relacionadas con él. Los libros de menor tamaño son más
fáciles de modificar, no necesitan mucha memoria y se pueden abrir, guardar y calcular con más
rapidez.

118
El aspecto de un vínculo a otro libro.
Las fórmulas con vínculos a otros libros se muestran de dos maneras, que dependen de que el libro
de origen, el que proporciona datos a la fórmula, se encuentre abierto o cerrado.
Cuando el libro de origen está abierto, el vínculo incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido
del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y las celdas de las que depende la
fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.
Vínculo
=SUMAR([Presupuesto.xls]Anual!C10:C25)
Si el libro de origen está cerrado, el vínculo incluye toda la ruta de acceso.
Vínculo
=SUMAR('C:\Informes\[Presupuesto.xls]Anual'!C10:C25)
Si el nombre de la otra hoja de cálculo o del otro libro contiene caracteres no alfabéticos, se
deberá poner el nombre (o la ruta de acceso) entre comillas sencillas.
Las fórmulas vinculadas con un nombre definido en otro libro utilizan el nombre del libro
seguido de un signo de exclamación (!) y el nombre. Por ejemplo, la siguiente fórmula
suma las celdas del rango Ventas del libro Presupuesto.xls.
Vínculo
=SUMAR(Presupuesto!Ventas)
La diferencia entre vincular e incrustar otros programas en Excel.

Cuando se copia información entre Microsoft Excel u otro programa que admita la vinculación e
incrustación de objetos (OLE), por ejemplo, Microsoft Word, puede copiarse la información como un
objeto vinculado o como un objeto incrustado
Objeto incrustado: ninguna conexión con el archivo de origen.

Objeto vinculado: vinculado al archivo de origen.
Archivo de origen: actualiza el objeto vinculado.
Cuándo utilizar objetos vinculados.

Si desea que la información del archivo de destino se actualice cuando se modifican los datos del
archivo de origen, emplee objetos vinculados.
En un objeto vinculado, la información original permanecerá almacenada en el archivo de origen. El
archivo de destino mostrará una representación de la información vinculada pero se almacenará
únicamente la ubicación de los datos originales (y el tamaño, si se trata de un objeto gráfico de
Excel). El archivo de origen debe estar disponible en el equipo o en la red para que se mantenga el
vínculo con los datos originales.
119
Si se cambian los datos originales, la información vinculada se actualizará automáticamente. Por
ejemplo, si se selecciona un rango de celdas en un libro de Excel y, a continuación, se pega como un
objeto vinculado en un documento Word, cuando se realicen cambios en el libro, la información se
actualizará en Word.
Cuándo utilizar objetos incrustados.

Si no desea actualizar los datos copiados cuando cambien en el archivo de origen, utilice un objeto
incrustado. La versión del origen está completamente incrustada en el libro.
Si el archivo se abre en otro equipo, podrá ver el objeto incrustado sin obtener acceso a los datos
originales. Como el objeto incrustado no tiene vínculos con el archivo de origen, si se cambian los
datos originales, el archivo de destino no cambiará. Si desea modificar un objeto incrustado, haga
doble clic en el objeto para abrirlo y modificarlo en el programa de origen. Éste (o cualquier otro
programa capaz de modificar el objeto) deberá estar instalado en el equipo. Si se copia información
como un objeto incrustado, el archivo de destino necesitará más espacio en el disco que si se vincula
la información.
Controlar cómo se actualizan los vínculos.

Un objeto vinculado se actualiza automáticamente cada vez que se abre el archivo de destino o cada
vez que cambia el archivo de origen mientras se abre el archivo de destino. Al abrir el libro, aparece
un mensaje de inicio preguntando si desea actualizar los vínculos. Éste es el método principal para
actualizar los vínculos, aunque también es posible hacerlo de forma manual. También puede controlar
la respuesta al mensaje o si éste debe aparecer o no. Si utiliza una fórmula para vincular datos de
otros programas, estos datos se actualizan automáticamente en Microsoft Excel cada vez que se
cambian en el otro programa.
41
Área de trabajo compartida
Un área de trabajo compartida es un área alojada en un servidor Web

en la que los miembros de un grupo pueden compartir documentos e
información, mantener listas de datos relevantes y ofrecer a los demás
miembros del grupo información actualizada sobre el estado de un
proyecto. Las áreas de trabajo compartidas son sitios de Microsoft
Windows SharePoint Services que se pueden abrir en un explorador
de Web o en el panel de tareas Área de trabajo compartida de un
programa de Microsoft Office.
Como los sitios de áreas de reuniones y los sitios de áreas de

documentos se basan en Windows SharePoint Services, también se
pueden abrir en el panel de tareas Área de trabajo compartida. Este
panel de tareas está disponible siempre que se abra un documento de
una biblioteca de documentos, independientemente de si dicha
biblioteca de documentos forma parte de un área de documentos, un área de reuniones u otro sitio de
Windows SharePoint Services.

120
Funciones de un área de trabajo compartida
Un área de trabajo compartida proporciona las siguientes funciones:
Biblioteca de documentos
En la biblioteca de documentos puede almacenar documentos a los que tendrán acceso todos los
miembros del área de trabajo compartida. El panel de tareas Área de trabajo compartida muestra la
biblioteca en la que se almacena el documento abierto actualmente.
Lista de tareas
En la Lista de tareas puede asignar elementos pendientes con fechas de vencimiento definidas a
miembros del área de trabajo compartida. Si un miembro le ha asignado una tarea, puede
comprobarla en la Lista de tareas. Cuando los otros miembros del equipo abran la Lista de tareas en
el panel de tareas Área de trabajo compartida, podrán ver que usted ha completado la tarea.
Lista Vínculos
En la lista Vínculos puede agregar hipervínculos a recursos o información de interés para miembros
del área de trabajo compartida.
Lista Integrantes
La lista Integrantes muestra los nombres de usuario de los miembros del área de trabajo compartida.
En el panel de tareas Área de trabajo compartida se incluye la información de contacto, como el
estado de disponibilidad, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico, y otras
propiedades, de forma que los miembros puedan comunicarse fácilmente.
Alertas de correo electrónico

Puede utilizar alertas de correo electrónico para recibir notificaciones de cambios realizados en una
lista, un elemento concreto (como el estado de una tarea) o un documento del área de trabajo
compartida.
Si utiliza mensajería instantánea, también puede ver el estado de conexión de los

miembros del área de trabajo compartida.
El panel de tareas Área de trabajo compartida

Cuando se abre un documento almacenado en una biblioteca de documentos, se abre
automáticamente el panel de tareas Área de trabajo compartida.
Además de mostrar datos de sitio Web en las fichas Integrantes, Tareas, Documentos y Vínculos, el
panel de tareas Área de trabajo compartida proporciona información sobre el documento activo en las
fichas Estado e Info. Documento.
Ficha Estado
En esta ficha se muestra información importante sobre el documento actual (por ejemplo, si está
actualizado, si está en conflicto con una copia de otro miembro o si está desprotegido). También se
muestran sus permisos de Information Rights Management.

121
Ficha Info. documento
En esta ficha se muestran propiedades asociadas con el documento (por ejemplo, cuándo se
modificó por última vez). Si la biblioteca de documentos en la que está almacenado el documento
define propiedades personalizadas para documentos, también se mostrarán esas propiedades
personalizadas en la ficha Info. Documento.
Las fichas Estado e Info. documento no se incluyen en el panel de tareas Área de

trabajo compartida en Microsoft Office OneNote 2007 o Microsoft Office Project 2007.
Pertenencia al área de trabajo compartida

Los miembros de un área de trabajo compartida se asignan a un grupo de sitios que determina sus
permisos en el sitio.
Por ejemplo, cuando cree un área de trabajo compartida será el administrador de la misma, lo que
significa que podrá invitar a miembros nuevos y asignarlos a grupos de sitio, quitar miembros e
incluso eliminar el área de trabajo compartida.
En el otro extremo están los miembros que tienen permiso de sólo lectura únicamente. Pueden visitar
el área de trabajo compartida, pero no pueden editar su contenido.
Para obtener más información, abra un sitio de Windows SharePoint Services en el explorador de
Web y, a continuación, haga clic en Ayuda en la barra de vínculos superior.
42
Compartir libro
Un libro compartido permite que varias personas lo

modifiquen simultáneamente. Resulta especialmente útil
para administrar listas que cambian con frecuencia.
Por ejemplo, si las personas del grupo de trabajo
gestionan varios proyectos cada una y necesitan saber
en qué situación están los demás, el grupo podría
utilizar una lista incluida en un libro compartido, en la
que cada persona escriba y actualice una fila de
información por cada proyecto.
Crear un libro compartido

El autor original del libro lo prepara para compartirlo escribiendo los datos que deben estar presentes
y aplicándoles formato. El libro se guarda como compartido y se coloca en una ubicación de la red (no
en un servidor Web) disponible para todos sus usuarios.

122
Tenga en cuenta las funciones no disponibles
Dado que algunas funciones de Microsoft Excel se pueden ver o utilizar pero no cambiar una vez que
el libro esté compartido, es preciso definirlas antes de compartir el libro.
Las siguientes funciones no se pueden modificar después de compartir el libro: celdas combinadas,
formatos condicionales, validación de datos, gráficos, imágenes, objetos (incluidos los de dibujo),
hipervínculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinámica,
protección de libros y de hojas de cálculo, y macros.
Defina la configuración que afecta a todos los usuarios
Cuando se comparte el libro, es posible personalizar algunas funciones compartidas. Por ejemplo,
puede decidir si desea controlar los cambios durante los 30 días predeterminados o durante un
período de tiempo mayor o menor.
Trabajar en un libro compartido

Después de abrir un libro compartido, puede introducir y cambiar los datos igual que en un libro
normal. Sin embargo, hay algunos aspectos distintos del trabajo con un libro normal.
Posibilidad de ver los cambios de los demás usuarios

Cada vez que se guarda el libro compartido, se actualizan los cambios que los demás hayan
guardado desde la última vez que se guardó. Si desea dejar abierto el libro compartido para realizar
un seguimiento de los progresos, puede hacer que Microsoft Excel actualice los cambios
automáticamente, a intervalos de tiempo determinados, tanto si guarda el libro personalmente como si
no.
Resolución de conflictos
Al guardar cambios en un libro compartido, puede que otra persona que esté modificando el libro en
ese momento haya guardado cambios que afecten a las mismas celdas. Si es el caso, los cambios
entrarán en conflicto y aparecerá el cuadro de diálogo de resolución de conflictos, en el que podrá
decidir qué cambios desea conservar.
Compartir un libro
1. Cree un libro que desea que esté disponible para que lo modifiquen varios usuarios y escriba los
datos que desee proporcionar.
Si desea incluir cualquiera de las siguientes características, agréguelas ahora: celdas

combinadas, formatos condicionales, validación de datos, gráficos, imágenes, objetos (incluidos
los de dibujo), hipervínculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla
dinámica, protección de libros y hojas de cálculo, y macros. No podrá realizar cambios en estas
características una vez que comparta el libro.
1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.

123
2. En la ficha Edición, active la casilla de
verificación Permitir la modificación por
varios usuarios a la vez. Esto también
permite combinar libros.
3. En la ficha Avanzadas, seleccione las opciones
que desea utilizar para realizar un seguimiento
de los cambios y actualizarlos; a continuación,
haga clic en Aceptar.
4. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Si es un libro nuevo, escriba un nombre
en el cuadro Nombre de archivo.
Si se trata de un libro existente, haga
clic en Aceptar para guardar el libro,
haga clic en el botón de Microsoft
Office y, a continuación, haga clic en
Guardar como.
5. En el cuadro Guardar en, seleccione una
ubicación de red a la que puedan tener acceso
los usuarios previstos y haga clic en Guardar.
Todos los usuarios que tienen acceso a un recurso de red tienen acceso sin restricción
al libro compartido, a menos que se utilice el comando Proteger hoja (menú
Herramientas, submenú Proteger) para restringir el acceso.
Dejar de compartir un libro
1. Haga que todos los demás usuarios guarden y cierren el libro compartido. Si otros usuarios
están realizando modificaciones, perderán todo el trabajo que no hayan guardado.
2. Cuando un libro deja de estar compartido, se elimina el historial de cambios. Si desea
conservar una copia de esta información, imprima la hoja de cálculo de historial o cópiela en
otro libro.
3. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger libro compartido.
4. Si se le pide, escriba la contraseña y haga clic en Aceptar.
6. En la ficha Edición, desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por
varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
Si esta casilla de verificación no está disponible, debe desproteger la hoja de cálculo

antes de desactivar la casilla de verificación.
Quitar un usuario de un libro compartido
Este procedimiento desconecta a un usuario cuyo nombre aparece en el cuadro de diálogo Compartir
libro. No evita que ese usuario pueda modificar de nuevo el libro compartido.

2. En la ficha Edición, dentro de la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro,
revise los nombres de los usuarios.
124
3. Seleccione el nombre del usuario al que desea desconectar y haga clic en Quitar usuario.
Si un usuario ya no necesita trabajar con un libro compartido, puede reducirse el tamaño del libro
suprimiendo la configuración personal de vistas de ese usuario. En el menú Ver, haga clic en Vistas
personalizadas. En el cuadro Vistas, haga clic en el nombre de la vista del usuario y, a
continuación, haga clic en Eliminar.
Resolver los cambios conflictivos de un libro compartido
Cuando dos usuarios intentan guardar cambios que afectan a la misma celda, Microsoft Excel
muestra el cuadro de diálogo Resolución de conflictos a uno de los usuarios.
1. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, lea la información acerca de cada cambio

y los cambios conflictivos realizados por el otro usuario.
2. Para mantener el cambio que usted ha realizado o el de la otra persona y continuar con el
siguiente cambio conflictivo, haga clic en Aceptar los míos o en Aceptar otros.
3. Para conservar todos los cambios restantes que ha realizado o todos los del otro usuario,
haga clic Aceptar todos los míos o en Aceptar todos los otros.
4. Para que sus cambios anulen todos los demás cambios sin mostrar de nuevo el cuadro de
diálogo Resolución de conflictos, haga lo siguiente:
6. En la ficha Avanzadas, bajo En caso de cambios conflictivos entre usuarios, haga clic en
Prevalecen los
43
Combinar libros
Esta herramienta nos permite ver e identificar los cambios realizados entre dos libros de Excel.
Para combinar un libro de Excel siga los siguientes procedimientos:
1. Pulsando el Botón Office, a continuación de clic en Opciones de Excel y de clic en

Personalizar., ahora Agregue el icono Combinar y comparar libros, en la sección de
Comandos que no están en la cinta de opciones.
2. Asegúrese de que las copias del libro compartido que desea combinar están almacenadas en
la misma carpeta. Para ello, debe dar a cada copia un nombre diferente.
3. Abra la copia en la que desea combinar los cambios.
4. Haga clic en Comparar y combinar libros en la barra de Accesos rápidos.
5. Si se solicita, guarde el libro.
6. En el cuadro de diálogo Seleccione archivos para combinar en el libro actual, haga clic en
una copia que tenga cambios para combinar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

125
Para combinar más de una copia a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL o MAYÚS
mientras hace clic en los nombres de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
44
Control de cambios
El control de cambios es un historial de cambios en un libro compartido, información que se mantiene

sobre los cambios realizados en sesiones de edición pasadas. La información incluye el nombre de la
persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han cambiado.
Microsoft Excel puede conservar y mostrar información sobre cómo se ha cambiado una hoja de
cálculo.
El historial de cambios registra detalles acerca de los cambios en el libro siempre que se guarda el
libro. Puede utilizar este historial para comprender qué cambios se han realizado y aceptar o rechazar
las revisiones.
Esta posibilidad resulta especialmente útil cuando hay varios usuarios modificando el mismo libro.
También es útil cuando se envía un libro a los revisores para que escriban comentarios y luego se
desea combinar toda la información en una sola copia tras seleccionar los cambios y comentarios que
se van a conservar.
Funcionamiento del control de cambios
Leyendo el historial de cambios, bien directamente en la hoja de cálculo o en una hoja de cálculo
Historial independiente, puede ver quién ha realizado cada cambio, qué tipo de cambio era, cuándo se
ha efectuado, a qué celdas ha afectado y qué datos se han agregado o eliminado.
El control de cambios sólo está disponible en los libros compartidos. De hecho, cuando se activa el
control de cambios el libro pasa a ser compartido automáticamente, aunque no es necesario guardarlo
en una ubicación accesible para los demás usuarios.
Diferencias entre el control de cambios y las operaciones deshacer y copia de seguridad
Al contrario de lo que ocurre al utilizar el botón Deshacer, no se puede utilizar el historial de cambios
para recuperar los cambios. Sin embargo, el historial incluye un registro de todos los datos
eliminados, para que pueda copiar los datos perdidos desde la hoja Historial en las celdas originales.

126
Debido a que el control de cambios no se ha diseñado para ayudarle a recuperar versiones anteriores
de un libro, es preciso seguir haciendo copias de seguridad de los libros aunque esté activado el
control de cambios.
Tipos de cambios que no se incluyen en el control
Los cambios del contenido de las celdas se incluyen en el control, pero no así otros, como los de
formato. Algunas funciones de Excel no están disponibles en los libros compartidos y, por
consiguiente, no pueden ser objeto del control.
El historial se conserva sólo durante un intervalo definido
Cuando se activa el control de cambios, el historial se conserva durante 30 días. Este límite hace que
el tamaño de los libros sea manejable. Puede aumentar o reducir el número de días que se guardará
el historial. Si desea conservar el historial indefinidamente, puede especificar más días o realizar
copias periódicas de la información que contiene.
Cómo se elimina el historial
Excel determina qué historial se conserva descontando días desde la fecha actual. Cada vez que
cierre el libro, Excel borra la parte del historial de cambios que sea anterior al número de días
especificado la última vez que se guardó el libro.
Por ejemplo, si el historial de cambios se conserva durante 30 días y se abre un libro por primera vez
en dos meses, podrá ver el historial de hace dos meses. Sin embargo, al cerrar este libro se eliminará
el historial correspondiente a los primeros 29 días.
Si desactiva el control de cambios o deja de compartir el libro, el historial de cambios completo se

eliminará permanentemente.
Utilizar el control de cambios
Excel proporciona las siguientes formas de tener acceso y utilizar el historial de cambios guardado.
Resaltar en pantalla
Excel puede poner un borde en las áreas cambiadas de color distinto para cada usuario y mostrar los
detalles básicos como un comentario cuando se sitúa el puntero sobre cada celda cambiada. El
resaltado en pantalla es útil cuando un libro tiene sólo algunos cambios o cuando se desea ver de un
vistazo lo que se ha cambiado.
Hoja de cálculo Historial
Excel puede mostrar una hoja de cálculo independiente que proporcione todos los detalles en formato
de lista, para que pueda filtrar los datos y buscar los cambios que le interesan e imprimir la
información. Esta hoja de cálculo Historial es de gran utilidad cuando hay muchos cambios en un libro
o para investigar qué ha ocurrido en una serie de cambios.

127
Revisar los cambios
Excel puede mostrar los cambios paso a paso secuencialmente utilizando un cuadro de diálogo que
permite decidir si se desea aceptar o rechazar cada uno de ellos. Este método resulta muy útil cuando
se trata de evaluar los comentarios de otras personas o de trabajar con ellos.
Activar el control de cambios de un libro
1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, Dar clic en la opción Control de Cambios.

2. Active la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.
3. Haga clic en la ficha Avanzada.
4. En Control de cambios, haga clic en Guardar historial de cambios durante y escriba el número de
días que desee mantener el historial de cambios en el cuadro días.
5. Asegúrese de escribir un número de días suficientemente grande, ya que Microsoft Excel borra
de forma permanente el historial de cambios que se remonte a una fecha anterior a la que ese
número de días indica.
6. Haga clic en Aceptar y, si se solicita que guarde el archivo, elija Aceptar.
Al activar el control de cambios también se comparte el libro
Aceptar y rechazar cambios
1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, Dar clic en

la opción Control de Cambios.
2. A continuación, haga clic en Aceptar o rechazar
cambios.
3. Si se solicita que guarde el libro, haga clic en
Aceptar.
4. Seleccione los cambios que desee revisar:
Cambios efectuados después de una fecha determinada
Active la casilla de verificación Cuándo, haga clic en Desde la fecha y escriba la fecha más antigua
desde la que desee revisar los cambios.

128
Cambios realizados por otro usuario
Active la casilla de verificación Quién y, a continuación, haga clic en el usuario cuyos cambios desee
revisar.
Cambios realizados por todos los usuarios
Desactive la casilla de verificación Quién.
Cambios realizados en un área específica
Active la casilla de verificación Dónde y, a continuación, escriba una referencia de rango o seleccione
un rango en la hoja de cálculo.
Cambios en todo el libro
Desactive la casilla de verificación Dónde.
5. Haga clic en Aceptar y comience a revisar la información acerca de cada cambio en el cuadro de
diálogo Aceptar o rechazar cambios. La información incluye otros cambios a los que afecte la acción
realizada para un cambio. Es posible que tenga que desplazarse para ver toda la información.
Para aceptar o rechazar cada cambio, haga clic en Aceptar o en Rechazar. La hoja de cálculo
Historial (hoja de cálculo Historial: hoja de cálculo separada que muestra los cambios de los que se
está realizando un seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del usuario que ha
realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qué datos se han reemplazado o eliminado y
cómo se han resuelto los conflictos.) registra un rechazo con "Deshacer" o "Resultado de la acción
rechazada" en la columna Tipo de acción.
Si se solicita que se seleccione un valor para la celda, elija el valor que desee y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Antes de pasar al siguiente cambio, deberá aceptar o rechazar un cambio.
Puede aceptar o rechazar todos los demás cambios a la vez haciendo clic en
Aceptar todos o en Rechazar todos.
45
Protección de hojas de cálculo y de libros
Microsoft Excel proporciona varias capas de protección para controlar quién puede tener acceso a los
datos de sus libros y modificarlos. Una contraseña es el modo de restringir el acceso a una hoja de
cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener
hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y
minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.
129
Las características de Microsoft Excel relacionadas con las operaciones de ocultar datos y
proteger hojas de cálculo y libros mediante contraseña no son mecanismos diseñados para
proteger datos o información confidencial en Excel. Puede utilizar estas características para
presentar la información de manera más clara ocultando datos o fórmulas que puedan crear
confusión en los usuarios. Estas características también ayudan a impedir que otros usuarios
realicen accidentalmente cambios en los datos. Excel no cifra los datos ocultos o
bloqueados en un libro. Si disponen de suficiente tiempo, los usuarios pueden obtener y
modificar todos los datos de un libro, mientras tengan acceso a los mismos. Para ayudar a
impedir la modificación de los datos y proteger la información confidencial, limite el acceso a
los archivos de Excel con este tipo de información almacenándolos en ubicaciones a las que
pueden obtener acceso sólo los usuarios autorizados.
Proteger una hoja de cálculo
Se puede impedir que los usuarios inserten, eliminen y den formato a columnas y filas, cambien el
contenido de celdas bloqueadas y muevan el cursor a celdas que estén bloqueadas o desbloqueadas.
1. En la ficha Revisión, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

2. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee
que los usuarios puedan cambiar.
3. Escriba una contraseña para la hoja.
La contraseña es opcional; sin embargo, si no proporciona una contraseña cualquier usuario

podrá desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una
contraseña que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los
elementos protegidos de la hoja de cálculo.
Es esta sección usted tiene la

posibilidad de extender los derechos
de edición para los usuarios que no
conozcan la contraseña

130
Proteger un libro
Esta opción protege la estructura y ventana de un libro.
1. En la ficha Revisión, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.
2. Siga uno o varios de estos procedimientos:
Para proteger la estructura de un libro para que las hojas de éste no puedan moverse, eliminarse,
ocultarse, mostrarse o cambiarse de nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas, active la casilla
de verificación Estructura.
Para proteger ventanas de forma que tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que
se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas.
Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, escriba una contraseña, haga clic
en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

131
Proteger un rango
Si utiliza el sistema operativo Windows 2000, puede permitir a usuarios específicos modificar celdas o
rangos concretos. Los usuarios a los que se conceda acceso podrán modificar las celdas aunque
estén bloqueadas. Las restricciones de acceso sólo surtirán efecto después de proteger la hoja de
cálculo.
Los usuarios que especifique en el cuadro de diálogo Permisos para rango pueden modificar el
rango automáticamente sin escribir la contraseña. A otros usuarios se les pedirá la contraseña y sólo
podrán modificar el rango si la escriben. Si una celda pertenece a más de un rango, los usuarios que
tengan autorización para modificar cualquiera de los rangos podrán modificar la celda. Si un usuario
intenta modificar varias celdas y sólo tiene autorización para modificar algunas de ellas, aparecerá un
mensaje indicándole que debe seleccionar y modificar las celdas una a una.
Para poder conceder acceso a rangos a usuarios específicos, debe tener instalado en el equipo
Windows 2000 o una versión posterior, y el equipo debe estar en un dominio.
1. Seleccione las hojas de cálculo que desea proteger.

2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Permitir que los usuarios
modifiquen rangos.
3. Haga clic en Nuevo.
4. En el cuadro Título, escriba un título para el rango al que permite el acceso.
5. En el cuadro Correspondiente a las celdas escriba el signo igual (=) y, a continuación, escriba una
referencia o seleccione el rango.
6. En el cuadro Contraseña del rango escriba una contraseña para tener acceso al rango.
7. La contraseña es opcional; si no proporciona una contraseña, cualquier usuario podrá editar las
celdas.
8. Haga clic en Permisos y después en Agregar.
9. Busque y seleccione los usuarios a los que desee permitir el acceso. Si desea seleccionar varios
usuarios, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los nombres.
10. Haga clic en Aceptar dos veces y, si se solicita, vuelva a escribir la contraseña.
11. Repita los pasos anteriores para cada rango al que permita el acceso.
12. Para conservar un registro independiente de rangos y usuarios, active la casilla de verificación
Pegar la información sobre permisos en un nuevo libro del cuadro de diálogo Permitir que los
usuarios modifiquen rangos.
13. Proteja la hoja de cálculo: Haga clic en Proteger hoja en el cuadro de diálogo Permitir que los
usuarios modifiquen rangos.
14. En el cuadro de diálogo Proteger hoja, asegúrese de que la casilla de verificación Proteger hoja
y contenido de celdas bloqueadas esté activada, escriba una contraseña para la hoja de cálculo,
haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

132
Proteger un libro para que no se pueda ver o modificar
Puede ayudar a restringir quién puede abrir un archivo de libro y utilizar los datos exigiendo una
contraseña para ver el archivo y guardar los cambios que se realicen. Puede establecer dos
contraseñas distintas: una que los usuarios deberán utilizar para abrir y ver el archivo, y otra que
deberán utilizar para modificar el archivo y guardar los cambios. Estas protecciones se aplican al
archivo de libro y son independientes de la que se establece
mediante el cuadro de diálogo Proteger libro.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office, haga clic

en Guardar como.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones
generales.
3. Siga uno de estos procedimientos o ambos:
Si desea que los usuarios escriban una contraseña antes

de poder ver el libro, escriba una contraseña en el
cuadro Contraseña de apertura y haga clic en Aceptar.
Si desea que los usuarios escriban una contraseña antes de poder guardar los cambios en el libro,
inserte una contraseña en el cuadro Contraseña de escritura y haga clic en Aceptar.
4. Cuando se solicite, vuelva a escribir las contraseñas para confirmarlas.

6. Si se le pide, haga clic en Sí para reemplazar el libro existente.
Proteger un libro compartido

Puede proteger un libro compartido de modo que los usuarios no puedan devolverlo a uso exclusivo
ni eliminar el registro del historial de cambios. Si desea exigir una contraseña para eliminar este tipo
de protección, debe aplicar la protección antes de compartir el libro. La aplicación de la protección
activa automáticamente el uso compartido. Al desproteger estas funciones, se desactiva el uso
compartido y se elimina todo el historial de cambios guardado.
Como alternativa, puede proteger el uso compartido y el historial de cambios sin contraseña. Esta
protección puede aplicarse cuando un libro ya está compartido; después, la desprotección no
desactivará el uso compartido ni eliminará el historial de cambios.
1. Si el libro ya está compartido y desea asignar una contraseña para protegerlo, anule el uso
compartido del libro.
2. Establezca otros tipos de protección si lo desea: dé a usuarios específicos acceso a rangos,
proteja hojas de cálculo, proteja elementos de libros y establezca contraseñas para ver y editar.
3. En la ficha Revisar, haga clic en Proteger o Compartir libro.
4. Active la casilla Compartir con control de cambios.
5. Si desea que otros usuarios tengan que facilitar una contraseña para desactivar el historial de
cambios o anular el uso compartido del libro, escriba la contraseña en el cuadro Contraseña y
vuelva a escribirla cuando se solicite.
6. Si se solicita, guarde el libro.

133
46
Permisos del Information Right Management
En la actualidad sólo es posible controlar la información confidencial limitando el acceso a las redes o
los equipos donde está almacenada. Sin embargo, una vez concedido el acceso a los usuarios, no
hay ninguna restricción sobre lo que estos pueden hacer con el contenido o a quién pueden
enviárselo. Esta distribución de contenido podría permitir fácilmente el acceso a información
confidencial a personas a las que no está destinada dicha información.
Microsoft Office 2007 ofrece una función para la administración de permisos sobre la
información, Information Rights Management (IRM), que ayuda a evitar que la información
confidencial llegue, por accidente o por descuido, a personas a las que no está destinada. En esencia,
IRM le ayuda a controlar los archivos incluso cuando ya han salido de su equipo.
Sólo podrá crear contenidos con permisos restringidos mediante Information Rights
Management en Microsoft Microsoft Office Edición Professional 2007, Microsoft Office
Excel 2007. Los usuarios que reciban o abran contenido con permiso restringido sólo tienen
que abrir el documento, el libro de trabajo o la presentación como si fuera contenido sin
permiso restringido. Si los usuarios no tienen instalado en su equipo Office 2007 o una
versión posterior, pueden descargar un programa que les permitirá ver este contenido.

134
Niveles de acceso
Se puede conceder a los usuarios o grupos un conjunto de permisos según los niveles de acceso
asignados por los autores a través del cuadro de diálogo Permiso:
Leer
Los usuarios con acceso de lectura pueden leer un documento, un libro de trabajo o una presentación,
pero no tienen permiso para editarlo, imprimirlo ni copiarlo.
Cambiar
Los usuarios con acceso de modificación pueden leer, editar y guardar los cambios realizados en un
documento, un libro de trabajo o una presentación, pero no tienen permiso para imprimirlo.
Control total
Los usuarios con acceso de tipo Control total tienen permisos totales de edición y pueden hacer con el
documento, libro de trabajo o presentación todo lo que un autor puede hacer: establecer la fecha de
caducidad del contenido, evitar la impresión y conceder permisos a los usuarios. Los autores siempre
tienen acceso de tipo Control total.

135
Más opciones
Se ofrecen las siguientes opciones a todos los usuarios:
Establecer una fecha de caducidad para el contenido
1. En el cuadro Permiso, haga clic en Más opciones.

2. En Permisos adicionales para los usuarios, active la casilla de verificación Fecha de
caducidad de <tipo de archivo> y, a continuación, seleccione una fecha de caducidad en el
calendario.
Incluir información de referencia
1. En el cuadro de diálogo Permiso, haga clic en Más opciones.

2. En Configuración adicional, active la casilla de verificación Los usuarios pueden solicitar
permisos adicionales a y, a continuación, escriba una dirección de correo electrónico o una
dirección Web válida (por ejemplo, mailto:alguien@microsoft.com). De forma predeterminada, en
el cuadro de texto se mostrará su dirección de correo electrónico.
Permitir a los usuarios ver contenido con Microsoft Office 2007

2. En Configuración adicional, active la casilla de verificación Permitir que usuarios con
versiones anteriores de Office lean los archivos con exploradores compatibles con
Information Rights Management.
Exigir que los usuarios estén conectados a Internet para abrir contenido con
permiso restringido

2. En Configuración adicional, active la casilla de verificación Requerir conexión para
comprobar el permiso de un usuario.

136
Cambiar el nivel de acceso de un usuario

2. En la lista de usuarios que tienen permiso, haga clic en el usuario al que desea cambiar el nivel de
acceso.
3. En Nivel de acceso, señale el nivel de acceso actual del usuario, haga clic en la flecha y, a
continuación, seleccione un nivel de acceso distinto.
Los usuarios de Microsoft Office 2007 necesitan tener acceso a un servidor de administración de
derechos para crear o abrir contenido con permisos restringidos. Quizá desee utilizar este servicio
gratuito de prueba si usted o su organización no tiene un servidor propio de administración de
derechos. Incluso si uno de los dos tuviera un servidor de administración de derechos, es posible que
desee utilizar este servicio para compartir contenido con permisos restringidos con aquellas personas
que no tengan acceso a su servidor de administración de derechos
El servicio de Information Rights Management es una utilería de prueba que ofrece Microsoft® para
crear y abrir contenido (documentos y mensajes de correo electrónico) con permisos restringidos.
Este servicio está disponible para todos los usuarios que tengan cuentas de Microsoft .NET Passport
y que deseen crear contenido con permisos restringidos así como compartir este contenido con otras
personas que tengan cuentas de .NET Passport.
47
137
Tablas dinámicas
Los informes de tablas dinámicas organizan y resumen los datos de modo que no sólo formen parte
de una hoja de cálculos. Los informes de tablas dinámicas ofrecen comparaciones, revelan modelos y
relaciones, además de analizar las tendencias.
Usted decide qué datos desea analizar y cómo organizarlos. En lugar de ser un solo formulario
arbitrario que realmente no se adapte a sus necesidades, cada informe de tabla dinámica le
proporciona una vista distinta de sus datos, respondiendo al instante a sus preguntas, y está
personalizada para sus objetivos.
Crear un informe de tabla dinámica
Para crear un informe de tabla dinámica, ejecute el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. En
el asistente, seleccione los datos de origen que desee en la lista de hojas de cálculo o la base de
datos externa.
A continuación, el asistente proporciona un área de hoja de cálculo para el informe y una lista de los
campos disponibles. A medida que va arrastrando los campos desde la ventana de lista hasta las
áreas de colocación, Microsoft Excel resume y calcula el informe automáticamente.
Antes de usar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos para crear un informe de tabla
dinámica, compruebe en sus datos de origen lo siguiente:
La primera fila debe tener un encabezado para cada columna. El asistente usará estos encabezados
de columna como nombres para los campos (término referido a los agrupamientos de datos) que
puede arrastrar y soltar en el área de diseño de la tabla dinámica.
No debe haber filas o columnas vacías dentro del rango de datos utilizado para el informe. Por
ejemplo, deberá quitar las filas vacías utilizadas para separar los bloques de datos entre sí.
Cada columna debe contener sólo un tipo de datos. Por ejemplo, incluya texto en una columna y
valores numéricos en otra distinta.
Excel crea automáticamente subtotales y totales generales en un informe de tabla dinámica. Si los
datos de origen contienen subtotales y totales generales automáticos creados con el comando
Subtotales del menú Datos, use dicho comando para quitarlos antes de crear el informe.

138
1. Para crear un informe de tabla dinámica, dar clic en la ficha Insertar, en el grupo Tablas,
haga clic en Tabla dinámica
2. A continuación dar clic en Tabla dinámica.
Especifique el origen de los datos.
1. Seleccione un origen de datos.
Seleccione la tabla que desea analizar
1. Haga clic en Seleccione una tabla o

rango.
2. Escriba el rango de celdas o la
referencia del nombre de tabla, por
ejemplo =BeneficiosTrimestrales, en
el cuadro Tabla o rango.
Si seleccionó una celda de un rango de celdas o si el punto de inserción estaba en una tabla
antes de iniciar el asistente, el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla se muestra
en el cuadro Tabla o rango.
Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en Contraer
cuadro de diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el rango
en la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo

139
Utilizar datos externos
1. Haga clic en Utilice una fuente de datos externa.

2. Haga clic en Elegir conexión a continuación se mostrará el cuadro de diálogo
Conexiones existentes.
3. Vaya a la lista desplegable Mostrar de la parte superior del cuadro de diálogo y
seleccione la categoría de conexiones para la cual desea elegir una conexión o
selecciones Todas las conexiones existentes (que es el valor predeterminado).
4. Seleccione una conexión del cuadro de lista Seleccionar una conexión y haga clic en
Abrir.
5. Escriba una ubicación.
1. Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la
celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.
2. Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja
de cálculo existente y, a continuación, escriba la primera celda del rango de celdas
donde desea situar el informe de tabla dinámica.
6. Haga clic en Aceptar.

140
1. Al aceptar Excel coloca en pantalla un “estilo” de panel de tarea mediante el cual se diseña la
tabla dinámica
2. A continuación se activa la etiqueta “Insertar” en esta barra de herramientas se dispone de la
3. opción tabla dinámica.
4. Al hacer clic en la opción “tabla dinámica” se muestra la lista de campos.
5. Seleccione los campos que desea mostrar en la tabla dinámica arrastrando a la hoja o
arrastre los campos a las áreas inferiores del panel de campos.
Grafica dinámica
1. Para crear un informe de tabla dinámica, dar clic en la ficha Insertar, en el grupo Tablas,
haga clic en Grafico dinámico.

141
2. A continuación dar clic en Tabla dinámica.
3. Seleccione un origen de datos para crear el grafico dinámico.

4. Indique la ubicación del grafico dinámico.
5. Dar clic en el botón Aceptar.
6. Seleccione los campos que campos desea para el Grafico dinámico arrastrando los
campos.
48
142
Subtotales
La herramienta de Subtotales nos provee de una solución poderosa e interesante para hacer un
análisis integral de la información que tenemos en una tabla o base de datos, combinando esquemas
y formulas. Esta herramienta permite segmenta o agrupar la información para analizarla de manera
detallada o globalmente.
Ordene la tabla o base de datos de manera, numérica, alfabética o cronológica por el

concepto que nos interesa analizar antes de utilizar la herramienta de Subtotales.
Pasos para aplicar subtotales
1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato:
Verifique que cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene información similar y no
hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular.

3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente dentro de la ficha inicio en el
grupo Modificar.
4. En la ficha Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal.
5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna

cuyos subtotales desee calcular.
6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de
resumen que desee utilizar para calcular los subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de
verificación de cada columna que contenga valores cuyos
subtotales desee calcular.
8. Si desea un salto de página automático después de cada
subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre
grupos.
9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos
subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo,
desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los
datos.

143
Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes
funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive
la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los
símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y
para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.
Pasos para quitar subtotales
1. Para quitar los subtotales aplicados, simplemente ubique la celda activa dentro de la tabla.
2. En la ficha Datos en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal
3. En inmediatamente después de clic al botón de Quitar todos.
49
144
Validación
La validación nos permite restringir que información el usuario puede introducir en una celda o rango,
de manera que de podemos tener la certeza de la información capturada en un libro cumple con las
restricciones que el usuario determina de manera particular.
Para aplicar una validación siga las siguientes instrucciones:
1. Seleccione las celdas que desee validar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
3. Especifique el tipo de validación que desee:
Permitir valores de una lista
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

2. Haga clic en el cuadro Fuente y, a continuación, haga lo siguiente:
Para definir la lista localmente, escriba los valores separados por comas.
Para utilizar un rango de celdas con un nombre definido, escriba el signo igual (=) seguido del nombre
del rango.
Para utilizar referencias de celda, seleccione las celdas en la hoja de cálculo y presione ENTRAR.
Las referencias a celdas tienen que encontrarse en la misma hoja de cálculo. Si necesita
hacer una referencia a otra hoja o libro, utilice un nombre definido y asegúrese de que el
libro está abierto.
4. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con

lista desplegable.
Permitir números dentro de los límites
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Número entero o Decimal.

2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee.
Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, haga clic
en entre.
3. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee
permitir.

145
Permitir fechas y horas dentro de un período
concreto
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Fecha u Hora.

2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que
desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un
día determinado, haga clic en mayor que.
3. Escriba la fecha o la hora inicial, final o específica que desee
permitir.
Permitir texto de una longitud específica
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Longitud del texto.

desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de
caracteres, haga clic en menor o igual que.
3. Escriba la longitud máxima, mínima o específica que desee
permitir.
Calcular qué se permite según el contenido de otra

celda
1. En el cuadro Permitir, haga clic en el tipo de datos deseado.

desee.
3. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos,
haga clic en la celda que desee utilizar para especificar qué
se permite. Por ejemplo, si desea permitir entradas para una
cuenta sólo si el resultado no superará el presupuesto, haga
clic en Decimal para Permitir, haga clic en menor o igual
que para Datos y, en el cuadro Máximo, haga clic en la celda
que contenga la cantidad presupuestada.
Utilizar una fórmula para calcular lo que se permite
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada.

2. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor
lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para
las no válidas). Por ejemplo, si desea permitir el valor de la
celda de la cuenta de la comida campestre sólo si no se ha
presupuestado nada para la cuenta discrecional (celda D6) y si
el presupuesto total (D20) también es menor que los 40.000
dólares asignados, podría escribir la fórmula personalizada
=Y(D6=0,D20<40000).

146
Especifique si la celda se puede dejar en blanco
Si desea permitir valores en blanco (nulos), active la casilla de verificación

Omitir blancos.
Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos), desactive la casilla
de verificación Omitir blancos.
Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un

nombre definido y existe una celda en blanco en el rango, la
configuración de la casilla de verificación Omitir blancos permite
escribir cualquier valor en la celda validada.
Mostrar un mensaje de entrada opcional
Para mostrar un mensaje de entrada opcional cuando se haga clic en

la celda, haga clic en la ficha Mensaje de entrada, asegúrese de que
esté activada la casilla de verificación Mostrar mensaje al
seleccionar la celda y escriba el título y el texto del mensaje.
Especifique cómo desea que Microsoft Excel

responda cuando se escriban datos no válidos
1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté

activada la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si
se escriben datos no válidos.
2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
Para evitar la especificación de datos no válidos, haga clic en Límite.
Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, haga clic
en Información.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, haga
clic en Advertencia.
3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y
el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta
celda." Cuando se aplica la validación de datos a una celda no se le aplica formato.
50
147
Auditoria de hojas de cálculo
La Auditoría de fórmulas sirve para reflejar gráficamente, o rastrear, las relaciones entre las celdas y
las fórmulas que tengan flechas azules. Puede rastrear los precedentes (las celdas que proporcionan
datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda
específica), errores, inspeccionar formulas, etc.
Rastrear celdas que proporcionan datos a una formula (precedentes)

Rastrear los precedentes sirve para saber que valores, operaciones matemáticas, referencias o
rangos dan como resultado un palor específico en una celda.
Para lograrlo siga estos procedimientos:
1. Seleccione la celda que contenga la fórmula para la que se desee buscar las celdas precedentes.
2. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que proporcione directamente datos a la
celda activa, de clic en la ficha Fórmulas.
3. En el grupo Auditoría de fórmulas haga clic en Rastrear precedentes .
4. Para identificar el siguiente nivel de celdas que
proporcionan datos para la celda activa, haga clic
otra vez en Rastrear precedentes .
5. Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel,
comenzando por la celda precedente más alejada
de la celda activa, haga clic en la ficha Formulas.
6. A continuación de clic en la opción Quitar flechas,
y dar clic en la opción Quitar un nivel de
precedentes . Para quitar otro nivel de flechas
de rastreo, haga clic otra vez en el botón.

148
Cuando usted vea este
icono significa que las
celdas precedentes al valor
se encuentran en otra hoja
o libro.
Rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes)

Rastrear los dependientes sirve para saber que valores, operaciones matemáticas, referencias o
rangos son afectados por la modificación de la celda evaluada.
Para lograrlo siga estos procedimientos:
1. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.

2. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda dependiente de la celda activa, de clic
en la ficha Fórmulas.
3. En el grupo Auditoría de fórmulas haga clic en Rastrear dependientes, para identificar el nivel
de celdas que dependen de la celda activa .
4. Para quitar todas las flechas de rastreo que haya en la hoja de cálculo, haga clic en Quitar todas
las flechas en la barra de herramientas Auditoría de fórmulas.
Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de
cálculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada, se mostrará una flecha de color
negro que señala de la celda seleccionada a un icono de hoja de cálculo . El otro libro debe
estar abierto para que Microsoft Excel pueda rastrear las dependencias.

149
Para ver todas las relaciones de una hoja de cálculo, escriba = (signo igual) en una celda vacía y,
a continuación, haga clic en el botón Seleccionar todo. Seleccione la celda y presione dos veces
Rastrear precedentes .
Rastrear errores en fórmulas

Este se produce cuando una referencia de celda no es válida.
1. Haga clic en la celda que muestra el error.

2. A continuación de clic en la ficha Formulas, en el grupo Auditoría de fórmulas haga clic en
Comprobación de errores.
3. Aparece el cuadro de diálogo Comprobación de errores, haga clic en Rastrear error si
aparece.
4. Revise las posibles causas y soluciones.
Rodear con un círculo las celdas no válidas

Todas las celdas que no cumplan los criterios de validación de datos se rodean con un círculo,
incluidos los valores que se escriban, copien o rellenen en las celdas, que calculen las fórmulas o que
se escriban mediante macros.
1. Dar clic en la ficha Datos, a continuación dar clic en Validación de datos.

2. Haga clic en Rodear con un círculo datos no válidos .
Ocultar los círculos de validación

Para quitar el círculo de una única celda, introduzca datos válidos en la celda.
Para ocultar todos los círculos, elija la ficha Datos, a continuación de clic en Validación de datos y
seleccione Borrar círculos de validación .

150
Ventana Inspección
Permite inspeccionar las celdas y sus fórmulas en la barra de herramientas Ventana Inspección,
aunque las celdas no estén a la vista.
1. Seleccione las celdas que desee inspeccionar.

2. Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo con fórmulas, haga clic en Ir a en el
menú Edición, elija Especial y, a continuación, haga clic en Fórmulas.
3. En la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Ventana Inspección.
4. Haga clic en Agregar inspección .
5. Haga clic en Agregar.
6. Mueva la barra de herramientas Ventana Inspección a la parte superior, inferior, izquierda o
derecha de la ventana.
7. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde derecho del título de la columna.
8. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas Ventana
Inspección, haga doble clic en la entrada.

151
Evaluar formula
Permite inspeccionar las formulas de las celdas seleccionadas paso a paso.
51
Formularios
Excel puede generar un formulario de datos (formulario de datos: cuadro de diálogo que muestra un
registro completo cada vez. Puede utilizar formularios para agregar, cambiar y eliminar registros.)
Integrado para el rango.
El formulario de datos muestra todos los rótulos de columna en un único cuadro de diálogo, con un
espacio en blanco junto a cada rótulo para que pueda rellenar los datos de la columna. Puede escribir
datos nuevos, buscar filas por el contenido de las celdas, actualizar los datos existentes y eliminar
filas del rango.
Utilice un formulario de datos cuando un informe simple que liste las columnas sea suficiente y no
necesite funciones más complejas o personalizadas. Con los formularios de datos, escribir datos es
más fácil que escribir en las columnas, especialmente si tiene un rango amplio con más columnas de
las que cabrían en la pantalla.
Otra de las ventajas de capturar información a través de los formularios es que estos dan continuidad
al formato de las celdas y formulas que tengamos determinadas (cuando una celda tiene determinada
una formula, esta se muestra en color gris para que no puedan modificarla).
Utilizar un formulario
Para poder hacer uso de la herramienta de Formulario Pulsando el Botón Office, a continuación de
clic en Opciones de Excel y de clic en Personalizar., ahora Agregue el icono Formulario..., en la
sección de Comandos que no están en la cinta de opciones.
1. Ubique la celda activa dentro de la matriz.
2. De clic en el botón de comando Formulario de la barra de acceso rápido.

152
Un formulario soporta como máximo 32 rótulos en columnas para
mostrar la información.
Explorar registros
Para poder ver la información que esta en su matriz de datos siga los
siguientes pasos:
1. Puede utilizar la barra vertical de desplazamiento.

2. Puede presionar los botones de Buscar anterior o Buscar siguiente.
3. Presionar la tecla de Enter.
Agregar un registro
Para poder agregar información a través del formulario, siga estos pasos.
1. En la sección derecha de su Formulario de un Clic en el Botón de
Nuevo.
2. Usted observara que los espacios reservados para capturar los campos
se limpian esperando que capture el nuevo registro. Cabe hacer mención
que el o los registros que capturé, se pondrá en la parte inferior de la
matriz, dándole continuidad al formato de celdas y formulas.
Eliminar un registro
Para poder eliminar información a través del formulario, siga estos pasos.
Eliminar.
2. Usted observara que inmediatamente le aparecerá esta ventana.

153
3. Al dar un clic en el Botón de Aceptar el registro y la fila se eliminara permanentemente.
Usar criterios
Usted a través de los formularios tiene la posibilidad de filtrar la información

mostrada por uno a varios criterios.
Criterios.
2. Usted observara que los espacios reservados para capturar los campos
se limpian esperando que capture los criterios de búsqueda. Después de
establecerlos presione los botones de Buscar siguiente o Buscar
anterior para que el formulario muestre todos los registros que cumplen
con los criterios establecidos.
52
Consolidar
Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una
hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una
consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.
Excel permite consolidar datos de varios modos. El método más flexible es crear fórmulas que hagan
referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las fórmulas que hacen
referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.
Utilizar fórmulas 3D
Si utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo
en un libro.) en las fórmulas no habrá restricciones en el diseño de los rangos de datos
independientes. Puede cambiar la consolidación del modo que necesite. La consolidación se actualiza
automáticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.
Utilizar fórmulas para combinar datos

En el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda A2 agrega tres números de tres posiciones diferentes
en tres hojas de cálculo distintas.

154
Agregar datos a una consolidación con referencias 3D
Cuando todas las hojas de cálculo de origen tengan el mismo diseño, podrá utilizar un rango de
nombres de hojas en fórmulas 3D. Para agregar otra hoja de cálculo a la consolidación, sólo tendrá
que mover la hoja al rango al que haga referencia la fórmula.
Pasos para consolidar los datos con referencias 3D o fórmulas
1. En la hoja de cálculo de consolidación, copie o introduzca los rótulos que desee para los datos de
consolidación.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
3. Introduzca una fórmula que incluya referencias a las celdas de origen en cada hoja de cálculo que
contenga los datos que se desea consolidar.
Consolidar por posición
Consolide los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen se organicen en un
orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo
creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posición.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los
datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación.
También puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los
rangos incluidos en ella.
Consolidar por categorías
Consolide los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los
mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina
los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los
datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. Como
alternativa, puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y
los rangos incluidos en ella.

155
Pasos para consolidar por posición o categoría
1. Configure los datos que va a consolidar.
Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista .Cada columna tiene un rótulo en
la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de
cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
Si realiza la consolidación por posición, asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
Si realiza la consolidación por categoría, asegúrese de que los rótulos de las columnas o
filas que desea combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de mayúsculas y
minúsculas.
Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango, elija Nombre en el menú Insertar, haga
clic en Definir y escriba un nombre para el rango.
2. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos
consolidados.
3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar.
4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo
que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o
cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de
funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Excel
para consolidar los datos.
5. Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a consolidar,
escriba el nombre que asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso
para cada rango.
6. Si desea actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en
cualquiera de los rangos de origen y no está seguro de si más tarde deseará incluir rangos
diferentes o adicionales en la consolidación, active la casilla de verificación Crear vínculos con
los datos de origen.
7. Si realiza la consolidación por posición, deje en blanco las casillas bajo Usar rótulos en.
Microsoft Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación.
Si desea rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o
introdúzcalos manualmente. Si realiza la consolidación por categoría, active las casillas de
verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de
156
origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de
las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.
53
Tabla de datos
Las tablas de datos son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
análisis Y si. Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cómo afecta el cambio de
algunos valores de las fórmulas a los resultados de las mismas. Las tablas de datos constituyen un
método abreviado para calcular varias versiones en una sola operación, así como una manera de ver
y comparar los resultados de todas las variaciones distintas en la hoja de cálculo.
Tablas de datos de una variable
Por ejemplo, utilice una tabla de datos de una variable si desea ver de qué manera afectan distintos
tipos de interés al pago mensual de una hipoteca. En el siguiente ejemplo, la celda D2 contiene la
fórmula de pago, =PAGO(B3/12,B4,-B5), que hace referencia a la celda variable B3.

157
Crear una tabla de datos de una variable
Deben diseñarse tablas de datos de una variable para que los valores de entrada aparezcan debajo
de una columna (orientación de columna) o en una fila (orientación de fila). Las fórmulas que se
utilicen en la tabla de una variable deberán hacer referencia a una celda variable.
Introduzca la lista de valores que desee sustituir en la celda variable debajo de una columna o en una
fila.
Si la tabla de datos está orientada a columna, escriba la fórmula en la fila situada encima del
primer valor y una celda a la derecha de los valores de columna. Escriba las fórmulas adicionales
a la derecha de la primera fórmula.
Si la tabla de datos está orientada a fila, escriba la fórmula en la columna situada a la izquierda
del primer valor y una celda por debajo de los valores de fila. Introduzca las fórmulas adicionales
debajo de la primera fórmula.
2. Seleccione el rango de celdas que contenga las fórmulas y

los valores que desee sustituir.
3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos,
haga clic en Análisis Y si y, después, en Tabla de datos.
Si la tabla de datos está orientada a columna, escriba la

referencia de celda en el cuadro Celda variable columna.
Si la tabla de datos está orientada a fila, introduzca la
referencia de celda en el cuadro Celda variable fila.
Pueden agregarse fórmulas adicionales a una tabla de datos de una variable.
Tabla de datos de dos variables
Una tabla de datos de dos variables puede mostrar cómo afectan los distintos tipos de interés y plazos
del préstamo al pago de una hipoteca. En el siguiente ejemplo, la celda C2 contiene la fórmula de
pago, =PAGO(B3/12,B4,-B5), que utiliza dos celdas variables, B3 y B4.

158
Crear una tabla de datos de dos variables
Las tablas de datos de dos variables solamente utilizan una fórmula con dos listas de variables. La
fórmula deberá hacer referencia a dos celdas variables diferentes.
1. En una celda de la hoja de cálculo, introduzca la fórmula que haga referencia a las dos celdas
variables.
2. Inserte una lista de variables en la misma columna, debajo de la fórmula.
3. Inserte la segunda lista en la misma fila, a la derecha de la fórmula.
4. Seleccione el rango de celdas que contenga la fórmula y los valores de fila y de columna.
5. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Análisis Y si y, después,
en Tabla de datos.
6. En el cuadro Celda de entrada (fila), inserte la referencia de la celda variable para las variables
de la fila.
7. En el cuadro Celda de entrada (columna), incluya la referencia de la celda variable para las
variables de la columna.
Cálculos de las tablas de datos
Las tablas de datos se actualizan cuando se actualiza una hoja de cálculo, aunque no hayan
cambiado. Para acelerar el cálculo de una hoja de cálculo que contenga una tabla de datos, pueden
cambiarse las opciones de Calcular para que se actualice automáticamente la hoja de cálculo pero no
las tablas de datos.
54
Escenarios
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis.
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un
modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo
y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver
distintos resultados.
Crear un escenario
1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en

Análisis Y si y, después, en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en Agregar.
3. En el cuadro Nombre de escenario, escriba un nombre para el
escenario .En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de
las celdas que desee cambiar.
Para preservar los valores originales de las celdas cambiantes, cree

un escenario que utilice los valores originales de las celdas antes de
crear escenarios que cambien valores.

159
4. En Proteger, seleccione las opciones que desee.
6. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores
que desee para las celdas cambiantes.
7. Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.
8. Si desea crear escenarios adicionales, haga clic de nuevo en Agregar y
repita el procedimiento. Cuando termine de crear los escenarios,
elija Aceptar y haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo
Administrador de escenarios.
Eliminar un escenario
1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Análisis Y si y, después, en

2. Haga clic en el nombre del escenario que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Modificar un escenario
Si se mantiene el nombre original de un escenario después de haber hecho cambios en el mismo, los
nuevos valores de las celdas cambiantes sustituirán a los valores del escenario original.

2. Haga clic en el nombre del escenario que desee modificar y, a continuación, haga clic en
Modificar.
3. Haga los cambios que desee.
4. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las
celdas cambiantes.
Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Para regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios sin cambiar el escenario actual,
haga clic en Cancelar.
Combinar escenarios de otra hoja de cálculo
Es más sencillo combinar escenarios cuando todos los modelos de las hojas de cálculo son idénticos.
Todas las celdas cambiantes en la hoja de cálculo de origen deberán hacer referencia a las celdas
cambiantes correspondientes en la hoja de cálculo activa. Microsoft Excel copiará todos los
escenarios en la hoja de cálculo de origen en la hoja de cálculo activa.
1. Abra todos los libros que contengan los escenarios que desee combinar.
2. Pase al libro en el que desee combinar los escenarios.
4. Haga clic en Combinar.
5. En el cuadro Libro, haga clic en un nombre de libro.
6. En el cuadro Hoja, haga clic en el nombre de una hoja de cálculo que contenga los escenarios
que desee combinar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
7. Repita este proceso si desea combinar escenarios de más hojas de cálculo.

160
Crear un informe de resumen de escenario

2. Haga clic en Resumen.
3. Haga clic en Resumen o Tabla dinámica.
4. En el cuadro Celdas resultantes, escriba las referencias de las celdas que hacen referencia a las
celdas cuyos valores cambian los escenarios. Separe las referencias múltiples mediante comas.
No se necesitan las celdas resultantes para generar un informe de resumen de

escenarios, pero sí se necesitan en un informe de tabla dinámica.
55
Buscar objetivo
Esta herramienta es un método para buscar un valor específico para una celda ajustando el valor de
otra celda. Cuando se busca un objetivo, Excel varía el valor de una celda que especifique hasta que
una fórmula que sea dependiente de esa celda devuelva el resultado deseado
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis.
En el caso de que conozca el resultado deseado de una sencilla, pero no la variable que determina el
resultado, podrá utilizar la función Buscar objetivo haciendo clic en Buscar objetivo en la ficha Datos
en el grupo, Herramientas de datos, haga clic en Análisis Y si. Al realizar una búsqueda de objetivo,
Microsoft Excel varía el valor de celda específica hasta que una fórmula dependiente de dicha celda
devuelve el resultado deseado.
En este lugar se determina la

posición de la celda a la cual
le queremos hacerle una
modificación a su valor.
Aquí se determina el valor al

que deseamos llegar.
Aquí se determina la posición

de la celda que tiene que ser
afectada para logra encontrar
el valor deseado.

161
Cuando Buscar Objetivo
encuentra una solución nos
mostrara esta ventana para que
Aceptemos o Cancelemos el
valor encontrado.
Si la solución tarda mucho en

encontrarse eventualmente
puede Pausarla o indicarle
que la solución la encuentre
Paso a paso.
En la sección de Definir celda, necesariamente tiene que tener una formula para que pueda
modificar los valores y realizar las iteraciones necesarias para encontrar el valor deseado.
56
Solver
Solver es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis. Con
Solver, puede buscarse el valor óptimo para una fórmula de celda, denominada celda objetivo, en una
hoja de cálculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estén relacionadas, directa o
indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes
que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el resultado especificado en la
fórmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para restringir los valores que puede
utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte
la fórmula de la celda objetivo.
Utilizar solver
La opción Solver de EXCEL sirve para resolver problemas de optimización lineal y no lineal. Con
Solver es posible resolver problemas que tengan hasta 200 variables de decisión, 100
restricciones explícitas y 400 simples (cotas superior e inferior o restricciones enteras sobre las
variables de decisión). La ventana con los parámetros de Solver aparecerá tal y como se muestra a
continuación:

162
1. En la ficha Datos, en el grupo Análisis haga clic en Solver.
Haga clic en el Botón Microsoft Office, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
Haga clic en Complementos y, en el cuadro Administrar, seleccione Complementos de
Excel. Haga clic en Ir. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de
verificación Complemento Solver y, a continuación, haga clic en Aceptar.
2. Aparecerá la siguiente ventana.
Cuadro de diálogo de los Parámetros de Solver
Celda Objetivo: Contiene la celda donde se encuentra la función correspondiente al problema en

cuestión. La celda objetivo debe contener una fórmula.
Valor de la celda objetivo:
Para que el valor de la celda objetivo sea el valor máximo posible, haga clic en Máx.
Para que el valor de la celda objetivo sea el valor mínimo posible, haga clic en Mín.
Para que la celda objetivo tenga un valor determinado, haga clic en Valor y, a continuación,
introduzca el valor en el cuadro.
3. Al hacer clic en el botón en la sección de cambiando las celdas aparecerá la siguiente ventana.
Contendrá la ubicación de las variables de decisión para el problema. Las celdas cambiantes deben
de estar directa o indirectamente relacionadas con la celda objetivo. Pueden especificarse 200 celdas
cambiantes como máximo.
4. En la sección Sujetas a las siguientes restricciones se determinan o modifican las variables

que tiene que contemplar solver para buscar el valor determinado.

163
Agregar: Añade la restricción especificada al modelo existente y vuelve a la ventana Agregar
restricción
Cambiar: Permite modificar las restricciones recién introducidas
Eliminar: Sirve para borrar las restricciones precedentes.
5. Al hacer clic en el botón Agregar, aparece la ventana Agregar restricción.
Si hace clic en el campo Referencia de la celda podrá especificar la ubicación de una celda (por lo
general, una celda con una fórmula).
Introduzca el tipo de restricción haciendo clic en la flecha del campo central desplegable (<=, >=, =,
int, donde int se refiere a un número entero, o bin, donde bin se refiere a binario).
El campo Restricción puede llevar una fórmula de celdas, una simple referencia a una celda o un
valor numérico. El botón Agregar añade la restricción especificada al modelo existente y vuelve a la
ventana Agregar restricción. El botón Aceptar añade la restricción al modelo y vuelve a la ventana
Solver.

164
6. Al hacer clic en el botón Opciones, aparece la ventana Opciones de Solver, en esta ventana
usted puede determinar el método y las consideraciones que usará solver para encontrar el valor
deseado.
Tiempo: Permite especificar el número de segundos antes de que Solver se detenga.

Iteraciones: Permite especificar el número máximo de iteraciones (pasos del algoritmo solver) antes
de que el programa se detenga.
Precisión: Es el grado de exactitud del algoritmo solver (por ejemplo, lo cerca que tiene que estar el
valor del lado derecho de una restricción antes de que se considere igual al lado izquierdo).
Tolerancia: Especifica un porcentaje dentro del cual se garantiza la veracidad de la solución. Si
intenta hallar la solución óptima, ponga el valor cero en este campo, aunque tal vez desee establecer
un valor más alto si el tiempo de ejecución es demasiado largo (siempre que le interese aceptar una
solución dentro de ese porcentaje de veracidad).
Convergencia: Escriba la cantidad de cambio relativo que desea permitir en las últimas cinco
iteraciones antes de que se detenga Solver con una solución; cuanto menor sea el número, menor
será el cambio relativo que se permite.
Si su modelo es un programa lineal o un programa entero lineal, le aconsejamos que seleccione la
casilla Adoptar modelo lineal. De este modo, el programa utiliza el algoritmo simplex en lugar de un
algoritmo no lineal más largo y complicado.
Asumir no negativos: Úselo si desea que todos los valores de las celdas cambiantes sean ≥ 0.

165
Usar escala automática: Es útil si el modelo que utiliza tiene una escala defectuosa (si las entradas
son de órdenes de magnitud completamente diferentes).
Mostrar resultados de iteraciones: Si le interesa ver la información iteración por iteración (esto aleta
mucho el tiempo de procesamiento).
7. Al hacer clic en el botón Resolver, aparece la ventana Resultados de solver, en esta ventana
solver le indicara si encontró una solución a nuestro problema y le dará una gama de opciones
para mostrar o conservar los valores obtenidos.
Lleve a cabo una de las acciones siguientes:
Para mantener los valores de la solución en la hoja de cálculo, haga clic en Utilizar solución de
Solver en el cuadro de diálogo Resultados de Solver.
Para restaurar los datos originales, haga clic en Restaurar valores originales.
Puede guardar un Escenario con los valores obtenidos por solver, para compararlos con otras
soluciones o con el valor original del problema.
Puede crear un informe en donde en una hoja nuevo se resuman las principales restricciones y
valores del modelo.
57

166
Importar datos
Importar datos de bases de datos
1. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos de la base de datos de Access.
2. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Access.
3. En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en la base de datos de Access que desea
importar. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, haga clic en la tabla o consulta que
desea importar y luego haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente:
En Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro, siga uno de los procedimientos
siguientes:
o Para ver los datos como una tabla,

seleccione Tabla.
o Para ver los datos como un informe de
tabla dinámica, seleccione Informe de
tabla dinámica.
o Para ver los datos como un informe de
gráfico dinámico y un informe de tabla
dinámica, seleccione Informe de gráfico y
tabla dinámicos.
Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir

las opciones de actualización, formato y diseño de los datos importados y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
En ¿Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes:
o Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo
existente.
o Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de la nueva hoja de
cálculo, haga clic en Hoja de cálculo nueva.

167
Excel coloca el rango de datos externos en la ubicación especificada
Importar datos con Microsoft Query
En la mayoría de los casos, puede importar datos dando clic en la ficha Datos, a continuación de clic
en Obtener datos externos, haga clic en De otras fuentes y luego en Desde Microsoft.

168
Utilice Query u otro programa sólo si necesita realizar tareas de consulta especializadas como las
siguientes:
Filtrar filas o columnas de datos antes de traerlos a Excel.

Crear una consulta de parámetros (consulta de parámetros: tipo de consulta que, cuando se
ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarán para seleccionar los registros para el conjunto
de resultados, de modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes
conjuntos de resultados.).
Ordenar datos antes de traerlos a Excel.
Unir varias tablas.
Microsoft Query proporciona un cliente sencillo, fácilmente accesible desde dentro de Excel, para
realizar estas tareas de consulta especializadas.
Puede utilizar Query para configurar orígenes de datos ODBC y recuperar datos. En Query, puede
utilizar el Asistente para consultas para crear una consulta (consulta: en Query o Access, medio de
buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.)
simple, o puede emplear criterios más avanzados en Query para crear una consulta más compleja.
Puede obtener acceso a Query desde Excel o crear una consulta desde el Asistente para tablas y
gráficos dinámicos.

169
Para importar datos con Query, primero es necesario:
Instalar Query
Query, incluido el Asistente para consultas, es una función opcional para Excel. En general, el
sistema le indicará que instale Query al elegir Obtener datos externos en el menú Datos y hacer clic
en Nueva consulta de base de datos.
Instalar controladores ODBC
Se requiere un controlador ODBC (controlador ODBC (Conectividad abierta de bases de datos):

archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos concreta. Cada programa de base
de datos, como Access o dBASE, o sistema de administración de bases de datos, como SQL
Server, requiere un controlador diferente.) para recuperar datos en las bases de datos relacionales,
archivos de texto o en Excel mediante Query. Cuando se instala Query, se instala automáticamente
un conjunto de controladores ODBC. Si se utiliza un controlador no instalado con Query, se deberá
instalar el controlador por separado.
Instalar controladores de origen de datos
Se requiere un controlador de origen de datos (controlador de origen de datos: archivo de programa

utilizado para conectarse a una base de datos específica. Cada programa o sistema de administración
de bases de datos requiere un controlador diferente.) para recuperar datos de origen OLAP.
Query admite la conexión con bases de datos creadas utilizando los servicios OLAP de Microsoft
SQL Server; cuando se instala Query, se instala automáticamente el soporte para este tipo de bases
de datos OLAP. Para conectarse con otras bases de datos OLAP, es preciso instalar un controlador
de origen de datos y software de cliente.

170
Importar datos del Web
Para importar datos procedentes de una página Web, en la ficha Datos, en el grupo Obtener datos
externos, haga clic en Desde el Web. Debe tener acceso al World Wide a través de la intranet de
su organización o un módem instalado en el equipo o la red, o bien puede realizar una consulta de
código de origen HTML o XML local.
Actualización de datos
Excel proporciona diversas opciones para actualizar datos importados, entre las que se incluyen la
actualización de datos cada vez que se abra el libro y la actualización automática de los mismos a
intervalos de tiempo determinados. Puede continuar trabajando en Excel mientras los datos se están
actualizando y también puede comprobar el estado de la
actualización en todo momento.
1. Haga clic en el informe de tabla dinámica que está

basado en el archivo de cubo sin conexión.
2. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic

en la flecha situada al lado de Actualizar y, a
continuación, en Actualizar.

171
Si el origen de externo requiere una contraseña para tener acceso a los datos, puede hacer que sea
necesario insertarla cada vez que se actualice el rango de datos externos.
Cuando se amplía un rango de datos externos y se reciben más registros, Excel puede copiar
fórmulas en columnas adyacentes o dentro del rango de datos de forma que permanezcan junto a los
datos correspondientes.
58
Macros
Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro.
Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de
Microsoft Visual Basic for Aplication y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la
tarea.
Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar
las acciones que desea grabar. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento por la cinta de
opciones.
Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de

Excel.
2. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel,
active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y,
a continuación, haga clic en Aceptar.
Macros grabadas
Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso ejecutado en la hoja de calculo o
Libro en un Modulo, para después ejecutar ese código cuando lo necesite.
Antes de grabar o escribir una macro hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
1. Planifique los pasos y los comandos que desea que ejecute la macro antes de grabarla.
2. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se grabarán las correcciones que se
realicen.
3. Cada vez que se grabe una macro, ésta se almacenará en un nuevo módulo adjunto a un libro.

172
Grabar una Macro
1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.
2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los demás caracteres
pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un
nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de palabras.

173
No utilice un nombre de macro que también sea una referencia de celda; de lo contrario
puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es válido.
3. Si desea ejecutar la macro presionando un método abreviado, escriba una letra en el cuadro
Tecla de método abreviado. Puede utilizarse CTRL+ letra (para letras minúsculas) o CTRL+
MAYÚS + letra (para letras mayúsculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. La tecla de
método abreviado que se utilice no puede ser ni un número ni un carácter especial como @ o
#.
La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado

predeterminada equivalente en Microsoft Excel mientras esté abierto el libro que contiene
la macro.
4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación en que desea almacenar la macro.
Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros
personal, si desea que funcione solo en este libro o en libro nuevo seleccione la opción
respectiva.
5. Si desea incluir una descripción de la macro, escríbala en el cuadro Descripción.
7. Si desea que la macro se ejecute con relación a la posición de la celda activa, grábela utilizando
referencias de celda relativas. En la barra de herramientas Detener grabación, haga clic en la
opción Referencias relativas para seleccionarla. Excel continuará grabando macros con
referencias relativas hasta que termine la sesión con Excel o hasta que haga clic otra vez en la
opción Referencias relativas para que no esté seleccionada.
8. Ejecute las acciones que desee grabar.
9. Para detener la grabación En la ficha Programador,

en el grupo Código, haga clic en Detener
grabación.
Una vez que grabamos la macro, todas la acciones que realizamos en la hoja de calculo se guardaron
en un modulo dentro del Editor de Visual Basic. Si usted desea ver el código generado, corregir
errores o modificarla siga los siguientes pasos.
10. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic. Usted observará el
código generado en el Modulo respectivo y podrá hacerme modificaciones si es necesario.

174
Para salir, entre al menú Archivo y de un clic en la opción Cerrar y volver a Microsoft Excel.
Ejecutar una macro
Para hacer que la macro grabada funcione, tenemos que ejecutarla, la ejecución de la macro se
puede hacer de distintas formas.
1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la macro que desea ejecutar o
selecciónela de la lista.
3. Haga clic en Ejecutar.

175
En esta ventana se puede ejecutar Paso a paso para revisar los procedimientos que va
realizando la macro, Cancelar la ejecución, Eliminar una macro, Modificarla o agregarle un
método abreviado.
4. También puede ejecutar la macro con la combinación de teclas que le asigno presionando
Ctrl + La letra asignada.
Ejecutar una macro desde la ficha vista
También es posible ejecutar una macro a través de la ficha Vista dentro del grupo ventana..
1. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón Ver macros.

2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar y, a
continuación, en Ejecutar.
Ejecutar automáticamente una macro al abrir un libro

Si graba una macro y la guarda usando el nombre "Auto_Abrir", la macro se ejecutará cada vez que
se abra el libro que contiene la macro. Otra forma de ejecutar automáticamente una macro al abrir un
libro es escribir un procedimiento de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) en el evento Open del libro
utilizando el Editor de Visual Basic. El evento Open es un evento de libro integrado que ejecuta su
código de macro cada vez que se abre el libro.

176
Crear una macro Auto_abrir
1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.
2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba Auto_abrir.
3. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro en el que desea almacenar la macro.
4. Haga clic en Aceptar y realice las acciones que desea grabar.
5. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación .
59
V BA
VBA significa Visual Basic for Applications. Es un lenguaje de programación que surge de Visual
Basic (VB), esta adaptado a Excel, para trabajar con celdas, hojas, columnas etc. (es decir, los
objetos de la aplicación Excel).
¿Qué puedo hacer con VBA?
Con este lenguaje de programación puedes crear tus propios programas en Excel. Estos
programas pueden ser todo desde una macro (una pequeña programa VBA, por ejemplo un atajo
personalizado) hasta una aplicación entera con listas desplegables, menús etcétera.
Origen de VBA
Es de Microsoft, y surge de BASIC (Beginner´s All-purpose Symbolic Instruction Code, o Código
de Instrucciones Simbólicas de Uso General para Principiantes), el cual es un lenguaje que tiene
muchos años ya (desde los años sesenta).
Tipos de VBA
VBA existe para todas las aplicaciones de Microsoft Office, y estas se llaman 'host aplicacions'. Así
que hay VBA para Excel, otro para Word etc. Cada VBA se parece al resto, pero también tienen
diferencias, por servir a distintos 'host aplications'. Excel utiliza, por supuesto, VBA para Excel.
Crear una macro mediante programación en VBA
Además de la opción de grabar macros, usted tiene la posibilidad de crear sus propias macros
mediante código a través del Editor de Visual Basic, este es un programa diseñado para que los
usuarios puedan escribir y editar fácilmente código de Visual Basic.

177
El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiarlas de un módulo a otro, copiarlas entre
diferentes libros, cambiar el nombre de los módulos que almacenan las macros o cambiar el nombre
de las macros, entre otras cosas. Para poder hacerlo evidentemente es necesario tener algunos
conocimientos de programación.
Programando sus propias macros tiene la posibilidad de crear sus propias funciones y crear
soluciones a la medida de sus necesidades.
Para crear una macro mediante programación siga estos pasos:
1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic.

2. En el menú Insertar, haga clic en Módulo.
3. Escriba o copie el código en la ventana de código del módulo.

4. Si desea ejecutar la desde la ventana del módulo, presione F5.
5. Una vez escrita la macro, haga clic en el menú Archivo - Cerrar y volver a Microsoft Excel
Declarar variables
Una variable se declara empleando el comando DIM. DIM significa Dimensión, y viene del antiguo
BASIC. Al declarar, puedes indicar el número de dimensiones que la variable va a tener (ej. guardar
números dentro de una variable, en 3 dimensiones).Para que sea más fácil leer el código, pon un
indicador en el nombre de la variable. Así basta con leer el nombre de la variable para saber de que
tipo es. Puede ser str para String, int para Integer etc. Una alternativa al DIM es Public. La variable
será accesible desde todas partes de tú proyecto VBA.
Poner nombres nemotécnicos
Intenta poner nombres a la variable asociados a su función.
Dim strCodigoPostal as String

Dim datFechaRecogida as Date
El nombre puede tener hasta 254 caracteres (por supuesto demasiado...). No puede empezar con una
cifra. Algunos nombres son reservados para VBA/Excel, la cual te notificará al ejecutar.

178
¿Porqué declarar variables?
El código saldrá más estructurado
Si no declaras un variable, no sabrás que tipo de datos contendrá.
Es más seguro - evitarás errores tipográficos

VBA te ayudará a poner los nombres correctos. Si no, un error tipográfico puede parar el programa.
El código trabajará más eficaz

Variables no declaradas serán tratados como Variants, las cuales ocupan mucha más memoria.
Te ayudará a programar
VBA te ayuda a elegir propiedades/métodos que corresponden a esa variable.
¿Donde poner las declaraciones?

VBA te deja declarar casi en cualquier sitio del código. No obstante, la posición puede dar resultados
distintos.
Tipo de
Ubicación Accesible
declaración
Dim Encima del procedimiento (antes del Todos los procedimientos del módulo.
primer Sub)
Dim Antes de un procedimiento específico. Ese procedimiento.
Dim Dentro de un procedimiento. Resto de ese procedimiento.
Public Encima del procedimiento (antes del Todos los procedimientos (de todos los
primer Sub) módulos).
Tipos de variables
Abajo presentamos los más frecuentes tipos de variable de VBA.
Tipo Bytes Descripción Comentario
Byte 1 0-255 Integrales positivos
Boolean 1 True/False Valores discretos
Integer 2 -32.768 hasta + ... Integrales
Long (long int.) 4 -2.147.483.648 hasta + ... Integrales
Single 4 -3,402823 E38 hasta + ... Decimales
Double 8 -1,79769313486232 E308 hasta + ... Decimales
Currency 8 15 díg. + 4 decimales Número, 4 dec.
Date 8 1-ene-100 hasta 31-dic-9999 Fechas
Object 4 referencia a objetos Ej. "Workbook"
String 10+ caracteres Ascii (texto) Texto
String (long. fija) 1+ Caracteres Ascii, longitud predef. Texto
Variant 16+ cualquier tipo de datos Cubre la mayoría

179
Funciones y rutinas más comunes
Sintaxis Descripción
IF (Condición) THEN
(Bloque de sentencias 1) If-Then-Else
ELSE
(Bloque se sentencias 2) Si la condición es verdadera, se ejecuta el bloque de
END IF sentencias 1, de lo contrario, se ejecuta el bloque de
sentencias 2.
Select-Case
Select (Expresión)
Case Valor1  Se evalúa la expresión, dando como
(Bloque de sentencias 1) resultado un número.
Case Valor2  Luego, Se recorren los "Case" dentro de la
(Bloque de sentencias 2) estructura buscando que el número coincida
Case Valor n con uno de los valores.
(Bloque de sentencias 3)  Cuando se encuentra la primera coincidencia,
Case Else se ejecuta el bloque de sentencias
(Bloque de sentencias "Else") correspondiente y se sale de la estructura
End Select Select-Case.
 Si no se encuentra ninguna coincidencia con
ningún valor, se ejecuta el bloque de
sentencias de la sección "Case Else".
Do While (Condición)
(Bloque de sentencias)
Do-While
Loop
Mientras la condición sea verdadera, se ejecutarán
las sentencias del bloque.
Do
(Bloque de sentencias)
Do-Until
Loop Until (Condición)
Se ejecuta el bloque de sentencias, hasta que la
condición sea verdadera
For-Next
 Primero, se evalúan las expresiones 1 y 2,

dando como resultado dos números.
With Objeto  La variable del bucle recorrerá los valores
Instrucciones desde el número dado por la expresión 1
End UIT hasta el número dado por la expresión 2.
 El bloque de sentencias se ejecutará en cada
uno de los valores que tome la variable del
bucle.

180
Códigos más comunes
Código Acción
Range("A1").Select Trasladarse a una Celda
Activecell.FormulaR1C1="Era21" Escribir en una Celda
Selection.Font.Bold = Trae Letra Negrita
Selection.Font.Italic = Trae Letra Cursiva
Selection.Font.Underline =
Letra Subrayada
xlUnderlineStyleSingle
With Selection.HorizontalAlignment = xlCenter
Centrar Texto
End With
With Selection.HorizontalAlignment = xlLeft
Alinear a la izquierda
End With
With Selection.HorizontalAlignment = xlRight
End With Alinear a la Derecha
With Selection.Font.Name = "AGaramond"
End With Tipo de Letra(Fuente)
With Selection.Font.Size = 15
Tamaño de Letra(Tamaño de Fuente)
End With
Selection.Copy Copiar
ActiveSheet.Paste Pegar
Selection.Cut Cortar
Selection.EntireRow.Insert Insertar Fila
Selection.EntireRow.Delete Eliminar Fila
Selection.EntireColumn.Insert Insertar Columna
Selection.EntireColumn.Delete
Eliminar Columna
Workbooks.Open
Filename:="C:\Mis documentos\video safe
Abrir un Libro
3.xls"
60
181
Importar y Exportar módulos
Exportar un módulo.
1. Entre al editor de Visual Basic y active el módulo a exportar.

2. Active opción de la barra de menús Archivo/ Exportar archivo. Aparece un cuadro de diálogo.
3. En cuadro de edición Nombre de Archivo, teclee el nombre para el archivo donde se guardará el
módulo, observe que .BAS es la extensión de estos archivos.
4. Pulse sobre el botón Guardar.

182
Importar un módulo.
1. Active el editor Visual Basic.

2. Active opción de la barra de menús Archivo/ Importar Archivo. Aparece un cuadro de diálogo.
3. Seleccione en la lista Buscar en: la carpeta donde tiene ubicado el archivo a importar.
4. Una vez localizada la carpeta, seleccione el archivo a importar y pulse sobre Abrir.
Observe como en la ventana de proyecto se ha incorporado un nuevo módulo que contiene todos los
procedimientos y funciones del archivo importado.
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Microsoft Office Excel 2007

Nuevos formatos de archivos y nuevas opciones Cambiar el tamaño de filas y columnas

Copiar- Cortar- Pegar…. Pág. 39 Constantes en las fórm ulas…. Pág. 65

Validación…. Pág. 145

 Realización de una contabilidad.

Hoja de cálculo de Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007

Requisitos para instalar Microsoft Excel 2007

Para usar Microsoft Office Excel 2007, necesitará:

Para algunas funciones de colaboración avanzada, se requiere

Internet Explorer 6.0 o posterior, sólo exploradores de 32 bits. La

El Asistente para limpieza de Office no está disponible en los sistemas

Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007

1) Iniciador de cuadros de diálogo

Características generales de Microsoft Excel 2007

Característica Límite máximo

Vistas con nombre en un En función de la memoria disponible

Terminología y conceptos básicos

Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007

Libro de Excel (*.xlsx)

Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm)

Plantilla de Excel (*.xltx)

Guarde el libro como este tipo cuando necesite una plantilla.

Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm)

Libro binario de Excel (*.xlsb)

Libro de Excel 97-2007 (*.xls)

Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls)

Microsoft Excel 2007

Archivos más seguros:

Menor riesgo de que los archivos se dañen:

Menor tamaño de archivo:

Datos más útiles:

Seleccionar Filas, Columnas, Celdas y Rangos.

Para seleccionar Haga esto

Una fila o columna Haga clic en el título de fila o de columna.

Cancelar una selección Haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

Seleccionar rangos no adyacentes

Cuando graficamos o manipulamos la información de una hoja de cálculo a veces es necesario

Microsoft Excel 2007

1. Seleccione la cinta de opciones de INICIO.

También es posible hacerlo con el menú contextual.

Cuando la información de una columna ya no es necesaria o simplemente la queremos eliminar,

1. Seleccione la cinta de opciones de INICIO.

También es posible hacerlo con el menú contextual.

Microsoft Excel 2007

También es posible hacerlo con el menú contextual.

Cuando la información de una fila ya no es necesaria o simplemente la queremos eliminar, tenemos

1. Seleccione la(s) fila(s) que desea eliminar.

También es posible hacerlo con el menú contextual.

Microsoft Excel 2007

También es posible hacerlo con el menú contextual.

Cuando la información de una celda ya no es necesaria o simplemente la queremos eliminar, tenemos

1. Seleccione la(s) celda (s) que desea eliminar.

También es posible hacerlo con el menú contextual.

Microsoft Excel 2007

1. De un clic en el botón Insertar hoja de cálculo.

También es posible hacerlo con el menú contextual.

Eliminar Hojas de cálculo

1. Seleccione la(s) hoja(s) que desea eliminar.

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