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EXPEDIENTE TÈCNICO
Es el conjunto de documentos de carácter técnico y/o económico que permiten la
adecuada ejecución de una obra.
ELABORACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO
La elaboración del Expediente Técnico constituye una labor especializada que puede
ser ejecutada:
a. Por la misma Entidad (Administración Directa).
La Entidad, con sus propios recursos y personal, elabora de manera directa sus
expedientes técnicos. Tal acción se realizará a través de sus áreas de estudios
o de proyectos, siendo necesario que la Entidad cuente con los profesionales
especializados, la infraestructura, recursos humanos y logística que lo permita.
En este caso la responsabilidad sobre la elaboración del mismo recae en el
funcionario designado para tal labor.
Si bien las Bases de los procesos de selección que tengan por objeto la
ejecución de una obra deben contener el expediente técnico, como condición
mínima; esta condición no será exigida en el caso de procesos convocados para
la ejecución de obras bajo las modalidades de concurso oferta o llave en mano,
pues estas permiten contratar de manera conjunta la elaboración del expediente
técnico y la ejecución de la obra. En ambos supuestos es responsabilidad del
ejecutor de obra elaborar cualquier defecto en el diseño del expediente técnico
con el que ejecutará la obra. En virtud a lo expuesto, en las obras ejecutadas por
concurso oferta o llave en mano que impliquen la elaboración del expediente
técnico no podrán aprobarse adicionales de obra por defectos o deficiencias del
expediente técnico, en virtud que el ejecutor de obra es el responsable de su
elaboración y, en consecuencia, de los defectos que pudiera presentar, de
conformidad con la Opinión Nº 028-2011/DTN.
COMPONENTES TÉCNICOS
Memoria descriptiva
La memoria descriptiva constituye la descripción del proyecto, entre los aspectos que lo
integran tenemos: introducción, antecedentes, ubicación del proyecto, estado actual de
la obra, vías de acceso, estrategia para desarrollo de los trabajos, medidas de
seguridad, tolerancias, entre otros. La memoria descriptiva señala la justificación técnica
de acuerdo a la evaluación del estado de la obra, debiendo indicarse consideraciones
técnicas cuya índole depende del tipo de obra a ejecutar y que exigen el desarrollo de
un conjunto de trabajos señalados en el expediente técnico. Asimismo, se señala en
forma precisa los objetivos a alcanzar con el desarrollo de la obra o trabajos planteados.
Otros aspectos a considerar son: situación geográfica del proyecto, condiciones
ambientales, hidrológicas, geológicas, viales, altitud, topografía, sistemas de
comunicaciones en obra, control sanitario, almacenamiento de materiales, de canteras,
suministro de agua, energía eléctrica, entre otros.
Planos de ejecución de obra
Es la representación gráfica mediante dibujos de la obra a ejecutar, sus dimensiones,
distribución y los componentes que lo integran. Constituyen los documentos que reflejan
de manera exacta cada uno de los componentes físicos de la obra, pueden ser en dos
o tres dimensiones.
Especificaciones técnicas
Las especificaciones técnicas constituyen el conjunto de reglas y documentos
vinculados a la descripción de los trabajos, método de construcción, calidad de los
materiales, sistemas de control de calidad (según el trabajo a ejecutar), procedimientos
constructivos, métodos de medición y condiciones de pago requeridas en la ejecución
de la obra.
Cada partida o conjunto de partidas que conforman el presupuesto de obra debe
contener sus respectivas especificaciones técnicas, detallando las reglas que definen
las prestaciones específicas, como por ejemplo los materiales a considerar,
procedimiento constructivo, forma de medida y pago.
Cálculos de ingeniería
También llamados Memorias de cálculo son los procedimientos descritos de detallada
de cómo se realizaron los cálculos de las ingenierías que intervienen en el desarrollo de
un proyecto de construcción; las memorias de cálculo más importantes son:
La memoria de cálculo estructural, en la cual se describen los cálculos y los
procedimientos que se llevaron a cabo para determinar las secciones de los
elementos estructurales, así mismo, esta memoria de cálculo estructural, indica
cuales fueron los criterios con los cuales se calculan todos y cada uno de los
elementos estructurales, como son las cargas vivas, las cargas muertas, los
factores de seguridad, los factores sísmicos(en su caso), los factores de
seguridad por viento(en su caso), y en general todos y cada uno de los cálculos
para determinar la estructura.
La memoria de cálculo eléctrico, en la que se describe los cálculos y los
procedimientos que se llevaron a cabo para determinar las cargas y calibres de
los elementos eléctricos a utilizar; se compone de los siguientes elementos:
cálculos eléctricos, cálculo de la demanda máxima, dimensionamiento de los
alimentadores, de los circuitos y especificaciones de los equipos eléctricos.
La memoria de cálculo sanitario, en la que se describe los cálculos y los
procedimientos para obtener los resultados del cálculo del volumen de la
cisterna, los equipos de bombeo a utilizar; los diámetros de tuberías, la demanda
de la edificación, entre otros.
Estudios técnicos
De acuerdo a la naturaleza de la obra se ejecutarán Estudios Básicos, tales como:
topografía, mecánica de suelos, mecánica de rocas, entre otros; así como Estudios
Específicos, tales como: canteras, estabilidad de taludes partículas en suspensión en el
agua, hidrología, precipitaciones, arcillas expansivas, acuíferos, calidad del agua,
estudios sanitarios, entre otros. Los estudios deben ser realizados por personal idóneo
o especializado, debiendo acreditar los títulos profesionales correspondientes y la
experiencia necesaria para los cargos que desempeñarán en el proyecto, asimismo todo
cálculo, aseveración, estimación o dato contenido en el Expediente Técnico, deberá
estar justificado en lo conceptual y en lo analítico. No se deben aceptar estimaciones o
apreciaciones del Consultor sin el debido respaldo. No existe una norma que regule su
contenido.
A continuación, una breve descripción de los estudios técnicos más comunes que se
realizan para integrar un expediente técnico.
a. Estudio Topográfico
El principal objetivo de un levantamiento topográfico es determinar la posición
relativa entre varios puntos sobre un plano horizontal, es decir define las
inclinaciones del terreno. Esto se realiza mediante un método llamado
planimetría. Determina la altura entre varios puntos en relación con el plano
horizontal definido anteriormente. Esto se lleva a cabo mediante la nivelación
directa. Luego de realizarse este trabajo, es posible trazar planos y mapas a
partir de los resultados obtenidos consiguiendo un levantamiento topográfico.
b. Estudio de Mecánica de Suelos
Es el conjunto de actividades que comprenden la investigación del subsuelo, los
análisis y recomendaciones para el diseño y construcción de la obra que tenga
contacto con el suelo. Comprende el estudio y conocimiento del origen
geológico, la exploración y los ensayos de campo y laboratorio y presenta la
interpretación técnica conducente a la caracterización del subsuelo y la
evaluación de posibles mecanismos de falla para suministrar los parámetros y
las recomendaciones necesarias para el diseño y la construcción de las
cimentaciones y otras obras relacionadas con el subsuelo. Contiene:
Objetivos
Descripción
Ubicación y localización
Técnicas realizadas para la exploración
Calicatas
Perfil estratigráfico
Ensayos de laboratorio
Cálculos y gráficos
Resultados
Conclusiones
Recomendaciones
c. Estudio de Impacto Vial
Tiene el objetivo de evaluar el impacto que la construcción tendrá en el tránsito
de las vías aledañas; primero tomando los datos de cómo se desarrolla antes de
la construcción, y estimando el escenario cuando la obra esté ejecutada y en
funcionamiento. Tiene los siguientes componentes:
Descripción documental y gráfica del nuevo proyecto, incluyendo los detalles
relativos a la ubicación del futuro inmueble, el uso del suelo propuesto, la vialidad
de acceso y las áreas de estacionamiento previstas.
Identificación y descripción de la red vial afectada, incluyendo su clasificación
funcional, características geométricas, sección transversal, dispositivos de
control de tránsito existentes. Volúmenes de tránsito actuales en la red vial.
Evaluación del funcionamiento actual de la red vial en términos del nivel de
servicio que presta, utilizando los indicadores correspondientes.
Estimación de las demandas generadas por la construcción y operación del
inmueble.
Evaluación del funcionamiento futuro de la red vial bajo la situación generada
por las demandas futuras referidas en el punto anterior.
Descripción de las medidas para evitar, mitigar y/o corregir los potenciales
efectos viales generados, eventualmente identificados en el punto anterior,
incluyendo un plan para su instrumentación.
d. Estudio de Impacto Ambiental
Son los estudios sobre los elementos físicos naturales, biológicos,
socioeconómicos y culturales dentro del área de influencia del proyecto. El
objetivo de estos estudios consiste en describir las condiciones existentes y sus
capacidades de respuesta a perturbaciones, así como prevenir los impactos
(efectos y consecuencias) de los proyectos y determinar las medidas de control
(mitigación) necesarias para asegurar la compatibilidad entre las actividades
petroleras y el medio ambiente. El Estudio de Impacto Ambiental es tanto un
proceso como un producto. Como proceso, es la actividad por la cual uno intenta
predecir las clases de resultados reales y potenciales de las interacciones
esperadas entre un nuevo proyecto y el medio ambiente natural/humano donde
se planifica el proyecto. El proceso continúa con el desarrollo de aspectos
específicos importantes del proyecto (medidas de mitigación) - en las fases de
ubicación, diseño, prácticas de construcción y operación, monitoreo,
recuperación de tierras, políticas de administración, etc. - que confinarán a los
impactos ambientales dentro de límites aceptables.
Como producto, el estudio de impacto ambiental es el documento que contiene
la información de soporte necesaria sobre el proyecto y el medio ambiente,
señala los compromisos del proponente sobre las medidas de mitigación y
presenta las predicciones de impactos efectuadas por profesionales calificados.
El objetivo principal del EIAP/EIA consiste en reducir al mínimo la degradación
ambiental innecesaria. Cualquier cambio en el medio ambiente natural o humano
causado por un proyecto constituye un impacto. Todos los impactos no son
necesariamente negativos.
Además, todos los impactos negativos no son necesariamente inaceptables. No
obstante, existen por lo menos dos situaciones que serían inaceptables:
1. No intentar predecir, profesionalmente, las posibles interacciones negativas entre un
proyecto planeado y el medio ambiente natural/ humano en el área propuesta para el
proyecto, y
2. No responder a los posibles efectos negativos serios mediante el desarrollo e
implementación de medidas de mitigación diseñadas para reducir dichos efectos a
límites aceptables.
Es en beneficio de todos, el proponente, los organismos reguladores gubernamentales,
el público, la participación en el proceso de EIA como un medio positivo y constructivo
de lograr un compromiso entre el deseo de un crecimiento económico y la necesidad de
una protección ambiental. Un estudio ambiental busca resaltar cualquier impacto
ambiental adverso en la etapa del proceso de planificación del proyecto, en el cual se
puede remediar o evitar estos impactos. Por lo tanto, el proceso deberá iniciarse con
anticipación durante la planificación del proyecto y no después, cuando el proyecto ya
ha sido completado. El estudio de impacto ambiental abarca tanto los efectos directos
como indirectos de los proyectos. Examina los impactos ambientales de primer orden y
la cadena de efectos ambientales que puedan derivarse de un determinado proyecto. El
estudio ambiental es un proceso de estudio sistemático que predice las consecuencias
ambientales. Su objetivo consiste en asegurar se prevea e identifique los riesgos
potenciales, así como financiar e incorporar dentro del plan de desarrollo del proyecto,
las medidas necesarias para evitar, mitigar o compensar daños ambientales. Siendo un
proceso, el EIA permite que el nivel de estudio corresponda a la escala del proyecto y
al riesgo percibido para el medio ambiente. Puede realizarse una evaluación inicial del
alcance del EIA para identificar los aspectos ambientales particularmente sensibles que
pueden ser afectados, o los daños potenciales a las características de desarrollo las
cuales requerirán de un estudio especial. La magnitud y el nivel de detalle requeridos
en un EIA variarán en función del tamaño, ubicación y tipo de proyecto. Previo a la
elaboración de un EIA, se recomienda al proponente discutir el proyecto con las
personas afectadas por el mismo (propietarios de tierras, residentes y grupos especiales
de interés). Por ejemplo, un breve EIA podría ser suficiente para un solo pozo; sin
embargo, otro de mayor extensión será necesario para desarrollar un gran yacimiento o
para un oleoducto principal. A fin de cumplir con su propósito, deberá emprenderse un
EIA con la anticipación necesaria en el ciclo del proyecto para que pueda afectar la
planificación y el diseño. La sincronización es crucial. Es importante contar con
suficientes datos sobre ubicaciones alternativas, diseños y procesos en los cuales se
pueda basar un estudio ambiental. Si ya se ha tomado decisiones sobre estos factores,
la oportunidad de ejercer una influencia en el proyecto final mediante el mecanismo del
proceso de estudio de impacto ambiental se verá limitada. Deberá considerarse al EIA
como parte de un proceso dinámico del desarrollo de proyectos y no como un informe
independiente en el que se detalla las consecuencias ambientales y sociales de un
proyecto cuyo diseño no ha considerado los análisis ambientales y sociales.
COMPONETES ECONÓMICOS
1. Metrados
Formulas polinómicas
Cuando un contratista participa en un proceso de adjudicación o licitación pública
adquiere las bases que incluye el expediente técnico de la obra en la que desea
concursar, como debe revisar este documento para poder evaluar y preparar su oferta,
concentra su atención en los planos, metrados, análisis de costos y presupuesto; la
mayoría de las veces deja de lado a la Fórmula Polinómica, perdiendo la oportunidad
de hacer consultas respecto a sus componentes y como fue estructurada; craso error,
error que pagará más tarde cuando realice el reajuste en su primera valorización.
ESTRUCTURACIÓN DE LA FÓRMULA POLINÓMICA
El génesis de la FP es la adecuada asignación del índice Unificado (IU) a cada uno de
los recursos que se usan en un presupuesto, cada IU tiene a sus vez asociado un Índice
de Precio (IP) que el INEI publica mensualmente para las seis zona geográficas en la
que ha dividido al país, recordemos además que los IU son actualmente 80 de los cuales
13 ya no están vigentes y además otros dos IU, los índices 05 (agregado grueso) y 38
(hormigón) no existen en la zona 5 correspondiente a la selva, esto lo debe tener en
cuenta el consultor encargado de elaborar la FP. Esta asignación muchas veces es
ambigua y llevada de manera arbitraria a IU que no corresponden a un determinado
recurso, aquí nace el primer error que puede tener una FP.
Luego de elaborar el presupuesto, a cada subpresupuesto que lo conforma se le debe
calcular un FP que servirá para obtener el coeficiente de reajuste (K) que será usado en
diversos procesos durante la ejecución de un contrato de obra (adelantos, reajuste,
deducciones, etc.). La Fórmula Polinómica es la expresión matemática que representa
las incidencias de los componentes del costo total de la obra, continúa vigente la norma
que regula su estructuración, la cual indica que luego de calcular las incidencias que
cada IU tiene en el subpresupuesto, a la cual llamaremos monomio, se debe estructuras
siguiendo los siguientes pasos:
1. La FP deberá tener como máximo 8 monomios
2. Cada monomio debe tener una incidencia mínima del 5%
3. Con los monomios con incidencia menor a 5% podremos hacer lo siguiente:
• Si la incidencia es mínima el monomio debe ser sacado de la FP dejando su
incidencia a otro monomio que mejor lo pueda representar, ó,
• Podemos asociar dos o tres monomios para formar un nuevo monomio cuya
incidencia supera el 5%, los monomios que forman este nuevo monomio se
denominan submonomios y tendrán una participación porcentual que en ningún caso
será menor al 5%
4. Cada monomio o submonomio deberá estar asociado a un IU cuyo índice de precio
se encuentre vigente en la zona donde se ejecutará la obra.
5. En la conformación preliminar la incidencia del monomio debe ser aproximada a la
quinta cifra decimal, y en la conformación final del monomio deberá tener solo tres
decimales.
6. El IGV no interviene para nada en la conformación de la FP.
El procedimiento para estructurar una FP se inicia con la obtención de las incidencias
de los monomios que intervienen en el presupuesto, procedimiento que implica sumar
los montos parciales de cada recurso que interviene en el presupuesto y agruparlos por
su respectivo IU y aproximada a la diezmilésima.
Luego debemos realizar el agrupamiento preliminar de aquellos monomios que tienen
incidencia ínfima (≈≤1%)y que deben entregar su
incidencia a otro monomio que mejor lo pueda representar, este es
quizás el procedimiento mas subjetivo de estructurar una FP ya que caerá en el criterio
y experiencia del consultor quien debe decidir si un monomio se agrupa en otro por
semejanza o conveniencia Aquellos monomios con incidencia menor al 5% pueden
formar un nuevo monomio asociándose inclusive a otro monomio con incidencia mayor
al 5% o con otros de igual condición con la única observación que el nuevo monomio
supere el 5%. Cada monomio asociado se denominará ahora submonomio. Luego de
esto debemos conformar hasta un máximo de 8 monomios y darles preferentemente un
orden donde el primer monomio será la Mano de Obra (IU=47) y el último monomio
corresponderá la Índice de Precios al Consumidor (IU=39). Cada monomio asociado a
un IU deberá tener una incidencia aproximada al milésimo, donde intervienen al 100%
y en aquellos monomios conformados por submonomios se deberá indicar con qué
porcentaje intervienen en el monomio. Además a cada monomio se de asignar a un
símbolo representativo, generalmente la primera letra de las descripción del IU que le
da origen, pero en el caso de la Mano de Obra corresponderá el símbolo “MO” y en el
del índice de precios al consumidor “GGU” debido a que su incidencia corresponde casi
totalmente al costo indirecto del presupuesto. En aquellos monomios formados por
submonomios se usara la conjunción que forma la primera letra de cada submonomio
que lo conforma.
Gastos generales (fijos y variables)
Un tema clave en la gestión económica de empresas constructoras y consultoras es el
papel que en sus costes y en la cuenta de resultados juegan sus gastos generales.
Asunto, éste, serio e importante, a la par que descuidado con mayor frecuencia de la
que pueda parecer. En las líneas que siguen voy a acudir a mi larga experiencia como
consultor, asesor y auditor de cuentas en el mundo de la empresa. Y mantengo, con
toda la rotundidad, que este tema de los gastos generales y los costes indirectos está
sumido en las nieblas del desconocimiento y de la desatención en muchas ocasiones.
Al hablar de gastos generales, se tiende a pensar en los que quedan una vez que se
dejan aparte todos los necesarios para llevar directamente la actividad de la empresa,
sea ésta fabricante, comercial o de servicios. Y eso nos acaba conduciendo a los costes
indirectos. Vemos, pues, que hablar de gastos generales es menos claro que hablar de
gastos o costes indirectos. En ocasiones, se consideran gastos generales a los que son
comunes a diversas áreas organizativas de la empresa. Tampoco parece éste un criterio
claro para su correcto tratamiento.
Cuando se piensa en gastos generales se están considerando los que se suman al
gasto en materias primas y mano de obra. Esto engloba rúbricas tan dispares como
sueldos de la estructura de mando y dirección, departamentos administrativos, servicios
de mantenimiento y conservación, personal y gastos de almacenamiento y muchos más.
Pero no continuamos por ese camino ya que, como veremos a continuación, una
sistematización más profunda y práctica nos lleva a diferenciar bien lo que es gasto y lo
que es coste, que son cuestiones dispares.
Diferencias entre gasto, coste, inversión y pago
El coste se mueve en el ámbito interno de la empresa, de puertas adentro podríamos
decir. El coste es un elemento de la valoración de los distintos componentes que
intervienen en la actividad de la empresa.
El término gasto, que se contrapone al de ingreso, es de ámbito externo. Se puede
considerar como una contrapartida de los pagos que hace la empresa. Los gastos se
pagan de una u otra forma. Es obvio, de acuerdo con esto que hay costes que conllevan
un gasto y otros no, pero siempre que consideremos gasto en este sentido. Los costes
de mano de obra llevan consigo el gasto y su correspondiente pago. Las dotaciones a
la amortización del Inmovilizado o las provisiones por impago de clientes, por citar dos
ejemplos, no conllevan su gasto y su pago. Solamente, cuando los gastos representan
consumos, en sentido amplio, en los procesos de la actividad de la empresa, estaremos
ante gastos que son costes.
La diferencia entre ambos, costes y gastos, se hace mayor cuando se habla de gastos
en adquisición de bienes inmuebles, maquinaria, vehículos y demás elementos del
Inmovilizado Material, Inmaterial y Financiero. Estamos, entonces, ante los llamados
gastos de inversión o inversiones, a secas. Así que, en el argot contable y económico,
se diferencian los gastos de las inversiones. Los primeros serían los que corresponden
a consumos para los procesos y las inversiones, aquellas que se dirigen a la adquisición
de las infraestructuras empresariales o bienes del Inmovilizado, con vida duradera en el
tiempo. Las inversiones se convierten en costes, en la medida que se aplican las
dotaciones a la amortización de aquellas a lo largo de la vida útil de los bienes. Nos
quedarían los términos ingresos y pagos que, por lo general, se consideran en el campo
de los movimientos de tesorería. Ingresos se equipará a entradas de fondos y pagos a
las salidas de los mismos. Se sitúan, en consecuencia, en otros planos distintos a los
de la asignación económica de los costes, gastos e inversiones. Los ingresos y los
pagos están en el plano de los movimientos de dinero y otras formas de tesorería.
Por tanto, volviendo al fondo del trabajo que ahora nos ocupa, debemos de centrarnos
en los costes, como elementos clave de evaluación de la actividad empresarial y de sus
ciclos productivos, económicos y financieros.
Los Costos Indirectos
Abandonando el confuso concepto de los gastos generales, vamos a centrarnos en los
costes indirectos. Estos son, obviamente, aquellos que no son directos. Y se suele
denominar directos a los costes de materiales y materias primas y al de la mano de obra
(directa). Es decir, se hace una distinción entre lo que participa de forma inmediata y
directa en lo que constituye la actividad de la empresa y el resto. Si la empresa está
funcionando, es decir desarrollando una actividad, se producen costes directos. Si,
existiendo la empresa, está parada y sin actividad, no existen costes directos, pero sí
indirectos. Esto se
debe a que los indirectos están vinculados a la estructura de la empresa y se producen,
en mayor o menor cuantía, desde el momento en el que existe la empresa y tiene un
Inmovilizado y alguna estructura de personal.
La distinción entre directo e indirecto no siempre es tan clara. Lo directo suele ser
medible y lo indirecto, en muchas ocasiones, no lo es. El trabajo directo es el que realiza
la producción, comercialización o prestación de servicios. Pero, generalmente, requiere
la existencia de unos costes en instalaciones o infraestructuras empresariales, de una
dirección y administración y de una red comercial. Es decir, de unos costes indirectos.
En muchas ocasiones se oye decir que los costes indirectos son los costes
improductivos y que, por eso, hay que disminuirlos al máximo. Esto es absolutamente
incorrecto y fruto de modos de hablar y de pensar del mundo de la producción. Para un
departamento de producción el énfasis suele ponerse en las materias primas y
materiales que consumen y en el personal necesario. También, por pura necesidad, en
las máquinas e instalaciones con que cuenta, en su adecuación a los procesos y en su
mantenimiento. Todo lo demás, no cuenta. ¡Es improductivo!, dicen. ¡Es un lastre que
llevan a cuestas y soportan! Así, en muchas ocasiones, la fuente productora de los
indirectos se pretende limitar sin más consideraciones.
Pero, el trabajo de un jefe de taller o de un encargado de producción o de almacenes,
¿es productivo o improductivo? Podríamos decir nosotros, ¿son necesarios o no? ¿se
puede prescindir de ellos o no? Ésta es la cuestión. Lo que es prescindible, no es
necesario y, si no es necesario, prescíndase de ese coste. Pero, si no se puede
prescindir del jefe de taller o el encargado de producción o de almacenes, estaremos
ante un coste indirecto necesario para el proceso. Luego, productivo al fin y al cabo, ya
que sin ese coste no habría actividad. Por tanto, el debate de lo productivo o
improductivo no conduce a nada y sería ofensivo para el bueno del jefe de taller o el
encargado que estamos considerando. Y, de igual manera, sucedería con el Gerente o
Director de la empresa, el Director Administrativo, el peón de almacén o la señorita o el
señor que atiende el teléfono o trabaja en tareas de secretaria o administrativas, por
poner unos pocos ejemplos.
Y ¿Qué pasa con la luz de los pasillos y oficinas, el agua de los servicios, los gastos en
teléfonos y móviles, el combustible de los vehículos, los seguros de responsabilidad civil
o de inmuebles o los gastos en formación del personal, por seguir dejando caer un
goteo de conceptos de gasto? Lo mismo, si están bien aquilatados en su dimensión, son
costes indirectos necesarios para los procesos.
En lo referente al personal, suele considerarse indirectos, generadores de costes
indirectos por tanto, a:
• personal de dirección y jefes
• mandos intermedios
• personal de almacenes y transportes
• personal de administración y RRHH
• personal de mantenimiento y limpieza
• personal subalterno
• personal de control de calidad
• personal de métodos y sistemas
• personal informático
• etc.
Y son costes indirectos, una larga serie de gastos, incluidos en los diferentes epígrafes
del PGC, que no constituyen gastos en materias primas, mercancías y otros consumos,
ni mano de obra directa. A continuación, hacemos una breve enumeración de gastos o
grupos de gastos más comunes que constituyen, generalmente, costes indirectos:
• Salarios de personal indirecto de las diversas secciones antes mencionadas
• Otros gastos de ese mismo personal
• Gastos sociales de ese mismo personal
• Tributos y tasas diversas
• Gastos de investigación, desarrollo e innovación
• Alquileres o arrendamientos de inmuebles (locales, naves, oficinas)
• Cuotas de renting
• Gastos de mantenimiento, reparación y conservación
• Gastos de limpieza
• Pequeño utillaje y herramientas
• Consumos de electricidad (excepto consumos para producción)
• Consumos de combustible para calefacción
• Consumos de agua
• Honorarios de asesorías, auditorías y otros profesionales
• Primas de seguros
• Portes y gastos de transporte
• Gastos en comunicaciones
• Gastos de viaje, desplazamiento, manutención y estancias del personal en otras
localidades (excepto los que se puedan asignar como costes directos)
• Gastos de publicidad y relaciones públicas
• Gastos en material de oficina
• Gastos de correos y mensajería
• Cuotas de publicaciones profesionales o empresariales
• Cuotas de Asociaciones y Colegios Profesionales
• Gastos financieros
• Dotación amortización del Inmovilizado
Citamos, de pasada ya que no constituye materia del trabajo que estamos exponiendo,
que los costes indirectos se incorporan a los procesos de estimación, determinación o
cálculo de los costes totales de una empresa, mediante el mecanismo de su asignación
o reparto entre las distintas áreas funcionales de la empresa o a los productos o familias
de productos fabricados o comercializados o de servicios prestados por ella, de acuerdo
con los criterios de imputación que se establezcan.
El control de los costes indirectos
Con frecuencia en nuestra vida profesional, recorriendo multitud de empresas y
negocios, nos hemos encontrado con cuestiones como las siguientes:
• Exclusión de todo tipo de control y medida de los costes indirectos.
• Por contraste con lo anterior, conocimiento bueno o muy bueno de los costes
directos (materiales y mano de obra), así como un adecuado control de los mismos.
• Falta de atención a los costes indirectos.
• No darles importancia o renunciar a su control.
• Desconocimiento de cómo llevar un control de los costes indirectos
• No tenerlos en cuenta para el cálculo de los costes y la determinación de los
precios de productos y servicios.
• Considerar unos costes indirectos, pero ignorar otros.
• Funcionar con precios incorrectos o que no cubren la totalidad de los costes,
directos más indirectos.
• Falta, en definitiva, de unos criterios orientadores básicos de los costes y su
medida.
Los costes indirectos, que pueden variar mucho de unos sectores de actividad a otros,
no pueden dejarse nunca de lado. Hay que tenerlos en cuenta. Y hay que conocerlos o
tratar de conocerlos. La contabilidad general de la empresa tiene, entre otras muchas
ventajas, la de que registra todos los gastos y pagos de la empresa y, si es llevada
correctamente, gran parte o todos sus costes. Y lo hace, minuciosamente, justificante a
justificante o lo que es lo mismo, gasto a gasto, pago a pago. Por eso, a través de una
buena información contable, se puede tener un buen conocimiento de los costes
indirectos.
Para su control, es bueno hacer cuadros con un cierto desglose según su diferente
naturaleza e ir llevando, a los mismos, mes a mes las diferentes cifras facilitadas por la
contabilidad o fruto de estimaciones apoyadas en ella. Es,
igualmente, deseable hacer presupuestos anuales de esos gastos indirectos, más o
menos agrupados. Con estos presupuestos se puede, inicialmente, racionalizar los
mismos, adecuándolos a las necesidades teóricas o previsiones. Y, después,
periódicamente, confrontar estas previsiones con la realidad. Y analizar las diferencias
importantes o desviaciones. Esta es una forma de llevar el control de toda esa lista de
gastos indirectos y la experiencia de cada año, nos servirá para aquilatar más las
previsiones para el ejercicio siguiente.
¿Por qué controlar los costes indirectos?
En muchas ocasiones, los costes indirectos alcanzan un valor económico elevado y son,
porcentualmente, importantes en el total de los costes de la empresa. Dejarlos de lado,
campando a sus anchas, puede deteriorar mucho las cuentas de resultados. Y, además,
¿de qué vale controlar hasta el último gramo de mercancías y materiales o el trabajo del
personal obrero al segundo, si después queda libre de control todo lo demás? Los
indirectos se pueden comer los márgenes empresariales y triturarlos. Pueden hacer
pasar los costes de explotación a números rojos y muy rojos sin apenas enterarnos.
Exageramos algo esta nota, pero es para poner énfasis en la necesidad de su control.
Y aquí hay que evitar otro tipo de conducta de la dirección
Impuesto general a las ventas
El IGV o también conocido en otros países como Impuesto al Valor Agregado - IVA,
dentro de la clasificación de los impuestos es considerado como uno indirecto ya que
quien soporta la carga económica del mismo no es obligado tributario (vendedor de
bienes o prestador de servicios), sino un tercero (comprador o consumidor final) que
viene a ser el “obligado económico”.
En este sentido, en el IGV, el sujeto pasivo del impuesto traslada la carga económica
del tributo a un tercero, entendiéndose por traslación al fenómeno por el cual el
contribuyente de jure (sujeto pasivo) consigue transferir el peso del impuesto sobre otra
persona quien soporta la carga del mismo.
El IGV o Impuesto General a las Ventas es un impuesto al valor agregado de tipo
plurifásico (grava todas las fases del ciclo de producción y distribución) no acumulativo
(solo grava el valor añadido), y que se encuentra estructurado bajo el método de base
financiera de impuesto contra impuesto (débito contra crédito).
Se rige por el principio de neutralidad económica y el de afectación de la carga
económica al consumidor final o utilizador final de bienes y servicios gravados.
De conformidad al artículo 1° de la Ley del IGV se encuentran gravadas las siguientes
operaciones:
• Venta de bienes muebles en el país.
• Importación de bienes.
• Contratos de construcción.
• Primera venta de inmuebles por constructor.
• Prestación o utilización de servicios en el país.
Programación de obra: cronograma valorizado de obra, cronograma de avance de obra
y cronograma de adquisición de materiales.
El consultor deberá formular el cronograma de ejecución de obra considerando las
restricciones que puedan existir para el normal desenvolvimiento de las mismas, tales
como lluvias o condiciones climáticas adversas, dificultades de acceso, entre otros.
Se elaborará considerando todas las actividades necesarias para la ejecución de la
obra, empleando el método PERT-CPM.
El consultor elaborará el cronograma de ejecución de obra precisando la cantidad de:
• Cuadrillas
• Turnos
• Horas de trabajo
Y toda consideración que haya tomado para la determinación del plazo de obra.
Se presentará también un cronograma de adquisición y/o utilización de equipos y
materiales, concordando con el cronograma de ejecución de obra.
También deberá presentar la relación de equipo mínimo necesario para asegurar el
cumplimiento de los trabajos en los plazos programados.
A partir del cronograma antes señalado, el Consultor calculará el Cronograma de
Avance Valorizado en el que intervendrán todas las partidas del presupuesto de obra.
Aprobación del expediente técnico y responsabilidad del proyectista
Antes de ser aprobado el expediente técnico de obra debe estar visado por los
profesionales responsables de su elaboración y por el profesional encargado de su
revisión.
Luego, corresponde que el expediente técnico de obra sea aprobado a través del
funcionario correspondiente, suscribiendo el documento indicado en las normas de
organización interna de la Entidad. Formará parte del documento que aprueba el
expediente técnico, el Certificado de Inexistencia de Restos Arqueológicos (CIRA),
emitido por la Dirección de Arqueología del Ministerio de Cultura, en caso corresponda.
Responsabilidad del Proyectista
Es el encargado de elaborar el expediente técnico es responsable respecto a la calidad
ofrecida y por los vicios ocultos de los servicios ofertados durante el periodo de 1 año,
contado a partir de la conformidad otorgada por la Entidad.
La participación del proyectista no se extingue con la elaboración del expediente técnico,
sino que debe prolongarse a fin de atender los requerimientos que la Entidad le formule
durante la ejecución de la obra.
En el caso de la modalidad de ejecución contractual de concurso oferta, en vista que el
contratista es proyectista y ejecutor de obra a la vez, asume entera responsabilidad por
el diseño de la obra, debiendo prever en el expediente técnico las eventualidades que
puedan afectar su ejecución.