Guía para la planeación y gestión de proyectos - JCI Colombia

GUÍA PARA LA PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS POR

PARTE DE LAS ORGANIZACIONES LOCALES DENTRO DE LA JCI
COLOMBIA

1. Desarrollo de la idea y diagnóstico inicial

El primer paso para la implementar un proyecto dentro de la JCI, es dar a conocer la idea a los
miembros de la Organización Local a la cual se pertenece, preferiblemente se recomienda
acudir al Vicepresidente asignado al área correspondiente o algún otro miembro de la Junta
Directiva Local quien sabrá como encaminar la idea acorde con el plan de acción que se está
desarrollando durante el año en curso.

Adicionalmente, se recomienda a las Organizaciones Locales llevar a cabo una lluvia de ideas
que involucren a los miembros activos y aspirantes al iniciar el año durante la planeación local,
para establecer ideas de proyectos de acuerdo a los intereses de la Organización Local; así
mismo es importante realizar encuestas, análisis y diagnósticos a las comunidades a las cuales
se espera impactar para conocer sus necesidades y de esta manera saber cuáles son los
resultados esperados, que deben ir encaminados al cumplimiento de los Objetivos del Milenio,
tal como se indica a continuación:

Así mismo es importante tener en cuenta que los proyectos de JCI SIEMPRE deben tener las
siguientes características:

a) Cumplir con la misión de la JCI

b) Formular soluciones sostenibles de acuerdo a las necesidades de la comunidad
c) Generar algún beneficio a la Organización y a sus miembros (recursos financieros,
crecimiento, posicionamiento de marca, etc)

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2. Conformación del Comité y/o Comisiones del proyecto

Se recomienda nombrar a un Director del proyecto quien deberá liderar la planeación,

coordinación e implementación del mismo, además deberá conformar un comité con los cargos
que convengan según el tipo de proyecto a desarrollar y si la magnitud del éste lo amerita, se
nombrarán diferentes comisiones las cuales se encargarán de liderar ciertos temas para el
desarrollo del proyecto.

Es recomendable que los cargos de Director y Tesorero del proyecto sean ocupados por
miembros activos ya que de esta forma se garantiza una buena y apropiada gestión.

3. Planeación del proyecto

Una vez conformado el comité y/o las comisiones del proyecto, el Director deberá citar a los
integrantes a una reunión de planeación con el propósito de involucrarlos en las diferentes
actividades a realizar, para lo cual es importante que todos entiendan la importancia del
proyecto y de qué manera los integrantes del equipo pueden aprovechar las oportunidades que
se le brindan siendo parte del comité organizador.

Posteriormente, se escriben los principales temas que deben ser tenidos en cuenta para la
planeación del proyecto, para ello se recomienda usar el Formato Plan Proyecto de la JCI
Colombia, de acuerdo al marco de ciudadanía activa de la JCI y a los siguientes ítems:

a) Diagnóstico inicial: Se describe la metodología implementada con anterioridad para llevar a

cabo el diagnóstico, tales como: encuesta, análisis de la comunidad, antecedentes
documentales, entrevistas, estadísticas, entre otros, así como el resultado de tal ejercicio, el
cual tiene como objetivo investigar las principales necesidades de la comunidad.

b) Descripción del proyecto: En esta sección se detalla la formulación de la solución sostenible,

la cual debe ser resultado del análisis anterior llevado a cabo en el diagnóstico inicial, de tal
manera que genere un impacto real y medible a la comunidad; así como la descripción de la
gestión para la generación de recursos y de qué manera el proyecto cumple con la misión de
la JCI. Adicionalmente debe plantearse el propósito del proyecto, el cual debe estar alineado
con los objetivos del milenio (ver punto 1 de este documento) así como el planteamiento de
los objetivos específicos, que deberán ser concretos, claros y medibles, ya que la manera de
generar resultados sobre el desempeño del proyecto es midiendo si se cumplieron tales
objetivos.

c) Alianzas Estratégicas: Es el listado de las organizaciones o entidades con quienes se espera

generar algún beneficio mutuo, así como la descripción de los objetivos de tales alianzas; en
este punto es importante puntualizar aquellas alianzas que ya estén adelantadas o tengan
una probabilidad alta de consecución, ya que de no realizarse podrá impactar negativamente
el proyecto o podrá afectar su desarrollo.

d) Organización: En esta sección se listan los cargos necesarios para la implementación del
proyecto, con los nombres de los responsables de acuerdo al punto 2 de éste documento,
así como sus funciones dentro del mismo, las cuales permiten que adquieran
responsabilidades y compromisos desde su inicio.

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e) Cronograma del proyecto: Es el listado de las actividades que se deben realizar durante el
desarrollo del proyecto, incluyendo las diferentes etapas necesarias para su implementación,
las cuales deben tener un responsable y un plazo para poder hacer seguimiento y asegurar
su cumplimiento.

f) Estrategias de planificación: Son aquellas tácticas que se van a utilizar para que el proyecto
tenga éxito y que contribuyen al cumplimiento de los objetivos específicos.

g) Estrategias de promoción: En esta sección se listan las herramientas y metodologías que se

planean implementar para la divulgación del proyecto a las diferentes partes interesadas,
incluyendo la comunidad, los miembros de JCI, otras entidades y público en general.

h) Beneficios del proyecto: Esta parte es sumamente importante, ya que sirve para conocer de
qué manera el proyecto beneficia tanto a los miembros de la JCI (en cumplimiento de la
misión) como a la comunidad objetivo (generando de esta manera los cambios positivos
necesarios para el impacto que se requiere).

i) Resultados esperados: En esta sección se listan los indicadores de gestión, de acuerdo a

los objetivos específicos y las estrategias de planificación; se recomienda que se planteen
en términos cuantitativos para poder medir su cumplimiento al culminar el proyecto.

j) Presupuesto: Es donde se consignan todos los recursos financieros estimados del programa
y refleja la viabilidad del proyecto. Está dividido en tres partes: Ingresos, son los recursos
económicos percibidos por el programa; Egresos, son los gastos y costos que se generan a
lo largo del programa; y Superávit o Déficit, es el resultado de restar los ingresos menos los
egresos y refleja las ganancias o pérdidas obtenidas. Todo presupuesto debe incluir el punto
equilibrio (es la parte del presupuesto en el cual no existe ni perdida ni ganancia) y
adicionalmente es recomendable tener en cuenta diferentes escenarios en los cuales se
puede desarrollar financieramente el proyecto.

La perfecta elaboración y diligenciamiento del formato del plan del proyecto de la planilla es un
aspecto fundamental para la presentación del proyecto ante la Organización Local, por lo cual
es preciso que el Comité Organizador tenga en cuenta todos y cada uno de los parámetros
anteriormente descritos

4. Aprobación del proyecto

Una vez se ha culminado la planeación del proyecto teniendo en cuenta todos los puntos
planteados en el punto anterior, es recomendable que el proyecto sea revisado y aprobado por
la Junta Directiva Local ya que sus miembros son quienes deciden por el rumbo de la
Organización Local y tienen más conocimiento y experiencia, por lo que son quienes deben
retroalimentar al comité sobre el desarrollo del proyecto, asegurándose que vaya alineado con
la misión de la JCI y el plan de acción de la JCI Colombia.

Así mismo y de acuerdo a los estatutos de cada Organización Local se busca una aprobación
y/o socialización sobre el proyecto a la asamblea general, quienes deberán conocerlo para
garantizar la participación de los miembros y de esta manera dar inicio a su implementación.

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5. Implementación y seguimiento del proyecto

Durante la implementación del proyecto y como parte fundamental del liderazgo de la cabeza
del equipo es importante hacer un constante seguimiento al cumplimiento de las tareas
asignadas, mediante reuniones periódicas, generando espacios dentro de las reuniones de
asambleas, a través de comunicaciones constantes (telefónicamente o por correo electrónico),
entre otras. Adicionalmente se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

a) Delegación de autoridad y responsabilidades: Los integrantes del Comité Organizador deben

responsabilizarse de cada una de las funciones definidas desde el inicio, las cuales deben
ser lideradas por el Director del Proyecto.

b) Promoción del Programa: Todo proyecto dará cumplimiento a un plan de mercadeo que
defina claramente las estrategias de promoción y publicidad del proyecto.

c) Registro Fotográfico: Es importante que para TODAS las actividades realizadas durante la
consecución del proyecto se delegue la responsabilidad en algún miembro del equipo de
llevar un registro fotográfico, el cual servirá como evidencia de su implementación dando
una mejor imagen en presentaciones futuras.

d) Supervisión: El Director del proyecto debe supervisar a los miembros del equipo, ya que es
importante que esté dispuesto a resolver los problemas que se presenten de forma oportuna
y a reasignar tareas o responsabilidades si es necesario.

e) Revisión: Es importante estar en constante comunicación con el Comité Organizador con el

fin de revisar la ejecución del proyecto, y de esta forma disminuir la posibilidad de cometer
errores y ponen en manifiesto las diferentes ideas por parte del equipo de trabajo que
conlleven a una mejor ejecución.

6. Informe Final del proyecto

Una vez haya culminado el proyecto, el Director debe elaborar junto con su Comité el Informe
final; este documento debe describir la ejecución del programa, los resultados obtenidos y la
retroalimentación del comité del proyecto y debe realizarse de acuerdo al formato de
planeación previamente realizado y teniendo en cuenta los siguientes aspectos adicionales:

a) Resumen del Proyecto: En este punto se describen los aspectos más relevantes de la
ejecución del proyecto los cuales destaquen los resultados obtenidos de acuerdo a la
planeación realizada y los objetivos planteados desde el inicio.

b) Alianzas Estratégicas: Es el listado de personas naturales y/o jurídicas quienes hicieron

posible la consecución del proyecto mediante patrocinios en dinero o en especie.

c) Resultados Logrados: Son los logros obtenidos en el cumplimiento de los objetivos trazados
y de acuerdo a los indicadores de gestión descritos en el plan del proyecto, es importante
además incluir si así fuera otros resultados obtenidos con los cuales se hayan superado las
expectativas planteadas al inicio del proyecto.

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d) Recomendaciones y sugerencias: Son todos aquellos aspectos fundamentales que

permiten evaluar los puntos críticos del proyecto dando a conocer aciertos y desaciertos en
la planeación y ejecución del mismo.

e) Informe Financiero: Es el balance de ingresos y egresos reales que se utilizaron a lo largo

de la ejecución del programa y que permiten dar a conocer los resultados económicos del
mismo, comparado con el presupuesto realizado anteriormente.

Es importante tener en cuenta que este informe debe ser presentado ante la Junta Directiva y
Asamblea General para dar a conocer los resultados finales del proyecto y de igual manera
recibir retroalimentación que permita generar mejoras en el futuro.

7. Registro Documental

En cuanto el Informe Final del proyecto sea aprobado y socializado ante la Organización Local,
es importante que éste sea archivado debidamente bajo custodia de ésta, y de esta forma se
conserva un registro documental que permite preservar la evidencia histórica de las diferentes
actividades realizadas año a año, además de permitir de la misma manera una oportunidad de
consulta y banco de conocimiento para futuros miembros. Para ello la JCI Colombia
recomienda a las Organizaciones Locales delegar la responsabilidad del manejo del archivo
(digital y/o físico) en uno de los miembros de Junta Directiva, el cual se encargue de
salvaguardar esta información durante su año de funciones.

Adicionalmente, estos registros pueden ser utilizados para que la Organización Local participe
en el programa de premios de la JCI en las diferentes categorías disponibles e incluso puede
compartir sus buenas prácticas a través de su publicación en el banco de proyectos de la
página web de la JCI.

- FIN DEL DOCUMENTO -

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