2.

LA ADMINISTRACIÓN
2.1 CONCEPTO
La administración es una técnica que consiste en la planificación, estrategia u organización del
total de los recursos con los que cuenta un ente, organismo, sociedad con el objetivo de extraer
de ellos el máximo de beneficios posible según los fines deseados.
El término “administración” proviene del latín, y es la conjunción del prefijo “ad” que significa
“hacia” o “dirección” y el sufijo “minister” el cual significa “al servicio de” u “obediencia”, en fin,
se refiere a la prestación de un servicio a otro particular o para algún ente.
Básicamente, podemos decir que se basa en el precepto que afirma que una correcta
administración de los recursos aprovecha al máximo las posibilidades de lograr un mejor
resultado.
La administración es utilizada tanto en la gestión pública como en la privada. Ambos necesitan
de la técnica de organización administrativa para la extracción de recursos. La diferencia reside
precisamente en los aspectos cualitativos y cuantitativos de los recursos con los que cuenta para
llevar a cabo sus funciones y propósitos.
Estos recursos con los que se cuenta pueden ser de varios tipos, hay materiales, humanos,
financieros, cognitivos, etc. Y los fines pueden ser sociales, sin fines de lucro o con fines
lucrativos. En resumen, se trata de la planificación acerca de cómo se van a usar estos recursos
para lograr un mejor resultado.
2.2 FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
Esta disciplina cuenta con cuatro funciones en específico, que son las que permiten al
administrador y a la organización alcanzar las metas que se trazaron desde un principio. Al
respecto, estas funciones serían las siguientes:
Planificación: esta función le permite al administrador ir identificando los objetivos que
busca alcanzar, así como las estrategias y planes que deberá colocar en ejecución para
conseguirlo. Algo así como trazar la ruta de acción, lo cual le ayudará a dirigir a todo su equipo,
prever situaciones, invertir eficientemente los recursos y evitar improvisaciones.
Organización: una vez trazado el rumbo de acción del ejercicio administrativo, el
administrador deberá hacer conciencia de sus recursos, tanto materiales como humanos y
financieros, a fin de saber cómo los usará. De igual forma, deberá establecer el organigrama
más beneficioso para sus objetivos, así como en quién delegará cuáles tareas.

Dirigir: igualmente, el administrador deberá tomar las riendas del equipo y liderarlo,
buscando inspirar en sus compañeros el compromiso y la pasión por la empresa y las metas a
seguir, a fin de crear relaciones de sinergia entre los miembros de su empresa, haciendo que
todos operen en la misma dirección.

Control: finalmente, el administrador deberá ejercer el control de los procesos, tareas,

metas y funcionamiento de la organización en todo momento, a fin de corroborar que las metas
planificadas se hayan cumplido, así como para corregir cualquier desviación de ser necesario,
todo esto en pro de cumplir con las metas trazadas, de forma eficaz y eficiente, y obtener el
mayor provecho y beneficio para la empresa que dirige.

2.3 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Si entendemos la administración como los procesos necesarios para sistematizar idealmente una
organización humana, Henry Fayol desarrolló toda una teoría, plenamente vigente en la
actualidad, para aplicar estos procesos a toda clase de empresas, instituciones y entidades
sociales.
Siguiendo estos principios básicos de la administración, la eficiencia de cualquier organización
social puede aumentar de forma muy significativa, contribuyendo de forma mucho más precisa a
lograr sus objetivos:
1. División del trabajo: la especialización del trabajo, separando tareas y responsabilidades para
las diferentes personas que forman la organización de la empresa, es una forma de ganar tiempo
y eficacia.
2. Autoridad: nos guste o no, el jefe es fundamental en una organización: Fayol nos enseñó que
de la cadena de mando surge la responsabilidad y el compromiso en las organizaciones.
3. Disciplina: y, para que la autoridad sea efectiva, es necesario que se imponga mediante la
disciplina. El respeto a la cadena de mando es imprescindible en una administración que
funcione correctamente.
4. Unidad de mando: este principio general de la administración hace referencia a que cada
sujeto de la organización debe recibir órdenes de un único superior, para evitar contradicciones
en las instrucciones y órdenes.
5. Unidad de dirección: un concepto que está íntimamente ligado al principio anterior. Un único
plan de acción marcado por la dirección es necesario para avanzar unidos en la organización en
pro del mismo objetivo.
6. Supeditación de los intereses individuales a los grupales: lo que importa por encima de los
individuos es el bien común. Todos los integrantes de la organización deben anteponer el
beneficio del conjunto al interés personal.
7. Remuneración: la remuneración justa al trabajador por el esfuerzo realizado es un derecho y
una necesidad en toda organización empresarial que busque beneficios. Esta remuneración
puede ser en forma de salarios, incentivos para empleados y derechos adquiridos.
8. Centralización: Fayol definió el grado óptimo de centralización de una organización como
aquel que permita operar de forma eficaz sin caer en procesos burocráticos innecesarios o
“cuellos de botella” en la toma de decisiones.
9. Jerarquía: toda administración ha de tener una cadena de mando jerarquizada y con
responsabilidades bien definidas. Esta jerarquía debe definirse a través de los organigramas
empresariales que muestran la estructura de las organizaciones.
10. Ordenamiento: este principio alude a que los recursos indispensables para la administración
deben estar en el momento y lugar en el que sean necesarios.
11. Equidad: los líderes han de actuar de forma equitativa y justa, sin conductas despóticas e
injustificadas. La equidad se necesita para garantizar el compromiso de los empleados.
12. Estabilidad: la estabilidad es un principio importante para alcanzar los objetivos en una
organización pues, si hay muchos cambios en el personal, se perderá un tiempo precioso en
enseñar a los nuevos empleados a hacer su trabajo, obstaculizando el crecimiento de toda la
estructura.
13. Iniciativa: la innovación en una empresa es una clave de éxito. Lo era en la época de Henry
Fayol y lo sigue siendo hoy en día, más que nunca. Toda organización que aspire a tener éxito
debe incentivar las nuevas ideas, las iniciativas de sus empleados e, incluso, la improvisación.
14. Conciencia de equipo: el último principio no olvida la importancia de la unidad y de la
conciencia de grupo para crecer en la consecución de las metas propuestas. La conciencia de
equipo fomenta la colaboración y el buen ambiente de trabajo.
2.4 LA ADMINISTRACIÓN EN LA VIDA COTIDIANA
La administración es un arte, una tecnología, una ciencia que nos ayuda a llevar todo en orden,
con esto en diferentes circunstancias de cada día, nos lleva a utilizar la administración. La
administración no solo lo son los profesionales, tecnólogos o técnicos pues cada persona tiene la
conciencia de administrador, ya que la administración, como lo vimos, es la planificación y
organización de recursos que tendría como resultado tener el mayor beneficio deseado.
Nosotros somos grandes ejemplos de ” administradores en la vida cotidiana” , lo vemos al
administrar el sueldo ( al ir al supermercado, alquiler de vivenda, transporte, salidas con amigos,
club, etc.), el tiempo (dedicado al estudio, al ocio, al deporte, a Dios, a la familia), el orden de
nuestra casa, nuestro cuarto y mucho más.
Entonces… ¿Como aplico la administración en mi vida?
Mi tiempo
¿Porqué aplico la administración? todos los días se utiliza la administración, por ejemplo Dios me
da la oportunidad de levantarme, y ver a mi alrededor las cosas maravillosas de su creación, mi
tiempo es lo más valioso que tengo. Tiempo para mis estudios, para las personas que quiero,
para divertirme y estar conmigo mismo pensando en nuevas cosas y como haré para disfrutarlas.
Mi dinero
Administrativamente el uso de mi dinero es muy satisfactorio porque trato de no mal gastarlo,
una parte puedo gastarlo en mis gustos, una merienda por ejemplo, otra parte puedo destinarla
al ahorro para luego invertirlo en algo mejor aún.
Mis Estudios
Porque gracias a la aplicación de muchos recursos conceptuales de la administración cada día
aprendo algo nuevo y me preparo más para mi futuro y ser muy buena tanto en lo profesional
como en lo personal.
Mi familia
Además del tiempo que nos dedican nuestros padres, ellos también se encargan de administrar
sus ingresos para afrontar los gastos fijos que tenemos en la familia, por ejemplo la comida, la
vestimenta, la cuota del colegio, el transporte, el club, etc. Muchas veces, también, se administra
el ahorro que puedan generar sus ingresos.
2.5 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
Una organización es un grupo humano que se constituye deliberadamente en torno a tareas y
actividades comunes y en función de la obtención de metas específicas. Cuando se quieren
alcanzar los objetivos propuestos y se está con recursos limitados, resulta necesario construir un
esquema o modelo que permita la interrelación e interacción de sus elementos. Es la estructura,
la herramienta que le permite a una organización alcanzar sus objetivos.
La estructura administrativa es el sistema de relaciones formales que se establecen en el
interior de una organización/empresa para que esta alcance sus objetivos de conservación,
productivos y económicos.
Esta estructura le permite a la empresa lograr una determinada disposición de sus recursos,
facilitando la realización de las actividades y la coordinación de su funcionamiento. Y es así como
puede realizar el esfuerzo coordinado que la lleve a la realización de sus objetivos, definiendo
relaciones y aspectos estables.
Una estructura organizacional puede definir la división de todas las actividades de una empresa
que se agrupan para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades, y mediante la
organización y la coordinación buscar cómo alcanzar los objetivos fijados.
Para una empresa es fundamental tener una estructura organizacional ya que define la forma
cómo se va a organizar, permite establecer autoridad, jerarquía y cadena de mando,
organigramas y departamentalización, entre otras cosas; con la finalidad de que produzca sus
productos de acuerdo al presupuesto establecido, y que al mismo tiempo le permita prestar
servicios de una forma ordenada y adecuada.
En una empresa donde se hace uso de la estructura administrativa, las partes están integradas,
lo que quiere decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos
componentes afecta y genera cambios en los demás, en las relaciones entre los mismos y en la
conducta de toda la organización.
La estructura organizacional puede ser de dos tipos, formal o informal:
Lo formal se puede identificar con los elementos visibles, susceptibles de ser representados,
modelados con el uso de diversas técnicas como organigramas, manuales, procedimientos,
documentación de sistemas, etc.
Lo informal: se identifica con lo que no se ve, lo que no está escrito ni representado en los
modelos formales. Aquí es donde entran las relaciones de poder, los intereses grupales, las
alianzas interpersonales, las imágenes, el lenguaje, los símbolos, la historia, las ceremonias, los
mitos y todos los atributos que se refieran a la cultura de la organización, datos importantes
para entender la vida organizacional.

Tanto la estructura formal como la informal constituyen la organización y están estrechamente

relacionados. La estructura formal deberá reflejar el comportamiento real del sistema, debe ser
representativa de la estructura informal. “La estructura formal evoluciona en la organización
como las carreteras en el bosque; esto es, siguiendo la trayectoria de senderos ya transitados”
(Henry Mintzberg, 1989)
2.5.1 Elementos de la estructura administrativa
Repasando estructura organizacional es dar respuesta a los planteamientos: ¿quién?, ¿qué’,
¿dónde?, ¿cuándo?, ¿por qué? y ¿cómo?, en relación con las tarea y actividades de la
organización. Sus elementos son:
I I. División del trabajo (Especialización): “Proceso de dividir el trabajo en puestos
relativamente especializados para lograr las ventajas de la especialización”.
II II. Departamentalización: “Subdivide el trabajo en puestos y tareas y los asigna en
unidades especializadas en una organización”.
III III. Coordinación: Comprende los procesos y mecanismos utilizados para integrar las
tareas y actividades de los empleados y las unidades organizacionales.
IV IV. Cadena de mando y autoridad: “La línea continua de autoridad que se extiende
desde la parte superior de la organización hasta la última posición y aclara quién reporta a
quién”.
V V. Tramo de control: Número de personas que reportan a un administrador específico.
Generalmente el tema trata de la decisión de la cantidad de gente que puede supervisar una
administrador.
VI VI. Centralización: Grado en que la toma de decisiones se concentra en un solo punto en
la organización.
VII VII. Descentralización: La toma de decisiones se delega a los empleados de bajo nivel.
VIII VIII. Formalización (Estandarización): Uniformidad y sistematización de los
procedimientos que deben seguir los empleados en el desempeño de sus labores.