TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,
a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: Vidrios Pedro Maria
Dirección: Calle 7 # 3-76
Representante: Maria Isabel Alvarez Diaz
Tel: 3102419800
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: malvarez@pedromaria.com.co
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
audgercali@pedromaria.com.co
Para: Coordinacion de ventas
Juan David Martínez
Fecha: Noviembre 11 de 2019
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestión de Calidad de Vidrios Pedromaria. , en los
procedimientos de prestación de servicios y atención al cliente

Alcance: Verificar la prestación de los servicios y Aseguramiento de la Calidad de la

empresa vidrios Pedro Maria
CRITERIOS DE AUDITORIA

• SGC de Vidrios Pedro Maria

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa

• Norma ISO 9001:2015

• Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005

• Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de 2019

• Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2019

Reunion de Apertura:
15 de noviembre de 2019
Hora 7:45 am
Reunion de Cierre:
18 de noviembre de 2019
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios de vidrios Pedro Maria consignados en cada uno de los
documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un
equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por
el Coordinador de ventas, los días del 15 al 18 de Noviembre del presente año, con
una duración de 7 horas, por dia en las instalaciones de la empresa Adjunto lista de
Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en
cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente
comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 05 de
Octubre de 2019. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo
y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión
de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área
que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de las
documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área,
además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La
información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada
confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General
• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Iker Casillas Experto Tecnico SGC firma

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma

Ana Maria Rubiks Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
Juan David Martinez Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma

Martin Prieto Coordinador de Analisis y Ensayos firma

Maritza Gomez Analista Instrumental firma

Santiago Perea Analista Fisicoquimico firma

Hernan Villanueva Analista Fisicoquimico firma

Edwin Guillen Auxiliar Laboratorios firma

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idioma español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda
comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditarán en todas las áreas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por
la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están
pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
 No. Documento revisado Observaciones del documento
Política de Logística y Última actualización 18 de julio
1 Servicio al Cliente 2019

Última actualización 5 de enero

Política de Gestión
2019
Financiera
2 I-EL-002
Instructivos de corte e
Carpetas de Protocolos e
instalación de vidrios
Instructivos

Manual de
Procedimientos. Cap. Última actualización 9 de febrero
3
Compras y Logística. 2014

M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versión Marzo de 2019
corte
Manual de Documentos de M-DR-005
Retención y Archivo de Libros de registro de muestras
atención al cliene
Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2019

b- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
c- La escucha activa.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias

de recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).

Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental,

físicas y escritas.
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

copias controladas del manual de

Manual de Calidad (Documentación nivel
Si I)
calidad

claramente señaladas en el manual

de calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades
Si de cada puesto de trabajo?
Se encuentran comunicadas las responsabilidadces
Si a cada
no hay
unoevidencia
de los empleados
de la comunicación
del laboratorio de Ensayos?
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/oSi
procedimientos que unif iquen los criterios en la realizacion de actividades?

Se da por entendido que cada uno

Existe evidencia documentada del conocimiento
No de manuales,
conocenormas,
sus f unciones
instructivos
peroy no
procedimientos
se de laborator
documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si

(Documentación nivel III)

Tacitamente se en tiende que las

solicitudes de trabajo de laboratorio
Estan identif icados los planes de trabajo
No de cada uno de los miembros del area de control de calidad?
estan ordenadas por los f ormatos
solicitud de analisis de produccion

Existen registros de las acciones de trabajo

Si asignadas?
Formatos y registros (DocumentaciónSi de nivel IV)
Se lleva una bitacora de analisis con sus
Si respectivos registros?
Existe una metodologia def inida para el
Sialmacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analis
Documentación completa si
Son los protocolos, manuales, instructivos
Si y metodos vigentes
La inf ormacion
y actuales?
esta en desorden

Hay riesgo de perder inf ormacion

Esta debidamente almacenada, compilada
No y ordenada la inf ormacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos
debido al desorden

Respecto del servicio.

Existen registros de las verif icacionesNo
o calibraciones realizadas?
Estan def inidas las pautas de actuaciónNo cuando se observa que las medidas han sido erroneas?
exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
Existen def inidos procesos para realizar
Si el seguimiento, medición, analisis y mejora?
Se emplean tecnicas estadisticas? No
Satisf accion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada
No uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio
Se emprenden acciones para conocerNo y realizar un analisis de satisf accion del cliente?
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha:18 de noviembre 2019 Auditor (es): Maria Isabel Alvarez
Proceso Auditado: compras Auditado (s): super intendencia de
logistica
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Falta agregar
Procedimientos implementación
de costos en política de de procedimiento
materiales en gestión para costos en X
bodega y stand- financiera materiales de
by bodega y stand-
by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato único de
Cap. único de
despachos,
Compras y despachos y X
Manual de
logística recibo de
procedimientos
mercancía en el
procedimiento
3 Falta
actualización de
la política de
logística, cuya
Política última
Cambios de logística y actualización fue
X
organizacionales servicio al el 18 de julio 2011
cliente y no se han
agregado los
cambios
organizacionales
del año 2012
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

e- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento

para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de

procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no

se han agregado los cambios organizacionales del año 2019.
 • Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado
en uno
• solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medición, análisis y mejora.
-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado
y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades
de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de
determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una
organización.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.