IMPLEMENTACION DE UNA BASE DE DATOS PARA EL INVENTARIO,

REGISTRO Y CONTROL DE LOS TEXTOS DE LA BIBLIOTECA ESCOLAR

DE LA INSTITUCION TORIBIO PAZ MONCAYO - FLORENCIA, CAUCA

INSTITUCION EDUCATIVA TORIBIO PAZ MONCAYO

TECNICO EN SISTEMAS
FLORENCIA - CAUCA
2019
 INTRODUCCIÓN

La Información es un recurso vital y para garantizar un acceso a ella eficiente y

eficaz, se debe organizar y gestionar, dándole a esta actividad un trato especial
y concienzudo. La gestión de la información y el conocimiento es actualmente
una actividad estratégica para el éxito de las empresas o instituciones y sus
clientes o usuarios. Para un individuo común es difícil enfrentarse a la
información, no disponer de las herramientas necesarias que hagan posible su
consulta y, sobre todo, decidir cuál es realmente útil y reúne las características
de calidad y cantidad requeridas. El tiempo para la toma de decisiones y
utilización de la información que responde a sus necesidades y exigencias, se
prolonga más de lo esperado. El problema entonces está en la calidad y en la
visibilidad de la información y no en su cantidad.

Este proyecto describe la creación de una base de datos para la organización

del material bibliográfico de la biblioteca de la Institución Educativa Toribio Paz
Moncayo –Municipio de Florencia ©, lo cual optimizara los procesos de registro,
consulta, ordenamiento y control del mismo.

1.3 JUSTIFICACION Y ANTECEDENTES DEL PROYECTO

Como se ha expresado en el planteamiento del problema, existen diversas

situaciones que exigen una adecuada organización del recurso bibliográfico.
Entre ellas es importante resaltar la facilitación y motivación de acceso a esta
fuente de investigación para los niños y niñas de la escuela, además de su
importancia en tanto representan un recurso económico importante que requiere
de una adecuada gestión administrativa que debe incidir directamente en el
quehacer pedagógico de la institución, de ahí que a mayor utilización de la
biblioteca mayores beneficios y crecimiento académico.

La mejor manera de motivar la correcta utilización de la biblioteca sin correr el

riesgo de deteriorar aún más los libros, es sin duda la correcta administración de
los mismos que parte desde su organización, adecuado orden y disposición,
hasta el control de préstamos y los mecanismos de recuperación.

Este proceso tiene un gran impacto desde el corto plazo ya que desde el
momento de adecuación del espacio de la biblioteca, se va generando un sentido
de pertenencia por el mismo, que motiva desde los niños de preescolar hasta los
docentes a visitar el lugar en busca de información, o sencillamente por el placer
de un cuento.

El aporte a mediano y largo plazo es más de tipo administrativo, pues el control

de los mismos garantiza la duración de los libros o al menos reduce la pérdida
por hurto. Como docentes los beneficios son varios, entre los que se cuentan el
placer de disponer de mejores recursos con los cuales se fortalece la labor
educativa, y el sentido de amor y pertenencia hacia la institución que debe
motivar a la búsqueda del crecimiento continuo.
 1.4 OBJETIVOS

1.4.1 Objetivo General

Implementar una base de datos en Access para organizar los libros de la

biblioteca de la Institución Educativa Toribio Paz Moncayo – Municipio de
Florencia, Departamento de Cauca, que facilite el registro, consulta,
ordenamiento y control de los textos, con base en el sistema de clasificación
Dewey.

1.4.2 Objetivos Específicos

 Elaborar el diseño de la base de datos para la administración de la

biblioteca.
 Diseñar una base de datos en Access adecuada a las necesidades de la
institución.
 Diseñar formularios que permitan a estudiantes y docentes gestionar en
forma eficaz y oportuna la información requerida.

1.5 DELIMITACIONES

1.5.1. Geográfica o Espacial.

El proyecto se realizará en la Institución Educativa Toribio Paz Moncayo -

municipio de Florencia, Departamento del Cauca.

La institución Educativa Toribio Paz Moncayo fue creada mediante Resolución

de Integración No. 0485 de 26 de abril de 2004, actualmente está conformada
por tres sedes educativas que son: la Escuela Urbana de niños, que ofrece los
grados transición, primero y segundo, la Escuela urbana Antonia Santos que
ofrece los grados tercero, cuarto y quinto de Educación Básica Primaria, y el
Bachillerato José Toribio Paz Moncayo, que ofrece los niveles de Educación
Básica Secundaria y Media Vocacional en las jornadas Diurna y Nocturna.

El municipio de Florencia se encuentra en la parte Sur- Occidente del

departamento del Cauca, abarca una extensión de 55.68 km; toda la zona se
asienta sobre el Piedemonte de la Cordillera Central, en estribaciones del Macizo
Colombiano y predominan los tres tipos de pisos térmicos, por su topografía
montañosa. La cabecera municipal dista de la capital caucana 162 km, Florencia
limita con los municipios de Mercaderes al Noroeste, Bolívar al Noreste, San
Pablo (Nariño) al Oriente y la Unión (Nariño) al Sur.
 1.6 RESULTADOS/PRODUCTOS ESPERADOS Y POTENCIALES

El resultado principal o esperado es la realización de una base de datos para el

inventario, registro y control de los textos de la biblioteca escolar de la Institución
Educativa Toribio Paz Moncayo –Municipio de Florencia.

Con este ordenamiento de la biblioteca, se espera acercar un 50% de los niños

y niñas de la sede a los libros de consulta y con ello fortalecer su proceso de
aprendizaje; el número de consultas debe aumentar progresivamente durante el
primer año y continuar en aumento durante los años siguientes, hasta lograr que
la totalidad de los estudiantes tengan un gran habito de lectura.

Además, la implementación de la base de datos hará el aporte tecnológico que

mantiene los datos en el tiempo y facilita el manejo de la biblioteca sin causar
mayores pérdidas de tiempo ni económicas ya que su mantenimiento puede
hacerse por los mismos aprendices de técnicos posteriores.

Por último, pero no menos importante se espera que el daño por deterioro y las
pérdidas de libros se disminuyan en cerca del 80% ya que el correcto registro de
préstamos permite responsabilizar a quien se presta el libro y por tanto facilita
su reposición.

FASES DEL PROYECTO

FASE I – LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS

 Aplicación de técnicas e instrumentos de recolección de información
 Levantar requerimientos.

FASE II- PLANEACION

 Establecer e identificar las entidades y sus características

 Diseñar el modelo de la Base de datos

FASE III – DESARROLLO

 Construir la base de datos

 Crear los objetos concernientes a: formularios, tablas, consultas, reportes

RECURSOS

Los recursos con los que se cuenta para la realización del proyecto, son los
siguientes:

Recursos físicos y tecnológicos

Sala de sistemas de la Institución educativa Toribio Paz Moncayo – Municipio de

Florencia.
 1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO

NOMBRE DE LA TAREA DURACION INICIA FINALIZA

BIBLIOTECA INSTITUCION EDUCATIVA OLAYA
Fase 1. LEVANTAMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS
aplicación de técnicas e instrumentos de recolección de información 2 semanas 1-jul-19 15-jul-19
Levantar requerimientos 1 semana 16-jul-19 30-jul-19
Fase 2. PLANEACION
Establecer e identificar las entidades y sus características 2 semana 01-ago-19 15-ago-19
Diseñar el modelo de la base de datos 2 semana 16-ago-19 31-ago-19
Fase 3. DESARROLLO
Construir la base de datos 4 semanas 1-sep-19 30-sep-19
Crear los objetos concernientes a: formularios, tablas, consultas, reportes 4 semanas 1-oct-19 31-oct-19