GESTACIÓN DEL PROYECTO

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1. IDENTIFICACION Formatted: Indent: Left: 0.25", Hanging: 0.75"

Nombre de la necesidad: Sistema de información para Formación y
Desarrollo
Fase 1: Herramienta Formación y Desarrollo – Plan
de formación Anual

Etapa 1: Registro Planeación de Formación 2020

Compañía: GR Formación y Desarrollo – Red de empresas
Área que presenta necesidad: Formación y Desarrollo – VDO
Colaborador que presenta la necesidad: Catalina Jordan
2. PROBLEMA ¿Cuál es el problema o problemas que se presentan?

 Descripción problema

Descrito en el documento general

 Proceso actual

A. Registro anual Plan de Formación:

 Entrada: Se realiza la planeación anual y se registra en la herramienta a más tardar
el 31 de diciembre de cada año. Es realizado por cada una de las empresas. Al
pasarse esta fecha todo lo que se registre se debe marcar como NO PLANEADO.
 Problema: 1. No hay mecanismos para garantizar el cierre automático en la fecha
estipulada.
2. No es posible garantizar que los registros posteriores a la fecha queden
marcados como No planeados.
3. El registro es muy sensible a la identificación de números y caracteres, es decir
que si se utilizan comas se identifica como carácter, no es identificable
presentando inconsistencias en los informes y cálculos posteriores.
 Herramienta: Excel con macros ubicado en la Intranet

 Descripción de la necesidad

A. Cargue planeación inicial

 Ejecución año anterior base para el año siguiente:

La ejecución realizada en el año en curso se convierte en la planeación base del
año siguiente.
Para el año 2020 se espera poder cargar, a través de un archivo de Excel, la
ejecución realizada en el 2019, empresa por empresa.

Incluir botón para que el usuario de cada empresa decida si traslada o no la

ejecución como planeación para el año siguiente.

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 Planeación de la RED:
Anualmente se planea, de manera general y centralizada, las formaciones que
involucran todo el sistema, ejemplo la Inducción general de profesionales, la
convención de gerentes, inducción general gestión humana, entre otros.

Se espera contar con una opción que permita visualizar esta programación general
y que el usuario decida cuales formaciones desea incluir dentro de su planeación.
Al seleccionarla y aceptar el sistema la debe incluir dentro de la planeación de su
empresa.

B. Catálogo general

Catálogo general actualizado (Anexo 1):

Es la base única de cursos aprobados por el sistema. Se actualiza de manera centralizada y
es único para todas las empresas.
Las empresas utilizan el catálogo centralizado para ubicar los cursos y registrar la planeación.
Dicho registro de planeación se convierte en la base de datos de cada empresa.

C. Sesiones de un curso:

Cada curso cuenta, como mínimo con una sesión, y máximo N sesiones. Los criterios para
crear una nueva sesión están definidos por el contenido del curso y por el grupo objetivo.

Para cada sesión se debe permitir registrar planeación en una o varias semanas del año.
Cada sesión se maneja de manera independiente en personas, programas y tiempos.
Adjunto imágenes de nuestra herramienta actual:

Imagen 1:

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Imagen 2:
Mismo Curso, diferente sesión:

D. Selección y registro de planeación

o Se deben contar con criterios de búsqueda tales como:

 ID curso
 Nombre del curso o partes del nombre
 Orden alfabético de nombre curso
 Capitulo
 Área
 Obligatoriedad

Es importante que se tenga en cuenta la ortografía en el nombre de los cursos, tanto para
el registro como para la búsqueda.

o Se debe contar con una opción que permita visualizar la descripción del curso que viene
incluida en el catálogo general.

o Registro por semana de:

 Número de Personas
 Número de Horas: Fracción asociada a la de unidad, ejemplo:

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1 hora y 30 minutos 1.5

15 minutos 0.25
40 minutos 0.67

E. Personas iguales o diferentes (Este ítem queremos revisarlo en conjunto con SSI y con
varios ejemplos para encontrar un modelo de manejo)

Esta variable identifica si las personas planeadas en cada sesión, dentro de un periodo
de tiempo son las mismas o son diferentes. Este indicador nos permite realizar los
cálculos en cuanto a personas formadas y número de horas por persona, ejemplo:

Mes: AGOSTO

IGUALES DIFERENTES
Semana Personas Horas Personas Horas
32 10 2 10 2
33 20 1 20 1
34 10 2 10 2
35 20 1 20 1
TOTAL MES 15 6 60 1.5

Iguales: en este caso las personas se promedian y se suman las horas de formación por
persona

Diferentes: En este caso las personas se suman y se promedian las horas de formación
por persona.

F. Campos a registrar en la Base de datos

Campo Estado Fuente Comentario

ID Curso Lectura Catálogo
Nombre curso Lectura Catálogo
Capítulo Lectura Catálogo
Sub Capitulo Lectura Catálogo
Obligatoriedad Lectura Catálogo
Objetivo del curso Lectura Catálogo
Se puede modificar de acuerdo con la necesidad
de cada empresa.
Se modifica en la BD de la empresa. La
Contenido del curso Edición Catálogo información del catálogo se mantiene
Proceso /Área Responsable Edición Lista desplegable

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Se puede modificar de acuerdo con la necesidad

de cada empresa.
Se modifica en la BD de la empresa. La
Grupo Objetivo Edición Catálogo información del catálogo se mantiene
Tipo Proveedor Edición Lista desplegable
Nombre de Proveedor Edición Se registra
Semana Lectura Lista desplegable
# personas
Personas Edición programadas
# programas
Programas Edición planeados
# horas
Horas Edición programadas La fracción se asocia a la unidad
Tipo personas Edición Lista desplegable Opciones: Iguales o diferentes

G. Informes

Se requiere poder generar informes que muestre la planeación por empresa anual,
mensual y semanal involucrando las variables de persona, horas, y la variable de si las
personas planeadas son iguales o diferentes.

H. Seguridad

Se requiere que la herramienta cuente con un módulo de administración que se gestione a

través de un usuario único y central.
Que la herramienta permita la asignación de permisos por empresa de acuerdo con las
estructuras definidas en el sistema, es decir, que los usuarios puedan ver la información de
la empresa o empresas que tienen asignadas únicamente.

I. Costos

Se debe calcular el costo de la planeación por curso y por sesión.

Este cálculo se realiza tomando el valor hora del salario mínimo legal vigente. (SML) y
multiplicándolo por numero de personas formadas y horas de formación.
Es importante tener en cuenta el manejo de la variable “Iguales o diferentes” para dicho
cálculo.

J. Consideraciones adicionales

o Este desarrollo incluye las empresas de Colombia y Ecuador. Esperaríamos que al

identificarse la empresa del usuario el sistema identifique en el catálogo la información
correspondiente a cada país asociados a la obligatoriedad.

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o La ejecución y la planeación se maneja por semanas y debe estar acorde con el

calendario del año vigente.

o De ser necesario se debe permitir registrar planeación en una o todas las semanas del
año.

o Se requiere poder realizar el cierre a nivel del sistema, del proceso de planeación anual,
no permitir adicionar registros de planeación posteriores a una fecha determinada.
Esta fecha debe ser gestionada por el usuario administrador.

o Después del cierre del proceso de planeación no se debe permitir la modificación de los
registros planeados.
o

o Se debe contar con un campo que permita la actualización del salario mínimo legal

o Existe una herramienta utilizada por el área de SST (Seguridad y salud en el trabajo) que
se alimenta de la planeación realizada en nuestra herramienta actual. Es importante
contemplar, evaluar e integrar la necesidad de dicha área con esta solicitud.

3. BENEFICIOS ESPERADOS Y VALOR AGREGADO

¿De qué manera genera valor al negocio esta necesidad?

Descrito en el documento general

4. SITUACIÓN ACTUAL – DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

¿Qué sucede y cómo sucede hoy?

Incluido en el documento general

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5. ESTRUCTURA DE TRABAJO

- Gerente del proyecto: Persona líder encargada del proyecto con capacidad de dedicar un 40%
del tiempo.

1. Claudia Fernanda Garcia

- Comité directivo del proyecto: Reunión mensual de 1 hora para la toma de decisiones.

1- Sponsor: José Alzate - María Catalina Jordan

2- Gerentes de Finca: N.A.
3- SSI: Por definir
2. Líder Funcional: Claudia Fernanda Garcia – Paula Stephens

Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por:

Claudia Fernanda García Catalina Jordan Catalina Jordan
Paula Stephens Paula Stephens
Analista Formación y Desarrollo Director Formación y Desarrollo Director Formación y Desarrollo
Analista Formación y Desarrollo Analista Formación y Desarrollo

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