INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe

luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos
establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento
de “Diseño y patronaje”.
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.
1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e
identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada
y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de
Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
3.1 Coordinador Trabajo
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos
los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento,
presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la
dirección.
3.2 Asistente – Practicante Profesional.
El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación
de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
  Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.
 Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
 Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles
en la Intranet.
 Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
 Se socialicen los documentos.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
 El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la información.
 Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
 Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

 Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y

manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los
documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y
detalle.

DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos

que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados
el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejada constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.
 Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma
digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material
fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos
medios.
 La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo
son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
 Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.
 Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura
y de fácil identificación. Por otra parte, la universidad debe garantizar la confiabilidad de
los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
  Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Identifica necesidad de Elaborar borrador del documento y

creación o mejora de enviar por correo a la Directora del
1
documento Líder del proceso Departamento de Biblioteca con copia al
Profesional de Apoyo de corrección de
estilo para su respectiva revisión.

Las correcciones de ortografía y sintaxis

se hacen de manera directa en la
documentación en los casos donde la
Revisa la adecuación de la mejora sea evidente. Sin embargo, en
documentación los casos problemáticos para la
interpretación del sentido el corrector
2 enviará sugerencias y comentarios al
Corrector de Estilo
líder del proceso para que intervenga en
el texto antes de su envío como versión
final al Sistema de Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el corrector hará

llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

SI Modifica y envía En caso de requerir ajustes en partes

¿La
documentación nuevamente al problemáticas para la interpretación el
3 requiere líder del proceso hará las modificaciones
corrector Líder del proceso
ajustes? en las partes indicadas por el corrector y
le enviará nuevamente el documento
modificado al corrector de estilo.
NO

Solicita y justifica creación, mejora o F-SO-OH-12

anulación de documento Solicitud de Enviar por correo al Coordinador de
creación, mejora o Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo
anulación de con copia a la Profesional de Apoyo del
documentos SG-QHSE el formato Solicitud de
4
Líder del proceso Creación, Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión del corrector de
estilo)
1

1
Profesional de Apoyo SG- Revisar la solicitud y evaluar la
QHSE necesidad de crear, modificar o anular el
5 Revisa solicitud y verifica documento.
Auxiliar del
necesidad
SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se

registra y el proceso termina
NO Informa al Coordinador del Área de
¿Aprobada líder del Salud, Seguridad e
la Solicitud? proceso Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario define la
intervención de un experto a fin de
6 retroalimentar el documento antes de su
SI 3 aprobación final.

Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro

Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o
Solicitud de creación, Anulación de Documento F-SO-OH-12,
7
Mejora o Anulación de Auxiliar del marcando la casilla de aprobado,
Documentos SG-QHSE diligenciando la fecha de implementación
del cambio.

Profesional de Apoyo SG-

QHSE Para el caso de creación de documentos
8
se realiza la respectiva codificación y
Auxiliar del para mejora se actualiza la versión.
Codifica y/o actualiza la SG-QHSE
versión
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Al editar los documentos se deben

Coordinador del Área de registrar las firmas de elaboró, revisó y
Emite y Aprueba Salud, Seguridad e aprobó, si aplica. El coordinador del Área
Documento Higiene en el Trabajo de Salud Ocupacional informa al líder
sobre la aprobación del documento.
9
Profesional de Apoyo Una vez firmados los documentos se
SG-QHSE identifican con Copia No Controlada, se
graban en PDF (No Aplica para formatos)
Auxiliar SG-QHSE y se adaptan en el aplicativo disponible.

Se publican los nuevos documentos en

la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos Profesional de Apoyo SG-
10 Al documento físico se le coloca el sello
QHSE
de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye
la versión anterior.

Profesional de Apoyo SG-

Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de QHSE
11 Control de Documentos Control de Actualizar Listado Maestro Control de
Documentos Auxiliar del
Documentos F-SO-OH-013

F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
2
Coordinador del Área de
Salud, Seguridad e Se comunica al líder que el documento
12 Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo se encuentra liberado y se autoriza su
proceso y/o funcionario uso.
que realizó solicitud

Libera Documento

Aplica documento en el Informar los cambios de la

proceso correspondiente Líder del proceso documentación a los participantes del
13 proceso.
3
Socializa el contenido de los documentos
FIN a fin de garantizar su debida aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Identificar los registros a

controlar Coordinador de
Los líderes de proceso con
Gestión en Salud,
apoyo del coordinador del
Seguridad e
Área de salud, seguridad e
Higiene en el
Higiene en el trabajo
2 Trabajo
identifican los registros
incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e
Líderes de
Higiene en el trabajo
procesos

Enviar por correo al

NO Coordinador de Gestión en
Hay solicitud o
necesidades de
registros
1 Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo con copia a la
SI Profesional de Apoyo del
Líderes de
3 SG-QHSE el formato
procesos
Solicitud de Creación, Mejora
o Anulación de Documento
F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a
consideración
Coordinador de
Revisar solicitudes o Revisar la solicitud y evaluar
necesidades de registros Gestión en Salud,
la necesidad de crear,
4 Seguridad e
modificar o anular el
Higiene en el
documento.
Trabajo

Si es una solicitud de
Coordinador de anulación, se registra y el
NO Informa al
líder del
Gestión en Salud, proceso termina.
Aprobación de solicitud
5 o necesidad de proceso Seguridad e
Cuando se considere
registros Higiene en el
necesario define la
Trabajo
SI intervención de un experto a
fin de retroalimentar el
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

documento antes de su
aprobación final.
Según corresponda se
presenta al Consejo Directivo
para que autorice la creación,
mejora o anulación.

El Coordinador de Gestión en
Salud, Seguridad e Higiene
Se autoriza y controla los Coordinador de en el Trabajo actualiza los
registros Gestión en Salud, registros que se generaron
6 Seguridad e cambios y controla los
Higiene en el cambios o nuevos
Trabajo documentos relacionados
con la estructura de los
documentos del SG-QHSE

Establecer criterios de
control de registros
Coordinador de El Coordinador de Gestión en
Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene
7 Seguridad e en el Trabajo establece
Higiene en el criterios de control sobre los
Trabajo registros del SG-QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos
Actualizar Listado Maestro
Coordinador de
8 Control de Documentos F-
Gestión en Salud,
SO-OH-013
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud Se comunica al líder que el
documento se encuentra
9
liberado y se autoriza su uso.
Coordinador de
Libera Documento
Gestión en Salud,
Seguridad e
1
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Higiene en el
Trabajo

Informar los cambios de la

Aplica documento en el documentación a los
proceso correspondiente
Líder del proceso participantes del proceso.
13
Socializa el contenido de los
documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

Coordinador de
SOLICITUD DE Intranet /Proceso Gestión en
Gestión en Salud,
F-SO-OH- CREACIÓN, MEJORA Salud, Seguridad e Higiene
Seguridad e Higiene
012 O ANULACION DE en el Trabajo y/o Aplicativo
en el Trabajo/ Líder
DOCUMENTOS del Sistema
del Proceso

Coordinador de Intranet / Proceso Gestión en

LISTADO MAESTRO Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene
F-SO-OH-
CONTROL DE Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o Aplicativo
013
DOCUMENTOS en el Trabajo/ del Sistema
Profesional de Apoyo
7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la

operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un
proceso tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos,
Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos,
Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales del
proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente
identificado, reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus
portadores y está autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la
Universidad para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de
la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica
o Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito
particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de
los documentos del SG-. QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un
Listado Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de
cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas
involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política
de Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalida de
ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-
ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas
o de resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la
Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia
del tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e
Higiene Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabra
en una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan
problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.