1.

Índice
 2. Objetivos

2.1 Objetivo general

 Llevar registro de los libros y de la biblioteca

2.2 Objetivos específicos

 Generar reportes de los libros prestados y los que están libres
 Controlar el acervo bibliotecario
 Aplicar sanciones tras los retrasos de entrega de los libros
 Llevar el control de los libros asignados a los alumnos de la clase de Lengua y
Literatura
 3. Introducción

El colegio “Centroamérica Unida” es una institución privada dedicada a la educación

de niños y jóvenes que cursan preescolar, primaria y secundaria, a todos ellos en
un turno matutino. Dicha institución está ubicada a 50 metros de los semáforos del
Mayoreo.
El colegio lleva alrededor de 19 años laborando, a través del tiempo han
implementado el uso de recursos como laboratorios de computación y biblioteca
para ayudar a la educación de los estudiantes.
La biblioteca del centro cuenta con una estimado de alrededor de 2000 libros en su
acervo; la organización de los registros de libros y prestamos de estos, se hace de
manera manual, y a través de un software llamado SIABUC, sin embargo, el centro
ha tomado la decisión de cambiar el sistema puesto que el actual no cubre con las
necesidades de la biblioteca, es muy compleja de usar, además es antigua y solo
funciona en sistemas operativos desfasados; por ende es importante crear un
sistema que cubra las necesidades del centro y permita hacer un cambio a un
sistema operativo más actual.
 4.Definición de la Empresa

La biblioteca cuenta con un analista, quien es la persona encargada de llevar el

control del acervo bibliotecario, de agregar nuevas adquisiciones a dicho acervo y
de gestionar los préstamos de los libros.
Al final de cada año el analista levanta una lista de los libros del acervo, con el
objetivo de llevar un control de la cantidad de libros existentes en la biblioteca.

4.1 Adquisiciones
Un nuevo ejemplar puede ser agregado al acervo por medio de una donación o por compras
hechas por la misma institución; los libros pueden ser donado por alumnos, maestros o por
entidades que tienen convenios con la escuela; cuando u alumno hace una donación sus nombres
y apellidos no son tomados en cuenta, pues existe una tipificación especificación para estos; de
igual forma ocurre con los profesores.

Existen libros que cuentan con distintos ejemplares, de igual forma existen libros únicos.

Una adquisición puede ser dada de baja del acervo por razones como:

 Daño parcial o completo.

 Ilegible.
 Perdida
 Desfasado
 Otros

4.2 Clasificación
Cada libro cuenta con una codificación, llamada código Dewey, de esta manera se le facilita al
encargado a la búsqueda y organización de los libros.

El código Dewey es una codificación numérica, el cual asigna un numero según la materia del libro.

Ejemplo: Azul. Al tratarse de un libro de poesía, entra en la clasificación de literatura, por ende, su
clasificación Dewey es: 800.

4.3 Préstamo
Los prestamos pueden hacerse dentro y fuera del centro, por maestros y alumnos. Cada grupo de
clase (A partir del tercer grado de primaria) debe de ir una vez por semana a la biblioteca; puesto
que cada semestre los alumnos escogen un libro, con el fin de exponerlo en la clase Lengua y
Literatura al final de dicho semestre. Además, tiene el derecho de prestar cualquier otro libro,
incluso llevarlo a su hogar.

Los prestamos en sala se hacen durante un horario establecido para un grupo de clases, sin
embargo, también pueden ser hechos en horas extracurriculares; el préstamo de un libro a un
profesor dentro del colegio, será considerado préstamo en sala.

En los prestamos no puede solicitarse mas de un libro, al solicitante se le especificara la fecha

exacta en la que debe devolver el libro; La biblioteca solo trabaja de lunes a viernes, por tal razón
no puede hacerse un préstamo externo un día viernes.
2.4 Sanciones
En caso que un prestatario no regrese el libro en el tiempo asignado, se aplicará una sanción, y
este no podrá prestar libros hasta que regrese el libro prestado.

Si el libro resulta dañado o perdido, el prestatario debe reponer el libro; el libro será dado de baja
y el nuevo será agregado al acervo.
 5.Condiciones Actuales

Actualmente la mayoría del trabajo se hace de forma manual, por ejemplo: El

registro de los Solicitantes y los Prestamos se llevan en una lista. Sin embargo,
existen áreas donde el registro se hace computarizado a través de Excel y un
sistema llamado SIABUC.
Anualmente se genera un reporte a través de Word de los Libros existentes en el
acervo, dicho reporte es una tabla donde se especifica el titulo del Libro, el Autor
del libro y la cantidad de Ejemplares de dichos Libros.
6.Beneficios de Automatizar

 Aumento de la productividad.
 Centralizar la información.
 Acceso a datos globalmente.
 Evitar datos repetidos o duplicados.
 Reducción y/o eliminación definitiva de registros físicos.
 Inserción de gran volumen de datos con respectos a los libros y ejemplares.
 Búsqueda rápida a los datos.
 Permiso de modificación y eliminación por parte de los analistas.
 Posibilidad de hacer respaldo y portar la información a otra terminal.
7.Restricciones del Sistema

Master: Podrá tener acceso total a todas las gestiones en la base de datos.
Analista: Tiene permisos en cuanto la gestión de entidades relacionadas con el
acervo bibliográfico y la lista de los Solicitantes, no podrá agregar o eliminar a otros
Analista.
Solicitantes: Solo podrá realizar búsqueda en la Entidad de Ejemplares
 8.Descripción del Proceso
a. Proceso Manual

El registro de los Solicitantes y los Prestamos se llevan en una lista. Sin embargo,
existen áreas donde el registro se hace computarizado a través de Excel y un
sistema llamado SIABUC.
Anualmente se genera un reporte a través de Word de los Libros existentes en el
acervo, dicho reporte es una tabla donde se especifica el título del Libro, el Autor
del libro y la cantidad de Ejemplares de dichos Libros.

b. Proceso Automatizado

El Master podrá agregar, editar, eliminar los analistas, distribuidores, estudiantes, libros y
ejemplares.

Los Analistas podrán realizar búsquedas en tiempo real y poder modificar o eliminar los registros
de libros, ejemplares y estudiantes.

Los Estudiantes realizar búsquedas de los libros de la base de datos sin necesidad de hacerlas
físicas a partir de estos sabrán el listado de libros si fue prestado se le dio de baja
9.REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

El sistema debe contar con las funcionalidades de búsqueda por nombre del libro, ISBN, Codigo
Dewey, estado del libro.

También, debe contar con la característica de generar sanciones automáticamente cuando el

alumno no entregue el libro en el tiempo de entrega estipulado.

Por consiguiente, el sistema contara con un apartado de exportación de listas de libros y

ejemplares hacia un archivo Word o PDF

Por ultimo el sistema debe generar reportes cada vez que el analista lo solicite.