Servicio de Control Simultáneo

Unidad 4
Casos de Aplicación
 Índice

Competencia……………………………………………………………………………………... 3
Capacidades……………………………………………………………………………………… 3
Organización del curso…………………………………………………………………………. 4
Contenidos……………………………………………………………………………………….. 5
¿Qué conocemos?.............................................................................................................. 6

4.1 Caso 1: “Reparto de los servicios alimentarios con el apoyo de los CAE”……….…. 7
4.2 Caso 2: “Acción simultánea en la Fase de Selección del Proceso de 13
Contratación……..…………………………………………………………………...…….
4.3 Caso 3: “Ejecución contractual del servicio de confección de uniformes”………….. 18
4.4 Caso 4: “Visita de control al mantenimiento de infraestructura”…………………..….. 23
4.5 Caso 5: “Orientación de oficio en el proceso de selección”……………………..……. 28

2
Competencia:

Al finalizar el curso virtual, logrará la siguiente competencia:

Distingue el ejercicio del servicio de control simultáneo,

valorando el marco normativo vigente.

Capacidad:

Al término de la unidad de aprendizaje debe lograr la siguiente capacidad:

Describe las actividades que forman parte del seguimiento de

medidas preventivas, según la norma vigente

3
Organización del curso:

El curso virtual Servicio de Control Simultáneo está organizado en cuatro unidades de

aprendizaje.

Servicio de
Control
Simultáneo

Unidad 3
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 4
Seguimiento y
Generalidades del Modalidades del evaluación de las Casos de
Control Simultáneo Control Simultáneo acciones dispuestas por Aplicación
el titular de la entidad

En esta guía se desarrollará la Cuarta Unidad de Aprendizaje: Casos de Aplicación

4
Contenidos

Los contenidos que se desarrollarán en esta unidad son:

Contenido conceptual Contenido procedimental

4.1. Caso 1: “Reparto de los servicios

 Desarrolla el caso empleando
alimentarios con el apoyo de los CAE”
las etapas de planificación,
4.2. Caso 2: “Acción simultánea en la Fase de
ejecución y elaboración del
Selección del Proceso de Contratación”
informe.
4.3. Caso 3: “Ejecución contractual del
servicio de confección de uniformes”
4.4. Caso 4: “Visita de control al
mantenimiento de infraestructura”
4.5. Caso 5: “Orientación de oficio en el
proceso de selección”

Contenido actitudinal

 Valora la conducta ética del auditor durante el desarrollo del servicio de control
simultáneo.

5
 ¿Qué conocemos?

Antes de iniciar, le planteamos las siguientes preguntas:

………………………………………………………

¿El desarrollo de casos sigue ………………………………………………………

una determinada metodología
para su solución? ………………………………………………………

………………………………………………………

………………………………………………………

………………………………………………………

………………………………………………………

¿Qué etapas deben ser ………………………………………………………

consideradas en la aplicación
del Servicio de Control ………………………………………………………
Simultáneo?
………………………………………………………

………………………………………………………

6
 Unidad N°4
Casos de Aplicación

4.1. Caso 1: “Reparto de los servicios alimentarios con el apoyo de los CAE”

CASO 1
“PROGRAMA NACIONAL DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR QALI WARMA”
ACCIÓN SIMULTÁNEA EN EL “REPARTO DE LOS SERVICIOS ALIMENTARIOS
CON EL APOYO DE LOS CAE”

Desarrollaremos la aplicación de una acción simultánea al sistema funcionales1

del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma, creado mediante
Decreto Supremo 008-2012-MIDIS del 31 de mayo de 2012, con la finalidad de
brindar un servicio alimentario de calidad a niños y niñas del nivel inicial (a partir
de los 3 años de edad) y primario de las instituciones educativas públicas en todo
el territorio nacional.

La acción simultánea se desarrollará en sus tres etapas: planificación, ejecución y

elaboración del informe.

1. Planificación:

Para iniciar la planificación de la acción simultánea al Programa Nacional de

Alimentación Escolar Qali Warma, se obtiene la información2 básica del
programa: finalidad, objetivos, alcance y características; asimismo, para
comprender e identificar las actividades críticas a evaluar, se obtiene información
sobre su operatividad, es decir: sus productos, procesos y actividades. De esta
información se obtuvo lo siguiente:

- Qali Warma es un programa social de alimentación dirigido a niños y niñas

a partir de 3 años que asisten a instituciones educativas públicas de nivel
pre-escolar y primaria a nivel nacional.

- Se caracteriza por tener un sistema de compras descentralizadas, bajo un

modelo de cogestión, con representantes de la sociedad civil y la
comunidad escolar, para brindar un servicio alimentario de calidad,
adecuado a los hábitos de consumo locales.

1
Los Sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de políticas públicas que requieren la
participación de todas o varias entidades del Estado. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Artículo 45°].
2
El evaluador también puede iniciar el requerimiento de información con anticipación a la etapa de planificación,
con el propósito de analizar el proceso o la actividad a la cual pretende ejercer acción simultánea.

7
- Su objetivo final es mejorar la ingesta de alimentos, facilitando las
condiciones para el aprendizaje de los niños y niñas del nivel inicial y
primaria de las II.EE. públicas.

- El modelo de cogestión de Qali Warma establece la constitución de Comités

de Compra (conformados por autoridades del gobierno local, sector salud y
padres de familia) para la gestión del proceso de compra descentralizado,
para cuyo fin se le transfieren recursos financieros.

- Se conforman los Comités de Alimentación Escolar (CAE), cuya función

central es la verificación del servicio alimentario en la II.EE.

- El servicio de Qali Warma tiene dos componentes: i) alimentario; y, ii)

educativo. El componente alimentario, que es materia del presente caso,
está directamente asociado con la provisión del servicio, adecuado a los
hábitos de consumo local, y con los contenidos nutricionales según los
grupos de edad. En esta línea, la dosificación de la alimentación se da de
manera diferenciada, según quintiles de pobreza. Así, en los colegios
ubicados en distritos de menores quintiles (I y II), se otorgan 2 comidas
(desayuno y almuerzo), mientras que en otros distritos (quintiles III, IV y V),
se otorga sólo una comida (desayuno).

- Qali Warma tiene dos modalidades de atención: i) entrega de raciones

preparadas; y, ii) entrega de canastas de productos. En la entrega de
raciones, que nos ocupa el caso, los proveedores se encargan de la
preparación diaria de los desayunos, y almuerzos en los casos que
corresponde, y los entregan en las instituciones educativas hasta treinta
minutos antes del horario establecido para el consumo.

Identificación de productos, procesos y actividades:

Para realizar la acción simultánea bajo el enfoque por procesos, una vez revisada
y analizada la información obtenida, identificamos los productos, procesos y
actividades que serán evaluadas.

El producto elegido es: “Brindar el servicio de gestión de raciones preparadas” y

los procesos que intervienen en su operatividad son:

1. Conformación de Comités de Alimentación Escolar (CAE).

2. Asistencia técnica a los CAE.
3. Provisión del servicio alimentario.
4. Supervisión y monitoreo.

8
 De estos procesos, el seleccionado para la acción simultánea es la “Provisión del
servicio alimentario”, cuyas actividades son las siguientes:

1. Adjudicación de los servicios alimentarios;

2. Reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE;
3. Comité de compra (CC) recepciona el expediente y solicita la transferencia
de recursos;
4. La unidad territorial valida el expediente y/o remite a la unidad de
transferencias; y,
5. La sede central transfiere los recursos y los CC realizan el pago.
6. Teniendo en cuenta que el principal problema que el programa pretende
afrontar es la inadecuada ingesta de alimentos en cantidad y calidad; y, que
los problemas reportados a través de medios de prensa, suceden en la
entrega de alimentos a los niños y niñas, se ha determinado que la acción
simultánea será realizada a la actividad de “Reparto de los servicios
alimentarios con apoyo de los CAE”, cuyas tareas comprenden: i) la
recepción; ii) la distribución; y, iii) el consumo de las raciones alimentarias
por los niños y niñas usuarios del programa.

Selección de la muestra

El equipo de acción simultánea ha considerado elegir una muestra para efectuar

el servicio de control, toda vez que el programa brinda el servicio alimentario en
instituciones educativas de nivel pre –escolar y primaria a nivel nacional. Para
ello obtuvo información de las zonas e instituciones educativas donde se ha
reportado mayores problemas. Con esta información, define que son cinco las
instituciones educativas de nivel inicial (especificar zona, distrito, provincia,
departamento) que estarán en el alcance de la acción simultánea.

Objetivo:

Con base en la información obtenida y el análisis efectuado, se define que el

objetivo de la acción simultánea es determinar si el reparto de los servicios
alimentarios con el apoyo de los CAE, en las instituciones educativas de nivel
inicial (de las zonas determinadas), que comprende la recepción, distribución y
consumo, se realiza cumpliendo la normatividad vigente para la cogestión de los
CAE, y el contrato.

2. Ejecución
En el proceso de ejecución, efectuamos tanto la verificación documental como la
verificación física.

9
Verificación documental:
Revisamos los documentos vinculados a la actividad materia de acción
simultánea, entre ellos principalmente:
 La programación de distribución de raciones en las II.EE. seleccionadas.
 El padrón de beneficiarios de las II.EE. seleccionadas.
 El contrato suscrito con el proveedor de las raciones alimenticias, a fin de
verificar los términos y condiciones en que serán distribuidos.
 La Ficha Técnica que contiene el detalle de la composición de las raciones
alimenticias que serán entregadas a los niños y niñas del programa. En el
caso que presentamos, la ficha técnica señala que la ración alimenticia está
compuesta por 01 vaso bebible de harina de trigo y 01 pan con queso.

Verificación física:
El equipo de acción simultánea inspecciona durante su ejecución, las tareas de
recepción, distribución y consumo de las raciones preparadas, por los niños y
niñas usuarios del programa.

Gráfico N° 01
Fases del reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE

1. Recepción 2. Distribución 3. Consumo

Proveedor – CAE CAE – Niños (as)

El integrante del equipo de acción simultánea, desarrolla sus procedimientos,

observando las acciones que despliegan el proveedor, los miembros del CAE y
personal del centro educativo, durante las cuales advierte los siguientes hechos:

Recepción de raciones:
Se advierte que el proveedor entrega las raciones preparadas a profesores que no
son miembros del CAE; y que las raciones no cumplen con las especificaciones
de las fichas técnicas de alimentos y de producción de receta diarias, como se
muestra:

10
 Alimentos que se deben entregar
a los niños(as) según Fichas
Técnicas
o 01 vaso bebible de harina
de trigo con leche
o 01 pan con queso
Alimentos que el proveedor
entrega para distribuirlo a los
niños(as) usuarios
o 01 vaso de bebible de
harina de trigo sin leche
o 01 pan

Pese a esta situación, los profesores recepcionan las raciones preparadas, para su
distribución a los niños y niñas de la II.EE..

Distribución de raciones a los niños y niñas usuarios del programa:

Durante el proceso de distribución de las raciones alimenticias a los niños y niñas
de la II.EE., se advierte que los miembros del CAE no adoptan medidas para
efectuar buenas prácticas de manipulación de los alimentos, pues no cuentan con
gorros, mandiles, guantes ni mascarillas, que eviten contaminar los alimentos
durante su entrega.

Consumo de raciones por los niños y niñas usuarios del programa:

Una vez que los alimentos son entregados a cada niño y niña de la II.EE., se
observa que el ambiente destinado al consumo de alimentos del programa no son
adecuados, no brinda las condiciones de higiene y salubridad, los niños y niñas
no han realizado acciones de aseo de manos de manera previa a la recepción y
consumo de las raciones alimenticias. Asimismo, se aprecia que el CAE no motiva
a los niños y niñas al consumo de toda la ración que se les distribuye, observando
que los alimentos quedan esparcidos en los ambientes destinados para su
consumo.

3. Elaboración del informe:

Los hechos y los riesgos advertidos, que podrían afectar el cumplimiento de los
objetivos del programa, se presentan en el Informe de Acción Simultánea, en la
estructura que se muestra a continuación:

Hecho 1: Proveedor entrega raciones alimenticias a profesores que no son

miembros del CAE; y estas raciones no cumplen con las especificaciones de las
fichas técnicas.

Criterio:
 Resolución Ministerial N° 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que
aprueba la Directiva N° 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y
Orientaciones para la Cogestión del Servicio Alimentario del Programa

11
 Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo
e Inclusión Social“.
 Resolución de Dirección Ejecutiva N° 2031-2013-MDIS/PNAEQ, de 17 de
diciembre del 2013, modificada con Resolución de Dirección Ejecutiva N°
1031-2014-MIDIS/PNAEQW, de 10 de abril del 2014, que aprueba el
“Manual de Compras del modelo de cogestión para la atención del servicio
alimentario del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali warma”.
VI. Ejecución contractual.
Riesgo: Podría efectuarse pagos al proveedor, pese a los incumplimientos
reiterados en el servicio de provisión de raciones alimenticias, según el contrato.

Hecho 2: Distribución de raciones alimenticias sin efectuar buenas prácticas de

manipulación
Criterio:
Resolución Ministerial N° 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba la
Directiva N° 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones para
la Cogestión del Servicio Alimentario del Programa Nacional de Alimentación
Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social", 6.6. De la
distribución y el servido de los alimentos.
Riesgo: Afectaría el estándar nutricional diario y la salud de los niños y niñas
usuarios del programa.

Hecho 3: Consumo incompleto de raciones alimenticias y omisión de higiene

previa a su consumo.
Criterio:
Resolución Ministerial N° 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba la
Directiva N° 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones para
la Cogestión del Servicio Alimentario del Programa Nacional de Alimentación
Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social", 6.7. De la
vigilancia del consumo de los alimentos.
Riesgo: Afectaría la capacidad de atención de los niños y niñas en la jornada
educativa diaria.

Comunicación de los riesgos identificados al Titular de la Entidad

El informe de acción simultánea al Programa Nacional de Alimentación Escolar
Qali Warma, es remitido al Titular de la entidad, a fin que adopte las medidas
correspondientes respecto a los riesgos identificados.

12
4.2. Caso 2: “ Acción simultánea en la Fase de Selección del Proceso de
Contratación”

CASO 2
“PROCESO DE CONTRATACIÓN”
ACCIÓN SIMULTÁNEA EN LA “FASE DE SELECCIÓN DEL PROCESO PARA LA
ADQUISICIÓN DE COMPUTADORAS PARA EL PROGRAMA LOS FAROLES”

A continuación desarrollaremos un caso práctico de aplicación de la acción simultánea

al sistema administrativo3 de abastecimiento.

La finalidad del proceso de contratación es que la Entidad seleccione a la persona

natural o jurídica que presente la mejor propuesta para la satisfacción de sus
necesidades, siguiendo el procedimiento establecido en la normativa sobre
contratación pública que busca maximizar el valor del dinero del contribuyente en las
contrataciones, de manera que éstas se efectúen en forma oportuna y bajo las mejores
condiciones de precio y calidad.

El proceso de contratación en el marco de la normativa de contratación pública está

compuesto por tres fases o etapas: i) Actos Preparatorios; ii) Selección; y, iii) Ejecución
contractual.

El caso que presentamos para el ejercicio de la acción simultánea es una Licitación

Pública convocada por el Programa Los Faroles para la adquisición de computadoras,
cuya finalidad es cubrir la necesidad que tiene este programa de contar con dichos
equipos. Es decir, el producto final del proceso es obtener las computadoras para
implementar el Programa Los Faroles.
La acción simultánea se desarrollará en sus tres etapas: planificación, ejecución y
elaboración del informe.

1. Planificación
La primera acción es identificar el proceso de selección que será objeto de acción
simultánea. En nuestro ejemplo, de la revisión previa al Plan Anual de
Contrataciones (PAC) aprobado de la entidad hemos elegido la licitación pública
para la adquisición de computadoras para el Programa Los Faroles.
Para seleccionar este proceso de contratación, hemos considerado dos aspectos4,
la materialidad del proceso de selección, cuyo valor referencial asciende a
S/.3,222,120.30, y el hecho de que en el ejercicio anterior la entidad había

3
Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la
administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo, Artículo 46°]
4
El evaluador puede considerar además otros aspectos que sean relevantes.

13
 convocado a este proceso sin éxito, pues luego de haber sido declarado nulo, fue
cancelado, sin concretar el objetivo.

Identificación de procesos y actividades:

Ubicamos el proceso de contratación identificado bajo el enfoque por procesos:

- El Macro proceso es el Sistema Nacional de Abastecimiento.
- El Proceso es el Proceso técnico de obtención (bienes y servicios)
- Los Sub procesos son los siguientes:
o Necesidad de contratar.
o Organización de las contrataciones.
o Bases y convocatoria.
o Evaluación de postores y otorgamiento de la buena pro.
o Suscripción del contrato.
o Ejecución del contrato.
o Conformidad de la prestación.

El Sub proceso seleccionado para la acción simultánea es la “Evaluación de postores y

otorgamiento de la buena pro”, cuyas actividades son las siguientes:

- Presentación de propuestas.
- Admisibilidad de la propuesta técnica.
- Admisibilidad de la propuesta económica.
- Evaluación de propuestas.
- Determinación de puntajes.
- Otorgamiento de buena pro.
- Consentimiento de la buena pro.

Objetivo:
Con base en la información obtenida y el análisis efectuado, se define que el objetivo
de la acción simultánea es determinar si la selección y otorgamiento de la buena pro se
realiza cumpliendo las bases administrativas y, la normativa de contratación pública.

2. Ejecución
En el proceso de ejecución, efectuamos tanto la verificación documental como la
verificación física.

Verificación documental:
Revisamos los documentos vinculados a la actividad materia de acción
simultánea, entre ellos principalmente:
- Los términos de referencia formulados por el área usuaria.
- Registro de participantes.

14
- Las consultas y observaciones formuladas por los postores, así como la
absolución de las mismas.
- La elevación de observaciones e implementación del pronunciamiento, de
haberse producido.
- Las bases integradas.

Verificación física:
El equipo de acción simultánea participa de manera presencial en las actividades
de presentación de propuestas, admisibilidad de la propuesta técnica y
económica, evaluación de propuestas, determinación de puntajes, otorgamiento
de la buena pro y consentimiento de la buena pro.

Grafico N° 02
Actividades del sub proceso: “Evaluación de postores y
otorgamiento de la buena pro”

Presentación de las Admisibilidad de la

propuestas propuesta técnica

Admisibilidad de la Evaluación de
propuesta económica propuestas

VERIFICACIÓN
FÍSICA
Determinación de
puntajes Otorgamiento de la
buena pro

Consentimiento de la
buena pro

El evaluador desarrollo sus procedimientos, observando las acciones que

despliegan el Comité Especial y los participantes/postores del proceso de
selección, actividades durante las cuales advirtió los siguientes hechos:

Durante la evaluación de propuestas:

- Las bases administrativas del proceso de selección establecen como factor

de evaluación de la propuesta técnica respecto a la experiencia del postor,
la acreditación del monto facturado por el postor durante los últimos ocho
(08) años referidos a los bienes objeto de la convocatoria, hasta por un

15
 monto máximo acumulado equivalente a dos (2) veces el valor referencial,
sustentado con copias de los respectivos comprobantes de pago cancelados
acreditados con vouchers de depósito, reporte de estados de cuenta,
contratos u órdenes de compra, y su respectiva conformidad por la
prestación efectuada.

- El Comité Especial evalúa la propuesta técnica del postor Zorritos S.A., y

pese a que no acredita con la documentación correspondiente el monto
facturado que declara por prestaciones similares en el período determinado,
esta es calificada favorablemente, asignándole el puntaje previsto en las
Bases Administrativas.

Identificación de riesgos de daño inminente

Ante la situación descrita, el equipo de acción simultánea considera que existen

riesgos de daño inminente que deben ser comunicados de manera inmediata al
titular de la entidad, para que disponga las medidas que considere pertinente, de
manera oportuna, pues de proseguir el proceso de selección, este podría ser
declarado nulo, incluso cuando haya sido adjudicado o suscrito el contrato,
generando que el área usuaria no reciba a tiempo los bienes requeridos, se afecte
el normal funcionamiento de la entidad, o se adjudique el proceso de selección a
un postor que no cumple con las condiciones para la prestación.

Acciones adoptadas por el Titular de la entidad

Habiendo tomado conocimiento de la comunicación que efectuó el equipo de

acción simultánea, el Titular de la entidad, mediante acto resolutivo declara la
nulidad del acto de evaluación de propuestas, disponiendo se retrotraiga el
proceso hasta esta etapa a fin de volver a calificar las propuestas de los postores y
asignar los puntajes que correspondan en cumplimiento de las Bases
Administrativas.

3. Elaboración del informe:

Aun cuando las situaciones advertidas han sido comunicadas al Titular de la
entidad, quien adoptó las medidas correctivas oportunamente, estos hechos
deben ser redactados en el informe, respetando la estructura establecida en la
Directiva de Control Simultaneo.
Hecho 1: Comité Especial califica propuesta de postor asignándole puntaje que
no le corresponde
Criterio:
• Bases administrativas del proceso de selección, Capítulo II – Proceso de
Selección, numeral 2.5 – Documentos de presentación obligatoria.

16
• Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por Decreto
Supremo N° 184-2008-EF, artículos 70° y 71°.
• Riesgo:
• De continuar el proceso sin advertir el hecho podría declararse su nulidad,
lo que afectaría al área usuaria que no podría contar con los equipos de
cómputo oportunamente, y por tanto el normal funcionamiento de la
entidad.
• Podría adjudicarse la buena pro a un postor que no cumple con las
condiciones exigidas para la prestación, poniendo en riesgo la adquisición
de computadoras en favor de la entidad y los recursos públicos.

Comunicación de los riesgos identificados al Titular de la Entidad

El informe de acción simultánea en la “Fase de selección del proceso para la
adquisición de computadoras para el Programa Los Faroles”, es remitido al Titular
de la entidad.
Se incluye en el informe una conclusión precisando que el riesgo identificado y
comunicado al Titular de la entidad fue superado.

17
4.3. Caso 3: “ Ejecución contractual del servicio de confección de uniformes”

CASO 3
ACCIÓN SIMULTÁNEA A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL DEL
SERVICIO DE CONFECCIÓN DE UNIFORMES PARA LA MUNICIPALIDAD DEL
ESTE

En este tercer ejemplo desarrollaremos la aplicación de una acción simultánea a un

sistema administrativo5, el sistema de abastecimiento, en la etapa de ejecución
contractual.

Como resultado del proceso de selección en las fases de actos preparatorios y

selección, la Entidad eligió a la persona jurídica que presentó la mejor propuesta,
siguiendo el procedimiento establecido en la normativa sobre contratación pública,
encontrándose ahora en la fase de ejecución contractual para la prestación del servicio
de confección de uniformes para la Municipalidad del Este.
El desarrollo de la acción simultánea en la fase de ejecución contractual, se realiza en
tres 3 etapas: planificación, ejecución y elaboración del informe.

1. Planificación:

Para iniciar la planificación de la acción simultánea a la ejecución contractual,

revisamos la información del Plan Anual de Contrataciones (PAC) aprobado por la
entidad y sus modificatorias, a fin de conocer los procesos de selección con
otorgamiento de buena pro, a partir de los cuales se identifique los contratos
suscritos, y determinar la contratación a la cual realizaremos la acción
simultánea en la fase de ejecución contractual.

En el presente caso, el equipo de acción simultánea consideró cuatro aspectos

para determinar el proceso que será objeto del servicio de control, siendo estos:
el objeto de contratación, toda vez que es la primera vez que la entidad
proporcionará uniformes al personal, la materialidad del contrato suscrito que
asciende a S/.447 715, el valor de la propuesta económica del postor ganador
que fue inferior en más del 10% del valor referencial, y haber tomado
conocimiento que el postor ganador de la buena pro incumplió contratos
suscritos con otras entidades.

5
Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la
administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo, Artículo 46°]

18
Identificación de procesos y actividades:

Ubicamos el proceso de contratación identificado bajo el enfoque por procesos:

- El Macro proceso es el Sistema Nacional de Abastecimiento.
- El Proceso es el Proceso técnico de obtención (bienes y servicios)
- Los Sub procesos son los siguientes:
o Necesidad de contratar.
o Organización de las contrataciones.
o Bases y convocatoria.
o Evaluación de postores y otorgamiento de la buena pro.
o Suscripción del contrato.
o Ejecución del contrato.
o Conformidad de la prestación.

El Sub proceso seleccionado para la acción simultánea es la “Ejecución del

contrato”, en la cual el equipo de acción simultánea verificará el cumplimiento
de las obligaciones estipuladas en el contrato en los plazos y condiciones
previstos, en la etapa de la elaboración del plan de trabajo, diseño del vestuario y
ficha técnica.

Gráfico N° 03
Actividades de la ejecución contractual

De la revisión al contrato y las bases administrativas del proceso de selección, se

obtuvo la siguiente información:

19
 Cuadro N° 01
Información del contrato para la confección de uniformes

CLÁUSULA DESCRIPCIÓN

Objeto del Contrato El contratista “Inocente Gavilán SAC” se obliga con la

Municipalidad del Este a brindar el servicio de confección
de uniformes, conforme a los documentos que forman
parte del contrato (bases del proceso de selección,
propuesta técnica y económica).

Producto a entregar 450 uniformes para damas y 450 sastres para caballeros.

Monto contractual S/.447 715

Garantía por el monto S/.29 600

diferencial de la propuesta
Plazo No mayor de 30 días calendarios, contados a partir de la
aprobación del diseño.

Objetivo
Sobre la base de la revisión y análisis de la información obtenida, el equipo de
acción simultánea define que el objetivo es determinar si el servicio de
confección de uniformes, en la etapa de elaboración y aprobación del plan de
trabajo, diseño del vestuario y ficha técnica, se ejecuta de acuerdo a las
condiciones contractuales establecidas.

2. Ejecución
En el proceso de ejecución, efectuamos tanto la verificación documental como la
verificación física.

Verificación documental:
Se revisa los documentos que establecen los términos de la ejecución contractual,
entre ellos principalmente:
 El contrato.
 Las bases del proceso de selección que incluyen los términos de referencia.
 La propuesta técnica del postor ganador.
 Las garantías.
 El Registro Nacional de Proveedores.

Durante la etapa de ejecución, el equipo de acción simultánea, para un

conocimiento integral de la actividad a evaluar, revisar los documentos

20
presentados por el proveedor para la firma del contrato, según las bases, que
corresponden al sub proceso anterior, el de suscripción del contrato.
De la revisión documental, el equipo de acción simultánea advirtió que el postor
ganador presentó un “Certificado de Garantía” sin número, suscrito por la
empresa “Casimires SRL”, mediante el cual acreditaba la calidad de los materiales
a favor del contratista “Inocente Gavilán”.

Con el propósito de confirmar la veracidad del documento se solicitó información

a la empresa Casimires SRL, la misma que el 19 de mayo informa al equipo de
acción simultánea no haber emitido el mencionado “Certificado de Garantía” a
favor del contratista, y que se reserva el derecho de formular la denuncia
correspondiente.

Verificación física:
Durante este proceso, el equipo de acción simultánea advierte las siguientes
situaciones:
- Mediante carta Nº 093-2013-IG recibida el 11 de abril, el contratista
informa al departamento de logística, que su proveedor no tienen en stock
la tela ofrecida, solicitando que a la brevedad posible la entidad elija otra
tela debido a que el stock varía diariamente, ofreciendo otra tela en
reemplazo.

- El 15 de abril, y con 8 días de retraso, el contratista presenta el plan de

trabajo, que es observado por la entidad debido a que no se ajusta a lo
requerido.

- El 05 de mayo, la entidad considera necesario constatar si la nueva tela

ofrecida, cuenta con los componentes solicitados en los términos de
referencia, y procede a contratar a una empresa especialista que realice el
análisis correspondiente.

- El 12 de mayo recibe el informe de resultados del análisis solicitado, que

indica que la tela ofrecida por el contratista no cuenta con el 10% de lana
requerido en las bases.

21
 Gráfico N° 04
Acciones en la verificación física

3. Elaboración del informe:

Culminada la etapa de ejecución, conforme lo dispone la Directiva de Control
Simultáneo, el equipo de acción simultánea elabora el informe del servicio de
control, de acuerdo a la estructura establecida, en el cual se describen los hechos
advertidos, conforme se muestra a continuación:
Hecho 1: Deficiencias en la ejecución contractual ponen en riesgo cumplimiento
del objetivo del contrato
- El proveedor informa a la entidad que no cuenta con el stock de la tela
ofrecida en su propuesta técnica, y se constató que la tela de reemplazo
ofrecida por el proveedor no tiene en su composición, el 10% de lana,
requerido en las bases. Asimismo, presentó su Plan de Trabajo y Diseño
con un retraso de 8 días, sin cumplir con los requerimientos establecidos,
por lo que no fue aprobado.

- Finalmente, se evidenció que el «Certificado de Garantía» presentado por el

contratista para la suscripción del contrato, no fue emitida por la empresa
«Casimires SRL».

Criterio:
 Contrato.
 Bases administrativas del proceso de selección, Capítulo III – Plazos para la
ejecución del servicio.
 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por Decreto
Supremo N° 184-2008-EF, artículos 40°, 62°, 143 y 240°.

22
  Decreto Legislativo Nº 1017 Ley de Contrataciones del Estado, artículos 4°,
51° y 56°.

Riesgo: Podría afectarse el cumplimiento de los objetivos de la contratación; así

como, la transparencia, y probidad en la operación.
Conclusión
Durante la ejecución de la acción simultánea, se han advertido 3 hechos que
ponen en riesgo el logro de los objetivos de la ejecución contractual de
confección de uniformes, los cuales han sido detallados en el numeral VI del
presente informe.

El informe emitido por el equipo de acción simultánea, es remitido al titular de la

entidad para la adopción de las medidas que salvaguarden el cumplimiento de los
objetivos de la ejecución contractual y los intereses de la entidad.

4.4. Caso 4: “Visita de control al mantenimiento de infraestructura”

CASO 4
“MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA”
VISITA DE CONTROL AL MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA DE
PARQUE RECREACIONAL LOS GIRASOLES DE LA MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL DEL CABILDO

Desarrollaremos un caso práctico de aplicación de visita de control al estado y

mantenimiento de la infraestructura de un parque recreacional bajo la administración
de un gobierno local.

Los gobiernos locales tienen competencias y funciones específicas compartidas con el

gobierno nacional y regional, entre otras materias, en deportes y recreación, por lo
tanto deben promover y fomentar el deporte y la recreación de la niñez y del
vecindario en general, mediante la construcción y en consecuencia el mantenimiento
de campos deportivos y recreacionales.

En tal sentido, el caso que presentamos para el ejercicio de la visita de control está
orientado a verificar el estado y mantenimiento de la infraestructura pública de un
parque recreacional. La finalidad es determinar si la municipalidad viene cumpliendo
con las acciones destinadas a mantener en óptimas condiciones de operatividad los
servicios de recreación que brinda al ciudadano, especialmente a los niños y niñas
usuarios.
La visita de control comprende 3 etapas: planificación, ejecución y elaboración del
informe; las cuales describimos en el presente caso.

23
1. Planificación
La primera acción que realiza el equipo de visita de control es identificar el
parque recreacional en el que realizará la verificación del estado y
mantenimiento de la infraestructura, para ello se ha tomado en cuenta la
existencia de denuncias en medios de comunicación y quejas de los usuarios por
las condiciones de la infraestructura, así como la capacidad y cantidad de
usuarios a los que se presta el servicio.
Asimismo, durante esta etapa revisamos los documentos e información vinculada
a la actividad materia de visita de control, entre ellos:
- El PIA y el PIM de la entidad, a fin de conocer la asignación de presupuesto
para el mantenimiento de infraestructura.

- El Reglamento de Organización y Funciones de la Entidad, para identificar

la unidad orgánica responsable de la administración y mantenimiento de los
parques recreaciones.

- Solicitar la relación del personal asignado a prestar servicios en el parque

recreacional objeto de visita de control.

Identificación de actividades:

El equipo de visita de control define las actividades que se serán realizadas

durante el proceso de visita de control:
- Superficie del suelo de las instalaciones.
- Estructura y disposición de las instalaciones.
- Estado de las instalaciones y disponibilidad de los juguetes.
- Ubicación de las normas de seguridad específicas para uso de los juegos
infantiles.
- Supervisión del uso apropiado de las instalaciones del parque recreacional.
- Estado de conservación de los pavimentos de las losas deportivas.

24
 Gráfico N° 05
Actividades identificadas para la verificación física

Ubicación de Supervisión
Estado de las Estado de
las normas de del uso
Estructura y instalaciones conservación
Superficie del seguridad apropiado de
disposición y de los
suelo de las específicas las
de las disponibilidad pavimentos
instalaciones. para uso de instalaciones
instalaciones. de los de las losas
los juegos del parque
juguetes. deportivas.
infantiles. recreacional.

Objetivo:
Determinar si la entidad cumple con efectuar la inspección y mantenimiento de las
superficies, estructura y los juegos recreativos a fin de cautelar la seguridad en la
prestación de los servicios a los usuarios.

4. Ejecución
En el proceso de ejecución, efectuamos tanto la verificación documental como la
verificación física.

Verificación física:
El equipo de visita de control se constituye en el parque recreacional para iniciar
las actividades correspondientes a la verificación física, durante la cual aplican
las técnicas de inspección, indagación y observación, teniendo como criterio las
disposiciones establecidas en la Ley Orgánica de Municipalidades (Ley N°
27972), artículo 82°, Educación, Cultura, Deportes y Recreación.

25
 Gráfico N° 06
Ejecución de la visita de control

VERIFICACIÓNFÍSICA

CONSTATACIÓN

Durante la verificación física, el equipo de visita de control en presencia de los

funcionarios responsables, y en cumplimiento de lo dispuesto por la Directiva, levanta
las actas en las que se deja constancia de los hechos advertidos, que contienen la
siguiente información:

 Lugar, fecha y hora de visita.

 Identificación de los profesionales de la Contraloría o del OCI a cargo y de los
funcionarios que representan a la entidad, detallando nombre y apellidos, DNI y
cargo que ocupa.
 Descripción de los hechos identificados.
 Firma de cada uno de los presentes.

A continuación describimos los hechos advertidos por el equipo de visita de control:

 Las instalaciones del parque recreacional no cuentan con la señalización para el
uso de los juegos infantiles por grupo de edad
o Se advierte que las instalaciones de los parques infantiles no cuentan con las
señalizaciones para el uso de los juegos infantiles en función a los diferentes
grupos de edad, por ejemplo juegos para niños de 2 a 5 años (edad
preescolar) y niños de 5 a 12 años (edad escolar), lo que en el momento del
juego podría generar accidentes.
 Las instalaciones y juegos mecánicos están oxidados y las vallas que rodean el
parque infantil no están en buenas condiciones
o Los juegos infantiles con estructuras de madera presentan grietas y astillas,
mientras que las instalaciones y juguetes metálicos están oxidados.
o Asimismo, se ha observado que las vallas que rodean el parque infantil no
está en buenas condiciones para impedir que los niños salgan corriendo a
áreas circundantes donde haya tráfico, situaciones que podrían afectar la

26
 salud, seguridad e integridad física de los niños y niñas usuarios del parque
recreacional.
 La ausencia de personal para labores de supervisión podría generar que los
usuarios hagan uso inadecuado de las instalaciones
o Se ha observado que el parque infantil no cuenta con personal que
supervise el cumplimiento de las medidas de seguridad durante el uso de los
juegos infantiles y las instalaciones con la finalidad de evitar su deterioro en
un corto plazo.

5. Elaboración del informe:

Los hechos advertidos en la etapa de ejecución, se presentan en el informe de
visita de control, conforme se muestra a continuación:

Hecho 1: Las instalaciones del parque recreacional no cuentan con la

señalización para el uso de los juegos infantiles por grupo de edad.
Criterio:
 Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, artículo 82°, Educación,
Cultura, Deportes y Recreación, inciso 18.
 Reglamento de Organización y Funciones.
 Documentos normativos internos.
Riesgo: Podría generar accidentes, afectando la integridad física de los niños

Hecho 2: Las instalaciones y juegos mecánicos están oxidados y las vallas que
rodean el parque infantil no están en buenas condiciones
Criterio:
 Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, artículo 82°, Educación,
Cultura, Deportes y Recreación, inciso 18.
 Reglamento de Organización y Funciones.
 Documentos normativos internos.
Riesgo: Podrían afectar la salud de los niños y poner en riesgo su integridad física

Hecho 3: La ausencia de personal para labores de supervisión podría generar

que los usuarios hagan uso inadecuado de las instalaciones
Criterio:
 Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, artículo 82°, Educación,
Cultura, Deportes y Recreación, inciso 18.
 Reglamento de Organización y Funciones.
 Documentos normativos internos.
Riesgo: Genera el riesgo de deterioro de las instalaciones en un corto plazo.

27
 Comunicación de los riesgos identificados al Titular de la Entidad
El informe de visita de control al Parque Recreacional Girasoles de la Provincial
del Cabildo, es remitido al Titular de la entidad, a fin que adopte las medidas
correspondientes respecto a los riesgos identificados.

4.5. Caso 5: “Orientación de oficio en el proceso de selección”

CASO 5
ORIENTACIÓN DE OFICIO EN PROCESO DE SELECCIÓN DE LA ENTIDAD LOS
ROBLES

En este quinto y último caso, desarrollaremos la aplicación de una orientación de

oficio a un sistema administrativo6, el sistema de abastecimiento, en la etapa de
proceso de selección.

Como se ha mencionado anteriormente, la finalidad de un proceso de

contratación es que la Entidad seleccione a la persona natural o jurídica que
presente la mejor propuesta para la satisfacción de sus necesidades, siguiendo el
procedimiento establecido en la normativa sobre contratación pública que busca
maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones, de manera
que éstas se efectúen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio
y calidad.

El proceso de contratación en el marco de la normativa de contratación pública

está compuesto por tres fases o etapas: i) Actos Preparatorios; ii) Selección; y, iii)
Ejecución contractual.
En el caso que presentamos, el Órgano de Control Institucional (OCI) de la
entidad Los Robles, ha observado que tiene un alto índice de procesos de
selección declarados nulos y desiertos, por errores continuos y diversos; situación
que viene afectando el abastecimiento de bienes y servicios requeridos por la
entidad, por lo que ha considerado realizar el seguimiento a sus procesos de
selección.

Para iniciar el servicio de orientación de oficio, el evaluador realiza las siguientes

acciones:

1. Identifica procesos y actividades a evaluar:

Ubicamos el proceso de contratación identificado bajo el enfoque por procesos:
 Macro proceso: Sistema Nacional de Abastecimiento.
 Proceso: Proceso técnico de obtención (bienes y servicios)

6
Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la administración
pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Artículo 46°]

28
  Sub procesos:
o Necesidad de contratar.
o Organización de las contrataciones.
o Bases y convocatoria.
o Evaluación de postores y otorgamiento de la buena pro.
o Suscripción del contrato.
o Ejecución del contrato.
o Conformidad de la prestación.

Asimismo, revisa la información sobre el Plan Anual de Contrataciones (PAC)

aprobado por la entidad y sus modificatorias, a fin de determinar los procesos de
selección de mediana relevancia y materialidad, que no ameritan efectuar una
acción simultánea.

Como resultado se elige entre otros procesos de selección, una Licitación Pública,
estableciendo como objetivo de la orientación de oficio, determinar si las bases
administrativas del proceso de selección elegido, han sido formuladas de acuerdo
a la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Legislativo N° 1017
y su Reglamento.

2. Recopilación y análisis de la información:

Entre los procesos de selección elegidos, se encuentra la primera convocatoria de

una Licitación Pública para la adquisición de material biomédico. Durante el
proceso de convocatoria y publicación de bases, el evaluador obtiene las bases
administrativas publicadas en el portal institucional del Organismo Supervisor de
la Contrataciones del Estado (OSCE).

Como resultado de la revisión y análisis efectuado a las bases administrativas, el

evaluador se percata de la existencia de incongruencias y falta de precisión en los
factores de evaluación relacionados al plazo de entrega de los productos, que
podrían afectar el logro del objetivo del proceso, los mismos que se muestran a
continuación:

BASES ADMINISTRATIVAS DE LA LICITACIÓN PÚBLICA

FACTORES DE EVALUACIÓN

- Plazo de entrega: desde la recepción de la orden de compra

De 01 a 02 días...…………… 15.00 puntos

De 03 a 04 días…….…….…. 25.00 puntos

29
3. Comunicación

En aplicación de la Directiva de control simultáneo, el evaluador elabora el

documento de orientación de oficio, de acuerdo a la estructura establecida, que
se muestra a continuación:
Hecho 1: Deficiencias en las bases administrativas ponen en riesgo cumplimiento
el objetivo del proceso de selección
De la revisión de las bases administrativas aprobadas y publicadas, se advierte lo
siguiente:
 Incongruencia en los puntajes asignados en los plazos de entrega de los
bienes, toda vez que se considera la asignación de un puntaje mayor al
postor que demora más tiempo en entregar los bienes requeridos e
inversamente un puntaje menor al que cumplirá en un plazo menor.

 No se precisa si los plazos de entrega son en días hábiles o calendarios.

Criterio:
 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.S. N°
184-2008-EF

“Artículo 43.- Método de evaluación de la propuesta […] los factores de

evaluación técnicos a ser utilizados, los que deberán ser objetivos y congruentes
con el objeto de la convocatoria, debiendo sujetarse s criterios de razonabilidad y
proporcionalidad. […] ”

“Artículo 151.- Cómputo de los plazos […] El plazo de ejecución contractual se

computa en días calendario desde el día siguiente de la suscripción del contrato o
desde el día siguiente de cumplirse las condiciones establecidas en las Bases.
[…]”

Riesgo: De continuar el proceso de selección, existe la posibilidad de que sea

declarado nulo, situación que afectaría el cumplimiento del objetivo de la
Licitación Pública, y en consecuencia la prestación del servicio médico.

30