ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Unidad 2: Fase 3 - Aplicaciones de las funciones gerenciales

TUTOR
JOSE PEDRO ZAMUDIO ALARCON

ESTUDIANTES
Maribel Abril
María del Carmen Restrepo
Enrique Sánchez
Luz Adriana Villada
Cod. 34066588
Fabio Humberto Benites

GRUPO
102033_27

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

JULIO/2019
 TABLA DE CONTENIDO

Contenido
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3
OBJETIVOS ........................................................................................................................... 4
DESARROLLO DEL TRABAJO (CONSOLIDACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN
GRUPAL DE LAS ACTIVIDADES SOLICITADAS) ......................................................... 5
CONCLUSIONES ................................................................................................................ 12
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................. 14
INTRODUCCIÓN

Hoy por hoy cobra gran importancia el estudio de las organizaciones pues son ellas
el centro de nuestro desarrollo económico y social y por ello es necesario buscar su
mejoramiento y preparar especialistas en el tema de tal manera que los conocimientos
teóricos puedan adaptarse a las condiciones particulares de nuestro medio.

Los administradores requieren de bases sólidas sobre las organizaciones públicas y la

gestión para lograr una formación competitiva. Su labor profesional se desarrolla en
organizaciones y por ello es necesario que conozcan los conceptos que puedan
explicar la vida de estos entes sociales y la forma como logran sus objetivos.

Es por lo anterior que en el presente trabajo se propone aplicar en un contexto

organizacional las funciones gerenciales dentro del proceso administrativo en una
entidad pública.

Se aplicaron las funciones gerenciales del ciclo PHA Planeación, Organización,

Dirección y control.
OBJETIVOS
Objetivo general:
 Analizar las aplicaciones de las funciones gerencias, a través del estudio de las
funciones del Ciclo administrativo (planeación, organización, dirección y control).

Objetivos Específicos:
 Explicar cómo es la cultura organizacional en cada uno de nuestros municipios

 Describir que actividades importantes se realizan en cada una de las funciones del
Ciclo administrativo (planeación, organización, dirección y control)

 Evaluar cómo se relaciona las funciones administrativas (planeación, organización,

dirección y control) con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG,
teniendo en cuenta sus 7 dimensiones (decreto 1499 del 2017).
DESARROLLO DEL TRABAJO (CONSOLIDACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN
GRUPAL DE LAS ACTIVIDADES SOLICITADAS)

Describa que actividades importantes se realizan en cada una de las funciones del Ciclo
administrativo (planeación, organización, dirección y control), en la entidad territorial
escogida, y como se interrelacionan en la práctica cada una de estas funciones, tienes la
opción de tomar como modelo una sola dependencia para la realización de esta tarea
Secretaria de planeación del municipio de paya Boyacá
El Municipio de Paya como Entidad Territorial Jurídicamente constituida se halla
representada por su Alcalde. Su carta organizativa se halla contenida en el organigrama actual
de la entidad siendo este la base para determinar los procesos y procedimientos más
significativos.
PLANEACIÓN
-Metas
- Establecer procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución,
seguimiento, evaluación y control del Plan de Desarrollo, con una visión prospectiva y en
armonía con los planes nacional y departamental.
-Objetivos
Diseñar y elaborar técnicamente y aprobar el presupuesto anual de ingresos y gastos del
Municipio para la Vigencia Siguiente.
- Hacer traslados presupuestales de algunos Rubros de baja rotación hacia otros de mayor
trascendencia.
- Con la Consecución de nuevos recursos no presupuestados, adicionarlos rubros existentes
para dar mayor cobertura o cubrimiento.
- Establecer la disponibilidad y reserva presupuestal para posibles compromisos adquiridos.
-Estrategias
- Proyectar estadísticas generales sectoriales del Departamento, Municipios y
Corregimientos, que sean necesarios como insumos para la toma de decisiones del
Departamento.

-Planes
- Realizar ejercicios de planeación que permitan preparar el plan indicativo de
proyectos de inversión alineados con el Plan Nacional de Desarrollo Territorial susceptible
de ser financiado con el Sistema General de Regalías para el Departamento, en cada vigencia
fiscal, concordantes con el techo presupuestal establecido por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público

Interrelación
A partir de esta área del ciclo administrativo es donde inicia un proceso real de organización
administrativa. Cuando se planea es posible adelantarse al futuro y proyectarse ante posibles
hechos inesperados.
La relación de estas funciones de planeación con las demás funciones es que esta es la base
para la realización de las demás actividades del ciclo administrativas, es algo así como el
enfoque o la base para el actuar.

ORGANIZACIÓN
-Coordinar el proceso de elaboración, control y seguimiento de los estudios, planes y
proyectos integrales de inversión, ordenamiento territorial, sociales, culturales, económicos,
demográficos, de desarrollo regional y urbano, que sean el punto de partida del diseño de
políticas sociales a nivel departamental en armonía con las metodologías establecidas por el
Departamento Nacional de Planeación – DNP.
- Coordinar la elaboración y actualización del plan básico de ordenamiento territorial,
así como dirigir y coordinar la ejecución de los programas y proyectos que contiene.
- Gestionar recursos a todo nivel para la ejecución de los planes y programas de
desarrollo e inversión que adelante el departamento
- Coordinar la implementación del sistema de información y estadística departamental
que requieran las dependencias y entidades del departamento
-Administración de recursos humanos
Teniendo en cuenta que todo proceso de vinculación de personal sea esta permanente, por
encargo, temporal etc., requiere el cumplimiento de normas previas previstas en la
legislación, se requiere de especial cuidado en su cumplimiento al momento de vincular
nuevo personal al municipio. Dentro del diseño del manual de funciones se ha tenido especial
cuidado los siguientes procesos
 Convocatoria a concurso y nombramiento en periodo de prueba
 Vinculación de Libre Nombramiento y Remisión o nombramiento ordinario.
 Nombramiento por encargo
 Nombramiento en provisionalidad
  Afiliación a (EPS) empresas promotoras de salud. Fondos de Empleados, Caja de
Compensación Familiar
 Inscripción y actualización en carrera administrativa

Interrelación
Las funciones de este ciclo permiten determinar qué es lo que se debe hacer para lograr lo
que fue planeado en el paso anterior. Aquí se da utilidad equilibrada a los recursos con los
que se cuenta y el trabajo que se requiere
DIRECCIÓN
- Acompañar a la Secretaria de Hacienda Departamental en el proceso de pago de contratos
provenientes de proyectos de inversión financiados con recursos del Sistema General de
Regalías, conforme a los lineamientos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

- Participar activamente en las juntas, consejos y comités sectoriales de los cuales hace
parte, brindando asesoría para la definición de políticas institucionales.
- Asesorar, coordinar, formular, evaluar y/o estructurar los proyectos de inversión
sectorial del Departamento para su presentación ante diferentes instancias de financiación
pública y/o privada.
- Identificar, formular y evaluar estrategias para la consecución de inversión privada
nacional o extranjera, para el desarrollo de proyectos regionales, departamentales y/o
Municipales.
- Desarrollar conforme a las directrices señaladas por el Gobierno Nacional las
metodologías y Sistemas adecuados para la elaboración del Plan de Desarrollo
Departamental

-Motivación
-creación de un clima organizacional donde el conjunto de las razones que explican que los
actos sean motivador y realizados por el buen trato y sentido de pertenencia hacia la empresa
para la cual se realizan los mismos.
-liderazgo
Tanto el alcalde como el secretario de planeación poseen liderazgo gerencial, logrando
dirigir a los subalternos y seguidores ejerciendo influencia sobre ellos siempre basados en el
respeto y demás virtudes que posee un gran líder.
-comunicación
Las Comunicaciones Internas llegan por tres canales:
Contacto Personal: es un canal que no puede controlarse, pero a la vez es altamente
influenciable. Es importante que el nivel directivo esté capacitado para que el mensaje no se
distorsione y para mejorar las relaciones interpersonales. Canales de comunicación
controlados: son responsabilidad de los funcionarios que manejen las comunicaciones
internas. Para ello la entidad elabora:
 Actos Administrativos
 Memorandos
 Oficios y Comunicaciones verbales internas
 Realiza reuniones de trabajo
 Email Institucional
El manejo de las comunicaciones internas es de gran importancia para la Personería por
cuanto:
 Una buena opinión del público interno es muy importante para la Entidad, ya que ayudará
a alcanzar los objetivos y optimizar los recursos físicos, logísticos, financieros y de personal
.  Una buena opinión de los funcionarios trae de la mano un mejor clima laboral, menos
conflictos, menos ausentismo del personal; en una palabra, que todos y cada uno de los que
forman parte de la administración trabajen más a gusto y pongan lo mejor de sí en todas las
tareas que realicen.
 Lo que se busca por medio de la comunicación interna es que todos los niveles de la
Entidad se sientan protagonistas y no sólo espectadores, ya que al conocer lo que hace y lo
que piensa hacer la Institución, se sentirán que forman parte de ella.
 Todos los escalones de la Entidad "deben" estar interesados en lo que sucede puertas
adentro ya que de ellos depende, en gran medida, lo que le suceda a la Entidad.

Interrelación
Desde estas funciones se toma influencia y liderazgo entre los actores o involucrados en los
procesos. Se genera motivación y comunicación asertiva ante quienes van a ejecutar lo que
se planeó en el primer paso y lo que se organizó en el segundo paso.

CONTROL
-Controlar de acuerdo con las directrices del Plan de Ordenamiento del Departamento del
suelo y el sistema urbanístico del departamento.
- Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los
sistemas de información del departamento y recomendar los correctivos que sean necesarios.

Interrelación
Desde estas funciones se evalúan los resultados obtenidos de acuerdo a lo planeado en el
paso uno. Cuando se controla es posible saber que se logró y que no y tomar medidas al
respecto de acuerdo a la información que se obtenga.
Esta actividad de control va muy ligada con la planeación pues es más fácil controlar lo que
se ha planeado. Igualmente con los demás pasos del ciclo administrativo, puesto que cada
fase arroja unos resultados que son susceptibles a ser controlados.

Evalúe cómo se relaciona las funciones administrativas (planeación, organización,

dirección y control) con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, teniendo
en cuenta sus 7 dimensiones (decreto 1499 del 2017). Apoyado en la información
contenida en el entorno de conocimiento.
MIPG opera a través de 7 dimensiones que agrupan las políticas de gestión y desempeño
institucional, que, implementadas de manera articulada e intercomunicada, permitirán que el
MIPG funcione.
1.Talento humano
Esta Dimensión tiene como propósito ofrecer las herramientas para gestionar adecuadamente
el talento humano a través del ciclo de vida del servidor público (ingreso, desarrollo y retiro),
de acuerdo con las prioridades estratégicas de la entidad. De manera tal que oriente el ingreso
y desarrollo de los servidores garantizando el principio de mérito en la provisión de los
empleos, el desarrollo de competencias, la prestación del servicio, la aplicación de estímulos
y el desempeño individual.
2. Direccionamiento Estratégico y Planeación
Esta Dimensión tiene como propósito permitirles a las entidades definir la ruta estratégica
que guiará su gestión institucional, con miras a garantizar los derechos, satisfacer las
necesidades y solucionar los problemas de los ciudadanos destinatarios de sus productos y
servicios.
3.Gestión con Valores para Resultados
El propósito de esta Dimensión es permitirle a la organización realizar las actividades que la
conduzcan a lograr los resultados propuestos y a materializar las decisiones plasmadas en su
planeación institucional, en el marco de los valores del servicio público.
4.Evaluación de Resultados
El propósito de esta dimensión es que las entidades públicas desarrollen una cultura
organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de
decisiones y la mejora continua a partir del seguimiento a su gestión y desempeño, a fin de
conocer permanentemente los avances en la consecución de los resultados previstos en su
marco estratégico y de esta forma medir los efectos de la gestión institucional en la garantía
de los derechos, satisfacción de las necesidades y/o resolución de los problemas de los grupos
de valor.
5.Información y Comunicación
El propósito de esta dimensión es garantizar un adecuado flujo de información interna, es
decir aquella que permite la operación interna de una entidad, así como de la información
externa, esto es, la vinculada a la interacción con los ciudadanos; para tales fines se requiere
contar con canales de comunicación acordes con las capacidades organizacionales y con lo
previsto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.
6.Gestión del conocimiento y la innovación
El propósito de esta Dimensión es fortalecer de forma transversal a las demás dimensiones
(Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión para el Resultado con Valores,
Evaluación de Resultados, Talento Humano, Control Interno e Información y Comunicación)
en cuanto el conocimiento que se genera o produce en una entidad, es clave para su
aprendizaje y su evolución.
7.Control Interno
El propósito de esta dimensión es suministrar una serie de lineamientos y buenas prácticas
en materia de control interno, cuya implementación debe conducir a las entidades públicas a
lograr los resultados propuestos y a materializar las decisiones plasmadas en su planeación
institucional, en el marco de los valores del servicio público.

Teniendo en cuenta las dimensiones anteriores MIPG, se relacionan con las funciones
administrativas (planeación, organización, dirección y control), al permitir una
estandarización, documentación de procesos, fortaleciendo el trabajo sectorial, actualización
de la planeación, logrando que las funciones administrativas sean más eficientes,
transparentes y generando valor a la ciudadanía es así como integra el sistema de desarrollo
administrativo y el sistema de gestión de calidad articulando con el sistema de control interno
con el fin de unificar procesos teniendo un manejo integral de las entidades logrando una
mejor conexión con las actividades internas, logrando gestionar de manera correcta el talento
humano que es capaz de definir las metas a largo plazo de la entidad y una estrategia clara
para impactar los grupos de valor. El modelo además los orienta en la estrategia de
comunicación para lograr trabajar más organizados visibilizando el impacto de las acciones
haciendo un énfasis importante en el control interno. Logrando aprender de sus propias
experiencias obteniendo mejores resultados y fortaleciendo los modelos de medición
obteniendo información de calidad que facilita la toma de decisiones, evitando reprocesos,
gestionando con calidad.

Adicionalmente las funciones administrativas planteadas (Planeación, Organización,

Dirección y Control) se relacionan con el modelo MIPG desde el punto de vista de las buenas
prácticas que debe manejarse en una organización con el fin de trabajar de manera articulada
atendiendo adecuadamente las necesidades y requerimientos en todas las áreas que
conforman la organización.
El módelo MIPG fue creado para la gestión pública,, para dirigir, planear, ejecutar, hacer
seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades públicas con el fin de generar
resultados que atiendan a los planes de desarrollo y que resuelvan las necesidades y
problemas de los ciudadanos con integridad y calidad en los servicios. Este Modelo, en su
versión actualizada está reglamentado por el decreto 1499 de 2015.

Las 7 dimensiones mencionadas anteriormente son las que al trabajar de manera articulada e
intercomunicada permitirán que el modelo funcione. Igual que con las funciones
administrativas, las cuales se trabajan una con otra de manera articulada a fin de que
funciones en cualquier organización.

CONCLUSIONES

 El proceso de planeación, organización, dirección y control es importante en cualquier

tipo de organización sea pública o privada, esto con el fin de tener control sobre los
recursos humanos y materiales que componen la organización.
 Cada una de estas fases son vitales y no se debe omitir ninguna. Teniendo claras las
fases y aplicándolas adecuadamente se logra tener control y una meta hacia donde
quieren llegar.
 Para lograr una buena cultura organizacional es necesario aplicar muy bien cada una de
las funciones del ciclo administrativo y que las personas encargadas de cada una de esta
funciones tengan excelentes cualidades como lideres y tener las capacidades suficientes
para hacer una buena gestión y lograr de la mejor manera cada uno de los objetivos
propuestos logrando los mejores resultados tanto para su municipio como para su
comunidad en general y buen clima laboral de la empresa.
 Con la realización de este trabajo hicimos la descripción de las actividades importantes
en cada una de las fases del Ciclo administrativo (planeación, organización, dirección y
control), en el municipio de paya - Boyacá, y como se interrelacionan en la práctica
cada una de estas funciones. evaluamos cómo se relaciona las funciones administrativas
(planeación, organización, dirección y control) con el Modelo Integrado de Planeación
y Gestión MIPG, teniendo en cuenta sus 7 dimensiones (decreto 1499 del 2017

 Con la implementación del MIPG, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, con el

fin de guiar a los servidores públicos en el ejercicio de la gestión institucional, con el
fin de fortalecer el liderazgo y el talento humano, agilizar, simplificar y flexibilizar la
operación, desarrollar una cultura organizacional sólida, promover la coordinación
interinstitucional y finalmente facilitar y promover la efectiva participación
ciudadana.
 Cualquier entidad, ya sea pública o privada, requiere de modelos que le proporcionen
mejores prácticas, pues desde el punto de vista administrativo, de esta manera se
asegurara de atender los requerimientos de todas las áreas de la organización y
partiendo de una planeación y correcta medición podrá tomar decisiones más acertadas
frente al futuro de la organización.
BIBLIOGRAFIA

 Álvarez C. &, Chica V. (2008), Gestión de las organizaciones públicas. Escuela

Superior de Administración Pública – ESAP. Recuperado de
http://www.esap.edu.co/portal/wp-content/uploads/2017/10/3-Gestion-de-las-
Organizaciones-publicas.pdf
 DAFP (2018). Modelo integrado de planeación y gestión MIPG. Recuperado de
http://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg
 Alcaldía Municipal de Paya. (s.f.). Obtenido de Manual de Procesos y
Procedimientos :
https://payaboyaca.micolombiadigital.gov.co/sites/payaboyaca/content/files/000145
/7217_manual-de-procesos-y-procedimientos.pdf