INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

INTRODUCCION:

Todas las empresas sin importar que tan grandes o pequeñas sean, tienen que administrar
diariamente una gran cantidad de información de todo tipo, incluyendo datos legales, así como
información sobre el funcionamiento interno. La necesidad de una gestión documental en
empresas suele surgir cuando se alcanza un punto crítico en el almacenamiento y producción, y
aparece la necesidad de recuperar y reutilizar documentos. La producción y archivado
incontrolado de documentos obligará a grandes esfuerzos futuros para localizar dicha
documentación. Si un documento no es fácilmente localizable, es como si no existiese. Lo que se
traduce en una potencial pérdida de información y, sobre todo, de productividad. Las normas de
calidad ISO 9001 y 14001 comprenden la gestión documental como parte del proceso de calidad,
pero no especifican que software debe usarse para implantarse. Este informe describe el proceso
de gestión documental el cual fue establecido por el archivo general de la nación, con el fin de
conocer el manejo de Archivos, Correspondencias y Documentos tales como: producción,
distribución, recepción, trámite, consulta, organización, conservación y disposición final de los
documentos de archivo rescatando la importancia de los objetivos y la importancia de la gestión
documental aplicado a la Universidad Autónoma de Occidente para conocer el manejo de los
documentos y correspondencias, unificando dichos criterios, definiendo las pautas para la
elaboración, presentación y manejo de la documentación convirtiéndose en una herramienta que
le permita continuar el proceso de normalización documental del SIGED

La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Ubicación

- Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que

ofrezca estabilidad.

- Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y en lugares que disminuyan en lo

posible, el riesgo por atentados. Aspectos Estructurales

- Si se utiliza estantería de dos con veinte (2.20) metros de alto, la resistencia de las placas y pisos
deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de mil doscientos (1.200) k/m2 , cifra
que se debe incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado. -
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta
resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

- En caso de utilizar pinturas, deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo
de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
Capacidad de Almacenamiento Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:

- La manipulación, transporte y seguridad de la documentación. - La adecuación climática a las

normas establecidas para la conservación del material documental

Las actividades de inspección a desarrollar, son:

- Inspección de tomas eléctricas, cableado, aire acondicionado, extractores, desagües y tuberías
asociados a las Áreas de Archivo.

- Inspección del estado de conservación de muros, techos, cielo raso, ventanas, puertas y pisos.

- Inspección de estado de conservación de estantería y archivadores. Actividades Previas al

Mantenimiento. Teniendo en cuenta que algunas actividades de mantenimiento generan
suciedad, polvo y en el caso del mantenimiento de la estantería puede requerirse la reubicación
temporal de la documentación, es necesario minimizar los riesgos asociados al traslado de
documentos. Asimismo, como la inspección permite definir las reparaciones que deben realizarse
con una periodicidad específica, es posible anticiparse y coordinar la reubicación o el aislamiento
de la documentación para desarrollar las actividades de reparación y/o mantenimiento,
asegurando la conservación de la documentación, por lo que las acciones previas al
mantenimiento deberán registrarse en el formato de Registro de Mantenimiento de Áreas de
Archivo.

Las actividades previas al mantenimiento a desarrollar, son:

- Proteger la documentación. Durante el mantenimiento de pisos, muros, puertas, ventanas,

tuberías y tomas eléctricos, puede levantarse material particulado, por lo que es necesario cubrir
las cajas y la documentación suelta con telas impermeables o plástico, hasta que terminen las
operaciones.

- Reubicación de la documentación. En caso de que el mantenimiento de la estantería o

archivadores requiera reubicar la documentación, es necesario buscar una estantería provisional
con el propósito de no ubicar la documentación en el suelo.

- Actividades de Mantenimiento. Es necesario realizar un cronograma semestral de

mantenimiento general para las áreas y diligenciar el formato de Registro de Mantenimiento de
Áreas de Archivo, adjuntando los recibos e informes de seguimiento de equipos u otros, de
manera que con el mantenimiento continuo se garantice el correcto funcionamiento de estos.

Las actividades de mantenimiento a desarrollar, son:

- Cambio o reparación de tomas eléctricas, cableado, aire acondicionado, extractores, desagües y

tuberías asociados a las Áreas de Archivo.

- Reparación de muros, techos, ventanas, puertas y pisos.

- Cambio y/o reparación de estantería y archivadores.