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GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DEL INSTITUTO NACIONAL

DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS
Código: GAD-GBS-MN001 Versión: 01 Fecha de Emisión: 03/09/2015 Página 1 de 47
Bogotá D.C.
2015
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CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION 6
CAPITULO I 7
1 GENERALIDADES 7
1.1. OBJETIVO GENERAL 7
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 7
1.3. MARCO LEGAL 7
1.4. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN LA ENTIDAD 8
CAPITULO II 9
2 CLASIFICACION ADMINISTRATIVA DE LOS BIENES 9

2.1.1. BIENES TANGIBLES 9
2.1.1 BIENES MUEBLES 9
2.1.2 BIENES DE CONSUMO 9
2.1.3 BIENES DE CONSUMO CONTROLADO 9
2.1.4 BIENES INMUEBLES 10
3 CONTROL DE BIENES INMUEBLES 10
3.1 BIENES INTANGIBLES 11

3.1.1 SOFTWARE Y LICENCIAS 11
3.1.2 OFICINA ABIERTA 12
4 RECLASIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS A BIENES DE CONSUMO 13
CAPITULO III 14
5 CLASIFICACION CONTABLE DE LOS BIENES 14
5.1 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 14

5.1.1 BIENES MUEBLES EN BODEGA (ALMACÉN) 14
5.1.2 OTROS ACTIVOS 15
5.2 RECONOCIMIENTO PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 15
5.3 DEPRECIACIÓN / AMORTIZACIÓN 16

CAPITULO IV 17
6 ALMACEN 17
6.1 ESTRUCTURA ORGANICA 17
6.2 FUNCIONES DEL SERVIDOR PUBLICO QUE CUMPLE ACTIVIDADES DE ALMACENISTA 17
6.3 ACTIVIDADES 18
6.4 CRITERIOS GENERALES PARA EL MANEJO DEL ALMACEN 18
CAPITULO V 19
7 MOVIMIENTOS DE ALMACEN 19
8 INGRESO O ENTRADAS DE ELEMENTOS AL ALMACEN 19
8.1 COMPROBANTE DE INGRESO AL ALMACÉN 19
9 MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES: 20
9.1 PROCEDIMIENTO GENERAL 20
9.2 INGRESO POR COMPRAS GENERALES 21
9.3 INGRESO POR COMPRAS POR CAJA MENOR 22
9.4 INGRESO DE PARTES POR APROVECHAMIENTO A PARTIR DEL DESMANTELAMIENTO 22
9.5 INGRESO POR RECUPERACIÓN DE BIENES 22
9.6 INGRESO POR SOBRANTES 23
9.7 INGRESO A PARTIR DE COMPENSACIONES 23
9.8 INGRESO POR REPOSICIÓN 23
9.9 INGRESO DE BIENES ENTREGADOS A LA ENTIDAD DE MANERA PROVISIONAL EN DEMOSTRACIONES O

ENSAYOS 24
9.10 INGRESO POR BIENES RECIBIDOS SIN CONTRAPRESTACIÓN 24
9.11 INGRESO POR TRASLADO DE BIENES ENTRE ENTIDADES 24
9.12 INGRESO POR DONACIONES 24
9.13 INGRESO A PARTIR DE SENTENCIAS 25

9.14 INGRESO POR ENTREGAS PARCIALES 25
9.15 INGRESO BIENES INMUEBLES 25
9.16 REINTEGRO AL ALMACÉN DE LOS BIENES QUE SE ENCUENTRAN EN SERVICIO 26
10 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO 26
11 EGRESOS O SALIDAS DE ELMENTOS DE ALMACEN 26
12 COMPROBANTES DE EGRESOS DEL ALMACÉN 27
13 SALIDAS DE BIENES DE CONSUMO 27
14 SALIDAS DE BIENES DEVOLUTIVOS 28
15 TRASLADOS ENTRE DEPENDENCIAS O USUARIOS 28
15.1 COMPROBANTE DE TRASLADOS DE ACTIVOS 29
16 SALIDA O TRASLADO DE BIENES ENTREGADOS EN PRÉSTAMO A TRAVÉS DE CONTRATOS DE USO O

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 29
17 SALIDA O TRASLADO DE BIENES ENTREGADOS A TRAVÉS DE CONTRATOS DE COMODATO 30
CAPITULO VI 32
18 BAJA DE BIENES 32
18.1 CLASIFICACIÓN DE LAS BAJAS 32

18.1.1 BAJA DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES 32
18.1.2 BAJA DE BIENES INSERVIBLES 33
18.1.3 BAJA DE BIENES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR 34
18.1.4 DESTINOS FINALES 36
18.1.5 VENTA Y ENAJENACIÓN DE BIENES 36
18.1.6 PERMUTA 36
18.1.7 BIENES ENTREGADOS EN DACIÓN DE PAGO 36
18.1.8 DESMANTELAMIENTO PARA APROVECHAMIENTO 36
18.1.9 TRASLADO DE BIENES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS 37
18.2 DONACIÓN 37
18.2.1 DESTRUCCIÓN 37
18.2.2 BAJA DE BIENES QUE NO SON PROPIEDAD DE LA ENTIDAD 38
CAPITULO VII 39

19 INVENTARIOS 39
19.1 TIPOS DE INVENTARIOS 39
19.2 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LOS INVENTARIOS PERIÓDICOS Y PERSONALIZADOS 39
19.3 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LOS INVENTARIOS POR CIERRE DE VIGENCIA 40
19.4 DE BIENES EN BODEGA 40

19.4.1 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO 40
19.5 ACTA DE LA TOMA FÍSICA 41
19.6 INFORMES A EMITIR PARA FORMALIZAR EL PROCESO DE TOMA FÍSICA EN LA ENTIDAD INVENTARIO
FÍSICO 41
20 CONTRATACIÓN DE LA TOMA FÍSICA CON FIRMAS EXTERNAS 43
20.1 VALORACION DE LOS INVENTARIOS 44
21 RESPONSABILIDADES 45
21.1 RESPONSABILIDADES DE BIENES 45
22 RESPONSABILIDADES DE BIENES EN DEPÓSITO 45
23 DETERMINACION DE LA RESPONSABILIDAD 45
24 RESPONSABILIDADES DE BIENES EN SERVICIO 45
25 FORMATOS 45
26 GLOSARIO DE TÉRMINOS 46

INTRODUCCIÓN
En el presente Manual se establecen lineamientos, normas y procedimientos, con el fin de velar por el cuidado,
administración y buen uso de los bienes de propiedad del Instituto para el cumplimiento de las funciones de la
entidad, el manual se constituye en una herramienta de consulta, para unificar criterios en el manejo de los bienes a
través de funcionarios y terceros, logrando organización, eficiencia, eficacia y economía en el desarrollo de sus
actividades, así mismo busca confiabilidad y utilidad de la información contable y finalmente facilita el ejercicio del
control fiscal y la evaluación del cumplimiento del objeto social.
El Manual define las diferentes etapas que se presentan con el manejo bienes, desde su ingreso hasta su salida
definitiva, procedimientos que contribuirán a una adecuada administración de estos tanto del Almacén como los que se
encuentran en las diferentes dependencias; la estructura del Manual se desarrolla a partir de los conceptos básicos
que se complementan con un glosario al final del documento.

CAPITULO I
1 GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO GENERAL
El presente manual tiene como objeto establecer, unificar y diseñar los conceptos, métodos y procedimientos para el
registro, manejo, responsabilidad y control de los bienes de propiedad del Instituto Nacional de Vigilancia de
Medicamentos y Alimentos –INVIMA.
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Establecer políticas y procedimientos para ejercer un adecuado registro y control de los bienes de propiedad del
Instituto.
• Disponer de una guía e instrumento de consulta permanente, para los responsables de la administración,
custodia, manejo, registro y control de los bienes.
• Unificar procedimientos para el recibo, almacenamiento, entrega, registro, y control de los bienes de la Entidad.
• Determinar las responsabilidades de los servidores públicos y contratistas que tiene bienes a su cargo.
• Establecer los métodos y procedimientos para la verificación física de los bienes que se encuentran a cargo de
los servidores públicos y contratistas, y los mecanismos para la realización del inventario físico.
• Mantener el sistema de información debidamente actualizado y garantizar los registros contables, fiscales y
administrativos de los bienes.
• Presentar informes a la administración y entes de control, cuando lo requieran.
• Establecer el procedimiento para dar de baja los bienes de la entidad que se encuentren como: bienes servibles
no utilizables, inservibles y los que se encuentran deteriorados, obsoletos o han sido hurtados.
1.3. MARCO LEGAL
-Artículo 267 de la Constitución Política de 1991, por medio del cual se suprime el control previo que ejercía la
Contraloría General de la República, se consagra el control posterior y selectivo.
-Artículos 209 y 269 de la Constitución Política, determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y
aplicar métodos y procedimientos de Control Interno por parte de las entidades y organismos del sector público.
-Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos
del estado y se dictan otras disposiciones”. Reglamentada por el decreto nacional 1826 de 1994. Reglamentada
parcialmente por el decreto nacional 1537 de 2001.

-Ley 42 de 1993, “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”.
-Ley 80 de 1993 de contratación y sus decretos reglamentarios vigentes.
-Ley 489 de 1998, regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas
básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública.
-Ley 610 de 2000, por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las
contralorías.
-Ley 734 de 2002, por la cual se expide el código disciplinario único.
-Ley 1474 de 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y
sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
-Ley 2482 del 3 del 3 de diciembre 2012, por la cual se establecen los lineamientos para la integración de la planeación
y la gestión.
Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de
1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.”.
-Decreto 2078 del 8 de octubre de 2012 Por el cual se establece la estructura del instituto Nacional de Vigilancia de
Medicamentos y Alimentos -INVIMA y se determinan las funciones de sus dependencias
-Decreto 1510 de 2013, Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública.
-Régimen de Contabilidad Pública –Manual de Procedimientos, contiene la normatividad que deben aplicar las
entidades contables públicas.
-Resolución vigente por la cual se crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del INVIMA.
-Resolución vigente por la cual se crean los Grupos Internos de Trabajo en el Instituto Nacional de Vigilancia de
Medicamentos y Alimentos – INVIMA, y se determinan sus funciones”
1.4. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN LA ENTIDAD
Los principios orientadores de la administración de los bienes del instituto son los de economía, celeridad, eficacia,
imparcialidad, publicidad, equidad y conservación del medio ambiente.
El proceso de administración de los bienes concierne a todos los servidores públicos de la institución (funcionarios de
planta, provisionales, de libre nombramiento y remoción), los cuales están en la obligación de recibir, cuidar, mantener,
asegurar y entregar los bienes en armonía con las necesidades de la administración, con un criterio previsivo al servicio
del país que redunde en la mejor utilización de los bienes en función de los resultados organizacionales que se le han
planteado a la Entidad.

CAPITULO II
2 CLASIFICACION ADMINISTRATIVA DE LOS BIENES
Concepto de Bien:
Son todos los elementos materiales e inmateriales susceptibles de inventariarse que posee el Instituto Nacional de
Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA para el desarrollo de sus actividades, excluyendo el dinero en efectivo.
Se manejarán y controlarán de acuerdo con su naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas establecidas en
el Plan General de Contabilidad Pública.
De acuerdo con su naturaleza, uso y el Plan General de Contabilidad Pública se clasifican en:
2.1.1. BIENES TANGIBLES

Son bienes materiales que ocupan un espacio y tienen un valor de acuerdo con sus especificaciones físicas y técnicas.
El INVIMA los clasifica en bienes muebles.
2.1.1 BIENES MUEBLES

Están clasificados en elementos de consumo y devolutivos, a los cuales el Plan de Contabilidad Pública los denomina
como cargos diferidos para consumo y activos los que conforma la cuenta Propiedad, Planta y Equipo.
2.1.2 BIENES DE CONSUMO

Son todos aquellos bienes no retornables que se necesitan para el normal funcionamiento de la Entidad. Se caracterizan
porque se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se
extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de los
nuevos. No son objeto de depreciación, provisiones y amortización.
2.1.3 BIENES DE CONSUMO CONTROLADO

Son aquellos bienes también llamados activos de operación, los cuales no tienen las características de bienes de
consumos finales o fungibles, que no se extinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, que no tienen el
carácter de permanencia y están sujetos al deterioro por el uso. En algunas oportunidades su costo no es
representativo, razón para que su registro contable se realice a Cargos Diferidos o Gasto. Se consideran dentro de
estos bienes aquellos cuyo costo de adquisición es inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente y superior
al 15% del mismo; no se registran como activo sino se registran directamente a la cuenta Cargos Diferidos.
• Bienes Devolutivos
Se clasifican en este grupo aquellos bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque se
deterioren y perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza. También, porque deben ser devueltos por los
servidores público o contratistas, a quienes la Entidad se los entrega para su uso y cumplimiento de las funciones
asignadas.
Estos bienes se clasifican en dos (2) clases:

Bienes devolutivos en depósito, los cuales son aquellos bienes que se encuentran en el Almacén de la entidad para
ser utilizados en el futuro.
Bienes devolutivos en servicio, que corresponden a los bienes que se encuentran en uso de dependencias,
funcionarios, y terceros, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.
A su vez los bienes devolutivos en servicio, se dividen en:
• Bienes o elementos entregados individualmente al funcionario o contratista: Son aquellos entregados

específicamente al servidor público o al particular para el uso, custodia y administración y será el único
responsable del bien.
• Bienes o elementos de uso compartido: Los que están dispuestos para uso de varios funcionarios en la misma
dependencia. Estos elementos serán asignados al funcionario que hagan uso de ellos o en su defecto al que
designe el Jefe Inmediato.
• Bienes o elementos de uso común: Son bienes de consumo que la entidad suele comprar con frecuencia
debido a su necesidad constante y común utilización. La información referente a ubicación, cantidad y costos
estará a cargo del grupo de Gestión Administrativa, quien llevará registros y actualizaciones permanentes.
Estos bienes no podrán ser trasladados a otros espacios físicos diferentes a los que fueron asignados, sin informar al
responsable del Almacén y son objeto de depreciación, provisión y amortización. Se dividen en bienes depreciables, no
depreciables, agotables y amortizables.
2.1.4 BIENES INMUEBLES

Pertenecen a este grupo todos aquellos bienes que no pueden transportarse de un lugar a otro sin que se destruyan o
deterioren, como: Terrenos, edificios, instalaciones, etc.
Se registrarán los bienes inmuebles de propiedad de la entidad, de acuerdo con la información básica extractada de la
escritura pública registrada.
3 CONTROL DE BIENES INMUEBLES
Para el control de bienes inmuebles, se establece el siguiente procedimiento:
• El Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa recibirá los soportes de los predios adquiridos o transferidos
a título de compraventa, comodato, arriendo, o cualquiera otra modalidad posible.
• El Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa recibirá los documentos soportes de los inmuebles,
señalando los valores de adquisición, avalúos, remodelaciones, valorizaciones, pago de impuestos y cualquier
actividad relacionada con los inmuebles del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos –
INVIMA o bajo la responsabilidad de éste.

• El Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa, informará oportunamente las novedades pertinentes al
Grupo Financiero para los registros contables y a la compañía de seguros para la inclusión, exclusión o ajuste a
las pólizas
• adquiridas por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA.
• El funcionario responsable del Grupo de Gestión Administrativa, mantendrá el archivo actualizado de los predios
de acuerdo con las normas de gestión documental
3.1 BIENES INTANGIBLES

Son todos aquellos bienes que no tienen ninguna forma física, pero que tienen un valor a causa de los derechos o
privilegios que confieren al dueño. Los intangibles deben registrarse por el costo histórico, entendiéndose como tal, el
costo de adquisición o el valor de las erogaciones atribuibles a su formación o desarrollo, como son: Las licencias,
software, ambientales.
3.1.1 SOFTWARE Y LICENCIAS

De acuerdo con el Plan General de la Contabilidad Pública, el software se registrará dentro del área de Otros Activos en
la cuenta Intangibles y comprende los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la Entidad, con el fin de facilitar,
mejorar o tecnificar sus operaciones.
El manejo administrativo será el siguiente:
• El Coordinador del Grupo de Soporte Tecnológico, una vez recibe el software, diligenciará el acta de recibo a
satisfacción, la cual contendrá la descripción detallada y la cantidad recibida.
• El Acta de recibo a satisfacción será firmada por el Coordinador del Grupo de Soporte Tecnológico y la remitirá al
grupo de Gestión Administrativa - almacén.
• El encargado del almacén, tendrá en cuenta el acta de recibo a satisfacción enviada por el Coordinador del
Grupo de Soporte Tecnológico para efectuar los correspondientes registros en el software contable y de
inventarios.
• El Coordinador del Grupo de Soporte Tecnológico será el responsable de la custodia, administración, instalación
y control de los soportes documentales y magnéticos del software con sus correspondientes licencias. Las
licencias quedarán a cargo del cuentadante del computador, por cuanto éstas vienen incorporadas en el
respectivo equipo. Cuando el computador sea dado de baja o trasladado a otro cuentadante, se hará con su
respectiva licencia.
• Una vez registrado el software o licencia, el encargado del almacén elaborará el comprobante de ingreso una vez
se hayan recibido los documentos soporte necesarios para la elaboración del documento de ingreso (contrato de
compraventa, comodato o convenio, factura, parafiscales cuando se requiera, y certificación de recibido a
satisfacción por parte del supervisor del contrato).
• El almacén entregara copia del comprobante de ingreso firmado por el funcionario responsable del almacén con
sus respectivos soportes (factura, certificación de parafiscales y certificaciones del supervisor del contrato) al
Grupo Financiero y Presupuestal para el correspondiente pago.

• Cuando un equipo informático sea retirado del servicio por inservible, el software que tenga instalado será
desmontado o borrado y la licencia quedará a disposición del grupo de Soporte Tecnológico.
• Cuando el software sea obsoleto o ya no lo requiera la Entidad, el grupo de Soporte Tecnológico emitirá
concepto técnico para darlo de baja y se destruirán sus soportes magnéticos y documentales siguiendo los
procedimientos establecidos.
3.1.2 OFICINA ABIERTA

La oficina abierta, debido a su naturaleza y composición física, no representa un componente directo de los edificios ya
que pueden ser trasladados o desarticulados físicamente sin alterar la vida útil de las edificaciones, en consecuencia, no
es pertinente su tratamiento como un mayor valor de los bienes inmuebles, por lo tanto estarán a cargo del servidor
público que los esté utilizando, quien será el responsable de los bienes.
El manejo administrativo será el siguiente
• La solicitud de compra o modificación de oficina abierta, la realizara el Coordinador del grupo de Gestión
Administrativa.
• Instalada la oficina abierta, el Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa diligenciará el acta de recibido a
satisfacción, la cual contendrá la descripción detallada de estos elementos y discriminando en lo posible
cantidad, números de serie, numero de módulos o partes y relacionando individualmente los valores de los
elementos que constituyen la oficina abierta, con el fin de efectuar los correspondientes registros en el software
contable y de inventarios.
• El Acta de recibo a satisfacción será firmada por el Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa y la remitirá
al almacén.
• El encargado del almacén, tendrá en cuenta el acta de recibo a satisfacción enviada por el Coordinador del
Grupo de Gestión Administrativa, para efectuar los correspondientes registros en el software contable y de
inventarios. Estos registros se efectuarán con la relación detallada de cada puesto de trabajo y/o paneles los
cuales se identificaran a través de convenciones estandarizadas, código de líneas, precio de adquisición y
localización.
En los casos de cambios o modificaciones de oficina abierta donde se requiera desagregar las diferentes líneas que la
componen, se elaborara un acta en la cual se valorara en forma individual cada uno de sus componentes.
El Coordinador de cada oficina, dependencia y/o grupo de trabajo será el responsable por la custodia de los puestos de
trabajo de oficina abierta. En los grupos de trabajo territorial -GTT la custodia corresponderá a los coordinadores.
• El Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa será el encargado de coordinar el manejo de los elementos
de oficina abierta que no sean utilizados en los cambios o modificaciones que se efectúen en las áreas de nivel
central y en los GTT los respectivos coordinadores.
• Una vez registrados los elementos que componen la oficina abierta, el encargado del almacén elaborará el
comprobante de ingreso una vez se hayan recibido los documentos soporte necesarios para la elaboración del
documento de ingreso (contrato de compraventa, comodato o convenio, factura, parafiscales cuando se requiera,
y certificación de recibido a satisfacción por parte del supervisor del contrato).

• Entregar copia del comprobante de ingreso firmado por el funcionario responsable del almacén con sus
respectivos soportes (factura, certificación de parafiscales y certificaciones del supervisor del contrato) al Grupo
Financiero y Presupuestal para el correspondiente pago.
4 RECLASIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS A BIENES DE CONSUMO
Es facultad del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del INVIMA, a partir de la información presentada
por el responsable del Almacén, evaluar y autorizar mediante acto administrativo, la reclasificación de los bienes
devolutivos a bienes de consumo.
Este procedimiento debe ser realizado en la medida en que la administración de los bienes así lo requiera, en
especial previo a la toma física de inventarios.
Parámetros
El principio que rige la reclasificación, estará fundamentado en lo previsto desde el mismo instante de la adquisición
del bien; las adquisiciones que se hagan, cuyo costo sea igual o inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente,
se deben registrar como gasto (según manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública).
Sobre la base de lo anteriormente expuesto, se llevarán a cabo como mínimo los siguientes pasos:
• El Responsable del Almacén con base en los parámetros establecidos elaborará el proyecto de reclasificación
de bienes de la entidad; el que estará sustentado en conceptos técnicos, contables y jurídicos.
• A partir de la información presentada por el responsable del Almacén, el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo del INVIMA evaluará y presentará la propuesta de acto administrativo para la refrendación por
parte del Representante Legal o su delegado, anexando el listado de los elementos susceptibles de
reclasificación.
• Sobre la base de la resolución se deben elaborar los registros contables necesarios para los respectivos
traslados de cuentas en forma coordinada con el Almacén.
Nota: De ser encontrados elementos devolutivos totalmente depreciados sobre los cuales se ha determinado su
reclasificación como bienes de consumo, se deben cancelar las cuentas de los activos respectivos contra las
depreciaciones correspondientes.

CAPITULO III
5 CLASIFICACION CONTABLE DE LOS BIENES
Los registros contables de los bienes se realizan de acuerdo a la clasificación establecida en el Régimen de
Contabilidad Pública en los siguientes grupos:
- 16 Propiedades, Planta y equipo

- 19 Otros Activos
5.1 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Comprende los bienes tangibles de propiedad de la entidad que se utilizan para la producción y comercialización de
bienes y prestación de servicios, la administración de la entidad, siempre que su vida útil probable, en condiciones
normales, exceda de un año, tratándose de entidades contables públicas del gobierno general se incluyen los bienes
de uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general.
CUENTA DENOMINACION
1605 Terrenos
1635 Bienes muebles en bodega
1640 Edificaciones
1645 Plantas, Ductos y Túneles
1650 Redes, Líneas y Cables
1655 Maquinaria y Equipo
1660 Equipo Médico y Científico
1665 Muebles y enseres y equipo de oficina
1670 Equipo de Comunicación y Computación
1675 Equipo de Transporte, Tracción y Elevación
5.1.1 BIENES MUEBLES EN BODEGA (ALMACÉN)

Representa el valor de los bienes muebles devolutivos y de consumo que están en depósito para el suministro a las
dependencias de la entidad en el desarrollo de su objeto social.
Los bienes registrados en la cuenta 1635, Bienes Muebles en Bodega, tienen la característica de permanentes y su
finalidad es que sean utilizados en el futuro en desarrollo de su objeto social. Así es necesario destacar que los bienes
que no estén siendo utilizados por el ente público deberán clasificarse como Propiedades, Planta y Equipo no
explotados, sin perjuicio de que físicamente hayan sido reintegrados a la bodega.
Las sub-cuentas de bienes muebles en bodega son:

SUB-CUENTA DENOMINACION
163501 Maquinaria y equipo
163502 Equipo médico y científico
163503 Muebles, enseres y equipo de oficina
163504 Equipo de comunicación y computación
163505 Equipo de transporte, tracción y elevación
163507 Redes, líneas y cables
163511 Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería
163512 Componentes de propiedad, planta y equipo
163590 Otros bienes muebles en bodega
5.1.2 OTROS ACTIVOS

Representa el valor de los recursos tangibles e intangibles que son complementarios para el cumplimiento del
cometido estatal de la entidad o están asociados a su administración.
En materia contable el ingreso de los bienes catalogados como de consumo, se registra en el grupo de Cargos diferidos,
la entrega al consumo o uso se registrará directamente en el gasto.
Las cuentas y sub-cuentas son:
1910 Cargos diferidos

191001 Materiales y suministros
191004 Dotación a trabajadores
191008 Estudios y proyectos
191009 Publicidad y propaganda
191021 Elementos de aseo, lavandería y cafetería
191022 Combustibles y lubricantes
1920 Bienes entregados a terceros
1960 Bienes de arte y cultura
1970 Intangibles
1975 Amortización acumulada de intangibles
5.2 RECONOCIMIENTO PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la comparación en libros con el costo de
reposición o valor de realización. El costo de reposición se puede establecer mediante avalúos o precios de
referencia y el valor de realización, cuando se tenga la intención de enajenarlos, mediante la realización de avalúos
técnicos.
Deben reconocerse provisiones o valorizaciones cuando el valor en libros sea diferente al costo de reposición o al
valor de realización.

El valor de los bienes recibidos en permuta o donación, corresponderá al convenido entre las partes o en forma
alternativa, al estimado mediante avalúo técnico, los bienes trasladados de otras entidades públicas y los bienes de
uso permanente recibidos sin contraprestación, se reconocen por el valor convenido que puede ser valor en libros o un
valor estimado mediante avalúo.
El valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, afectando el cálculo futuro de la
depreciación, teniendo en cuenta que aumentan la vida útil del bien amplían su capacidad, la eficiencia operativa,
mejoran la calidad de los productos y servicios, o permitan una reducción significativa de los costos de operación; las
reparaciones y mantenimiento se reconocerán como gasto o costo, según corresponda.
5.3 DEPRECIACIÓN / AMORTIZACIÓN

Las propiedades, planta y equipo son objeto de depreciación y amortización. La depreciación al igual que la
amortización reconoce la pérdida de la capacidad operacional por el uso y se realiza mediante la distribución racional
y sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos
activos al desarrollo de sus funciones. La depreciación y la amortización se deben calcular para cada activo
individualmente considerado.
Los activos considerados de menor cuantía, podrán depreciarse totalmente en el periodo en el cual fueron formados o
adquiridos, teniendo en cuenta los montos establecidos por la Contaduría General de la Nación.
La determinación de la depreciación debe efectuarse mediante criterios de reconocido valor técnico, aplicando aquel
que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil la distribución del costo del activo
correspondiente.
Activos depreciables: edificaciones, plantas, ductos y túneles, redes, líneas y cables, maquinaria y equipo, equipo
médico y científico, muebles, enseres y equipo de oficina, equipos de comunicación y computación, equipo de
transporte, tracción y elevación, equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería.

CAPITULO IV
6 ALMACEN
Representa los elementos devolutivos y de consumo que están en depósito para el suministro a las dependencias de la
Entidad para el desarrollo normal de sus actividades, y es el lugar físico que dispone la Entidad para el
almacenamiento y registro de las operaciones de manejo de dichos bienes y que están bajo custodia y administración
del servidor público responsable del Almacén.
6.1 ESTRUCTURA ORGANICA

La Secretaria General, a través del Grupo de Gestión Administrativa, desarrolla la función de responder por la
administración y control de los bienes del Instituto en lo referente a su almacenamiento, distribución, conservación y
aseguramiento.
Para tal efecto, el Grupo de Gestión Administrativa ejerce las actividades relacionadas con dichas funciones a través
del almacén e inventarios.
6.2 FUNCIONES DEL SERVIDOR PUBLICO QUE CUMPLE ACTIVIDADES DE ALMACENISTA

El funcionario responsable del Almacén, o quien haga sus veces, es la persona encargada del manejo, custodia,
organización, seguridad física y administración de los bienes de la Entidad, bajo el recinto denominado almacén, cuya
función primordial es la de proporcionar los elementos necesarios para el normal funcionamiento de las distintas
dependencias.
Por tratarse de un funcionario de manejo, sus funciones se someten a la acción fiscalizada de la Contraloría General
de la República y deberá rendir cuenta del movimiento y estado de los bienes a través de los reportes periódicos
dentro de los términos, plazos establecidos y formularios aprobados por el Instituto.
El funcionario responsable del almacén, debe estar debidamente afianzado mediante la constitución de una póliza
global de manejo para entidades.
Para el logro de sus objetivos, debe cumplir las siguientes funciones plasmadas en la resolución por la cual se crean
los Grupos Internos de Trabajo:
a) Velar por el cumplimiento de las funciones relacionadas con el recibo, y manejo de bienes de conformidad
con las disposiciones finales y reglamentos del caso.
b) Velar por la seguridad de los bienes del Instituto
c) Operar el sistema de información y funcionamiento de almacén e inventarios del Instituto.
d) Verificar el ingreso a almacén de elementos examinando y confrontando sus especificaciones, de acuerdo a
lo establecido en contratos u órdenes de compra.
e) Garantizar el correcto registro de entradas y salidas del almacén, manteniendo permanentemente
actualizadas las existencias
f) Verificar el correcto almacenamiento de elementos en las estanterías, en concordancia con las partidas del
Kardex asignadas a cada artículo.
g) Actualizar permanentemente el sistema de inventarios, llevado los inventarios de bienes de consumo y
devolutivos en existencia.

h) Suministrar la información requerida al área contable y demás dependencias que lo requieran.

i) Responder por el almacenamiento de los elementos adquiridos por el Instituto y garantizar su adecuada
conservación.
j) Establecer consumos y rotación de los elementos, para determinar las necesidades de inventarios.
k) Proveer oportunamente a las dependencias de la Entidad de los elementos necesarios para una adecuada
prestación del servicio, garantizando que se efectúe la distribución de los elementos adquiridos por el Instituto
conforme a las solicitudes de las dependencias.
l) Velar por el cumplimiento efectivo de las normas de austeridad en la administración y manejo de los
recursos físicos de la entidad.
m) Proponer mejoras en la administración de los bienes de la entidad.
n) Estudiar, evaluar y conceptuar sobre asuntos de competencia del área.
o) Atender consultas y dar respuestas a las comunicaciones, derechos de petición y demás solicitudes del
público en general.
p) Brindar la orientación e información requerida sobre los asuntos de competencia del Grupo.
q) Responder y garantizar la confiabilidad y objetividad de la información, soportes, Actos Administrativos y
demás actos.
6.3 ACTIVIDADES
El servidor público responsable de las funciones de almacenista deberá realizar actividades de recepción, registro,
almacenaje, despacho de elementos y rendición de informes.
6.4 CRITERIOS GENERALES PARA EL MANEJO DEL ALMACEN
a) En la organización del almacén se tendrá en cuenta una adecuada segregación de funciones de manera que
se mantenga una total independencia y separación entre quienes son encargados de almacenar los bienes y
quienes hacen los registros de ingresos y egresos.
b) Solo se deben efectuar pedidos o requisiciones de bienes al almacén mediante solicitud escrita. .
c) El almacén es una dependencia de acceso restringido, el funcionario encargado del almacén determinará y
responderá por las personas que tienen acceso a él.
d) El Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, deberá informar con anticipación al funcionario encargado
del almacén sobre los contratos que celebre el Instituto, con el fin de que la persona responsable del almacén
prepare la recepción de los mismos.
e) El original del comprobante de ingreso o egreso es el único documento legal que tiene el funcionario
responsable del almacén para comprobar entradas o salidas de bienes.
f) El Grupo de Gestión Administrativa es el único encargado de adelantar trámites referentes a bienes dados en
comodato.
g) No se deben guardar bienes de propiedad particular dentro del almacén.
h) Los funcionarios a quienes se les haga entrega de elementos provenientes del almacén están obligados a
firmar el comprobante de entrega.
i) Todo ingreso de elementos al Instituto, debe ser recibido y registrado por el funcionario responsable del
almacén, conforme a lo aquí prescrito.
j) El almacén: tendrá como horario de atención para el recibo de mercancías de proveedores, de lunes a viernes
de 8:00 am. A 11:00 am y de 2:00 a 4:00 p.m, con el fin de que el funcionario responsable del almacén pueda
verificar los bienes a ingresar.

CAPITULO V
7 MOVIMIENTOS DE ALMACEN
Los movimientos de almacén se presentan por:
• Ingreso de bienes al almacén
• Salida de bienes del almacén
Todo ingreso o egreso de bienes que se produzca en el almacén o en cualquiera de las dependencias, se legalizará
invariablemente por medio de una entrada o salida de almacén generada en el sistema por el encargado del almacén.
El valor de los bienes siempre aparecerá registrado en los libros contables de la entidad y será el reflejo de los
documentos de entradas y salidas que elabora diariamente el responsable del Almacén, el Grupo Financiero y
Presupuestal revisa la información del módulo de Almacén.
Los saldos y movimientos deberán concordar con el Control Físico de existencias que realiza el funcionario encargado
del manejo de bienes.
El Grupo Financiero y Presupuestal verificará y revisará permanentemente los movimientos contables y novedades de
los bienes muebles o inmuebles de Propiedades, Planta y Equipo (Devolutivos) y Cargos Diferidos (Bienes de
consumo) registrados en el módulo de Almacén
Los saldos deben estar actualizados de tal forma que permitan una permanente comparación con los asientos del
estado diario de bienes o el registro de las novedades en el Inventario a cargo de los responsables.
8 INGRESO O ENTRADAS DE ELEMENTOS AL ALMACEN
El ingreso de bienes al almacén es la entrada de bienes de consumo, bienes de consumo controlado y bienes
devolutivos, los cuales estarán a cargo del almacenista.
El ingreso material y real de los bienes al Almacén se considera perfeccionado cuando el responsable del Almacén
recibe los bienes y firma el comprobante de ingreso, documento oficial válido como soporte para valorizar y legalizar
los registros en el Almacén y efectuar los registros en contabilidad.
8.1 COMPROBANTE DE INGRESO AL ALMACÉN
El comprobante de ingreso al Almacén, es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o
elemento al Almacén de la entidad, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en Almacén y
efectuar los asientos en Contabilidad.
Debe ser preparado y legalizado por el responsable del Almacén, con base en el contrato o acto administrativo y
demás soportes pactados en la negociación y necesarios para el ingreso, en original y número de copias requeridas y
debe contener como información básica, la siguiente:

• Nombre de la entidad
• Lugar y fecha
• Número consecutivo
• Concepto del ingreso que origina la novedad o transacción
• Nit o Documento de Identidad, nombre del Proveedor
• Número de la factura, o documento equivalente, o el correspondiente documento que soporta la transacción
• Número del contrato, comodato, convenio y fecha
• Tipo de bien. Código de clasificación interna, número o placa asignada y descripción del bien o elemento
(Modelo, Marca, Serie, si a ello hubiere lugar)
• Unidad de medida
• Cantidad
• Valor o costo de adquisición unitario y total
• Nombre y firma del responsable del Almacén
• Observaciones si a ello hubiere lugar
9 MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES:
El ingreso de bienes al almacén se produce según su origen por las siguientes modalidades:
• Ingreso por compras Generales

• Ingreso por compras por Caja Menor
• Ingreso de partes por aprovechamiento a partir del desmantelamiento
• Ingreso por recuperación de bienes
• Ingreso por sobrantes
• Ingreso a partir de compensaciones
• Ingreso por reposición
• Ingreso de bienes entregados a la entidad de manera provisional en demostraciones o ensayos.
• Ingreso por bienes recibidos sin contraprestación
• Ingreso por traslado de bienes entre entidades.
• Ingreso por donaciones
• Ingreso a partir de sentencias
• Ingreso por entregas parciales
• Ingreso bienes inmuebles
• Ingreso por reintegro al Almacén de los bienes que se encuentran en servicio
9.1 PROCEDIMIENTO GENERAL

La recepción de bienes debe ser realizada por el funcionario responsable del manejo del Almacén, o por un delegado
debidamente autorizado, en el sitio en donde se haya pactado la entrega según el contrato o la orden de compra.
• De manera general, al momento de recibir los elementos, el responsable del Almacén debe atender lo
especificado en los documentos que ha debido enviar con anticipación el área responsable de la adquisición y
que especifican el origen y aspectos tales como: Contratos, Convenios, actas, decisiones judiciales, etc.
comprobar que la calidad, cantidad, estado y demás especificaciones técnicas, pólizas y garantías, entre otras,
se ajustan estrictamente a lo descrito en el contrato, suministro, factura o pedido respectivo.

En el caso de necesitarse el concepto de peritos, técnicos o científicos, el contrato lo establecerá, o con la debida
antelación el responsable del Almacén lo solicitará por escrito a un funcionario competente. La certificación por ellos
expedida quedará anexa al comprobante de ingreso y copia de ésta se anexará a la certificación que debe emitir el
encargado del control de la ejecución o el interventor del contrato si la transacción así lo requiere.
De comprobarse diferencias en las características, cantidades o plazos de entrega, entre lo físico y lo estipulado en el
documento que autoriza la transacción, se suspenderá transitoriamente el proceso de recepción y se informará del
evento al área que generó el contrato o documento en procura de la correspondiente solución; de no darse, el
responsable del Almacén o la persona que tiene a cargo el control de ejecución, no recibirá los bienes hasta que se
solucione la situación observada.
• Una vez se reciban los elementos a satisfacción, el responsable del Almacén expedirá el documento oficial de
ingreso diseñado por la entidad, mediante el cual se entiende perfeccionado el ingreso, procediendo a
distribuir las copias de conformidad con lo establecido al interior de la entidad.
En este caso se debe proceder al registro en el sistema de control de Almacén con base en lo estipulado en el
contrato o acto administrativo que respalda la operación, aun cuando el pago no se haya realizado.
• Una vez recibidos los bienes en el Almacén, se les deberá asignar un código que puede ser numérico, alfa
numérico o de barras, código de identificación secuencial que facilite el control dentro y fuera de la entidad, el
cual será adherido mediante rotulo o placa si las condiciones o características lo permiten. Si no es posible
adherir el rótulo o placa, el número de identificación del bien será virtual - código que aparece únicamente en
el registro del sistema de control de activos, el cual se correlacionará en su validación con la identificación de
la serie, marca, o demás características propias del activo.
La identificación física o virtual quedará registrada en el sistema de control permitiendo un estricto control y
seguimiento del bien tanto en bodega, como en servicio, a cargo de usuarios, dependencias, contratistas, beneficiarios
de contratos de comodato o interadministrativos de uso.
• Codificados los bienes se procederá a su organización dentro de las instalaciones del Almacén, deberá
realizarse de acuerdo con la naturaleza y característica de los bienes, por la necesidad de garantizar
seguridad, preservar del deterioro o contaminación además de permitir rapidez y agilidad en las entregas y
manejo, entre otras. El ordenamiento deberá hacerse en lugares accesibles y correctamente identificados
(estantes, bandejas, módulos, filas, niveles, estibas, arrumes, etc.) que permitan un correcto control y manejo.
Cuando se trate de la recepción de bienes a título gratuito o bienes recibidos sin contraprestación, el recibo se realizará
de conformidad con lo establecido en el respectivo convenio, contrato o acuerdo entre las partes y se dejará constancia
expresa del estado en que son recibidos.
9.2 INGRESO POR COMPRAS GENERALES

Son aquellas operaciones mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere bienes a través de un contrato u orden
de compra en desarrollo de los planes, programas y políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la
entidad; es decir, obedecen al resultado del proceso de contratación con o sin formalidades plenas de conformidad
con las disposiciones vigentes por ley.
Los elementos adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte del proveedor en el Almacén o en el lugar
que estipule la orden de adquisición; en el evento de presentarse o hacerse necesario recibir entregas parciales en

razón de las características del producto, especificaciones técnicas, procesos de importación, fechas de vencimiento
en el caso de los medicamentos y alimentos, entre otras; deberá quedar estipulado en el contrato.
El responsable del Almacén no podrá recibir bienes a proveedores, sin que exista contrato autorizado por la entidad y
del cual debe recibir oportunamente la copia respectiva, documento con el cual el almacenista controlará las fechas
de entrega pactadas y acondicionará los espacios físicos y los elementos o equipos necesarios para hacer la
recepción.
9.3 INGRESO POR COMPRAS POR CAJA MENOR

Son adquisiciones de bienes a través del sistema de fondos fijos reembolsables, por razones a su urgencia o su cuantía
se hace necesario adquirirlos por este medio.
Procedimiento general:
a) La autorización de la compra se dará previo concepto de "no existencia en bodega" de los elementos a
adquirir, emitido o certificado por el almacén.
b) La factura o el documento equivalente será el soporte legalmente aceptado para legalizar el ingreso al almacén
o bodega, que junto con el concepto de "no existencia" será presentado ante el responsable del Almacén.
c) El responsable del Almacén realizará el registro de ingreso correspondiente directamente a la cuenta
propiedades, planta y equipo a nombre del funcionario que lo tiene en uso, de no conocerse el nombre, el
comprobante de traslado al servicio se hará a nombre de quien autorizó la compra.
d) Este trámite será realizado por el responsable del manejo de la caja menor, dado que para legalizar el
reembolso deberá anexar a la factura el comprobante de salida o traslado al servicio.
9.4 INGRESO DE PARTES POR APROVECHAMIENTO A PARTIR DEL DESMANTELAMIENTO

Cuando se produzca desmantelamiento o desmonte de instalaciones y equipos, las partes o piezas que sean
reutilizables deberán ser recibidas por el responsable del Almacén, los nuevos bienes ingresarán con base en el acta
de la diligencia que para el efecto se levante.
Dicha acta deberá estipular la denominación de los bienes, sus características, cantidades y el avalúo que el
funcionario competente les haya practicado.
9.5 INGRESO POR RECUPERACIÓN DE BIENES

Se entiende por recuperación, la reaparición física de bienes que han sido descargados de los registros
contables y de inventarios por pérdida.
Solamente se le dará ingreso al Almacén a aquellos bienes recuperados que hubieren sido denunciados como
perdidos y en consecuencia, hayan sido descargados de los registros de Propiedades, Planta y Equipo.
Si los bienes recuperados han sufrido un desgaste mayor al normal (base de su depreciación), el ingreso al Almacén
se registrará con base en el acta que autoriza el hecho, firmada por el responsable del Almacén, por el Representante
Legal o su delegado en la entidad para este fin y por el funcionario implicado, dejando constancia del hecho e
incorporando el bien por el valor reconocido mediante avalúo comercial o técnico, dicha acta formará parte de la
documentación requerida para tramitar ante la instancia correspondiente la terminación de responsabilidad que
hubiere originado la pérdida del bien objeto de incorporación.

Para el efecto será el responsable del Almacén de la entidad quien informe de la novedad a las autoridades
respectivas de acuerdo con el procedimiento seguido por responsabilidades.
9.6 INGRESO POR SOBRANTES

De determinarse a través del responsable del Almacén o por información de un funcionario o ente de control, que
existen sobrantes de bienes o elementos en el Almacén o en alguna dependencia o identificados en la realización de
tomas físicas, inventarios o revisiones rotativas o periódicas, se procederá a levantar el informe correspondiente
como soporte para realizar el registro de ingreso al Almacén y a la Contabilidad. El soporte oficial será el acta
respectiva.
Para este procedimiento el Almacenista deberá:
Efectuar una revisión para comprobar que no se trata de elementos compensados, o que están bajo responsabilidad
de otro funcionario, o que pertenecen al inventario de otra oficina o entidad.
Si los bienes encontrados se encuentran en la bodega y se determina que son sobrantes, se debe efectuar la entrada
correspondiente a cargo del responsable del Almacén; pero si dichos sobrantes se encuentran en uso,
simultáneamente al ingreso se emitirá la salida directamente a las cuentas Propiedades, Planta y Equipo en bienes
en servicio a cargo de quien los está utilizando.
Los sobrantes se valorizaran teniendo en cuenta su estado, el valor de mercado, o el que fije el funcionario designado
para tal fin o por perito conocedor de la materia.
9.7 INGRESO A PARTIR DE COMPENSACIONES

La compensación se produce cuando se completa el número de bienes faltantes con bienes sobrantes de similares
características físicas o técnicas, tales como: Clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido generar confusión en
los recibos o salidas de almacén.
9.8 INGRESO POR REPOSICIÓN

Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido
daño por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, que han sido descargados de los registros y se ha
constituido la responsabilidad al funcionario que los tenía a cargo.
Para la entrada de bienes por reposición, cuando el responsable los entregue en condiciones de similitud, marca,
modelo, calidad, clase, medida y estado de los que falten, se deberá dar cumplimiento a los siguientes requisitos:
El responsable de los faltantes emitirá solicitud escrita, dirigida al responsable del Almacén, al Representante Legal o
a quien él delegue, ofreciendo los bienes que va a reponer, indicando el detalle de éstos.
Mediante concepto técnico del responsable del Almacén, de considerarse persona idónea para llevar a cabo la
evaluación, o de funcionario administrativo designado por la administración, teniendo en cuenta los aspectos
técnicos, uso, estado y conveniencia, se acreditará que los bienes ofrecidos reúnen o no las mismas características
de los faltantes, y en consecuencia se acepta o se rechaza la solicitud.
Aceptada la solicitud se suscribirá acta entre el responsable del Almacén y quien entrega, para proceder a dar
ingreso al Almacén, donde se dejará constancia del valor de factura de compra o el que resulte a partir de reconocido

avalúo técnico. El acta y demás documentos tenidos en cuenta en el proceso se deberán anexar al comprobante de
entrada, simultáneamente se elaborarán los registros contables y de Almacén correspondientes al bien reemplazado.
El responsable del Almacén de la entidad informará de la novedad a las autoridades disciplinarias o fiscales para los
efectos legales correspondientes.
9.9 INGRESO DE BIENES ENTREGADOS A LA ENTIDAD DE MANERA PROVISIONAL EN DEMOSTRACIONES O

ENSAYOS
El responsable del Almacén deberá expedir una certificación de recibo con copia al proveedor y al grupo Financiero y
Presupuestal, anotando todas las características físicas que permiten identificar claramente el bien o los bienes, el
estado y las razones que ocasionan el ingreso.
Si la entidad adquiere el bien o bienes que se encontraban en demostración o ensayo, se procede a efectuar la entrada
correspondiente y se realizará la reversión de los asientos o movimientos de la Cuenta de Orden Acreedora.
Si se presenta la devolución o restitución del bien, se cancelará la Cuenta de Orden Acreedora, y se dejará
constancia del recibido a satisfacción por parte del proveedor en la carpeta de seguimiento y control que se lleva en el
Almacén para este tipo de transacciones.
9.10 INGRESO POR BIENES RECIBIDOS SIN CONTRAPRESTACIÓN

Cuando la entidad recibe bienes sin contraprestación sin traslado de propiedad ni reconocimiento de
contraprestación, éstos deben ser ingresados al Almacén y se registrará en Cuentas de Propiedad, planta y equipo,
especificando el término de duración del comodato, lo anterior cuando el bien se recibe de entidades del gobierno
general.
El comprobante de ingreso deberá contener todos los requisitos establecidos en el contrato referente a las
especificaciones técnicas y físicas del bien, condiciones, términos y valores, entre otras.
El área responsable del control de inventarios abrirá carpeta de seguimiento y custodia de estos bienes, hasta
realizarse la cancelación del contrato con la devolución de los bienes a quien hizo la entrega.
Cuando finalice el plazo contractual pactado, se procederá a efectuar la salida y se cancelarán las cuentas que se
hubieren abierto
9.11 INGRESO POR TRASLADO DE BIENES ENTRE ENTIDADES

Es el proceso mediante el cual se entregan y reciben bienes entre entidades contables públicas en el cual se efectúa
la transferencia de la propiedad de los bienes.
El documento que oficializará la transacción será el acto administrativo correspondiente y acta de recibo y
entrega firmada por las partes el cual debe señalar el origen o causa del traslado, relacionar y detallar las
características de los bienes, la conformación de su valor en libros o el obtenido en caso de hacerse necesario
mediante avalúo técnico; valor por el cual la entidad receptora ingresará los bienes a su patrimonio.
9.12 INGRESO POR DONACIONES

Hay donación cuando, una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, transfiere a título gratuito e irrevocable la
propiedad de un bien que le pertenece, a favor del Instituto, previa autorización legal expresa y cumplimiento de los

requisitos legales para la insinuación y aceptación de donaciones y del funcionario administrativo competente. En todo
caso, deben seguirse las normas constitucionales, legales y reglamentarias sobre donación de bienes a entidades del
Estado.
Se considera perfeccionada la donación mediante la debida celebración del contrato, acto administrativo
correspondiente, la cual debe contener la relación de los elementos objeto de la donación, la entrega material de los
bienes y la elaboración del Comprobante de Ingreso al Almacén, cuando a ello haya lugar.
Para el registro contable de las donaciones debe tenerse en cuenta si los bienes recibidos de terceros, tienen como
característica su permanencia relativa o si por el contrario, son bienes que se extinguen con el tiempo.
Si los bienes recibidos en donación se catalogan como bienes de permanencia relativa afectarán el Patrimonio de la
entidad al incorporarse como Superávit Donado. En el caso de que la donación sea de entidades privadas y
cuando la donación es de otra entidad del gobierno general se afecta la cuenta Patrimonio Institucional
incorporado, si por el contrario se determina que los bienes se extinguen con el tiempo, se afectará la cuenta de
resultados por concepto de otros ingresos ordinarios, Donaciones.
Si los elementos provienen de una Entidad Oficial, el registro contable se realiza con base en el acta de baja de la
Entidad donante, y si proviene de personas o entidad particular éste se realizará con acta de recibo y el valor se
establecerá de acuerdo con el avalúo de los elementos.
Si por algún motivo el donante no suministra los valores, éste se fijará mediante avalúo practicado por funcionarios de
la entidad con capacidad técnica en la materia, o por peritos señalados por el Representante Legal.
Si se trata de donación de bienes inmuebles, es requisito para su perfeccionamiento, que el acto contractual sea
elevado a escritura pública y se realice el correspondiente registro ante la respectiva Oficina de Registro de
Instrumentos Públicos. Posteriormente se efectuarán los asientos contables y el registro en las cuentas
correspondientes.
9.13 INGRESO A PARTIR DE SENTENCIAS

Este hecho se genera por los fallos de procesos judiciales o administrativos a cargo de personas naturales o
jurídicas, quienes por hechos originados en saqueos, hurtos, peculado, negligencia administrativa, sanciones, cobros
coactivos de impuestos, entre otros, deben pagar en especie, como compensación a los daños causados a las
entidades públicas.
El documento que soporta el ingreso al Almacén de estos bienes es la sentencia del juez, acompañado del informe que
para tal efecto le haga llegar la Oficina Jurídica de la entidad al responsable del Almacén. En el informe se detallarán los
tipos de bienes, características, cantidades, estado de conservación y avaluó.
9.14 INGRESO POR ENTREGAS PARCIALES

Para aceptar entregas parciales que haga un proveedor, éstas deberán estar expresamente establecidas en el
documento o contrato que perfecciona la negociación.
9.15 INGRESO BIENES INMUEBLES

Pertenecen a este grupo todos aquellos bienes que no pueden transportarse de un lugar a otro sin que se destruyan o
deterioren, como: Terrenos, edificios, instalaciones, etc.

Se registrarán los bienes inmuebles de propiedad de la entidad, de acuerdo con la información básica extractada de la
escritura pública registrada.
9.16 REINTEGRO AL ALMACÉN DE LOS BIENES QUE SE ENCUENTRAN EN SERVICIO

Son las devoluciones al almacén realizadas por la dependencia, funcionario, o tercero, de los bienes que no se
requieren para el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron destinados, por retiro o traslado del funcionario,
por supresión de la dependencia o entre otros factores, por inservibilidad u obsolescencia, bienes sobre los cuales la
administración puede optar por su reparación, redistribución o baja definitiva con destino final específico.
Los bienes reintegrados al Almacén deberán presentar un desgaste normal por uso. En caso de daño por caso
fortuito o por acciones donde se presuma alguna responsabilidad del funcionario, y teniendo en cuenta que el Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo del INVIMA, se constituye en un valioso mecanismo de autocontrol, le
corresponde a éste solicitar al responsable del Almacén un informe exhaustivo de las diferentes variables
involucradas en el hecho, que una vez analizadas, servirán de base para que el Comité determine si es procedente
dar traslado al Grupo de Control Disciplinario para lo de su competencia. De aquí la importancia de establecer las
políticas y procedimientos al interior del Comité, requeridos para el cumplimiento de sus funciones enmarcados dentro
de la normatividad vigente.
10 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Para reintegrar un bien al almacén, se debe comunicar, por escrito, informando la cantidad, tipo, código de
identificación, estado en que se encuentra y las razones del reintegro.
De encontrar conforme el bien o los bienes, el responsable de Almacén, elabora el respectivo comprobante de
traslado el cual descarga del inventario individual respectivo y se carga al inventario de la bodega.
Ingresado el bien al Almacén a través de una inspección física se clasifica de acuerdo con el estado, y se opta por el
proceso a seguir, reparación, baja o nueva puesta en servicio.
Se debe realizar la reclasificación de las cuentas de propiedades, planta y equipo en servicio a la cuenta
Propiedades, Planta y Equipo no explotados.
Cuando un activo sea retirado temporalmente del servicio por situaciones tales como mantenimiento, o porque se
encuentren contabilizados en la cuenta Propiedades, Planta y Equipo no explotados, debe suspenderse la
depreciación hasta cuando empiece a usarse nuevamente.
Si el reintegro se realiza por la finalización de un contrato, el responsable del Almacén expedirá comprobante de
traslado respectivo, en señal de recibo a satisfacción, para que el usuario adelante ante la entidad los trámites a que
haya lugar.
11 EGRESOS O SALIDAS DE ELMENTOS DE ALMACEN
La salida de bienes de almacén es la entrega de bienes devolutivos, de consumo, de consumo controlado que se
encuentran en depósito a cargo del Almacenista.
El comprobante de salida de elementos de almacén es el documento legal que identifica de forma clara y detallada la
salida física y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio la responsabilidad por la custodia,

administración y conservación por parte del servidor público encargado del almacén y quedando en poder del servidor
público destinatario.
12 COMPROBANTES DE EGRESOS DEL ALMACÉN
El comprobante de egreso de Almacén, es el documento legal probatorio en donde se identifica clara y

detalladamente la salida física y real del bien del Almacén, cesando de esta manera la responsabilidad fiscal y legal
por la custodia y conservación por parte del responsable del Almacén, transfiriéndola al funcionario o dependencia
destinataria.
Los registros de control que permitan hacer seguimiento de los bienes propiedad de la entidad y que suministren
información en procura de la preservación y custodia, estarán a cargo del responsable del Almacén.
El comprobante de egreso de almacén, debe ser elaborado por el responsable del Almacén, con base en la solicitud y
entrega real de los elementos, podrá ser impreso por el sistema al momento de la entrega de los bienes, constará del
número de copias establecidas y contendrá como mínimo:
• Lugar y fecha de emisión
• Numeración consecutiva
• Dependencia destinataria
• Cuenta Contable destino del bien
• Código, número o placa
• descripción del bien
• Cantidad despachada
• Valor unitario
• Valor total
• Nombre, firma, No de cédula del funcionario o usuario responsable;
• Nombre y firma del responsable del Almacén
Modalidades de Salidas de Bienes:
Las salidas de bienes de almacén se producirán según su destino por las siguientes modalidades:
a) Salida de Bienes de Consumo.

b) Salida de Bienes Devolutivos.
c) Salida por traslado entre dependencias o usuarios.
d) Salida o traslado de bienes entregados en préstamo a través de contratos de uso o convenios interadministrativos.
e) Salida o traslado de bienes entregados a través de contratos de comodato.
f) Salida por baja de bienes.
13 SALIDAS DE BIENES DE CONSUMO
Es el proceso mediante el cual se efectúa la salida física y real del bien del Almacén.
Cuando las dependencias de la entidad requieran para su uso, bienes de consumo que se encuentren a cargo del
almacenista se procederá de la siguiente forma:

a) Las diferentes dependencias de la entidad elaboran el pedido de elementos de consumo de acuerdo

con las necesidades reales y de conformidad con el presupuesto anual. Estos pedidos deben tener la
descripción, cantidad y unidad de medida.
b) La solicitud de elementos de consumo, se podrá realizar mediante correo electrónico. A la entrega de los
elementos el comprobante de egreso debe ser firmado por el jefe de la dependencia.
c) La solicitud de elementos de consumo se hará llegar durante los primeros cinco días hábiles de cada mes al
responsable del Almacén.
d) El almacenista recibe las solicitudes y procede a separar los pedidos y a realizar la entrega de acuerdo al
orden de recepción en el Almacén.
e) El funcionario autorizado en cada dependencia, recibe los elementos y previa confrontación y revisión, remite
el comprobante de egreso de Almacén para la firma del jefe de la dependencia.
f) El almacenista puede disminuir las cantidades solicitadas previo análisis de consumo y verificación de uso de
los elementos en cada dependencia dando la respectiva justificación al solicitante.
g) g.
El comprobante de egreso, no debe tener tachones ni enmendaduras y deben tener
canceladas las casillas no utilizadas. No se debe hacer entrega parcial de elementos.
h) h.
No se podrá hacer entrega de elementos sin la respectiva solicitud.
14 SALIDAS DE BIENES DEVOLUTIVOS
Es el proceso mediante el cual se efectúa la salida física y real del bien del Almacén.
Cuando las dependencias de la entidad requieran para su uso, devolutivos que se encuentren a cargo del almacenista
se procederá de la siguiente forma:
a) El jefe de la dependencia solicita por escrito al responsable del almacén, con el visto bueno del coordinador
del Grupo de Gestión Administrativa, el suministro de bien o bienes que requiere, indicando el nombre y
cédula del funcionario de la dependencia que lo tendrá a cargo.
b) Los bienes devolutivos en servicio, de uso común en las dependencias estarán a cargo del Jefe de la
dependencia o a nombre de quien el jefe de la dependencia designe.
c) El responsable del Almacén procede a separar el bien solicitado y le asigna placa de identificación de
inventarios.
d) El responsable del Almacén elabora, el comprobante de salida el cual descarga del inventario devolutivos en
bodega, los bienes entregados y carga a la cuenta devolutivos en servicio, relacionando el bien que entrega,
con el número de identificación, placa de inventarios, el código, la descripción, el valor unitario y valor total,
nombre del funcionario que estará a cargo del bien, su número de cédula y la dependencia a la que
pertenece.
e) El funcionario recibe el bien, verificando el estado físico y el número de la placa de identificación de
inventarios. El jefe de la dependencia si está de acuerdo firma como recibida y conserva copia de la salida
del almacén que lo hace responsable de la entidad por el buen uso, conservación y cuidado del bien recibido.
15 TRASLADOS ENTRE DEPENDENCIAS O USUARIOS
Proceso mediante el cual se modifica la ubicación física del bien y/o responsable de su uso o custodia, para lo cual se
debe tener en cuenta:

El jefe de dependencia, informará al responsable de Almacén sobre el traslado de bienes relacionando: nombre,
número de cédula del usuario que entrega y el que recibe y relación de los bienes objeto de traslado e informar a cuál
dependencia se va trasladar.
El responsable del almacén, actualizará la información de los traslados entre funcionarios y dependencias únicamente
en los registros de Almacén, en los registros contables, los valores seguirán figurando en las cuentas correspondientes
a bienes en servicio.
Cuando sea necesario e imprescindible efectuar préstamos de bienes del tipo devolutivos o de consumo
controlado de manera temporal entre dependencias o funcionarios, esta operación se deberá legalizar a través del
responsable del Almacén.
Formalizados los registros administrativos a partir de los comprobantes de traslado los que contendrán la relación
detallada de los bienes a cargo del funcionario o dependencia incluyendo los nuevos movimientos, firmados en serial
de aceptación por los funcionarios involucrados, remplazarán los anteriores.
15.1 COMPROBANTE DE TRASLADOS DE ACTIVOS

Es el documento legal probatorio que identifica clara y detalladamente el traslado de un bien, cesando de esta manera
la responsabilidad fiscal, administrativa y legal por la custodia, administración y conservación, por parte del
funcionario que lo entrega, transfiriéndola a quien lo recibe; éste podrá ser impreso por el sistema al momento de la
legalización y constará del número de copias establecidas.
El comprobante de traslado como mínimo debe contener:
• Lugar y fecha de emisión o del traslado
• Numeración consecutiva
• Identificación del funcionario que efectúa el traslado y del funcionario que recibe
• Código o número de placa y descripción del bien
• Cantidad entregada
• Valor unitario
• Valor total
• Nombre y firma de los responsables
16 SALIDA O TRASLADO DE BIENES ENTREGADOS EN PRÉSTAMO A TRAVÉS DE CONTRATOS DE USO O

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
El préstamo se configura cuando una entidad o dependencia entrega a otra un bien para que haga uso de él por un
tiempo determinado, con la obligación de restituirlo en las mismas condiciones en que fue entregado.
El préstamo como mínimo debe cumplir el siguiente procedimiento:
a) Se debe recibir solicitud escrita de la entidad que necesita el bien indicando el destino del mismo, duración del
préstamo, nombre y cargo del funcionario que los recibirá.
b) El Representante Legal de la entidad que entrega o su delegado, en señal de aceptación firmará el convenio
interadministrativo o el contrato de uso a que haya lugar, donde quedará expreso el tiempo de uso, entidad

solicitante, servicio a prestar, especialidad y características de los bienes, documento al que se anexará la
solicitud recibida donde debe aparecer relación detallada de los elementos solicitados, cantidad, nombre del
funcionario responsable, entre otros.
c) Cuando la solicitud de préstamo se refiera a bienes de uso corriente no especiales o que formen parte de
convenios que por su objeto deba realizarse tal préstamo; el responsable del área administrativa o de
aquella que haga sus veces en la entidad, como requisito para la firma del convenio, expedirá
certificación donde conste, que los bienes a ser entregados no son requeridos en el periodo para el que son
solicitados y que a la fecha no cursa programa de compra de bienes de este tipo; se exceptúan del requisito
las solicitudes hechas a través de autoridad superior.
d) El responsable del Almacén que entrega elaborará un acta donde conste el estado de conservación,
especificaciones técnicas y/o físicas, tiempo por el cual se efectúa el préstamo y los valores.
• Para legalizar el préstamo se debe suscribir un acta por parte de los responsables del Almacén y
por los representantes autorizados de cada una de las entidades tanto prestataria como prestamista en
señal de entrega y de recibo; con este documento se efectuará el registro correspondiente en el
sistema y se enviará copia a contabilidad.
• Los bienes entregados en calidad de préstamo no deben ser retirados de los inventarios de la entidad;
se llevará control administrativo en archivos individuales teniendo en cuenta quien recibe y la
naturaleza del préstamo definido por la entidad en sus procedimientos internos, los que a su vez deben
determinar si el registro en la contabilidad corresponde a "Bienes Entregados a Terceros".
e) Cuando venza el plazo de duración del préstamo que aparece en los registros, corresponde al responsable del
Almacén gestionar la devolución oportuna del bien y la actualización, de los registros correspondientes.
17 SALIDA O TRASLADO DE BIENES ENTREGADOS A TRAVÉS DE CONTRATOS DE COMODATO
El Comodato o Préstamo de Uso, es el contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie
mueble o raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después determinar el uso. Este
contrato no se perfecciona sino por la entrega del bien o los bienes objeto del comodato.
Los elementos objeto de esta clase de contratos son bienes raíces o muebles que luego de ser usados deben
restituirse, es decir, son especies que acorde con lo establecido por la normativa contable, corresponden a los bienes
devolutivos. La esencia de esta clase de contratos, es que los bienes objeto del préstamo puedan devolverse, por lo
cual su naturaleza no puede corresponder a bienes fungibles.
En esta modalidad de traslado se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) Que el comodato conste en un contrato ajustado a la Ley, firmado por los funcionarios facultados de la entidad
que entrega los bienes y de la que los recibe, especificando la descripción del bien o elementos, cantidad,
estado, características físicas y/o técnicas, duración del comodato, uso que se debe dar al mismo y demás
variables que sean necesarias.
b) La entrega quedará perfeccionada con la elaboración del comprobante de egreso al que se le anexará la
póliza de manejo, el comprobante debe ajustarse en todo al contrato suscrito entre las partes y tramitarse
según los procedimientos descritos en este manual para el traslado de bienes de bodega al servicio.

Con relación a las pólizas de seguros es preciso que la entidad realice el análisis para determinar la necesidad de
asignar las apropiaciones presupuéstales para adquirir dichas pólizas en el evento en que el comodatario no posea
los recursos para tal fin.
a) El comprobante de egreso debe ser firmado por el suscriptor del Contrato de Comodato, o por el funcionario
que delegue para tal fin, en señal de aceptación. El Responsable de Almacén deberá diseñar los mecanismos
de control para realizar el seguimiento a los bienes entregados en calidad de comodato, responsabilizándose de
gestionar el cumplimiento del término pactado para su devolución.

CAPITULO VI
18 BAJA DE BIENES
Es el proceso mediante el cual la administración previa aprobación y recomendación del Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo del INVIMA, decide retirar definitivamente un bien, tanto física, como de los registros
contables e inventarios de activos, que forman parte del patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de
prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su
uso o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido
entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros, de acuerdo con la tipificación que se
le haya dado.
18.1 CLASIFICACIÓN DE LAS BAJAS
18.1.1 BAJA DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES
Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero que la entidad no los
requiere para el normal desarrollo de sus actividades; o que aquellos que estando en servicio activo o depósito
hayan desaparecido sin que se haya derivado responsabilidad por su pérdida, o si estableciendo su
responsabilidad se haya producido su pago o reposición.
18.1.1.1Parámetros para determinar cuándo un bien no es útil para la entidad
En la categoría de bienes servibles no utilizables, se agrupan aquellos bienes que ya han cumplido con la función
principal, para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la entidad, siendo susceptibles únicamente de
traspaso o traslado a otra entidad, aprovechamiento por desmantelamiento, venta, permuta o dación en pago.
Las razones por las cuales un bien se convierte en no útil para la entidad, se origina en una o varias de las siguientes
circunstancias:
Bienes tipificados como no útiles estando en condiciones de prestar un servicio: Son aquellos bienes que aun
estando en buenas condiciones físicas y técnicas no son requeridos por la entidad para su funcionamiento.
No útiles por obsolescencia: Son aquellos elementos que, aunque se encuentran en buen estado físico, mecánico y
técnico, han quedado en desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos. Además, sus especificaciones
técnicas son insuficientes para el volumen, velocidad y complejidad que la labor exige.
No útiles por cambio o renovación de equipos: Son aquellos elementos que ya no le son útiles a la entidad en
razón de la implementación de nuevas políticas en materia de adquisiciones y que como consecuencia de ello,
quedan en existencia bienes, repuestos, accesorios y materiales que no son compatibles con las nuevas marcas o
modelos adquiridos, así se encuentren en buen estado.
No útiles por cambios institucionales: Son aquellos elementos que han quedado fuera del servicio en razón de los
cambios originados en el cometido estatal de la entidad, o porque se ha decretado la liquidación, fusión o

transformación de entidades originadas por modificación en normas, políticas, planes, programas, proyectos o
directrices generales de obligatorio cumplimiento.
18.1.2 BAJA DE BIENES INSERVIBLES
En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados
tecnológicamente debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico o mecánico o que esa inversión resultaría
ineficiente y antieconómica para la entidad.
Igualmente en este grupo, quedarían reclasificados aquellos bienes que habiendo sido clasificados inicialmente como
servibles no útiles u obsoletos para la entidad con opción de traspaso, venta o permuta, deban ser declarados
inservibles a partir de un nuevo análisis y concepto técnico; donde se demuestra que después de agotados los
procedimientos de traspaso o enajenación, las entidades o posibles interesados en obtener el bien decidieron retirar la
oferta.
Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se origina en una o varias de las siguientes
circunstancias:
a. Inservibles por
daño total o parcial:
En este grupo se consideran aquellos elementos que su daño o destrucción parcial o total, su reparación o
reconstrucción resulta en extremo onerosa para la entidad.
b. Inservibles por deterioro histórico:

Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico
originado por su uso, no le sirven a la entidad.
c. Inservibles por salubridad:

Son aquellos bienes que deben destruirse por motivos de vencimiento o riesgo de contaminación, caso los
medicamentos o los alimentos. El mal estado en que se encuentran no los hace aptos para el uso o consumo y
atentan contra la salud de personas o animales y contra la conservación del medio ambiente.
18.1.2.1 Procedimiento Administrativo para retirar del servicio y dar de baja
a) El funcionario responsable del almacén, enviará anualmente al Asesor de la Dirección General con Delegación
de Funciones del Grupo de Gestión Administrativa y a los responsables o encargados de la administración y
custodia de los bienes de las dependencias los listados referenciales de los inventarios para su revisión, así
mismo se solicitará informen que bienes son susceptibles a retirar del servicio y dar de baja de acuerdo con los
criterios establecidos en el presente manual.
b) En el evento en que el Jefe de una dependencia desee dar de baja un elemento deberá trasladar el bien al
Almacén de conformidad con el procedimiento previsto en el numeral 6.2.4 del presente manual,
indicando las razones por las cuales debe darse de baja de manera definitiva.
c) De acuerdo a la información recibida, el responsable de Almacén genera el informe para el Secretario

General informando sobre la existencia de bienes servibles no utilizables, inservibles u obsoletos que deben
darse de baja, organizados por grupo de inventario e indicando cantidad, valor costo histórico, valor de
depreciación y número de placa.

d) El Secretario General a través del Asesor de la Dirección General con Delegación de Funciones del Grupo de
Gestión Administrativa convocará al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del INVIMA para
proponer la baja de bienes y solicitar las recomendaciones pertinentes.
e) El Grupo de Gestión Administrativa designará un funcionario de la entidad que reúna cualidades técnicas a fin
de que emita un concepto sobre el estado de los bienes. En el evento en que la entidad no cuente con el
personal de planta necesario, el concepto será emitido por un profesional experto previo cumplimiento de los
trámites de contratación administrativa pertinentes. (Ver en mapa de procesos “Procedimiento Adquisición de
Bienes, Servicios y Suministros” – GAD-ABS-PR002).
f) Este estudio y análisis deberá incluir detalles pormenorizados que permitan al Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo del INVIMA evaluar cualitativa y cuantitativamente la relación costo-beneficio para
tomar la decisión correspondiente a la baja y determinar el destino final de los bienes.
g) Una vez reunida la documentación de los numerales anteriores, el Secretario General convocará al Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo del INVIMA, el cual estudiará el concepto técnico emitido, aprobará la
baja de bienes y recomendará el destino final de los mismos; decisiones que constarán en un acta de la cual
se expedirá una copia a la Oficina de Control Interno.
h) Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del INVIMA, enviará al responsable del Almacén copia del
acta que autoriza la baja de los bienes.
i) El responsable de Almacén comunicará a los funcionarios correspondientes qué bienes fueron considerados
como inservibles, obsoletos e innecesarios para programar el traslado, entrega y recepción de los mismos
• Al recibo de los bienes por el Almacén, se elaborará el formato de entrega de elementos devolutivos al
almacén, el cual se firmará por los funcionarios involucrados y se dejarán las observaciones necesarias
sobre su funcionamiento y conservación.
• Una vez los bienes considerados para darse de baja se encuentren trasladados al Almacén, el funcionario
responsable enviará toda la documentación pertinente a la Secretaría General a efectos de proyectar la
resolución que ordene la baja.
• El Director General del Instituto, emitirá Resolución ordenando la baja de los bienes e indicando su destinación
final, conforme a lo señalado en el acta del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del INVIMA.
• Una vez emitida la Resolución de baja de bienes por parte del Director General, el Grupo de Gestión
Administrativa procederá a elaborar los respectivos comprobantes de egreso y a realizar las acciones
necesarias para ejecutar las bajas.
j) El Grupo de Gestión Administrativa remitirá al Grupo Financiero y Presupuestal los comprobantes de baja de
bienes, la resolución de baja de bienes y los soportes correspondientes, con el fin de que se realicen los
registros contables correspondientes.
18.1.3 BAJA DE BIENES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR

Esta modalidad de salida, se origina cuando aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en almacén han
desaparecido y se ha declarado la imposibilidad de su recuperación, caso en el cual se deben gestionar los aspectos
legales, administrativos y contables a que haya lugar. En cualquiera de los casos comprobados de hurto, o pérdida

por caso fortuito o fuerza mayor, se debe realizar la baja definitiva en los correspondientes registros administrativos y
contables.
Las siguientes personas tienen el deber de informar a las autoridades competentes los hechos que dieron origen a la
pérdida, daño o hurto, tan pronto han tenido conocimiento del hecho, allegando los correspondientes documentos
probatorios:
→ Fu
ncionario o persona a cuyo cargo figuren los bienes;
→ Jefe de la dependencia, si no los hubiere entregado a persona alguna o hubiere omitido hacerle firmar el
correspondiente inventario;
→ Funcionario responsable del Almacén, si se trata de bienes en bodega;
→ Cualquier otra persona o funcionario que tenga conocimiento de los hechos.
Dentro del procedimiento a seguir se tendrán en cuenta los siguientes pasos:
a) En caso de hurto, una vez confirmado el hecho, el funcionario a quien le ocurrió el evento o aquel a cuyo
cargo estaban los bienes, precederá a informar de ello a la Secretaria General por escrito que debe contener:
código de inventario, la descripción del bien extraviado y el responsable en el inventario personalizado,
anexando la denuncia respectiva elevada ante las autoridades competentes. (Por medio virtual en la página de
la policía o presencial)
b) Con base en la información anterior, el Grupo de Gestión Administrativa elabora el escrito de reclamación a
la aseguradora correspondiente para que se proceda a la indemnización o reposición respectiva.
c) La Secretaría General ordenará la exclusión del inventario de los elementos extraviados, anexando copia del
denuncio de la pérdida o hurto.
d) El Grupo de Gestión Administrativa (Almacén) realiza el comprobante de baja de bienes de los elementos
perdidos de acuerdo a los soportes respectivos.
e) El Grupo de Gestión Administrativa (Almacén), remite al Grupo Financiero y Presupuestal copia del
comprobante de egreso de baja y los soportes con el fin de realizar los ajustes contables a que haya lugar.
f) La Secretaría General enviará copia de los documentos pertinentes al Grupo de Control Disciplinario Interno de
la entidad con el fin de adelantar las investigaciones disciplinarias correspondientes
g) Para el caso de las responsabilidades fiscales, de llegarse a un arreglo con el responsable del bien a través
de pago o reposición, tal hecho se informará al Organismo de Control Fiscal que adelante el proceso de
responsabilidad fiscal de ser el caso.
h) Las actuaciones administrativas o relacionadas con el proceso de Responsabilidad Fiscal, deben ser
consideradas atendiendo lo dispuesto en la normatividad vigente, mientras que los registros y fundamentos
contables para cada una de las etapas del proceso, deben ajustarse a lo expuesto en el Régimen de
Contabilidad Pública.
i) Cuando la pérdida o daño definitivo suceda por caso fortuito o fuerza mayor, quien tenía en uso el bien en el
momento del evento o aquella persona que lo tiene a su cargo, presentará por escrito informe
pormenorizado a Secretaria General, anexando copia de los registros, fotos, documentos y demás evidencias
de los hechos si es el caso.
j) El Grupo de Gestión Administrativa (Almacén), realiza la verificación física del inventario de bienes en la
dependencia en la cual ocurrió el siniestro, se elabora acta de verificación de inventario en la cual se
determinan los faltantes, y con el informe se hará la reclamación a la compañía de seguros.
k) La Secretaría General ordena, la exclusión del inventario de los elementos extraviados, anexando copia de los
documentos correspondientes.
l) El Grupo de Gestión Administrativa (Almacén) realiza el comprobante de baja de bienes de los elementos
faltantes a causa del siniestro.

m) El Grupo de Gestión Administrativa (Almacén), remite al Grupo Financiero y Presupuestal copia del
comprobante de egreso de baja y los soportes con el fin de realizar los ajustes contables a que haya lugar.
18.1.4 DESTINOS FINALES

Basado en la resolución que define el destino final, acta y demás documentos soportes que reglamenten el proceso,
el responsable del Almacén, el Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa o el Secretario General procede a
ejecutar el destino final autorizado según corresponda.
El destino final de los bienes dados de baja pueden ser: venta, permuta, donación, dación en pago, traspaso o
traslado a otra entidad, aprovechamiento o destrucción.
18.1.5 VENTA Y ENAJENACIÓN DE BIENES

Para todos los efectos de enajenación de bienes de propiedad del INVIMA se deberá seguirse con lo dispuesto en el
Decreto 4444 de 2008, las demás normas que conforman el Estatuto de Contratación Administrativa y las normas
vigentes en la materia.
18.1.6 PERMUTA
Para efectuar esta operación deberán seguirse las disposiciones civiles y comerciales vigentes. El avalúo de los
bienes que se entreguen o reciban en parte de pago, lo hará la respectiva entidad. Esta operación comercial tiene
como soporte el contrato de Permuta.
18.1.7 BIENES ENTREGADOS EN DACIÓN DE PAGO

La dación en pago es una modalidad de extinción de las obligaciones que consiste en que el INVIMA soluciona o
paga una obligación determinada con una prestación distinta de la debida, entregando para estos efectos un bien
del inventario del Instituto.
Únicamente el Representante Legal de la entidad o el funcionario que él delegue, puede autorizar la salida de bienes
por dación en pago.
En la autorización se tratará lo correspondiente a la operación, contrato, condiciones, movimientos en los registros

contables y del valor o avalúo de los bienes, entre otros.
El comprobante de egreso lo tramitará el responsable del Almacén atendiendo la autorización del Representante
Legal o del funcionario que él delegue, debidamente soportada en los documentos oficiales, las leyes y normas
vigentes y aquellos que soportan el contrato correspondiente.
Contablemente, para los bienes catalogados como servibles no útiles u obsoletos, se debe retirar el activo objeto de
la dación en pago, teniendo para ello en cuenta los valores inherentes al mismo (costo histórico, depreciación,
valorización y provisión etc.), debitando la obligación reflejada en el pasivo, si hay pago acreditando el disponible, y
finalmente de acuerdo con la diferencia resultante, se afectará un ingreso o un gasto extraordinario.
18.1.8 DESMANTELAMIENTO PARA APROVECHAMIENTO

Procede cuando máquinas, equipos, aparatos, entre otros, pueden ser desagregados, perdiendo su carácter de bien
unitario con el fin de reutilizar las partes servibles en reparar u obtener otros bienes de iguales características o para la
instrucción académica; todo bien tipificado como servible no utilizable o inservible es susceptible de ser aprovechado y

se presenta cuando su costo de mantenimiento o vigilancia es demasiado oneroso para la entidad o cuando existe
pérdida parcial o daño irreparable del bien.
Para el desarrollo de este procedimiento, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del INVIMA delegará
en el grupo de Gestión Administrativa para que supervise el proceso de desmantelamiento, del cual se levantará acta
discriminando las partes o equipos recuperados y las desechadas como residuo por inservibles.
Contablemente, de acuerdo con el acto administrativo que determine su baja y destino final, se retirará el bien de las
Propiedades, Planta y Equipo con sus valores inherentes, y se afectará el gasto extraordinario y las partes o equipos
resultantes del aprovechamiento se incorporarán en las Propiedades, Planta y Equipo como Equipos y Materiales en
depósito con contrapartida en un ingreso por recuperación.
18.1.9 TRASLADO DE BIENES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS
De acuerdo con el hecho que origina el traslado se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) Si la entidad ha determinado que posee bienes servibles no utilizables u obsoletos, o tipificados como
inservibles, y considera que uno de los posibles destinos para darles salida definitiva es a través del traslado a
otra entidad, deberá realizar un ofrecimiento mediante documento escrito a aquellas entidades que de acuerdo
con su conocimiento o bases de datos, estén interesadas en obtener dichos bienes.
b) La entidad interesada deberá manifestar igualmente por escrito su interés de recibir estos bienes, y previo
estudio donde se evidencie que la entidad está en capacidad de recibir el traslado, se procederá a suscribir
entre las partes el acto administrativo de entrega y recibo debidamente motivado, al que deberá anexarse
documento expedido por el Director, en la entidad que entrega, donde certifique que los bienes traspasados
en el estado en que se encuentran no son requeridos por la entidad, o que existe orden expresa basada en
normas legales o políticas de la entidad.
El acta de entrega firmada por las partes en señal de conformidad oficializara la transacción, y debe señalar el origen
o causa del traslado o traspaso, relacionar y detallar las características de los bienes objeto del traslado o traspaso, la
conformación de su valor en libros, y en caso de determinarse el valor del avaluó técnico por el cual la entidad receptora
ingresara los bienes a su patrimonio.
18.2 DONACIÓN
La donación de bienes de la entidad sólo es posible hacia otras entidades del Estado, en ningún caso podrán donarse
bienes del Instituto a personas naturales o jurídicas de derecho privado, de conformidad con la prohibición contenida
en el artículo 355 de la Constitución Política. En todos los casos, la donación entre entidades públicas procederá
siempre que exista autorización legal previa y se observen las prioridades, requisitos y procedimientos
establecidos en la constitución, leyes y reglamentos del Gobierno Nacional en la materia.
18.2.1 DESTRUCCIÓN
Este procedimiento será aplicado únicamente a los bienes tipificados como inservibles, almacenados que deban
destruirse por motivos de vencimiento (medicamentos, alimentos), desuso por merma, rotura, etc., la destrucción se
dará en cumplimiento de lo autorizado en el Acta y Resolución de Baja de acuerdo con lo aquí estipulado.
Como última opción a tenerse en cuenta, este procedimiento puede ser realizado por todas las entidades previo
cumplimiento de lo estipulado en este manual y por lo establecido al interior de cada entidad, así:

• Emitir la resolución que autoriza la Baja y el destino final, indicando las causas que originan la destrucción del
bien.
• Elaborar el Acta de Destrucción en el momento de ejecutar la acción; en la cual se indica la causa de la
destrucción, lugar (instalaciones de la entidad o sitios de disposición final de desechos -, fecha, disposición
final de los desechos, personal que participó, etc.), anexando material fotográfico o fílmico como pruebas de la
acción.
Esta acta será suscrita por el Representante Legal o su delegado, el responsable del Almacén y demás
funcionarios que intervengan en la destrucción física de los elementos.
Para aquellos bienes que requieran un procedimiento especial para su destrucción como la incineración, la entidad
deberá gestionar la autorización ante las entidades responsables de velar por la conservación del medio ambiente si
el caso lo amerita, ante aquellos organismos reguladores a nivel Nacional.
18.2.2 BAJA DE BIENES QUE NO SON PROPIEDAD DE LA ENTIDAD

Es la salida definitiva de los bienes que por alguna razón fueron incorporados al inventario de Propiedades, Planta y
Equipo, y que previa verificación técnica y legal, se identificó que no son propiedad del ente público, por lo cual se
debe realizar la entrega al correspondiente dueño quien deberá demostrar su propiedad.
Mediante Acta de Baja se formalizará la salida de estos bienes, la cual detallará las razones que justifican este hecho,
la autorización del retiro de los registros administrativos y contables, Se deberá anexar copia del documento que
certifique la propiedad de quien reclame y el acta de entrega debidamente firmada por las partes.

CAPITULO VII
19 INVENTARIOS
Es la relación ordenada, completa, detallada y valorizada de toda clase de bienes que integran el patrimonio de la
Entidad y que se actualiza periódicamente mediante verificaciones físicas en cada dependencia.
El inventario permite conocer de manera real sus existencias, verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar mediante
información confiable y oportuna los bienes de la entidad y así evitar errores, pérdidas, inmovilización, en cumplimiento
de lo establecido por los Organismos de Control y la Contaduría General de la Nación, que disponen velar por el
registro permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y Equipo - devolutivos, consumo,
servibles o inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros, que conforman el patrimonio de la
entidad, de acuerdo con las normas vigentes en lo referente a las operaciones que afectan el manejo del inventario.
19.1 TIPOS DE INVENTARIOS

Los inventarios que se realizan en la entidad son: inventarios por cierre de vigencia (obligatorio), inventario periódico,
e inventario personalizado, con el fin de permitir mantener actualizadas las cifras que componen el patrimonio del
instituto y controlar los bienes, en especial los que se encuentran en servicio.
El inventario de bienes en servicio se puede efectuar de dos formas: bienes a cargo de las dependencias y/o a partir
de los inventarios personalizados, cuyo desarrollo puede ser conjunto o por separado.
• Inventario por Cierre de Vigencia: Es la verificación física y detallada que se realiza sobre los bienes los bienes
activos y de consumo controlados cada cierre de vigencia fiscal.
• Inventario Personalizado: Es la verificación física y detallada que se realiza sobre los bienes activos y de
consumo controlados asignados a los funcionarios y contratistas que laboran en la entidad.
• Inventario Periódico: Es la verificación física y detallada que se realiza sobre bienes activos y de consumo
controlados que se realiza por motivo de cambio de responsables de los elementos activos.
19.2 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LOS INVENTARIOS PERIÓDICOS Y PERSONALIZADOS
• Generación de un reporte o listado de inventario general personalizado de la dependencia.

• Verificación física de la existencia de los bienes en la dependencia, identificando en cada uno de los activos:
• Código del inventario
• Características del bien (ubicación, marca, modelo, estado)
• Funcionario responsable
• Actualización de la información en el software de activos, en los casos de cambios de responsables en el
inventario general y personalizado, traslado entre dependencias.
• Generación de un reporte o listado de inventario general para la firma de cada funcionario responsable en la
dependencia.
• Una vez que se termine el conteo físico con las cifras reflejadas en el listado, se procederá a elaborar un
acta de verificación de inventario, enunciando las novedades que se pueden presentar.

• Remitir informe de resultado de la verificación del inventario a Secretaria General el cual detalla las novedades
encontradas.
• Entregar copia del inventario personalizado actualizado firmado en cada dependencia.
19.3 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LOS INVENTARIOS POR CIERRE DE VIGENCIA

El Grupo de Gestión Administrativa, remite a todas las dependencias el cronograma de trabajo, en el cual se
especifican las fechas en las cuales se llevará a cabo la verificación física del inventario, dependencia y el funcionario
a cargo del mismo.
• Generación de un reporte o listado de inventario general personalizado de la dependencia.

• Verificación física de la existencia de los bienes en la dependencia, identificando en cada uno de los activos:
• Código del inventario
• Características del bien (ubicación, marca, modelo, estado)
• Funcionario responsable
• Actualización de la información en el software de activos, en los casos de cambios de responsables en el
inventario general, traslado entre dependencias.
• Generación de un reporte o listado de inventario general para la firma del funcionario responsable de la
dependencia.
• Una vez que se termine el conteo físico con las cifras reflejadas en el listado, se procederá a elaborar un
acta de verificación de inventario, enunciando las novedades que se pueden presentar.
• Entregar copia del inventario personalizado actualizado firmado en cada dependencia.
• Remitir informe de resultado de la verificación del inventario a Secretaria General el cual detalla las novedades
encontradas.
• Durante el inventario o toma física deberán complementarse o adherirse las placas a los bienes que no las
tengan. Los números a adherir serán los que correspondan en el sistema.
• Durante el proceso de conteo se identificarán los bienes que requieran reparación, los que son servibles
pero no utilizables en la entidad, los inservibles u obsoletos, entre otros.
Hasta tanto no se efectué el inventario general de la entidad, no se tendrá certeza sobre los faltantes o sobrantes
reales encontrados. Pueden existir compensaciones validas entre ellos que es necesario ajustar y reclasificar entre
responsables y dependencias.
19.4 DE BIENES EN BODEGA

Será la verificación cuantitativa de los bienes - Propiedades, Planta y Equipo (devolutivos), Cargos Diferidos
(consumo), que se encuentra en el almacén de la entidad y/o registrados en las cuentas de bodega o a cargo del
almacenista, para ser utilizados en el futuro (nuevos o para reutilización, por estar en o para mantenimiento o por
haber sido reclasificados para ser dados de baja por obsoletos, no utilizables o como inservibles.
La actualización de esta información puede realizarse en fechas diferentes a la toma física anual y estarían
comprendidas durante el período contable, este proceso no se constituye en una toma física obligatoria, se realizará
de acuerdo con el interés que tenga la entidad o por iniciativa del responsable del Almacén.
19.4.1 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Físicamente los elementos se ordenarán de forma lógica, en el espacio donde se encuentran ubicados, la
organización incluye limpieza, pasillos despejados y la consecución de elementos que permitan realizar la toma física

de forma segura y apropiada -escaleras de mano, tapa bocas, entre otros buscando que dicho ordenamiento
contribuya y facilite el conteo físico.
Se procede a efectuar la verificación física elemento a elemento; el conteo se registrará o verificará en el reporte
diseñado para tal fin.
Terminado el proceso se valoran los sobrantes y faltantes detectados, se elaborarán los comprobantes de ajuste, se
remiten con el informe definitivo del proceso al Grupo Financiero y Presupuestal.
19.5 ACTA DE LA TOMA FÍSICA

Al finalizar el procedimiento en cada dependencia, se levantará un acta que debe contener como mínimo los
siguientes datos:
• Lugar y fecha;
• Nombre de la entidad;
• Dependencia o almacén donde se encuentran ubicados los bienes;
• Datos del funcionario o responsable de su custodia;
• Información de los Funcionarios que acompañan el proceso.
El listado de inventario anexo al acta, deben contener como mínimo:
• Nombre y cargo del responsable del Inventario;

• Nombre y código de la dependencia;
• Descripción Nombre del bien;
• Grupo y subgrupo de inventario;
• Codificación o número de placa;
• Unidad de medida;
• Valor histórico de los bienes;
• Valor total del inventario por dependencia;
• Firmas (responsable del inventario, quien verifica por la dependencia y del encargado de inventario del almacén).
De existir diferencias, se debe consignar en el acta las razones expresadas por el responsable de manejo para
explicarlas, así como las averiguaciones y verificaciones que haya realizado el responsable del Almacén o
responsable de la administración de los bienes, sobre el particular.
Se debe dejar constancia de que todos los elementos sometidos a recuentos, quedarán bajo la responsabilidad del
funcionario que al momento los tiene bajo custodia para el caso de bienes en bodega estarán bajo la custodia del
responsable del Almacén, hasta aclarar lo sucedido.
El acta debe contener recomendaciones, comentarios, análisis, si a ello hay lugar, y firma de los actuantes.
19.6 INFORMES A EMITIR PARA FORMALIZAR EL PROCESO DE TOMA FÍSICA EN LA ENTIDAD INVENTARIO
FÍSICO
En los informes deben quedar relacionados todos los elementos de consumo y devolutivos que se tengan en bodega
y los bienes devolutivos en servicio de propiedad y a cargo de la entidad con corte a la fecha de realizada la toma física
o a 31 de diciembre de cada año.

La relación debe estar ordenada por dependencias y responsables de su uso o custodia y seguir los parámetros de
clasificación y codificación contable de los bienes, atendiendo la clase, grupo, cuenta, sub-cuenta, auxiliar y
denominación.
Detalle por bien:
• Fecha y precio de adquisición o costo histórico; si no es posible, entonces su valor de reposición

técnicamente establecido.
• Número de placa o código asignado,
• Descripción o nombre del bien o elemento;
• Fecha de activación o puesta en servicio;
• Costo histórico;
• Depreciación acumulada;
• Valor actual
Resumen de los saldos de cada una de las cuentas contables y el total de su sumatoria
• Costo histórico
• Depreciación acumulada;
• Valores actualizados a 31 de diciembre.
Otros informes que se deben presentar, son aquellos que permitan recoge transacciones, datos y sucesos
observados al momento de realizar la toma física, como son:
• Traslados realizados entre dependencias y funcionarios;

• Listado definitivo de bienes inservibles, servibles no utilizables, obsoletos;
• Listado definitivo de sobrantes y faltantes para que la Secretaria General ordene se inicie la
investigación administrativa o el proceso de responsabilidad a que haya lugar, informe que debe pasar
inmediatamente al Grupo Financiero y Presupuestal.
• Conciliación final, se realizará en conjunto con el Grupo Financiero y Presupuestal a partir del informe
final de inventarios y su confrontación con la información de almacén y los registros contables.
Para efectuar la conciliación se debe tener claridad en:
Sobrantes Justificados; Si aparecen elementos sobrantes, originados por omisiones o errores en los registros, se
deben incorporar, elaborando un comprobante de entrada, el cual se soporta en el acta de la diligencia, verificando
previamente la veracidad del hecho. Si los bienes se encuentran en servicio, se efectuará adicionalmente la salida
correspondiente, para dejarlos a cargo de la dependencia o funcionario que los esté utilizando.
Sobrantes No Justificados, De encontrarse sobrantes cuyo origen no se puede determinar, tomando como soporte el
acta de verificación de inventario se cita al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del INVIMA de Manejo
de Bienes, quien determinará el procedimiento a seguir para su incorporación a los inventarios, con cargo a quien los
tiene en uso.
Si la valorización requiere de conocimiento técnico o científico especializado, se realizará mediante la actuación de un

perito que reúna las calidades para tal fin, de no existir personal capacitado dentro de la entidad para realizarlo,
mediante autorización del ordenador del gasto se hará la contratación correspondiente.

Faltantes Justificados: Si al final del procedimiento se concluye que hay faltantes, pero ellos tienen como origen
posibles errores u omisiones en los registros, plenamente comprobados y documentados, se procede a efectuar los
registros y ajustes del caso, dejando consignado expresamente el error u omisión que originó el hecho en el acta y en
el comprobante correspondiente.
El comprobante llevará el visto bueno del funcionario responsable o delegado para el proceso.
Faltantes No Justificados: Cuando existan elementos faltantes no Justificados o que no sea procedente o viable su
compensación, en el informe final de inventario se dejará constancia del hecho, para que el Responsable del Almacén
traslade oficialmente a Secretaria General, el informe respectivo y copia del acta de verificación de inventario con la
información inicial presentada por el usuario o responsable del bien, documentación, que será tenida en cuenta
por la Secretaria General para evaluar cuantitativa y cualitativamente el grado de importancia y así dar traslado al
Grupo de Control Interno Disciplinario, de acuerdo con los procedimientos de responsabilidades desarrollados.
Compensaciones: Las compensaciones de faltantes, con sobrantes que se presenten simultáneamente, se realizarán
previa autorización de la Secretaria General. En tal evento debe existir similitud entre los elementos en cuanto a
características físicas, técnicas, clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido originar confusión en los recibos o
salidas de los bienes.
Para registrar la incorporación de sobrantes y la eliminación de faltantes, deberán producirse los comprobantes de
ingreso y egreso en forma simultánea. Los que quedarán soportados con la copia del acta de valoración y el
pronunciamiento emitido por Secretaria General y en la que se reconocen los sobrantes y faltantes del ejercicio y se
determina realizar los correspondientes ajustes.
Los informes del inventario anual, tendrán como mínimo los siguientes destinos:
• Copia para el Grupo Financiero y Presupuestal,

• Copia para el Almacén.
20 CONTRATACIÓN DE LA TOMA FÍSICA CON FIRMAS EXTERNAS
Si se decide contratar con una firma externa especializada la toma física de inventarios, es preciso efectuar
inicialmente un diagnóstico de la situación actual de la entidad que permita contar con una base de datos actualizada,
especialmente en aspectos de ubicación y responsables de los bienes, lo que permite fijar con claridad los objetivos y
el alcance del contrato.
Para la contratación se debe verificar que las firmas proponentes o las personas que la integran acrediten experiencia
en esta clase de procesos y que dentro de las obligaciones del contratista se definan objetivos tales como:
a) Realización de inventarios individualizados y/o personalizados.
b) Conciliación de cada uno de los elementos incluidos en el sistema de control, con los resultados del trabajo de
la firma contratada.
c) La conciliación que se haga debe permitir a la entidad tener claridad de los faltantes a fin de establecer
posibles responsabilidades, así como de sobrantes con el fin de proceder a incorporarlos, y poder realizar los
ajustes contables pertinentes.

d) Igualmente y considerando que uno de los principales problemas respecto de los inventarios físicos, es no
disponer del dato de fecha de adquisición o del costo histórico; se debe prever que la firma contratada
mediante un estudio de reconocido valor técnico (a través de perito o valor de mercado, etc.), proceda a
determinar estos valores para aquellos elementos sin información.
e) El informe final del inventario o informe para formalizar el proceso, deberá estar clasificado en los grupos
definidos en el aparte "Resultados a obtener con la toma física", sin omitir el costo histórico o fecha de
adquisición, depreciación y valor actualizado.
De igual forma, el contrato debe contemplar la elaboración y entrega de un cronograma o plan de cómo realizar la
toma física, que se constituiría en una herramienta de trabajo y como orientación para que la entidad realice el
seguimiento posterior y fije parámetros mínimos de control al resultado obtenido.
Lo anterior se establece como base para la contratación, la entidad establecerá las demás condiciones y obligaciones
en el contrato, de acuerdo con sus propias necesidades.
20.1 VALORACION DE LOS INVENTARIOS

Todos los inventarios deben estar valorizados con el precio que corresponda a cada uno de los bienes o elementos
que en ellos figuren, tomados de las siguientes fuentes:
Para elementos devolutivos

a) El que figure en el inventario anterior
b) El de compra
c) El que fije la administración mediante avalúo.
Para los inmuebles

a) El avalúo catastral
b) El del inventario anterior
c) El de compra
d) El que fije la administración mediante avalúo.
El valor de las propiedades, planta y equipo es objeto de actualización mediante la comparación del valor en libros
con el costo de reposición o el valor de realización esta puede establecerse mediante avalúo técnico. Se debe tener
en cuenta la relación costo-beneficio para la entidad, a través de personal especializado al interior de la entidad o
con el apoyo de otras entidades públicas siempre que cuenten con la capacidad e idoneidad para la realización, o
mediante la contratación de personas naturales o jurídicas si el nivel de complejidad del caso lo requiere, previa
autorización del Representante Legal y cumpliendo lo establecido en normatividad vigente.
La frecuencia de actualización de las propiedades, planta y equipo debe efectuarse con periodicidad de tres años a
partir de la última realizada se debe registrar en el periodo contable respectivo, no es obligatoria la actualización de
los bienes muebles cuyo costo histórico sea inferior a 35 salarios mínimos mensuales legales vigentes ni las
propiedades, planta y equipo ubicadas en zona de alto riesgo.
De encontrarse en los registros bienes sin costo histórico o valor de adquisición, es deber de la administración
adelantar las acciones requeridas para actualizar dicho valor.
El grupo de Gestión Administrativa es el responsables de elaborar los estudios previos para la adquisición del
servicio de avalúo técnico y presentarlos al grupo de Adquisiciones y Suministros y al grupo de Gestión Contractual
quien se encargará de adelantar el respectivo proceso.

21 RESPONSABILIDADES
21.1 RESPONSABILIDADES DE BIENES

Los funcionarios del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA, contratistas y todas las
personas que tengan usen administren, custodien o trasporten bienes de propiedad de la Entidad, son responsables de
la pérdida o daño que sufran, cuando no provengan del deterioro natural de su uso o de otra causa justificada. Además,
deberán efectuar la reposición de los bienes cuando la pérdida, daño o uso impropio o no autorizado, sea causado por
ellos o por cualquier persona de cuyos actos sean responsables.
La responsabilidad de los empleados que manejan bienes se limita a los que bajo cualquier título tenga en existencias en
el Almacén y los que les hayan sido entregados para su servicio.
22 RESPONSABILIDADES DE BIENES EN DEPÓSITO
Es responsable de bienes en depósito, la persona que cumple las funciones de Almacenista, quien recibe, custodia o
suministre elementos dentro del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA.
El encargado de bienes en depósito tiene las siguientes responsabilidades:
• Recibo, suministro o provisión de los bienes de la Entidad.

• Manejo, administración, custodia, protección de devolutivos y consumo, servibles e inservibles en depósito a su
cargo.
• Presentar solicitud oportuna de cambio de aquellos productos próximos a su vencimiento.
• Realizar los registros adecuados, ordenados y actualizados de los bienes en depósito a su cargo.
•
23 DETERMINACION DE LA RESPONSABILIDAD
La responsabilidad administrativa y fiscal del encargado de bienes en depósito, se determina a través del proceso
disciplinario adelantado por la Oficina de Control Interno Disciplinario y del proceso de responsabilidad fiscal.
24 RESPONSABILIDADES DE BIENES EN SERVICIO
Todo funcionario, contratista, o funcionarios de otras entidades o de particulares que deban usar bienes de propiedad del
Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA, se constituirán en responsables de los bienes en
servicio.
25 FORMATOS
Para efectos de realizar los movimientos del almacén descritos en el presente Manual de Manejo de Bienes los
responsables deben utilizar los formatos que para el efecto se consagran en el Manual de Procedimientos del
Instituto, bajo los procedimientos del Grupo de Gestión Administrativa (caracterización GBS) y que pueden ser
consultados en la dirección electrónica https://www.invima.gov.co/procesos.

26 GLOSARIO DE TÉRMINOS
Almacén. Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los
cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una entidad para que ésta cumpla los objetivos
propuestos.
Almacenista. Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y
suministro de los bienes de una entidad.
Amortización. Reducción al valor en libros de una partida de activo fijo. Devolución gradual de una deuda; redención
de los valores mediante pagos periódicos. Se refiere también a la distribución del costo de un activo amortizable
durante el tiempo en que contribuye a la generación de ingreso al cumplimiento de actividades propias de la función
administrativa o cometido estatal de un ente público.
Avalúo. Estimación que se hace del valor o precio de un bien.
Avalúo Técnico. Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de
reposición de un activo.
Beneficio. Diferencia existente entre el ingreso total y el costo total.
Bien: Artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos
en proceso de producción.
Bienes muebles. Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose por sí mismos, o por
fuerza externa; se exceptúan los que, siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destino.
Compensación. Acción que se produce cuando se completa el número de bienes faltantes con bienes sobrantes de
similares características físicas o técnicas, tales como: Clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido generar
confusión en los recibos o salidas de almacén.
Costo histórico. Está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y
gastos en que ha incurrido el ente para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en
condiciones de utilización o enajenación. Además, harán parte del costo histórico las adiciones y mejoras efectuadas
a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso.
Costo de reposición. Representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el
costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes.
Depreciación. Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil
estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que conserve la
capacidad operativa o productiva del ente público.
Desmantelamiento. Proceso de desarme de todas las partes que componen un bien.
Dación en pago. Sistema utilizado para cancelar una obligación, donde los contratantes convienen sustituir el efectivo
por otro tipo de bien que, al entregarse, extingue la obligación original.
Donación. Transferencia de bienes de una persona a otra sin contraprestación alguna.

Informe administrativo. Documento donde se relacionan las diferentes actuaciones y diligencias que se efectuaron o
se deben efectuar para comprobar, determinar, gestionar, decidir o tomar acciones en actos de responsabilidad
individual o institucional.
Inventario. Relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: número
de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o active, valor de compra, precio de venta, fecha de
adquisición, etc.
Manual. Documento detallado que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones e información sobre
políticas, métodos, funciones, sistemas y procedimientos de actividades de una entidad.
Mejoras. Conjunto de erogaciones u obligaciones contraídas con relación a un activo, que tiene como efecto
introducir cambios cualitativos al bien y que no aumentan su productividad sino que la recuperan.
Obsolescencia. Es la caída en desuso de máquinas, equipos y tecnologías motivada no por un mal funcionamiento
del mismo, sino por un insuficiente desempeño de sus funciones en comparación con las nuevas máquinas, equipos y
tecnologías introducidos en el mercado
Perito. Es toda persona a quien se atribuye capacidad técnico-científica, o práctica en una ciencia o arte.
Permuta. Contrato por el cual cada uno de los contratantes se obliga a dar una cosa para recibir otra.
Reclasificación. Reorganizar o reordenar por grupos o clases los bienes de la entidad.
Reposición. Reemplazar por otros iguales o de similares características.
Precio de mercado. Es el precio al que un bien o servicio puede adquirirse en un mercado concreto y se establece
mediante la ley de la oferta y la demanda conforme a las características del mercado en cuestión. Es el valor que
resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y demanda en el mercado.
Procedimiento. Consiste en la secuencia correcta y ordenada de actividades para la realización de un proceso o tarea.
Valor presente. Corresponde al valor que resulta de descontar la totalidad de los flujos futuros generados por un
activo o pasivo, empleando para el efecto una tasa de descuento.
Valor de realización. Representa el importe en efectivo o su equivalente en el cual se espera sea convertido un
activo o liquidado un pasivo, en condiciones normales.
Venta. Operación mercantil consistente en el traspaso o transferencia del dominio de un bien servible o inservible,
que una persona natural o jurídica hace a otra, a cambio de un precio representado en dinero.
Vida útil. Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su propietario; el periodo de vida
podrá ser mayor o menor que la vida material o cualquier vida económica comúnmente reconocida.


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GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DEL INSTITUTO NACIONAL

ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA

1.1. OBJETIVO GENERAL 7

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 7

1.3. MARCO LEGAL 7

1.4. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN LA ENTIDAD 8

2 CLASIFICACION ADMINISTRATIVA DE LOS BIENES 9

3 CONTROL DE BIENES INMUEBLES 10

3.1 BIENES INTANGIBLES 11

4 RECLASIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS A BIENES DE CONSUMO 13

5 CLASIFICACION CONTABLE DE LOS BIENES 14

5.1 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 14

5.2 RECONOCIMIENTO PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 15

5.3 DEPRECIACIÓN / AMORTIZACIÓN 16

ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA

6.1 ESTRUCTURA ORGANICA 17

6.2 FUNCIONES DEL SERVIDOR PUBLICO QUE CUMPLE ACTIVIDADES DE ALMACENISTA 17

6.4 CRITERIOS GENERALES PARA EL MANEJO DEL ALMACEN 18

8 INGRESO O ENTRADAS DE ELEMENTOS AL ALMACEN 19

8.1 COMPROBANTE DE INGRESO AL ALMACÉN 19

9 MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES: 20

9.1 PROCEDIMIENTO GENERAL 20

9.2 INGRESO POR COMPRAS GENERALES 21

9.3 INGRESO POR COMPRAS POR CAJA MENOR 22

9.4 INGRESO DE PARTES POR APROVECHAMIENTO A PARTIR DEL DESMANTELAMIENTO 22

9.5 INGRESO POR RECUPERACIÓN DE BIENES 22

9.6 INGRESO POR SOBRANTES 23

9.7 INGRESO A PARTIR DE COMPENSACIONES 23

9.8 INGRESO POR REPOSICIÓN 23

9.9 INGRESO DE BIENES ENTREGADOS A LA ENTIDAD DE MANERA PROVISIONAL EN DEMOSTRACIONES O

9.10 INGRESO POR BIENES RECIBIDOS SIN CONTRAPRESTACIÓN 24

9.11 INGRESO POR TRASLADO DE BIENES ENTRE ENTIDADES 24

9.12 INGRESO POR DONACIONES 24

9.13 INGRESO A PARTIR DE SENTENCIAS 25

ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA

9.14 INGRESO POR ENTREGAS PARCIALES 25

9.15 INGRESO BIENES INMUEBLES 25

9.16 REINTEGRO AL ALMACÉN DE LOS BIENES QUE SE ENCUENTRAN EN SERVICIO 26

11 EGRESOS O SALIDAS DE ELMENTOS DE ALMACEN 26

12 COMPROBANTES DE EGRESOS DEL ALMACÉN 27

13 SALIDAS DE BIENES DE CONSUMO 27

14 SALIDAS DE BIENES DEVOLUTIVOS 28

15 TRASLADOS ENTRE DEPENDENCIAS O USUARIOS 28

15.1 COMPROBANTE DE TRASLADOS DE ACTIVOS 29

16 SALIDA O TRASLADO DE BIENES ENTREGADOS EN PRÉSTAMO A TRAVÉS DE CONTRATOS DE USO O

17 SALIDA O TRASLADO DE BIENES ENTREGADOS A TRAVÉS DE CONTRATOS DE COMODATO 30

18.1 CLASIFICACIÓN DE LAS BAJAS 32

ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA

19.1 TIPOS DE INVENTARIOS 39

19.2 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LOS INVENTARIOS PERIÓDICOS Y PERSONALIZADOS 39

19.3 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LOS INVENTARIOS POR CIERRE DE VIGENCIA 40

19.4 DE BIENES EN BODEGA 40

19.5 ACTA DE LA TOMA FÍSICA 41

20 CONTRATACIÓN DE LA TOMA FÍSICA CON FIRMAS EXTERNAS 43

20.1 VALORACION DE LOS INVENTARIOS 44

21.1 RESPONSABILIDADES DE BIENES 45

22 RESPONSABILIDADES DE BIENES EN DEPÓSITO 45

24 RESPONSABILIDADES DE BIENES EN SERVICIO 45

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1.1. OBJETIVO GENERAL

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS