“UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA”

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS CONTABLES Y

ADMINISTRATIVAS
ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE
ADMINISTRACIÓN

DOCENTE:
Dr. Alex Miguel Hernández Torres

ASIGNATURA:
Sistema de Información Gerencial

CICLO: X

ALUMNOS:

Burga Riojas Kevin Rodmel.

Boñón Pérez Lorena Yaricsa.
Ocas Reyes Alexis Luis.
Sangay De Los Santos Luz Esther.

Cajamarca - 2019
 INTRODUCCIÓN

Vivimos en una época en donde la competencia por hacerse con un espacio en un mercado
cada vez más saturado se hace más grande y fuerte, debido a la implementación de nuevas
técnicas de administración, y de la implementación de nuevas herramientas y tecnología.
Son muchas las empresas que surgen cada día, y son muchas también las que desaparecen.
Dentro de este contexto, es importante la capacidad de una empresa para hacer cada vez
más eficientes sus procesos, siendo esta es una habilidad necesaria para tener éxito. Las
empresas buscan nuevas formas de obtener ventajas sobre sus competidores, y para lograr
esto es necesario contar con un sistema de información gerencial que permita una acertada
administración de la información para una correcta toma de decisiones.
Gestionar la información es un proceso que abarca desde el inicio del ciclo de la
información dentro de la empresa hasta el fin del mismo. Es decir, tiene que ver con la
forma en que la información es recolectada, almacenada, distribuida, combinada, además
de poder administrar correctamente los costos de los sistemas asociados a estas acciones.
El presente trabajo se desarrollará en Moda y Elegancia “San Francisco E.I.RL.”. Entre
los proyectos futuros se encuentra la adquisición de calzado en marcas extranjeras, así
como la diversificación de productos en marcas nacionales, con lo que se volverá de suma
importancia contar con un adecuado sistema de gestión de información que registre de
forma correcta las ventas que se tienen a diario, además del control del stock que se
maneje y que además pueda dar soporte a la hora de tomar decisiones al momento de la
adquisición de nuevos productos. De ahí la necesidad de saber, con la mayor precisión
posible que es lo que requiere la empresa.
La empresa por si misma cuenta con un módulo de registro de ventas, que junto con el
sistema de inventarios y el sistema de administración conforman uno de los sistemas de
información de la empresa. Este es proporcionado por una empresa externa.
Otro sistema de información importante encontrado dentro del grupo es la plataforma de
Google Drive, utilizada para programar tareas y compartir información que no se maneja
a través del sistema de información.
El presente trabajo se enfoca entender el flujo de información dentro de la empresa en el
área de ventas con el objetivo de lograr una comprensión acerca de sus necesidades en
cuanto a sistemas de información y estar en condiciones de aportar posibles acciones de
mejoramiento a los mismos.
 PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
1. INICIO DEL PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La información, contrario a los bienes de consumo presenta una característica particular:
esta puede ser compartida sin que sufra el desgaste característico de los bienes materiales.
Para poder gestionar este importante bien, se han creado sistemas, los cuales a través de
los PSI son la herramienta más utilizada.
La implementación de la tecnología en casi todas las actividades económicas a traído
nuevas reglas de competencia, en la que las empresas deben tratar por todos los medios
de hacer sus procesos más eficientes. Para una correcta toma de decisiones es necesario
contar con la información oportuna en el momento adecuado, por lo que las empresas
recurren a sistemas que permitan automatizar la gestión de la misma con el objetivo de
optimizar sus procesos y aumentar su productividad, de esta manera lograr una ventaja
competitiva que les permita sobrevivir a sus competidores.
Así, la información, dada su importancia es usada por las empresas a través de sistemas
que facilitan su gestión y agilizan los procesos productivos. Cuando un nuevo sistema
tecnológico es implementado en una empresa, este se verá afectado por una serie de
factores, usuarios y relaciones.
El objetivo de este trabajo es determinar la necesidad del Plan de Sistemas de Información
y llevar a cabo el arranque formal del mismo, con el apoyo del nivel más alto de la
organización. Como resultado, se obtiene una descripción general del Plan de Sistemas
de Información que proporciona una definición inicial del mismo, identificando los
objetivos estratégicos a los que apoya, así como el ámbito general de la organización a la
que afecta, lo que permite implicar a la dirección del área afectada, en este caso el área
de ventas por el Plan de Sistemas de Información. Además, se identifican los factores
críticos de éxito y los participantes en el Plan de Sistemas de Información, nombrando a
los máximos responsables.
1.1. Análisis de la necesidad del PSI
En coordinación con el propietario de Moda y Elegancia “San Francisco E.I.RL. se ha
decidido impulsar la puesta en marcha de un Plan de Sistemas de Información para el área
de ventas, que se basa en la necesidad de modernizar los procesos de la organización,
dotándolos de herramientas que le permita un adecuado, coherente y preciso tratamiento
de una información cada vez más voluminosa y crítica. Este apoyo del propietario se
considera especialmente necesario, teniendo en cuenta la novedad que un proyecto de este
tipo representa para la empresa, al no existir precedentes en cuanto a Planes de Sistemas
de Información o estudios similares.
1.1.1. Funciones de un Sistema de Información
En cuanto a las funciones de este Sistema de Información, podemos decir que cumplirán
con ciertas actividades requeridas y predefinidas, de las cuales la cuatro principalmente
son:
1) Recopilación de información, tanto de la existente dentro de la organización como
la que no se encuentra en la misma, pero es útil para la toma de decisiones y afecta
el desarrollo de las prácticas organizacionales.
 2) Almacenamiento, en forma organizada, de la información recopilada.
3) Procesamiento de los datos brutos en información con un significado más acorde
a las necesidades del usuario.
4) Distribución de la información almacenada a las personas que la utilizarán. Esto
debe ser realizado de una manera organizada ya que, si la información se presenta
de una manera desorganizada, esta tendría poco valor para quien debe tomar
decisiones en base a la misma.

1.1.2. Ventajas y Desventajas de un Sistema de Información

Los sistemas de información pueden tener impactos significativos y reducir costos en
áreas como producción, inventarios y pronósticos, e incluso en el área de ventas que es el
área de interés para este caso. Sin embargo, los costos de implementar dichos sistemas
son elevados, por lo cual se requiere un adecuado entendimiento de que es lo que se debe
implementar, como hacerlo y que actividades son necesarias antes de la implementación.
Uno de los aspectos más importantes acerca de los Sistemas de Información, es que estos
permiten centralizar la toda la información existente en una empresa con lo que se evitan
problemas de duplicación de información y fragmentación de la misma y al conseguir
esto, vuelve más fácil la labor de tomar decisiones, ya que se cuentan con datos actuales
del funcionamiento general de la empresa.
Por otro lado, estos sistemas tienen la capacidad de automatizar tareas repetitivas, con lo
que se deja tiempo libre para que las personas en la organización puedan aplicar su
creatividad en la resolución de problemas y en la toma de decisiones. Además, una
organización que decide realizar una inversión en estos sistemas, con frecuencia debe
mejorar sus procesos gracias a lo cual un Sistema de Información puede verse como una
herramienta impulsora de las “mejores prácticas” empresariales.
Entre las desventajas de los Sistemas de Información se encuentra la falta de flexibilidad
de estos sistemas y el uso de tecnología obsoleta, la complejidad de estos sistemas y el
hecho de que las “mejores prácticas” son el resultado de una imposición más que de una
adopción.
Los factores críticos para la implementación exitosa de los Sistema de Información se
pueden resumir en 9 elementos esenciales para una implementación exitosa:
1) Claro entendimiento, por parte de las personas clave de la organización, de las
metas estratégicas.
2) Compromiso por parte de la alta dirección.
3) Excelente administración del proyecto de implementación de PSI.
4) Administración del cambio organizacional.
5) Un equipo de implementación.
6) Exactitud de los datos.
7) Educación y entrenamiento extensivos.
8) Medidas de desempeño enfocadas.
9) Implementación en lugares diferentes.

1.2. Identificación del alcance del PSI

El Plan de Sistemas de información tomara interés particular por el proceso de venta, que
es la actividad más pretendida por la empresa, debido a que el éxito de la organización
depende directamente de la cantidad de veces que se realice este proceso, de lo bien que
lo haga y de cuan rentable resulte hacerlo.
Dentro de este proceso de venta se pudo identificar seis pasos clave.
- Prospección: Se trata de localizar personas (individuos que visitan la tienda en
búsqueda de calzado) u organizaciones que tengan disposición a comprar los
productos que se ofertan.
- Contacto Inicial: Generar el momento en el que los vendedores entran en contacto
para entablar la relación con el prospecto.
- Presentación de Ventas: Conocer las necesidades presentes y futuras del cliente o
prospecto y hacer una propuesta formal, clara, detallada y limpia de los productos.
- Manejo de Objeciones: Se trata de poner las cartas sobre la mesa y dejar correr
los detalles de negociación, respondiendo a todas las dudas del prospecto.
- Cierre de la Venta: Una vez pactados los requerimientos y negociados los detalles,
se declara la aceptación de venta y arranca la parte de la entrega.
- Seguimiento y Servicio después de la venta: Después de vender el producto es
importante evaluar el grado de satisfacción del cliente y estar atento a cualquier
retroalimentación del cliente con el fin de resolverla.
Además de ello se pudo determinar las siguientes etapas que comprende el proceso de
venta que se da en el establecimiento:
- Establecimiento de una asociación con el cliente y generación de confianza.
- Identificación de las necesidades del consumidor o los problemas de la empresa a
la hora de vender.
- Selección de la Ventaja Competitiva o la oferta que va a hacer que el producto sea
percibido diferente.
- Comunicación de la Ventaja Competitiva o la oferta al consumidor o a la empresa.
- Ofrecimiento de servicios después de la venta que permitan establecer relaciones
duraderas con el cliente.
1.2.1. Objetivos Estratégicos Relacionados
Los objetivos estratégicos deben de estar alineados con la visión con la cual se rige la
empresa; dentro de los objetivos estratégicos relacionados con ventas y con incidencia
directa en el Plan de Sistemas de Información tenemos los siguientes:
- Modernización e integración del proceso de Ventas con otras áreas.
- Gestión optimizada de la información sobre el volumen de Ventas.
- Mejora de los procesos de comunicación internos y externos.
- Control informático de los Stock e integración con el Almacén y Compras.
- Control informativo de los clientes corporativos.
- Estimar los volúmenes de ingreso objetivamente.
Así mismo se lograron fijar metas para poder alcanzar estos objetivos:
- Reducir el tiempo para elaborar orden y comprobante de pedido del cliente.
- Reducir el tiempo de elaboración de orden de compra de productos faltantes.
- Reducir el tiempo para emitir cotización al cliente.
- Reducir el tiempo de elaboración de Kardex valorizado.
- Reducir tiempo para generar pedido a proveedores.
- Mejorar el nivel de satisfacción del cliente.
 1.2.2. Factores Críticos de Éxito
Se establecieron una serie de factores críticos que se consideran fundamentales para el
correcto desarrollo del Plan, como son:
- El apoyo de los órganos directivos ha de ser decidido y total, al considerarse parte
fundamental para el éxito del Plan.
- El volumen de trabajo ha de crecer sostenidamente y de forma controlada, a fin
de evitar que un aumento de trabajo no previsto obligue a los responsables del
área de ventas a reducir la dedicación exigida por las tareas del Plan
encomendadas. La correcta dedicación del personal involucrado se considera
también crucial para el éxito o fracaso del Plan.
- La información y formación del personal de ventas ha de cuidarse de forma
especial, a fin de que vean los nuevos sistemas o las mejoras como una ayuda y
una mejora, y no como una amenaza o un imposible.
1.3.Determinación de responsables
Habiendo determinado el área de ventas como punto de referencia para el inicio del Plan
de Sistemas de Información, se decide nombrar como responsable al administrador del
establecimiento para que coordine el trabajo a realizas en el área junto al personal de
ventas, y son supervisión del propietario de la empresa.
Encargado del Plan de Sistemas de Información: Administrador de Moda y Elegancia
“San Francisco E.I.RL.”
 2. DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PSI
La información viene a ser en la actualidad el más importante factor de producción en las
empresas. Poder recolectarla, almacenarla y distribuirla, es decir, administrarla de una
manera eficiente se ha convertido en prioridad para las empresas. Administrar la enorme
cantidad de información de la que se dispone hoy en día no es una tarea sencilla, por lo
que los sistemas que automatizan esta tarea se convierten en una herramienta de gran
importancia, y un sistema de información está especialmente diseñado para esta actividad.
Es por ello la gran importancia del PSI, y de su proceso de introducción, el cual
resumiremos en tres fases: pre-implementación, implementación y post-implementación,
siendo cada una de estas etapas igualmente importantes, y conteniendo actividades de
cuya correcta ejecución depende el éxito del proyecto en el cual se invierte una
considerable cantidad de recursos económicos como humanos.
Entre las razones para decidir adoptar un sistema de información se encuentran la
simplificación y la estandarización de procesos y la integración de los procesos de la
empresa. Sin embargo, para que estos objetivos puedan ser alcanzados y la inversión
realizada por la organización no resulte ser infructuosa, se debe tener en consideración
que la decisión de implementar un PSI no es una tarea sencilla, y que esta herramienta no
“trabaja por sí misma”, sino que su desempeño se verá muy influenciado por el grado de
soporte que le brinde la estructura organizacional en la cual va a ser incrustado.
Y, aun así, una vez implementada el PSI la empresa no está ajena a ciertos inconvenientes
que pueden surgir, la empresa puede enfrentarse con infinidad de problemas, entre los
que se encuentran los problemas culturales, problemas de negocios, estructura
organizacional y procesos no apropiados, cada uno de los cuales debe ser correctamente
analizado en la etapa previa a la implementación del sistema con el objetivo de lograr
obtener el máximo provecho de la inversión realizada. Así también, la implementación
de un sistema de información conlleva ciertos riesgos que no pueden ser tomados a la
ligera, ya que, si bien los sistemas de información n pueden ofrecer ventajas competitivas,
esto solo se logra cuando esta herramienta es usada de tal forma que se maximice su
potencial; en el caso contrario, una implementación de un sistema de información puede
encontrarse con algunos de los siguientes factores de riesgo:
- Estructura organizacional y procesos inadecuados.
- Falla en alinear objetivos dentro de la organización.
- Falla en proveer inadecuado soporte después de la implementación.
- Resistencia al cambio.
- Educación inadecuada de la fuerza de trabajo.
- Inhabilidad para cargar el sistema con datos adecuados.
- No dar al proyecto PSI la suficiente importancia.

2.1.Especificación del ámbito y alcance

Teniendo en cuenta la descripción general del PSI, el encargado del Proyecto debe
especificar los objetivos a alcanzar, resultando en:
- Modernización e integración del proceso de Ventas con otras áreas.
Proceso: Hay un ordenador conectado a Internet desde el cual se tiene acceso al programa
(Solver Media) que maneja todo el sistema de ventas, y al cual solo tiene acceso el
administrador del local y el encargado de caja, siendo este un monopuesto.
Objetivo: Conectar todos los sistemas de trabajo a una plataforma o programa donde se
pueda trabajar en tiempo real y los vendedores tengan acceso, con algún método para
controlar y registrar los cambios que puedan realizar los empleados.
- Gestión optimizada de la información sobre el volumen de Ventas.
Proceso: Se introduce las ventas en un sistema informático propio (Solver Media), con
base de datos abierta. El sistema es fácilmente modificable, pero muy limitado en cuanto
a análisis de datos y es monopuesto.
Objetivos: Mejorar el proceso de forma que sea multipuesto y ofrezca análisis de datos.
Integrar con el Almacén, de forma que al emitir los pedidos el material aparezca dado de
baja en almacén.
- Mejora de los procesos de comunicación internos y externos.
Proceso: En la empresa existe una interconexión de los equipos mediante una red de
internet de uso común (para hogares).
Objetivos: Instalar una red lo suficientemente potente como para soportar el estado actual
de la organización y futuras ampliaciones.
- Control informático de los Stock e integración con el Almacén y Compras.
Proceso: Se introduce los pedidos en un sistema informático propio (Solver Media), con
base de datos abierta. El sistema es fácilmente modificable, pero muy limitado en cuanto
a análisis de datos y es monopuesto.
Objetivos: Mejorar el proceso de forma que sea multipuesto y ofrezca análisis de datos.
Integrar con el Almacén, de forma que al recibir los pedidos el material aparezca dado de
alta en almacén. Utilizar las mismas bases de datos que en Almacén; así como implantar
un control informático del almacén que optimice.
- Control informativo de los clientes corporativos.
Proceso: El sistema de identificación de clientes es completamente visual y se basa en las
órdenes de pedidos realizados frecuentemente o en periodos de tiempos cercanos donde
el vendedor tenga en referencia al cliente.
Objetivos: Manejar el acceso a datos compartidos sobre clientes habituales y clientes
corporativos. Implantar un sistema que mejore la eficiencia en el trabajo al momento de
poder identificar y tener los datos de estos clientes a la mano.
- Estimar los volúmenes de ingreso objetivamente.
Proceso: Se introduce los apuntes contables en un equipo informático que es
independiente del resto de la empresa y en un programa no estándar de Solver Media
diseñado específicamente para zapaterías y tiendas de calzado.
Objetivos: Agilizar el trabajo e interconectar la contabilidad con la facturación y los
stocks, manteniendo bases de datos comunes que permitan mejorar la coherencia en la
información.
 2.2. Organización del PSI
Los participantes en el Plan de Sistemas de Información serán los siguientes:
Jefe de Proyecto de PSI:
- Cargo: Administrador
- Conocimientos T.I.: Altos
- Funciones:
 Coordinar el PSI.
 Introducción de Datos en los Sistemas correspondientes.
 Realizar el seguimiento de las tareas programadas en el Plan.
 Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI.
 Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.
 Detectar necesidades de formación de los usuarios participantes.

Vendedores
- Conocimientos T.I.: Medio
- Funciones:
 Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.
 Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI
El Jefe de Proyecto contará con todos los medios materiales necesarios para el correcto
desarrollo de sus labores. Los miembros del equipo de trabajo dispondrán de los medios
tanto temporales como materiales necesarios para el cumplimiento de las labores
encomendadas en las diferentes tareas.
Las comunicaciones internas y actas de reuniones, así como cualquier otro tipo de
comunicación emitida seguirá estrictamente las normas y formatos establecidos.
2.3. Definición del Plan de Trabajo
Sistema de Ventas:
- Fecha de entrega esperada: diciembre 2019
- Factores Críticos de éxito: Correcta selección del personal según las necesidades,
formación e información de los usuarios, correcta selección de las herramientas,
dedicación suficiente por parte de los responsables, correcta codificación de los
artículos.
- Tareas y responsables: Ver planning.

2.4. Comunicación del Plan de Trabajo

El Plan de trabajo es comunicado a los usuarios del Plan de Sistemas de Información a
fin de darlo a conocer y obtener su aceptación. Para ello se utilizan los formatos de
comunicación interna establecidos e implantado en la empresa.
 3. ESTUDIO DE LA INFORMACIÓN RELEVANTE

3.1.Selección y Análisis de Antecedentes

La empresa Moda y Elegancia San Francisco no presenta antecedentes referenciales que
formen una basé sólida, el equipo de trabajo debe partir desde cero al no obtener
información del plan estratégico de sistemas de información y plan general informático.
Según el Gerente de la empresa la decisión de adoptar el sistema actual se basó en el bajo
costo del software, pero no se precisó si este se ajustaba a las necesidades de la empresa
o si agrupaba sus principales procesos.
3.2. Valoración de Antecedentes
La valoración de antecedentes sirve para ayudar a establecer términos de referencia en
cuanto a estándares, procedimientos y normativas, sin embargo, como no se cuenta con
éstas, el equipo fijara el plan solo teniendo presente la información actual a la que puedan
acceder.
4. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS

4.1. Estudio de los Procesos del PSI

Mediante reuniones celebradas con los responsables de cada área se definen los procesos
- Prospección:
 Participantes en la reunión:
o Jefe de Proyecto de SI.
o Administrador.
 Entradas Principales:
o Perfil del cliente
 Salidas Principales:
o Lista de clientes potenciales
o Medios de contacto con los clientes potenciales
- Contacto Inicial:
 Participantes en la reunión:
o Jefe de Proyecto de SI.
o Vendedores.
 Entradas Principales:
o Necesidades del cliente
 Salidas Principales:
o Características del producto referido
- Presentación de Ventas:
 Participantes en la reunión:
o Jefe de Proyecto de SI.
o Vendedores.
 Entradas Principales:
o Características del producto referido.
 Salidas Principales:
o Lista de modelos de productos a ofrecer
- Manejo de Objeciones:
 Participantes en la reunión:
o Jefe de Proyecto de SI.
o Vendedores.
 Entradas Principales:
o Lista de modelos de productos a ofrecer
 Salidas Principales:
o Selección de un modelo
- Cierre de la Venta:
 Participantes en la reunión:
o Jefe de Proyecto de SI.
o Cajero.
 Entradas Principales:
o Producto a vender.
 Salidas Principales:
o Factura de venta
o Boleta de venta
- Seguimiento y Servicio después de la venta:
 Participantes en la reunión:
o Jefe de Proyecto de SI.
o Administrador.
 Entradas Principales:
o Lista de ventas por producto
o Lista de clientes
 Salidas Principales:
o Reporte de devoluciones
o Reportes de nivel de satisfacción del cliente.

4.2.Análisis de las Necesidades de Información

Realizado el análisis de procesos anterior se detectan las siguientes necesidades
de Información por cada Proceso.
- Prospección:
 Información de entrada:
o Segmentación del mercado objetivo
o Características del cliente
 Información de salida:
 o Lista de clientes potenciales
o Medios de contacto con los clientes potenciales
o Elaboración de ofertas de compra
- Contacto Inicial:
 Información de entrada:
o Necesidades del cliente
o Rengo de precios
o Caracterices del producto requerido
 Información de salida:
o Diseño
o Materiales
o Marca
o Color
o Talla
- Presentación de Ventas:
 Entradas Principales:
o Características del producto.
 Salidas Principales:
o Elaboración de una propuesta de venta.
- Manejo de Objeciones:
 Entradas Principales:
o Lista de modelos de productos a ofrecer
 Salidas Principales:
o Recopilación de datos
o Lista de opciones de productos
o Selección de un modelo
- Cierre de la Venta:
 Entradas Principales:
o Precio negociado
o Modelo escogido
o Forma de pago.
 Salidas Principales:
o Factura de venta
o Boleta de venta
o Resumen de ventas
o Arqueo de caja chica
- Seguimiento y Servicio después de la venta:
 Entradas Principales:
o Lista de ventas por producto
o Lista de clientes
 Salidas Principales:
o Reporte de devoluciones
o Reportes de nivel de satisfacción del cliente.
 5. ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES

5.1.Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas de Información Actuales

Dentro del sistema de información implantado en la organización se estudiará el siguiente
al encontrarse dentro del ámbito del PSI Además se define para este los objetivos de
estudio a realizar.
Sistema: Ventas
Objetivos:
- Procesos a los que da soporte: Analizar a que procesos de la Organización da
soporte y en qué forma lo hace.
- N° de usuarios: Ver si el sistema admite multiusuario o es monousuario.
- Bases de Datos: Ver si son abiertas o cerradas, así como su fiabilidad.
- Conectividad: Observar si el Sistema es independiente, o si se relaciona con otros
del mismo ámbito.
- Facilidad de uso: Estudiar la facilidad de manejo y la interfaz de usuario.
- Facilidad de aprendizaje: Analizar la facilidad de aprendizaje de la herramienta.
- Seguridad de los datos: Analizar el sistema de copias de seguridad y restauración
de datos.
- Otros riesgos y amenazas: Analizar la incidencia de otros riesgos posibles.
- Mantenimiento: Facilidad y Coste.
- Opinión de los usuarios: Registrar la opinión de los usuarios del Sistema.

5.2.Análisis de los Sistemas de Información Actuales

El sistema de información que utiliza la empresa actualmente es el sistema SolverMedia
que es un software de gestión empresarial el cuál es accesibles y fácil de usar.
Y una vez definidos el alcance y los objetivos del estudio de los Sistemas de Información
actuales, se realiza el análisis, llegando a las siguientes conclusiones:
- Procesos a los que da soporte: Ventas como herramienta de trabajo y gerencia
como soporte a toma de decisiones.
- N° de usuarios: Monousuario, sin posibilidad de cambio a multiusuario.
- Bases de Datos: Propietarios, sin posibilidad de acceso para traspaso de
información.
- Conectividad: El sistema tiene interconexión con facturación.
- Facilidad de uso: Sistema comercial estándar de uso bastante sencillo al ser muy
conocido.
- Facilidad de aprendizaje: Sencillo de aprender a manejar debido a las escasas
opciones con las que cuenta, además que cuenta con un manual de manejo.
- Seguridad de los datos: Permite realización de copias de seguridad, pero no de
forma automática.
- Otros riesgos y amenazas: Existe el riesgo de quedar sin cobertura de soporte de
mantenimiento al ser un programa desarrollado por una pequeña empresa.
- Mantenimiento: tiene un coste relativamente bajo.
- Opinión de los usuarios: comentan que el sistema les resulta sencillo de usar,
aunque consideran la interfaz un poco obsoleta.
Inciden en la necesidad de poder personalizar los informes, ya que la impresión de los
mismos resulta poco atractiva y sobrecargada.
Solicitan que si se cambia el Sistema, el nuevo pueda tener interconexiones con todas las
áreas que se relacione.
5.3.Valoración de los Sistemas de Información Actuales
Tras realizar el estudio del sistema de información se llega a la siguiente conclusión,
aunque su manejo resulta sencillo y su proceso de aprendizaje es rápido, destacan
negativamente su funcionamiento del sistema operativo con su interfaz gráfica de usuario
obsoleta, así como la dependencia para actualizaciones y mantenimiento de una empresa
pequeña, que es la desarrolladora y conocedora del código.
También cabe destacar de forma negativa la situación de bases de datos propietarias que
dificultan el acceso a datos, la interconexión con otros programas y la migración de datos,
a esto se le suma la escasa flexibilidad a la hora de realizar informes de análisis de datos.
 6. DISEÑO DEL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

6.1.Diagnóstico de la Situación Actual

Analizados los diferentes procesos y el sistema de información actual que le da cobertura
se concluye lo siguiente
Ventas:
Las siguientes entidades detectadas en el análisis de necesidades de información se
encuentran cubiertas por el sistema de información actual:
Información de entrada:
 Datos de clientes: (SI)
 Lista de productos: (SI)
-Precio: (SI)
-Modelo: (SI)
-Color: (SI)
-Talla: (SI)
-Material: (SI)
Información de salida:
 Informe de orden de compra: (SI)
 Reporte de ventas: (SI)
 Reporte de clientes: (SI)
 Comprobante de venta: (SI)

6.2.Definición del Modelo de Sistemas de Información

Cubrirá los requisitos necesarios en el proceso de ventas como herramienta de trabajo y
soporte de ayuda a toma de decisiones para gerencia.
Tendrá interconexión con otras áreas como logística, marketing, producción y gerencia.
Se interconectará con el sistema de facturación, manteniendo bases de datos comunes de
clientes y facturas a clientes
 7. DEFINICIÓN DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA

7.1.Identificación de las necesidades de infraestructura tecnológica

Tomando como base el entorno actual así como los modelos de Sistemas de Información
y requisitos se definen las necesidades de infraestructura tecnológica.
Hoy en día es necesario que la empresa Moda y Elegancia San Francisco cuente con una
infraestructura tecnológica debido a la implementación de nuevas técnicas de
administración, y de la implementación de nuevas herramientas y tecnología. Es
importante que una empresa haga cada día más eficientes sus procesos, para volverse
mucho más competitiva y tomar mejores decisiones.
La arquitectura de tecnología para la empresa Moda y Elegancia San Francisco, trata de
validar y establecer el marco de los elementos tecnológicos (hardware, software de
plataforma, redes y comunicaciones), que habilitarán a las aplicaciones y los datos, y
contribuirán al cumplimiento del modelo operacional del proceso de ventas de la empresa
antes mencionada.

7.2.Selección de la arquitectura tecnológica

Vistas las necesidades de infraestructuras tecnológicas basadas en la situación actual y
los requisitos, a la hora de tomar decisiones se decide como criterio principal la cobertura
de requisitos, teniendo en cuenta en segundo lugar la posibilidad de reutilización de
hardware o software existente.
Otro aspecto a tener en cuenta será la formación o el nivel de conocimiento de los clientes
en las diferentes opciones, asi como las posibles ampliaciones a futuro.
 8. DEFINICIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

8.1.Definición de proyectos a realizar

A efectos de implantar la arquitectura de información propuesta y basándose en los
objetivos fijados para el plan, así como en las interdependencias entre los diferentes
sistemas, se establece un calendario de actuación fijando prioridades y medios para los
diferentes proyectos.
Los criterios para establecer las prioridades son las siguientes:
 Prioridad de los requisitos
 Interdependencia entre los sistemas
 Disponibilidad de recursos (personal)
 Disponibilidad de recursos (económicos)

8.2.Elaboración del plan de mantenimiento del PSI

Primero se pretende la implantación de la infraestructura tecnológica que de soporte a los
diferentes proyectos embebidos en el presente Plan de Sistemas de información. Para ello
se propone instalar la red de equipos informáticos configurando tanto la red como el
acceso a Internet.
Paralelamente se llevará a cabo la selección e implantación de la infraestructura de
comunicaciones de voz seleccionada, posibilitando la interconexión entre ambos sistemas
A fin de realizar un seguimiento de las tareas encomendadas, así como informar de los
avances y gestionar los cambios se establece lo siguiente:
 El señor administrador será responsable de convocar a reuniones semanales con
avance del trabajo y se emitirá un informe.

 Cuando se termine la implantación del sistema, se convocará a una reunión final.

 Al cabo de 6 meses el administrador elaborara un informe de seguimiento, además

de esto se analizarán las necesidades de cada proceso y si es necesario una
modificación.
9. REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PSI

9.1.Convocatoria de la presentación

En el caso de la empresa Moda y Elegancia San Francisco, el sistema de

información se ha dado a conocer mediante entrevista al administrador.

9.2.Evaluación y mejora de la propuesta

En el transcurso de las reuniones señaladas en el punto anterior se comenta con

los responsables de área la propuesta, analizando:
1. Requisitos.
2. Situación Actual.
3. Diseño del modelo de Sistemas de Información.
4. Arquitectura tecnológica
5. Plan de acción.

9.3.Aprobación del PSI

Presentada la propuesta de Plan de Sistemas de Información por el Administrador,

al Comité de Dirección, éste ha decidido por unanimidad aprobar dicha propuesta,
facultando al administrador a comenzar con el plan de actuación previsto,
valorándose la necesidad de un apoyo decidido al proyecto y animando a todo el
personal de la empresa Moda y Elegancia San Francisco a colaborar con los
grupos de trabajo a fin de llevar a buen puerto un proyecto que afecta a toda la
organización.