SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA - ATLÁNTICO

INFORME: Actividades que se desarrollan en un proceso

normal de compras

Alejandra Patricia De la Cruz Natera

Prof. Juan Carlos González Gaviria, EVIDENCIA 2, octubre 19 de 2019.

¿Cómo sería la gestión del proceso de compras?

1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son aquellos que
hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos negativos hacia el
mismo, al identificar que productos son críticos se debe seguir una reagrupación de
aspectos que son característicos de dichos productos o servicio que comercializa la
empresa, y con ello entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico, también
a qué proceso pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto
impacta, si se compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo
sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.
2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización se deben
establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades para comunicar las
necesidades de compra a los proveedores para realizar las compras y que la
metodología sea transmitida al proveedor. las especificaciones para el proceso de
compra están encadenadas con requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad,
material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función
del sector y necesidades de la organización.
3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende vender, se abastece
de lo que lo principal que se necesita para así brindarlo de una mejor forma. Para los
programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y con ello se induce
a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de un producto más que
otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los
gustos de los compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a
comprar y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra. Mantener los
puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y con ello la mejora en cuanto a
negociaciones si de compras de habla con el proveedor a fin de obtener descuentos,
permite disminuir inconvenientes en el inventario que se realice y aumentar una
 directa mejorar el tratamiento que se le brinda al producto en comercialización, en
caso de las características entre ellos encajan materiales delicados y los que tiempo
corto plazo como los que se pueden vencerse estando en comercialización.
4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresa u organización en funcionamiento,
deben disponer siempre de una lista destacada en donde se encuentran seleccionados
los proveedores capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer las necesidades
de compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para dicha
selección de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que permita
resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los productos para
comercializar ya obtenidos por la empresa, como las empresas aparte pueden ofrecer
productos hay otras cuya característica de servicios, lo cual lo mencionado
anteriormente también aplica a empresas que brinden servicios. Con dicha evaluación
se deben seguir criterios en la escogencia de los proveedores destacados y esto lleva a
la breve consideración pertinente que tiene la organización, Una forma sencilla de
realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor, este
resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o no conformidades de cada uno de
los proveedores entre la cantidad de pedidos de servidos. por ejemplo, que se encuentre
ubicado en un lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser un
proveedor oficial, etc. Así es como se rectifica la comodidad y beneficio de ciertos
proveedores que son los que trabajaran con dicha organización, pero también es
importante tener en cuenta que toda empresa en proceso de selección de proveedores,
la selección debe realizarse de manera periódica, considerado semestralmente se
realiza la reevaluación a los proveedores, con el fin de determinar si continúan o no en
el listado de proveedores, para futuras adquisiciones., esto depende del
comportamiento en general de los proveedores contratados. Los datos de evaluación
deben ser incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta información
en el momento de elegir a un proveedor.
5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de
Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la autorización del
ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva
6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los
proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión previa como la
verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la
organización. Siempre se debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido
solicitado, realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos
necesarios del producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la factura
con lo que se tiene en el espacio físico dado que si se encuentra una anomalía en aquello
que no coincide, puede considerarse como puntos considerados negativos en la
eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda dejar
evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido, Orden de Compra, Matriz
comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores, Solicitud de revisión y/o
elaboración de contratos y convenios; aspectos que son esencial en toda verificación.
7. Reevaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos
de proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no
 crítico en función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que
establecen criterios como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos
proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la
norma, pues esta específica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende
del impacto sobre el producto final.
8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora): La
medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las respectivas
correcciones y con ello la consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial
de toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la compra hacen más fácil el
esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.
 CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN UN PROCESO DE COMPRAS

INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales, y normas
producto o servicio a vender, aspectos internacionales, donde acoplan las
cuantitativos/cualitativos pertenecientes a dicho producto a características estándares que debe
vender, producto a comprar, cantidad, criticidad entre otros tener cada producto.
Documento cargado con las metodologías del proceso de Catálogos de los equipos, necesarios
compra y subcontrataciones. para obtener el producto o/y servicio a
realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección Hojas de seguridad, Hojas de utilidad de
y evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y la materia prima o insumos, con las
los que están en el proceso evaluativo. cuales se obtendrá el producto o/y
servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo Orden de compra, facturas y Registros de
solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos lo comprado.
de entrega, características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos, como
el proceso de la aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente
el producto, para la aprobación del producto, del sistema de
calidad, para la cualificación del personal, procedimientos,
procesos y equipo, el plazo solicitado, otros datos como el
presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto.
Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la
finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen
con los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de
pedido de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de
proveedor, que son el registro de la información solicitada a los
proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras), formato de la hoja de
no conformidad de servicio (para subcontrataciones).