Tablas Dinamicas2010 PDF

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas
Dinámicas
Excel 2010 proporciona herramientas y funciones eficaces

que pueden utilizarse para analizar, compartir y
administrar los datos con facilidad. Ms Excel a través de
las tablas dinámicas le brindarán la posibilidad de resumir,
analizar, explorar y presentar datos de resumen. A través
de los informes de gráfico dinámico podrá ver los datos de
resumen contenidos en un informe de tabla dinámica para
realizar comparaciones, patrones y tendencias.
Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc.

ISBN EN TRÁMITE
E-mail: acostanp@gmail.com
Web Site: http://.saccec.com/educacion/
Blog: http://www.aulaexcelavanzado.blogspot.com
MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinámicas
Contenido
TABLAS DINÁMICAS................................................................................................................................3
¿QUÉ ES UN INFORME DE TABLA DINÁMICA?........................................................................................3
SUGERENCIAS PARA CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA ...........................................................4
CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA ............................................................................................6
CAMBIAR EL DISEÑO DEL INFORME DINÁMICO A VISTA CLÁSICA ........................................................10
HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA .................................................................................................13
RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINÁMICO .....................................................................................14
OPCIONES DE DISEÑO DE UN INFORME DINÁMICO .............................................................................20
ACTUALIZAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA .................................................................................24
CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS UN INFORME DE TABLA DINÁMICA ..................................................29
AGRUPAR CAMPOS EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA .................................................................34
FÓRMULAS EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA .............................................................................37
CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR ..............................................................................................41
GRÁFICOS DINÁMICOS .........................................................................................................................43
CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO ...........................................................................................................43
OPCIONES DE DISEÑO DE GRÁFICO DINÁMICO ....................................................................................48
AGREGAR LÍNEAS DE TENDENCIA EN UN GRÁFICO DINÁMICO ............................................................49
BIBLIOGRAFÌA .......................................................................................................................................55
Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 2

TABLAS DINÁMICAS
Microsoft Office Excel 2010 es una herramienta eficaz que permite analizar datos en el área ejecutiva
y empresarial.
Las tablas dinámicas te brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de
resumen.
A través de los informes de gráfico dinámico podrás ver los datos de resumen contenidos en un
informe de tabla dinámica para realizar comparaciones, patrones y tendencias, a través de los cuales
podrás optimizar tus tareas repetitivas.
Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes
de datos. Utiliza un informe de tabla dinámica para analizar datos numéricos en profundidad y para
responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
¿QUÉ ES UN INFORME DE TABLA DINÁMICA?
Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir

rápidamente grandes volúmenes de datos.
Los informes de tabla dinámica permiten analizar datos numéricos en
profundidad y responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
Un informe de tabla dinámica permite organizar la información cuando

deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista varios
datos para sumar y deseas realizar comparaciones distintas con los datos
obtenidos.
En el informe de tabla dinámica que se muestra a continuación, se
puede visualizar fácilmente cómo se comparan las ventas de los equipos
de computación en el tercer y cuarto trimestre, con las ventas de
cualquier otro equipo, trimestre, o con las ventas totales.

En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos

de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume
varias filas de información.
En el ejemplo anterior, la columna Equipos se convierte en el campo

Equipos y cada registro de Computador se resume en un solo elemento
Computador.
Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valores

que van a resumirse. El informe anterior contiene la suma del valor
Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna
Equipos contiene Computador y la columna Trimestres contiene cada uno
de los trimestres.
SUGERENCIAS PARA CREAR UN INFORME DE TABLA

DINÁMICA
Requisitos sugeridos para generar una tabla dinámica.
Se sugiere que todas las columnas estén rotuladas. Pues los títulos
se convertirán en los campos de la tabla dinámica.

Si no contiene un nombre una columna el momento de generar la tabla

dinámica generará el siguiente mensaje de error:
El nombre de campo de tabla dinámica no es válido. Para crear un informe

de tabla dinámica debe usar datos organizados en forma de lista con
columnas rotuladas. Si desea cambiar el nombre del campo de la tabla,
debe escribir un nombre nuevo para el campo.
Observa que no tiene rotulada la columna que contiene los nombres.
No deben existir columnas vacías.

Se sugiere que el archivo esté en su formato plano más sencillo.

Los nombres de las columnas deben estar relacionados con la

información que contiene cada columna.
Características de un informe dinámico
Una de las principales características de un informe dinámico es que

permite la actualización automática de datos.
Maneja filtros avanzados.
Permite generar diversos tipos de informe para resumir los datos.
CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA

Un informe de tabla dinámica te permite:
Consultar grandes cantidades de datos.

Calcular el subtotal, agregar datos numéricos y resumir datos.
Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados de
interés.
Desplazar filas a columnas y columnas a filas para obtener resúmenes
diferentes de los datos de origen.
Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato a los subconjuntos de datos para
poder obtener la información de interés.
Práctica
En la empresa te han solicitado con urgencia un informe de tabla dinámica por

fechas, departamentos e ingresos. Que permita analizar el total de ingresos por
cada departamento de la empresa.
La solución al ejercicio planteado es la siguiente:
Ubica el cursor del mouse en el área de datos de tu base de origen.

Selecciona la ficha Insertar.
En el grupo Tablas selecciona Tabla dinámica.
Haz clic en la opción Tabla dinámica.

Se visualiza el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

En tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen. Si
no están marcados, selecciónalos.
Selecciona la opción Nueva hoja de cálculo.
Luego haz clic en Aceptar.

En la figura se visualiza la estructura de la tabla dinámica para la versión

2010.
El informe dinámico se crea en una nueva hoja, de acuerdo con lo
seleccionado anteriormente.
Observa que los rótulos de las columnas se han transformado en campos
de la tabla dinámica.

Como puedes observar, a medida que seleccionas los campos se van

ubicando en la tabla dinámica.

Arrastrar los campos de tabla dinámica

También funciona si arrastras los campos entre las áreas de la lista de campo
de tabla dinámica.
Por ejemplo, arrastra el campo fecha a la sección de Filtro de informe.
El informe lucirá así:
CAMBIAR EL DISEÑO DEL INFORME DINÁMICO A VISTA

CLÁSICA
Puedes rediseñar tu informe, por ejemplo, para cambiar a la vista clásica,
realiza lo siguiente:
Haz clic derecho sobre la tabla dinámica.

Selecciona Opciones de tabla dinámica.

Se visualiza el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica.

Activa con un visto la opción Diseño de tabla dinámica clásica
(permite arrastrar campos en la cuadrícula).

Visualiza el diseño de la tabla dinámica clásica:

HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA

Al seleccionar una tabla dinámica se activan las herramientas de tabla
dinámica.
Entre las herramientas están las fichas de:
1. Opciones.
2. Diseño.
En la ficha de Opciones, están los grupos:
Mostrar u ocultar, te permite listar los campos, visualizar los

botones y encabezados de los campos de la tabla dinámica.
En el grupo Herramientas se encuentran las herramientas para
generar gráficos dinámicos, crear fórmulas y administrar
herramientas OLAP.
En el grupo Acciones se encuentran las opciones para borrar,
seleccionar o mover un reporte dinámico.
En el grupo Datos tienes las opciones para cambiar y actualizar el
origen de una tabla dinámica.
En Ordenar encuentras las herramientas para organizar la
información en orden ascendente o descendente.
Agrupar te permite agrupar o desagrupar los campos de una tabla
dinámica.
La opción de Campo activo, te permite expandir, contraer y
configurar un campo de la tabla dinámica.
La opción Tabla dinámica, te permite manejar el diseño, formatos,
totales, filtros, formas de visualizar la tabla dinámica e impresiones.
En la ficha de Diseño están los grupos:

Estilos de tabla dinámica te permite aplicar estilos rápidos a una

tabla dinámica.
El grupo Opciones de estilos de tabla dinámica, permite activar
o desactivar encabezados de filas y columnas de un informe
dinámico.
El grupo Diseño te permite aplicar diseños de informe, totales y
subtotales.
RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINÁMICO

Al trabajar con informes dinámicos, una de las opciones muy utilizadas es la de
resumir los datos.
Práctica
En un concesionario te han solicitado con urgencia un informe dinámico que

resuma el total de las ventas de autos por modelos e indique la semana en la
que fue vendido, el valor y el número de autos vendidos.
Luego te han solicitado un reporte con el promedio de ventas de cada tipo de

vehículo.
Ubica el cursor del mouse en el área de datos de tu base de origen.

Selecciona la ficha Insertar.
En el grupo Tablas selecciona Tabla dinámica.
Haz clic en la opción Tabla dinámica.

Se visualiza el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

En Tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen.
Si no están marcados, selecciónalos.
Selecciona la opción Nueva hoja de cálculo.

En la figura se visualiza la estructura de la tabla dinámica para la versión

2010.
El informe dinámico se crea en una nueva hoja, de acuerdo con lo
seleccionado anteriormente.
Observa que los rótulos de las columnas se han transformado en campos
de la tabla dinámica.

Como puedes observar, a medida que seleccionas los campos se van

ubicando en la tabla dinámica.
Arrastra el campo SEMANA y Tipo Vehículo a Rótulos de Fila.
Al campo Σ Valores arrastra los campos VALOR y CHASIS.

Como puedes observar para conocer el número de autos vendidos se coloca el

campo CHASIS, este campo contiene información de tipo texto de tal forma que
automáticamente se aplica la función Cuenta.
Ahora para calcular el promedio de ventas de cada tipo de vehículo realizaremos

lo siguiente:
Haz clic derecho en el campo a resumir, en este caso en VALOR.

Haz clic en Resumir por.
Selecciona Promedio.

En Σ Valores se visualiza en campo resumido en este caso Promedio de

VALOR.
Ahora intenta resumir las ventas por el valor mínimo.

OPCIONES DE DISEÑO DE UN INFORME DINÁMICO

Las opciones de diseño de la herramienta de tablas dinámicas permiten
mejorar la presentación de un informe dinámico.
Para esto realiza lo siguiente:
Selecciona el informe dinámico al que deseas aplicar un nuevo

estilo.
Haz clic en la ficha Diseño.
Elige el estilo que deseas.
Visualiza el resultado obtenido.

También puedes aplicar diseño de informes, para esto realiza lo siguiente:
Selecciona la ficha Diseño.

Haz clic en Diseño de informe.
Elige Mostrar en forma de esquema.

Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar el Diseño de

informe.
En el diseño de tablas dinámicas puedes visualizar los subtotales de los

campos del informe dinámico, para esto realiza lo siguiente:
Selecciona la ficha Diseño.

Haz clic en Subtotales.
Elige Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del
grupo.
Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar Subtotales.

ACTUALIZAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA

La característica más importante de una tabla dinámica es que se puede
actualizar los datos de forma automática.
Práctica
A la empleada Belén Salvador le han subido el sueldo básico de 400 a 1000

dólares en el mes de Enero. Necesitamos que el informe dinámico se actualice
automáticamente con el nuevo dato registrado en la base.
Selecciona el reporte dinámico a actualizar.

Presta atención al dato a actualizar.

Ingresa a la base de datos y observa el dato a actualizar para la empleada

Belén Salvador en el mes de Enero. Observa que su sueldo básico es de
400 dólares.

En la base de datos digita el nuevo sueldo básico, en este caso ingresa

1000. Observa que automáticamente los ingresos suben a 1132 dólares.

Si observas el reporte dinámico, te darás cuenta que aún no se ha

actualizado el dato. Para realizar la actualización automática realiza lo
siguiente:
Selecciona la tabla dinámica.
Haz un clic derecho.
Selecciona Actualizar.

Con la acción anterior, puedes observar que el dato de ingresos para Belén
salvador en el mes de Enero ha sido actualizado a 1132.

CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS UN INFORME DE TABLA

DINÁMICA
La característica más importante de una tabla dinámica es que se puede
actualizar los datos de forma automática. Pero ¿Qué sucede cuando en tu base
de datos se ha ingresado nuevos registros?
A pesar de que actualices tu informe dinámico no se visualizan los nuevos
registros ingresados en la base.
¿Cómo solucionamos este caso?
Práctica
En la base de roles se han ingresado diez registros. Te solicitan realizar la

actualización del informe dinámico.
Visualiza en la base los nuevos registros ingresados.

Ahora trata de actualizar tu informe dinámico.

Para esto selecciona la tabla dinámica, haz clic derecho y selecciona
Actualizar.

Como puedes observar no se han actualizado los nuevos registros

ingresados.
Ahora lo resolveremos, para esto realiza los siguiente:

Selecciona el reporte dinámico a actualizar.
Haz clic en Opciones.
Selecciona Cambiar origen de datos.
Haz clic en Cambiar origen de datos...
Se visualiza el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabla

dinámica.
Como observas, únicamente están seleccionados los registros anteriores,
más no los actuales.

En el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabla dinámica,

selecciona el nuevo rango, que incluirá los nuevos registros.
Para actualizar la tabla dinámica con los nuevos registros realiza lo

siguiente:

Haz un clic derecho sobre la tabla dinámica.

Selecciona la opción Actualizar.
Ahora en el filtro de Mes selecciona Todas.
Como puedes observar el informe dinámico se ha actualizado con los nuevos

registros.

AGRUPAR CAMPOS EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA

Es muy posible que requieras contar con informes que resuman la información
por años, trimestres, meses, fechas.
Excel 2010, te lo permite con sólo conocer una fecha, puedes agrupar por los
campos indicados anteriormente.
Práctica
En la base de ventas de autos. Te solicitan realizar un informe dinámico que

permita resumir la información por trimestres y meses.

Selecciona la fecha.
Haz clic derecho.
Selecciona Agrupar.

Visualiza el cuadro de diálogo Agrupar.

Selecciona los campos por los que deseas agrupar. En este caso selecciona
meses y trimestres.
Haz clic en Aceptar.

Visualiza el resultado obtenido

Para desagrupar el campo fecha realiza lo siguiente:

Selecciona el campo trim1, haz clic derecho opción Desagrupar.
FÓRMULAS EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA

Los informes dinámicos te permiten generar fórmulas, y reutilizar los campos
calculados.
Práctica
En el informe dinámico de roles te han solicitado que calcules el 10% de los

ingresos. Y el total de los ingresos, que es igual a los ingresos más el 10% de los
ingresos calculados anteriormente.

Selecciona Cálculos.
Selecciona Campos, elementos y conjuntos.
Haz clic en Campo calculado...

Visualiza el cuadro de diálogo Insertar campo calculado.

En Nombre digita un nombre, por ejemplo 10% ingresos.
En Campos selecciona el campo a insertar, por ejemplo Ingresos.
Haz clic en Insertar campo.
En Fórmula digita la operación a realizar con el campo.
Visualiza el resultado luego de aplicar la fórmula.

Ahora para calcular el total de los ingresos, que es igual a los ingresos más el
10% de los ingresos calculados anteriormente.
Realiza lo siguiente:

Selecciona Cálculos.
Selecciona Campos, elementos y conjuntos.
Haz clic en Campo calculado...
Visualiza el cuadro de diálogo Insertar campo calculado.
En Nombre digita un nombre, por ejemplo Total ingresos.
En Campos selecciona el campo a insertar, en este caso primero insertar
el campo Ingresos.
Digita el operador para este caso el signo +.
Luego inserta el campo calculado anteriormente, para este caso 10%
Ingresos.

Visualiza la fórmula.

Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar la fórmula.
CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR

Es muy posible que requieras contar con informes que resuman la información
con respecto al porcentaje total de una columna.
Práctica
Calcular el porcentaje de total de producción en cada país para el año 2008


Selecciona el campo Suma de 2008.
Haz clic derecho.
Selecciona Configuración de campo de valor.

Visualiza el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

Selecciona Mostrar valores como.
Selecciona % de la columna.
Visualiza el resultado.

GRÁFICOS DINÁMICOS
Los gráficos dinámicos te brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de
forma visual.
Un informe de gráfico dinámico representa gráficamente los datos de un informe de tabla dinámica,
que en este caso se denomina el informe de tabla dinámica asociado.
CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO

Un gráfico dinámico permite resumir de forma visual los datos de un informe
dinámico.
Práctica
En la empresa te han solicitado con urgencia un informe gráfico de los ingresos

mensuales de cada uno de los departamentos.


Selecciona Gráfico dinámico.
En el cuadro de diálogo Insertar gráfico.

Selecciona el tipo de gráfico Columna.

Visualiza el gráfico obtenido.

Para ubicar el gráfico en otra hoja realiza lo siguiente:
Selecciona el gráfico.
Haz clic en Mover gráfico.
En el cuadro de diálogo Mover gráfico.

Selecciona Hoja nueva.

Visualiza el gráfico obtenido.

OPCIONES DE DISEÑO DE GRÁFICO DINÁMICO

Excel incorpora herramientas que permiten mejorar la apariencia de un
gráfico dinámico.
Para lograr aplicar un nuevo estilo a tu gráfico dinámico realiza lo

siguiente:
Selecciona el gráfico.
Haz clic en Diseño.
Selecciona un estilo.
Luego de aplicar un estilo tu gráfico lucirá así:

AGREGAR LÍNEAS DE TENDENCIA EN UN GRÁFICO DINÁMICO

Las líneas de tendencia son representaciones gráficas de las tendencias
de los datos que puede usar para analizar problemas de predicción.
Dicho análisis también se denomina análisis de regresión. Mediante el

análisis de regresión, puede ampliar el significado de una línea de
tendencia de un gráfico más allá de los datos reales para predecir valores
futuros.
Permite mostrar hacia donde tienden sus datos. Por ejemplo, en este caso
se puede calcular la tendencia de los ingresos.
Una línea de tendencia es más fiable cuando su valor R al cuadrado es 1 o

está cerca de 1.
Cuando ajusta una línea de tendencia a sus datos, Excel calcula
automáticamente su valor R al cuadrado basado en una fórmula. Si lo
desea, puede mostrar ese valor en su gráfico.
Una línea de tendencia se puede aplicar en determinados gráficos. Cuando

esta opción está desactiva en el gráfico, indica que no es posible aplicar
en ese tipo de gráfico.
Práctica
En la empresa te han solicitado con urgencia un informe gráfico de los

ingresos mensuales de cada uno de los departamentos. Además quieren
conocer cuál es la tendencia de los ingresos.
Para resolver este problema realiza lo siguiente:
Selecciona la serie de datos a la cual aplicarás la línea de tendencia,

para el ejemplo a la serie de Ingresos.
Da un clic derecho sobre la serie.
Selecciona Agregar línea de tendencia...

Se visualiza el cuadro de diálogo Formato de línea de tendencia.

Selecciona la línea de tendencia que deseas, para el ejemplo
selecciona Polinómica.
En Ordenación selecciona 6.

En Opciones de línea de tendencia.
Activa la casilla Presentar el valor R cuadrado en el gráfico.

Selecciona Color de línea.

Activa Línea sólida.
En Color selecciona un color.
Selecciona Estilo de línea.

En Ancho selecciona el grosor de la línea.
Selecciona Sombra.
En Color selecciona el color que deseas para la sombra.
Finalmente, haz clic en Cerrar.

Visualiza el resultado final.

BIBLIOGRAFÌA
1. Ayuda de Microsoft Excel 2010
2. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artículos relacionados con la
Validación de datos en Excel.
3. http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx
En este sitio encontrarás ejemplos sencillos acerca de la validación de datos en
Excel.
5. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artículos
Relacionados con funciones en Excel.
5. http://www.uv.mx/iip/enrique/sistemasII/apuntesexcel.pdf
Es un sitio del Instituto Tecnológico Autónomo de México en donde encontrarás
generalidades de Excel y reglas para el uso de las bibliotecas de funciones.
6. http://www.mat21.etsii.upm.es\ayudainf\aprendainf\Excel2000\Excel2000.pdf
Es un sitio de la Universidad Politécnica de Madrid, que contiene un archivo .pdf que permite
aprender Excel desde lo básico e introduce a la utilización de fórmulas y funciones en Excel.
7. http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm
En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras.
8. http://office.microsoft.com/
Este es un sitio en línea de Microsoft para el área de Excel en el que podrás consultar
información más detallada sobre cualquier tópico de MS Excel.
9. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052047113082.aspx?pid=CH062528393082
Contiene información relaciona con las Macros en Excel
10. http://support.microsoft.com/kb/213740/es
11. http://ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.htm

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CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA ............................................................................................6

CAMBIAR EL DISEÑO DEL INFORME DINÁMICO A VISTA CLÁSICA ........................................................10

HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA .................................................................................................13

RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINÁMICO .....................................................................................14

OPCIONES DE DISEÑO DE UN INFORME DINÁMICO .............................................................................20

ACTUALIZAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA .................................................................................24

CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS UN INFORME DE TABLA DINÁMICA ..................................................29

AGRUPAR CAMPOS EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA .................................................................34

FÓRMULAS EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA .............................................................................37

CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR ..............................................................................................41

GRÁFICOS DINÁMICOS .........................................................................................................................43

CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO ...........................................................................................................43

OPCIONES DE DISEÑO DE GRÁFICO DINÁMICO ....................................................................................48

AGREGAR LÍNEAS DE TENDENCIA EN UN GRÁFICO DINÁMICO ............................................................49

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En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos

En el ejemplo anterior, la columna Equipos se convierte en el campo

Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valores

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Observa que no tiene rotulada la columna que contiene los nombres.

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Los nombres de las columnas deben estar relacionados con la

Características de un informe dinámico

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HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA

En la ficha de Opciones, están los grupos:

Mostrar u ocultar, te permite listar los campos, visualizar los

En la ficha de Diseño están los grupos:

Estilos de tabla dinámica te permite aplicar estilos rápidos a una

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