International Organization for Standardization (International Accreditation Forum)

Fecha: 14 de octubre de 2004

Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001

Guía sobre:
La función y el valor de la lista de verificación
de auditoria
Introducción

Este documento brinda información sobre la función y el uso de las listas de verificación de
la auditoria para dar apoyo activo al proceso de auditoría.

Aunque este documento está dirigido principalmente a organizaciones de auditoria externa

(incluyendo los organismos de certificación y registro), cualquier organización que realice
auditorias internas también puede utilizar de igual manera esta información.

Necesidad de las listas de verificación:

Al considerar las normas de auditoria actuales, ISO 19011 hace referencia a la “Preparación
de documentos de trabajo” en la cláusula 6.4.3. El siguiente en un extracto de dicha cláusula:
“Los miembros del equipo auditor deberían revisar la información pertinente para su
asignación de auditoria y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios para
referencia y para el registro del desarrollo de la auditoría. Tales documentos pueden incluir:

• Listas de verificación y planes de muestreo de auditoria, y

• Formularios para el registro de información tal como evidencia de soporte, hallazgos
de auditoría y registros de las reuniones

La utilización de las listas de verificación y los formularios no debería restringir la amplitud de

las actividades de auditoría, la cual pueden cambiar como resultado de la información
recolectada durante la auditoría.

Uso de las listas de verificación de la auditoria:

Aunque no siempre se exigen en las normas de sistemas de gestión, las listas de

verificación de la auditoria son sólo una herramienta disponible en la “caja de herramientas
de los auditores”. Muchas organizaciones las utilizarán para garantizar que, como mínimo, la
auditoría abordará los requisitos definidos en el alcance de la auditoría.

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A continuación se presenta un ejemplo de enfoque para la auditoría:

ISO 9001:2000
Requisitos
C C
o D O Uso de la lista de
n e N verificación para
f F auditar desde los
Auditoria desde s
o O requisitos hacia el
el sistema de e sistema de
gestión de la r m R gestión de la
organización m p M organización.
hacia los i e I
requisitos de d D
ISO 9001:2000
ñ
a o A
d D

y
Sistema de gestión de la organización

Es ventajoso auditar a partir del sistema de gestión de la organización hacia los requisitos.
Se puede usar una lista de verificación para garantizar que se tratan todos los requisitos de ISO 9001
pertinentes.

Ventajas:

La literatura disponible en el mercado indica lo siguiente con respecto al uso de las listas de
verificación:

1. Si las listas de verificación se desarrollan para una auditoria específica y se usan

correctamente:
a. Promueven la planificación de la auditoría.
b. Garantizan un enfoque de auditoría consistente. .
c. Actúan como un plan de muestreo y controlador del tiempo.
d. Sirven como ayuda de memoria.
e. Proporcionan un depósito para las notas recolectadas durante el proceso de
auditoría (notas de auditoría de campo).
2. Es necesario que las listas de verificación se desarrollen para brindar ayuda en el
proceso de auditoría.
3. Es necesario que los auditores estén entrenados en el uso de una lista de verificación
particular y que se les indique cómo usarla para obtener la máxima información
utilizando buenas técnicas de interrogación.
4. Las listas de verificación deberían facilitar al auditor el mejor desempeño durante el
proceso de auditoria.
5. Las listas de verificación ayudan a garantizar que una auditoria se realiza de manera
sistemática y exhaustiva y que se obtiene la evidencia adecuada.
6. Las listas de verificación pueden proveer estructura y continuidad a una auditoria y
pueden garantizar que se cumple el alcance de la auditoria.

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 7. Las listas de verificación pueden proporcionar medios de comunicación y un lugar
para registrar los datos para usar como referencia futura.
8. Una lista de verificación completa suministra evidencia objetiva de que se llevó a cabo
la auditoría.
9. Una lista de verificación puede proveer de un registro de que se examinó el SGC.
10. Las listas de verificación se pueden usar como base de información para la
planificación de futuras auditorias.
11. Las listas de verificación se pueden suministrar al auditado antes de la auditoria en el
sitio.

Desventajas:

Por el contrario, cuando las listas de verificación de la auditoria no están disponibles o se han
desarrollado deficientemente, se observan los siguientes problemas/preocupaciones:
1. La lista puede ser considerada intimidante para el auditado.
2. El enfoque de la lista de verificación puede ser muy estrecho en su alcance para
identificar áreas de problema específicas.
3. Las listas de verificación son una herramienta para facilitar la labor del auditor, pero
pueden ser restrictivas si se utilizan como único mecanismo de apoyo del auditor.
4. Las listas de verificación no deberían sustituir a la planificación de la auditoría.
5. Un auditor sin experiencia puede no tener la capacidad para comunicar claramente lo
que está buscando, si depende significativamente en una lista de verificación para
orientar sus interrogaciones.
6. Las listas de verificación preparadas con deficiencia pueden lentificar una auditoría
debido a la duplicación y la repetición.
7. Las listas de verificación genéricas, que no reflejan el sistema de gestión específico
de la organización, pueden no agregar ningún valor y pueden interferir con la auditoría.
8. Las listas de verificación con un enfoque estrecho minimizan los interrogantes/el
enfoque de evaluación única.

Conclusión

Existen ventajas y desventajas en la utilización de las listas de verificación. Ello depende de

muchos factores, incluyendo necesidades del cliente, restricciones de tiempo y costos,
experiencia del auditor y requisitos del esquema del sector. Los auditores deberían evaluar el
valor de la lista de verificación como ayuda en el proceso de auditoría y considerar su
utilización como una herramienta funcional.

Para mayor información sobre el Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001, por favor
consulte el documento: Introducción al Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001
(Introduction to the ISO 9001 Auditing Practices Group).

El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 utilizará la retroalimentación por parte de los
usuarios para determinar si es recomendable desarrollar documentos de guía adicionales o
si los existentes se deberían revisar.

Los comentarios sobre los documentos o las presentaciones se pueden enviar a la siguiente
dirección de correo electrónico: charles.corrie@bsi-global.com.

Los demás documentos y presentaciones del Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 se
pueden descargar de los siguientes sitios Web:

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www.iaf.nu; www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup
www.iaf.nu
www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup

Exoneración de responsabilidad

Este documento no se ha sometido a un proceso de aprobación por parte de la

Organización Internacional de Normalización (ISO), el Comité Técnico ISO 176, ni el Foro
Internacional de Acreditación (IAF).

La información contenida aquí está disponible con propósitos educativos y de comunicación.

El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 no es responsable de los errores, omisiones ni
otras obligaciones que se puedan originar en el suministro o posterior uso de dicha
información.

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