1.1.1.1.1.1.1.1.

1 INTRODUCCION

La empresa Centrales Eléctricas de Nariño dentro de las políticas que proyecta

para la población del municipio, esta la del suministro del servicio de energía.

La División de Control de Pérdidas tiene como objeto el control de los procesos

de control de medida de energía y gestión de las pérdidas de energía

causadas.

La información de cada uno de los procesos es uno de los activos más

relevantes y por ello esta debe ser eficiente, eficaz, oportuna , confiable , veraz

y su tratamiento debe tener unos parámetros de seguridad para que en el

momento de que sea requerida se pueda tomar decisiones más acertadas que

den cumplimiento a las necesidades de los clientes internos y externos,

usuarios suscriptores del sistema eléctrico de CEDENAR S.A. E.S.P.

Razón por la cual nos vemos en la necesidad de realizar la auditoria al Módulo

de Pérdidas del Sistema Comercial sistema SUPERNOVA a la captura y

validación de los datos y los reportes generados para cada uno de los usuarios

del sistema.
1. DESCRIPCION GENERAL DE LA EMPRESA

1.1 NOMBRE DE LA EMPRESA:

CENTRALES ELECTRICAS DE NARIÑO S.A. E.S.P. DIVISION DE

CONTROL DE PERDIDAS

1.2 RESEÑA HISTORICA DE CENTRALES ELECTRICAS DE NARIÑO

S.A. E.S.P.

1.2.1 Situación antes de la creación de Cedenar.

El suministro de energía eléctrico antes de la creación de Centrales Eléctricas

de Nariño, sé hacia mediante pequeñas plantas hidráulicas cuyas capacidades
estaban entre 20 y 50 KW, de esta forma los municipios que disponían del
servicio de energía eran: Cumbal, El Tambo, Consaca, San José, Buesaco,
Linares, Contadero, Potosí y Ricaurte. Estas plantas fueron construidas con la
participación del Municipio respectivo y el Departamento.

El suministro de energía para la ciudad de Pasto se hizo mediante la Empresa

Eléctrica de Pasto creada por Don Julio Bravo con una planta construida sobre
el Río Pasto y que fue puesta en operación en 1.948 con una capacidad de
2.000 KVA. Posteriormente el Municipio de Pasto creó la Hidroeléctrica
Municipal y adelantó la construcción de una planta en el Río Bobo, con una
capacidad de 3.600 KVA distribuidos en dos grupos de 1.800 KVA cada uno;
esta planta hidroeléctrica fue puesta en operación el 20 de julio de 1.952 y su
administración dependía directamente del municipio de Pasto. Como se
observa la Ciudad de Pasto fue atendida por medio de la Empresa Eléctrica de
Pasto Ltda. y la Hidroeléctrica Municipal.

1.2.2 Creación de Centrales Eléctricas de Nariño S.A. Cedenar

Fue constituida el 9 de agosto de 1955 mediante Escritura Pública No.2059 de

la Notaria No.5 del circuito de Bogotá y aprobada por la Superintendencia de

Sociedades por Resolución No.1055 del 24 de Octubre de 1955.La sociedad

Anónima Comercial se constituye con participación del Instituto Nacional de

Aprovechamiento de Aguas y Fomento Eléctrico, representado por el Doctor

Alfonso Muñoz Alvarado, Doctor Sergio Antonio Ruano, Ingeniero José

Bernardo Daste, Señor Juan Bravo Pérez y el Señor Enrique Luna.

En 1958 ingresan como accionistas de CEDENAR los municipios de Sandoná

y Guaitarilla, en esta situación la hidroeléctrica de Río Ingenio en construcción
entra a formar parte de CEDENAR.

Se inicia las negociaciones entre CEDENAR y el Municipio de Pasto para que

el mismo entre a la sociedad participando con la hidroeléctrica Municipal
localizada sobre el Río Bobo y con una capacidad de 3600 KW repartidos en
dos grupos de 1800 KW cada uno.

Mediante acuerdo No.5 de marzo 28 de 1.960, el Consejo de Pasto autoriza la

negociación entre el Municipio y CEDENAR para que la Hidroeléctrica
Municipal pase a ser propiedad de CEDENAR.

Durante los años 1.961 y 1.962 SYNDEBEL de Bélgica realiza los estudios y
diseños de la Hidroeléctrica de Río Mayo con una capacidad de 21.000 KW
para abastecer de energía a Pasto y al Centro del Departamento de Nariño.

En octubre de 1971 se aprueba el contrato No.2585 suscrito entre ICEL y

CEDENAR cuyo objeto es el desarrollo del Programa de Subtransmisión y
Distribución ICEL – BID que beneficiará a 16 ciudades y poblaciones del
Departamento de Nariño.

En octubre de 1971 se aprueba el contrato No.2585 suscrito entre ICEL y

CEDENAR cuyo objeto es el desarrollo del Programa de Subtransmisión y
Distribución ICEL – BID que beneficiará a 16 ciudades y poblaciones del
Departamento de Nariño.
En 1988 a nivel administrativo se hicieron los siguientes cambios:

- Se creó la Subgerencia Financiera independiente de la Subgerencia

Administrativa.

- Se creó el Departamento de Control y Pérdidas dependiente de la Gerencia.

- Se creó la División de Sistemas.

En junio de 1989 se realizo la entrega del Estudio de Planeamiento y Control

de Pérdidas de Energía y Potencia.

El hecho más importante de 1990 lo constituye el desarrollo e implementación

del Sistema de Facturación bajo los requerimientos de los términos de
referencia del Sistema Comercial del Grupo ICEL.
El 7 de mayo de 1993 entraron en servicio las subestaciones Bucheli y
Ciudadela ubicadas cerca del Municipio de Tumaco.

durante el año de 1993 CEDENAR, aprobó el diseño de 231 proyectos de

electrificación rural y urbano.

Para los últimos ocho las acciones tomadas se resumen en: Acorde con las

leyes 142 (de Servicios Públicos Domiciliarios) y 143 (Ley Eléctrica) de 1994,

se adoptan cambios fundamentales en la Empresa mediante la modificación de

sus estatutos, así: La Empresa se denomina CENTRALES ELECTRICAS DE

NARIÑO S.A. E.S.P. y los primeros cambios son los siguientes: El sistema de

contratación de la Empresa se rige por las normas del derecho privado

(Códigos Civil y del Comercio) En julio de 1995 la Junta Directiva adopta

mediante Acuerdo 011 el Estatuto de Contratación de la Empresa.

1.2.3 Al presente

La potencia demandada en el Departamento de Nariño es importada a un nivel

del 80%, por medio de la línea de 230 KW la cual conecta las Sub estaciones

San Bernardino en el Cauca con Jamondino en la Ciudad de San Juan de

Pasto Nariño. Esta es la que se distribuye a lo largo de cinco zonas

distribuidas por todo el Departamento de Nariño, las líneas de distribución son

de 115 KW, 34.5, 13.2 KW y las líneas de distribución secundaria de 208/120

voltios.

Cedenar para atender a todos sus clientes se encuentra dividida en cinco

zonas geográficamente, donde cada una de estas cuenta con subestaciones
que abastecen con el servicio a los clientes pobladores de estas regiones; las
zonas y sus Subestaciones son:

 Zona Centro
o Subestación Pasto.
o Subestación Catambuco.
o Subestación Jamondino.

 Zona Sur
o Subestación Ipiales.
o Subestación Cordoba.
o Subestación Pupiales.
o Subestación Cumbal.
o Subestación Tuquerres.
o Subestación Piedrancha.
o Subestación Imuez.
  Zona Pacifico
o Subestación Junín.
o Subestación Bucheli.
o Subestación Ciudadela.
o Subestación Tangarial.
o Subestación Llorente.
o Subestación Barbacoas.
o Subestación Ricaurte.

 Zona Norte
o Subestación San José.
o Subestación La Unión.
o Subestación La Cruz.
o Subestación Taminango.
o Subestación Policarpa.

 Zona Occidente
o Subestación Nariño.
o Subestación Sandoná.
o Subestación Ancuya.
o Subestación Samaniego.

La Empresa cuenta con cinco plantas hidroeléctricas: Central de julio Bravo,

Río Bobo, Río Sapuyes, Río Mayo y Río ingenio.
1.3 Misión Empresarial

Impulsar, promover y fomentar el desarrollo económico y social de la Región,

mediante la generación, distribución y comercialización de la energía eléctrica
superando las necesidades y expectativas de nuestros clientes bajo criterios de
eficiencia, calidad competitividad, confiabilidad y sostenibilidad ambiental así
como un alto sentido de responsabilidad social.

1.4 Visión Empresarial

En el 2010 consolidarse como un Empresa generadora, distribuidora y

comercializadora rentable que contribuye al crecimiento sostenible de la

economía regional, mediante la creación de condiciones favorables para tener

un mercado abierto y competitivo, contando con gente idónea, guiada por

valores y con vocación de servicio.

1.5 Objetivos Corporativos

 Evitar la limitación del suministro de Energía.

 Disminuir las Perdidas de Energía.
 Incrementar los Ingresos.
 Optimizar la Generación propia de Energía.
 Mantener y mejorar los sistemas de distribución para garantizar una
oferta confiable y eficiente Energía.

1.6 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

El organigrama de la Empresa de servicios Eléctricos Cedenar S.A. E.S.P.

representa el orden jerárquico de su organización, este se ha diseñado en base
al estudio en los Manuales de Procedimientos, Manual de funciones y el Plan
corporativo para el año 2002.

Es importante destacar que el espacio de trabajo para el Proyecto será LA

DIVISIÓN DE CONTROL Y PERDIDAS la cual Pertenece a el AREA
COMERCIAL.

MARCO LEGAL
 1.8 0BJETIVOS

1.8.1 OBJETIVO GENERAL

1.8.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 2. AMBIENTE GENERAL DE LA EMPRESA

Es una Entidad de Economía Mixta, cuyos propósitos son brindar y prestar

servicios de generación, distribución y comercialización del servicio de energía

eléctrica a la comunidad del Departamento de Nariño.

Sus Sedes están ubicadas en el la avenida de los Estudiantes, Centro

Administrativo; Minercol Valle de Atriz, División Control de Pérdidas; y en

Bomboná la Subgerencia Comercial en la ciudad de Pasto.

2.1 ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA

D IR E C C IO N D E S A L U D

A U D IT O R IA IN T E R N A O F IC IN A J U R ID IC A

S U B D IR E C C IO N D E S E G U R ID A D S O C IA L S U B D IR E C C IO N A D M IN IS T R A T IV A P L A N E A C IO N
EN SALUD Y F IN A N C IE R A

RED DE
PRESTADORES DE O F IC IN A G .F IN A N C IE R O G RUPO G .A P O Y O COOR. DE COOR. C O O R . S IS T E M A C . S IS B E N
S E R V IC IO S PERSO NAL Y PRESUPUESTO ALM ACEN L O G IS T IC O PRO YECTO S E P ID E M IO L O G IA D E IN F O R M A C IO N Y A S E G U R A M IE N T O

GRUPO S IS T . O B L I G A T . S A N E A M IE N T O
P .A . B . G R A N T , C A L ID A D A M B IE N T A L
 1.2 ORGANIGRAMA DE LA DIVISION INFORMATICA

S IS T E M A S
Y A S E G U R A M IE N T O

JE FE
D E S IS T E M A S

A D M IN IS T R A D O R S IS B E N A D M IN IS T R A D O R D E L A R E D

ENCUESTADO RES D IG IT A D O R E S R E V IS O R S U P E R V IS O R
 3. DESCRIPCION DEL PERSONAL ENCARGADO DEL
1.1.1.1.1.1.1.1.2
SISTEMA
SUPERNOVA

3.1 GERENTE CONTRATISTA DEL SISTEMA

 Coordinar trabajos de los analistas y aspectos referentes a la contratación.

 Administrar la base de datos del Sistema de Información Comercial SIC.

 Vigilar y controlar el sistema de la información.

 Garantizar la confidencialidad y confiabilidad del sistema de información.

3.2 ADMINISTRADOR DE LA RED

 Administrar la red de computadores.

 Servir de soporte técnico a las diferentes áreas.

 Garantizar la eficiencia, eficacia y buen desempeño de los equipos de

cómputo en las actividades que realiza cada área.

 Analizar nuevas soluciones de implementación de software que permitan un

óptimo desempeño del sistema.

 Control de virus en la red

3.3 ADMINISTRADOR DEL MODULO DE PÉRDIDAS SIC

1) Control y administración de los registros paramétricos de la base de datos

del sistema con respecto al módulo de Pérdidas.

2) Análisis de los datos registrados en el módulo de Pérdidas en el sistema

SIC.

3) Generación de Reportes e Informes a los clientes de la Empresa.

4) Análisis de los nuevos requerimientos para desarrollo en el sistema SIC.

5) Diagnostico de cada uno de los procesos involucrados en el módulo.

3.4 ANALISTAS CONTRATISTAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN SIC

1. Análisis de los requerimientos del sistema por parte del contratista.

2. Soportes para cada uno de los usuarios del sistema.

3. Análisis de los datos registrados en el sistema de información SIC.

4. Capacitación sobre el manejo de formas a cada uno de los usuarios del

sistema.

5. Registrar los errores detectados durante la revisión y modificaciones a los

mismos.

6. Corregir los errores detectados en el proceso computacional.

7. Verificar y corregir los listados de duplicidades.

3.5 PROGRAMADOR

1. Diseño de los algoritmos para suplir los nuevos requerimientos presentados.

2. Programación de los algoritmos presentados y corregidos.

3. modificaciones de la base de datos para implementación de los nuevas

funciones.

4. Verificar los requerimientos de los usuarios para implementación de los

reportes.
5. Corregir, y completar la información registrada.

6. Validar la entrada de los datos en cada uno de las formas y funciones

implementadas.

3.5 DIGITADOR

1. Organizar la papelería de los procesos involucrados en la división.

2. Capturar de los datos de la papelería en cada una de las formas del

sistema de información SIC

3. Impresión de la papelería y su gestión

4. archivar toda la papelería en los estantes dispuestos para ello

4. RECURSOS DE COMPUTO

4.1 HARDWARE

4.1.1 ADMINISTRACION

El recurso tecnológico de equipos de cómputo se encuentra distribuido en

diferentes puestos de trabajo de la división.

SECCION ATENCION AL CLIENTE

 4 Equipos de cómputo con las siguientes características:

- procesador Pentium IV velocidad 2.4 GHZ
- memoria RAM 256 Mb
- unidad CDROM
- Disco Duro de 40 Gigas
- drive 3 ½
- monitor 15 “
- teclado, Mouse,
- tarjetas de video, sonido, tarjeta de red 10/100 Encore

SECCION DE DIGITACION

 Ocho equipos de cómputo con las siguientes características:

- procesador Pentium III velocidad 1 GHZ

- memoria RAM 256 Mb
- unidad CDROM
- Disco Duro de 20 Gigas
- drive 3 ½
- monitor 15 “
- teclado, Mouse,
- tarjetas de video, sonido, tarjeta de red 10/100 Genius
 SECCION DE ATENCION A USUARIOS POR PROFESIOANLES EN
DERECHO

 Seis equipos de cómputo con las siguientes características:

- procesador Pentium IV velocidad 2.0 GHZ

- memoria RAM 256 Mb
- unidad CDROM
- Disco Duro de 60 Gigas
- drive 3 ½
- monitor 15 “
- teclado, Mouse,
- tarjetas de video, sonido, tarjeta de red 10/100 Genius

 Dos computadores portátiles con las siguientes características:

- Computador Toshiba Satélite 1.4 Ghz, disco duro de 20 Gigas, Unidad de

CDRW, tarjeta de red 10/100, pantalla 14 “
- Computador HP 1.2 Ghz, disco duro de 20 Gigas, Unidad de CDRW, tarjeta
de red 10/100, pantalla 15 “

SECCION JEFATURA DE DIVISION CONTROL DE PERDIDAS

 Cuatro equipos de cómputo con las siguientes características:

- procesador Pentium IV velocidad 2.4 GHZ

- memoria RAM 256 Mb
- unidad CDROM
- Disco Duro de 40 Gigas
- drive 3 ½
- monitor 15 “
- teclado, Mouse,
- tarjetas de video, sonido, tarjeta de red 10/100 Encore
  Equipos de almacenamiento externo

- Snnap Quantum Disco duro de 60 Gigas

 Servidores
- Sun para la base de datos del sistema de infomacion
comercial.
- Servidor HP Compaq Proliant M150 – Servidro de Archivos

4.1.2 MANTENIMIENTO

 La política que tiene la entidad para el mantenimiento del Hardware es

la de contratar con una entidad que brinde este servicio de acuerdo a
los lineamientos y necesidad de los equipos dada por la evaluación
previa que haga el profesional de la oficina de sistemas

4.2 SOFTWARE

 El software existente en la dirección se divide en Aplicativos, sistemas

operativos, Paquetes, Utilidades, Software de comunicaciones, cada
uno de ellos con su correspondiente licencia de uso por parte de la
entidad tal cual como se describe a continuación.
4.2.1 RECURSOS

4.2.1 .1 APLICATIVOS

 SYSMAN: Aplicativo para el manejo Presupuestal, Almacén y nomina

 SISBEN: Aplicativo para programas sociales
 DIVICOSS: Aplicativo para la vigilancia y el control de la seguridad
social

4.2.2.2 PAQUETES

 OFFICE 97

4.2.3.3 UTILIDADES

 ANTIVIRUS VIRUSCOP

4.2.4.4 SISTEMAS OPERATIVOS

 WINDOWS 95/98
 NOVELL NETWARE 4.11

4.2.5.5 DE COMUNICACIONES

 PC ANYWHARE
1.1.1.1.1.1.1.1.3 4.2.2 ADMINISTRACION

4.2.2.1 Políticas de planes de capacitación técnica

4.2.2.2 Políticas de administración de la red

4.2.3 SEGURIDAD

4.2.3.1 Políticas de seguridad con la información

4.2.3.2 Documentación de planes de seguridad

4.2.3.3 permisos y accesos de los usuarios

4.2.4 DOCUMENTACION

4.2.4.1 Manuales de Aplicativos en producción

5. ADMINISTRACION DEL PERSONAL

5.1 VINCULACION :

Dentro de las políticas de vinculación de personal que tiene la Dirección

Municipal de salud se encuentran clasificadas bajo dos aspectos:

1. Vinculación por Nomina

Dentro de este tipo de vinculación se encuentra el personal que se
sometió a concurso y cumplió con los requisitos establecidos para este
tipo de vinculación, además se encuentra el personal que es de libre
nombramiento y remoción.

2. Vinculación por contrato de trabajo

En este tipo de vinculación están todas las personas que por necesidad
del servicio la empresa tiene que contratarlos.

5.2 CAPACITACION

Dentro de las políticas de la empresa y para mejorar el nivel de

capacitación de los empleados y prestar un servicio de mejor calidad la
Dirección Municipal de Salud cuenta con un rubro presupuestal y un
cronograma de diversos cursos, seminarios talleres, simposios etc. que
son brindados a todo el personal vinculado a la institución.

6. PRINCIPALES PROCESOS

6.1 PROCESOS ADMINISTRATIVOS

  Orden de servicios: Inicia desde la solicitud del servicio, luego pasa
a disponibilidad presupuestal, se revisa las ordenes de pago, se
elabora los comprobantes de egreso y cheques de anticipo hasta
realizar el giro del cheque:
 Compras: Inicia desde la solicitud de los elementos a comprar, luego
viene la autorización por parte de la dirección, pasa a disponibilidad
presupuestal, se elabora luego la orden de compra, se hace el
asiento contable y se expide el comprobante de egreso y cheque de
anticipo.
 Ordenes de trabajo: Inicia con orden de trabajo, esta se evalúa por
parte de la división técnica, luego pasa a disponibilidad presupuestal
y esta es autorizada por el ordenador del gasto, se realiza asiento
contable, se elabora orden de pago de anticipo, comprobante de
egreso y cheque de anticipo y este es girado al contratista.

6.2 PROCESOS OPERATIVOS

 Sisben: Inicia con la realización de la encuesta, pasa a revisión,

luego es digitada y se finaliza con la generación de informes.

6.3 IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS CRÍTICOS

PROCESO OPERATIVO DEL SISBEN

La dirección Municipal de salud desde el momento en que se descentraliza de

la Alcaldía Municipal sufre un una serie de cambios en su organización así
como también en los procesos a seguir, a partir de estos cambios, y adición de
procesos es como aparecen unos síntomas de una necesidad de auditoria
informática, ya que los sistemas de información desde un comienzo entraron
hacer parte fundamental y soporte de la organización.
Dentro de la auditoría a desarrollar hemos involucrado como proceso crítico al
sistema de identificación de beneficiarios (SISBEN) por cuanto en el es donde
la entidad en el transcurso de sus actividades ha sentido las mayores síntomas
perceptibles de debilidades agrupadas en las siguientes clases.

Síntomas de descoordinación y desorganización:

Síntomas de mala imagen e insatisfacción de los usuarios:

Síntomas de Inseguridad

Por esta razón se ha identificado el Sisben como proceso operativo crítico en la

organización para ser auditado.

6.3.1 SUBPROCESOS

 Aplicar encuesta Sisben

 Revisar fichas del Sisben
 Validación y corrección de errores
 Generar archivo plano
 FLUJO DE OPERACIONES
TRABAJO DE CAMPO Y PROCESAMIENTO
INICIO

Revisores entregan
fichas aprobadas
al administrador

Ficha
Supervisión verifica seleccionara
validez de los datos para
supervisión

Administrador entrega
fichas para difitación

Digitador ingresa fichas

al archivo

Se ejecuta proceso de
detección de errores malla
de validación

Administrador, revisores y
supervisores corrigen errores Ficha en listado
y autorizan excepciones de errores

Se ejecuta proceso de Administrador recibe listado de

pase fichas a archivo fichas ingresada al archivo
histórico histórico

Se emite listado de
duplicidades eventuales
Administrador archiva fichas

FIN
6.4 PROCEDIMIENTOS

A continuación se presentan los procedimientos implantados en el

área del Sisben para el funcionamiento del sistema, tanto en el
proceso manual como automático.

El procedimiento se desarrolla en un cuadro el cual indica paso a

paso cada una de las actividades a desarrollarse.

DIRECCION MUNICIPAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

AUDITORIA

DEPENDENCIA SUBDIRECCION DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

SECCION DIVISION DE SISTEMAS Y ASEGURAMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO APLICAR ENCUESTA SISBEN
RESPONSABLES AUXILIAR ATENCION USUARIO – ENCUESTADORES -
NOMBRE ALFREDO ESPINOSA - SANDRO BURBANO (ENCUESTADORES)
ELIZABETH ERASO – ELISA IDARRAGA (AUX. ATENCION AL USUA.)

PRODUCTO ENCUESTA
DEFINICION FICHA DE CLASIFICACION SOCIOECONOMICA SISBEN

No. ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE

1 Diligencia formato de programación de Aseguramiento Auxiliar de Atención al
encuesta con nombres completos, dirección, Usuario.
barrio.
2 Entrega diariamente a los 2 encuestadores la Aseguramiento Auxiliar de Atención al
programación. Usuario.
3 Seleccionan el número de encuestas Aseguramiento Encuestador
teniendo en cuenta sectores.
4 Realiza encuesta Sisben. Aseguramiento Encuestador
5 Diligenciar Cara A de la ficha Aseguramiento Encuestador
6 Diligenciar cara B de la Ficha Aseguramiento Encuestador
7. FIN
 DIRECCION MUNICIPAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
AUDITORIA

DEPENDENCIA SUBDIRECCION DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

SECCION DIVISION DE SISTEMAS Y ASEGURAMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO REVISAR ENCUESTAS SISBEN
RESPONSABLES ENCUESTADOR – REVISOR
NOMBRE SANDRO BURBANO - ALFREDO ESPINOSA

PRODUCTO
DEFINICION

No. ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE

1 Recibir el 100% del material de fichas Aseguramiento Revisor
diligenciadas

2 Verificar que la Cara A y la cara B de la ficha Aseguramiento Revisor

Sisben se encuentre completamente
diligenciada en todos sus campos.
3. Si se encuentran fichas mal diligencias con Aseguramiento Revisor
datos incompletos, inconsistentes o no
legibles, se devuelven a cada encuestador
para ser corregidas y vuelve al punto 1.

Si No hay errores se organizan las fichas y Aseguramiento Revisor

se entregan al digitador para que sean
digitadas.
FIN
 DIRECCION MUNICIPAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
AUDITORIA
DEPENDENCIA SUBDIRECCION DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
SECCION DIVISION DE SISTEMAS Y ASEGURAMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO VALIDACION Y CORRECCION DE ERRORES
RESPONSABLES SUPERVISOR DE SISTEMAS – JEFE DE SISTEMAS
NOMBRE OSCAR CHAMORRO – WILLIAM MONTENEGRO
PRODUCTO SISBEN
DEFINICION APLICATIVO PARA LA CAPTURA Y PROCESOS DE DATOS

No. ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE

1 Digite datos de la cara A de la ficha Aseguramiento Supervisor de Sistemas
2 Digite datos de la cara B de la ficha Aseguramiento Supervisor de Sistemas
3 Identificar los errores de rango y consistencia Aseguramiento Supervisor de Sistemas
según las reglas establecidas en las mallas
de validación
3.1 Existen errores de rango y consistencia? Aseguramiento Supervisor de Sistemas
Si existen errores de rango o consistencia
determine cuales deben ser corregidos y cuales
son excepciones a las reglas de las mallas de
validación. Vaya al paso 3.2
3.2 Los errores son excepciones? Aseguramiento Supervisor de Sistemas

Si los errores deben ser corregidos vuelva al

paso 1 y digite las modificaciones necesarias.

Si los errores son excepciones vaya al paso 4

4. Autorice excepciones
Si se presentan casos de inconsistencia real,
se debe, se debe hacer el ingreso de la
autorización para que en forma excepcional
se traspase al archivo histórico los datos de
la ficha con inconsistencia.
5. Pasar la ficha al archivo histórico
5.1 Existen duplicidades?

Si existen duplicidades vaya al paso 6.

Si no existen duplicidades, termina el
proceso. FIN
6. Liste duplicidades eventuales.
6.1 Existen duplicidades reales?

Si existen duplicidades reales, el sistema

elimina la persona duplicada de la ficha con
fecha menos reciente y pasa las fichas en
que estaba incluida al archivo de digitación
para que sean nuevamente validadas. Vaya
al paso 3.

Si las duplicidades son eventuales, vaya al

paso 4 y autorice duplicidad eventual. Si la
duplicidad es eventual se deja a criterio del
revisor la determinación si es del tipo de
duplicidad real o es solo coincidencia de
datos.
 DIRECCION MUNICIPAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
AUDITORIA

DEPENDENCIA SUBDIRECCION DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

SECCION DIVISION DE SISTEMAS Y ASEGURAMIENTO
NOMBRE DEL PROCESO GENERACION DE ARCHIVO PLANO
RESPONSABLES SUPERVISOR DE SISTEMAS – JEFE DE SISTEMAS
NOMBRE OSCAR CHAMORRO – WILLIAM MONTENEGRO

PRODUCTO SISBEN
DEFINICION APLICATIVO PARA LA CAPTURA Y PROCESOS DE DATOS

No. ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE

1 Se predefine el formato de archivo que se va Aseguramiento Supervisor de Sistemas
a generar involucrando las variables que se
desee del un total de 62 variables.
2 Se genera el archivo con formato predefinido Aseguramiento Supervisor de Sistemas

FIN
8. PRIORIZACION DEL APLICATIVO EN PRODUCCION

SISBEN ( Sistema de identificación y selección de beneficiarios para

programas sociales)

DESCRIPCION DEL ESCENARIO DE RIESGOS

APLICATIVO: Sistema de Identificación y Selección de beneficiarios SISBEN

MODULOS QU COMPONEN EL APLICATIVO:
 Modulo de encuestas
 Modulo de consultas
 Modulo de estadísticas
 Modulo de Mantenimiento del sistema

MODULO SELECCIONADO: Módulo de encuestas

PROCESOS SELECCIONADO: Validación y corrección de errores
ESCENARIO DE RIESGO SELECCIONADO: 2. Captura y validación de los
datos
9. RELACION DE LAS ACTIVIDADES SUJETAS A CONTROL

Cuando se ingresa una ficha al SISBEN, los datos se almacenan en un archivo

temporal denominado ARCHIVO DE DIGITACIÓN, y sólo cuando se han
validado los errores de rango, consistencia y duplicidad, se traspasa cada ficha
a un archivo final denominado ARCHIVO HISTÓRICO. A través de las
opciones de este módulo se debe realizar la secuencia de actividades que se
indicaron en el esquema anterior las cuales están sujetas a control:

1. Digite datos de cara A de la ficha

2. Digite datos de cara B de la ficha
3. Identificar los errores de rango y consistencia corriendo las mallas de
validación.
4. Autorizar excepciones
5. Pasar ficha al archivo histórico.
6. Listar duplicidades eventuales
 10. Diagrama de Flujo General del Modulo de Encuestas

INICIO

1
DATOS CARA A

2
DATOS CARA B

Corrige errores
3
Detecta Errores

3.1 Existe 3.2 es

error? excepción

4 Autoriza
excepciones
6.3 Pasa fichas
a digitación

5
6.2 Elimina persona pasa a ficha a historico
duplicada

6 5.1 existe
6.1 Duplicidad lista duplicidades duplicidad
real ?

termina
11. RELACION DE LOS RIESGOS REALES O POTENCIALES

11.1 ACTIVIDAD SELECCIONADA PARA CONTROL

IDENTIFICAR LOS ERRORES DE RANGO Y CONSISTENCIA CORRIENDO

LAS MALLAS DE VALIDACIÓN.

11.2 IDENTIFICACION Y RELACION DE LOS RIESGOS REALES O

POTENCIALES

1. Valores de variables por fuera de los límites máximo y mínimo

2. No autorización de excepciones
3. Existencia de fichas en digitación
4. Clasificación socioeconómica no definida
5. No asignación de puntajes a los núcleos familiares
6. Falta de oportunidad en la entrega de resultados
7. Perdida de tiempo en el proceso de datos
8. Fichas no actualizadas al archivo histórico
9. Carencia de análisis de duplicidades
10. Redigitación de encuestas
11. Toma de decisiones erróneas
12. Baja Calidad en la captura y registro de datos en las fichas
13. Omisión
13. SELECCIONAR RIESGOS REALES O POTENCIALES

1. R(1) Valores de variables por fuera de los límites máximo y mínimo

2. R(2) No autorización de excepciones
8. R(8) Fichas no actualizadas al archivo histórico
12. R(12) Baja Calidad en la captura y registro de datos en las fichas

14. RELACION ENTRE RIESGOS, CAUSAS Y EFECTOS

14.1 Selección de 5 causas para el riesgo (1)

 Falta de capacitación
 Registro incorrecto de datos por el encuestador
 Errores en la entrada de los datos al computador por el digitador
 Omisión en la revisión de fichas
 Modificación y alteración de datos

14.2 Selección de 5 efectos para el riesgo (1)

 Estadísticas incompletas
 Usuarios insatisfechos
 Sanciones de personal por negligencia administrativa
 Retrasos en la entrega de información a la gerencia
 Atraso en informes presentados a otras secretarias

14.3 Selección de 5 causas para el riesgo (2)

 Existencia de errores de rango
 Desconocimiento del usuario del sistema
 Falta del manual del sistema
 Falta de capacitación
 Derechos y permisos de los operadores
14.4 Selección de 5 efectos para el riesgo (2)
 La Ficha no se actualiza
 La Ficha queda residente en el archivo de dignación
 No se asigna puntaje al núcleo familiar
 No se entregan resultados a los usuarios
 No participa la ficha de la clasificación para los programas sociales
según el nivel

14.5 Selección de 5 causas para el riesgo (8)

 Errores de rango
 Errores de consistencia
 Daño de índices en los archivos
 Duplicidades reales
 Duplicidades eventuales

14.6 Selección de 5 efectos para el riesgo (8)

 No actualización de fichas en las IPS
 No prestación de servicios en las IPS a los usuarios que pertenecen
a las fichas no actualizadas
 Insatisfacción por parte de los usuarios
 Demandas legales por no negligencia administrativa
 Perdida de beneficios para los núcleos familiares de las fichas no
actualizadas
14.7 Selección de 5 efectos para el riesgo (8)
 No entrega de constancias a los usuarios
 No actualización de las bases de datos en las IPS
 Desactualización de la información para entidades externas
 Malestar en los usuarios
 Estadísticas incompletas

14.8 Selección de 5 causas para el riesgo (12)

 Personal contratado con nivel educativo bajo
 Falta de capacitación e inducción del personal de encuestas
 Digitación de fichas en forma apresurada
 Manipulación de la información
 Mala información por parte de las personas encuestadas

14.9 Selección de 5 efectos para el riesgo (12)

 Despido de personal por mala calidad en el diligenciamiento de fichas
 Asignación de puntajes errados
 Recursos desviados a personas que no lo ameritan
 Estadísticas erradas
 Mala toma de decisiones
 15. DETERMINACION DE IMPORTANCIA DE LAS AMENAZAS Y EFECTOS

MEDIANTE LA CALIFICACION DE IMPACTO

15.1 CALIFICACION DE LAS CAUSAS Y EFECTOS

Riesgo R(1): Valores de variables por fuera de los límites máximo y mínimo

CAUSAS PROBABILIDAD DE COSTO DE CADA CALIFICACION

OCURRENCIA OCURRENCIA
 Falta de capacitación B B B
 Registro incorrecto de datos por el M A A
encuestador
 Errores en la entrada de los datos al A A A
computador por el digitador
 Omisión en la revisión de fichas B B B
 Modificación y alteración de datos M M M

EFECTOS PROBABILIDAD DE COSTO DE CALIFICACION

OCURRENCIA CADA
OCURRENCIA
 Estadísticas incompletas B B B
 Usuarios insatisfechos
B B B
 Sanciones de personal por
B B B
negligencia administrativa
 Retrasos en la entrega de B B B
información a la gerencia
 Atraso en informes presentados B B B
a otras secretarias
 Riesgo R(2): no-autorización de excepciones

CAUSAS PROBABILIDAD DE COSTO DE CADA CALIFICACION

OCURRENCIA OCURRENCIA
 Existencia de errores de rango A A A
 Desconocimiento del usuario del sistema M A A
 Falta del manual del sistema
 Falta de capacitación B B B
 Derechos y permisos de los operadores B B B
B M M
EFECTOS PROBABILIDAD DE COSTO DE CADA CALIFICACION
OCURRENCIA OCURRENCIA
 La Ficha no se actualiza A M A
 La Ficha queda residente en el archivo de A M A
digitación
 No se asigna puntaje al núcleo familiar A M A
 No se entregan resultados a los usuarios A M A
 No participa la ficha de la clasificación para A A A
los programas sociales según el nivel
 Riesgo R(8): Fichas no actualizadas al archivo histórico

CAUSAS PROBABILIDAD DE COSTO DE CADA CALIFICACION

OCURRENCIA OCURRENCIA
 Errores de rango M M M
M M M
 Errores de consistencia
 Daño de índices en los archivos M A A
 Duplicidades reales
B B B
 Duplicidades eventuales M B B

EFECTOS PROBABILIDAD DE COSTO DE CADA CALIFICACION

OCURRENCIA OCURRENCIA
 No-actualización de fichas en las IPS A A A
 No-prestación de servicios en las IPS a los
A A A
usuarios que pertenecen a las fichas no
actualizadas
 Insatisfacción por parte de los usuarios M B B
 Demandas legales por no negligencia
M A A
administrativa
 Perdida de beneficios para los núcleos
M A A
familiares de las fichas no actualizadas
 Riesgo R(12) : Baja Calidad en la captura y registro de datos en las fichas

CAUSAS PROBABILIDAD DE COSTO DE CADA CALIFICACION

OCURRENCIA OCURRENCIA
 Personal contratado con nivel educativo B M M
bajo
 Falta de capacitación e inducción del B M M
personal de encuestas
 Digitación de fichas en forma apresurada M M M
 Manipulación de la información
 Mala información por parte de las personas B A A
encuestadas M A A

EFECTOS PROBABILIDAD DE COSTO DE CADA CALIFICACION

OCURRENCIA OCURRENCIA
 Despido de personal por mala calidad en el B B B
diligenciamiento de fichas
 Asignación de puntajes errados B M M
 Recursos desviados a personas que no lo M A A
ameritan
 Estadísticas erradas M A A
 Mala toma de decisiones M A A
16. PRIORIZACION DE CAUSA Y EFECTO

Riesgo R(12) : Baja Calidad en la captura y registro de datos en las fichas

Causa: Mala información por parte de las personas encuestadas (Alto)
Efecto: Recursos desviados a personas que no lo ameritan (Alto)

17. RELACION Y CLASIFICACION DE LOS CONTROLES POTENCIALES

Item Control Tipo

1 Capacitación del personal de encuestadores P,D,C
2 Revisión periódica del formulario de encuestas P
3 Concientizar al personal de digitadores P
4 Contratar personal calificado para el diligenciamiento y P
digitación de encuestas
5 Rediseñar procesos C
6 Implementar un formato la recepción de fichas para P,D
digitación
7 Diseñar guías para la lectura de la información de las fichas P
8 Establecer un cronograma de validación de fichas en P
tiempos extras de trabajo
9 Asignar accesos y privilegios P,D
10 Implementar plan de recuperación de datos C
11 Implementar un plan de contingencia en la validación de P
fichas
12 Muestreo de fichas técnicas D,C
13 Documentación P,D,C
14 Mensajes de alerta D
15 Asignar recursos computacionales óptimos para la captura y P,D,C
validación de datos

18. COMBINACION Y CLASIFICACION DE LOS DE CONTROLES

CAUSA: Mala información por parte de las personas encuestadas (Alto)

COMBINACIÓN DE CONTROLES PARA LA CAUSA

2P: Revisión periódica del formulario de encuestas
3P: Concientizar al personal de digitadores
5C: Rediseñar procesos
8P: Establecer un cronograma de validación de fichas en tiempos extras de
trabajo.
9D: Asignar accesos y privilegios
11P: Implementar un plan de contingencia en la validación de fichas

2P + 3P + 5C + 8P + 9D + 11P
3 + 3 + 1 + 3 + 2 + 3 = 15/6 = 2.5 Apropiado

EFECTO: Recursos desviados a personas que no lo ameritan (Alto)

1P: Capacitación del personal de encuestadores

6P: Implementar un formato la recepción de fichas para digitación
7P: Diseñar guías para la lectura de la información de las fichas
9D: Asignar accesos y privilegios
12C: Muestreo de fichas técnicas
15P: Asignar recursos computacionales óptimos para la captura y validación de
datos

1P + 6P + 7P + 9D + 12C + 15P
+ 3 + 3 + 2 + 1 + 3 = 15/6 = 2.5 Apropiado

19. EVALUACION COSTO / BENEFICIO

19.1. PARA LA CAUSA

 CONTROLES PROBABILIDAD COSTO DE CADA CALIFICACION
DE OCURRENCIA OCURRENCIA
2P: Revisión periódica del formulario de M B B
encuestas M B B
3P: Concientizar al personal de digitadores B M A
5C: Rediseñar procesos
M M M
8P: Establecer un cronograma de validación
de fichas en tiempos extras de trabajo A B M
9D: Asignar accesos y privilegios
B M M
11P: Implementar un plan de contingencia en
la validación de fichas

2P + 3P + 5C + 8P + 9D + 11P
1 + 1 + 3 + 2 + 2 + 2 = 11/6 = 1.8 Bajo

Analizando el costo beneficio para la implementación de los controles

anteriormente mencionados, resulta beneficioso para la entidad aplicarlos por
cuanto ellos permitirían minimizar las causas de riesgo frente a la mala información
que suministran las personas a los encuestadores en el censo, ya que su costo
será supremamente bajo.
 19.2. PARA EL EFECTO

CONTROLES PROBABILIDAD COSTO DE CADA CALIFICACION

DE OCURRENCIA OCURRENCIA
1P: Capacitación del personal de M M M
encuestadores
B B B
6P: Implementar un formato la recepción de
fichas para digitación M B B
7P: Diseñar guías para la lectura de la
información de las fichas
M B B
9D: Asignar accesos y privilegios
M B B
12C: Muestreo de fichas técnicas
M A A
15P: Asignar recursos computacionales
óptimos para la captura y validación de datos

1P + 6P + 7P + 9D + 12C + 15P
2 + 1 + 1 + 1 + 1 + 3 = 9/6 = 1.5 Bajo

A pesar que la asignación de los recursos computacionales implica unos costos

altos, podemos encontrar instrumentos como la aplicación de formatos en la
recepción de fichas que implican costos muy bajos, por lo tanto la
implementación de estos controles en conjunto daría como resultado disponer
de una información confiable y optima para que los recursos asignados a la
población más pobre y vulnerables sean canalizados adecuadamente.