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INTRODUCCÒN
OBJETIVOS
1. EMPRESA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA
2. ORGANIZACION DOCUMENTAL POLICIA NACIONAL
3. Funciones de los Grupos que conforman el Área de Archivo General
3.1 Grupo de Administración y Conservación Documenta
3.2 Grupo de Correspondencia y radicación complejo DIPON
3.3 Grupo de Información y Consulta
3.4 Grupo Archivo Histórico
4. Diagnóstico, donde defina si cumple o no cumple con los elementos de
preservación y conservación documental, generar recomendaciones de mejora
respecto de lo encontrado
4.1 Conservación de documentos
4.2 Distribución
4.3 Actividades
5. Aplicativo GECOP
6. CONCLUSION DIAGNOSTICO
6.1 SITUACION ANTES DE LA INTERVENCION
6.2 SITUACION DESPUES DE LA INTERVENCION
6.3 IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS
7. BIBLIOGRAFIA
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INTRODUCCIÒN
Todas las empresas sin importar que tan grandes o pequeñas sean, tienen que
administrar diariamente una gran cantidad de información de todo tipo, incluyendo datos
legales, así como información sobre el funcionamiento interno.
Las normas de calidad ISO 9001 y 14001 comprenden la gestión documental como parte
del proceso de calidad, pero no especifican que software debe usarse para implantarse.
Este informe describe el proceso de gestión documental el cual fue establecido por el
archivo general de la nación, con el fin de conocer el manejo de Archivos,
Correspondencias y Documentos tales como: producción, distribución, recepción, trámite,
consulta, organización, conservación y disposición final de los documentos de archivo
rescatando la importancia de los objetivos y la importancia de la gestión documental
aplicado a la Universidad Autónoma de Occidente para conocer el manejo de los
documentos y correspondencias, unificando dichos criterios, definiendo las pautas para
la elaboración, presentación y manejo de la documentación convirtiéndose en una
herramienta que le permita continuar el proceso de normalización documental del SIGED.
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OBJETIVOS
MISIÓN
La Policía Nacional adopta como Misión la siguiente:
“El fin primordial de la Policía Nacional es el mantenimiento de la convivencia como
condición necesaria, para el ejercicio de los derechos y libertades públicas y para
asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz fundamentada en el código de
ética policial”.
VISIÒN
La Policía Nacional adopta como Visión la siguiente:
“Al 2030 seremos una organización preparada para responder ante el cambio social a
nivel local y global, como resultado de transformaciones estructurales que generen
cultura y conciencia de futuro responsable en la ciudadanía”.
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PRINCIPIOS Y VALORES ÉTICOS
PRINCIPIOS:
1. Vida
2. Dignidad
3. Equidad y Coherencia
4. Excelencia.
VALORES:
1. Vocación policial
2. Honestidad
3. Compromiso
4. Honor policial
5. Disciplina
6. Solidaridad.
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5. ORGANIZACION DOCUMENTAL POLICIA NACIONAL
RESOLUCIÓN No 02764 Del 26 de Junio 2008
“Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Policía
Nacional y sus políticas de operación”.
CONSIDERA: Que se hace necesario expedir las políticas con el fin de establecer y
consolidar el Programa Institucional de Gestión Documental, que soporte el Sistema de
Gestión de la Calidad y el Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional; se diseñen
y gestionen los procesos, procedimientos, actividades y tareas requeridas para efectuar
un manejo efectivo y adecuado de la documentación y registros en la Policía Nacional,
que permitan asegurar el desempeño de la entidad.
Que La Policía Nacional, tiene contemplados como archivos institucionales los archivos
de gestión, los archivos centrales y el Archivo Histórico, lo cual busca articular la gestión
archivística de cada ente administrativo, con las políticas globales de la administración,
en lo referente a la organización, conservación y administración del patrimonio
documental de la entidad.
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conservar la documentación de carácter histórico de la Policía Nacional, la cual cumple
las siguientes funciones:
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lo establecido por el Archivo General de la Nación, como ente rector de la función
archivística en Colombia y brindar asesorías en el Proceso de Gestión Documental a las
unidades de nivel país.
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7. Diagnóstico, donde defina si cumple o no cumple con los elementos de
preservación y conservación documental, generar recomendaciones de mejora
respecto de lo encontrado.
4.1 Conservación de Documentos El proceso de conservación documental consiste en
guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de
conservación apropiada, establecida en el Sistema Integrado de Conservación -SIC de
este documento, el cual debe cumplir:
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
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• En caso de utilizar pinturas, deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener
el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas
para la documentación.
Capacidad de Almacenamiento Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
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reparación o renovación, el cronograma debe ser elaborado con un espacio de tiempo de
no más de treinta (30) días hábiles respecto al cronograma de mantenimiento, con el fin
de dar espacio a las contrataciones y/o consecución de insumos y personal.
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de equipos u otros, de manera que con el mantenimiento continuo se garantice el
correcto funcionamiento de estos.
Las actividades de mantenimiento a desarrollar, son:
• Cambio o reparación de tomas eléctricas, cableado, aire acondicionado, extractores,
desagües y tuberías asociados a las Áreas de Archivo.
• Reparación de muros, techos, ventanas, puertas y pisos.
• Cambio y/o reparación de estantería y archivadores.
8. Aplicativo GECOP.
Es una herramienta tecnológica denominada “Gestor de Contenidos Policiales”, fue
implementada con el fin de garantizar la trazabilidad, consulta, trámite y administración
de los documentos producidos y recibidos al interior por la Institución.
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9. CONCLUSION DIAGNOSTICO
Dando alcance a la consolidación y madurez del Sistema de Gestión Integral en la Policía
Nacional, implementado a través del Sistema de Gestión de Calidad y certificado bajo las
normas NTCGP1000, ISO9001, ISO14001, ISO27001 y OHSAS18001, la Institución
realizó una valoración estratégica de sus procesos misionales, evidenciando
oportunidades de mejora con el fin de lograr una mayor competitividad, automatización
de los procesos y eficiencia en cada uno de los procedimientos asociados que los
desarrollan.
La Institución hizo un enorme esfuerzo en la búsqueda de la mejora e innovación de sus
condiciones en materia archivística para prestar un mejor y eficiente servicio a sus
clientes internos y externos. El cumplimiento de estos objetivos evidenció la necesidad
de realizar una reingeniería de la Gestión Documental bajo cuatro enfoques estratégicos:
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6.2 SITUACIÓN POSTERIOR A LA INTERVENCIÓN
La construcción, adecuación y dotación de las modernas instalaciones del Archivo
General de la Policía Nacional, que tuvo un costo de $ 10.116.579.108,75., y que cuenta
con unas instalaciones que cumplen con todos los estándares de calidad en materia de
Gestión Documental contempladas por el Gobierno Nacional para todas las entidades
públicas y del sector defensa, bajo los criterios de bioclimatización, automatización y
sostenibilidad. Esta edificación tiene 4 bodegas con capacidad de almacenamiento de
22.083 metros lineales de documentación por cada una de ellas y un bloque
administrativo de 3 pisos, las cuales contienen sistemas modernos de control de accesos,
sistema de conectividad, Voz IP, detección de incendios, aire acondicionado a precisión
y sistema de control de temperatura y humedad relativa.
Las nuevas instalaciones además cuentan con modernos sistemas y espacios que
contribuyen al continuo mejoramiento del proceso de Gestión Documental al servicio de
la Institución como:
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intercambio de documentos, administración de contenidos en diferentes formatos,
búsqueda y visualización de documentos de archivo digitalizados, radicación de
documentación que a diario entra y sale de la institución, y publicación de archivos
comunes a nuestras unidades o grupos de interés compartiendo de manera rápida y
segura información sensible.
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10. BIBLIOGRAFIA
• https://www.policia.gov.co/mision-vision-mega-principios-valores-funciones
• http://observatoriosna.archivogeneral.gov.co/experiencias-
significativas/estudioinversion-2/
• https://www.policia.gov.co/sites/default/files/descargables/informe-gestion-
documental-2015_1.pdf
• https://www.armada.mil.co/sites/default/files/programa_gestion_documental_pgd_
-_ministerio_de_defensa_nacional.pdf
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