ENSAYO - APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

FREDY HERNAN MOTTA RUEDA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE | SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
BUCARAMANGA
25 DE AGOSTO DE 2019
ENSAYO - APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

FREDY HERNAN MOTTA RUEDA

PRESENTADO A: JUBITZA PATRICIA CORREA HENRIQUEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE | SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
BUCARAMANGA
25 DE AGOSTO DE 2019
 APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ¿IMPORTANCIA DE LAS
(TRD)?

Las TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD, que actualmente sirven para

formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística de nuestro país.

Son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional

de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los
documentos en una organización.

Promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos del país, para

garantizar así una eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio
documental, No solo es importante para las organizaciones gubernamentales, sino
también para la administración de control y gestión, para los ciudadanos en
particular, para la ciencia, la investigación y la cultura en general.

¿Cuáles son las características de un las Tabla de Retención Documental (TRD)?

Contribuyen al buen funcionamiento de las estrategias relacionadas con la gestión
documental, esto se ve reflejado en la Producción documental de la mano de los
procesos administrativos, Optimización de la tramitología documental, Aplicación de
estrategias de gestión documental, Conocimiento de la estructura empresarial,
Eficacia y eficiencia, Organización y control, Revisión y actualización de los
documentos, Actualización de los estados de cambios y de archivo de los
documentos, Identificación de los documentos y su vigencia en el tiempo,
Reconocimiento de las estructuras de archivo, Priorización de la información desde
los procesos administrativos, Prevenir el uso y manejo incorrecto de los
documentos, sin importar su formato de consulta.
La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas,
contratos, actas, etc. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados
o destruidos, pero ¿cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento?.
La práctica documental aconseja separar los documentos en los archivos de
gestión, central e histórico, según su categoría y la necesidad que existe de
conservarlos. ¿Cómo podemos resolver todas estas necesidades?

Para poder implementar con éxito una Tabla de Retención Documental, se debe
elaborar un Cuadro de Clasificación Documental (CCD) que permita identificar
unívocamente la categoría o tipo de cada documento. También se debe valorar la
importancia de cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la
organización mediante una Tabla de Valoración Documental (TVD) y finalmente
definir los tiempos de conservación de cada documento, tanto en formato físico
como electrónico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida en lo que se llama la
Tabla de Retención Documental (TRD).

Las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos; quiere decir que nos facilitan en primera instancia el manejo de la
información, contribuyen a la racionalización de la producción documental, nos
permiten la administración proporcionar un servicio eficaz, facilita el control y acceso
a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados.

Muchos países como Colombia, han introducido en su marco legal la obligación de

cumplir con Tablas de Retención Documental definidas por el estado para todas las
organizaciones públicas y aquellas privadas que cumplen funciones públicas.

Más allá de la necesidad legal, implementar una tabla de retención documental

puede traer muchos beneficios a su organización, en concreto todos los derivados
de la implementación de un gestor documental: Técnicas de gestión de documentos,
control de flujos de trabajo, formas seguras de compartir archivos y almacenamiento
en la nube según los más avanzados estándares de privacidad.

Elaboradas y adoptadas para la implementación del Programa de Gestión

Documental, según las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN
039 de 2002, tienen definidas las series y subseries documentales que administra
la entidad. Este instrumento archivístico se encuentra aprobado mediante acuerdo
N°044 de 2000.Sistema de clasificación documenta el Sistema de clasificación de
series y subseries normalizado con los códigos correspondientes y una estructura
de numérica para 42 dependencias. Aplicación de Tablas de Retención Documental
La Coordinación del Grupo de Gestión de la Información ha capacitado a los
servidores del Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones en
la aplicación de las TRD, apoyados en los Sistemas ALFANET y ZAFFIRO que
actualmente son los encargados de normalizar la organización de los documentos,
archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.
Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.

La Coordinación del Grupo de Gestión de la Información atiende las modificaciones

causadas por las reestructuraciones, los procedimientos y las funciones, que son
evaluadas y aprobadas por el Subcomité de Arquitectura Institucional Componente
Información y TI del Min TIC.
 BIBLIOGRAFÍA

• Colombia, Archivo General de la Nación. Ley 594 de 2000, “por el cual se regula
el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención
Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000”. Bogotá.
• Colombia, Archivo General de la Nación. Acuerdo 042 de 2002, “por el cual se
establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión”. Bogotá.
• Colombia, Archivo General de la Nación. Decreto 2609 de 2012, “por el cual se
reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los Artículos 58 y 59
de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las entidades del Estado”. Bogotá.
• Colombia, Archivo General de la Nación. Acuerdo 003 de 2012, “por el cual se
reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el
Comité Evaluador Documental del Archivo General de la Nación”. Bogotá.
• Colombia, Archivo General de la Nación. Acuerdo 004 de 2012, “por el cual se
reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012, y se modifica el
procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas de Retención Documental” Bogotá.
• Colombia, Archivo General de la Nación. Acuerdo 005 de 2012, “por el cual se
establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción
de los archivos en las entidades públicas y privadas de cumplen funciones
públicas y se dictan otras disposiciones”. Bogotá.
• Colombia, Presidencia de la Republica. Directiva Presidencial 04 de 2012, “La
eficiencia Administrativa y Lineamientos de la política cero papeles en la
Administración pública”. Bogotá.
• Colombia, Archivo General de la Nación. Acuerdo 002 de 2014, “por medio del
cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones"”. Bogotá.
• Colombia, Presidencia de la Republica. Directiva Presidencial 04 de 2012, “La
eficiencia Administrativa y Lineamientos de la política cero papeles en la
Administración pública”. Bogotá.
• CRUZ MUNDET, J. R.: Manual de Archivística, 5ª edición, p. 244.
• GALLEGO DOMÍNGUEZ, O. Y LÓPEZ GÓMEZ, P.: "La descripción documental
en fondos de archivos o series cerradas", IRARGI. Revista de Archivística, IV
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• GODOY Julia, LÓPEZ Imelda, y CASILIMAS Clara. Mini/manual No 4 de Tabla
de Retención Documental y Transferencias Documentales: Directrices básicas e
instructivo para su elaboración. (Versión actualizada). Bogotá: Archivo General
de la nación.
• ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística.
• ROMERO TALLAFIGO, M.: Archivística y Archivos: soportes, edificio y
organización, 3ª edición, Carmona: S&C ediciones, 1997, p. 412.