Integrantes:

Andrely Marin Ospina, C.C: 1085263302

Johana Elizabeth Toro, C.C: 1122122918

Manuel Ricardo González, CC: 74187496

TUTOR (A):

CLAUDIA BELLO RODRIGUEZ

EVALUACIÓN Y MONITOREO: AUDITORÍA INTERNA AL SISTEMA DE GESTIÓN

EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE RUC

CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD

PROFESIONAL EN GESTION DE LA SEGURIDAD Y LA SALUD LABORAL

OCTUBRE 2019
 INFORME DE AUDITORIA

EMPRESA: HIERROS DEL ARIARI

NIT Nº. 19223918
DIRECCION: CRA23 N° 14 -19
CIUDAD: ACACIAS –META
TELEFONO: 3204936394
ACTIVIDAD ECONOMICA: COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR DE
ARTICULOS DE FERRETERIA.
EMAIL: hierrosdelariari09@gmail.com
GERENTE: JESUS ALFONZO MARROQUIN
AUDITOR INTERNO: EDUARDO TRUJILLO

INTRODUCCION

El programa de auditoria interna, son evaluaciones a las que se someten periódicamente las
organizaciones y sus procesos con el fin de verificar que están en el cumplimiento de los
requisitos y establece los criterios a evaluar para ver cómo está la empresa, realizar planes de
acción cuando este lo requiera en el hallazgos, no conformidad, encontrado en las auditorías
internas. .

1. OBJETIVO
2.
Determinar el grado de conformidad del SG-SST auditado o parte del él, con los criterios de
auditoria, Evaluar la capacidad del SG-SST para asegurar el cumplimento de los requisitos
legales, reglamentarios y contractuales, Evaluar la eficacia del SG-SST para lograr los
objetivos y identificar oportunidades de mejora potencial del SG-SST

3. ALCANCE

Esta auditoría interna aplica para los procesos, planes y procedimientos establecidos en el
Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.
 4. REQUISITOS EVALUADOS

4.1. Documentación.

4.2. Sistema de Calidad.

4.3. Organización

4.4. Recursos Humanos

4.5. Sistema Documental

4.6. Procesos de Bodega y Almacenamientos

4.7. Proveedores

4.8. Saneamiento de higiene

4.9. Equipos

4.10. Quejas

4.11. Auditorias

5. RESULTADOS DEL PROCESO DE AUDITORIA

N
Ítem. REQUISITO C
C
1. DOCUMENTACIÓN
1.1 SISTEMA DE CALIDAD
1.1 Establecer e implementar un procedimiento documentado que defina los controles X
necesarios para: Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión; X
b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente;
 N
Ítem. REQUISITO C
C
c. Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos;
d. Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso;
e. Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;
f. Asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se controla su
distribución, y
g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación
adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
La entidad debe asegurar que el producto que no sea conforme con los requisitos, se
identifica. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el
tratamiento del producto no conforme deben estar definidos en un procedimiento
1.2
documentado. Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega, la
entidad debe tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, de X
la no conformidad
CUENTA CON POLITICA DE CALIDAD ESTABLECIDA, QUE ESTA EN PROCESO
DE ACTUALIZACION SOCIALIZACION, LA POLITICA ESTA ENFOCADA EN EL
MEJORAMIENTO CONTINUO, DE LA SOCIEDAD.
Generar los reportes de nómina para la cancelación de salarios y prestaciones del personal
de la SE incluyendo consolidado de Nómina, embargos, libranzas, pagos ARP, pago
seguridad social, pago pensiones, pago cesantías, pago cajas de compensación, resolución
1.3
de pago, archivos planos para dispersión de nómina de acuerdo a los formatos establecidos
por las entidades involucradas. (Entidades Financieras, ARP, Cajas de compensación, X
Fondos, otras Entidades) y entregar copia al área de presupuesto
REALIZAR LAS OPERACIONES CORRESPONDIENTES DE VALIDACIÓN Y PAGO
MEDIANTE ARCHIVO PLANO GENERADO DESDE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE
RECURSOS HUMANOS CON LOS OPERADORES DE PLANILLA INTEGRADA DE
APORTES, DE LOS APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCAL DE
ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES SEGÚN CORRESPONDA.
2. ORGANIZACIÓN
La alta dirección de la entidad debe asegurar que las responsabilidades y autoridades del
personal que dirige, ejecuta y verifica las actividades que afectan la calidad del proceso,
están definidas y son comunicadas dentro de la entidad correspondiente. X
2.1 Se debe designar un miembro de la dirección, quien con independencia de otras
responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad para asegurarse que se X
establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el cumplimiento de los
requisitos técnicos y los de gestión de la calidad de la presente Especificación Técnica
LA DIRECCIÓN DE LA ENTIDAD DEBE PROPORCIONAR EVIDENCIA DE SU
COMPROMISO CON EL DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE LOS
REQUISITOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
a. La comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones pública
de la entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los
legales
b. La determinación de la política de la calidad
2.2
c. La seguridad que se establecen los objetivos de la calidad
d. La realización de las revisiones por la dirección
e. El aseguramiento de la disponibilidad de recursos
f. Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos X
 N
Ítem. REQUISITO C
C
MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES QUE ESTAN EN PROCESOS DE
ACTUALIZACION Y SOCIALIZACION
3. RECURSO HUMANO
Analizar y gestionar las novedades que afecten la liquidación de salarios y prestaciones de
los servidores docentes y administrativos (embargos, horas extras, libranzas, cooperativas,
sindicatos, entre otras) utilizando el Sistema de Información de Gestión de Recursos X
3.1
Humanos, desde la radicación del trámite hasta su liquidación según corresponda y X
archivar en la carpeta de historias laborales los soportes de actos administrativos cuando
sea necesario
SE EVIDENCIA PERSONAL SUFICIENTE PARA EL DESARROLLO DE LAS
ACTIVIDADES REALIZADAS CON SUS RESPECTIVA DONIFICACION
Efectuar los trámites de inscripción, actualización y ascenso en carrera administrativa de
X
los servidores nombrados por concurso, o que asciendan por concurso o sean objeto de
3.2
cambio de cargo dentro de los procesos de modificación de planta de personal de las sedes
X
teniendo en cuenta validar el cumplimiento de los requisitos
a. Revisar las no conformidades
b. Determinar las causas de las no conformidades
c. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades
X
3.3 no vuelvan a ocurrir,
X
d. Determinar e implementar las acciones necesarias,
e. Registrar los resultados de las acciones tomadas, y
f. Revisar las acciones correctivas tomadas.
LA ENTIDAD DEBE TOMAR ACCIONES PARA ELIMINAR LA CAUSA DE NO
CONFORMIDADES CON OBJETO DE PREVENIR QUE VUELVAN A OCURRIR.
LAS ACCIONES CORRECTIVAS DEBEN SER APROPIADAS A LOS EFECTOS DE
LAS NO CONFORMIDADES ENCONTRADAS. SE DEBE ESTABLECER UN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PARA DEFINIR LOS REQUISITOS.
4. SISTEMA DOCUMENTAL
Se debe establecer un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y los
requisitos para planificar y realizar las auditorías, establecer los registros e informar de los
resultados.
Deben mantenerse registros de las auditorías y sus resultados
Se debe planificar un programa de auditorías internas tomando en consideración el estado y
la importancia de los procesos por auditar, así como los resultados de auditorías previas. Se
deben definir los criterios de la auditoría interna, su alcance, su frecuencia y metodología.
4.1 La selección de los auditores y la realización de las auditorías internas deben asegurar la X
objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no deben auditar su
propio trabajo.
El responsable del proceso que esté siendo auditado debe asegurarse de que se realizan las
correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para
eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento
deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la
verificación
LA ENTIDAD DEBE LLEVAR A CABO, A INTERVALOS PLANIFICADOS,
AUDITORÍAS INTERNAS PARA DETERMINAR SI SE HA IMPLEMENTADO Y SE
MANTIENE DE MANERA EFICAZ, EFICIENTE Y EFECTIVA LAS PRESENTES
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.
4.2 a. Establecer e implementar un procedimiento documentado para definir los controles X
necesarios para el recibo, organización, la identificación, el almacenamiento, la protección,
 N
Ítem. REQUISITO C
C
la recuperación, el tiempo de retención y disposición de los registros, acorde con las
disposiciones legales vigentes sobre la materia.
b. Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la
conformidad con los requisitos, así como la operación eficaz de los requisitos de gestión de
la calidad. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y
recuperables.
c. La entidad debe establecer y conservar registros que suministren evidencia que el
servicio ha sido controlado de acuerdo con los procedimientos documentados aplicables.
Estos registros deben mostrar claramente si el producto ha sido conforme
Tramitar y expedir certificados solicitados por los docentes, directivos docentes y
administrativos, a través del sistema de gestión de recursos humanos que posea la
4.3 Secretaría, garantizando un adecuado tiempo de respuesta y óptima calidad, de acuerdo X
con la información contenida en las historias laborales y salariales registradas en el Sistema
de Información de Gestión de Recursos Humanos
Ingresar y actualizar en el Sistema de información de recursos Humanos humano web
toda información consignada en las hojas de vida correspondiente a los datos personales
del funcionario, de los beneficiarios, formación académica, otros estudios, competencias,
historia laboral y salarial, actos administrativos (ascensos, nombramientos, traslados),
fondos a los cuales se encuentra adscrito (pensión, salud, cesantías, riesgos profesionales),
4.4 X
información financiera y cuentas bancarias para consignación o transferencia electrónica de
la nómina y demás aspectos requeridos para conocer toda la historia del funcionario o
docente. Para los docentes es necesario mantener actualizado el nivel educativo, el nivel de
enseñanza, el área educativa y área educativa técnica en la cual está laborando o ha
laborado.
SE ESTABLECERA QUE LOS DOCUEMNTOS SERAN LLEVADOS EN MEDIO
MAGNETICO Y LOS ACTUALIZADOS SERAN CARGADOS EN LA INTRANET
Recibir los documentos necesarios para abrir la hoja de vida del nuevo funcionario y
archiva los documentos en las hojas de vida respectivas cada vez que se genere una
4.5 X
novedad cuyo soporte deba reposar en las hojas de vida de los docentes, directivos
docentes y administrativos del SGP,
GARANTIZAR LA ADMINISTRACIÓN, ACTUALIZACIÓN, ORGANIZACIÓN,
SEGURIDAD Y DISPONIBILIDAD DE LAS HOJAS DE VIDA DE LOS
FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES ADSCRITOS A LA SE Y LOS
EE OFICIALES TENIENDO EN CUENTA
5. PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y ACONDICIONAMIENTO
La entidad debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades
potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a
los efectos de los problemas potenciales. Debe establecerse un procedimiento documentado
que defina los requisitos para:
5.1 a. determinar las no conformidades potenciales y sus causas, X
b. evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades,
c. determinar e implementar las acciones necesarias,
d. registrar los resultados de las acciones tomadas , y
e. revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas
LA ENTIDAD DEBE ASEGURAR QUE EL PRODUCTO QUE SEA CONFORME CON
LOS REQUISITOS, SE IDENTIFICA. LOS CONTROLES, LAS
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES RELACIONADAS CON EL
TRATAMIENTO DEL PRODUCTO NO CONFORME DEBEN ESTAR DEFINIDOS EN
UN PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO. CUANDO SE DETECTA UN PRODUCTO
 N
Ítem. REQUISITO C
C
NO CONFORME DESPUÉS DE LA ENTREGA, LA ENTIDAD DEBE TOMAR LAS
ACCIONES APROPIADAS RESPECTO A LOS EFECTOS, O EFECTOS
POTENCIALES, DE LA NO CONFORMIDAD
6. PROVEDORES
La entidad debe asegurarse que el producto y/o servicio adquirido para la realización del
proceso cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, términos de
referencia o en las disposiciones aplicables y debe establecer e implementar la inspección u
otras actividades necesarias para lograr esto.
La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una selección objetiva
6.1 X
y en función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios de acuerdo con los
requisitos definidos previamente por la entidad. Deben establecerse los criterios para la
selección, la evaluación y la re-evaluación de los proveedores. Deben mantenerse los
registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria derivada de
estas.
CALIDAD DE PROVEDORES
La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una selección objetiva
y en función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios de acuerdo con los
requisitos definidos previamente por la entidad. Deben establecerse los criterios para la
6.2 X
selección, la evaluación y la re-evaluación de los proveedores. Deben mantenerse los
registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria derivada de
estas.
SELECCIÓN OBJETIVA SE REFIERE A AQUELLA SELECCIÓN EN LA CUAL LA
ESCOGENCIA SE HACE AL OFRECIMIENTO MÁS FAVORABLE A LA ENTIDAD Y
A LOS FINES QUE ELLA BUSCA, SIN TENER EN CONSIDERACIÓN FACTORES
DE AFECTO O DE INTERÉS Y, EN GENERAL, CUALQUIER CLASE DE
MOTIVACIÓN SUBJETIVA.
7. SANEAMIENTO DE HIGIENE

Promover conjuntamente con los prestadores de salud, los programas de salud ocupacional
7.1 X
del personal docente, directivo docente y administrativo de los establecimientos educativos

SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

PROGRAMA DE GARANTIA DE LA CALIDAD, el cual establece, los controles de

plagas, cronograma de calibración de los equipos utilizados en la fabricación y control,
7.2 capacitaciones, pausas activa, rotación de desinfectante, limpieza y desinfección, X
mantenimiento de equipos y de áreas, control microbiológico de las áreas, inspecciones
internas,
7.3 ¿Se tiene establecido rotación de desinfectantes en áreas que lo requieran? X
SI
¿Cuenta con Programa de Saneamiento de higiene? ¿Se evidencia instrucciones al personal
7.4 X
sobre prácticas de higiene, así como instrucciones de trabajo?
EN EL SG-SST SE LLEVA ACTUALMENTE
¿Se realizan exámenes médicos de ingreso y periódicos al personal del área de
7.5 X
almacenamiento y/o acondicionamiento durante el tiempo de empleo?
SE TIENE CONTEMPLADO LA REALIZACION DE EXAMENES MEDICOS DE
 N
Ítem. REQUISITO C
C
INGRESO, PERIODICOS Y DE RETIRO. LOS EXAMENES DE INGRESO, EL
DIRECTOR TECNICO TIENE EXAMEN DE NOVIEMBRE DE 2018
¿La empresa entrega suficiente dotación de vestuario de trabajo y elementos de seguridad
industrial a sus empleados de acuerdo con la actividad que desempeñan y el riesgo que ésta
7.6 X
represente, incluyendo dotación para visitantes, empleados temporales y demás?

SI, SE ENTREGA DOTACION DE TRABAJO Y ELEMENTOS D EPROTECCION

PERSONAL Y SE DEJA REGISTRO
8. EQUIPOS
¿Se encuentra documentado y registradas las actividades de calibración y
8.1 X
mantenimiento de todos los equipos, que asegure su funcionamiento?
SE TIENE PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE INSTALACION Y EQUIPOS Y
CRONOGRAMA DE LOS MANTENIMIENTOS.
¿Los equipos se encuentran instalados, identificados y ubicación de tal manera que puedan
8.2 X
limpiarse, desinfectarse Y facilitar la limpieza
9. QUEJAS
La entidad debe aplicar y mantener actualizados procedimientos documentados para la
recepción y tratamiento de las quejas de los clientes sobre el proceso. Debe existir
9.1 evidencia con relación al tratamiento dado a la queja. Se debe mantener un registro X
numerado consecutivamente de las quejas de sus clientes, así como del tratamiento dado a
las mismas.
10. AUDITORIAS
¿Cuentan con procedimientos de auditoría de calidad, para evaluar regularmente la eficacia
10.1 y aplicabilidad de todo el Sistema de Gestión de la Calidad? ¿Cuenta con el plan de X
auditoría interna identificando la frecuencia de estas?
SE CUENTA CON PROCEDIMEINTO DE AUTOINPECCIONES EN EL CUAL SE
UTILIZA UN CHEK LIST PARA VERIFICACION DE CADA AREA
¿Existen soportes de auditorías internas, evidenciando registros disponibles para la
10.2 X
autoridad sanitaria?

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

 Verificar y tener los soportes de los pagos de seguridad social para el personal
directo y contratista para el personal directo, contratistas y proveedores.
 La alta dirección debe evidenciar el compromiso en el desarrollo e
implementación de los requisitos de gestión de la calidad.
 Terminar la actualización de los manuales de cargos y funciones, socializarlos
respectivamente a todo el personal de la empresa.
 La documentación debe ser llevada en magnético, actualizarlos y cargarlos en el
drive y hacer un Backus para asegurar la información de la empresa.
 Registrar y tener la evidencia de la entrega elementos de protección personal que
a todos los empleados.
 La empresa cuenta con su buena política de calidad bien establecida y se
encuentra firmada, socializada y publicada.
 La empresa cuenta con sus chek lista respectivos para cada equipo, se
recomienda cuando ingrese un nuevo equipo ir aplicando el formatico y
respectiva divulgación.