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Especialización tecnológica
Gestión del Talento Humano por competencias - Metodología

Actividad 7
Documentar los resultados que soportan el plan de formación para un grupo crítico de
la organización

Presentado por:
Alejandra Blandón Murillo
Alejandra Ocampo Orozco
Jessica Paola Marín Quintero
Liliana Patricia Hernández Ramírez

Presentado a:
Luisa Fernanda Grisales Marín

SENA Regional Caldas

Manizales, Caldas
Mayo 2019
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Justificación

La empresa “LAP SAS” considera de suma importancia contar con un plan de

formación para los colaboradores, ya que es un documento elaborado por la dirección de la

empresa con la finalidad de asegurar la formación de su personal por un periodo determinado.

El Plan de formación se inscribe dentro de la estrategia de la empresa y debe incluir:

● El público a quien va dirigido.

● Las acciones formativas necesarias.

● El presupuesto.

● Los resultados esperados y cómo se evaluará el grado de consecución

de los resultados tras su aplicación.

● Las entrevistas.

● Las reuniones grupales.

● La observación.

● Las encuestas.

Con respecto a este último ítem estas nos permiten y ayudan a encontrar tendencias

sobre las que profundizar mediante otras fórmulas e incluso invita a los colaboradores a

valorar sus conocimientos sobre diversas áreas de forma anónima distribuyéndolas en los

diferentes departamentos o áreas.

El propósito de la formación es capacitar a un colaborador para que pueda realizar

convenientemente una tarea o un trabajo determinados. La formación se define, por tanto,

como una estrategia empresarial sistemática y planificada, destinada a habilitar para la

realización de tareas progresivamente más complejas y responsables, a actualizar los

conocimientos y habilidades exigidos por el continuo desarrollo tecnológico y a lograr una

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mejora de la competencia personal haciendo del trabajo una fuente de aprendizaje y de

satisfacción personal (Sánchez Cerezo, 1991: 249-250).

La formación no es un aspecto aislado e independiente de la actividad de la empresa.

Debe ser un Instrumento integrado en la planificación estratégica de la organización que ha

de ayudar a definir sus metas, mejorar su funcionamiento y aumentar el nivel de satisfacción

de las personas (Solé y Mirabet, 1997: 27).

Este proceso también se diseña para evidenciar y certificar la previa capacitación para

las diferentes áreas de la organización, esto con el fin de ahorrar tiempo, dinero, para obtener

un desempeño y desarrollo eficiente con respecto a cada una de los roles establecidos.
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Objetivos

Objetivo General

Lograr una organización con una estructura organizacional basada en un

capital humano competente y siempre actualizado, trabajando en la inversión

constante que sea medible y cuantificable.

Objetivos Específicos

➢ Crear estrategias que permitan recopilar las constantes necesidades de

formación de los colaboradores.

➢ Estructurar un plan de formación que permita garantizar en cada puesto

de trabajo la constante actualización en formación del capital humano.

➢ Hacer seguimiento constante con indicadores de gestión que permita

evidenciar las mejoras o falencia de formación.

➢ Realizar el seguimiento a la gestión de capacitación con formatos de

evaluación.

➢ Presupuestar el ingreso requerido para las capacitaciones necesarias

durante el año.
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Metodología Utilizada

Diagnóstico de necesidades de formación

Para obtener la información necesaria en el proceso de recolección de datos es

indispensable llevar a cabo un proceso ordenado y estructurado, el levantamiento de la

información debe ser un proceso metódico, organizado y estructurado, que facilite la

recolección de los datos obtenidos entre la población.

Para determinar este informe sobre las Necesidades de Formación, se hizo uso de

Estudio que se realizó anteriormente de la Distribuidora LAP S.A.S, es decir que la forma en

que se llega a la deducción sobre tales necesidades, es por medio de la técnica de la

observación directa del caso.

Adicionalmente se realizarán encuestas personalizadas a todos los miembros de la

Organización, las cuales permiten determinar si ellos tienen conocimiento de la empresa.

Se les realizan preguntas de comprensión simple, con el tipo de respuesta “si” o “no”,

selección múltiple, también se les dejara espacios en blanco donde el colaborador puede

hacer las observaciones que desee; así de esta manera se tiene una información más clara y

personalizada.
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Encuesta para el Diagnóstico de necesidades de formación en la Organización

Ciudad: Fecha: Área:

Cargo: Tiempo en el cargo:

Nombre Completo:

A continuación encontrara una serie de preguntas que busca identificar las

necesidades de formación en su área desempeñada, le recomendamos ser lo más sincero

posible al responder:

1. ¿Sabe cuánto factura y ve el valor agregado de los productos?

a- Si lo tiene claro
b- No lo sabe
c- Nunca lo ha hecho

2. Para usted es importante que las ventas de la organización:

a- Se cierren de forma exitosa

b- Que unas se concreten y otras no
c- No le interesa

3. ¿Tiene usted conocimiento de todos los programas para acceder, editar y tabular
la información de los clientes?

A. Si __ B.No ___ Cuáles?_______________

4. En base al conocimiento que usted tiene con los programas de la organización, a

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criterio personal indique qué calificación le daría a cada uno según el manejo que
usted realiza.

Programas ex r m
celente bueno egular alo

Microsoft Excel

Microsoft power point

Microsoft Word

Microsoft Access

5. Al momento debe hacer una exposición , enfrente de varias personas usted:

A. Se comporta de forma rígida y no le salen las palabras

B. Se siente algo nervioso al principio, pero a medida que
trascurre la exposición se apropia del tema y muestra seguridad.
C. Se encuentra cómodo desde el primer momento.

6. Ante el cuestionamiento de los participantes usted :

A. Se bloquea y se pone nervioso/a

B. Se pone a la defensiva porque paralizan su presentación y se
siente en riesgo de que se le olviden los siguientes puntos a tratar
C. Se lo toma como una demostración de interés por parte de los
asistentes y le da la oportunidad de congeniar con ellos.

7. ¿Cuando un cliente va a realizar una PQR, usted qué procedimiento

sigue?

A. Lo deriva a las líneas de atención al cliente.

B. No le da solución
C. Atiende la PQR, de forma atenta y cuidadosa mostrando una
actitud
servicial y dispuesta ayudar a encontrar la solución al cliente.
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8. Conoce usted los pasos que se deben llevar a cabo cuando un cliente
se encuentra inconforme con la organización o desee hacer una sugerencia?

A. Si __ B.No ___

9. Prepara usted una agenda previa de los compromisos,

responsabilidades, que debe hacer todos los días, y los ejecuta?

A. Frecuentemente
B. A veces
C. Rara vez

10. ¿planea y ejecuta sus proyectos y tareas en las fechas establecidas?

A. Frecuentemente
B. A veces
C. Rara vez

FORMATO PARA EL LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES DE FORMACIÓN

Datos generales
Ciudad y fecha:______________________________________ Nombre completo:__________________________
Área:__________________________ Cargo: ____________________ Tiempo en el cargo:___________________
A continuación encontrará una serie de preguntas que buscan identificar las necesidades de formación que usted
percibe requiere para su cargo, por favor sea lo más específico posible y piense en el DESEMPEÑO DE SU CARGO.
Diligenciado este formato, por favor enviarlo a Gestión Humana.

1. Revisando la MISION DE LA ORGANIZACIÓN, ¿Qué habilidades considera deberá aprender para exhibirla en su
comportamiento habitual? _______________________________________
2. De acuerdo con la VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ¿Qué conocimientos considera debe adquirir para alcanzar las
metas trazadas?_____________________________________________
3. Desde el punto de vista de los VALORES DE LA ORGANIZACIÓN ¿Qué habilidades considera debe aprender para
exhibirlos en su comportamiento habitual?______________________
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4. Para alcanzar los OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN, ¿Cuáles son las habilidades que requiere
desarrollar?___________________________________________________
5. Evaluando el CLIMA ORGANIZACIONAL que usted percibe ¿Cuáles son las actitudes que considera debe
aprender para
optimizarlo?__________________________________________________________________________
6. De acuerdo con los CAMBIOS EN EL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN ¿Cuáles son los nuevos conocimientos /
habilidades / actitudes que debe aprender para estar a la altura de las expectativas del mercado?
_______________
7. Analizando las COMPETENCIAS TÉCNICAS que pide el perfil de su cargo ¿Cuáles considera son los conocimientos
y habilidades que requiere fortalecer para mejorar su
desempeño?_________________________________________
8. Analizando las COMPETENCIAS PERSONALES que pide el perfil de su cargo ¿Cuáles considera son los
conocimientos, habilidades y actitudes que requiere mejorar el servicio que presta en su
cargo?_____________________________
9. De acuerdo con los PROCESOS, TAREAS O RESPONSABILIDADES a su cargo, ¿cómo considera que puede
optimizar el tiempo de
ejecución?______________________________________________________________________
10. De acuerdo con la última EVALUACION DE DESEMPEÑO, ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes
recomendó su jefe puede fortalecer para lograr los objetivos
trazados?______________________________________________
11. Quién considera es la persona más apta para transmitirle el conocimiento requerido:
a. Una persona de la organización
b. Una persona externa de la organización
c. Una combinación de ambas
12. Qué tipo de formación requiere para obtener las habilidades y conocimientos anteriores:
a. Presencial
b. Virtual
c. Combinada
13. De qué forma adquiere más fácilmente los conocimientos, habilidades y actitudes que requiere para mejorar el
desempeño de su cargo: (puede marcar hasta dos opciones)
a. Por si mismo
b. En reuniones grupales
c. Experimentando lo aprendido

Análisis de la Información

Como primer paso se debe dar una mirada a la empresa, su misión, visión y valores

corporativos, sus metas a corto, mediano y largo plazo, sus objetivos estratégicos, el ambiente

laboral y social.
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Se deben tener en cuenta variables como:

➢ Número de empleados.

➢ Conocimientos específicos de cada cargo.

➢ Habilidades generales del personal en general.

➢ Niveles de desempeño en cada cargo.

➢ Relacionamiento organización.

➢ Capacidad de tolerancia a la frustración.

➢ Trabajo en equipo.

➢ Tienen requerido para lograr las metas.

➢ Índice de ausentismo y rotación.

Es importante tener en cuenta que todo el proceso de formación, está a cargo del área

de gestión del talento humano y el tiempo invertido es fundamental para la óptima aplicación

de los conocimientos adquiridos en el cargo que desempeña.

Análisis de la situación de la empresa: al realizar el análisis de la empresa se pudo

diagnosticar que hay falencia en los procesos logísticos de recepción, almacenamiento y

distribución llevando esto a una disminución en la productividad y por ende en el desarrollo

de los objetivos.

Fuentes de Información

Aplicación de encuestas: Se realizará un cuestionario con preguntas que tengan que

ver con diferentes situaciones que se presenten en su puesto de trabajo. Con esta

técnica se puede valorar sus conocimientos sobre diversas áreas de forma anónima.
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Método de observación: Se designará un supervisor que será una persona de plena

confianza de la dirección para que se encargue de observar el desempeño en sus actividades.

También se encargará de crear indicadores individuales, que permitirán encontrar los

problemas que pueden presentarse tanto en las áreas de productividad como de logística.

Entrevistas individuales: Se les brindara la posibilidad a los colaboradores de

expresar sus necesidades y/o debilidades para trabajar en ellas y fortalecerlas.

Reuniones grupales: Se generarán lluvia de ideas sobre posibles necesidades de

capacitación creadas desde las mismas necesidades o los mismos problemas, que los

colaboradores hayan logrado detectar en algún momento específico.

Otros aspectos importantes para tener en cuenta al momento de tomar las decisiones

de futuras formaciones:

➢ Reducción o cambio de empleados (alto grado de rotación que

desperdicien los procesos de formación).

➢ Creación de nuevos cargos (Que no estén contempladas dentro de los

presupuestos iniciales de formación para el año).

➢ Modernización de la empresa (cambio de visión del negocio,

resistencia al cambio).

➢ Baja productividad (resistencia al cambio).

➢ Relacionamiento interno o externo (poca aplicación de la formación).

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➢ Sobrecostos.

Estadísticas, anexos y graficas

Según las encuestas aplicadas a los colaboradores de la distribuidora LAP, los

resultados arrojados fueron los siguientes:

De acuerdo a la gráfica por el método de las encuestas podemos evidenciar

necesidades de formación como:

➢ Cierre de Ventas.

➢ Manejo de Paquete de Office.

➢ Habilidades para hablar En público.

➢ Habilidades de Servicio al Cliente.

➢ Administración del Tiempo.

Asi mismo se puede detectar que Emprendimiento y Estrategias de venta no son

prioridades de formación.
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Plan de Acción

Una vez conocidas las necesidades de formación de los colaboradores de la

distribuidora L.A.P S.A.S, se plantea iniciar actividades de formación general en cuatro

niveles de la organización:

● Formación corporativa.

● Capacitación a nivel gerencial.

● Entrenamiento de Recursos Humanos.

● Grupos de Operaciones.

En primera parte debe formar en los empleados sobre la importancia de las relaciones

interpersonales, los valores corporativos y de la Gestión del Talento Humano en las

Organizaciones, dado que se evidencia en los personajes de esta organización descrita

anteriormente la falta de buenas relaciones con sus colaboradores, pérdida de valores

corporativos y la carencia de buenas prácticas, adicional a eso es importante realizar

programas de formación en áreas comerciales, de servicio al cliente, administración del

tiempo.

Cada proceso de formación será estructurado en sesiones, de acuerdo al grado de

complejidad de las mismas y siempre tendrá el acompañamiento del área de Gestión del

Talento Humano.

Adicional a los procesos de formación descritos anteriormente y que fueron

evidenciados de acuerdo a un proceso de observación y seguimiento constante, la empresa

realizará un plan de formación para que todos y cada uno de los empleados que pertenecen al

área logística adquieran conocimientos basados en la logística de recepción, logística de

almacenamiento y logística de distribución en el área y así se pueda lograr la productividad

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para llegar a los objetivos más fácilmente y solucionar las falencias detectadas en el proceso

para esto, también se debe tener en cuenta el presupuesto, y el recurso humano con que

contarán para su ejecución.

Para lograr el plan de formación de forma asertiva hay que tener en cuenta todos y

cada uno siguientes aspectos:

● Contenidos formativos:

El plan formativo debe ser acorde a las falencias encontradas en cada uno de los

procesos logísticos; para la empresa la temática a tratar será la siguiente: Logística de

recepción, manejo de inventarios y cadena de distribución, manejo de paquete Office,

capacitación en sistemas.

● Población destinataria:

Las capacitaciones van enfocadas a coordinadores logísticos, supervisor de recepción,

supervisor almacenamiento, supervisor despacho y auxiliares logísticos.

● Número de personas:

Las personas que participara serán 20 que se dividirán en 4 grupos para no afectar la

productividad en cada uno de los procesos.

● Cronograma:

El cronograma de formación irá acorde a los tiempos programados por los

coordinadores de cada área se fijará una fecha y horario de inicio y una fecha y horario de

finalización exacta.
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● Duración:

subprograma 2019 PAGINA: 1 de 2

Para no afectar la producción de la empresa se realizarán las capacitaciones dos horas

los días de miércoles y viernes.

● Jornada:

Se realizará en horario laboral, al inicio de la jornada. Ya que es una capacitación para

beneficio productivo de la empresa como para la superación personal de todos y cada uno de

los empleados.

● Modalidad:

Se llevará a cabo de forma presencial y se realizarán algunas prácticas en campo para

poner en práctica la temática vista.

● Lugar para la formación:

Lo ejecutaremos dentro de la misma compañía ya que por tiempos de desplazamiento

y recursos económicos saldría más beneficioso para ambas partes.

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programa Servicio al Cliente

Capacitar al personal de la empresa para el manejo de habilidades y destrezas
objetivo comunicativas asertivas, las que permitan responder a las necesidades y
requerimientos que se presentan en su equipo de trabajo y el cliente
POBLACION
N° OBJETIVO TEMAS A TRATAR RESPONSABLE RECURSO OBSERVACION
OBJETO
video vin,
¿Qué entendemos
Área convenio computador,
Promover la por calidad en el
Comercial SENA tablero,
importancia de la servicio?
marcador
empatía y la
video vin,
flexibilidad para
Influencia de los Área Gestión computador,
1 poder comprender
valores en el servicio Comercial Humana tablero,
y satisfacer mejor
marcador
las necesidades
video vin,
específicas de los Los diez
Área Coaching computador,
clientes componentes básicos
Comercial invitado tablero,
del buen servicio.
marcador
video vin,
Concepto de trabajo Área convenio computador,
en equipo Comercial SENA tablero,
marcador
video vin,
Resaltar el valor de Influencia de los
Área Gestión computador,
2 la cultura de trabajo valores en el trabajo
Comercial Humana tablero,
en equipo. en equipo
marcador
video vin,
Beneficios del trabajo Área Coaching computador,
en equipo. Comercial invitado tablero,
marcador

Evaluación de Resultados

En el transcurso del proceso de formación se realizarán mediciones para determinar la

mejora en los cuellos de botella que se presentan en la operación y son los siguientes:

➢ Satisfacción de aprendizaje (alumnos y profesores).

➢ Etapa productiva (prácticas en campo, desarrollo de habilidades,

teórico-práctica).

➢ Se realizará toma de tiempos para revisar aumento de la producción vs

ahorro de dinero.
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1. Eficacia de la formación:

Se tiene en cuenta la mejora en todos y cada uno de los procesos para evaluar la

satisfacción del cliente con respecto al servicio prestado, las falencias que se venían

presentando en la producción de los procesos se tiene en cuenta la opinión de los

colaboradores en cuanto al conocimiento adquirido y lo que se llevará a la etapa productiva.

2. Evaluación del aprendizaje:

Es un proceso que se llevará a cabo en la etapa productiva donde se llevará a las

prácticas todas y cada uno de los temas aprendidos, ya que es la forma más fácil de ver si el

tiempo invertido en capacitaciones obtuvo el resultado esperado por el cliente.

3. Rentabilidad de la formación:

Se realizará un comparativo costo vs beneficio para evaluar si lo puesto en práctica

está generando valor a la cadena logística.

4. Mejoras en el plan de formación:

Se llevarán a cabo comparaciones de acuerdo a como se venían ejecutando los

procesos y cómo se están realizando después de el plan de capacitación que se brindó por

parte de la compañía a todos y cada uno de los empleados.

5. Seguimiento:

La efectividad del plan de formación se mide con producción, novedades reportadas

por las tiendas y tiempo de respuesta.

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Para que el plan a desarrollar se lleve a cabo exitosamente es necesario dejar un

registro documental y realizar un manual de procesos y procedimientos con cada uno de los

temas vistos para llevar a cabo una revisión y evolución en cada uno de los cuellos de botella

que se venían presentando.

Conclusiones

Con el Informe de resultados de la Distribuciones LAP SAS se espera lograr una

organización con una estructura basada en un capital humano competente y siempre

actualizado, trabajando en la inversión constante y que sea medible y cuantificable.

Al crear estrategias que permitan recopilar las constantes necesidades de formación de

los empleados, se logra tener un mejor desempeño laboral y una estandarización de procesos.

Estructurar un plan de formación permite garantizar en cada puesto de trabajo la constante

actualización en formación del capital humano.

Permite hacer seguimiento constante con indicadores de gestión que evidencian las

mejoras o falencias de la formación. Los empleados crean un sentido de pertenencia con la

organización ya que se está pensando en su bienestar.

Se genera un ambiente laboral sano y colaborativo entre todas las áreas de la

compañía.

Referencias bibliográficas

Descargable Actividad de aprendizaje 7

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Web Grafía

https://revistas.ucm.es/index.php/RCED/article/viewFile/RCED9999120181A/17245

https://es.scribd.com/document/353027740/Actvidad-7-PAULA

https://www.coursehero.com/file/26290680/INFORME-DE-RESULTADOS-ACTIVIDAD-

7docx/

https://www.academia.edu/36185037/INFORME_DE_RESULTADOS_DISTRIBUIDRA_L

AP