INVESTIGACIÓN SOBRE PROCESOS DE NEGOCIO, ESTRATÉGICOS Y MISIONALES DE

UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA REAL

INGRITH ESPERANZA ACOSTA RUBIO
UNIVERSIDAD DE SANTANDER CAMPUS VIRTUAL SISTEMAS DE GESTIÓN PARA
EDUCACIÓN MEDIADOS POR TIC MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA
EDUCATIVA BOGOTÁ 2018 INVESTIGACIÓN SOBRE PROCESOS DE NEGOCIO,
ESTRATÉGICOS Y MISIONALES DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA REAL
INGRITH ESPERANZA ACOSTA RUBIO
ACTIVIDAD 3.2. INVESTIGACIÓN
PROFESOR CONSULTOR GIL LORDUY CASTRO
UNIVERSIDAD DE SANTANDER CAMPUS VIRTUAL SISTEMAS DE GESTIÓN PARA
EDUCACIÓN MEDIADOS POR TIC MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA
EDUCATIVA BOGOTÁ 2018 INVESTIGA CIÓN SOBRE PROCESOS DE NEGOCIO,
ESTRATÉGICOS Y MISIONALES DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA REAL
INTRODUCCIÓN
Las instituciones de Educación Superior están en un continuo proceso de
transformación y adaptabilidad a los cambios buscando lograr la mejor calidad
educativa de la forma más eficiente con los recursos que disponen. No se puede pensar
más solo en lo que sucede dentro de una institución sin ver lo que ocurre en el exterior.
Se tiene que analizar lo que sucede afuera para cambiar el trabajo interno según lo que
requiera la sociedad (Mendoza, Godoy , « Mariño, 2004). No sólo las Instituciones de
Educación Superior, se debe considerar que todas la Instituciones Educativas IE están
en continuo proceso de transformación y adaptabilidad, buscando responder a las
necesidades educativas de sus educandos, en estricta coherencia con las políticas
educativas de cada país, por lo tanto, es fundamental reconocer los procesos de negocio
que se desarrollan en una IE en particular, con el fin de identificar en ella los procesos
estratégicos, misionales y de apoyo, lo cual, permitirá conocer los procesos internos y
las interacciones de la IE tanto entre sus clientes o usuarios externos como internos.
Con ello, se podrán visualizar los propósitos, estrategias, relaciones y dependencias
entre diferentes tipos de proceso que en última conducirán al cumplimiento con la
razón de ser de la IE, su misión y su visión, así como los objetivos estratégicos y su
política institucional. De manera complementaria, es importante ahondar en los
Sistemas de información -SI- que se implementan en la IE ya que estos a su vez aportan
en la visualización e implementación de procesos que aportan al cumplimiento de los
procesos estratégicos, misionales y de apoyo. Para el análisis e investigación del
presente documento se abordará la IE Grancolombiano IED.
INVESTIGA CIÓN E IDENTIFICA CIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO, ESTRATÉGICOS Y
MISIONALES DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA REAL
Para reconocer los procesos estratégicos, misionales y de apoyo en la IE
Grancolombiano es fundamental, en primer lugar citar la misión, la visión y los
principios institucionales, ya que para el cumplimiento de estos se desarrollan los
procesos anteriormente mencionados.
Misión. Como colegio distrital de la Localidad de Bosa y que ofrece los niveles de
Preescolar, Básica y Media Técnica, articulada con la Educación Superior en las
especialidades de Diseño Gráfico y Mecatrónica, la Institución se propone contribuir a
la formación de niños, niñas y jóvenes con calidad humana, entendida ésta como un
conjunto de actitudes positivas, valores y competencias — personales, básicas,
ciudadanas y laborales - que les permitan incidir positivamente en su comunidad,
participar en procesos democráticos y vincularse al mundo productivo, teniendo
como referente de sus acciones el respeto a los
Derechos Humanos (PEG Grancolombiano IED, 2014).
Por lo anterior, se puede afirmar que las acciones de los procesos internos de la IE se
encaminan en construir en el educando, a partir de procesos de enseñanza
aprendizaje de una serie de competencias que aporten no solo a la consolidación de
un conocimiento teórico al que se le llama “saber”, sino a la construcción de un “saber
hacer” y un “saber actuar”, que aporten significativamente a las mejoras en el
bienestar y actuación del estudiante en su entorno inmediato, al que aquí se le
denomina comunidad, sin embargo las competencias desarrolladas, deberán facultar
al estudiante para incidir en cualquier escenario de intervención, ya sea comunitario,
laboral, familiar, entre otros. Lo cual se debe realizar en el respeto y cumplimiento de
los derechos humanos de cada individuo que se encuentre involucrado con los
procesos de intervención del educando y futuro ciudadano. Lo anterior se favorece al
interior de la institución al priorizar el trabajo en grupos a los cuales se le denominan
“subcomunidades”, en donde el estudiante siempre debe estar
afianzando habilidades del siglo XXI, como son pensamiento crítico, comunicación,
cooperación, y socialización, de la mano con la resolución continua de conflictos en
busca de una sana convivencia para con sus compañeros.
Visión. En el 2020 el Colegio Grancolombiano, posicionado a nivel local como la mejor
opción de formación y reconocido por la calidad y pertinencia de su formación Básica
y Media Técnica, habrá logrado ubicarse en nivel superior en las pruebas externas,
manteniendo y mejorando la calidez y la oportunidad de la atención a los distintos
usuarios, la competencia y calidad de sus docentes, la transparencia y calidad de sus
procesos organizativos, académicos y de gestión de comunidad, contribuyendo a la
sociedad con egresados competentes laboralmente y ciudadanos que inciden
positivamente en su comunidad, haciendo un adecuado
ejercicio de la ética de lo público (PEG Grancolombiano IED, 2014).
Al reflexionar sobre, ubicarse a nivel superior en pruebas externas esta tarea se
enmarca desde la política institucional (procesos estratégicos) pero se lleva a cabo
gracias a procesos misionales en donde se encuentra la planeación de la enseñanza, y
la ejecución de los procesos de enseñanza aprendizaje. Que a su vez requieren de un
sinfín de recursos como son el uso de fotocopias, materiales pedagógicos, escenarios
escolares que se encuentra en el marco de los procesos de apoyo. Por ende se
visualiza como todos los procesos, ya sean estratégicos, misionales o de apoyo deben
aportar a la consecución de diferentes metas y el alcance de la misión y la visión
institucional. De manera complementaria en la visión se hace énfasis aumentar la
calidad y transparencia en procesos organizativos, académicos y de gestión con la
comunidad, lo cual permite ver la importancia de estos en la mejora de la calidad
educativa de la IE. Para reflexionar un poco más sobre los procesos de negocio en la
TIE Grancolombiano se relaciona la siguiente ilustración:
llustración 1. Mapa de procesos de negocios IE analizada
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Al revisar el cuadro de negocios se identifica que se establecen como procesos
visionales, pero para el análisis de este documento se determinan como procesos
estratégicos ya que estos permiten el planteamiento de la política institucional y la
planeación estratégica de toda la IE. Además de soportar la estrategia institucional y el
direccionamiento de esfuerzo aislados.
Tabla 1. Análisis de los procesos de negocio en la TE y su función
Procesos de Se definen como Detalle de los procesos ejecutados negocio Estratégicos:
Son aquellos que establecen políticas y | Gestión Directiva: Que apunta al estrategias,
fijación de objetivos, provisión | direccionamiento estratégico, a la de la comunicación,
aseguramiento de la | planeación y a la comunicación. disponibilidad de recursos
necesarios (MINCIT, s.f.). Así como implementar | Gestión de la calidad: Se centra en
estrategias para incrementar el manejo de | procesos de ajuste y mejora continua.
recurso, promover una cultura de gestión en | Así como el control de servicios y
procura de implementar los principios | documentos. institucionales en todas las
instancias de la IE, implementar elementos para la gobernabilidad institucional,
orientar la toma de decisiones para el mejoramiento continuo (UNIANDES, s.f.).
Misionales: Proporcionan el resultado previsto por la IE | Procesos pedagógicos y
académicos: en el cumplimiento de su objetivo o razón | Gestión curricular, prácticas
de ser (MINCIT, s.f.). Son los procesos | pedagógicas, evaluación y esenciales de la IE.
seguimiento. Pedagógicos transversales: Macroproyectos, alianzas convenios,
evaluación y seguimiento. De apoyo Proveen los recursos que son necesarios en |
Gestión de talento humano: Realiza los procesos estratégicos y misionales. (y de |
procesos de inducción, capacitación, mejora continua dado el caso) (MINCIT, |
formación, servicios de bienestar y s.,). Brindan recursos de apoyo a | evaluación y
seguimiento. estudiantes para asegurar la permanencia, | Gestión de recursos: Manejo
de gestiona la relación laboral con el personal | presupuesto, almacén, apoyo
administrativo y académico de la IE, | administrativo, evaluación y gestiona
disponibilidad de recursos | seguimiento, bibliográficos, tecnológicos, financieros,
físicos, y legales para que la IE se soporte en el tiempo.
La IE se proyecta entonces responder a las demandas del sector productivo, así como
a las
macro-tendencias culturales y tecnológicas. Con lo cual se espera a través del proceso,
llegar a la formación de egresados productivos, positivos, y una satisfacción de la
comunidad en relación con la visión institucional.
PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMA CIÓN QUE SOPORTAN LA
OPERACIÓN DE LA IE GRANCOLOMBIANO, SUS CARACTERÍSTICAS Y
FUNCIONALIDADES PRINCIPALES
Según lo planteado por el Ministerio de Educación Nacional existe una variedad de
SI que permiten obtener información, datos y estadísticas confiables y oportunas en
tiempo real en diferentes tipos de gestión. Entre ellos se tienen SI que también se
implementan en la IE Guillermo Angulo Gomez como son, se abordará en la siguiente
tabla los SI destinados para educación básica y media (MEN, s.f. )

Tabla 2. Sistemas de Información en la lE Grancolombiano los cuales soportan los

procesos.
Sistema de Información
SI
Características y funcionalidad
Sistema de Seguimiento a
los Recursos de Gratuidad
Está dirigido a las directivas de las IE ya que estos reciben recursos para poder
garantizar la gratuidad de la educación. Este 51 busca garantizar que
los recursos destinados lleguen de forma correcta.
SIMAT Sistema Integrado de
Matrícula
Este SI permite sistematizar, consolidar, y analizar información relacionada con los
procesos de inscripción, asignación de cupos, matrículas, en
instituciones del sector oficial.
SINEB Sistema de Información Nacional de Educación
Básica y Media
Permite consultar y reportar información de los establecimientos educativos, en
relación a matrícula oficial, matrícula no oficial, planta, nómina, recursos financieros, e
infraestructura tecnológica. Allí se reporta información del
sector oficial y no oficial, a la secretaría de educación que corresponda.
SICIED Sistema Interactivo de Consulta de Infraestructura
Educativa
Este SI permite evaluar el estado de las IE en relación con los estándares de
infraestructura, según la Norma Técnica Colombiana 4595 ICONTEC. Permitiendo
realizar el inventario de bienes inmuebles, y la toma de
decisiones oportunas
SINCE Sistema Nacional de Información de la
Contratación Educativa
Es un sistema de información que facilita el ingreso de miembros de poblaciones
afectadas por el conflicto armado a la educación formal. Este SI permite tener
información oportuna sobre los avances en le ejecución del
Proyecto de Ampliación de Cobertura para Población Vulnerable.
GYG Sistemas
Sistema de Información de la IE, es un software propio el cual permite sistematizar
notas, datos de los estudiantes, agendar tareas, y publicar información de
comunicación para padres de familia, estudiantes y comunidad educativa en general,
Es el sistema de Información que permite
conocer elementos de información desde la IE.
DESCRIPCIÓN PROCESOS Y DIAGRAMAS RESPECTIVOS QUE EVIDENCIAN LA
APROPIACIÓN DE LAS TENDENCIAS MODERNAS EN CUANTO A CONSTRUCCIÓN Y
DESARROLLO DE LA IE
Los procesos estratégicos en el IE Grancolombiano están a cargo de los directivos, las
coordinaciones, y los docentes de cada asignatura. Permitiendo plantear el horizonte,
los lineamientos y las estrategias institucionales.
llustración 2. Gestión Directiva (Proceso estratégico)
a
Educación Distrital Atelier
Gestión ma
a a Planeación y las 8 Alea
Ilustración 3. Gestión de la calidad (Proceso estratégico)
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dea A gel da
Gestión de la e E
MATES continua
Los procesos misionales en la IE Grancolombiano permiten el cumplimiento de la
misión institucional o la razón de ser de la institución. Es responsabilidad de las
coordinaciones, los docentes de cada asignatura y las orientadoras escolares, en
donde los beneficiarios directos son los educandos.
Ilustración 4. Procesos Pedagógicos y Académicos (Procesos mision ales)
Evaluación y SA do
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Gestión Tale e Al leas
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Ilustración 6. Procesos Pedagógicos de convivencia y comunidad (Procesos
misionales)
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Procesos lle ae ASE) comunidad
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Los procesos de apoyo en la IE Guillermo Angulo Gomez están a cargo de personal del
equipo de gestión, bibliotecaria, docentes del área de informática y la mesa de ayuda y
servicio técnico de la Secretaria de Educacióndel Tolima.
llustración 7. Gestión del Talento Humano (Procesos de apoyo)
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llustración 8.Gestión de recursos (Procesos de apoyo)
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Gestión de recursos
Apoyo a
Manejo de presupuesto y tay)
La distribución de funciones dependiendo de cada proceso a adelantar es
fundamental, ya que cada funcionario responde directamente a un objetivo propuesto,
y la suma de estos esfuerzos individuales lleva a la consecución de los objetivos
institucionales de la IE en mención. CONCLUSIONES
Es fundamental reconocer los procesos de negocio de la IE Grancolombiano, ya que al
identificar los procesos estratégicos, misionales, y de apoyo, se pueden detectar
falencias, que pueden abordarse con el fin de aumentar la eficacia y la eficiencia, en
pro de la mejora de la competitividad de la IE, las falencias se pueden emplear para
establecer planes de mejora, correctivos, y controles.
Es importante que las IE mantengan su información actualizada en los SI, ya que esta
situación favorece la toma de decisiones apropiadas en relación de la ejecución o la
mejora de procesos relacionados el manejo del SI o del funcionamiento de los mismos.
Es fundamental que toda IE, realice un adecuado proceso para la gestión de la
información, para tener elementos que permitan el mejoramiento, el alcance o
búsqueda de la calidad, la organización, en el marco de políticas públicas educativas.
Con lo cual, su sistematización podrá aportar elementos de análisis y
retroalimentación, o planes de mejoramiento con el fin de alinear las acciones con el
cumplimiento de los objetivos estratégicos de la IE,
Reconocer los diagramas de funciones en relación con los procesos de negocio
desarrollados en la IE, ya sean estratégicos, misionales o de apoyo, permite tener una
comprensión global de la complejidad de procesos que se desarrollan en la institución,
lo que permite reconocer la importancia de cada una de las acciones y esfuerzos
emprendidos por cada funcionario, para el alcance de los objetivos institucionales.