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Calidad,
Comunicaciones,
Riesgos, Adquisiciones e
Interesados
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 Calidad, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones e Interesados

Índice
1 Planificación de la Calidad ..................................................................................................................................... 3
2 Calidad del Proyecto .................................................................................................................................................. 3
3 Objetivos de la Planificación de la Calidad ................................................................................................ 4
4 Planificación de las Comunicaciones ............................................................................................................. 4
4.1 Comunicación eficaz .................................................................................................................................... 5
5 Planificación de los Riesgos ................................................................................................................................. 6
5.1 Identificación de riesgos ............................................................................................................................ 6
6 Planificación de las Adquisiciones ................................................................................................................... 7
6.1 Gestión de los Interesados ...................................................................................................................... 7
6.2 Alineación de las Expectativas de los Interesados ................................................................ 7
6.3 Gestión de Expectativas ............................................................................................................................ 8

02 ASTURIAS: RED DE UNIVERSIDADES VIRTUALES IBEROAMERICANAS 2016®

Not a Técni ca preparada por Ast uri as: Red de Universi dades Vi rt ual es Iberoameri canas. S u di f usión,
reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos
reservados.

“…se define la calidad*1 como el grado en el
que un conjunto de características
inherentes satisface los requisitos.”
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Calidad, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones e Interesados
Objetivos
“La correcta definición y planificación de un proyecto es crucial para su éxito. La
planificación determina cómo se llevará a cabo el trabajo para conseguir los objetivos
establecidos en cuanto al cronograma, costes, calidad, riesgos, compras,
comunicaciones y el equipo e interesados en el proyecto. Cada uno de estos factores
influye en nuestra capacidad de dar seguimiento y control al proyecto. ”
1 Planificación de la Calidad
Aún hoy en día, a pesar de ser uno de los criterios de éxito de la mayoría de los
proyectos, la calidad del proyecto es objeto de una pobre gestión. Generalmente, esto
suele ser debido a que se confunden la calidad del producto, servicio o resultado del
proyecto con la calidad del mismo.
®
Según A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) - Fifth
Edition, Project Management Institute, Inc., 20131. del Project Management Institute
®2
(PMI) , se define la calidad como el “grado en el que un conjunto de características
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inherentes satisface los requisitos ” . Esto quiere decir, que el resultado del proyecto
debe satisfacer las necesidas y requisitos establecidos. Por ejemplo, un proyecto
cualquiera puede cumplir rigurosamente con todas las normas de calidad, no presentar
ningún defecto, pero haberse excedido en tiempo y coste. Muy probablemente, en este
caso, estemos hablando de que el proyecto no se ha llevado a cabo con calidad.
2 Calidad del Proyecto
Podemos entender pues, que la calidad del proyecto, no corresponde únicamente a
obtener un resultado con una calidad determinada, sino que además, el resultado del
proyecto debe satisfacer las necesidades y/o expectativas de los interesados.
Evidentemente, existen factores de calidad que son únicos y específicos del tipo de
industria o proyecto que se esté llevando a cabo, no obstante, la mayoría de las
actividades de gestión de la calidad, están íntimamente relacionadas con otros
aspectos como pueden ser la gestión de los interesados, requisitos, riesgos,
adquisiciones y compras o el propio equipo de proyecto.
1
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
2
PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
3
Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page 556.
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“El director de proyecto invierte la mayor
parte de su tiempo en comunicar, es por
ello que debe considerarse como una de
las habilidades interpersonales más
importantes que éste debe poseer.”
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3 Objetivos de la Planificación de la Calidad
Deben mantenerse alineados los requisitos de calidad del resultado del proyecto con el
proyecto en sí y los requisitos o expectativas de los interesados clave. Podríamos
establecer, entre otros, los siguientes objetivos para gestionar la calidad del proyec to:
 Identificación de objetivos: íntimamente relacionado con la identificación de
interesados y recopilación de requisitos, tanto del cliente o usuario final como de
organismos o departamentos de calidad.
 Planificar la calidad: “proceso de identificar los requisitos yo estándares de
calidad para el proyecto y sus entregables, así como de documentar cómo el
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proyecto demostrará el cumplimiento con los requisitos de calidad ” .
 Equilibrar demandas o restricciones: recordemos el triángulo de restricciones del
proyecto. Debe estudiarse si el esfuerzo necesario para cumplir con los
requisitos de calidad implica utilizar más recursos, un aumento del presupuesto o
del tiempo para llevar a cabo el proyecto.
Fig. 3.10. Objetivos de la planificación de la calidad
4 Planificación de las Comunicaciones
Las comunicaciones dentro de un proyecto, incluyen los métodos, modelos, técnicas,
tecnologías, etc. necesarios para la correcta interactuación de los interesados del
proyecto.
Una incorrecta gestión de las comunicaciones es otro de los factores que implica el
fracaso del proyecto. El director de proyecto invierte la mayor parte de su tiempo en
comunicar, es por ello que debe considerarse como una de las habilidades
interpersonales más importantes que éste debe poseer.
Podemos identificar, entre otros, como elementos de comunicación todos los tipos de
informes, reuniones, presentaciones, registros, etc. El número de implicados en el
proyecto determinará las dimensiones de la comunicación y el número de canales a
establecer, pudiendo ser éstos del tipo cara a cara, mediante correo electrónico,
reuniones, telefónicos, etc.
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
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Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page 231.
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“Cuando nos comunicamos, buscamos que
el receptor (persona que descodifica el
mensaje) reciba cierta información que el
emisor (persona que codifica el mensaje)
pretende explicar.”
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4.1 Comunicación eficaz
Para todos en la vida cotidiana es conocida la dificultad de comunicación, debido a
diversos factores que interfieren en la misma. Cuando nos comunicamos, buscamos
que el receptor (persona que descodifica el mensaje) reciba cierta información que el
emisor (persona que codifica el mensaje) pretende explicar. Para ello, el mensaje debe
pasar dos obstáculos, primero debe ser enviado por el emisor de forma clara y e vitando
ruidos en la comunicación (p.e. lenguaje hostil, interferencias, lenguajes culturales…) y
segundo, el receptor debe asegurarse que comprendió la información o el mensaje.
Una comunicación eficaz se basa en varios principios que deben seguirse a la hora de
gestionar las comunicaciones:
Fig. 3.11. Comunicación eficaz
 Planificar las comunicaciones: esto supone garantizar que todos los interesados
recibirán la información que tiempo y forma. Para ello, debe desarrollarse un plan
de gestión de las comunicaciones que es un componente del plan para la
dirección del proyecto que describe cómo, cuándo y por medio de quién se
administrará y difundirá la información del proyecto.
 Utilizar reglas básicas de comunicación: aunque son dadas por sentado, son
muchas las ocasiones en las que son pasadas por alto. Educación y modales,
honestidad, escucha activa y prioridad entre otras son técnicas de comunicación
que facilitan la gestión de las comunicaciones y evitan los conflictos.
 Claridad en las comunicaciones: es importante, para facilitar el trabajo de
comprensión al receptor, que las comunicaciones sean claras, utilicen términos
apropiados, y sean convincentes.
 Construcción de relaciones: la base de una comunicación eficaz es la confianza,
es por ello que debe prestarse especial atención a utilizar el medio de
comunicación adecuado, prestar atención, escuchar de manera activa, tener en
cuenta las respuestas, clarificar siempre la información, asegurarse de que se
comprendió la información y ajustar el contenido a las necesidades de
información, entre otros.
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“…podemos deducir, que como riesgos
pueden considerarse tanto los
acontecimientos positivos como los
negativos, y que por tanto, deben
identificarse ambos.”
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5 Planificación de los Riesgos
Un director de proyectos proactivo, deberá llevar a cabo a cabo una rigurosa gestión de
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riesgos, ya que planificar la respuesta a los riesgos, según la PMBOK Guide se define
como “el proceso de desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y
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reducir las amenazas a los objetivos del proyecto” . De aquí podemos deducir, que
como riesgos pueden considerarse tanto los acontecimientos positivos como los
negativos, y que por tanto, deben identificarse ambos.
5.1 Identificación de riesgos
Durante toda la fase de planificación, debe llevarse a cabo la identificación de riesgos,
ya que toda la gestión del proyecto pasa por la gestión de riesgos.
Como regla general, la identificación de riesgos conlleva los siguientes pasos:
1. Identificación de riesgos: a través de lecciones aprendidas de proyectos
anteriores sobre riesgos, listas de control de riesgos e incluso entrevistas o
reuniones con interesados clave que puedan aportar información relevante en
cuanto a los riesgos del proyecto.
2. Matriz de probabilidad e impacto: para cada riesgo identificado previamente, el
objetivo es determinar la probabilidad de que éste se produzca y evaluar el
impacto del riesgo sobre alguno o varios de los objetivos del proyecto y trabajar
con estos datos con una matriz que nos permitirá priorizar la lista de riesgos
identificados según su probabilidad e impacto. De esta forma se muestra la
máxima prioridad, y por tanto, aquellos riesgos en los que se deben centrar los
esfuerzos iniciales.
3. Dar respuesta a los riesgos identificados y priorizados: una vez identificados y
priorizados los riesgos, llega el momento de desarrollar planes de respuesta, que
pueden traducirse en un aumento del presupuesto, del uso de recursos, del
tiempo o de tareas adicionales. Es una de las razones por las cuales, la
planificación se vuelve iterativa.
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PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page 309.
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“…la parte fundamental de la gestión de las
adquisiciones se centre en los tipos de
contratos o relaciones contractuales que se
establecen entre el vendedor y el
comprador.”
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Fig. 3.12 Planificación de riesgos
6 Planificación de las Adquisiciones
La gestión de las compras o subcontratación implica relación con otras organizaciones,
y esta relación suelen ser de naturaleza contractual y legal. Es por ello, que la parte
fundamental de la gestión de las adquisiciones se centre en los tipos de contratos o
relaciones contractuales que se establecen entre el vendedor (organización que provee
los productos o servicios) y el comprador (organización que contrata los servicios o
adquiere los productos)
A la hora de llevar a cabo el seguimiento y control del proyecto, y concretamente de
las adquisiciones, es clave el conocimiento del contrato. Es decir, las condiciones para
que el contrato sea legal, cuáles son los elementos clave dentro de un contrato
(alcance, hitos, criterios de aceptación, responsabilidades, penalizaciones, forma y
modo de pago, etc.), tipos de contratos y sus ventajas y desventajas, entre otros.
6.1 Gestión de los Interesados
Ya hemos hablado que una de las actividades clave a llevar a cabo antes de comenzar
con la planificación del proyecto es la exhaustiva y completa identificación de los
interesados junto con sus requisitos y expectativas en cuanto al proyecto. ¿Por qué es
tan importante este proceso? Recordemos que las expectativas es uno de los factores
que determinarán el éxito del proyecto, así mismo, gestionar de forma adecuada y
oportuna las expectativas de los interesados, demuestra experiencia en gestión de
proyectos, y puede de esta manera, marcar la diferencia entre un direc tor de proyecto
u otro.
6.2 Alineación de las Expectativas de los Interesados
El proyecto ideal, es aquel en el que tanto la realidad del mismo, como la percepción
de los objetivos del proyecto que tienen los interesados van en la misma dirección a lo
largo de todo el ciclo de vida del proyecto. La realidad, por lo general, es bien diferente.
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Es labor de un buen jefe de proyecto, alinear y crear un equilibrio entre la realidad del
proyecto y la percepción de cada uno de los interesados.

Fig. 3.13. Equilibrio de las expectativas

6.3 Gestión de Expectativas

Cada elemento de expectativa es importante para el éxito del proyecto y está sujeto al
tira y afloja natural entre la realidad del proyecto y las percepciones de los interesados.
Hay cuatro elementos fundamentales:

1. Factores críticos de éxito: corresponden a las restricciones más comunes,

alcance, tiempo y presupuesto.
2. Impacto de los cambios: cualquier cambio impacta en alguno de los resultados u
objetivos del proyecto.
3. Entregables: si la definición del alcance no se ha abordado en su totalidad, es
posible que nos encontremos ante interesados insatisfechos con alguno de los
entregables o resultados del proyecto.
4. Ejecución del trabajo del proyecto: íntimamente ligado con la productividad y
eficiencia del equipo de trabajo, así como la confianza de los intere sados en
cómo se está llevando a cabo el trabajo del proyecto.

Más adelante profundizaremos en estas cuestiones para identificar técnicas y

herramientas que podemos utilizar para ayudarnos a gestionar cada uno de estos
elementos.

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