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Documentar los resultados que

soportan el 1plan de
1
formación
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Estructura de contenido
Contextualización
1. Desarrollo de Recursos Humanos
2. Diagnóstico de necesidades de formación
3. Objetivos específicos de la capacitación
4. Técnicas para inventariar las necesidades de
formación
5. Informe de resultados
6. Habilidades del Gestor
Conclusiones
Referencias

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Estructura de contenido

El camino que debe ser trazado en

cuanto a formación, para la El diagnóstico de necesidades de
asignación de recursos y el logro formación de la organización
de los objetivos estratégicos.

es se basa en

PLAN DE FORMACIÓN

se divide en

• Diagnóstico
• Análisis
• Informe de resultados

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Contextualización

En una organización, el marco de su formación es un camino

que debe ser trazado de manera clara, metódica y precisa, ya
que de ello depende la asignación de recursos y el logro de los
objetivos estratégicos.

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Para establecer un buen plan de capacitación, es necesario contar con un

diagnóstico de necesidades de formación que le permita a la organización
cumplir con el logro de sus objetivos estratégicos y ser así más efectiva y
productiva.

Al finalizar esta Actividad de Aprendizaje usted, Aprendiz- Consultor, estará

en capacidad de:

• Documentar los resultados que soportan el plan de formación para un

grupo crítico de la organización.

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1. Desarrollo de Recursos Humanos

U na organización que aprende, es una organización que está sembrando su

permanencia en el tiempo. Es importante que se señalen los objetivos desde
la alta dirección. ¿Para dónde se dirigen todos los esfuerzos de la capacitación?
Diferentes autores señalan el término Desarrollo de Recursos Humanos, DRH, para
enmarcar todos los esfuerzos que se generan para que el equipo humano de todos
los niveles alcance las metas, tanto del negocio, como las personales.

Por DRH se entiende un esfuerzo continuo y planeado de la alta dirección

para mejorar los niveles de competencia de los empleados y por ende, elevar el
desempeño organizacional por medio de programas de capacitación y desarrollo.
Las organizaciones de este siglo compiten por el posicionamiento, mejores ingresos,
menores costos, mejores clientes y mayor capacidad de sus trabajadores. Esto se
logra, en gran medida, adquiriendo mejores prácticas por la vía del aprendizaje y
mejorando la calidad de los productos y servicios para incrementar su productividad.

Para lograrlo, se establece un diagnóstico de necesidades de formación que debe

contener todos los requerimientos de la organización en todos sus niveles. En ese
orden de ideas, el análisis debe ser un proceso sistemático y ordenado que permita
sustentar un plan robusto y objetivo para que la organización alcance sus metas
estratégicas y a la vez, cumpla con las expectativas de sus colaboradores.

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Beneficios del DRH

Prevenir la obsolescencia.
Mantener actualizadas las competencias del equipo humano.
Incrementar la productividad de la empresa.
Reducir costos e incrementar utilidades.
Atraer, retener y motivar al personal.
Fortalecer la cultura de aprendizaje de la organización.
Facilitar el logro de las metas estratégicas del negocio.

En este punto es importante aclarar qué diferencias hay entre capacitación, formación y
educación.

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Diferencias entre Capacitación, Formación y Educación La educación, por otra parte, es un proceso continuo que se inicia desde
la infancia y transcurre a lo largo de la vida del individuo. Requiere de

P ara empezar, la capacitación hace alusión a la adquisición de un sistema formal de enseñanza o aprendizaje, el cual, al ser culminado,
conocimientos teóricos y prácticos mediante cursos presenciales y conduce a título que habilita a quien lo cursa como una persona apta
virtuales, que generan mayor nivel de conocimiento sobre el puesto de en un área específica del conocimiento (Contador, Abogado, Bachiller,
trabajo, facilitando su mejor desempeño. En este caso podemos hablar Tecnólogo, entre otros títulos obtenidos) Para lograrlo el interesado
de la capacitación en el puesto de trabajo, que le permite al colaborador debe estar registrado en una institución de índole formal, acreditada
adquirir los conceptos básicos del cargo y facilitar su dominio. como tal por el ente competente en cada país para generar tales cursos
o programas de formación. Sin embargo, algunos autores homologan el
Por formación se entiende un programa para la adquisición de nuevas término capacitación con el de formación y desarrollo.
competencias y actualización de las ya adquiridas. Pueden obtenerse
de manera formal (en una institución educativa) o informal (a nivel de
la empresa u otras organizaciones no educativas, pero que brindan
programas de formación). De hecho, con el desarrollo de nuevas
tecnologías, en especial Internet, se ha creado una nueva modalidad de
formación, en la que los formandos participan en procesos educativos
sin acudir presencialmente a las clases. Se utiliza el término en inglés
e-learnig.

Existen diferentes tipos de formación a distancia en función de distintas

variables como los recursos, la metodología de trabajo, los contenidos,
los alumnos o el modelo de evaluación. Se utiliza también el concepto
de formación semipresencial o b-learning, en el que se combinan
actividades presenciales con otras a distancia. Sin embargo, en el mundo
empresarial se homologa el término capacitación con el de formación.

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2. Diagnóstico de necesidades de formación

E l levantamiento de la información debe ser un proceso metódico, organizado y estructurado, que facilite la recolección de los datos obtenidos
entre la población. Para ello se deben recorrer los siguientes pasos:

Niveles de análisis de la información

En esta etapa del proceso,(Chiavenato,I. 1999.PP. 562 a 567), menciona

tres niveles en los que se debe hacer el análisis para el entrenamiento:

Análisis de la organización total: sistema organizacional.

Análisis de los recursos humanos: sistemas de entrenamiento.

Análisis de las operaciones y tareas: sistema de adquisición de

habilidades.

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Análisis total de la organización

S e refiere a los objetivos trazados por la entidad a largo plazo, que

conforman una filosofía de la formación. El autor se refiere en este
sentido al estudio detallado de la Misión, Visión y Valores, sus recursos,
la distribución de estos en la consecución de los Objetivos Estratégicos,
así como el estudio del ambiente socioeconómico y tecnológico.

Este análisis orienta la pregunta ¿Qué debe enseñarse en términos de un

plan de formación para establecer la filosofía para toda la organización?
La respuesta permite ver en qué puntos se debe hacer énfasis. En este
sentido se deberán estudiar todos los factores que intervienen en
la formación: planes, fuerza laboral, eficiencia organizacional, clima,
cultura y otros, que orientarán el plan de formación. De esta forma se
podrán establecer las prioridades y recursos para colmar tal expectativa.
Podemos decir que de este nivel surge la Política General del plan de
formación, ya que se estructura a qué debe responder y cómo se verá
revertida la inversión hecha en la sostenibilidad de la organización y
en su capital humano. En la medida en que la organización crece, sus
necesidades de formación cambian y se deberá responder a ellas con
nuevas habilidades, conocimientos y actitudes.

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Análisis de los recursos humanos

E n este nivel se busca identificar si las personas tienen las competencias técnicas
(de conocimiento específico para el cargo) y personales (habilidades blandas
para gestionar el cargo) para llevar a cabo las actividades actuales y futuras de la
organización. Visto de otro modo, las personas son gestores de conocimiento.
(Rafael,E.2011) “son ellas quienes generan desarrollos superiores, logrando el
avance de la organización”. Para conseguir un buen análisis, revisar variables como:

·· Número de empleados necesarios en cada cargo.

·· Nivel de calificación exigida para cada puesto de trabajo.
·· Nivel de conocimiento exigido por el trabajo.
·· Actitud de cada empleado para la gestión de su cargo.
·· Nivel de desempeño cualitativo y cuantitativo por empleado.
·· Habilidades y conocimientos específicos y genéricos.
·· Potencial de cada empleado dentro de la organización.
·· Tiempo de entrenamiento para alcanzar el nivel esperado. Imagen 10
450*315
·· Índice de ausentismo y rotación (Turnover) del personal.

Analizar estos aspectos, permitirá a la organización cerrar las brechas entre lo que las
personas hoy son capaces de ofrecer y lo que deben dar en el escenario competitivo,
dentro de un periodo definido y con unos recursos previstos.

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Análisis de las operaciones y tareas

E n este nivel se analizan los requisitos (Descripción y perfil del cargo) que pide
la posición (cargo) para ser gestionada de forma exitosa. Este análisis servirá
para determinar las habilidades, conocimientos, actitudes, aptitudes y experiencia,
necesarios para desempeñarse en un cargo.

Aspectos por evaluar:

·· Patrones de desempeño para la tarea.

·· Identificación de procesos, procedimientos y tareas que hace el cargo.
·· Cómo desempeñar cada tarea para cumplir estándares del cargo.
·· Habilidades, conocimientos, actitudes para el desempeño del cargo.

Este análisis nos permite identificar las brechas que hay entre las cualidades
y capacidades de las personas y los requerimientos del cargo, que se pueden
complementar con un proceso de formación o entrenamiento.

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3. Objetivos específicos de la capacitación

H ay dos preguntas esenciales que se deben formular los líderes de

gestión humana: ¿Cuáles son nuestras necesidades de capacitación?
y ¿Qué deseamos lograr por medio de nuestros esfuerzos en el DRH?
Los objetivos pueden ser muy estrechos si están limitados a la capacidad
de supervisión del gerente. O pueden ser lo suficientemente amplios
para incluir la capacidad de todos los supervisores de línea y las demás
fuentes revisadas (evaluación de desempeño, metas estratégicas del
negocio, cambios en tareas, entre otros). Saber lo que la organización
necesita requiere de un estudio serio y confiable, liderado por el área
de Gestión del Talento Humano, haciendo uso de diferentes métodos y
técnicas.

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4. Técnicas para inventariar necesidades de formación

(Chiavenato, I.1999, p. 567) dice al respecto: “El inventario de necesidades

de entrenamiento es una responsabilidad de línea y una función de
staff: corresponde al administrador de línea detectar los problemas
provocados por la carencia de entrenamiento. A él le competen todas
las decisiones referentes al entrenamiento, bien sea que utilice o no, los
servicios de asesoría prestados por especialistas en entrenamiento”.

La responsabilidad de entrenar al personal y convertirlo en apto para

el cargo a desempeñar, es una función del líder funcional, cuyo apoyo
recae en el área de gestión del Talento humano.

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Necesidades de entrenamiento y formación Informe general de resultados corporativos

·· Observación directa del trabajo y sus ejecutores. Además se deben tener en cuenta las necesidades futuras, por esto
·· Aplicación de cuestionarios. es indispensable que Gestión del Talento Humano esté alineada con
la estrategia del negocio, de tal forma que pueda anticipar los nuevos
·· Solicitud de supervisores y líderes.
entrenamientos para dar respuesta a nuevas necesidades tanto de
·· Entrevistas estructuradas o semiestructuradas con líderes y productos como de servicios. Ente ellos, (Chiavenato, I.1999. P. 569),
supervisores. cita aspectos tales como:
·· Reuniones interdepartamentales.
·· Expansión o reducción de la empresa
Otras fuentes de información de necesidades de formación ·· Reducción en el número de empleados
·· Cambios y métodos de trabajo
·· Informe de resultados de evaluación en periodo de prueba. ·· Sustituciones o movimientos de personal
·· Ausencias o licencias de personal
·· Evaluación de desempeño.
·· Expansión de los negocios
·· Cambios en procesos y procedimientos por ocasión del trabajo. ·· Modernización de métodos y técnicas de trabajo
·· Resultados generales en función de los objetivos estratégicos. ·· Problemas presentados en las diferentes líneas de producción
·· Análisis de las descripciones y perfiles de cargos. ·· Baja productividad
·· Devoluciones y quejas de los clientes (internos o externos)
·· Problemas de comunicación o relacionamiento
·· Gastos excesivos
·· Desperdicios de tiempo o materia prima

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Forma, método y plan de capacitación o entrenamiento En suma, (Chiavenato, I. 1999 p. 573) menciona que este inventario
debe suministrar la siguiente información
Se definen una vez realizado el diagnóstico de las necesidades de
formación. Esto implica el análisis sistemático de la información ¿Qué debe enseñarse?
recogida y la planeación para atender dichas necesidades, en tal ¿Quién debe aprender?
sentido se debe preguntar: ¿Cuándo debe enseñarse?
¿Dónde debe enseñarse?
¿Cuál es la necesidad? ¿Cómo debe enseñarse?
¿En dónde ocurre? ¿Quién debe enseñar?
¿Qué tipo de entrenamiento se debe brindar?
¿A cuántas personas está dirigido?
¿Es común a un área o cargo?
¿Cuál es la prioridad para iniciar el proceso?
¿La necesidad es permanente o coyuntural?
¿Cuál es el tiempo disponible para tal entrenamiento?
¿Cuál es el costo de tal entrenamiento?
¿Cuáles son los recursos (internos y externos) disponibles para
suplir la necesidad?
¿Quién o quiénes pueden impartir la formación?

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5. Informe de resultados

E l informe general de resultados busca mostrar de forma clara, medible y certera, la necesidad
que tiene la organización de hacer una inversión en su capital humano, con base en el
levantamiento de las necesidades de formación.

Es necesario tener en cuenta los indicadores más relevantes para presentarlo a la alta dirección
y obtener así su aprobación.

Este informe ejecutivo, debe contener:

Justificación: explica el para qué del levantamiento de necesidades del plan de formación. Debe
orientar a quienes lo avalarán, sobre el valor que éste agrega a la organización, ya que apunta
al cumplimiento de las metas en la perspectiva de Formación, Aprendizaje y Desarrollo, tanto
como en las de los clientes y en las financieras.

Metodología utilizada: se enuncian las diferentes formas, instrumentos, etapas y técnicas de

medición utilizadas.

Plan de formación: se presenta de lo general a lo particular. Quien lo hace puede optar por áreas
de la organización, equipos o personas. También por niveles jerárquicos o por procesos.

Estadísticas, anexos y graficas: el informe debe apoyarse en información confiable, que dé cuenta
del ejercicio realizado.

Plan de acción: este determinará cómo se llevará acabo el plan de formación, mostrando los
recursos financieros, logísticos y humanos necesarios.

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6. Habilidades del Gestor

R esulta vital que, una vez levantado el diagnóstico de necesidades de formación, su presentación sea
convincente ante la línea directiva, para que su aprobación sea inmediata y total. Es importante que el
gestor de talento humano cuente con habilidades de comunicación para:

·· Escuchar cerrando las brechas que se presentan en la interpretación de la información que reciba.

·· Presentar información verídica, apoyada en las evidencias

(cuestionarios,grabaciones, requerimientos)

·· Concretar los asuntos que sean negociados dentro del informe de necesidades de formación.

·· Establecer presupuestos, plazos y responsables para la ejecución.

·· Organización de eventos y control, tanto de la logística como del proceso administrativo que implica
el desarrollo de un plan de formación.

·· Capacidad para definir indicadores que le permitan evaluar, de forma permanente, el avance del plan
de formación.

·· Claridad para definir las acciones de mejora en el corto, mediano y largo plazo, que beneficien el DRH.

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Actividad de afianzamiento
Arrastre cada documento a la caja que le corresponde.

Elevar el desempeño Estudio que identifica

Es necesario realizar un
Estudio que analiza los organizacional por las competencias
diagnóstico de
requisitos del perfil del medio de programas técnicas y personales
necesidades para llevar
cargo de capacitación y de los miembros de una
a cabo este proceso.
desarrollo organización

Programa para la Estudio de todos los

adquisición de nuevas Mejorar los niveles de factores que intervienen
competencias y competencia de los en la formación: planes,
actualización de las ya empleados. fuerza laboral, eficiencia
adquiridas y cultura organizacional.

Desarrollo de Recursos Formación Análisis de las Análisis de la organización Análisis de los recursos
Humanos (DHR) operaciones y tareas humanos

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Conclusiones

E l plan de formación es la herramienta con que cuenta la organización

para motivar, retener, formar y catapultar el desempeño de los
colaboradores. Es necesario contar con una metodología objetiva,
unos instrumentos flexibles y un análisis profundo de las necesidades
de formación y entrenamiento de los colaboradores a todo nivel en la
organización. Es necesario establecer los indicadores de gestión del
plan de formación, toda vez que es la única forma de controlar, medir y
evaluar la estrategia.

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Es momento de asesorar a L.A.P.

Diríjase a la misión de la Actividad de
Aprendizaje 7.

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Referencias

Chiavenato, I. (1999). Administración de Recursos Humanos. (5ª Ed.). Buenos Aires, Argentina: Mc Graw Hill.

Mondy, R., Wayne & Noé, Robert, M. (1997). Administración de Recursos Humanos. México D.F. México: Pearson Educación.

Echeverría, R. La Crisis Actual del Modelo de Gestión. (28/07/2011) Tomado de: https://www.youtube.com/watch?v=OCqWrsyz_Ok.

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Glosario

Aprendizaje experiencial: Método de enseñanza basado en la aprehensión del conocimiento a través de la experiencia. El objetivo de
éste método es transformar las estructuras mentales incluyendo nuevas experiencias.

Evaluación de la formación: Análisis del valor del proceso de formación que permite identificar el aporte que el plan de entrenamiento
dio al personal y cómo se comportó frente a las expectativas de la organización.

Plan de formación: Programa estructurado que busca alinear las competencias personales y técnicas de todos los colaboradores de
la organización.

ROI: (retorno sobre la inversión) Instrumento para analizar el rendimiento financiero de una organización. Aquí se compara la ganancia
con la inversión hecha.

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Créditos
EQUIPO TÉCNICO PEDAGÓGICO

Luz Marina Maldonado Cifuentes

Anna Victoria Paipilla Paipilla
Hugo Alberto Torres Garzón
Martha Urquijo Puerto

LÍDERES LÍNEA DE PRODUCCIÓN

Jairo Antonio Castro Casas
Mónica Patricia Osorio Martínez

ASESORA PEDAGÓGICA
Johana Melina Montoya

GUIONISTAS
Gustavo Eduardo Reyes Ramirez
Fabio Andrés Tabla Rico

DISEÑADORES
David Leonardo Barrios Rodríguez
Cristian Camilo Castillo Castillo
Marióm Alejandra Cruz Casas
Óscar Iván Pineada
David Oswaldo Pinzón Rojas
John Milton Zárate Martinez

PROGRAMADORES
Diego Armando Monroy Barrera
Gisell Rodriguez Ortegón

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