CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA

¨EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA¨

NASLEY MCLAUGHLIN ORTIZ

TUTOR
CARLOS GONZALEZ BELEÑO

BARRANQUILLA - ATLANTICO
2019
 1- INTRODUCCIÓN

En el siguiente informe hablaremos sobre el control como función administrativa, por

medio del cual se evalúa el rendimiento de las diferentes actividades que se emprenden

dentro de una empresa para garantizar que las operaciones reales coincidan con las

operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de

controlar; Por lo que tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas

necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave

en la administración.

La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee

cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el

control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir

como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la

óptima utilización de los recursos.

 2- EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA.

El control es influir en algo que te esta sucediendo con el fin de obtener el resultado

deseado, este es puede ser utilizado por una persona o empresa en tareas determinadas para

acompañar y avalar el desempeño orientando a la toma de decisiones. Existen varias

definiciones de control:

• Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las

ordenes impartidas y a los principios administrativos, tiene la finalidad de
señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda reparar y evitar su
Fayol repetición.
(1990)

• Es el proceso administrativo que permite garantizar que las actividades

reales se ajusten a las actividades proyectadas.
Stonner
(1996)

• Es el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes,

diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas
correctivas necesarias.
Buchele
(1999)

Se destacan características tales como:

- Cierra el ciclo de la administración, de hecho, los controles son a la vez medios de

previsión.

- Se da en todas las demás funciones administrativas, es por ello que es un medio para

manejarlas o administrativas.
 - Crea mejor la calidad, las fallas de los procesos se destacan y el proceso se corrige

para eliminar errores.

- Enfrenta el cambio, la función de control sirve a los gerentes para responder a las

amenazas u oportunidades todo ellos, porque les ayuda a detectar los cambios que

están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

- Facilita la delegación y el trabajo en equipo, el proceso de control permite que el

gerente controle de avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o

participación en el trabajo.

El control es de vital importancia ya que:

 Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.

 Promueve al aseguramiento de la calidad.

 Protección de los activos de empresa.

 Garantiza el cumplimiento de los planes.

 Establece medidas para prevenir errores, reducir costo y tiempo.

 A través de este, se detectan y analizan las causas que originan las

desviaciones, para evitar que se repitan.

 Es el fundamento para el proceso de planeación.

Para que el control sea efectivo se debe de desarrollar de manera integral y aplicarse

continuamente, por lo cual este puede ser:

- Preliminar: es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.

- Concurrente: es aquel que se efectúa de manera simultánea a la realización de las

actividades.
- Retroalimentación: es aquel que se efectúa con los resultados anteriores para

corregir las posibles desviaciones.

Existen cuatro pasos fundamentales llevar con éxito el proceso de control dentro de la

organización:

1- Establecer Estándares: sirve como patrón para efectuar el control, son puntos

seleccionados en un programa de planeación en los que se establecen medidas de

desempeño para que los administradores puedan recibir informe de cómo va el

proceso sin necesidad de vigilar cada paso de la ejecución.

2- Medición del Desempeño: consiste en medir la ejecución y los resultados mediante

la aplicación de unidades de medida, definidas de acuerdo con los estándares

establecidos.

3- Corrección de Desviaciones: la corrección es la acción y la aplicación de medidas

para eliminar las desviaciones o no conformidades con relación a los estándares o

indicadores. Es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una

causa con la finalidad de que las medidas establecidas resuelvan el problema.

4- Retroalimentación: proporciona elementos para efectuar mejoras en el sistema

administrativo y para prever la posible existencia de fallas y errores.

Con las técnicas de control pueden evaluar las ejecuciones y determinar la acción correctiva

necesaria, de las cuales podemos destacar:

- Auditoria.

- Reportes e Informes.

- Diagrama de Proceso.

- Hojas de registro y Listas de Verificación.

- Diagrama Causa-Efecto.

- Lluvia de ideas.

- Histograma.

- Gráfico de Control.

- Diagrama de Flujo.
 CONCLUSIÓN

Podemos concluir que el control como función administrativa es un elemento muy

importante dentro de cualquier organización, pues este le permite evaluar los resultados y

saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa.

La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales:

Corregir fallas o errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.
 PLAN DE AUDITORIA SITIO
EMPRESA: CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA

Dirección del
Calle 72 # 41 C - 64, Barranquilla, Atlántico, Colombia.
sitio :

Representante
de la Alba Corredor Gómez
organización:

Correo
Cargo: Rectora acorredor@coruniamericana.edu.co
electrónico

Alcance: Diseño y desarrollo de planes de estudio y prestación de servicios de educación

superior para programas de pregrado en Derecho e Ingeniería Industrial, Pregrado por ciclos
propedéuticos en Administración de Empresas, Ingeniería de Sistemas, Contaduría y Negocios
Internacionales, Tecnología en higiene y seguridad en el trabajo, Servicios de extensión e
Investigación.
CRITERIOS DE ISO 9001 Versión 2015 + la documentación del Sistema de
AUDITORÍA Gestión.

Tipo de auditoría :

 INICIAL U OTORGAMIENTO  SEGUIMIENTO  RENOVACIÓN  AMPLIACIÓN 

REDUCCIÓN

 REACTIVACIÓN  EXTRAORDINARIA  ACTUALIZACIÓN

Aplica toma de muestra por  Si

multisitio:  No

Existen actividades/procesos  Si
que requieran ser auditadas en
turno nocturno:  No
Con un cordial saludo, enviamos el plan de la auditoría que se realizará al Sistema de Gestión
de su organización. Por favor indicar en la columna correspondiente, el nombre y cargo de las
personas que atenderán cada entrevista y devolverlo al correo electrónico del auditor líder. Así
mismo, para la reunión de apertura de la auditoría le agradezco invitar a las personas del grupo
de la alta dirección y de las áreas/procesos/actividades que serán auditadas.

Para la reunión de apertura le solicitamos disponer de un proyector para computador y sonido

para video, si es necesario, (sólo para auditorías de certificación inicial y actualización).

En cuanto a las condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organización, por

favor informarlas previamente al inicio de la auditoría y disponer el suministro de los equipos de
protección personal necesarios para el equipo auditor.

La información que se conozca por la ejecución de esta auditoría será tratada

confidencialmente, por parte del equipo auditor de ICONTEC.

El idioma de la auditoría y su informe será el español.

Los objetivos de la auditoría son:

 Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de

sistema de gestión.
 Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la organización
cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del
sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión.
 Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la organización puede
tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos
especificados.
 Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

Las condiciones de este servicio se encuentran indicadas en el Reglamento de certificación de

sistemas de gestión R-SG-001.
Luis Eduardo Santiago ( LES Correo
Auditor Líder: lsantiago@icontec.net
) electrónico

Auditor: N.A. ( No Aplica ) Auditor N.A. ( No Aplica )

Experto
N.A. ( No Aplica )
técnico:
 Hora de Hora de CARGO Y NOMBRE
Fecha/
inicio de la EQUIPO
Sitio (si hay PROCESO / REQUISITOS POR
actividad finalización (Todas las personas que
más de de la AUDITAR AUDITOR serán entrevistadas en la
de
uno) actividad auditoría)
auditoría
de
auditoría

Todas las personas

2018-09- 8:30
8:00 Reunión de apertura LES entrevistadas en la
11.
auditoría.

Rectora - Dr. Alba

Direccionamiento Estratégico
Corredor
y Calidad.
Dir. Planeación- Sr.
8:30 10:15 (4.1., 4.2., 4.3., 5.1., 5.2., LES
Alfonso Díaz
5.3., 9.3.)
Coord. Calidad - Ing.
Dania De la Hoz

Internacionalización Directora
10:15 12:30 (8.1., 8.2., 8.5., 8.6., 8.7., LES internacionalización-
9.1.1., 9.1.3.) Keilis Arteaga

12:30 14:00 LES

Receso
Jefe Desarrollo Humano-
16:00 Inclusión y Retención Harold manotas Jefe
14:00 (8.1., 8.2., 8.5., 8.6., 8.7., LES
9.1.1., 9.1.3.) Director de Bienestar-
Jorge López

Vicerrectora Académica-
18:00 Dr. Maribel Molina y
equipo de trabajo

Educación y Formación – Decana - Dr. Roció

Sede Cosmos – Programa Vásquez
16:00 Derecho. LES
(8.1., 8.2., 8.3., 8.5., 8.6.,
8.7., 9.1.1., 9.1.3.) Dir. Programa - Rosalba
Duarte

Coord. de Programa Luis

Fernando Romero
 18:00 18:30 Balance Parcial
9:30
Educación y Formación –
2018-09- Sede Cosmos – Programa
12. 8:00 Administración de Empresas.
(8.1., 8.2., 8.3., 8.5., 8.6.,
8.7., 9.1.1., 9.1.3.)
11:00 Educación y Formación –
Sede Cosmos – Programa
9:30 Negocios Internacionales.
(8.1., 8.2., 8.3., 8.5., 8.6.,
8.7., 9.1.1., 9.1.3.)
11:00 11:15 Desplazamiento a la Sede
Prado
12:45
Educación y Formación –
Sede Prado – Programa
11:15 Ingeniería Industrial.
(8.1., 8.2., 8.3., 8.5., 8.6.,
8.7., 9.1.1., 9.1.3.)
12:45 14:00
Receso
Educación y Formación –
15:30 Sede Prado – Programa
14:00 Ingeniería de Sistemas.
(8.1., 8.2., 8.3., 8.5., 8.6.,
8.7., 9.1.1., 9.1.3.)
LES
Vicerrectora Académica-
Dr. Maribel Molina y
equipo de trabajo
LES Dir. Programa – Carlos
Llanos y Equipo de
trabajo
Vicerrectora Academica-
Dr. Maribell Molina y
equipo de trabajo
LES
Dir. Programa – Roberto
Morales
Coord. de Programa-
LES
Vicerrectora Académica-
Dr. Maribel Molina y
equipo de trabajo
LES Decano- Harold Pérez
Dir. Programa – Jesús
Cohen y Equipo de
trabajo
LES
Vicerrectora Académica-
Dr. Maribel Molina y
LES equipo de trabajo
 Decano- Harold Pérez
Dir. Programa – Bertha
Hernández y Equipo de
trabajo

Educación y Formación –
Sede Prado – Programa
Tecnología en Higiene y
15:30 Seguridad en el Trabajo.
(8.1., 8.2., 8.3., 8.5., 8.6.,
18:00
8.7., 9.1.1., 9.1.3.)
Vicerrectora Académica-
Dr. Maribel Molina y
equipo de trabajo
LES
Decano- Harold Pérez
Dir. Programa –

18:00 18:30 Balance Parcial LES

Vicerrectora Académica-
Dr. Maribel Molina y
Educación y Formación – equipo de trabajo
Sede 20 de Julio – Programa
2018-09- 9:30
Contaduría
13. 8:00 LES
(8.1., 8.2., 8.3., 8.5., 8.6., Dir. Programa – Luis
8.7., 9.1.1., 9.1.3.) Pérez
Coord. de Programa- y
Equipo de trabajo

Investigación
Vicerrector de
(8.1., 8.2., 8.3., 8.5., 8.6.,
Investigación – Astelio
9:30 8.7., 9.1.1., 9.1.3.) LES
11:30 Silvera y Equipo de
trabajo

Vicerrector de Extensión
y proyección social –
12:30
Marco Molina
Extensión y Proyección
Social
11:30 (8.1., 8.2., 8.5., 8.6., 8.7., LES Coord. Emprendimiento
9.1.1., 9.1.3.) – Jazmín Cabarcas

Coord. Prácticas- Mike

Sánchez
 Coord. CEC- Elizabeth
Alfaro

Coord Gestión
Empresarial-
Sergio Duarte

14:00
12:3 Receso LES

Vicerrector de Extensión
y proyección social –
14:30
Marco Molina

Coord. Emprendimiento
– Jazmín Cabarcas

Extensión y Proyección
Social
Coord. Prácticas- Mike
13:30 (8.1., 8.2., 8.5., 8.6., 8.7., LES Sanchez
9.1.1., 9.1.3.)

Coord. CEC- Elizabeth

Alfaro

Coord Gestión
Empresarial-
Sergio Duarte

Gestión de Admisiones y
Registros
Jefe de Admisiones-
14:30 (8.1., 8.2., 8.5., 8.6., 8.7., LES
Oriana Cortés
16:15 9.1.1., 9.1.3.)

Bienestar Institucional Director de Bienestar-

Jorge López
16:15 (8.1., 8.2., 8.5., 8.6., 8.7., LES
9.1.1., 9.1.3.)
18:00
Jefe Desarrollo Humano-
 Harold manotas

Jefe Deporte y Cultura-

Diego Gómez

Jefe de Salud Integral-

Arturo Díaz Granado

18:00 18:15 Balance Parcial LES

Directora Administrativa-
Rosa Bracho
9:45

Gestión del Talento Humano Coord. Talento humano

2018-09-
8:00 (7.1.1., 7.1.2., 7.1.6., 7.2., LES y nómina – Deisy
14.
7.2., 8.1., 8.6., 9.1.1., 9.1.3.) Tuberquía

Psicóloga TH- Nacira

Urzola

Gestión de la Tecnología de
Información y las
Comunicaciones. Director de Sistemas-
9:45 11:15 LES Gustavo Ariza y equipo
(7.1.1., 7.1.2., 7.1.3., 7.1.4., de trabajo
7.1.6., 8.1., 8.6., 9.1.1.,
9.1.3.)

Vicerrectora
administrativa y
Financiera- Cindy muñoz
12:30 Gestión Administrativa y
Financiera
11:15 (7.1.1., 7.1.2., 7.1.3., 7.1.4., LES Director Financiero-
7.1.6., 8.1., 8.4., 8.6., 9.1.1., Jaime Muñoz
9.1.3.)

Directora Administrativa-
Rosa Bracho

12:30 Receso LES

 14:00

Vicerrectora
administrativa y
Financiera- Cindy muñoz
14:45 Gestión Administrativa y
Financiera
14:00 (7.1.1., 7.1.2., 7.1.3., 7.1.4., LES Director Financiero-
7.1.6., 8.1., 8.4., 8.6., 9.1.1., Jaime Muñoz
9.1.3.)

Directora Administrativa-
Rosa Bracho

Gestión de Mercadeo y Director de Mercadeo y

Comunicaciones Comunicaciones –
Leonardo Vasallo
14:45 (8.1., 8.2., 8.5., 8.6., 8.7., LES
16:15
9.1.1., 9.1.3.)
Equipo de trabajo

Dir. Planeación- Sr.

Direccionamiento Estratégico
Alfonso Díaz
16:15 17:15 y Calidad. LES
Coord. Calidad - Ing.
(9.1., 9.2., 10.1., 10.2., 10.3.)
Dania De la Hoz

18:00 Preparación informe de

17:15 LES No aplica
auditoría

Reunión de cierre Todas las personas

18:00 18:30 LES entrevistadas en la
auditoría.

Observaciones:

En cada proceso se auditaran los requisitos 4.4./ 6.1. / 6.2. / 6.3. / 7.4. / 7.5. / 9.1. / 9.1.3. / 10.2. /
10.3.

Favor disponer para la reunión de apertura de una copia impresa del manual de calidad ( Si aún lo
mantienen ), una copia impresa de listado maestro de documentos y registros e impresión de las
caracterizaciones, plan de auditoría.

Favor disponer de resultados de encuestas de satisfacción por los clientes, Tratamientos a las
quejas y reclamos desde el mes de Agosto de 2016 hasta la fecha.

Relación de objetivos de la Política de Calidad: nombre, meta, resultados año 2016, conclusión de
cumplimiento o no cumplimiento.
Para el balance diario de información del equipo auditor le agradecemos disponer de una oficina o
sala, así como también de acceso a la documentación del sistema de gestión.

Fecha de emisión del plan de auditoría: 2018-08-26.