Pre-Entrega Anteproyecto I

Juan Hidalgo Zepeda

Seminario de Titulo

Instituto IACC

23-06-2019
 Desarrollo

INSTRUCCIONES: De acuerdo a los contenidos y a lo avanzado por usted, presente un resumen

de las siguientes etapas de su anteproyecto:

Presentación de la investigación

Titulo:

“Reduciendo el Papel en las Oficinas de la Municipalidad de Coquimbo”

El papel está integrado en todo el mundo principalmente en las empresas y organizaciones. Se

calcula que en una empresa un empleado se dedica trabajar dos horas diarias con documentos,

utilizaría un promedio de unas 10.000 hojas de papel al año (cifra entregada por Paper Facts

Printing Facts). Por eso es tan importante empezar a usar soluciones y herramientas con el fin de

controlar el uso del papel con el finde reducir costos económicos y de tiempo, también contribuir

con le medio ambiente.

¿Por qué no hemos hecho ya este cambio? Es porque la mayoría de empresas tiene el papel muy

integrado en sus procesos, para poder realizar un cambio es necesario implementar la tecnología

que día día va avanzando a pasos agigantados.

La ventaja de la tecnología es que se pueden diseñar e implementar software con el fin de reducir

el uso del papel y agilizar los procesos internos. La digitalización de documento es muy

predominante ya que la seguridad de la información que se almacena en formato digital la cual

supera a la seguridad de los documentos archivados en papel, los archivos digitales son

almacenando en servidores o nube, generando aumento de espacios físicos en las oficinas.

Fundamentación del tema

Las oficinas de la Municipalidad de Coquimbo es imposible llevar control sobre el uso del papel

ya que no hay una unidad fiscalizadora de uso de insumos, debido a esto los usuarios no tienen

límites, conciencia y responsabilidad para utilizar los materiales e insumos que le son entregados.

Uno de los casos más frecuente es al momento de generar o crear un informe, este al ser impreso

por el usuario digitalización y este fue impreso, el proceder del usuario es corregir el documento

para volverlo a imprimir nuevamente sin importarle que está generando una perdida constante a

la organización.

Los tramites internos son demasiados ineficientes, estos requieren de varios procesos que cada

uno de ellos van adjuntando informes, esto conlleva a que se utilice una enorme cantidad de

papel.

Marco teórico

Para dar cumplimientos a los trámites deben seguir los protocolos que están implementado por la

Municipalidad de Coquimbo, esto influye en el marco de los usuarios por la cantidad de

documento que van imprimiendo y almacenado constantemente. Estos informes ya impresos son

enviados a las jefaturas para ser visados y firmados, este proceso tarda mínimo 15 día hábiles, si

unos de los jefes esta en comisión de servicio, este tiene que tener un subrogante, por lo cual el

informe se tiene que modificar y ser impreso nuevamente y volver q realizar el proceso de las

firmas.

Es por eso que es muy importante de realizar un cambio urgente a a mano de la tecnología, esto

está directamente ligado a la modernización digital que deben implementar las municipalidades.

1. ¿Qué es lo que estoy investigando?

El mal uso y el gasto descontrolado que le están dando los insumos y recursos de la

municipalidad principalmente al papel. También el proceso de tramites de documentos internos

ineficiente que actualmente cuenta la municipalidad. Implementar un software de control de

documento se reducirían los costos de tiempos y presupuestarios.

2. ¿Por qué lo estoy investigando?

Porque este tema es de suma importancia para la Municipalidad de Coquimbo, ya que

actualmente no cuenta con un software de procesos de documentos internos para poder agilizar

los trámites.

3. ¿Qué originó esta investigación?

Esta idea se originó la gran cantidad de papel que se utiliza en la municipalidad y por los

constates reclamos por parte de los proveedores por la demora para cancelar las facturas

pendientes que van desde un mes a un año con retraso, esto genera un gran problema ya que los

proveedores dejan de participar en las licitaciones de chile compra.

4. ¿Para qué es pertinente esta investigación?

Porque con este sistema se va a poder reducir los costos económicos y también los costos de

tiempo, actualmente los usuarios deben lidiar con todos este problema con los proveedores. Es

importante que se realicen estos cambios para poder dar un bien servicio a los contribuyentes y a

la comunidad.

Al implementar este sistema los procesos serán muchos mas rápidos, amigables y seguros.

Bibliografía
[Haga triple clic en cualquier parte de este párrafo para escribir la primera referencia

bibliográfica.]

Instrucciones para la sección de las citas bibliográficas:

Contenido de la semana 7