INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

ENERGUAVIARE S.A ESP

TEMATICAS

TEMATICAS

INTRODUCCION

Objetivo

Alcance

Generalidades

Presentación de la empresa

Marco legal

Normas Internas

Campos de actividades de la empresa

Reseña histórica

Dirección y administración

Organigrama

Tamaño de la empresa

Localidades subsedes

Obligaciones para la empresa

Obligaciones especiales del trabajador

Políticas Corporativas

Sistema de Gestión de Calidad

Objetivo de la Política de Calidad

Misión

Visión

Principios corporativos

Nuestro compromiso

Nuestros procesos

Objetivos de la empresa

 Órganos de Control o Externos o Internos

 Imagen Corporativa

 Colores Corporativos
 Proporción del logo
 Ubicación del logo
 Símbolo estructura de la Torre

Uniformes

INTRODUCCION

El Recurso Humano es el componente más importante para las Empresas, de nada serviría contar
con las instalaciones, equipos, maquinarias, herramientas y demás bienes tecnológicos y
científicos implementadas; sí los trabajadores no las manejan adecuada y satisfactoriamente
debido a su falta de conocimiento y capacitación.

Por ello, se hace necesario dentro de las Empresas una inducción al nuevo integrante para que
conozca y desarrolle eficientemente y eficazmente sus funciones en el puesto de trabajo
asignado.

La finalidad del presente MANUAL DE INDUCCION es propiciarle al seleccionado un

período de adaptación y reconocimiento del ámbito laboral para lograr un acercamiento a la
cultura de la organización y al grupo de trabajo.

OBJETIVO

Facilitar la adaptación e integración del nuevo trabajador a la entidad y a su puesto de trabajo,

mediante el suministro de la información relacionada con las características y dimensiones de
la misma, logrando que la Empresa de ENERGUAVIARE SA-ESP cuente con un equipo de
trabajo de alto rendimiento en todas sus dimensiones con un sentido de pertenencia, con el
objetivo final de enfocar nuestros esfuerzos en la obtención de la eficiencia y eficacia, amor al
trabajo y la satisfacción de compartir con otros el desarrollo organizacional.

ALCANCE

La Inducción y Re inducción es una propuesta que está orientada a ofrecer una herramienta de
sentido de pertenencia hacia la empresa ENERGUAVIARE SA- ESP, lograr que sus trabajadores se
adapten y se identifiquen con ella, para mantener los elevados estándares de calidad de servicios y
para formar y conservar trabajadores eficientes, altamente motivados, estimulados y capacitados.

Debe ser aplicado a cada uno de sus empleados, a fin de aprovechar tan importante técnica para la
mejor administración de su Talento Humano.

GENERALIDADES

La implementación de un programa de inducción que permita a todo el personal, tanto al fijo como
al nuevo integrante, conocer todo lo referente a valores, misión, visión, objetivos, reseña histórica,
políticas, normas, servicios que presta, estructura organizativa, beneficios socioeconómicos,
responsabilidad social, etc.; y toda aquella información necesaria para la identificación del mismo
con la entidad, teniendo en cuenta los Siguientes puntos:
 Proporcionar al funcionario información referente al contexto general donde ingresa; es decir, su
historia, estructura, evolución y actividad a que se dedica.
Dar a conocer a los nuevos trabajadores sobre sus derechos y deberes dentro de la entidad a la
cual ingresa.
Suministrar al funcionario información sobre los beneficios sociales, económicos, actividades
deportivas y culturales, actividades de desarrollo y de adiestramiento de personal.
Contribuir a la identificación del funcionario con su situación de trabajo y todo lo que ello
implica.
Mantener informado a todo el personal de los cambios que se produzcan en la institución, en
cuanto a políticas, normas, procedimientos y cambios de estructura.
Proporcionar al funcionario que ingresa, las bases para una adaptación con su grupo de trabajo.

PRESENTACION DE LA EMPRESA

NORMAS INTERNAS

Manual de Funciones
Manual de procesos y procedimientos
Estatuto Interno de Presupuesto
Reglamento de higiene y seguridad industrial
Contrato de condiciones uniformes
Manual de contratación
Código de Ética
Políticas corporativas
 Reglamento interno de trabajo
Manual Operativo
Programa de salud ocupacional

NATURALEZA Y CAMPO DE APLICACIÓN DE LA EMPRESA

ENERGUAVIARE S.A. E.S.P. Es una Empresa de Servicios Públicos constituida como una Sociedad
anónima de conformidad con la Ley 142 de 1994, mediante escritura pública 848 de Agosto 30
de 2001, inscrita en Cámara de Comercio el 10 de septiembre de 2001 bajo el número 280 del
respectivo libro, con domicilio en la Ciudad de San José del Guaviare. Dentro de la composición
accionaria se encuentra el Departamento del Guaviare como socio mayoritario con el 92,11%, el
Municipio de San José del Guaviare con 5,91% y personas naturales con el 1,98%. El área de
influencia de la empresa actualmente está conformada por los Municipios de San José del Guaviare,
El Retorno, Calamar, la Inspección de la Libertad y el Municipio de Puerto Concordia en el
Departamento del Meta

RESEÑA HISTORICA

Fundamentándose en la Ley y dado que el servicio de energía eléctrica venía prestándose a través
de una empresa que funcionaba como dependencia de la Gobernación del Departamento, después
de algunos intentos de transformación, comenzó a tomarse como una obligación a partir
del año 1998, cuando el ICEL suscribió un contrato cuyo objeto fue “La Consultoría y Estudio que
Conlleve a la Creación, Organización y Puesta en Operación de la Empresa de Servicios Públicos de
Energía en San José del Guaviare”.

ORGANIGRAMA
OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR

Además de las expresamente estipuladas en los contratos individuales de trabajo, son obligaciones
de la Empresa:

1. Dotar a los trabajadores de elementos apropiados de protección contra los accidentes y

enfermedades profesionales, en forma que se garanticen racionalmente la seguridad y la salud.
2. Poner a la disposición de los trabajadores, salvo estipulación en contrario, los instrumentos
adecuados y los materiales necesarios para la realización de sus labores.
3. Prestar inmediatamente los primeros auxilios en caso de accidente o enfermedad. A este respecto
el establecimiento mantendrá lo necesario, según reglamentación de las autoridades sanitarias
competentes.
4. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador, a sus creencias y sentimientos.
5. Pagar la remuneración pactada en las condiciones, periodos y lugares convenidos
6. Conceder al trabajador las licencia necesarias para los fines y términos indicados.
7. Dar al trabajador que lo solicite a la expiración del contrato, un certificado en que conste el tiempo
de servicio. La índole de la labor y el salario devengado igualmente hacerle practicar exámenes
médicos de retiro y darle la certificación sobre el particular, si al ingreso o durante permanencia
en el trabajo hubiere sido sometido a examen médico; si transcurrido cinco (5) días a partir del
retiro, el trabajador no se presenta donde el médico respectivo para la práctica del examen, a pesar
de haber recibido la orden correspondiente, se cancelará la orden por incumplimiento.
8. Pagar al trabajador los gastos necesarios de venida y de regreso, si para prestar sus servicios lo
hizo cambiar de residencia salvo si la terminación del contrato se origina por culpa o voluntad del
trabajador. Si el trabajador prefiere radicarse en otro lugar el patrono le debe costear su traslado
hasta la concurrencia de los gastos que demandaría su regreso al lugar donde residía anteriormente.
En los gastos de traslado del trabajador se entiende comprendidos los de los familiares que con él
conviven.
9. Cumplir este reglamento y cumplir el orden, moralidad y respeto a las Leyes.
10. Para controlar el trabajo en horas extras, llevará diariamente un registro en donde se indique el
nombre del trabajador, su edad, sexo, actividad desarrollada, números de horas laboradas con
anotación respecto si son diurnas o nocturnas.
11. Para controlar el normal disfrute de las vacaciones por parte del personal se llevará un registro
especial de vacaciones con la anotación de la fecha de ingreso de cada trabajador, la fecha de su
disfrute y la remuneración pagada durante ella debiendo conceder al trabajador por lo menos Seis
(6) días hábiles continuos de vacaciones por cada año de trabajo.
12. Pago de cesantías parciales, buscando equidad e imparcialidad en el pago de las cesantías
parciales, la Empresa cubrirá la totalidad del rubro, en orden cronológico de solicitud en un monto
no mayor del 85% del total que a la fecha tenga acumulado el trabajador previo verificación de su
correcta inversión y verdadera necesidad, conservando la facultad de alterar el orden en
consideración a los dos (2) factores antes anotados.
13. Conceder a las trabajadoras que estén en período de lactancia los descansos ordenados
por el artículo 238 del C.S.T.
14. Conservar el puesto de los trabajadores que están disfrutando de los descansos remunerados o
por licencias de enfermedad motivadas en el embarazo o parto. No producirá efecto el despido que
el empleador comunique a la trabajadora en tales períodos o que se acuda a un preaviso, este expire
durante los descansos o licencias remuneradas.
15. Llevar un registro de las personas menores de edad que emplee con indicación de las fechas de
nacimiento de las mismas
OBLIGACIONES DEL EMPLEADO

1. Realizar personalmente la labor en los términos contractuales.

2. Respetar y observa estrictamente los preceptos del Reglamento Interno de Trabajo y Reglamento
Especial de Higiene y Seguridad, las circulares manuales y memorandos de la Empresa etc.
3. Acatar, aceptar, y cumplir las órdenes e instrucciones o reglas de órdenes meramente técnicos y
Administrativos que de modo particular le imparta sus superiores para la ejecución de los trabajos.
4. Conservar la disciplina que exigen el servicio y la buena marcha de la Empresa.
5. Dar cumplimiento al contrato de trabajo de manera cuidadosa y diligente en el lugar, tiempo y
demás condiciones acordadas. Asistir con puntualidad al trabajo según el horario señalado por la
Empresa, además, aceptar los cambios de labor contractual cuando por razones especiales de la
Empresa lo considere necesario.
6. Trabajar eficientemente con el mayor y mejor rendimiento posible.
7. Guardar absoluta lealtad con la Empresa y mantener escrupulosa reserva de los secretos
comerciales, técnicos, administrativos, etc. Por cuya divulgación puede causar perjuicio a la
Empresa.
8. Cumplir con el deber de denunciar los delitos comunes y las violaciones de sus contratos de las
Leyes o de los Reglamentos de la Empresa.
9. Conservar y restituir en buen estado, salvo el deterioro natural, los instrumentos y útiles de
trabajo que le hayan sido suministrado y los materiales y elementos que no hayan sido utilizados.
10. Observar buenas y sanas costumbres durante el servicio y fuera del, con sus superiores,
compañeros de trabajo y la colectividad en general.
11. Comunicar a la Empresa por medio de sus superiores inmediatos las observaciones que estimen
convenientes para evitar daños y perjuicios a la Empresa y a sus compañeros.
12. Acatar y cumplir las instrucciones y procedimientos que determine la Empresa en forma general
y particular.
13. Prestar auxilio y colaboración posible en cualquier tiempo en que sea necesario, cuando por
siniestros o riesgos inminentes peligren las personas o intereses de los compañeros de trabajo o de
la Empresa
14. Observar las medidas de higiene y seguridad establecidas por la Empresa y por el reglamento de
Higiene y Seguridad.
15. Observar con diligencia y cuidado el cumplimiento de instrucciones y órdenes preventivos de
accidentes o enfermedades profesionales que prescriba la Empresa y las impartan los jefes con el
fin de garantizar la seguridad y protección de los trabajadores, de los equipos y bienes de la
propiedad de la Empresa.
16. Conservar los elementos de trabajo en debida forma y en caso de pérdida o extravío elevar la
correspondiente denuncia en el Juzgado respectivo, remitir copia de ella al Dpto. Administrativo y
Financiero comunicar inmediatamente de la pérdida de dicho Departamento.
17. Tratar a los superiores, compañeros de trabajo, clientes de la Empresa y público en general con
respeto y cortesía.
18. Someterse al régimen de orden y disciplina establecidos por la Empresa que se establecieron en
todas las actividades.
19. Someterse a control de vigilancia para el cumplimiento de los horarios establecidos por la
Empresa, entrada y salida de las instalaciones y movimiento de personal dentro de la misma.
20. Ejecutar por sí mismo las funciones principales del cargo, como aquellas tareas que le sean
anexas, accesorias o complementarías tales como el mantenimiento simple y rutinario de las
máquinas y herramientas a su cargo, limpieza y correcta presentación de su equipo y de lugar de
trabajo.
21. Cuidar todos los elementos que se encuentren en su sitio de trabajo avisar inmediatamente la
falta de uno solo de ellos. No llevar los elementos de trabajo fuera del sitio laboral.
22. No transportar en los vehículos de la Empresa a personas y objetos ajenos, extraños a ella sin
previa autorización, ni prestar tales vehículos a personas o empleados no autorizados y guardarlos
en los sitios y las horas indicadas por la reglamentación de la Empresa.
23. Informar inmediatamente sobre cualquier accidente, daño, etc. Que sufran las máquinas o el
personal de la Empresa, por leves que ellos parezcan.

POLITICAS CORPORATIVAS

POLITICAS DE COMUNICACIÓN

Empresa de Energía Eléctrica del Departamento del Guaviare – ENERGUAVIARE S.A. E.S.P - considera
importante establecer la política de información y comunicación y así cumplir con los procesos
comunicativos, que oriente el sentido de su reglamentación al carácter estratégico, para que se
cumpla y direccione el flujo de información e implemente estrategias y acciones dirigidas a la
efectividad de ésta.

POLITICA DE RECAUDO

Se podrá financiar todos los valores que componen la deuda relacionados en la cartera vigente,
excepto los del servicio de alumbrado Público y el consumo del periodo de facturación vigente

Se podrá realizar refinanciaciones de las deudas por incumplimiento en los pagos y respectivo corte
del servicio si el cliente así lo solicite ante la imposibilidad de cumplir con las condiciones
inicialmente pactadas, en todo caso el número de refinanciaciones solicitadas por el cliente serán
máximo dos y deberá contar con la autorización del Gerente o Subgerente Comercial y mercadeo.

Se podrán condonar los intereses de la deuda siempre y cuando estén sujetos al cumplimiento del
pago del crédito.

Los acuerdos de pago tendrán como periodo límite de pago el día 25 de cada mes, el cual es el cierre
financiero y se reanudaran el primer día del mes en el cual inician los recaudos.

Para otorgar financiación de carteras se requiere certificado de libertad y tradición (si supera 1
SMLV) no mayor a tres meses de expedición, fotocopia de la cedula de ciudadanía si quien lo solicita
es el propietario del inmueble y titular en la factura.

Si quien solicita el crédito es arrendatario, debe presentar adicional a los anteriores documentos,
carta de autorización del dueño del inmueble y fotocopia de la cedula de ciudadanía del arrendatario
del inmueble.

POLITICA DE SEGURIDAD INFORMATICA

Todos los trabajadores de la empresa ENERGUAVIARE S.A E.S.P distribuidos en diferentes áreas
deben tener acceso sólo a la información necesaria para el desarrollo de sus actividades. En el
caso de personas ajenas a la empresa el gerente y subgerentes serán los responsables de generar la
información y deben autorizar sólo el acceso indispensable de acuerdo con el trabajo realizado por
estas personas, previa justificación.

POLITICA DE SALUD OCUPACIONAL

La Empresa de Energía Eléctrica del Departamento del Guaviare ENERGUAVIARE S.A. E.S.P.
establece dentro de sus prioridades la implementación y el desarrollo de un Programa de Salud
Ocupacional apoyado a nivel gerencial, el cual va encaminado a velar por el completo bienestar
físico, mental y social de los trabajadores ofreciendo lugares de trabajo seguros y adecuados;
minimizando la ocurrencia de accidentes de trabajo y de enfermedades profesionales para bien
de la empresa y de los trabajadores.

POLITICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

La importancia de la RSE reside en que es una forma de gestión. En ENERGUAVIARE S.A. E.S.P
está Fundamentada en un conjunto de principios, valores Y prácticas orientadas a nuestros grupos
de interés como parte de una gestión organizacional integral.

POLITICA AMBIENTAL

La empresa ENERGUAVIARE SA ESP, consciente del impacto ambiental que puede generan las
actividades, que se desarrollan Al interior de sus instalaciones de Los diferentes municipios, los
proyectos de interconexión de Redes y la incidencia que puede ocasionar a la sociedad; asume
dentro de sus políticas institucionales la responsabilidad con la protección del medio ambiente
en un Esquema de mejoramiento continuo, mediante la formulación e implementación de un
SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL vinculando a todo El personal de las diferentes áreas de la
empresa, en base a los requisitos UNE – EN ISO 14001.

POLITICA DE TESORERIA

Que el sistema de tesorería comprende el conjunto de principios, normas, organismos recursos

y procedimientos que intervienen en el proceso de recaudación, así como su canalización al
pago de las Exigibilidades.

POLITICA PRESUPUESTAL

De conformidad con el artículo 17 de la ley 142 de 1994, decreto 115 del 96, Estatuto Orgánico del
Departamento del Guaviare y el Estatuto Interno de Presupuesto adoptado por la empresa, se
establece la siguiente política presupuestal.

POLITICA CONTABLE

Las políticas y prácticas utilizadas en la preparación de los estados financieros, se aplican atendiendo
las normas contables prescritas en la Resolución 354 de Septiembre 5 de 2007 de la Contaduría
General de la Nación por medio de la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública que está
conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, él Manual de Procedimientos y la doctrina
contable pública, cuyo ámbito de aplicación incluye a las empresas de servicios públicos
domiciliarios que su naturaleza jurídica.
POLITICA DE CALIDAD

ENERGUAVIARE SA ESP como empresa distribuidora y comercializadora de energía garantiza el

cumplimiento de los requisitos legales, técnicos y contractuales, para satisfacer las necesidades de
nuestros clientes con los más altos estándares de calidad.

MISION

ENERGUAVIARE SA ESP distribuye y comercializa energía eléctrica con altos estándares de calidad
para satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

Nuestras actividades se desarrollan con criterios de efectividad, para garantizar la sostenibilidad

empresarial y la generación del valor económico, con profundo respeto a nuestros grupos de interés
y el medio ambiente.

VISION

Ser reconocida para el 2020 como una empresa de distribución y comercialización de energía
competitiva de la Amazo-Orinoquia Colombiana.

Consolidada por sus iniciativas de modernización e incorporación de las mejores prácticas en sus
procesos operativos, comerciales y financieros, basadas en el desarrollo de los recursos humano y
preservación del medio ambiente.

VALORES CORPORATIVOS

RESPETO: Consiste en el trato cuidadoso y con decoro hacia sus superiores, compañeros y
comunidad; aceptando al otro tal como es, con todo y sus diferencias, con generosa y tolerancia,
mejorando el ambiente de trabajo y alcanzando el cumplimiento de los objetivos Misionales de la
Institución.

TOLERANCIA: Virtud esencial para la convivencia pacífica, que consiste en la capacidad de escuchar,
observar y respetar las acciones y diferencias de los demás, interrelacionarse en forma armónica.

LEALTAD INSTITUCIONAL: El Funcionario debe mostrar lealtad y rectitud con el Estado, la

Comunidad y la Institución a la cual pertenece; así como a la profesión o actividad que desempeña,
siendo incapaz de traicionar o defraudar el ejercicio de la Función Pública, al orientar sus
actuaciones al servicio de la comunidad y los fines del Estado de manera armoniosa.

COMPROMISO: Todo empleado de ENERGUAVIARE S.A. – E.S.P, asume su responsabilidad con

seriedad, identidad, y compromiso frente a la institución y la comunidad, con actitud responsable y
oportuna del debido cumplimiento.

SOLIDARIDAD: Exige una total comunión de intereses y responsabilidades que comporta un trabajo
en equipo, para lograr los objetivos propios de la institución; Sintiendo y compartiendo de manera
conjunta, tanto los éxitos como los fracasos que se manifiesta en relaciones de apoyo y cooperación
con todas las personas.
MAPA DE PROCESOS

ORGANOS DE CONTROL

Externos

La empresa está vigilada y controlada por la Súper Intendencia de Servicios Públicos Domiciliarios-
SSPD, la Comisión de Regulación de Gas y Energía –CREG, Contaduría General de la Nación- CGN,
Contraloría General de la Republica –CGR, Contraloría Departamental del GuaviareCDG, Auditorías
Externas de Gestión y Resultados-AEGR, Auditoria de Costos, Auditoria de Calidad, Auditoria de
AOM.

Internos

Internamente la empresa es vigilada y controlada por el Revisor Fiscal y El Auditor de control

Interno.

Sistema de Control Interno