Manual

FORMATO 6 – MANUAL DE PERFILES DE CARGO POR
COMPETENCIAS
FASE PLANEAR - PERFILES DE CARGOS
Aprendices:
Johanna Smith Gomez Gomez
Iván Steven Cuevas Soto
Jairo Hernán Martinez Cañón
Jackson Arnuldo Cardenas Escobar
GAES 9
Instructora:
Claudia Patricia Fuentes Valencia
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS
FICHA 1932863
AGOSTO DE 2019
COMPETENCIAS
JUSTIFICACIÓN
La DISTRIBUIDORA LAP, encuentra la necesidad y obligación de realizar y organizar, los
cargos y perfiles de sus empleados, al igual que las responsabilidades para asignar
tareas correspondientes, permitiendo el funcionamiento de la misión y cumplimento con los
propósitos de la dirección en la visión y objetivos trazados de la empresa.
El estudio permitirá lograr establecer la preparación y los roles que debe desempeñar el
personal en la empresa Distribuidora LAP, esto garantiza mayor transparencia, logrando
una mejor convivencia y mejores resultados por parte de nuestros empleados y clientes,
resultados que se podrán ver gracias a un análisis más detallado.
Con este propósito se ha trazado el diseño de un modelo orientado a un enfoque de
procesos, potenciando los niveles de ejecución para una ágil toma de decisiones que
asegure el cumplimiento eficaz y eficiente de sus fines y objetivos.
Es de precisar, que el presente Manual de Funciones no constituye toda la norma
administrativa necesaria para el óptimo funcionamiento ya que el mismo solo sirve de base
para la elaboración de otros instrumentos de gestión, no obstante permite obtener una
visión clara las actividades que se deben realizan en todos los cargos, así como también
permite que la dirección tengan la descripción del perfil adecuado para la contrataciones
de persona.
COMPETENCIAS
TABLA DE CONTENIDO
Políticas y Normas 1
Definición de Manual de Funciones, Descripciones de Cargos 2
Beneficios del Manual de Funciones 3
Participantes 4
Periodicidad 5
Proceso a desarrollar en el manual 6
Instrumentos de medición 7
Complemento del Manual de Funciones 8
Instructivo para la utilización del manual 9

COMPETENCIAS
POLÍTICAS.
 El presente manual de políticas y normas servirá de guía laboral al personal al igual
que su selección de personal y sus áreas laborales que brinda la empresa.
 Los procesos y procedimientos laborales para el reclutamiento de la selección de
personal será vigilada permanentemente para asegurar su alineación con las
intenciones de la misión y visión de la empresa.
 Se realizara actualizaciones ya que este manual podrá ser modificado de acuerdo a
las necesidades del cambio económico, con la finalidad de actualizarlos y
modificarlos.
 El manual servirá de guía principal para la evaluación del desempeño laboral del
personal y para evaluar la efectividad de la misma en la empresa.
 proporcionándole una guía laboral que le apoye para realizar con efectividad sus
funciones.
 Entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación.
NORMAS
 Mantener las normas y conductas de un conjunto de reglas que funcionan como
guías concretas y autorizadas de acción.
 Permite tomar decisiones cada vez que sucedan.

COMPETENCIAS
DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
MANUAL DE FUNCIONES.
Es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben llevarse a cabo
en la realización de las tareas en una unidad administrativa y sirve, además, como medio
de comunicación y coordinación para transmitir, de forma ordenada y sistemática, las
informaciones de una organización.
Los puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos, precisando
su responsabilidad y participación en ellos. Contiene formularios, formatos, autorizaciones,
bases legales y otros documentos y medios necesarios para efectuar las diferentes
actividades, esto como herramienta principal de la gestión de Talento humano.
DESCRIPCIÓN DE CARGOS.
La gestión de talento humano, debe mantenerse informada de los cambios, ajustes o
nuevas creaciones de puestos que se produzcan en la empresa, con la finalidad de suplir
oportunamente las necesidades de personal de sus usuarios.
Contiene formularios, formatos, autorizaciones, bases legales y otros documentos y
medios necesarios para efectuar las diferentes actividades y se establecen las siguientes
características:
 Describen lo que una persona debe realizar.
 ¿Qué debe hacerse para lograr el propósito principal?
 Cada función enuncia un resultado diferente.

COMPETENCIAS
BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES.
 Logra y mantiene un sólido plan de organización
 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
 Facilita el estudio de los problemas de la organización.
 Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
 Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo.
 Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
PARTICIPANTES.
La participación para este presente manual está conformada por el personal de aprendiz
de la Especialización Tecnológica de Gestión del Talento Humano por Competencias; de
la ficha 1932863 (GAES 9), basados en el diagnostico organizacional para el
mejoramiento de los manuales de funcionamiento del área comercial de la Distribuidora
LAP.
1) Johanna Smith Gomez Gomez
2) Iván Steven Cuevas Soto
3) Jairo Hernán Martinez Cañón
4) Jackson Arnuldo Cardenas Escobar

COMPETENCIAS
PERIODICIDAD MANUAL DE FUNCIONES.
Es importante realizar una revisión y análisis del funcionamiento de los cargos y las áreas
de la empresa como mínimo una vez al año, con el fin de corregir y establecer algunos
procesos, que conlleve su respectiva modificación o actualización de cada manual.
PROCESOS A DESARROLLAR EN EL MANUAL
Con el objetivo de identificar las responsabilidades y competencias se tendrán en cuenta
los siguientes aspectos:
 Identificación y ubicación del empleo
 Identificación del área o proceso al cual se asigne el empleo
 La descripción del contenido funcional, es decir,
 El propósito principal y las funciones esenciales
 Establecimiento de los conocimientos básicos o Esenciales
 Identificación de las competencias comportamentales.
 Fijación de los requisitos de formación académica y experiencia
INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN.
La Dirección de gestión del Talento Humano llevará a cabo el levantamiento de
información en coordinación con las Dependencias implicadas y presentará la propuesta
de ajuste o adición al Manual para su aprobación.
El instrumento consiste en un cuestionario y para su diseño se define una secuencia de
pasos que se detallan a continuación:
• orientación hacia el logro.

COMPETENCIAS
• Orientación de servicio al cliente
• Compromiso organizacional.
• Flexibilidad.
• Trabajo en equipo y cooperación.
• Iniciativa
• Innovación.
• Desarrollo de relaciones.
• Desarrollo de otras personas.
• Pensamiento estratégico
• Confianza en sí mismo
• Aprendizaje continuo.
• Orden y calidad.
COMPLEMENTO DEL MANUAL DE FUNCIONES.
La importancia que tiene para la organización y funcionalidad de esta área la importancia
de actualizar y formalizar sus Manuales de Funciones, esto con la finalidad de establecer
de manera clara los principales aspectos a tener en cuenta tanto para la selección del
personal idóneo como para el desarrollo de cada uno de los cargos, lo cual debe ir
alineado a los objetivos organizacionales y a complementar el Sistema de Gestión de
Calidad establecido por la Fundación

COMPETENCIAS
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL.
Para la implementación del manual de funciones se realizará por parte del área de gestión
de talento humano, realizando capacitaciones que permitan socializar los temas que serán
de importancia para lograr una mejor condición en el entorno laboral.
ORGANIGRAMA DE LA DISTRIBUIDORA LAP.
GERENTE GENERAL
DIRECTOR COMERCIAL
JEFE CENTRO DE DISTRIBUCION
COORD. DE ALIMENTOS COORD. DE ASEO COOR. LOGISTICO
AUXLIAR DE TRANSPORTES DE
BODEGA
MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS
MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN:
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO

TIPO DE PROCESO MISIONAL
COMPETENCIAS
al cual se asocia
esta cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Jefe Centro Distribución 1

DEPENDENCIA: Direccion Comercial
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Direccion Comercial
II. PROPÓSITO PRINCIPAL Gestionar el área Logística y de distribución, para el logro de los
objetivos y metas definidas para el área. Liderando a su equipos de trabajo, consiguiendo una
motivación constante y con un permitiendo a su vez el desarrollo profesional de cada uno de sus
miembros..
III. FUNCIONES CLAVES IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
Asignar áreas en el almacén para el

Controlar la distribución
almacenamiento de diferentes producto
Mantener registros sobre los bienes recibidos y

enviados
Puede encargarse del almacenaje, y el control del
inventario, así como del procesamiento de Tomar nota de los pedidos que entran y se
pedidos y el embalaje de los bienes. envían
Planificar rutas para las entregas
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS
 Definir e implementar los planes de acción

 Supervisar actividades diarias de los equipos de trabajo
 Atender los requerimientos de los clientes
 Gestionar el lanzamiento de nuevos productos
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
 Mantener las operaciones, almacén, cadena de suministro y gerente de logística
VI. REQUISITOS:
ACADÉMICOS
 Profesión Ingeniero Logística.
 Especialización en área Logística
COMPETENCIAS
DE DESEMPEÑO
 Capacidad de liderazgo, habilidades comunicativas, capacidad mínima de dos años de
experiencia en cargos relacionados.
 Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
 Capaz de gestionar y motivar a la gente.

 Calmado y flexible cuando suceden cosas inesperadas.
 Capaz de prestar atención a los detalles.
 Bueno para la resolución de problemas y hacerse responsable de sus decisiones.
 Capaz de planificar y priorizar tareas.
CIUDAD:
FECHA DE APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

DENOMINACIÓN:
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
esta cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Coordinador de alimentos
DEPENDENCIA: Dirección Comercial
COMPETENCIAS
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe Centro de Distribución 1
II. PROPÓSITO PRINCIPAL: Coordinar y controlar las entradas y salidas, almacenamientos y

distribuciones de los alimentos verificando su inocuidad y el cumplimiento de los requisitos de la
normatividad vigente manteniendo un normal proceso y ventas de distribución.
Revisar cumplimiento de inocuidad Capacidad de asumir retos
Habilidad para comprender miembros de

Ingreso y almacenamiento verificando principio de
equipo. Admitir diferencias de cada persona
inocuidad
para evitar conflictos.
Ser organizado.
Registro INVIMA
Capacidad de liderar grupos de trabajo.

 Verificar y mantener las condiciones de inocuidad de los alimentos.
 Contribuir a la creación y fortalecimiento de la cultura organizacional
 Promover cultura autocuidado y promover las buenas prácticas ambientales.
 Conocer la rotación de inventarios de alimentos.
 Conocimiento de higiene.
 Conocimiento de Ingles.
 Conocimiento salud ocupacional.
VI. REQUISITOS:
ACADÉMICOS
 Profesional universitario especialista en áreas de alimentos y bebidas.
 (Título universitario) en Áreas Administrativas, Comerciales, Mercadeo o Ingeniería de
Alimentos.
DE DESEMPEÑO
COMPETENCIAS
 Habilidad estratégica y sólidas destrezas de liderazgo
 Persona enérgica y con una probada habilidad para dirigir equipos de trabajo.
 Deseable Manejo del idioma inglés
 Excelentes destrezas matemáticas y herramientas informáticas
CIUDAD:

DENOMINACIÓN:
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
esta cargo DE APOYO
COMPETENCIAS
NOMBRE DEL PROCESO: Coordinador de aseo

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planificar y llevar a cabo la producción y la prestación de los servicios
de aseo, bajo condiciones controladas.
Disponer del personal a cargo y asignar los

Controlar adecuadamente los recursos. trabajos referentes a la ejecución de la obra
asignada.
Toma de decisiones sobre procesos
Llevar a cabo la producción y la prestación del
constructivos correspondientes a su campo de
servicio bajo condiciones controladas.
acción.
Firmar los reportes e informes de obra para
Preservar la conformidad del producto durante el entregar al Jefe Inmediato.
proceso interno y la entrega al destino previsto.
Capacidad de liderar grupos de trabajo.

 Hacer uso de los elementos de protección personal respectivos.
 Inspeccionar el estado físico de los elementos de trabajo (equipos, herramientas, elementos
de protección personal) antes de su uso.
 Manejar los residuos generados y mantener el orden y aseo en los sitios de trabajo
 Conocer la rotación de inventarios de alimentos.
 Conocimiento de higiene.
 Conocimiento de Ingles.
 Conocimiento salud ocupacional.
VI. REQUISITOS:
ACADÉMICOS
 Ingeniero industrial, civil, mecánica, administrador de empresa
DE DESEMPEÑO
COMPETENCIAS
 Persona enérgica y con una probada habilidad para dirigir equipos de trabajo.
 Deseable Manejo del idioma inglés
 Excelentes destrezas matemáticas y herramientas informáticas
 Toma de decisiones
 Manejo de personal
CIUDAD:

DENOMINACIÓN:
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
esta cargo DE APOYO
COMPETENCIAS
NOMBRE DEL PROCESO: Coordinador Logístico

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe centro de distribución
II. PROPÓSITO PRINCIPAL Garantizar el correcto, adecuado y oportuno despacho de mercancía,

así como la supervisión de todas las actividades inherentes a la logística, gestión de inventarios,
distribución, transporte a fines de lograr la optimización de las operaciones de Almacén y
Distribución, la calidad del servicio y una adecuada administración del personal a su cargo y de los
recursos materiales disponibles.
Supervisión y seguimiento de las rutas de Realizar seguimiento al despacho y recepción

Despacho diarias. de la mercancía.
Supervisar y controlar que la carga de los Controlar y garantizar que el inventario físico
transportes sea dentro de los tiempos indicados. de la mercancía este acorde con el sistema.
Cumplir con las normas internas y seguridad

industrial.
Realizar seguimiento al despacho y recepción de
la mercancía. Asegurar y garantizar que la mercancía
despachada en puerta sea chequeada por el
cliente.
 Supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del cliente y mantener una
buena relación con el mismo, así como gestionar el lanzamiento de nuevos programas
dentro de la planta. Todo ello para garantizar la satisfacción del cliente.
 Dirigir los equipos de logística y establecer los objetivos.
 Dirigir los equipos de logística y establecer los objetivos.
 Conocimiento y manejo de los productos comercializados por la empresa
COMPETENCIAS
VI. REQUISITOS:
ACADÉMICOS
 Preferiblemente Profesional en áreas administrativas- logísticas.
DE DESEMPEÑO

 Capacidad de Liderazgo
 Manejo de Indicadores de Gestión
CIUDAD:

DENOMINACIÓN: Asesor de Ventas Junior
CÓDIGO: (OPCIONAL)
COMPETENCIAS
GRADO: Tecnólogo
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
esta cargo DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO: Asesores comerciales junior y senior
II. PROPÓSITO PRINCIPAL: Desarrollar y mantener contacto con los clientes y el mercado para
aprovechar todas las oportunidades de venta, dando cumplimiento a los objetivos propuestos de
ventas y cartera establecido por la empresa.
Capacidad de asumir los retos

Vender productos de la empresa
incrementando las ventas en un 10%.
Lograr un incremento de clientes y lograr

Buscar clientes y recaudo cartera
recaudar el 100% de la cartera.
Seguimiento y Análisis del perfil de los Capacidad de trabajar con una apertura en
clientes un 10% de clientes nuevos.
Mantenerse como mínimo en un 90% de la
Informar las novedades y cambios, a los clientes
evaluación satisfactoria que permita
con una comunicación permanente
contribuir a la permanencia de la empresa.

Responsable de proporcionar información suficiente y completa a sus potenciales compradores o
clientes para que se produzca una venta.
Busca obtener del cliente la información necesaria para poder ofrecerle el producto que mejor le
convenga en función de sus necesidades.
Mantener una comunicación eficiente.

Se proactivo para lograr la satisfacción del cliente.
Realización de informes de actividades.
Estar bien informado del producto que ofrece, y sin desviarse de sus metas conocer el producto de
la competencia.
Para que esta relación sea equilibrada y duradera, es necesario que el asesor comercial, que no es
COMPETENCIAS
otra cosa que el puente que comunica a la empresa con su cliente, pueda mantener a todos
satisfechos y conformes.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
Aplicar el conocimiento profesional en la solución de problemas y transferirlo a su entorno laboral,
saber la historia de la empresa, como la misión, normas y políticas. Conocimiento del producto y
los servicios, conocer el mercado quienes son los clientes actuales.
VI. REQUISITOS:
ACADÉMICOS: tecnólogo o profesional en mercadeo.
DE DESEMPEÑO Capacidad de liderazgo, habilidades comunicativas, capacidad mínima de dos

años de experiencia en cargos relacionados.
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO.
 Capacidad de escucha.
 Comunicación eficaz.
 Empatía y confianza.
 Proactividad.
 Paciencia e insistencia.
 Planificación y organización del trabajo.
 Autonomía.
CIUDAD:

DENOMINACIÓN:
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
COMPETENCIAS
TIPO DE PROCESO MISIONAL

al cual se asocia
esta cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Coordinador de aseo
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador Logístico
II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar la labor integral del transporte de la sede para satisfacer las
necesidades del cliente externo e interno, basado en nuestra promesa de servicio y asegurando el
control de la relación flete/venta y el retorno de los cumplidos.
Contribuir al mejoramiento continuo del Nivel

Revisar y controlar el valor de las facturas de
de servicio en lo relacionado con los tiempos
fletes acordadas con las compañías de transporte.
de entrega de la sede a cargo
Planear, coordinar y hacer seguimiento al
transporte de mercancía entre las sedes, Generar informes mensuales sobre las
definiendo vehículos, horarios y demás novedades con las transportadoras asociadas
características que nos permitan tener la mejor a la sede.
relación costo/beneficio.
Participar y contribuir al cumplimiento de los
Cumplir con la normatividad establecida. objetivos del sistema de gestión de seguridad
y salud en el trabajo.

 Hacer uso de los elementos de protección personal respectivos.
 Inspeccionar el estado físico de los elementos de trabajo (equipos, herramientas, elementos
de protección personal) antes de su uso.
 Manejar los residuos generados y mantener el orden y aseo en los sitios de trabajo
VI. REQUISITOS:
ACADÉMICOS
 Tecnólogo en logística y transporte, o Áreas administrativas
COMPETENCIAS
 Manejo de herramientas ofimáticas

 Logística, distribución física y medios de transporte
DE DESEMPEÑO
 Orientación al cliente interno y externo.
 Orientación al logro de objetivos
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FORMATO 6 – MANUAL DE PERFILES DE CARGO POR

FASE PLANEAR - PERFILES DE CARGOS

Johanna Smith Gomez Gomez

Iván Steven Cuevas Soto

Jairo Hernán Martinez Cañón

Jackson Arnuldo Cardenas Escobar

Claudia Patricia Fuentes Valencia

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

La DISTRIBUIDORA LAP, encuentra la necesidad y obligación de realizar y organizar, los

tareas correspondientes, permitiendo el funcionamiento de la misión y cumplimento con los

propósitos de la dirección en la visión y objetivos trazados de la empresa.

personal en la empresa Distribuidora LAP, esto garantiza mayor transparencia, logrando

resultados que se podrán ver gracias a un análisis más detallado.

Con este propósito se ha trazado el diseño de un modelo orientado a un enfoque de

asegure el cumplimiento eficaz y eficiente de sus fines y objetivos.

Es de precisar, que el presente Manual de Funciones no constituye toda la norma

para la elaboración de otros instrumentos de gestión, no obstante permite obtener una

Definición de Manual de Funciones, Descripciones de Cargos 2

Beneficios del Manual de Funciones 3

Proceso a desarrollar en el manual 6

Complemento del Manual de Funciones 8

Instructivo para la utilización del manual 9

 El presente manual de políticas y normas servirá de guía laboral al personal al igual

que su selección de personal y sus áreas laborales que brinda la empresa.

 Los procesos y procedimientos laborales para el reclutamiento de la selección de

personal será vigilada permanentemente para asegurar su alineación con las

intenciones de la misión y visión de la empresa.

 Se realizara actualizaciones ya que este manual podrá ser modificado de acuerdo a

las necesidades del cambio económico, con la finalidad de actualizarlos y

personal y para evaluar la efectividad de la misma en la empresa.

 Entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación.

 Mantener las normas y conductas de un conjunto de reglas que funcionan como

guías concretas y autorizadas de acción.

 Permite tomar decisiones cada vez que sucedan.

DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

de comunicación y coordinación para transmitir, de forma ordenada y sistemática, las

informaciones de una organización.

Los puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos, precisando

su responsabilidad y participación en ellos. Contiene formularios, formatos, autorizaciones,

actividades, esto como herramienta principal de la gestión de Talento humano.

La gestión de talento humano, debe mantenerse informada de los cambios, ajustes o

nuevas creaciones de puestos que se produzcan en la empresa, con la finalidad de suplir

oportunamente las necesidades de personal de sus usuarios.

Contiene formularios, formatos, autorizaciones, bases legales y otros documentos y

 Describen lo que una persona debe realizar.

 ¿Qué debe hacerse para lograr el propósito principal?

 Cada función enuncia un resultado diferente.

BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES.

 Logra y mantiene un sólido plan de organización

general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

 Facilita el estudio de los problemas de la organización.

 Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

 Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del

de la Especialización Tecnológica de Gestión del Talento Humano por Competencias; de

la ficha 1932863 (GAES 9), basados en el diagnostico organizacional para el

mejoramiento de los manuales de funcionamiento del área comercial de la Distribuidora

1) Johanna Smith Gomez Gomez

2) Iván Steven Cuevas Soto

3) Jairo Hernán Martinez Cañón

4) Jackson Arnuldo Cardenas Escobar

PERIODICIDAD MANUAL DE FUNCIONES.

procesos, que conlleve su respectiva modificación o actualización de cada manual.