ENSAYO: ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA?

La evaluación de la información documentada de un Sistema de Gestión de Calidad cumple

una importancia muy alta en índices que lleven a cabo los resultados que deriven dentro de
la organización. Tratar de tener todo de manera adecuada; lo legal, lo probatorio, lo
organizado, todo correcto, para cuando llegue el momento de algo que se concluye, se
tenga prueba de todo lo implementado dentro de la organización correspondiente a la
conformidad o no conformidad. Así, podemos decir, que la evaluación de la información
documentada es uno de los papeles más importantes dentro de un Sistema de Gestión de
Calidad, pues es el soporte de lo que este en proceso, o ha finalizado con la conformidad o
no conformidad.
En gran parte de las empresas que implementan el Sistema de Gestión de Calidad,
comparten grandes cualidades de acuerdo a los errores comunes que tienen a la hora de
desarrollar los documentos guías para este. Dentro de ellas dejan pasar detalles que
convierte en no conformidad muchos de estos, según lo que señala la norma NTC ISO 9001,
pues solo van a lo que toma de modo explícito, como el claro ejemplo de no firmar los
documentos por la alta dirección de la organización, o el no ser divulgada al cliente interno
y externo, -solo se basa en una documentación y no en la implementación-, corroborando
la mala gestión al realizar los procesos dentro del desarrollo del Sistema de Gestión de
Calidad en la compañía.
Hay varias razones de importancia que tiene la documentación para un sistema de gestión
de calidad, entre ellas podemos destacar: La estandarización de los procesos. Para que un
proceso sea debidamente estandarizado, debe estar documentado. Al hacerlo estamos
asegurando que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos.
Recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación (o estándar)
que se debe mantener para lograr unos resultados esperados.
Las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan en los documentos que
se tengan. Los documentos representan los criterios de auditoría y los registros representan
las evidencias de auditoría. De la comparación de estos dos tipos de documentos se
establecen los hallazgos de auditoría, que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.
Nos permite mejorar los procesos consistentemente. La documentación debe servir a los
procesos y no los procesos servir a los documentos. Con esto llamo la atención a no generar
documentación que pueda entorpecer los procesos. Un proceso bien diseñado debe tener
un buen flujo documental.
Los documentos guardan el valor más importante de una empresa, que es su capital
intelectual, el saber hacer algo bien hecho y por el cual las personas están dispuestas a
pagar. El no documentar apropiadamente pone en riesgo la capacidad de atender un
mercado. Documentar apropiadamente permite a la empresa generar valor del
conocimiento adquirido y volverlo ingreso, por eso se le llama capital intelectual.
Entonces, a través de la información documentada se realiza un proceso de evaluación,
donde se indica de manera clara si se encuentra un documento equis en estado de
conformidad o de no conformidad, esto, en pocas palabras para saber si es correcto lo
desarrollado o no, según lo expresado en la norma NTC ISO 9001. En primera instancia, la
conformidad radica en el cumplimiento de la norma, mientras que por el otro bando: la no
conformidad, implica el incumplimiento de la norma, ya sea de manera completa o parcial.
Basado en esto, vemos que las empresas buscan por medio del Sistema de Gestión de
Calidad el éxito total de sus procesos y la satisfacción final de sus clientes internos y
externos, buscando una motivación sutil para seguir siéndole fiel a los productos y servicios
que la compañía implemente, así, como principal motivo, debe ser cada proceso que este
en el modo del Sistema de Gestión de Calidad. Por lo anterior, se concluye que todos los
procesos deben ser eficaces a la hora de intervenir de manera de en términos de calidad,
viéndolo desde el punto de vista del S.G.C., y por esto, la evaluación de la información
documentada cumple una gran importancia, pues adecua lo que está bien y lo que no, todo,
según la norma NTC ISO 9001, guía del desarrollo total del Sistema de Gestión de Calidad
en las organizaciones.