GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 122115 VERSIÓN 100
 Nombre del Proyecto (si es formación Titulada): ELABORACIÓN DE UNA PROPUESTA DE FORTALECIMIENTO
DEL ÁREA ADMINISTRATIVA EN EMPRESAS DE LA REGIÓN
 Fase del Proyecto (si es formación Titulada): ANÁLISIS DE PROCESOS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA
EMPRESA.
 Actividad de Proyecto: (si es formación Titulada): Realizar diagnóstico de necesidades en los procesos
administrativos, de acuerdo a la normatividad vigente y a las políticas de la empresa.
 Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Aplicar los principios archivísticos, las normas y técnicas; la legislación
vigente y la metodología para la organización de los documentos de archivo: Clasificar, ordenar y archivar,
de acuerdo con las políticas institucionales.
 Duración de la Guía: 73 horas (63 horas trabajo directo y 10 horas trabajo independiente)

2. PRESENTACIÓN

Apreciado aprendiz: En el desarrollo del proyecto formativo, se deben realizar una serie de actividades
relacionadas con la gestión documental, para ello es pertinente consultar la normatividad y
procedimientos a nivel interno y externo de las organizaciones públicas y privadas que cumplan función
pública, especialmente lo relacionado con las comunicaciones oficiales, para así culminar con éxito este
proceso.

Se recomienda que la participación en el desarrollo de la presente guía se realice de manera responsable y

comprometida. El producto de cada una de sus evidencias de aprendizaje, se archive en el portafolio de
evidencias del aprendiz.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Descripción de la(s) Actividad(es):

3.1.1 Actividad de Reflexión Inicial:

GFPI-F-019 V3
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Lo invito a que reflexione sobre el decálogo del Código de Ética del Archivista que continuación encuentra.
Realice un análisis y presente un comentario donde argumente los aspectos que le llaman la atención y los
desacuerdos que tenga sobre el mismo.

CÓDIGO DE ÉTICA DEL ARCHIVISTA

1. El archivista protegerá la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel
testimonio del pasado.
2. El archivista valorará, seleccionará y conservará el material de archivo en su contexto histórico, legal,
administrativo y documental, manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo.
3. El archivista evitará realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.
4. El archivista garantizará el continuo acceso y la legibilidad de los documentos.
5. El archivista registrará y justificará plenamente las acciones realizadas sobre el material que tiene a su cargo.
6. El archivista promoverá el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá sus servicios a todos los
usuarios de manera imparcial.
7. El archivista respetará tanto el acceso público como la privacidad de la documentación dentro del marco de
la legislación vigente.
8. El archivista no deberá utilizar en beneficio propio o de terceros su posición especial y la confianza que la
comunidad ha depositado en él.
9. El archivista se esforzará por alcanzar la excelencia profesional mediante el enriquecimiento sistemático y
continuo de sus conocimientos y la difusión de los resultados de sus investigaciones y experiencias.
10. El archivista trabajará conjuntamente con sus colegas así como con profesionales de otras disciplinas para
promover la conservación y la utilización de la herencia documental del mundo.

3.1.2 Actividad de Contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje:

Ingrese a la página del Archivo General de la Nación, www.archivogeneral.gov.co, y efectúe un recorrido
general por ella, identifique su contenido, función y servicios que presta, ¿qué información se encuentra?
y para su formación ¿cuáles serán los beneficios? Presente resumen de la actividad.

3.1.3 Actividades de Apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización):

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE COGNITIVAS:

1. Apropiar conocimiento sobre la normatividad archivística y aplicación en procesos de organización
documental con base en las directrices dadas por el AGN.
 En grupos de 4 ó 5 integrantes consulte en la página del Archivo General de la Nación,
www.archivogeneral.gov.co, la normatividad vigente para el manejo documental, especialmente la
Ley 594 de 2000, los Acuerdos del AGN 038 y 042 de 2002; realice un análisis reflexivo y elabore
mapas conceptuales para ser socializado en el ambiente de formación con los demás grupos.
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 Con los integrantes de su grupo, realice una lectura reflexiva del Acuerdo 027 de 2006, donde
conceptualice la terminología archivística. En compañía de los integrantes de la ficha, diseñe una
actividad lúdica donde se evidencie la fundamentación de los temas del acuerdo.
2. Fundamentar concepto de Tabla de Retención Documental, uso y aplicación de acuerdo con la
normatividad vigente.
 Con los integrantes de su grupo consulte en la Biblioteca del Centro el Mini Manual de Tabla de
Retención Documental y Transferencias Documentales. Realice una lectura y elabore un cuadro
resumen sobre la metodología para la elaboración y aplicación de la TRD. Socialice con los otros
grupos.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE PROCEDIMENTAL:
3. Organizar documentos de archivo de acuerdo con la Tabla de Retención Documental según la
normatividad vigente y políticas institucionales.
 Con la orientación del instructor organice unidades documentales de una dependencia de la empresa
donde desarrolla su proyecto formativo aplicando los procedimientos técnicos de archivo. Tenga a la
mano la Tabla de Retención Documental de la dependencia para el desarrollo de la actividad y
presente el producto para ser valorado por su instructor.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE VALORATIVA ACTITUDINAL:
4. Analizar la importancia de aplicar con responsabilidad la Tabla de Retención Documental, principios y
valores en cada uno de los procesos archivísticos de acuerdo con las normas establecidas.
3.1.4 Actividades de Transferencia del conocimiento:

Realizar en la empresa donde desarrolla el proyecto formativo las sugerencias necesarias para la correcta
aplicación de los procedimientos y técnicas en la organización de los documentos.
3.2 Ambiente requerido: Aula convencional y Ambiente empresarial
3.3 Materiales: Resma bond carta y oficio 75 gr., pliegos de papel bond, esferos tinta negra, marcador
borrable, lápices mina negra HB, carpetas y cajas para archivo, tapas legajadoras, ganchos plásticos,
rótulos.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

DE CONOCIMIENTO : • Utiliza responsablemente las TÉCNICA: Formulación de

Respuesta a preguntas conceptos Tablas de Retención Preguntas.
de Gestión documental. Documental.
Documento, Clases de INSTRUMENTO: Cuestionario
documentos, Documento de • Aplica de manera rigurosa el
archivo, Documento electrónico de manual de gestión documental,
las normas de gestión de la
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archivo, Soportes documentales, calidad y la legislación vigente

Comunicaciones oficiales.
Correspondencia, Estructura
orgánico-funcional de la empresa y
de la Unidad de Correspondencia.
Tablas de retención documental.
Concepto e importancia.
para el ingreso de los
documentos.
• Clasifica de manera cuidadosa
la documentación recibida.

DE DESEMPEÑO: TÉCNICA: Observación directa.

Observación directa durante el INSTRUMENTO: lista de chequeo

proceso de organización de un de desempeño.
expediente de acuerdo con las
normas vigentes.
TÉCNICA: Valoración de
producto.
DE PRODUCTO:
Un expediente organizado INSTRUMENTO: Lista de chequeo
aplicando los procesos de producto
archivísticos.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de
organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento
en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido
por el Archivo General de la Nación.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro
de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los
produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
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Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se

establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con
los de otras.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Godoy Julia, López Imelda, Casilimas Clara. (2001). Tablas de Retención Documental y Transferencias
documentales. Bogotá, Colombia: Archivo General de la Nación. Mini Manual No. 4
Godoy de Lozano, Julia. (1995). Organización de Documentos de Archivo. Bogotá, Colombia: Archivo
General de la Nación. Mini Manual N° 1.
Triana Torres. Manual de Archivística. Primera fase, guía para la implementación de un programa de
gestión documental. Bogotá, Colombia: Ilustraciones, 186 p.
Jordi Serra Serra. (2004). Los Documentos Electrónicos. Qué son y cómo se tratan. Asturias: Ilustraciones.
Archivo general de la Nación. (2003). Reglamento General de Archivos. Bogotá, Colombia: Acuerdo
Quintero Rey. (2004). Los Archivos y los Sistemas de Calidad. Bogotá, Colombia: ilustraciones, 187 p.
CIBERGRAFÍA:
www.archivogeneral.gov.co

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Jorge Hernando Borda Instructores Área Coordinación Académica Febrero de 2018
Largo. Gestión
Administrativa y
Documental

Revisó Mélida Jiménez Asesora Pedagógica CEGAFE

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)