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LAS COMPRAS
GENERALIDADES
Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya
que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se
origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.
LA CALIDAD
Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente
tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según
los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores esta
cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran
parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios
difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados,
apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos
y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan cómo,
cuando quieren su producto.
EL PROVEEDOR
En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario.
Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos
referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será
un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo
podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente
desestimarlo.
TIPOS DE PROVEEDORES
Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas
características.
-- HABITUALES -- PRODUCTORES
-- OCASIONALES -- GANADEROS
-- POTENCIALES -- MAYORISTAS
-- DETALLISTAS
-- COOPERATIVISTA
Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política
de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que
trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuáles son los proveedores que se deben contratar y de que
productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los
artículos o servicios a realizar.
revistas
folletos
impresos de proveedores
lista de precios
registro de proveedores
TECNICAS DE COMPRAS
Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos
diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:
Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es
lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se
puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto
tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de
pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua
embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:
la necesidad de la empresa
conocer las posibilidades de almacenamiento
conocer el mercado
NECESIDAD DE LA EMPRESA
En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará
los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la
calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoría de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:
Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.
Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.
Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.
Clase A define tipo de negocio podremos negociar con el proveedor los
Contratos por volúmenes y entregas parciales siendo conservadas en la bodega del propio proveedor.
LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO
CONOCER EL MERCADO
Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para
nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos
elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuánto cuesta nuestra futura compra.
METODO DE COMPRAS
SOLICITUD DE COMPRAS
Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada
por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es
interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad
aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio,
proveedor, tiempo que duro la compra y cuál fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida,
unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se
queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por
producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de
pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el
departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en
cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.
Original al proveedor
Copia a recibo de mercancía
Copia contabilidad a cuentas por pagar
Copia sección que solicito el servicio
Copia consecutiva.
La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue
con nota de remisión o factura.
TIPOS DE COMPRA
COMPRAS AUTORIZADAS
Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.
COMPRAS NO AUTORIZADAS
COMPRAS CENTRALIZADAS
Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se
contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas
necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.
VENTAJAS
Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una buena
posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias en descuento.
Promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.
MEJOR CONTROL
La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores
específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones,
haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones más favorables de aprovisionamiento.
Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran
ventaja, agilizando el procedimiento de compras con calidad.
EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA
Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor
calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la
persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las
instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la
evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos
requisitos explicaremos a continuación.
CONDICIONES DE TRANSPORTE
En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por
diversas causas. Las más importantes de ellas:
En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele
ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios
tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico
de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta mínimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios.
Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:
Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehículo se utiliza para otros transportes.
Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes
herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de
contaminaciones.
Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos más frágiles con las ayudas de cajas
isotérmicas (que no dejan pasar el frío ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.
Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las
condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento
cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.
Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse
bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.
De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de
caducidad. Son las siguientes:
Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de
caducidad, la inscripción del lote de fabricación.
Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente
información:
Alimentos
Bebidas
Cigarrillos
Víveres
Enlatados, etc.
Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman,
mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar
la lista de mercado colocando las características.
Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los
productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente
un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,
ALMACENAMIENTO
a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura está más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar
juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Depósito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados,
condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche,
crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta
o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma
vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.
De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la
utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año
bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la pérdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que
cada uno tenga su propia tablilla.
1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en
las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes
COMPROBANTE DE COMPRA
En letras: _________________________________________________________________
Por concepto de la compra de los artículos detallados a continuación:
UNIDAD
CANTIDAD
ARTICULO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL
TOTAL
Recibí
Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
Elaborado por: ____________________________
LAS COMPRAS
GENERALIDADES
Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya
que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se
origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.
Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.
LA CALIDAD
Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente
tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según
los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores está
cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran
parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios
difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados,
apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos
y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan cómo,
cuando quieren su producto.
EL PROVEEDOR
En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario.
Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos
referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será
un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo
podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente
desestimarlo.
TIPOS DE PROVEEDORES
Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas
características.
-- HABITUALES -- PRODUCTORES
-- OCASIONALES -- GANADEROS
-- POTENCIALES -- MAYORISTAS
-- DETALLISTAS
-- COOPERATIVISTA
Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política
de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que
trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuáles son los proveedores que se deben contratar y de que
productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los
artículos o servicios a realizar.
revistas
folletos
impresos de proveedores
lista de precios
registro de proveedores
TECNICAS DE COMPRAS
Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos
diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:
Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es
lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se
puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto
tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de
pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua
embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:
la necesidad de la empresa
conocer las posibilidades de almacenamiento
conocer el mercado
NECESIDAD DE LA EMPRESA
En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará
los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la
calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoría de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:
Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.
Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.
Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.
LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO
CONOCER EL MERCADO
Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para
nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos
elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuánto cuesta nuestra futura compra.
METODO DE COMPRA
SOLICITUD DE COMPRAS
Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada
por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es
interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad
aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio,
proveedor, tiempo que duro la compra y cuál fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida,
unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se
queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por
producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de
pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el
departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en
cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.
Original al proveedor
Copia a recibo de mercancía
Copia contabilidad a cuentas por pagar
Copia sección que solicito el servicio
Copia consecutiva.
La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue
con nota de remisión o factura.
TIPOS DE COMPRA
COMPRAS AUTORIZADAS
Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.
COMPRAS NO AUTORIZADAS
COMPRAS CENTRALIZADAS
Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se
contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas
necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.
VENTAJAS
MEJOR CONTROL
La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores
específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones,
haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones más favorables de aprovisionamiento.
Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran
ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.
EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA
Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor
calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la
persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las
instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la
evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos
requisitos explicaremos a continuación.
CONDICIONES DE TRANSPORTE
En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por
diversas causas. Las más importantes de ellas:
En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele
ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios
tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico
de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta mínimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios.
Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:
Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehículo se utiliza para otros transportes.
Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes
herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de
contaminaciones.
Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos más frágiles con las ayudas de cajas
isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.
Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las
condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento
cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.
Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse
bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.
De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de
caducidad. Son las siguientes:
Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de
caducidad, la inscripción del lote de fabricación.
Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente
información:
Alimentos
Bebidas
Cigarrillos
Víveres
Enlatados, etc.
Esta labor se lleva a cabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman,
Mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar
la lista de mercado colocando las características.
Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los
productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente
un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,
ALMACENAMIENTO
El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización
de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según
su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras
a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura esta más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar
juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Depósito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados,
condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche,
crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta
o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma
vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.
De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la
utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año
bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la pérdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que
cada uno tenga su propia tablilla.
1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en
las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes
COMPROBANTE DE COMPRA
En letras: _________________________________________________________________
UNIDAD
CANTIDAD
ARTICULO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL
TOTAL
Recibí
Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
Elaborado por: ____________________________
LAS COMPRAS
GENERALIDADES
Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya
que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se
origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.
Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.
LA CALIDAD
Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente
tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según
los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores está
cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran
parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios
difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados,
apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos
y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan cómo,
cuando quieren su producto.
EL PROVEEDOR
En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario.
Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos
referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será
un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo
podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente
desestimarlo.
TIPOS DE PROVEEDORES
Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas
características.
-- HABITUALES -- PRODUCTORES
-- OCASIONALES -- GANADEROS
-- POTENCIALES -- MAYORISTAS
-- DETALLISTAS
-- COOPERATIVISTA
Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política
de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que
trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuáles son los proveedores que se deben contratar y de que
productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los
artículos o servicios a realizar.
revistas
folletos
impresos de proveedores
lista de precios
registro de proveedores
TECNICAS DE COMPRAS
Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos
diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:
Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es
lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se
puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto
tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de
pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua
embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:
la necesidad de la empresa
conocer las posibilidades de almacenamiento
conocer el mercado
NECESIDAD DE LA EMPRESA
En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará
los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la
calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoría de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:
Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.
Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.
Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.
LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO
CONOCER EL MERCADO
Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para
nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos
elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuánto cuesta nuestra futura compra.
METODO DE COMPRAS
SOLICITUD DE COMPRAS
Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada
por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es
interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad
aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio,
proveedor, tiempo que duro la compra y cuál fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida,
unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se
queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por
producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de
pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el
departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en
cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.
Original al proveedor
Copia a recibo de mercancía
Copia contabilidad a cuentas por pagar
Copia sección que solicito el servicio
Copia consecutiva.
La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue
con nota de remisión o factura.
TIPOS DE COMPRA
COMPRAS AUTORIZADAS
Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.
COMPRAS NO AUTORIZADAS
COMPRAS CENTRALIZADAS
Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se
contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas
necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.
VENTAJAS
MEJOR CONTROL
La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores
específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones,
haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones más favorables de adprovisonamiento.
Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran
ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.
EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA
Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor
calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la
persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las
instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la
evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos
requisitos explicaremos a continuación.
CONDICIONES DE TRANSPORTE
En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por
diversas causas. Las más importantes de ellas:
En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele
ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios
tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico
de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios.
Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:
Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehículo se utiliza para otros transportes.
Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes
herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de
contaminaciones.
Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas frágiles con las ayudas de cajas
isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.
Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las
condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento
cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.
Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse
bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.
De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de
caducidad. Son las siguientes:
Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de
caducidad, la inscripción del lote de fabricación.
Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente
información:
Alimentos
Bebidas
Cigarrillos
Víveres
Enlatados, etc.
Esta labor se lleva a cabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman,
mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar
la lista de mercado colocando las características.
Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los
productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente
un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,
ALMACENAMIENTO
2. Bin- Card: registra el movimiento de entrada y salida, en la columna de balance, y se utiliza para el control
e inventario de granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.
- Nombre del artículo
- Grupo al cual pertenece
- Presentación del producto
- Número que se le adjudica al producto
- Cantidad consumida del producto entre pedidos
- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del programa.
- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.
- Registro de las entradas.
- Resultado del inventario.
3. Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de este se ejerce un control de inventario para las carnes y
salsamentaría, pescados y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo, ya que la
mercancía debe entrar al almacén. Esta relaciona el contenido de dichos paquetes especificando el número de
unidades y el costo unitario; que corresponda al comprobante de recibo de mercancía.
- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Número de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.
El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización
de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según
su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras
a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura está más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar
juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Depósito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados,
condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche,
crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta
o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma
vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.
CLASIFICACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA DILIGENCIAR EL
ALMACENAMIENTO
De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la
utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año
bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la pérdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que
cada uno tenga su propia tablilla.
1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en
las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes
COMPROBANTE DE COMPRA
En letras: _________________________________________________________________
UNIDAD
CANTIDAD
ARTICULO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL
TOTAL
Recibí
Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
Elaborado por: ____________________________
LAS COMPRAS
GENERALIDADES
Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya
que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se
origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.
Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.
LA CALIDAD
Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente
tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según
los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores está
cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran
parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios
difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados,
apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos
y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan cómo,
cuando quieren su producto.
EL PROVEEDOR
En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario.
Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos
referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será
un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo
podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente
desestimarlo.
TIPOS DE PROVEEDORES
Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas
características.
-- HABITUALES – PRODUCTORE
-- OCASIONALES -- GANADEROS
-- POTENCIALES -- MAYORISTAS
-- DETALLISTAS
-- COOPERATIVISTA
Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política
de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que
trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuáles son los proveedores que se deben contratar y de que
productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los
artículos o servicios a realizar.
revistas
folletos
impresos de proveedores
lista de precios
registro de proveedores
TECNICAS DE COMPRAS
Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos
diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:
Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es
lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se
puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto
tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de
pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua
embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:
la necesidad de la empresa
conocer las posibilidades de almacenamiento
conocer el mercad
NECESIDAD DE LA EMPRESA
En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará
los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la
calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoría de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:
Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.
Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.
Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.
LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO
CONOCER EL MERCADO
Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para
nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos
elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuánto cuesta nuestra futura compra.
METODO DE COMPRAS
SOLICITUD DE COMPRAS
Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada
por el jefe de sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es
interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad
aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio,
proveedor, tiempo que duro la compra y cuál fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida,
unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se
queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por
producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de
pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el
departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en
cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.
Original al proveedor
Copia a recibo de mercancía
Copia contabilidad a cuentas por pagar
Copia sección que solicito el servicio
Copia consecutiva.
La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue
con nota de remisión o factura.
TIPOS DE COMPRA
COMPRAS AUTORIZADAS
Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.
COMPRAS NO AUTORIZADAS
COMPRAS CENTRALIZADAS
Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se
contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas
necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.
VENTAJAS
Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una buena
posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias en descuento.
Promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.
MEJOR CONTROL
Para la administración de cualquier establecimiento es fácil la situación en un cuadro generadle compras,
incluyendo los métodos y procedimientos de compras, teniendo en cuenta el comparativo con meses
anteriores.
La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores
específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones,
haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones más favorables de aprovisionamiento
Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran
ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.
EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA
Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor
calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la
persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las
instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la
evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos
requisitos explicaremos a continuación.
CONDICIONES DE TRANSPORTE
En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por
diversas causas. Las más importantes de ellas:
En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele
ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios
tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico
de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta mínimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios.
Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:
Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehículo se utiliza para otros transportes.
Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes
herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de
contaminaciones.
Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos más frágiles con las ayudas de cajas
isotérmicas (que no dejan pasar el frío ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.
Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las
condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento
cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.
Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse
bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.
De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de
caducidad. Son las siguientes:
Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de
caducidad, la inscripción del lote de fabricación.
Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente
información:
Alimentos
Bebidas
Cigarrillos
Víveres
Enlatados, etc.
Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman,
mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar
la lista de mercado colocando las características.
Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los
productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente
un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,
ALMACENAMIENTO
El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización
de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según
su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras
a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura está más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar
juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Depósito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados,
condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche,
crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta
o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma
vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.
De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la
utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año
bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la pérdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que
cada uno tenga su propia tablilla.
1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en
las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes
COMPROBANTE DE COMPRA
En letras: _________________________________________________________________
UNIDAD
CANTIDAD
ARTICULO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL
TOTAL
Recibí
Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
Elaborado por: ____________________________
LAS COMPRAS
GENERALIDADES
Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya
que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se
origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.
Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.
LA CALIDAD
Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente
tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según
los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores esta
cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran
parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios
difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados,
apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos
y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan como,
cuando quieren su producto.
EL PROVEEDOR
En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario.
Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos
referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será
un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo
podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente
desestimarlo.
TIPOS DE PROVEEDORES
Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas
características.
-- HABITUALES -- PRODUCTORES
-- OCASIONALES -- GANADEROS
-- POTENCIALES – MAYORISTAS
-- DETALLISTAS
-- COOPERATIVISTA
Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política
de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que
trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuáles son los proveedores que se deben contratar y de que
productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los
artículos o servicios a realizar.
revistas
folletos
impresos de proveedores
lista de precios
registro de proveedores
TECNICAS DE COMPRAS
Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos
diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:
Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es
lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se
puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto
tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de
pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua
embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:
la necesidad de la empresa
conocer las posibilidades de almacenamiento
conocer el mercado
NECESIDAD DE LA EMPRESA
En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará
los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la
calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoría de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:
Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.
Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.
Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.
LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO
CONOCER EL MERCADO
Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para
nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos
elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuánto cuesta nuestra futura compra.
METODO DE COMPRAS
SOLICITUD DE COMPRAS
Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada
por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es
interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad
aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio,
proveedor, tiempo que duro la compra y cual fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida,
unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se
queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por
producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de
pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el
departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en
cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.
Original al proveedor
Copia a recibo de mercancía
Copia contabilidad a cuentas por pagar
Copia sección que solicito el servicio
Copia consecutiva.
La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue
con nota de remisión o factura
TIPOS DE COMPRA
COMPRAS AUTORIZADAS
Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.
COMPRAS NO AUTORIZADAS
COMPRAS CENTRALIZADAS
Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se
contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas
necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.
VENTAJAS
Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una buena
posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias en descuento.
Promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.
MEJOR CONTROL
La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores
específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones,
haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones más favorables de aprovisionamiento.
RELACIONES CON EL PROVEEDOR
Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran
ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.
EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA
Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor
calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la
persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las
instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la
evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos
requisitos explicaremos a continuación.
CONDICIONES DE TRANSPORTE
En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por
diversas causas. Las más importantes de ellas:
En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele
ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios
tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico
de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios.
Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:
Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehiculo se utiliza para otros transportes.
Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes
herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de
contaminaciones.
Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas frágiles con las ayudas de cajas
isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.
Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las
condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento
cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.
Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse
bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.
De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de
caducidad. Son las siguientes:
Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de
caducidad, la inscripción del lote de fabricación.
Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente
información:
Alimentos
Bebidas
Cigarrillos
Víveres
Enlatados, etc.
Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman,
mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar
la lista de mercado colocando las características.
Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los
productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente
un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,
ALMACENAMIENTO
El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización
de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según
su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras
a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura esta más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar
juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Deposito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados,
condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche,
crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta
o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma
vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.
De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la
utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año
bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la pérdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos debe estar controlados por termómetros y es necesario que
cada uno tenga su propia tablilla.
1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en
las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes
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Publicado por Gonzalo Cruz Montana en 20:05:00