Actividad De Aprendizaje OA 2

1.Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de

control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

Rta./ Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la

información.

2.Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

Rta./ Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la

calidad ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada

de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC
ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

Rta./
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,
modificación e identificación de los documentos y registros de la empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el
fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los usuarios.

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formato
guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos
para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la
identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la
divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador
de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
3.1 Coordinador Trabajo
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración
de la documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de
acuerdo con la naturaleza del servicio. Revisa los documentos producidos en los
procesos y cuando el caso lo amerite define si la revisión incluirá el concepto de un
experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales
del documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la dirección.
3.2 Asistente Practicante Profesional.
El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
 Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.
 Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
 Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la Intranet.
 Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
 Se socialicen los documentos.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
 El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la información.
 Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
 Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.
 DOCUMENTOS

POLITICA

MAPA DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS

MANUALES MATRICES

PROTOCOLOS PROGRAMAS

FORMATOS-FICHAS-GUIAS

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos
salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa.

Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio
digital al proceso de Gestión de Publicaciones,
para su correspondiente reproducción. Aunque la emisión de los documentos se
realiza luego de su aprobación la empresa empleará los inventarios de formatos
impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea
se adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado
(salvo en casos especiales) y dejada constancia de todas las circunstancias
de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material
fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos
medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si
lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando
sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros
guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso
delos registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de
quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte, la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información
por el paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores,
etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se llena.

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS