SENA Regional Antioquia CÓDIGO

Complejo Textil y de Gestión Industrial TGN-004

SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE

El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico.

El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de
cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kárdex, en donde se lleva el registro de cada
unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta
forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.

Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a
que en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.

Valuación de los inventarios en el sistema permanente.

La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores
de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una
homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.

Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma
más real, dependiendo del tipo de empresa, entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método PEPS,
Método retail e identificación especifica.

CONTABILIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS EN EL SISTEMA PERMANENTE.

En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un débito a la cuenta de Inventarios (Activo).

En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la
respectiva subcuenta de inventarios.

Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que
al momento de cada venta, se determina también su costo; Ejemplo:

1. Se vende 1.000.000 en mercancías a crédito, una utilidad del 25% el costo del producto. IVA del 19% y Retención en la fuente tarifa
(compras) de 2.5%.

Contabilización: (Plan de cuentas)

Venta.

Clientes (1305) [Debito] 1.165.000

Retención en la fuente (1355) [Debito] 25.000
Ventas (4135) [Crédito] 1.000.000
IVA (2408) [Crédito] 190.000

Costo de venta.

1.000.000/1.25 = 800.000.
Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25% sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas Kárdex,
sacamos el costo dividiendo el precio de venta en 1.25.
Contabilización:

Costo de venta (6135) [Debito] 800.000

Inventarios (1435) [Crédito] 800.000

2. Se compran mercancías por 500.000. IVA del 19% y Retención en la fuente por compras del 2.5%.

Contabilización:

Inventarios (1435) [Debito] 500.000

IVA (2408) [Debito] 95.000
Retención en la fuente (236540) [Crédito] 12.500
Proveedores (2205) [Crédito] 582.500

Nota.

Recordemos que el impuesto a las ventas que se paga en las compras, es un pasivo de carácter débito, el cual podemos descontar del IVA
que se ha generado en la venta, de modo que el valor a pagar por IVA será la diferencia entre el valor crédito menos el valor debito de la
cuenta 2408.

El Impuesto a las ventas y la Retención en la fuente, correspondientes a las devoluciones de compras y ventas, se contabilizan acreditando
o debitando directamente la respectiva cuenta, tal y como se manejan las devoluciones en compras en el sistema de inventarios permanente.

SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO

El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es
necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con
la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuánto es el costo de los
productos vendidos.

La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo
general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.

Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en
tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las
ventas del periodo.

El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la pérdida de los inventarios. Solo se
pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles
fraudes.

Contabilización en el inventario periódico.

En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan
en la cuenta compras (62 Puc). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo
de venta.

Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta (6225 Puc Colombiano). Naturaleza Crédito.

Las devoluciones de ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos (4175 Puc Colombiano).

Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en
la cuenta de activos (Inventarios).

Aspectos tributarios.

Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario periódico para los contribuyentes que de acuerdo al Estatuto
tributario deban presentar la declaración tributaria firmada por contador público. (Vea: Declaraciones tributarias que deben ser firmadas por
contador público).

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Fiscalmente se acepta la disminución del inventario final hasta en un 3%. Esta disminución bien puede ser por deterioro o por pérdida,
obsolescencia, etc.

Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro, obsolescencia o por cualquier otro motivo que la empresa considere
prudente provisionar algún valor, no son aceptadas fiscalmente. La única disminución permitida es la del inventario final sólo en el 3%.

Método de valuación de inventarios promedio ponderado

Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el
Método UEPS, Método PEPS, Método del Promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.

Promedio ponderado

Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas
compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los
de la nueva compra.

El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se
vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el margen de utilidad (Precio de venta es
igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del costo con que se sacaron en
el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación.

En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede
nuevamente a realizar la ponderación.

Ejemplo
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

 El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.
 El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
 El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
 El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
 El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
 El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo

Entradas Salidas Saldo

Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT
Saldo
02-01 1.000 $10.00 10.000
inicial
03-01 Compras 500 12 6.000 1.500 10.66 16.000
04-01 Venta 1.100 10.66 11.726 400 10.66 4.264
15-01 Compras 600 15 9.000 1.000 13.26 13.264
28-01 Compras 500 18 9.000 1.500 14.84 22.264
31-01 Ventas 1.200 14.84 17.808 300 14.84 4.452

Solución.

La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera, El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo
inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta
información se coloca en la columna de entradas sumando las unidades del inventario con las unidades de la compra, y los valores del saldo
con los valores de la nueva compra. Para hallar el nuevo costo unitario promedio se divide el nuevo valor del saldo por el número total de
unidades. Cada vez que se realice una compra habrá que hacer el mismo procedimiento. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades.
Entonces, en la columna de salidas se coloca el número de unidades vendidas, en la columna de valor unitario se coloca el costo promedio
calculado. El producto es el costo total de las unidades vendidas.

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Para hallar el saldo se efectúan diferencias entre las unidades y valores totales del inventario con las unidades y valores totales de la venta,
dando como resultado el valor de las unidades que quedaron después de la venta. El costo es el mismo al cual se vendieron las unidades.
Cada vez que se realice una venta, habrá que hacer este procedimiento.

Al efectuar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades valorizadas a un costo de $14.84 para un total de $4.452.oo. El
costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $29.534.oo. Nótese, que cada vez que hay una
transacción, cualquiera que sea, en el saldo se va colocado un subrayado simple. El promedio ponderado es quizás el método mas objetivo,
ya que por el hecho de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados, y no tienen mayor efecto financiero sobre la empresa.

Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser equilibrado, por lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el
inventario final no queda ni subvalorado ni sobrevalorado. Recordemos que al utilizar el método PEPS el costo de venta queda subvalorado
porque se calcula con base a precios antiguos que son por lo general mas económicos, lo que significa que las últimas compras que entran,
que entran a un mayor valor, son las que van a quedar en el inventario final, por lo que este queda sobrevalorado afectando directamente el
balance general. Además por tener un costo de venta menor, las utilidades se inflaran y estas ingresaran al balance general como utilidades
del ejercicio por lo que el efecto sobre el balance es doble, al igual que sucede con el método UEPS.

En cuanto a este último método, sucede todo lo contrario al método PEPS, ya que al costear con base a las últimas compras que por regla
general son más costosas, el costo de venta se elevara afectando la utilidad del ejercicio. Ahora bien, como se sacan las unidades de mayor
costos, quiere decir que en e inventario final solo quedan unidades anteriores con un menor costo, por lo que el inventario final estará
subvalorado, teniendo efecto sobre el Balance general y sobre el Estado de resultados, que tributariamente puede ser beneficioso en vista a
que la base para el impuesto al patrimonio se vera disminuida tanto por un menor valor de los inventarios como por un patrimonio afectado
en menor grado por unos resultados del ejercicio también menores por el efecto de los costos de venta determinados por este método.

La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el inventario es realizado en un periodo
determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).

Fórmula para determinar la rotación de inventarios

La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías vendidas en el periodo entre el promedio de inventarios
durante el periodo. (Coste mercancías vendidas/Promedio inventarios) = N veces.

Ejemplo:

Supongamos un costo de mercancías en el año 2006 de $60.000.000 y un promedio de inventarios en el 2006 de $10.000.000, entonces
60.000.000/10.000.000 = 6.

Esto quiere decir, que la rotación del inventario durante el 2006, fue de 6 veces, o dicho de otra forma: los inventarios se vendieron o
rotaron cada dos meses (12/6). Las mercancías permanecieron 2 meses en el almacén antes de ser vendidas.

El costo de las mercancías es el mismo Costo de venta, que corresponde al costo de las mercancías que se vendieron en el periodo en
análisis, y que en el Plan único de cuentas para comerciantes Colombiano corresponde a la cuenta 6135.

Para determinar el promedio de inventarios, se suman los saldos de cada mes y se divide por el número de meses, que si estamos
hablando de un año será 12. Otra forma no tan exacta de determinar el inventario promedio, es sumar el saldo inicial con el saldo final y
dividirlo por 2.

Importancia del nivel de rotación

La rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir, en venderse. Entre más alta sea la rotación
significa que las mercancías permanecen menos tiempo en el almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de
los inventarios.

Entre menor sea el tiempo de estancia de las mercancías en bodega, menor será el Capital de trabajo invertido en los inventarios. Una
empresa que venda sus inventarios en un mes, requerirá más recursos que una empresa que venda sus inventarios en una semana.

Recordemos que cualquier recurso inmovilizado que tenga la empresa sin necesidad, es un costo adicional para la empresa (Vea:
Capacidad ociosa). Y tener inventarios que no rotan, que casi no se venden, es un factor negativo para las finanzas de la empresa. No es
rentable mantener un producto en bodega durante un mes o más.

La rotación de inventarios será mas adecuada entre mas se aleje de 1. Una rotación de 360 significa que los inventarios se venden
diariamente, lo cual debe ser un objetivo de toda empresa. Lo ideal sería lograr lo que se conoce como inventarios cero, donde en bodega
sólo se tenga lo necesario para cubrir los pedidos de los clientes y de esa forma no tener recursos ociosos representados en inventarios
que no rotan o que lo hacen muy lentamente (Vea: Producción justo a tiempo).

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Las políticas de inventarios de la empresa deben conducir a conseguir una alta rotación de inventarios, para así lograr maximizar la
utilización de los recursos disponibles.

PEPS; Método de valuación de inventarios

Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe
recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Peps, Método Ueps, Método del promedio
ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.

Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS).

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los
inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no
requiere procedimiento especial alguno.

En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida
del inventario por el valor pagado en la compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se
supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios
manejado por la empresa.

Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

 El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.
 El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
 El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
 El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
 El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
 El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de $22.

Solución.

La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

Entradas Salidas Saldo

Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT
01-01 Saldo inicial 1.000 $10 $10.000
03-01 Compras 500 $12 $6.000 500 12 6.000
04-01 Venta 1.000 $10 $10.000
100 12 1.200 400 12 4.800
15-01 Compras 600 15 9.000 600 15 9.000
28-01 Compras 500 18 9.000 500 18 9.000
31-01 Ventas 400 12 4.800
600 15 9.000
200 18 3.600 300 18 5.400

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra
de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero
se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las del inventario, que fueron 1.000 unidades a $10.oo cada
una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de enero, a un costo de $12.oo cada una,
completándose el total de unidades vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo, que es de $12.oo. Esta acción se repite
cada vez que hay una venta.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $18.oo para un total de $5.400.oo. El costo de ventas
es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo
Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de
la nueva.

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Al utilizar este método de valuación de inventarios, se da un efecto sobre los resultados financieros de la empresa, tanto por el monto del
costo de las ventas como por el valor del inventario final. Bien sabemos que al sacar las unidades que se compraron primero, significa que
en el inventario final quedan las últimas unidades compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un mayor costo. Ahora el costo
de venta al ser determinado sacando las primeras unidades compradas, que por lo general fueron mas económicas, se tiene un costo de
venta relativamente mas bajo, lo que significa que tendrá menor efecto sobre la utilidad, resultando como consecuencia que esta sea mas
elevada que si se utilizaran otros métodos de valuación de inventarios.

Como se puede ver en forma general, este método hace que la utilidad sea menor y que el Balance general se sobrevalore un poco al contener
un inventario final de mercancías un tanto mas costoso. Igualmente se afecta el Estado de resultados, en la medida en que se incorpora un
menor costo de venta producto de costear con las primeras unidades de materias primas compradas.

EL RETAIL

El detal o retail es un sector económico que engloba a las empresas especializadas en la comercialización masiva de productos o servicios
uniformes a grandes cantidades de clientes. Es el sector industrial que entrega productos al consumidor final. La razón para involucrar a
mayoristas y minoristas en un mismo sector fue una consecuencia de la gran cantidad de problemas y soluciones comunes que tienen ambos
sectores por la masividad y diversidad tanto de sus productos como de sus clientes.

En el negocio del detal se pueden incluir todas las tiendas o locales comerciales que habitualmente se encuentran en cualquier centro urbano
con venta directa al público, sin embargo su uso se halla más bien ligado a las grandes cadenas de locales comerciales. El ejemplo más
común del detal lo constituyen los supermercados; otros comercios tradicionalmente asociados al detal son las tiendas por departamentos,
casas de artículos para el hogar, ferreterías, farmacias, venta de indumentaria, librerías, entre muchas más. La complejidad del detal viene
dada por la amplia variedad de artículos y tipos de artículos que ofrecen, así como el nivel de operaciones efectuado. Las operaciones de
venta del detal generan una cantidad de datos tal que puede resultar abrumadora para aquellos ajenos al negocio.

METODO DE IDENTIFICACION ESPECÍFICA

Es una forma de valorar los inventarios de mercancías de la empresa, calculando el costo, determinando su nivel de utilidad y fijando la
producción con su respectivo nivel de ventas. Es el método más simple pero también el que demanda más tiempo para determinar el costo
de los materiales utilizados y el costo del inventario final.

Este método es utilizado en las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales pero cada una de ellas se distingue de los demás
por sus características individuales de número, marca o referencia y un costo determinado .

¿Cómo se realiza?

Este método relaciona las mercancías del inventario directamente con el precio específico al que fueron traídas. Sin embargo, permite que
la gerencia manipule fácilmente el costo del inventario, puesto que pueden elegir divulgar que las mercancías más baratas fueron vendidas
primero, y bajar por lo tanto el aumento del inventario de cierre de Coste de mercancías vendidas. Esto aumentará la renta. Alternativamente,
la gerencia puede elegir divulgar una renta más baja, para reducir los impuestos.

Este método exige que se lleven registros por medio de los cuales puedan identificarse los artículos con toda precisión y determinarse sus
costos con exactitud, cada artículo del inventario puede ser directamente identificado con una compra y su factura. El costo de los materiales
utilizados se calcula multiplicando la cantidad usada por el precio específico de cada material. El costo actual de cada artículo específico del
inventario pude identificarse claramente y al momento de realizar la venta, es posible determinar el costo de ventas específico, de igual
manera puede evaluarse el inventario final, identificando cada artículo del inventario con su costo específico.

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