ADMINISTRACION DOCUMENTAL

CAROLINA S. TOSCANO S.
APRENDIZ

INFORME

Instructor

SENA, CURSO VIRTUAL

AGOSTO 2019

INTRODUCCION:

LA ADMINISTRACION O GESTION DOCUMENTAL es el conjunto de normas

técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo,
recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información
desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar
los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos
más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la
necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y
comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se
plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y
papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía
el tamaño de los fondos documentales.

OBJETIVOS:

Ampliar los conocimientos en la administración o gestión documental, alcanzando

una correcta categorización tanto de manera ascendente o descendente de los
archivos, lo que hace que la matriz de búsqueda sea más óptima. Esto le ayuda al
usuario a identificar los registros y la información de manera más eficiente.
Conocer el estado de los archivos y los procesos de gestión documental en la
compañía, con el fin de establecer las necesidades y desarrollar planes de
trabajo.

Conservar de manera óptima y relevante los archivos para que se mantengan

intactos con el tiempo.

Identificar el estado de los archivos y los procesos de gestión documental en la

compañía, con el fin de establecer las necesidades y desarrollar planes de trabajo

CONTENIDO:

La gestión documental genera grandes beneficios como: crear y mantener un

orden específico que contribuye a la preservación de los documentos, brindando
beneficios en pro del tiempo de las organizaciones.

De igual modo, es de suma importancia su correcto establecimiento, ya que, si los

documentos no son archivados correctamente, no podrán ser consultados de
manera oportuna, creando un problema de aplicación incorrecta de los procesos.

VENTAJAS DE LA ADMINISTRACION O GESTION DOCUMENTAL

Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la
organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su
actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de
desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de
espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...

Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información

se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.
Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de
documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos,
etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la
organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su
perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de
su réplica electrónica.

Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de

costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el
rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior
distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.

Para poder llevar a cabo una correcta gestión documental y de archivo, debemos
seguir los siguientes pasos:

1. Planeación: Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración

de la información, teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la
empresa. En esta etapa se lleva a cabo la revisión, análisis e interpretación de las
necesidades y objetivos empresariales, que encaminarán las estrategias futuras
en cuanto a la gestión documental.

De este modo podemos decir que, la planeación es la implementación de los

protocolos, normas y objetivos de gestión, así como las bases que se han de tener
en cuenta en la producción, categorización y almacenamiento de los documentos,
partiendo de una revisión preliminar del contexto empresarial.

2. Producción: En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su

creación, ingreso y categorización, teniendo en cuenta su relevancia y
funcionalidad en los procesos en los que incide. De igual modo, se revisa todo lo
relacionado con la creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de los
documentos y la ejecución de tecnologías y de estrategias, con el fin de gestionar
e intervenir en la aplicación o ahorro de recursos.
3. Gestión y trámite: Aquí se da importancia al análisis del documento de manera
integral, es decir, su incidencia en los procesos de la empresa, así como las
funcionalidades que tiene en el exterior. Se da revisión a los trámites en los que
incide el documento, su nivel de relevancia y la calidad y facilidad del acceso que
este debe tener.

Así pues, se identifica y controla el propósito del documento y su intervención en

los distintos procesos administrativos, legales, de consulta y gestión empresarial.

4. Organización: Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en

el que por medio de una revisión a fondo del documento se establece su
categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento,
departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será designado. Lo
anterior a fin de establecer ordenación y almacenamiento documental, con base
en su ciclo de vida.

5. Transferencia: Políticas de transferencia de los documentos en su fase de

archivo en donde se tienen en cuenta los formatos, migración, estructura,
conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD).

6. Disposición de documentos: Se considera como todos los procesos de

selección y valoración del documento, en pro de su conservación o eliminación;
teniendo como base las tablas de retención y valoración documental. Esto permite
el seguimiento de todos los ciclos de vida de cada documento, a fin de darle su
respectivo tratamiento, y de ser el caso, de establecer las pautas para llevar a
cabo su eliminación y destrucción.

7. Preservación a largo plazo: Son todos los procedimientos, tácticas y

requerimientos que se deben llevar a cabo durante todo el procedimiento de
gestión documental y archivo, con el propósito de garantizar su preservación a
largo plazo. De este modo se implementan los medios y formas para la
conservación de la información.

8. Valoración: Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores

primarios y secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior de
la empresa y de este modo su conservación y disposición final, temporal o
definitiva.

Para la actividad de identificación y agrupación de los documentos enviados y

recibidos, debemos tener en cuenta el proceso de distribución de documento,
para ello debemos tener en cuenta lo siguiente:

 Recepcion
 Clasificacion
 Apertura
 Revicion
 Radicacion
 Registro
 Reparto
 Dependencia

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o jurídica.

CLASIFICACION DOCUMENTAL: Labor intelectual de identificar y estructurar de

manera lógica, en consecuencia con normas y estándares, la información
referente a las instituciones, a través de un sistema de clasificación, partiendo de
los principios y conceptos bien delimitados, facilitando la disponibilidad,
accesibilidad y organización estructural de los documentos asociados al accionar
de una entidad u organización dada.

APERTURA DOCUMENTAL: esta relacionado con el cuidado que se debe tener

al momento de abrir el sobre o empaque en donde han enviado el documento,
para evitar dañar o deteriorar la documentacion o sus anexos.
REVISION DOCUMENTAL: Es una técnica de observación complementaria, en
caso de que exista registro de acciones y programas. La revisión
documental permite hacerse una idea del desarrollo y las características de los
procesos y también de disponer de informaciónque confirme o haga dudar de
lo que el grupo entrevistado ha mencionado.

RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Es el procedimiento por medio del cual las

entidades asignan un número consecutivo a los documentos recibidos o
producidos, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley. Estos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de
radicado el documento.

REGISTRO DE DOCUMENTOS Anotación de los datos del documento en los

modelos de control. Las demás definiciones que aplican para el presente
Documento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005
Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

REPARTO O DISTRIBUCION DOCUMENTAL: es el proceso que sigue despues

del registro de las comunicaciones oficiales que llegan a la entidad, se encarga de
llevar estos documentos a la oficina o dependencia encargada de atender o
tramitar, las entidades que cuentan con una unidad de archivo entregan la
correspondecia interna por medio de un patinador, la persona que recibe la
comunicación debe firmar la planilla en la que se registra el control de entrega de
correspondencia.

DEPENDENCIA DOCUMENTAL: hace referencia a cada una de las oficinas que

conforman una entidad, empresa u organización; cada oficina depende la una de
la otra, aunque realizan actividades diferentes, poseen un objetivo en comun
(Progreso y Bienestal Institucional).
 CONCLUSION:

Este informe fue realizado con la finalidad de ampliar los conocimientos y dar
importancia a la ASMINISTRACION O GESTION DOCUMENTAL ya que si se
aplica correctamente gerera grandes beneficios tanto a las organizaciones como
a los profesionales de ARCHIVO, faciliatando cada uno de los procesos
documentales sobretodo al momento de recibir y distribuir las comunicaciones
internas y externas.
 BIBLIOGRAFIA:

 https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
 https://www.academia.edu/14951082/ACTIVIDAD_GESTION_DOCUMENT
AL_EN_EL_ENTORNO_LABORAL
 https://sites.google.com/site/cadlfrm/recepcion
 https://www.ecured.cu/Clasificaci%C3%B3n_documental
 https://www.google.com/search?q=REVISION+DOCUMENTAL%3A&rlz=1C
1CHBF_esCO857CO857&oq=REVISION+DOCUMENTAL%3A&aqs=chrom
e..69i57j0l5.1465j0j7&sourceid=chrome&ie=UTF-8