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MATRIZ DE MUESTREO ALEATORIO ESTADISTICO

La Contraloría General del Quindío en cumplimiento con lo establecido en la Nueva

Guía de Auditoria para las Contralorías Territoriales – GAT, la cual en capítulo de la
fase de planeación, más exactamente en la determinación de criterios técnicos dice: “El
equipo auditor podrá utilizar uno de los siguientes criterios para establecer la
importancia relativa y muestras a evaluar.

• Materialidad

Se refiere a la importancia relativa de los hechos que por su cuantía o por su

naturaleza, sustentan las opiniones y conceptos que se emitan sobre los componentes y
factores evaluados.

La información contable y de gestión que se analice debe representar hechos

económicos, de acuerdo con su nivel de materialidad. Un hecho económico es material
cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo
en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las
conclusiones del proceso auditor.

• Muestra de auditoría1

El equipo auditor definirá los criterios que considere necesarios para establecer la
importancia relativa de la información objeto de análisis, diseñará y seleccionará
estadísticamente la muestra que se defina en mesa de trabajo, o nivel de materialidad,
relacionado con el error de muestreo que utilizará para el diseño de muestras.

La determinación de la muestra le permitirá al equipo auditor establecer a qué proyecto,

procesos, cuentas, contratos, facturas, partidas, u otra información, se le deben aplicar
los procedimientos técnicos de control, para fundamentar los resultados de la auditoría.

El muestreo estadístico en la auditoría implica la aplicación de procedimientos técnicos

de tal manera que el auditor obtenga y evalúe la evidencia de auditoría sobre alguna
característica de los aspectos seleccionados a evaluar, que le permita inferir
estadísticamente sobre el universo. Como ejemplo se anexa una herramienta de
muestreo.”

En virtud de lo anterior, la Contraloría General del Quindío adoptó mediante resolución

1
Guía de Auditoria para las Contralorías Territoriales, Página. 33
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207 del 20 de diciembre de 2012, la Nueva Guía de Auditoría, procedió a determinar la

metodología de muestreo aleatorio estadístico que más se ajuste a las necesidades y
características de los sujetos y asuntos a auditar y por tal motivo realizó un sondeo
sobre las diferentes metodologías las cuales se describen a continuación:

Muestreo no estadístico:2 Es el muestreo sin utilización de técnicas estadísticas. Esta

metodología es de naturaleza subjetiva, en cuanto a que la determinación del tamaño
de la muestra se basa exclusivamente en el criterio del auditor. Cuando los auditores
determinan muestras con base en juicio o criterio, lo deben hacer soportados en los
siguientes aspectos:

- La muestra de documentos seleccionados debe ser representativa de la población de

donde se extrajo.
- El auditor puede incluir en su proceso de selección de la muestra, situaciones
conocidas que considere importantes para el resultado final.

Muestreo estadístico:3 Consiste en la consecución de una muestra mediante la

utilización de técnicas originadas en el cálculo matemático y de probabilidades. Bajo
este método los resultados obtenidos permiten una mayor confianza y se pueden hacer
referencias y conclusiones sobre todos los elementos que constituyen el universo o
población. A su vez el muestreo estadístico se clasifica en muestreo por atributos,
variables y cantidad monetaria.

Con base en los argumentos anteriores se determinó que el muestreo estadístico se

acomoda más al objeto misional de la Contraloría General del Quindío, encontrando el
procedimiento de Muestreo por Monto Monetario Acumulado el más adecuado ya que
lo que se va a monitorear según la Nueva Guía de Auditoría Territorial, es la Gestión
siendo como elemento de mayor peso porcentual en esta calificación, la ejecución
contractual la variable más representativa.

Pasos a seguir para aplicar la metodología de muestreo por montos monetarios

acumulados

Es importante recordar que la matriz de calificación de la gestión fiscal utilizada para

realizar la auditoría a los diferentes sujetos de control, clasifica la contratación en 4
grupos diferentes como lo son:

2
Manual del Proceso Auditor de la Auditoria General de la Republica, Página 36
3
Manual del Proceso Auditor de la Auditoria General de la Republica, Página 37
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 Consultoría y otros
 Prestación de servicios
 Suministros
 Obra pública

Lo primero que debe realizarse es ingresar a la página web de la Contraloría General

del Quindío www.contraloria-quindio.gov.co y buscar el icono que nos conduce al
aplicativo COVI.

Dar click
acá para
comenzar

Es importante tener en cuenta que el insumo para alimentar la matriz de muestreo

aleatorio estadístico es la información que proporcionan los diferentes sujetos de
control en el aplicativo COVI.
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Aplicativo
COVI

Debe tenerse en cuenta la clase de contrato con la que alimentan la información los
sujetos de control, la cual se relaciona a continuación:

 Todos
 Actividades científicas y tecnológicas
 Arrendamiento de bienes inmuebles
 Bienes y servicios para la defensa y seguridad
 Comodato
 Compraventa
 Concesiones
 Consultoría
 Contratación de bienes y servicios en el sector defensa, DAS con reserva
 Contrato de fiducia o encargo fiduciario
 Contrato interadministrativo
 Contrato con organismos multilaterales
 Contrato de apoyo con particulares
 Convenio de asociación con particulares
 Convenio interadministrativo
 Convenios
 Corretaje o intermediación de seguros
 Depósitos
 Desarrollo de proyectos culturales
 Empréstito (deuda pública)
 Interventoría
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 Mantenimiento y/o Reparación

 Obra pública
 Otros
 Prestación de los Servicios de Salud
 Prestación de Servicios
 Prestación de Servicios profesionales, de apoyo a la gestión y artísticos
 Préstamo o mutuo
 Productos de origen y destinación agropecuaria
 Publicidad
 Resoluciones
 Servicios de intermediación para proveer talento humano
 Servicios de transporte
 Suministros
 Transferencias
 Urgencia manifiesta

A continuación se enseña el formato que aparece en el aplicativo para la selección de

la clase de contrato:

Clase de
Contrato

Se selecciona el sujeto a auditar

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Seleccionar
sujeto de
control

Para ilustración del ejercicio se tomará como ejemplo al Instituto Departamental de

Deporte y Recreación del Quindío INDEPORTES y se busca la contratación
correspondiente a la vigencia del 2012, la cual se muestra a continuación tal como
aparece en el aplicativo COVI.

Relación
de
Contratos

En la parte inferior de la relación de contratos que muestra el Aplicativo COVI, se

encuentra un link denominado “Informes de seguimiento en tiempo real”.
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Dar click
en este
icono

Al dar click sobre este icono, se descarga el reporte de la contratación en hoja de

cálculo de Excel como se muestra a continuación:

Posteriormente, obtenemos 4 copias de la hoja de cálculo en la que se relaciona la

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información de la contratación de la vigencia del sujeto de control, de acuerdo con lo

requerido por la matriz de Calificación de la Gestión Fiscal y tal como se muestra a
continuación:

Selección
de
contratos
seg

Al realizar la distribución de la información contractual en la clasificación, de acuerdo a

los requerimientos de la Nueva Guía de Auditoría Territorial – GAT de la Contraloría
General del Quindío, se recomienda cruzar la suma de los saldos globales por cada
grupo con el reporte total arrojado por el aplicativo COVI, como mecanismo de control.

Seguidamente se enseña el procedimiento para efectuar la comprobación de la

información que permite evaluar que los saldos obtenidos sean iguales a los que
aparecen en el aplicativo COVI.
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Total de
Consultoría
y otros

Total de
Prestación
de servicios

Verificación total contratación INDEPORTES 2012

Consultoría y otros $ 909.521.602
Prestación de servicios $ 925.132.401
Suministros $ 0
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Obra pública $ 0
Total $ 1.834.654.003

A continuación, comparamos el valor obtenido con el reportado por el aplicativo COVI,

como se demostra a continuación:

Total de
contratación
INDEPORTES

Una vez obtenida la información y clasificada de acuerdo con las necesidades

específicas de la Matriz de Calificación de la Gestión Fiscal, se procede a abrir la
matriz de muestreo aleatorio estadístico; teniendo en cuenta que ya se hizo un trabajo
previo de conocimiento de la Entidad o asunto a auditar, el cual permite al auditor
establecer el nivel de seguridad deseado para trabajar de acuerdo con la siguiente
tabla:

Nivel de seguridad Requerida R

0.7 50%
1.7 82%
2.0 86%
3.0 95%

Consecutivamente se procede Abrir el archivo de Excel para trabajar la matriz de

muestreo aleatorio.
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Nivel de
seguridad
requerida

El paso siguiente indica que se deben Insertar las filas que necesite la matriz de
muestreo, para el caso de consultoría y otros se requieren 54 filas según la información
descargada desde el aplicativo COVI.

Total de filas
55 menos la
fila del
encabezado
para un total
de 54 filas
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Insertar las
filas que se
necesitan

Una vez se tienen insertadas las lineas necesarias para alimentar la matriz de
muestreo aleatorio estadistico, se procede a copiar la informacion que se tiene en la
fila 33, desde la columna E hasta la columna K, según los contatos que necesitemos
auditar, como se muestra en el grafico a continuación:

Copiar la
fila 33,
desde la
columna E
hasta la
columna K,
de acuerdo
a las filas
que se
necesiten

Posteriormente se copia la información del número y valor del contrato del libro de
trabajo de excel, el cual corresponde a la información de la información de
INDEPORTES reportada en el aplicativo COVI y clasificada de acuerdo a lo requerido
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por la Matriz de evaluación de la Gestión Fisacal

Información
de número
de contrato
de
consultoría
y otros

Información
de valor del
contrato de
consultoría
y otros

La información obtenida se utiliza para alimentar la matriz de muestreo aleatorio

estadistico, en la hoja de consultoria y otros como se presenta a continuación:
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Pegamos la
Información
de número
y valor del
contrato de
consultoría
y otros

Con la información obtenida, procedemos a realizar los cambios requeridos para

efectuar el cálculo estádistico de la muestra seleccionada de la siguiente manera:

 Se busca cual es el mayor valor de los contratos de consultoria y otros, para

digitar dicho valor en la celda E7, en este caso el valor corresponde a
$136.435.518.
 Se verifica el valor de la celda final de la columna I, (cumulative value) que para
este caso se ubica en la celda I86 de la matriz de muestreo aleatorio estádistico;
esta celda varía de acuerdo con la cantidad de información de contratos que
tenga el sujeto de control.

$136.435.518

En esta celda
se trae la
información
final de la
columna I,
(cumulative
value)
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Es importante anotar que el nivel de seguridad requerido lo debe suministrar el auditor

de acuerdo con el análisis realizado en el conocimiento de la entidad y la revisión de la
cuenta, realizados previamente en la fase de planeación de la auditoría, que para este
caso sera de 1.7, pero se digita su valor es en porcentaje (82%). Tal como aparece en
la parte superior del formato.

Porcentaje
de nivel de
seguridad

Una vez realizados los ajustes necesarios se observa el resultado del cálculo, el cual
para este caso arroja una muestra selecciónada de 5 contratos (CT 0026, CT 0064, CT
Conv. 0032, CT Conv. 0058 y CT 0149)

Muestra
seleccionada
para
consultoría y
otros (5)
contratos
con nivel de
seguridad de
1.7 (82), (5)
contratos
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Algunos de
los contratos
seleccionados
por la matriz

Es importante señalar, que se debe realizar una verificación para determinar si el

cálculo de la muestra es correcto o es necesario ajustar el nivel de seguridad.
Para este caso en particular se realiza una prueba con los 4 niveles de seguridad de la
siguiente manera:

Con un nivel de seguridad de 0.7 (50%), la muestra arrojada es de 3 contratos.

Muestra
seleccionada
para
consultoría y
otros con
nivel de
seguridad
del 0.7
(50%), (3)
contratos

Con un nivel de seguridad de 2.0 (86%), arroja error, el cual podemos identificar con
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una diferencia de $158.645.951 aunque la muestra arrojada marca 6 contratos; lo que

nos permite concluir que debe ajustarse el nivel de confianza para obtener una
diferencia de 0.

Muestra
seleccionada
para
consultoría y
otros con
nivel de
seguridad
del 2.0
(86%).

Diferencia de
$158.645.951

Con un nivel de seguridad de 3.0 (95%), la muestra obtenida es de 6 contratos.

Muestra
seleccionada
para
consultoría y
otros con
nivel de
seguridad del
3.0 (95%),
(6) contratos

Finalmente se debe ralizar el mismo ejercicio para alimentar la hoja de cálculo de

prestación de servicios, suministros y obra pública, ya que hasta ahora solo se ha
determinado la muestra de los contratos de consultoría y otros.