IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIÓN Y STAFF

Marco Tulio López Contrera 11/08/2019

Organización

Organizar es una de las funciones de la administración. Esta se ocupa de escoger qué

tareas deben realizarse, quién las tiene que hacer, cómo deben agruparse, quién se
reporta a quién y dónde deben tomarse las decisiones. Esta función provee la estructura
del personal, instalaciones y flujo de información para alcanzar las metas y
objetivos a ser cumplidos En la función de planeación fijamos objetivos y después
formulamos una estrategia y un conjunto de planes para alcanzar estos objetivos. Pero se
requiere de gente para lograrlos. Se necesita asignar tareas a las personas y estas tareas
deben coordinarse.

La organización es un conjunto de convenios, a las cuyas reglas y normas de conducta

deben sujetarse todos los miembros y así, ascender el medio que permite a una empresa
alcanzar determinados objetivos. Como también la organización se compone de la
administración de recursos humanos, y estructura. A demás de ser el proceso para
ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una
organización logrando que estos puedan alcanzar las metas de la organización. Las
diferentes metas requieren diferentes estructuras para así poder realizarlos.

La distribución dependerá del trabajo a realizar por las personas comprendidas y el lugar
donde dichas actividades se realizará. También crea una clasificación que permite la
asignación de autoridad a cada puesto. La organización se utiliza en dos sentidos. Puede
referirse a una empresa o grupo práctico, ya sea un hospital, un negocio o un
establecimiento municipal.

Por otra parte también se le conoce a la organización como el proceso de organizar y

asignar tareas de acuerdo a las necesidades de la empresa, para cumplir los objetivos de
dicha organización.

Debemos tener en cuenta los diferentes tipos de organizaciones, existe la organización

informal y La organización formal, la cual es la forma en que el método de
organizaciones fue planteado desde el principio, pero no precisamente es
inflexible o excesivamente limitante. La organización formal debe de ser flexible, para que
el líder asignado a la tarea pueda obtener lo mejor de sí individualmente aunque
siempre dirigido hacia un grupo u organización en la que se trabaja. Como todo paso
debe de llevar un orden.

Aunque no parezca una buena opción, la organización informal es vital para las empresas,
ya que las actividades que no estaban contempladas y salen espontáneamente, se
puedan trabajar en ellas para que estas no afecten el proceso. La forma de trabajar y de
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convivir entre personas o en este caso los empleados también puede ser un tipo de
organización informal, puesto que no tienen las mismas capacidades, pero se dedican a lo
mismo y van hacia un mismo objetivo, en una empresa es bueno tener una organización
global, tanto en los procesos como en la convivencia de los empleados. La organización
informal solo se proporciona y dura mientras la organización formal está en desempeño.

El objeto de la organización es hacer que cada uno de los miembros conozca "qué
actividades son las que va a ejecutar". La función organizadora crea líneas definidas de
autoridad y responsabilidad en una organización mejorando así las funciones de activación
y control del gerente.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo, puesto que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios
constantes.

2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del
grupo social.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente
con un mínimo de esfuerzos.

4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades reduciendo los costos e incrementando

la productividad.

5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.

Por lo que la acción de organizar es de gran importancia para todo organismo dado que es
la función por la cual los administradores darán un uso metódico a los recursos del
sistema administrativo.

Importancia del Control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de
los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar
errores.
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Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización.
Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios
nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas.
Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a
los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les
ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de
sus organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para
un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos
que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes.
Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios
a su medida.

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas
competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi
Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la
competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte,
en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su
producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la
oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad
por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la

administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de
fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de
control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los
empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Tipos de Control

Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos

los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados
actuales concuerden favorablemente con los resultados
planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en
marcha el control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto
es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización. El
establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación, mientras que
se realización corresponde a la función de control.
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Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo
de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye
a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el
trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.

Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control

retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base
para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa
se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuáles son
los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades
operativas.

Función De Staff

Cuando hablamos de staff se describe claramente a los empleados que contribuyen a

que el personal de línea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo de expertos que asesoran
en la toma de decisiones. Las funciones de staff tiene un impacto indirecto dentro de la
empresa ya que solo ofrecen asesoría técnica, consultoría y monitoreo dentro de la
misma, en cualquier de sus niveles.

El staff se basa en el principio de especialización funcional y su actividad pura consiste en

el asesoramiento; sin embargo, en la práctica no existen departamentos staff puros, ya
que además de asesorar, se les recomiendan tareas especializadas que no realizan los
departamentos de línea ocupados en la actividad básica de la empresa. Por otro lado el
empleo del término staff en las estructuras de una organización puede corresponder a la
necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones; los
funcionarios staff ayudan a los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus funciones
administrativas, asignando continuamente a los funcionarios staff una “autoridad de ideas”
y a los funcionarios de línea una “autoridad para dar órdenes”. En cuanto la línea acepta las
sugerencias de staff, las convierte en órdenes que trasmite en su propio nombre a sus
subordinados.

El directivo del staff no tiene poder ni facultad para transmitir órdenes a la línea; solo ejerce
autoridad o mando sobre los subordinados de su propia línea, por esto, en la relación línea
- staff se dan los siguientes casos:

Concepto

Es asesorar o auxiliar sobre una o algunas actividades dentro y fuera de la organización.

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¿Quiénes Lo Forman?

El staff está formado por personas o departamentos que no ordenan directamente

sobre quienes forman la línea.

¿Cuál Es La Función Del Staff?

La función del staff es asesorar y apoyar, así mismo realizan funciones especializadas
que se sustraen a los departamentos de línea. Apoyan a los miembros de la línea sobre
aspectos de su especialidad y sin responsabilidad directa sobre los programas de la línea.
Las principales funciones del staff son:

 Servicios
 Consultoría
 Asesoría.
 Contratación del personal
 Capacitación de personal
 Retiro del personal