ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE

COMPRAS
En el proceso normal de compras, obtención y consecución de la materia prima o
insumos, importantes y significativas para el desarrollo y función oportuno y
acertado de una organización o empresa es necesario tener muy presente la
relación existente con la gestión de calidad por cuanto es de suma importancia por
lo que un acceso para muchos de los procesos es sin lugar a dudas el
departamento de compras desde la ISO 9001 métodos de representación misional
como procesos de carácter de apoyo que despliega una organización. ) ya que la
gestión impacta directamente en los resultados y logros que la empresa busca, si
se tiene en cuenta que la importancia va concertada principalmente a
los resultados económicos de la empresa, la calidad del producto final, la
satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.
PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que se da
cuenta que tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o servicio para
resolverla.
Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son aquellos que
hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos negativos hacia el
mismo, al identificar que productos son críticos se debe seguir una reagrupación de
aspectos que son característicos de dichos productos o servicio que comercializa la
empresa, y con ello entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico,
también a que proceso pertenece y el producto final es importante resaltar si el
producto impacta, si se compra en paquetes, como también resultaría provechoso
mostrar cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar
índice de criticidad.
DEFINIR ESPECIFICACIONES DEL PRODUCTO A COMPRAR
En toda organización se deben establecer y de forma definida la metodología y
responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores
para realizar las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor, las
especificaciones para el proceso de compra están encadenados con requisitos de
manera definida, por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc.
PLANEAR LAS COMPRAS
Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y con
ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de
un producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de
demanda dependiendo los gustos de los compradores, adicional a los anterior, es
importante las cantidades a comprar y el momento justo que se debe realizar dicha
acción de compra.
EVALUAR Y SELECCIONAR PROVEEDORES
Toda organización o empresas en funcionamiento debe disponer siempre de una
lista destacada de los proveedores capaces de satisfacer las necesidades de
compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para la
selección de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que permita
resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los productos
para comercializar ya obtenidos por la empresa, ya que las empresas igualmente
pueden ofrecer productos es de anotar que esto también aplica a empresas que
brinden servicios
REALIZAR EL TRAMITE DE COMPRA
Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el jefe de Compra elabora lo que se le
llama la orden de compra1 y obtiene la autorización del ordenador del gasto,
asegurándose de contar con la aprobación de la junta -directiva
VERIFICAR EL PRODUCTO COMPRADO
Se deben inspeccionar los productos que han sido entregados por los proveedores
previamente seleccionados antes de ser incluidos en los procesos de la
organización, siempre se debe realizar esta acción al recibido solicitado,
realizándose una breve inspección, para verificar a calidad, cantidad y estado en
que se recibe el producto previamente adquirido.
REEVALUAR AL PROVEEDOR: La mayoría de las organizaciones tienen
alrededor de cientos de proveedores y, sin embargo, los clasifican por proveedor de
carácter crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión de
calidad.
TOMAR ACCIONES EN EL PROCESO DE COMPRA (CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA)
La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las
respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la contribución al
equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la
compra hacen más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas
que podemos adelantar.